Bestek nummer CD000649

Transcriptie

1 Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel Fax ask_aankoop@digipolis.be Bestek nummer CD Voor het toewijzen van een overheidsopdracht (raamovereenkomst) voor de aanneming van leveringen met betrekking tot de aankoop van Wijze van gunnen Algemene offerteaanvraag met Belgische en Europese bekendmaking Indiening van de offertes Tav Digipolis Antwerpen Onthaalbalie Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen Geopend alle werkdagen van 08:30 uur tot 16:30 uur Uiterlijk tegen 06-jan-2015 om 13:00 Offertes die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden. Plaats opening Offertes zullen worden geopend in Zaal O, Digipolis I gebouw op het vermelde uur. Bijlagen bestek: Bijlage 1: CD000649_Bestek_Bijlage 1_Prijsmodel.xlsx Bijlage 2: CD000649_Bestek_Bijlage 2_Vragenlijst dienstverlening.xlsx Dit bestek en eventuele bijlagen worden ter beschikking gesteld in het e-notification platform op Indien dit Bestek op een andere wijze werd verzonden, neemt Digipolis of de verzender geen enkele verantwoordelijkheid op m.b.t. de correctheid van dit elektronisch document, noch kan dit Bestek of enige bepaling eruit Digipolis of de verzender juridisch verbinden. De enige juridisch geldige versie van het Bestek is de ter beschikking gestelde versie op Versie 7.0 Pagina 1

2 Inhoudsopgave Wettelijke en reglementaire bepalingen Toepasselijke Wetgeving Afwijking van de Algemene Aannemingsvoorwaarden... 5 Administratieve bepalingen Aard, voorwerp, opdrachtgever... 6 Wijze van gunning... 6 Opdracht-gevend bestuur... 6 Leiding van de opdracht... 6 Voorwerp en duurtijd van de opdracht... 6 Doelgroep van de opdracht... 7 Plaats van uitvoering Selectie en gunning... 8 Kwalitatieve selectie-criteria... 8 Gunning-criteria De offerte en indiening Opmaak van de offerte Onderte-kening van de offerte Indienen van de offerte Prijsbepaling Verbintenis termijn Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing Borgtocht Facturatie Betalings-termijnen Voorschotten Prijsher-ziening Voorlopige oplevering Definitieve oplevering Wijzigingen opdracht Algemene bepalingen Vertrou-welijkheid Intellectuele eigendom Aanspra-kelijkheid & overmacht Verweer-middelen, boete clausule Taal 20 Beëindiging Geheimhoudingsovereenkomst Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Inhoudelijk-technische bepalingen Inhoudelijke bepalingen Doel van de opdracht Kenmerken van de raamovereenkomst Omschrijving van de opdracht Catalogus, inkooporders en levering Technische bepalingen Gevraagde Software Specifieke contracten Formulieren Versie 7.0 Pagina 2

