PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN

Transcriptie

1 PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 26 maart 2015 Verslag van de financieel beheerder Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: Agenda nr. 4/9 Artikel 161 en 162 van het provinciedecreet, rapport aan de provincieraad en deputatie over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Kennisname. Artikel 161 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt : De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de provincieraad en de deputatie. Dat rapport omvat minstens een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, alsook de evolutie van de budgetten. De financieel beheerder stelt tegelijkertijd een afschrift ter beschikking aan de provinciegriffier en behalve in de gevallen voorzien in artikel 254, 4, aan de externe audit commissie bedoeld in dat artikel. Artikel 162 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt : De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de provincieraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking aan de deputatie, de provinciegriffier en behalve in de gevallen voorzien in artikel 254, 4, aan de externe audit commissie, bedoeld in dat artikel. Artikel 90 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt : De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor : 1 de voorafgaande krediet en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de provincie met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vastgesteld in titel IV; 2 het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen kan de financieel beheerder een dwangbevel uitvaardigen. Een dergelijk dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaarderexploot. Met betrekking tot de vervulling van de opdrachten, bedoeld in dit artikel, rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid aan de deputatie en aan de provincieraad. Voor alle rapporten, behalve het debiteurenbeheer, bepaalt het provinciedecreet in de artikels 161 en 162 de frequentie.

2 In uitvoering van bovengenoemde artikels vindt U hieronder de verplichte rapporteringen. Van dit verslag heeft de deputatie, inclusief de provinciegriffier, kennis genomen in zitting van 5 maart De provincieraad van Antwerpen, Gelet op de artikels 161 en 162 van het provinciedecreet waarin bepaald wordt aan welke rapportering verplichtingen de financieel beheerder onderworpen is; Gelet op het artikel 90, 2, waarin voor de financieel beheerder de mogelijkheid opgenomen wordt om in volle onafhankelijkheid te rapporteren over het debiteurenbeheer zonder de frequentie te bepalen of op te leggen; BESLUIT : Artikel 1 : De provincieraad van Antwerpen neemt kennis van het rapport van de financieel beheerder over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten, de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen betreffende het tweede semester van Artikel 2 : Van dit verslag wordt een afschrift bezorgd aan het Rekenhof.

3 Overzicht thesaurietoestand en liquiditeitsprognose Thesaurietoestand op 31/12/ Zichtrekeningen en kassen , ,91 2. Beleggingen beheerd door de financieel beheerder (FB) Vastrentend (obligaties, thesauriebewijzen, spaarrekeningen, ) ,75 Geldmarkt- en andere fondsen 0, ,75 Totaal van de beschikbare financiële middelen ,66 Thesauriestoestand op 31/12/2014 0% 4% Zic htrekeningen FB Vastrentend FB 96% Geldmar kt- en andere fondsen FB Geldmarkt- en andere fondsen FB Vastrentend FB Zichtrekeningen FB /11 06/12 06/13 06/14

4 Liquiditeitsprognose Op basis van de beschikbare gegevens zullen de kasmiddelen volstaan om zowel de exploitatie- als de investeringsuitgaven te (pre)financieren gedurende het volgende semester. Conclusie: de provincie Antwerpen zal over voldoende financiële middelen beschikken om zowel op korte termijn (1 maand) als op middellange termijn ( 6 maanden) haar betalingsverplichtingen na te komen.

5 Overzicht van de evolutie van de budgetten De begrotingsbedragen van deze rapportering hebben betrekking op het initieel budget, het definitief budget na alle zes budgetwijzigingen en de rekening in De vergelijking wordt gemaakt tussen het definitief budget en de rekening, volgens de Vlaamse richtlijnen met betrekking tot de Beleids- en Beheers Cyclus (BBC). Eerst worden de ontvangsten en uitgaven besproken van het exploitatiebudget, inclusief de aflossingen van schuld uit het liquiditeitenbudget. Daarna volgen de ontvangsten en uitgaven van de transactiekredieten van het investeringsbudget, inclusief de leningen uit het liquiditeitenbudget. 1 Ontvangsten exploitatiebudget De totale ontvangsten van het exploitatiebudget stijgen van euro initieel tot euro na de zesde budgetwijziging (BW6). Op 31/12 is daarvan euro gerealiseerd, ofwel 100%. Verdeling ontvangsten exploitatie 2014 De provincie haalt het overgrote deel (73%) van zijn exploitatie-ontvangsten uit de belastingen: - De initiële raming van de onroerende voorheffing (= euro) werd niet gewijzigd via budgetwijziging. In de rekening werd euro ontvangen (100%). - De algemene provinciebelasting voor de bedrijven en de gezinnen wordt geïnd sinds 1992 en geïndexeerd vanaf Dit ramingsbedrag stijgt van euro initieel tot euro na BW6 en hiervan werd euro of 101% gerealiseerd.

