Verslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 26 oktober 2015 om uur.

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 26 oktober 2015 om uur. Aanwezig: Ver Berne Erik, voorzitter Dexters Nancy, ondervoorzitter Ciarlo Diego, Deckers Daan, Er Cevdet, Gerets Miranda, Leysen Sylvain, Milissen Martin, Smeets Bernd, Stappers Tonny, Van Nerum Hermine, leden Peters Albert, secretaris Openbare zitting 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering openbare zitting voor Maatschappelijk Gelet op het verslag van de vorige vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd. 28 september 2015 van de openbare zitting, zoals gevoegd als bijlage bij dit besluit; met eenparigheid van stemmen Enig artikel : De Raad keurt het verslag van de vorige vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd. 28 september 2015 van de openbare zitting goed, zoals gevoegd als bijlage bij dit besluit. Algemene diensten 2. Beslissing stopzetting overeenkomst ICT-Steunpunt voor Maatschappelijk Gelet op de beslissing van de Raad van 24 november 2014 om een overeenkomst af te sluiten met ICT-Steunpunt voor de begeleiding bij de vernieuwing van het data- en telefonienetwerk; Overwegende dat fase 1 van het project, de gunning en de voorlopige aanvaarding, is afgelopen; Overwegende dat ICT-Steunpunt zelf voorstelde om de samenwerkingsovereenkomst stop te zetten; 1 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

2 Overwegende dat fase 2 van het project, de definitieve aanvaarding, kan afgehandeld worden door de dienst informatica; Overwegende dat er een opzegtermijn van 3 maanden in acht genomen diende te worden; Overwegende het akkoord van, bij hoogdringendheid, om de opzeg te laten ingaan op 1 oktober 2015; met eenparigheid van stemmen Enig artikel: De Raad bekrachtigt de beslissing van om de opzegperiode van de samenwerkingsovereenkomst met ICT-Steunpunt te laten ingaan op 1 oktober 2015, zodat de overeenkomst een einde neemt op 31 december Beslissing inzake aankoop nieuwe periferieën voor Maatschappelijk Welzijn zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Overwegende dat er de volgende jaren geleidelijk een aantal verouderde pc s, laptops en beeldschermen vervangen dienen te worden; Overwegende dat de bestaande pc s onvoldoende gedimensioneerd zijn voor een vlotte werking met de huidige toepassingen en defecte periferieën niet meer binnen garantie vallen; Overwegende dat de Raad op 23 februari 2015 besliste akkoord te gaan om gebruik te maken van de raamovereenkomst aankoop diverse ICT-producten van de Vlaamse overheid; Overwegende dat dit raamcontract werd toegewezen aan de firma RealDolmen; Overwegende dat de Raad op 23 februari 2015 besliste om toe te treden tot het raamcontract hard- en software van de gemeente Maasmechelen; Overwegende dat dit contract werd toegewezen aan de firma s Trius en Logins; Overwegende dat bijgevolg aan de firma s Logins, RealDolmen en Trius offertes werden gevraagd voor pc s, laptops en beeldschermen; 2 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

3 Overwegende dat de firma RealDolmen niet onder het raamcontract van de Vlaamse overheid aanbod maar hiervoor de prijzen van het raamcontract van de stad Brugge toepaste; Overwegende dat de firma RealDolmen het meest gunstige aanbod deed voor een totaal bedrag van ,70 inclusief BTW; Overwegende dat de financieel beheerder zijn visum geeft voor deze investeringsuitgave; Overwegende dat de Raad de opdracht wenst te gunnen via een beperkte onderhandelingsprocedure; met eenparigheid van stemmen; Artikel 1: De Raad beslist de opdracht voor aankoop van nieuwe periferieën toe te wijzen aan de firma RealDolmen, Industriezone Zenneveld, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen, voor de som van ,70 inclusief BTW. Artikel 2: De Raad beslist de opdracht te financieren via investeringsproject 2014/ICT/1. 4. Beslissing toewijzing dossier koffie voor Maatschappelijk Welzijn zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de beslissing van de Raad van 28 mei 2015 inzake heraanbesteding dossier koffie, goedkeuring lastenboek en wijze van gunning; Overwegende dat de opdracht werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en de opening van de offertes plaatsvond op 14 augustus 2015; Overwegende dat 8 kandidaten een offerte hebben ingediend: Pelican Rouge (huidig leverancier, het vroegere Autobar), Miko, Aramark, Jacobs Douwe Egberts, Rombouts, Oké-koffie, Java en Lyreco; 3 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