3 Inschrijvingsbiljet Inventaris Formulier verklaring op erewoord Verklaring onderaanneming Versie 7.0 Pagina 3

4 Wettelijke en reglementaire bepalingen 1. Toepasselijke Wetgeving Op deze opdracht zijn volgende bepalingen van toepassing: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna Wet Overheidsopdrachten ); Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna KB Plaatsing ); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna KB Uitvoering ); Alle latere wijzigingen op voormelde regelgeving, voor zover van toepassing op de opdracht; Geldende internationale en Europese normen, inbegrepen deze die in de plaats zijn gekomen van vroegere Belgische normen, en geldende Belgische, regionale en lokale normen; Regelgeving met betrekking tot LIMOSA (Sinds 1 april 2007 moeten buitenlandse werkgevers een limosa-aangifte doen indien zij tijdelijk of gedeeltelijk werknemers in België tewerkstellen). Alle informatie is beschikbaar via Alle andere van toepassing zijnde geldende besluiten en reglementen, waaronder het Decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001, het Gemeentedecreet dd. 15 juli 2005 en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, de organieke OCMW-wet dd. 8 juli 1976 en het Decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (OCMW-decreet) van 19 december 2008, de bepalingen inzake de nieuwe OCMW-boekhouding in het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 en het M.B. van 23 december 1997), het M.B. van 20 juni 2001 en de bijlagen, de VZW-wetgeving, ministeriële besluiten, wetgeving omtrent subsidie en begroting, boekhoudwetgeving, BTW-wetgeving, en politiewetgeving; Zijn ook van toepassing: De bepalingen van het Bestek en alle andere documenten waarnaar het Bestek verwijst; De rechtzettingen op het Bestek en de terechtwijzende berichten. Deze worden per aangetekend schrijven verzonden naar de aangemelde partijen en / of inschrijvers; Alle andere op het voorwerp van de opdracht van toepassing zijnde internationale, nationale, regionale en lokale richtlijnen, wetten, decreten, besluiten, voorschriften, normen, standaarden en reglementen. Alle voormelde normen, reglementen en voorschriften zullen tot de meest recente en gecoördineerde of geconsolideerde uitgave behoren. Al deze voorschriften vullen elkaar aan en het zijn de strengste bepalingen in hoofde van de opdrachtnemer die van toepassing zijn op deze opdracht. In geval van tegenstrijdigheid, heeft dit Bestek voorrang. De in dit onderdeel weergegeven bepalingen zijn niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle op de opdracht van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen. De in de uitvoering van dit Bestek te sluiten deelovereenkomsten (inbegrepen de bijhorende onderhoudscontracten) met betrekking tot deze opdracht, kunnen voorrangsbepalingen bevatten ten opzichte van dit Bestek. De inschrijvers en deelnemers aan deze opdracht kunnen zich hier niet tegen verzetten. Versie 7.0 Pagina 4

5 2. Afwijking van de Algemene Aannemingsvoorwaarden Overeenkomstig artikel 9 4 van het KB Uitvoering zal desgevallend omwille van de bijzondere eisen van de onderhavige opdracht, worden afgeweken van een aantal Algemene Uitvoeringsregels zoals bepaald in het KB Uitvoering. Wat betreft deze artikelen waarvan, overeenkomstig artikel 9 4 van het KB Uitvoering, de afwijkingen uitdrukkelijk moeten worden gemotiveerd, is de mogelijke afwijking van de Algemene Uitvoeringsregels gerechtvaardigd omwille van de hierna genoemde motieven: In het kader van de voorliggende opdracht wordt er afgeweken van de Algemene Uitvoeringsregels zoals opgenomen in het KB Uitvoering : Artikel 19 en 20 van het KB Uitvoering (Intellectuele rechten) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Gebruik van de resultaten en Methodes en know-how Artikel 44 van het KB Uitvoering (in gebreke blijven) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten In gebreke blijven en sancties Artikel 62 van het KB Uitvoering (Verbreking) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Verbreking Artikel 120 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 5 Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen Nazicht van de levering Artikel 156 van het KB Uitvoering (Voorlopige oplevering) : zie Hoofdstuk 6 Specifieke bepalingen opdrachten voor diensten Oplevering van de opdracht Artikel 45 van het KB Uitvoering (Boetes) : zie Hoofdstuk 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Straffen Artikel 122 van het KB Uitvoering (Aansprakelijkheid) : zie Hoofdstuk 5 Specifieke bepalingen opdrachten voor leveringen Aansprakelijkheid leverancier Versie 7.0 Pagina 5