6 - Het Vlaams provinciefonds draagt door de interne staatshervorming en een besparingsoefening van Vlaanderen nog voor slechts 4% bij aan de ontvangsten. De euro werd reeds in het eerste semester voor 100% ontvangen. - De overdrachten maken 20% uit van de totale exploitatie-ontvangsten van de provincie. Dit zijn subsidies die de provincie krijgt van andere overheden (Vlaanderen, België en Europa) voor het uitvoeren van bepaalde taken. Na budgetwijziging bedragen deze euro, die volledig ( euro) ontvangen werden (101%). - De overige ontvangsten maken voor 3% deel uit van de totale exploitatieontvangsten van de provincie. Dit betreft opbrengsten uit prestaties (huur, inkomgeld, verkoop publicaties,...) en schuldontvangsten (ontvangen intresten op beleggingen en dividenden uit deelnemingen). Initieel waren deze op euro geraamd en na budgetwijziging bedroeg dit euro. Hiervan werd euro of 64% ontvangen. 2 Uitgaven exploitatiebudget én aflossingen schuld De totale uitgaven van het exploitatiebudget gaan in 2014 van euro initieel naar euro na BW6. Op het einde van 2014 werd 94% gerealiseerd, ofwel euro. In de toelichting worden daar de aflossingen van leningen bijgeteld, die deel uitmaken van het liquiditeitenbudget. Deze bedragen euro voor 2014 welke voor 100% afgelost werden. De totale uitgaven mét de aflossingen dalen van euro initieel naar euro na BW6. Op 31/12/2014 werd daarvan euro gerealiseerd, ofwel 95%. Verdeling uitgaven 2014 (exploitatie én aflossingen schuld)

7 De gewone uitgaven gaan vooral naar personeel. Zij vormen de grootste uitgavenpost (34%). Het gaat dan over bezoldigingen, pensioenen, maaltijdcheques, werkgeversbijdragen, vakantiegeld, eindejaarstoelagen, verzekeringen personeel en woonwerkvergoeding. De personeelskosten van het gesubsidieerd onderwijs worden met de overeenkomstige subsidies ingeschreven op het budget van de scholen (APB POA). Enkel het Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB) wordt hier mee opgenomen. De personeelskosten werden initieel begroot op euro, na budgetwijziging werd dit euro. Per einde jaar is er euro geboekt, wat overeenkomt met 95%. De subsidies staan in voor 13% van de uitgaven. Deze bedroegen in 2014 initieel euro en werden via budgetwijziging verminderd tot euro. Per 31/12/2014 waren er voor euro (98%) subsidies uitgekeerd. De werkingsmiddelen vormen 19% van de uitgaven. Voorbeelden hiervan zijn: erelonen, kantoormateriaal, energiekosten, onderhoud gebouwen. Initieel bedroeg deze euro. Van de raming na budgetwijziging ( euro) werd in de rekening euro gerealiseerd (82%). De schuld vormt 16% van de uitgaven. Dit zijn de intresten uit het exploitatiebudget én de aflossing uit het liquiditeitenbudget. De intresten en aflossingen van de externe financiering worden berekend op basis van de werkelijke en geplande onroerende investeringen. De intrest bedraagt ongeveer vijf miljoen euro terwijl de aflossingen 39 miljoen bedragen. De schuld daalde van euro initieel naar euro na BW6 en per 31/12 was ze voor 100% geboekt. De provincie keert ook voor 18% dotaties uit aan de 18 autonome provinciebedrijven en 5 extern verzelfstandigde agentschappen. Dit zijn de middelen die de provincie bijkomend voorziet waarmee deze, samen met hun eigen ontvangsten, de dagelijkse werking financieren. De dotaties werden van euro initieel verhoogd tot euro en integraal uitgekeerd (100%). 3 Ontvangsten investeringsbudget + leningen Ontvangsten op investeringen zijn voornamelijk investeringssubsidies van de Vlaamse Gemeenschap of Europa. Daarnaast zitten hier ook de verkopen van diverse materialen, gronden en gebouwen in. In de toelichting worden daar de externe financiering bijgeteld die deel uitmaken van het liquiditeitenbudget. In 2014 is er geen externe financiering. De totale ontvangsten van het investeringsbudget gaan in 2014 van euro initieel naar euro na BW6. Op het einde van 2014 werd 48% gerealiseerd, ofwel euro. Door de overdracht eind 2014 wordt het saldo van de ontvangsten integraal overgezet naar 2015.

