Coordinerend werken. Voorbereidingsopdracht 3. Opdrachten 1/9 Coördinerend werken

Transcriptie

1 Coordinerend werken Opdrachten 1/9 Voorbereidingsopdrachten Tijdens de cursus staat leren centraal. Leren kun je op verschillende manieren doen: door kennis op te nemen (bijv. het doorlezen van het e-book), door te observeren (hoe doen anderen het) en door te doen (zelf ervaren). Alle leervormen komen tijdens de cursus aan bod. Voor leren geldt echter als belangrijke stelregel: hoe beter je weet wat je wilt leren, hoe groter het leereffect. De voorbereidende opdrachten zijn ervoor bedoeld je te helpen inzichtelijk maken wat voor jou belangrijk is tijdens de cursus en wat je graag wilt leren. Voorbereidingsopdracht 1 en 2, doe je vóór de eerste bijeenkomst. Voorbereidingsopdracht 3 voor de tweede bijeenkomst. Voorbereidingsopdracht 1 Werkvorm Tijdsduur Benodigdheden Doel Lezen e-boek Individuele opdracht 45 minuten e-boek en schrijfgerei Inlezen in theorie volgende bijeenkomst om actief deel te kunnen nemen aan discussies en opdrachten. Opdracht Lees de theorie. Noteer eventuele vragen en onduidelijkheden. Vraag in de volgende bijeenkomst de trainer om uitleg. Voorbereidingsopdracht 2 Werkvorm Tijdsduur Je eigen communicatiestijl Individuele opdracht 15 minuten Benodigdheden Bijlage 1 Doel Je eigen communicatiestijl leren kennen. Opdracht Bij iedere zin staan twee uitersten benoemd. Omcirkel wat het dichtst bij jouw eigen reactie ligt. Tel daarna steeds het aantal A-B, het aantal C-D, E-F en G-H bij elkaar op. Vul deze aantallen in en omcirkel dat aantal op de assen. Verbind de lijnen met elkaar en kijk in welk kwadrant je het meest hebt gescoord. Dat is jouw eigen voorkeursstijl. Neem de uitkomst mee naar de training. Voorbereidingsopdracht 3 Werkvorm Tijdsduur De teamthermometer Individuele opdracht 120 minuten Benodigdheden Bijlage 2 Doel Het analyseren van het functioneren van het eigen team Opdracht Om je eigen situatie scherp in beeld te krijgen, ga je nu kritisch kijken naar het functioneren van je collega s (apothekersassistenten). Hiervoor maak je gebruik van de teamthermometer. Per item geef je op een vijfpuntsschaal aan wat het meest overeenkomt met jouw opvatting over het eigen team. Let op: je mag slechts één nummer per item omcirkelen. De cijfers hebben de volgende betekenis: 1 = in het geheel niet van toepassing op jouw eigen team 2 = niet van toepassing op jouw eigen team 3 = een beetje wel, maar ook niet echt van toepassing 4 = van toepassing op jouw eigen team 5 = geheel van toepassing op het eigen team Er is geen goed of fout antwoord. Hoe beter de thermometer de werkelijke situatie weergeeft, hoe preciezer je zult weten welke onderdelen belangrijk zijn. Zet de meest opmerkelijke uitkomsten in een korte powerpointpresentatie, die je later ook aan je team kunt laten zien. Stuur deze 1 week voor de tweede bijeenkomst naar de trainer via de mail.

2 Bijlage 1 Test je eigen communicatiestijl Opdrachten 2/9 Met deze korte quickscan kun je snel je eigen communicatiestijl inschatten. Hieronder staan steeds twee kenmerken genoemd. Onder elk kenmerk staan de letters ABCD of EFGH. Omcirkel de letters die het best weergeven hoe jij je gedraagt als je communiceert met andere mensen. Ik zou mezelf beschrijven als: Ik zou mezelf beschrijven als: Volgzaam Leidend Koel Warm Rustig Spraakzaam Kalm Prikkelbaar Ondersteunend Uitdagend Gereserveerd Expressief Toegeeflijk Dominant Taakgericht Mensgericht Vragenstellend Meninggevend Serieuze/ strenge blik Aandachtige blik Coöperatief Competitief Praat alleen over werk Praat alleen over gevoelens Introvert Extravert Teruggetrokken Initiërend Bedachtzaam Vlot Gaat uit van feiten Gaat uit van meningen Meegaand Ruimtenemend Niet geëmotioneerd Emotioneel Geremd Open Ingehouden Zich uitend D+ C = B+A= E+F = G+H = Tel nu het aantal omcirkelde A s, B s, C s en D s. Tel vervolgens D+C bij elkaar op, en B+A bij elkaar op. Doe hetzelfde voor E tot en met H. Tel vervolgens de score E+F bij elkaar op, en de score G+H. Vul je score in de grafiek in zoals in het volgende voorbeeld.