4 Overwegende dat de offertes in orde werden bevonden en dat de via Digiflow opgevraagde attesten (niet-faillissement, RSZ-attest en fiscaal attest) bij geen enkele kandidaat reden tot opmerkingen gaven; Overwegende dat de kandidaten een offerte mochten maken met eigen toestellen en producten naar keuze; dat het toegelaten was een offerte te maken met aparte productprijzen en aparte huurprijzen of via een all-in prijs (huur via een toeslag verrekend op de koffieprijs op basis van de vermoedelijke afname op jaarbasis); Overwegende dat waarde van elke offerte werd berekend over een periode van 5 jaar incl. BTW en dat de eindtotalen in een rangschikking werden gegoten; Overwegende dat Pelican Rouge een offerte heeft gemaakt die gebaseerd is op de afname van de momenteel aangekochte producten en toestellen; Overwegende dat Aramark voor koffie als enige een variante aanbiedt van fabrikant Nestlé, zij het een ander product (Rich Roast in plaats van Mokambo); Overwegende dat Aramark op vraag van het OCMW een tweede offerte heeft gemaakt voor de producten die nu bij Pelican Rouge worden afgenomen en dat deze offerte beduidend goedkoper is dan deze van Pelican Rouge; Overwegende dat aan de kandidaten die geen offerte met Nestlé-producten hadden ingediend, eveneens de vraag werd gesteld indien mogelijk - een tweede offerte te maken met deze producten van Nestlé; Overwegende dat enkel de firma s Oké-koffie en Lyreco deze tweede offerte konden maken; dat Lyreco in laatste instantie gevraagd heeft deze offerte te kunnen intrekken aangezien ze tot de vaststelling kwamen dat ze in de door hun aangeboden toestellen enkel koffie van Jacobs Douwe Egberts mogen verdelen; Overwegende dat koffiebrander Rombouts liet weten enkel te werken met eigen producten; dat Java liet weten geen offerte te kunnen maken voor deze producten die lager ligt dan hun basisofferte; dat Miko liet weten deze producten niet te verkopen; dat Jacobs Douwe Egberts een heeft gestuurd met eigen producten, die vergelijkbaar zijn met deze van Nestlé (dus niet de gevraagde producten zelf); Overwegende dat de bijkomende offertes op basis van Nestlé-producten op dezelfde wijze werden berekend naar een eindtotaal over een periode van 5 jaar en deze eindtotalen in de eerder gemaakte rangschikking werden geïntegreerd; Overwegende dat het OCMW de best gerangschikte kandidaten gevraagd heeft hun toestellen en producten te komen opstellen in een lokaal van het OCMW teneinde gelijktijdig een testing te kunnen uitvoeren; Overwegende dat het OCMW de grens voor al dan niet uit te nodigen kandidaten voor deze testing bepaald heeft tot en met de kandidaat die de Nestlé-producten (en toestellen) het goedkoopst kan aanbieden aangezien het geenszins de bedoeling is een duurder contract af te sluiten dan het contract dat kan afgesloten worden voor de momenteel afgenomen producten van in combinatie met een all-in contract voor de toestellen; Overwegende dat Java één toestel geplaatst heeft met koffie t Rio, dat Aramark 2 toestellen geplaatst heeft (één met Aramark-producten en één met Nestlé-producten), dat Oké-koffie 2 toestellen heeft geplaatst (één met Oké-producten en één met Nestlé-producten); 4 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