8 Verdeling ontvangsten 2014 (investeringen en leningen) 3 Uitgaven investeringsbudget Er werd initieel euro ingeschreven. Na alle budgetwijzigingen was dit euro, waarvan euro is uitgegeven op 31/12/2014. Dit stemt overeen met een percentage van 61%. Door de overdracht eind 2014 wordt het beschikbare saldo van de investeringen integraal overgezet naar Verdeling investeringsuitgaven 2014

9 De onroerende investeringen omvatten vooral grote werken aan de gebouwen, infrastructuurwerken, groot onderhoud aan de de waterlopen en waterbekkens en aanschaffingen van terreinen en gebouwen. Er werd initieel euro ingeschreven, waarvan euro voor het nieuw provinciehuis. Na alle budgetwijzigingen was dit euro, waarvan euro is uitgegeven op 31/12/2014. Dit stemt overeen met een percentage van 56%. In de roerende investeringen vinden we na de invoering van BBC slechts enkele zaken terug zoals bijvoorbeeld rollend materieel, belangen in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en installaties, machines & uitrusting. Vandaar dat er initieel slechts euro ingeschreven werd. Na budgetwijziging werd het bedrag aan roerende investeringen euro waarvan euro is geboekt per einde jaar (100%). Verklaring voor deze toename in de budgetwijzigingen is een belang van bijna 11 miljoen euro in Electrabel (overgenomen van IVEKA).

10 Controle van de wettelijkheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen 1. voorwerp van de controle Dit rapport behandelt in eerste instantie de periode van juli tot en met december Het referentiepunt om te bepalen of een dossier tot deze periode behoort, is de datum waarop het als inkomend op de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid (DCWR) is geregistreerd. Tevens wordt een overzicht gegeven over gans Voorwerp Op grond van artikel 156, 2, van het provinciedecreet zijn door de budgethouders voorgenomen verbintenissen onderworpen aan een voorafgaand visum. De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht, vermeld in artikel 90,1, van het provinciedecreet. Hij verleent zijn visum indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Dit onderzoek ontslaat de budgethouder niet van de eigen verantwoordelijkheid inzake de uitvoering van een controle op de wettigheid en regelmatigheid van de door hem voorgenomen verbintenissen. Deze opdracht van de financieel beheerder is niet te verwarren met de organisatie van de interne controle die tot de bevoegdheid van de provinciegriffier behoort, inclusief de controle wettelijkheid en regelmatigheid vooraleer hij een betalingsopdracht ondertekent 1, noch met de functie van interne auditor Verrichtingen die zijn uitgesloten van visumverplichting Krachtens artikel 156, 2,3 de lid, bepaalt de provincieraad de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle uitoefent. Binnen de perken die zijn vastgelegd door de Vlaamse regering kan de provincieraad bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting. Middels verschillende besluiten 2 heeft uw raad herhaaldelijk van deze mogelijkheid gebruik gemaakt en beslist de verrichtingen die worden vrijgesteld van visumverplichting substantieel uit te breiden en te herdefiniëren. Luidens art. 1 van het besluit van 23 mei 2013 betreft het thans volgende categorieën : Inzake de vrijstelling van het voorafgaand visum van de financieel beheerder worden volgende categorieën verrichtingen gehanteerd : - Alle voorgenomen verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kostenstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben, waarvan het bedrag niet hoger is dan euro (exclusief BTW) zijn vrijgesteld van het voorafgaand visum. - Voorgenomen meerjarige verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kostenstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben, dienen niet aan 1 Art. 96 1, 97 en P.D. 2 Besluiten van 22 maart 2007, 20 december 2007, 26 april 2012 en 23 mei 2013.