6 Administratieve bepalingen 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever Wijze van gunning Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de klassieke sector waarvoor de algemene offerteaanvraag met bekendmaking wordt gebruikt ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. Opdrachtgevend bestuur De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van Digipolis, opdrachthoudende vereniging, met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen. Ondernemingsnummer BTW nr. BE Digipolis is een opdrachthoudende vereniging opgericht overeenkomstig het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking en heeft van haar leden, waaronder de steden en OCMW s van Antwerpen en Gent, de bevoegdheid gekregen om in de telematica-behoeften te voorzien. (voor meer info zie Leiding van de opdracht Het toezicht op de uitvoering van de opdracht gebeurt door Digipolis, Antwerpen, Generaal Armstrongweg 1. Het toezicht gebeurt onder leiding van de leidend ambtenaar, die eveneens: contactpersoon is voor alle vragen in verband met dit Bestek. inhoudelijk-technische toelichting kan verschaffen. instaat voor de eerstelijnscommunicatie met de leverancier toezicht zal uitoefenen op de uitvoering van de opdracht. De leidend ambtenaar is Greet Brosens, Business Analist, tel: , fax: , greet.brosens@digipolis.be Digipolis behoudt zich het recht voor om eenzijdig de leidend ambtenaar te vervangen in de loop van de gunningsprocedure, dan wel tijdens de uitvoering van de overheidsopdracht. De leverancier wijst een persoon aan ( de projectleider leverancier ) die hem kan en zal vertegenwoordigen ten aanzien van het opdrachtgevend bestuur. De formele contacten tussen het opdrachtgevend bestuur en de leverancier verlopen uitsluitend via de projectleiders van beide partijen. Voorwerp en duurtijd van de opdracht Het voorwerp van de opdracht is: Raamovereenkomst met 1 leverancier voor de aankoop van, zowel op klassieke wijze (via download of op media) als voor cloud- of SaaS-oplossingen, inclusief aankoop- en beheersadvies (rond licentievoorwaarden, prijsmodellen,...). Varianten : niet toegestaan Opties: niet toegestaan Er zijn geen percelen. Onderhoud : Er kan onderhoud gevraagd worden, afhankelijk van de specifieke bestelling conform de raamovereenkomst De duurtijd van de opdracht bedraagt: 4 jaar Versie 7.0 Pagina 6

7 De omschreven opdrachten betreffen steeds vermoedelijke hoeveelheden. Ze kunnen uitgebreid of verminderd worden overeenkomstig de noden van het bestuur en binnen het kader van dit bestek. Onderaanneming is toegestaan. Doelgroep van de opdracht Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten, leveringen, werken die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. Plaats van uitvoering De dienstverlening, leveringen in het kader van de individuele dienstverleningsopdrachten gebeurt in de kantoren van Digipolis in Antwerpen en/of in Gent, en/of in de lokalen van de betrokken diensten of verzelfstandigde entiteiten van de besturen van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en het OCMW Gent. De plaats van de dienstverlening, levering resulteert niet in additionele kosten voor Digipolis of de afnemer. Versie 7.0 Pagina 7

8 4. Selectie en gunning Kwalitatieve selectiecriteria Administratieve uitsluitinggronden De kandidaat of inschrijver kan van deelname aan de opdracht uitgesloten worden indien hij zich in één van de gevallen bevindt vermeld in art. 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 (verder vermeld als KB Plaatsing) 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4. die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken; 5. die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996; 6. die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7. die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver die bij een rechtelijke beslissing dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 8. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; 9. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de dienstverlener zich niet in één van bovenstaande gevallen bevindt, wordt geleverd door het voorleggen van: een verklaring op erewoord waarin de kandidaat of inschrijver verklaart zich niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 61 van het KB Plaatsing betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Hiertoe dient de inschrijver het invulformulier zoals opgenomen in bijlage bij dit bestek te gebruiken. RSZ-attest voor binnenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): Digipolis zal het RSZ-attest zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet worden ingevuld op het inschrijvingsformulier. Versie 7.0 Pagina 8

9 RSZ-attest voor buitenlandse inschrijvers (art. 62 van het KB Plaatsing): De buitenlandse inschrijver dient een attest bij te voegen dat werd uitgereikt door de bevoegde overheid waarin wordt bevestigd dat hij heeft voldaan aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed. een document waaruit het mandaat blijkt van de ondertekenaar om de inschrijver te verbinden (bv. uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of uit delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksels ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen). Financieeleconomisch Technisch Wat betreft de beoordeling van de financiële en economische draagkracht wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: - een bewijs van verzekering tegen gebruikelijke beroepsrisico s met vermelding van begin- en einddatum. (document 3) - een verklaring voor de laatste afgelopen drie boekjaren van zijn totale omzet en zijn specifieke omzet betreffende de leveringen waarover de opdracht gaat, op te geven. Deze specifieke omzet zal betrekking hebben het verkopen van gebruiksrechten op software en minimaal per jaar (excl. BTW) dienen te bedragen. (document 4) Om de technische bekwaamheid van de dienstverlener na te gaan wordt voor de kwalitatieve selectie van de inschrijvers gevraagd: - een verbintenis om in het kader van deze opdracht enkel Nederlandstalige of Engelstalige medewerkers in te zetten. (document 5) - een selectie van minimaal 4 relevant geachte referenties die de kandidaat heeft uitgevoerd gedurende de laatste drie jaar. (document 6) De opdrachten moeten daadwerkelijk uitgevoerd zijn/worden, m.a.w. er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven. Per referentie (max. 1 A4) dient volgende indeling te worden gebruikt: Korte beschrijving inhoud project Relevantie voor deze nieuwe opdracht Sector Duurtijd van het contract/opdrachtgedeeldte m.b.t. het leveren van software Reikwijdte (scope) van het contract/opdrachtgedeeldte m.b.t. het leveren van software Omzet van het contract/opdrachtgedeelte m.b.t. het leveren van software Contactpersoon Telefoonnummer Versie 7.0 Pagina 9