5 Overwegende dat een blinde test werd uitgevoerd door 5 personen, waarbij als beste uit de bus kwam het toestel van Aramark met Nestlé-producten, gevolgd door het toestel van Oké-koffie eveneens met Nestlé-producten en dit zowel voor de koffieproducten, als voor warme choco; en dat bovendien een duidelijk smaakverschil te merken was tussen de twee best geklasseerden, dat bijgevolg toegewezen dient te worden aan de toestellen aangezien het gelijkaardige producten betrof; Overwegende dat Oké-koffie nog prijsaanpassingen heeft voorgesteld in de hoop onder de prijs van Aramark te kunnen duiken, hetgeen evenwel niet het geval was; Overwegende dat Aramark geen prijsverlagingen wenst door te voeren om de afgesproken kwaliteit en service te kunnen blijven behouden; Overwegende dat Aramark ook de formule all-in prijs kan toepassen waarbij de huurprijs verrekend wordt in de koffieprijs, uitgaande van de vermoedelijke hoeveelheid op jaarbasis; en dat elk jaar een afrekening in plus of min zal worden berekend; Overwegende dat na overleg met fabrikant Nestlé een rechtstreekse korting werd bedongen per aangekochte kilogram koffie; Overwegende dat aan Aramark een Best and Final Offer werd gevraagd waarin de afspraken aan bod komen die tijdens de onderhandelingen werden gemaakt; Overwegende dat de Raad de opdracht gunt na vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking); met eenparigheid van stemmen; Artikel 1: De Raad beslist de opdracht voor levering koffieautomaten in een huurformule met omnium onderhoudsservice incl. de levering van koffie met bijhorende producten van Nestlé toe te wijzen aan de firma Aramark, Waversesteenweg 1110, 1160 Brussel, overeenkomstig de Bafo die bij dit dossier gevoegd is. Het contract zal een looptijd hebben van 60 maanden vanaf 1 januari 2016; Art. 2: De Raad beslist de opdracht te financieren via de exploitatiebudgetten van de verschillende diensten. 5. Beslissing heraanbesteding leveringen drank voor Maatschappelijk Welzijn zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid art. 25, art. 26 1, 2, a en 5 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

6 art 38 die een gezamenlijke uitvoering van werken, leveringen en diensten voor rekening van verschillende aanbestedende overheden toelaat; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Overwegende dat het contract met drankenhal Corstjens, Rijksweg 13 Maasmechelen voor de levering van drank aan de diensten van het OCMW verstrijkt op 31 december 2015 en dus tot heraanbesteding van dit dossier moet worden overgegaan; Overwegende dat de gemeente Maasmechelen op 29 september 2015 een mandateringsbesluit heeft genomen waarbij het OCMW gemachtigd wordt mede in haar naam op te treden voor de gunning van dit dossier; Overwegende op het ontwerplastenboek dat bij deze beslissing gevoegd is; Overwegende dat de Raad de opdracht wenst te gunnen via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking; met eenparigheid van stemmen; Enig artikel: De Raad beslist over te gaan tot heraanbesteding van het dossier drank via vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking en het lastenboek dat bij deze beslissing gevoegd is goed te keuren. 6. Beslissing toewijzing dossier wasserijdiensten voor Maatschappelijk Welzijn zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de beslissing van de Raad dd. 29 juni 2015 houdende heraanbesteding dossier wasserij, goedkeuring lastenboek en wijze van gunning; Gelet op de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen; 6 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