11 het voorafgaand visum voorgelegd te worden indien ze het bedrag van euro (exclusief BTW) per jaar niet overschrijden. - De toekenning van subsidies niet hoger dan euro worden van het voorafgaand visum van de financieel beheerder vrijgesteld. - Bij de uitbetalingen worden de subsidies niet meer aan het voorafgaand visum onderworpen maar is het aan de provinciegriffier om in het kader van de eerste handtekening bij betalingen na te kijken of de toegekende subsidie ook correct werd aangewend. - Het vaststellen van de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten worden gegund en het vaststellen van de voorwaarden ervan, voor zover de hoogdringendheid, voortvloeiend uit niet te voorziene omstandigheden dit noodzaakt, wordt vrijgesteld van visum. - De goedkeuring van meerwerken, in min en meer bij overheidsopdrachten, wordt vrijgesteld van voorafgaand visum. Wanneer bij deze overheidsopdrachten, waarvan de lastvoorwaarden door de provincieraad zijn vastgelegd, het totaal aantal meeruitgaven ten gevolge van meerwerken in min en plus het gunningsbedrag van de opdracht met 10 % overstijgt, worden zij visumplichtig. Meerwerken van meer dan euro (exclusief BTW) zijn steeds visumplichtig. 2. organisatie van de controle De uitvoering van de controle in het kader van de visumverplichting zoals hiervoor omschreven, is één van de opdrachten van de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid van het departement Financiën. De aan het voorafgaand visum te onderwerpen dossiers worden voorbereid door de betrokken departementen en buitendiensten/agentschappen. Deze maken de volledige dossiers met alle relevante stukken over aan DCWR nadat zij de nodige verrichtingen hebben uitgevoerd in het boekhoudsysteem. Behoudens uitzonderlijke omstandigheden, handelt DCWR het dossier af binnen een voorgeschreven termijn van 6 werkdagen na ontvangst. Afhandeling betekent dat het visum wordt verleend, geweigerd of niet vereist is. Afhankelijk van de aard van het behandelde dossier kan de controle de meest diverse domeinen bestrijken. De zaken waarop voornamelijk gefocust wordt, zowel qua externe als interne regelgeving, zijn : overheidsopdrachten, boekhoudkundige voorschriften, beschikbaarheid van de nodige kredieten, bestaan van de nodige formele beslissingen, genomen door de bevoegde organen (besluiten provincieraad, deputatie, Vlaamse regering, budgethouder, ). De grondigheid van de controle is afhankelijk van een combinatie van factoren. Rekening houdende met de beschikbare tijd, aard en belangrijkheid van het dossier, financiële impact,.kan hij meer in de breedte of in de diepte worden uitgevoerd. Belangrijk : het nazicht heeft stééds uitsluitend betrekking op de wettelijkheid en regelmatigheid; nooit op de opportuniteit van de voorgenomen beslissing. Dit laatste behoort immers niet tot de bevoegdheid van de financieel beheerder. Bij weigering van het visum van de financieel beheerder wordt de motivering schriftelijk meegedeeld aan het betrokken departements- of diensthoofd, de provinciegriffier, uitzonderlijk ook aan de betrokken gedeputeerde. Het dossier kan na aanpassing en/of toelichting, opnieuw voor visum worden ingediend.

12 3. algemene vaststellingen Ruim gesteld is een dossier te definiëren als één bundel dat voor visum wordt aangeboden. Dergelijk bundel kan betrekking hebben op bijvoorbeeld de gunning van een overheidsopdracht, maar evengoed op de subsidies van vijftig organisaties. Indien deze vijftig subsidies afzonderlijk worden voorgelegd, worden ze geregistreerd als vijftig dossiers. Het begrip aantal dossiers is derhalve relatief te interpreteren. In de periode juli t/m december 2014 zijn 257 dossiers voor visum aangeboden. DCWR heeft alle dossiers in 2014 binnen termijn behandeld. Het respecteren van de termijn is van relatief belang maar draagt bij aan een vlotte werkstroom waarbij enerzijds DCWR veelal over een aanvaardbare standaardtermijn beschikt om een dossier af te handelen; anderzijds de betrokken diensten weten binnen welke tijd zij het terug kunnen verwachten. Dit is o.m. belangrijk voor de agendering voor deputatie. Op een totaal van 257 voorleggingen tijdens de tweede semester 2014 is in 3 gevallen, hetzij 1,17 %, het visum geweigerd. Deze weigering kan gebaseerd zijn op één of op meerdere redenen (tabel 2). Voor gans 2014 geeft dit een totaal van 504 dossiers waarbij er voor 6, hetzij 1,19 %, het visum is geweigerd (tabel 2bis). De motiveringen waarom een visum wordt geweigerd zijn in negen grote categorieën ingedeeld :. niet-conform weten regelgeving overheidsopdrachten. niet-conform boekhoudkundige of budgettaire regels en/of codes. niet-conform weten regelgeving in verband met subsidies (exclusief reservevorming). niet-conform weten regelgeving op de reservevorming (subsidies). niet-conform andere weten regelgeving. dossier administratief niet in regel. dossier ter besluitvorming aan deputatie voorgelegd zonder het vereiste voorafgaand visum van de financieel beheerder te vragen. bevoegdheid provincieraad niet gerespecteerd. andere. Na de nodige wijzigingen en correcties door de betrokken diensten of departementen kunnen de dossiers opnieuw voor visum worden ingediend. Zowel inzake ingediende dossiers als inzake weigeringen worden andermaal sterk gedaalde cijfers genoteerd. Op jaarbasis daalt het aantal ingediende dossiers met 49,65 % ten opzichte van In voorgaande jaren werden reeds sterke dalingen genoteerd van respectievelijk 30,96 % en 38,11 %. Het aantal weigeringen van het visum is gedaald met 79,31 % (in voorgaande jaren : -72,12 % en -68,58 %).