10 De referenties worden beoordeeld op basis van hun kwaliteit en relevantie. Elke referentie wordt beoordeeld op basis van volgende subcriteria: - Relevantie (80%): Een referentie is relevant voor Digipolis als zij betrekking heeft op het leveren van software én vergelijkbaar is op volgende parameters: o Op vlak van het type omgeving of sector waarin de opdracht werd uitgevoerd (overheid en/of onderwijsinstellingen) o Op vlak van het type opdracht en reikwijdte (scope) van de opdracht (zie conceptnota) o Op vlak van de specifieke omzet (geschat op 1 à 2 miljoen euro per jaar 1 ) - Kwaliteit (20%): o Helderheid, leesbaarheid en volledigheid van de aangeleverde informatie Voor elke referentie zal een appreciatie voor elk subcriterium worden toegekend. De toegekende appreciatie resulteert in een score op basis van onderstaande tabel: Appreciatie Score Goed 3 Voldoende 2 Zwak 1 Ontbrekend 0 Er wordt uitgegaan van een voldoende (2) indien het antwoord aan het gevraagde voldoet. Wordt het gevraagde overtroffen, zal de appreciatie goed (3) worden toegekend. Omgekeerd, indien er minder wordt aangeboden dan wordt gevraagd, zal de appreciatie zwak (1) worden gegeven. Een hogere of lagere appreciatie dan voldoende zal steeds gemotiveerd worden in het selectieverslag. Indien er geen informatie beschikbaar is, of het gegeven antwoord is totaal irrelevant, scoort men op deze vraag ontbrekend (0). Rekening houdend met bovenstaande gewichten per subcriterium, wordt voor elke referentie een totaalscore berekend met een maximum van 25%. Aantal relevante referenties Percentage dat wordt toegekend 1 relevante referentie tot 25% 2 relevante referenties tot 50% 3 relevante referenties tot 75% 4 relevante referenties (of meer) tot 100% Indien de totale score kleiner is dan 60% voldoet de inschrijver niet aan het criterium van technische bekwaamheid en wordt hij uitgesloten van een verdere deelname. 1 Vermelde bedragen en aantallen zijn slechts een indicatieve schatting en bieden geen enkele garantie naar de toekomst. Versie 7.0 Pagina 10