7 Overwegende dat de offertes moesten ingediend zijn uiterlijk op 4 september 2015 om uur en volgende kandidaten een offerte hebben ingediend : wasserij Gaverland (Beveren-Waas), wasserij Sint-Joris (Jeuk) en Cleanlease (Oedelem); Overwegende dat de ingediende offertes administratief in orde werden bevonden; dat bij het rekenkundig nazicht werd vastgesteld dat in de offerte van CleanLease een verkeerd cijfer werd opgegeven voor de huur van de dekbedden; dat de leverancier in zijn offerte hier evenwel zelf melding van maakt; dat dit bedrag werd verbeterd en dat de aanpassing werd overgenomen in het rekenblad; Overwegende dat een kleine rekenfout werd vastgesteld en verbeterd in de offerte van wasserij Gaverland; Overwegende dat elke kandidaat de kans heeft gekregen zijn dossier uitvoerig te verdedigen in aanwezigheid van de verantwoordelijke voor het wasserijgebeuren bij het OCMW; Overwegende dat uit de gesprekken gebleken is dat er weinig relevante verschillen zitten in de werkwijze van de drie kandidaten; Overwegende dat de ingediende prijzen merkelijk lager liggen dan de raming, waardoor rekening houdend met de aanbestedingsprocedure- de contractduur (initieel bepaald op 3 jaar) kan worden verlengd tot vier en zelfs vijf jaar; dat de lagere prijzen worden verklaard door een verder doorgedreven automatisering en druk vanwege de wasserij op de prijzen van de toeleveranciers; Overwegende dat aan elk van de inschrijvers werd gevraagd of een verlenging van de voorgestelde contractduur invloed heeft op de ingediende prijzen; waarbij CleanLease en Sint- Joris elk een korting van 2% geven op de ingediende prijzen en dat Gaverland de waskost voor de dekbedden volledig laat wegvallen; Overwegende dat in de eindrangschikking wasserij Cleanlease nauwelijks 0.5% duurder is dan laagste inschrijver wasserij Sint-Joris; maar dat dit prijsvoordeel evenwel wordt weggewerkt door het voorstel van CleanLease in verband met het terug inleveren van de beroepskledij op het einde van het huidig contract; Overwegende dat wasserij Gaverland derde eindigt in de eindrangschikking; Overwegende dat een wisseling van dienstverlener ook extra werk (kosten) met zich brengt qua organisatie, en dit zowel voor wat het bedlinnen betreft als voor de residentenwas; Overwegende dat het OCMW reeds geruime tijd samenwerkt met wasserij Cleanlease met een hoge graad van tevredenheid over de kwaliteit van de dienstverlening en de service; Overwegende dat de Raad, rekening houdend met alle elementen, om al deze redenen de nieuwe opdracht wenst toe te wijzen aan de firma CleanLease uit Oedelem voor de duur van vijf jaar vanaf ; Overwegende dat de financieel beheerder zijn visum geeft voor deze uitgave; met eenparigheid van stemmen; 7 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

8 Artikel 1: De Raad beslist de opdracht met betrekking tot het dossier wasserij toe te wijzen aan de firma Cleanlease, Vullaertstraat 73 te 8730 Oedelem overeenkomstig de Best and Final Offer (BAFO) die bij deze beslissing gevoegd is voor de duur van vier jaar vanaf ; Art. 2: De opdracht zal gefinancierd worden met middelen uit de exploitatiebudgetten van de verschillende activiteitencentra. Woonzorgcentrum 7. Beslissing inzake goedkeuring actieplan keuken woonzorgcentrum Heyvis voor Maatschappelijk Gelet op de beslissing van het Vast Bureau van 13 juli 2015 inzake het actieplan voor de keuken van woonzorgcentrum Heyvis, in het bijzonder de basisbezetting en de te voorziene werkregimes; Gelet op de goedkeuring van het actieplan voor de keuken van woonzorgcentrum Heyvis door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28 september 2015; Gelet op het feit dat zich een bijsturing van het implementatieschema van het actieplan opdringt, rekening houdend met de resultaten van de gesprekken die gevoerd werden met betreffende medewerkers van de keuken, waarbij ondermeer één medewerkster zelf aanstuurt op ontslag en een andere statutaire medewerkster opteert voor loopbaanvermindering eerder dan een overstap naar de facilitaire dienst; Gelet op de beslissing van het Vast Bureau van 12 oktober 2015 inzake het actieplan voor de keuken van woonzorgcentrum Heyvis; Overwegende dat de Raad akkoord kan gaan met het voostel tot bijsturing van het implementatieschema van het actieplan voor de keuken van woonzorgcentrum Heyvis; Met 9 stemmen voor (Ver Berne Erik, Dexters Nancy, Ciarlo Diego, Er Cevdet, Gerets Miranda, Milissen Martin, Smeets Bernd, Stappers Tonny, Van Nerum Hermine) Met 2 stemmen tegen (Deckers Daan, Leysen Sylvain) Artikel 1: De Raad gaat akkoord met de bijsturing van het implementatieschema van het actieplan voor de keuken van woonzorgcentrum Heyvis in onderstaande zin: Juli 2015 Najaar 2015 Vanaf Vanaf Vanaf 1/3/2016 1/8/2016 1/12/ ,67 FTE 15,07 FTE 14,21 FTE 14,21 FTE 14,15 FTE 8 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