3 Opdrachten 3/9 Voorbeeldgrafiek VOORBEELDSCORE Stijl Score C+D (Ruimte geven) 7 A+B (Ruimte nemen) 3 E+F (Inhouden) 4 G+H (Uiten) 6 Mijn communicatiestijl Mijn stijl Mijn score C+D (Ruimte geven) A+B (Ruimte nemen) E+F (Inhouden) G+H (Uiten)

4 Bijlage 2 De teamthermometer Opdrachten 4/9 Kruis aan waarvan in jouw situatie sprake is. Effectiviteit De kwaliteit van het werk is optimaal. 2. Apothekersassistenten zijn vol zelfvertrouwen en gemotiveerd. 3. Er is een echte teamspirit: sterke binding en gevoel van trots. Doelen 4. Het gemeenschappelijke doel is helder/uitdagend voor teamleden. 5. Apothekersassistenten zijn gecommitteerd aan deze doelen. 6. Voor alle apothekersassistenten is het duidelijk wat de prioriteiten zijn. Rollen 7. De individuele rollen zijn duidelijk. 8. Het team is gericht op de toekomst; leden spelen flexibel in op veranderingen in rol/functie. 9. De apothekersassistenten kunnen zich vinden in de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. 10. De rol van de coördinerend apothekersassistent is voor iedereen volstrekt duidelijk. Procedure 11. Strategieën en procedures om de doelen te halen zijn duidelijk. 12. Er is een effectieve besluitvormingsprocedure. 13. Taakproblemen worden op een goede manier aangepakt. 14. Er is ruimte voor creativiteit; verschillende ideeën en aanpakken worden bekeken en uitgetest. Communicatie 15. De communicatie tussen apothekersassistenten onderling en tussen de coördinerend apothekersassistent is duidelijk, helder. 16. De apothekersassistenten communiceren open en eerlijk, op basis van vertrouwen. 17. Er is regelmatig overleg. 18. Het team van apothekersassistenten accepteert conflicten en gaat deze niet uit de weg. Interpersoonlijke verhoudingen 19. Er is wederzijds respect en bereidheid om voor elkaar in te springen. 20. Individuele bijdragen worden erkend en gewaardeerd, zowel door de coördinerend apothekersassistent, door de apotheker als door de teamleden. 21. Teamprestaties worden erkend/gewaardeerd, zowel door de apothekersassistenten als door de apotheker. Motivatie 22. Apothekersassistenten vragen vaak om duidelijke procedures, regels en afspraken en om duidelijk afgebakende taken. 23. De apothekersassistenten zoeken aansluiting bij elkaar en praten veel met elkaar. 24. De apothekersassistenten willen graag weten hoe ze overkomen. 25. De apothekersassistenten stellen zich vriendelijk en meegaand op naar elkaar toe. 26. De apothekersassistenten zoeken gezelligheid, sfeer en solidariteit. 27. De apothekersassistenten vragen vaak taakgerichte feedback. 28. De apothekersassistenten zijn taakgericht, leidend en confronterend bezig en raken in de groep snel betrokken in een strijd om de macht. 29. De apothekersassistenten zijn nieuwsgierig en leergierig. 30. De apothekersassistenten zoeken nieuwe uitdagingen. 31. De apothekersassistenten willen een betere prestatie in vergelijking met de door zichzelf gestelde norm. 32. De apothekersassistenten hebben een zeer brede belangstelling.

5 Uitwerking teamthermometer Opdrachten 5/9 Effectiviteit Neem de scores van de stellingen betreffende het onderwerp effectiviteit over in onderstaande tabel. Tel de scores van de afzonderlijke stellingen bij elkaar op en vul de zo verkregen score in in de rij. Deel de totaalscore door 3 (aantal stellingen) en vul de nu verkregen score in in de rij. Stelling: Zegt iets over: Score: 1 de effectiviteit van het team 2 de effectiviteit van het team 3 de effectiviteit van het team Leerpunten effectiviteit Vraag 1: Wat valt je op aan de effectiviteit van het team? Vraag 2: Wat zijn volgens jou de knelpunten? Doelstellingen Neem de scores van de stellingen betreffende het onderwerp doelstellingen over in onderstaande tabel. Tel de scores van de afzonderlijke stellingen bij elkaar op en vul de zo verkregen score in, in de rij. Deel de totaalscore door het aantal stellingen en vul de nu verkregen score in, in de rij. Stelling: Zegt iets over: Score: De gemiddelde score laat zien hoe jij en jouw team in het algemeen 4 uitdaging doelstellingen functioneren op het gebied van doelstellingen. Is iedereen het eens over wat er gedaan moet worden en is dit eigenlijk wel voor iedereen duidelijk? 5 commitment aan doelstellingen De afzonderlijke scores op de stellingen geven het meest nauwkeurig aan 6 duidelijkheid van de doelen waar mogelijke aandachtspunten voor jou en jouw team liggen op het gebied van doelstellingen. Hoe hoger de score op een stelling is, is hoe effectiever je team is met betrekking tot dit aspect. Leerpunten doelstellingen Kijk nog eens terug naar jouw scores op de teamthermometer betreffende het onderdeel doelstellingen en naar de zojuist behandelde theorie over dit onderwerp. Vraag 3: Welke doelstellingen gelden voor het team?