13 Aantal voorgelegde dossiers DCUL 36 DOE 9 DWEP 41 DVT 5 DLM 33 DLOG 42 DAB 1 DROM 13 DMCO 60 DICT 17 TOTAAL 257 A. waarvoor visum :. verleend verleend na deputatiebesluit. geweigerd niet vereist TOTAAL B. behandeld :. binnen termijn buiten termijn TOTAAL TABEL 1 : overzicht van het aantal dossiers, ingediend door de departementen en diensten en behandeld door de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid - periode juli t/m december Aantal DCUL DOE DWEP DVT DLM DLOG DAB DROM DMCO DICT TOTAAL voorgelegde dossiers A. waarvoor visum :. verleend verleend na deputatiebesluit geweigerd niet vereist TOTAAL B. behandeld :. binnen termijn buiten termijn TOTAAL TABEL 1bis : overzicht van het aantal dossiers, ingediend door de departementen en diensten en behandeld door de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid jaar

14 DCUL DOE DWEP DVT DLM DLOG DAB DROM DMCO DICT TOTAAL A. Aantal ingediende dossiers : B. Weigering visum per departement in :. absolute cijfers % C. Uitgesplitst naar reden in absolute cijfers (1 weigering kan gebaseerd zijn op meerdere redenen) : Niet conform met :. regelgeving overheidsopdrachten regelgeving boekhouding/ budget regelgeving subsidies (ex. reservevorming) regelgeving reservevorming andere regelgeving administratief dossier niet in orde zonder visum naar deputatie * bevoegdheid provincieraad andere reden Totalen rubriek C TABEL 2 : overzicht aantal weigeringen visum - periode juli t/m december * noot : wanneer dergelijke dossiers alsnog worden ingediend en ineens de motivering is bijgevoegd waarom het visum niet tijdig is gevraagd, worden zij veelal dadelijk geviseerd en zijn zij dan ook niet in deze rubriek terug te vinden.

15 DCUL DOE DWEP DVT DLM DLOG DAB DROM DMCO DICT TOTAAL A. Aantal ingediende dossiers : B. Weigering visum per departement in :. absolute cijfers % C. Uitgesplitst naar reden in absolute cijfers (1 weigering kan gebaseerd zijn op meerdere redenen) : Niet conform met :. regelgeving overheidsopdrachten regelgeving boekhouding/ budget regelgeving subsidies (ex. reservevorming) regelgeving reservevorming andere regelgeving administratief dossier niet in orde zonder visum naar deputatie bevoegdheid provincieraad andere reden Totalen rubriek C TABEL 2bis : overzicht aantal weigeringen visum jaar

16 Verklaring afkortingen 3 : DCUL : departement Cultuur DOE : departement Onderwijs en Educatie DWEP : departement Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid DVT : departement Vrije Tijd DLM : departement Leefmilieu DLOG : departement Logistiek DAB : departement Algemeen Beleid DROM : departement Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit DICT : departement Informatie- en Communicatietechnologie DMCO : departement Mens, Communicatie en Ontwikkeling 3 Officiële benamingen zoals van toepassing in de behandelde periode.