11 Gunningcriteria De inschrijver(s) waarvan de financiële, economische en technische draagkracht bewezen werd, en die zich niet in één van de gevallen bevinden van uitsluiting van deelneming aan de opdracht, komen voor verdere evaluatie in aanmerking. De opdracht zal toegewezen worden aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte, rekening houdend met onderstaande gunningcriteria: Gunningcriteria Gewicht 1. Prijs 60% 2. Dienstverlening voor en na verkoop, technische bijstand 30% 3. Productaanbod 10% TOTAAL 100% Toelichting van de gunningcriteria Prijs: De score voor het gunningscriterium prijs wordt berekend op basis van: - Het aangeboden prijsmodel (50%) - Bijkomende maatregelen voor prijsoptimalisatie (10%) Het prijsmodel wordt ingevuld volgens het aangeleverde sjabloon (bijlage 1: CD000649_Bestek_Bijlage 1_Prijsmodel.xlsx). In het prijsmodel vult de leverancier zijn marge in per aangeboden producttype. Aan elk producttype werd een gewicht toegekend. Dit gewicht is gebaseerd het aandeel van het product in de actuele bestelhistoriek van het opdrachtgevend bestuur met enkele correcties voor verwachte verschuivingen. Op basis van deze marges en gewichten wordt een score per producttype berekend. De som van de scores per producttype vormt de totaalscore van de inschrijver. De totaalscore van de inschrijver komt dus overeen met het gemiddelde bedrag dat het opdrachtgevend bestuur moet betalen aan marges per aan bestelde licenties. Naast het prijsmodel kan de inschrijver bijkomende maatregelen voor prijsoptimalisatie voorstellen. We denken bijvoorbeeld aan volumekortingen of contractoptimalisaties, maar andere voorstellen zijn ook mogelijk. Elk voorstel dat het opdrachtgevend bestuur financieel ten goede komt mag hier worden toegevoegd. Op basis van de ingediende antwoorden voor dit subcriterium zal voor elke leverancier op bovenstaande onderdelen een gemotiveerde score worden toegekend van 0 tot 10. Hoe voordeliger de voorgestelde maatregel(en), hoe hoger de score rekeninghoudend met de haalbaarheid en realistisch karakter van de desbetreffende voorstellen. Appreciatie Score Uitstekend 10 Goed 8 Voldoende 6 Matig 4 Zwak 2 Ontbrekend 0 Dienstverlening voor en na verkoop, technische bijstand: De inschrijver beschrijft op welke wijze, door welke personen met welke expertise, en doorlooptijden zijn processen rond dienstverlening voor en na verkoop, en technische bijstand naar Digipolis georganiseerd zullen zijn. De inschrijver beantwoordt daartoe de vragen in bijlage 2: CD000649_Bestek_Bijlage 2_Vragenlijst dienstverlening.xlsx en houdt hierbij rekening met de bepalingen uit hoofdstukken 8 en 9. Versie 7.0 Pagina 11

12 Op basis van de ingediende antwoorden in bijlage 2 zal voor elke leverancier op bovenstaande onderdelen een gemotiveerde score worden toegekend van 0 tot 10. Appreciatie Score Uitstekend 10 Goed 8 Voldoende 6 Matig 4 Zwak 2 Ontbrekend 0 Productaanbod De inschrijver geeft een lijst van alle softwareproducenten waarvan artikelen aangekocht kunnen worden. Deze lijst bevat ook de SaaS-oplossingen (of verwante cloudoplossingen) en ondersteuning op open source-producten die hij kan aanbieden. Hij geeft mee van welke producenten hij Authorised reseller is en duidt ook eventuele andere relevante partnership overeenkomsten, certificeringen van producenten en dergelijke meer aan. Op basis van de ingediende lijst en antwoorden zal voor elke leverancier op bovenstaande onderdelen een gemotiveerde score worden toegekend van 0 tot 10. Hoe groter het gamma dat aangeboden wordt, hoe meer het aansluit bij de portfolio van Digipolis (zie bijlage 1: CD000649_Bestek_Bijlage 1_Prijsmodel.xlsx), en hoe relevanter de partnerships met producenten, hoe beter de inschrijver scoort. Appreciatie Score Uitstekend 10 Goed 8 Voldoende 6 Matig 4 Zwak 2 Ontbrekend 0 Versie 7.0 Pagina 12