6 Opdrachten 6/9 Vraag 4: Wat vinden jij en de apothekersassistenten van die doelstellingen? Vraag 5: Zijn de doelstellingen SMART? Rollen Neem de scores van de stellingen betreffende het onderwerp rollen over in onderstaande tabel. Tel de scores van de afzonderlijke stellingen bij elkaar op en vul de zo verkregen score in in de rij. Deel de totaalscore door 6 (aantal stellingen) en vul de nu verkregen score in in de rij. Stelling: Zegt iets over: Score: 7 duidelijkheid rolinvulling 8 flexibiliteit taakuitoefening 9 efficiëntie rollen in het team 10 duidelijkheid rol coördinerend apothekersassistent Leerpunten rollen Kijk nog eens terug naar jouw scores op de teamthermometer betreffende het onderdeel rollen. Vraag 6: Zijn de rollen efficiënt en helder? Vraag 7: Wat vinden jij en de apothekersassistenten van de rollen? Vraag 8: Wat kan er beter?

7 Procedure Neem de scores van de stellingen betreffende het onderwerp procedure over in onderstaande tabel. Tel de scores van de afzonderlijke stellingen bij elkaar op en vul de zo verkregen score in in de rij. Deel de totaalscore door het aantal stellingen en vul de nu verkregen score in in de rij. Opdrachten 7/9 Stelling: Zegt iets over: Score: De gemiddelde score laat zien hoe jij en jouw team in het algemeen 11 duidelijkheid procedure functioneren op het gebied van procedures. Zijn de procedures duidelijk? Zijn de procedures effectief? 12 effectiviteit besluiten 13 probleemoplossend vermogen 14 creatief vermogen Leerpunten procedure Kijk nog eens terug naar jouw scores op de teamthermometer betreffende het onderdeel procedures. Vraag 9: Welke procedures gelden voor het team? Vraag 10: Zijn de procedures helder en efficiënt? Communicatie Neem de scores van de stellingen betreffende het onderwerp communicatie over in onderstaande tabel. Tel de scores van de afzonderlijke stellingen bij elkaar op en vul de zo verkregen score in in de rij. Deel de totaalscore door het aantal stellingen en vul de nu verkregen score in in de rij. Stelling: Zegt iets over: Score: De gemiddelde score laat zien hoe jij en jouw team in het algemeen 15 helderheid communicatie functioneren op het gebied van communicatie. Hoe worden de doelen nagestreefd en de taken verdeeld? Wordt er over 16 openheid communicatie deze zaken overlegd en zijn er duidelijke en gedeelde afspraken over de 17 hoeveelheid teamvergaderingen wijze waarop dat overleg plaatsvindt? 18 acceptatie van conflicten Dit kan je ook doen zonder teamthermometer, dan wel dat deel van de tekst schrappen. Onderstaande kan je ook zonder meten gebruiken. Of helemaal schrappen en verwijzen naar Linked in. Als ze hem na de training doen en met elkaar bespreken, zou ik ook aanraden hem met de apotheker te bespreken en af te spreken: wat gaan we hiermee doen? Leerpunten Communicatie Kijk nog eens terug naar jouw scores op de teamthermometer betreffende het onderdeel communicatie en naar de zojuist behandelde theorie over dit onderwerp. Vraag 11: Hoe beoordeel je de communicatie in het team?

8 Opdrachten 8/9 Vraag 12: Wat vind je van de communicatie tussen jou en apothekersassistenten? Vraag 13: Wat zou er beter kunnen? Interpersoonlijke verhoudingen Stelling: Zegt iets over: Score: 19 behoefte aan waardering 20 behoefte aan waardering 21 behoefte aan waardering Motivatie Tel de punten bij elkaar op. Bijvoorbeeld: als je voor drie apothekersassistenten 5 en voor twee apothekersassistenten 1 hebt ingevuld, is de totale score 3x5+2x1=17. Als je de totaalscore deelt door het aantal apothekersassistenten, krijg je het gemiddelde. Stelling: Zegt iets over: Score: Hoe hoger de gemiddelde score, hoe sterker de 22 behoefte aan zekerheid behoeften in gedrag naar voren komen. Aan de scores kun je zien waar de sterkste behoefte is 23 behoefte aan zekerheid in het team: de behoefte aan zekerheid, sociaal 24 behoefte aan zekerheid contact, erkenning, invloed, ontwikkeling. Bij het 25 behoefte aan sociaal contact motiveren van de apothekersassistenten kun je 26 behoefte aan sociaal contact hierop inspelen. 27 behoefte aan erkenning 28 behoefte aan invloed 29 behoefte aan ontwikkeling 30 behoefte aan ontwikkeling 31 behoefte aan ontwikkeling 32 behoefte aan ontwikkeling Leerpunten motivatie Vraag 14: Is je team van apothekersassistenten optimaal gemotiveerd?

9 Opdrachten 9/9 Vraag 15: Waaraan merk je dat? Vraag 16: Waaraan is binnen je team veel behoefte? Vraag 17: Wat ga je eraan doen? En verder Maak van jouw belangrijkste bevindingen een korte powerpoint-presentatie die je later ook aan je team kunt laten zien. Maximaal 6 sheets! Mail deze 1 week voor de volgende training naar de trainer.