9 Art. 2: De Raad gaat principieel akkoord met de uitvoering van volgende maatregelen ter realisatie van het actieplan voor de keuken van woonzorgcentrum Heyvis: Hulpkok en keukenhulp -met ingang van 1/11/ FTE ontslag 1 vermindering prestaties van 100% naar 75% 0,5 FTE mutatie naar poetsdienst 1 uitbreiding prestaties van 50% naar 75% Logistiek: -met ingang van 1/11/ loopbaanvermindering van 100% naar 80% 1 instemming met vraag tot ontslag door ziek personeelslid (0,5 FTE) -met ingang van 1/3/ logistieke medewerkster (86%) niet vervangen na pensioen -met ingang van 1/8/ logistiek medewerkster (50%) niet vervangen na pensioen 2 uitbreidingen logistiek medewerksters van 50% naar 75% -met ingang van 1/12/ logistiek medewerkster (100%) niet vervangen na pensioen 2 uitbreidingen logistiek medewerkster van 50% naar 75% 1 aanwerving logistiek medewerkster 50% Art. 3: De uitvoering zal gebeuren door middel van individuele beslissingen door het aanstellende beleidsorgaan. Sociale dienst 8. Kennisname samenwerkingsovereenkomst LSO en LINK en aanduiden van contactpersoon voor Maatschappelijk Gelet op de Limburgse Intrafamiliaal Geweld Keten (LINK) een samenwerkingsverband tussen politie, justitie, hulpverlening en besturen met de bedoeling ; Gelet op de ondertekende samenwerkingsovereenkomst tussen het Limburgs Steunpunt OCMW s (LSO) en LINK; Gelet op de oproep van het LSO aan de Limburgse OCMW s om een contactpersoon Intrafamiliaal Geweld aan te duiden; 9 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

10 Overwegende de voordracht vanuit de Sociale Dienst van Katrien Timmers, coördinator individuele hulpverlening; met eenparigheid van stemmen Artikel 1: De Raad beslist kennis te nemen van de samenwerkingsovereenkomst tussen het LSO en LINK; Art. 2: De Raad beslist mevrouw Katrien Timmers, coördinator individuele hulpverlening Sociale Dienst, aan te duiden als contactpersoon Intrafamiliaal Geweld. Staande de vergadering werd met eenparigheid van stemmen beslist een agendapunt toe te voegen aan de agenda van de vergadering van de openbare zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Algemene diensten T1. Kennisgeving beslissing Bestendige Deputatie inzake aanbesteding energie voor Maatschappelijk Welzijn zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op de beslissing van 23 februari 2015 houdende mandatering provincie om in naam van het OCMW Maasmechelen op te treden bij de gunning en uitvoering van de opdracht leveringen energie; Overwegende dat de opdracht door de Bestendige Deputatie op werd toegewezen aan Energie I&V België bvba, Bleyveldstraat 9 te 3320 Hoegaarden (levering laag-, midden- en hoogspanning) en aan Antargaz Belgium, De Kleetlaan 5A te 1831 Diegem voor de leveringsjaren 2016, 2017 en 2018; Overwegende dat de een kopie van de beslissing van de Bestendige Deputatie gevoegd is bij deze beslissing; Overwegende dat de Raad geacht wordt kennis te nemen; met eenparigheid van stemmen; 10 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015

11 Enig artikel: De Raad neemt kennis van de beslissing van de Bestendige Deputatie van 3 september 2015 inzake toewijzing van de leveringen energie aan Energie I&V België bvba, Bleyveldstraat 9 te 3320 Hoegaarden (levering laag-, midden- en hoogspanning) en aan Antargaz Belgium, De Kleetlaan 5A te 1831 Diegem voor de leveringsjaren 2016, 2017 en De volgende vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn gaat door in het Sociaal Huis, Binnenhof 2 te Maasmechelen op 30 november 2015 om uur. 11 Verslag vergadering Raad voor Maatschappelijk Welzijn dd.26 oktober 2015