13 5. De offerte en indiening Opmaak van de offerte De offerte van de inschrijver bestaat uit het inschrijvingsbiljet en alle andere bij te voegen bijlagen, in de volgorde hierna aangegeven: Bijlage 1. Ingevuld inschrijvingsbiljet volgens aangeleverd sjabloon; Bijlage 2. Formulier verklaring op erewoord volgens aangeleverd sjabloon; Bijlage 3. Desgevallend RSZ attest met droogstempel; Bijlage 4. Mandaat ondertekenaar; Bijlage 5. Bewijs van verzekering; Bijlage 6. Verklaring met betrekking tot de totale omzet; Bijlage 7. Verklaring met betrekking tot opdrachtspecifieke omzet; Bijlage 8. Verklaring met betrekking tot talenkennis van de in te zetten medewerkers; Bijlage 9. Referenties ter beoordeling van de technische bekwaamheid van de inschrijver; Bijlage 10. Ingevulde inventaris volgens aangeleverd sjabloon; Bijlage 11. Ingevulde vragenlijst met betrekking tot het gunningcriterium dienstverlening volgens aangeleverd sjabloon; Bijlage 12. Document(en) met betrekking tot het gunningscriterium productaanbod. De inschrijver is ertoe gehouden de offerte, de bijlagen en alle briefwisseling alsook alle documentatie - in het Nederlands of het Engels op te stellen, en dient het verplichte inschrijvingsbiljet te gebruiken. Indien de inschrijver een beroep doet op derde partijen (onderaannemers) voor (delen van) deze opdracht, dient hij dit expliciet te vermelden in de offerte. In dat geval specificeert hij de volledige identiteit van de derde partij(en) en de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten. Ondertekening van de offerte De volledige offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde elektronisch ondertekend. Elk elektronisch aangeboden offertedocument moet correct elektronisch zijn ondertekend. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie toe te voegen bijlagen). De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen. Indienen van de offerte Iedere offerte dient bij Digipolis vóór 06-jan-2015 om 13:00 uur toe te komen. Offertes worden verplicht elektronisch ingediend via de e-tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; Versie 7.0 Pagina 13

14 naast de elektronische indiening ook een papieren offerte in te dienen; om meer dan een (1) elektronische offerte in te dienen. De capaciteit voor het opladen van offertes of kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk offertes of kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen van een unieke en enige offerte. De offertes, inschrijvers die niet aan voorgaande bepalingen voldoen worden niet weerhouden voor evaluatie en worden als onregelmatig aangeduid. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 52 van het KB Plaatsing worden opgesteld. De offertes worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De offertes moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite die de naleving toelicht van de voorwaarden van artikel 52 van het KB Plaatsing. Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0) Prijsbepaling De basiseisen van het bestek moeten worden uitgevoerd via een prijslijst. De opgegeven prijzen zijn inclusief alle kosten, met name administratie- en secretariaatskosten, verplaatsings-, vervoers-, en verzekeringskosten, de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten, de kosten voor verpakking, de keurings- en de opleveringskosten de recupelbijdrage (zie en alle andere mogelijke kosten, tenzij deze uitdrukkelijk gevraagd worden in de inventaris in bijlage. De inschrijvers dienen - indien gevraagd door Digipolis door middel van een inventaris - ieder onderdeel van de prijsbepaling in detail te vermelden. Voor alle prijzen moet de inhoud ervan op een overzichtelijke en transparante wijze duidelijk gemaakt worden. De inschrijver moet alle inlichtingen verstrekken om Digipolis in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. Verbintenis termijn De inschrijver is door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag van de uiterste indiening van de offertes. De hierboven vermelde gestanddoeningstermijn wordt steeds hernieuwd bij het indienen van een nieuwe offerte tijdens de onderhandelingsprocedure. Versie 7.0 Pagina 14

15 6. Uitvoeringsmodaliteiten Toewijzing De uitvoering van de opdracht vangt aan op de dag van verzending van de kennisgeving van de toewijzing of op de datum die vermeld is in de brief van de toewijzingsbeslissing van Digipolis aan de gekozen dienstverlener. Digipolis is niet verplicht de opdracht toe te wijzen en kan afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen - indien nodig op een andere wijze -, zonder dat een inschrijver aanspraak kan maken op enige schadevergoeding. Overeenkomstig artikel 36 van de Wet Overheidsopdrachten betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten is de aanbestedende overheid niet verplicht alle percelen die eventueel deel uitmaken van de opdracht toe te wijzen en kan zij beslissen om één of meerdere percelen niet toe te wijzen. Het staat de aanbestedende overheid daarbij vrij de niettoegewezen percelen op te nemen in één of meerdere nieuwe opdrachten die mogelijk op een andere wijze worden gegund. Borgtocht De opdrachtnemer is verplicht een borg te stellen overeenkomstig de bepalingen van het KB Uitvoering. De borgtocht wordt forfaitair vastgelegd op De dienstverlener moet binnen de 30 kalenderdagen, volgend op de dag van de kennisgeving van de toewijzing van de opdracht, het bewijs leveren dat hij de voorgeschreven borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van borgstelling dient toegestuurd te worden aan: Digipolis Antwerpen Onthaalbalie Generaal Armstrongweg 1 B-2020 Antwerpen Wanneer de leverancier binnen de termijn van 30 kalenderdagen het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van 0,02% van de oorspronkelijke aannemingssom per dag vertraging. De volledige straf mag niet hoger zijn dan 2% van de oorspronkelijke aannemingssom. Wanneer de leverancier, na ingebrekestelling bij een ter post aangetekende brief, het bewijs van de borgstelling niet kan overleggen binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan Digipolis: 1 hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2% van de oorspronkelijke aannemingssom; 2 hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of boetes wegens laattijdige uitvoering uit. De borgtocht wordt in zijn geheel vrijgegeven na definitieve oplevering op schriftelijk verzoek van de dienstverlener. Wanneer de opdracht met vertraging, wegens laattijdige uitvoering, dan wel geheel of ten dele niet wordt uitgevoerd, zelfs al gaat het om ontbinding of verbreking van de opdracht, houdt Digipolis ambtshalve de haar toekomende bedragen van de borgtocht af. Versie 7.0 Pagina 15

16 Facturatie De facturen of creditnota s dienen buiten de wettelijke voorschriften voorzien te zijn van de volgende aanvullende vermeldingen. Verwijzing naar dit bestek door vermelding van het contractnr. CD Verwijzing naar het inkooporder van Digipolis door vermelding van het IOR-nr. Per levering en/of geleverde dienstverlening: datum en plaats gedetailleerde beschrijving hoeveelheid eenheidprijs totaalprijs De facturen worden bij voorkeur per in pdf formaat verstuurd aan facturen@digipolis.be. Op vraag van Digipolis, moet het mogelijk zijn om de facturen rechtstreeks naar de stad Antwerpen, het OCMW Antwerpen, de stad Gent, het OCMW van Gent of andere verzelfstandigde entiteiten van deze administraties te sturen. Betalingen gebeuren binnen de dertig (30) dagen te rekenen vanaf de datum waarop Digipolis in het bezit is van de regelmatig opgemaakte en goedgekeurde factuur. Het opdrachtgevend bestuur kan een kortere betalingstermijn toestaan indien daar een korting (voor contante betaling) tegenover staat. De inschrijver kan hieromtrent een voorstel bij zijn offerte voegen. Met een eventuele korting voor contante betaling wordt geen rekening gehouden voor de beoordeling van het gunningscriterium prijs. Voorschotten Deze zijn niet toegestaan. Betalingstermijnen Prijsherziening Na de toewijzing van de raamovereenkomst stelt de leverancier maandelijks een geactualiseerde productencatalogus ter beschikking aan het opdrachtgevend bestuur (zie hoofdstuk Inhoudelijke bepalingen ). De prijzen opgenomen in deze catalogus zijn in het kader van de raamovereenkomst bindend voor de leverancier voor die maand. De productencatalogus mag worden aangeboden in de vorm van een webshop. In voorkomend geval vervallen de voorwaarden rond maandelijkse aanpassing van de prijzen en het bindend blijven van prijzen gedurende een maand. De leverancier geeft aan hoe hij omgaat met prijsaanpassingen,prijsfluctuaties. Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht voor alle inlichtingen en documentatie te vragen die het nodig acht om de wijziging van de netto eenheidsprijzen te rechtvaardigen Voorlopige oplevering Digipolis ziet de leveringen na op de leveringsplaats binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn toegekomen voor zover Digipolis in het bezit is gesteld van de factuur. Digipolis verleent de voorlopige oplevering geheel op de plaats van levering door goedkeuring van de factuur of stelt bij gebreken in de levering een proces-verbaal van weigering op. Definitieve oplevering De definitieve oplevering valt samen met het einde van de opdracht, tenzij er facturen geweigerd zijn. Dan valt deze na het goedkeuren van deze facturen. Versie 7.0 Pagina 16

17 Wijzigingen opdracht In de loop van de uitvoering van de opdracht zal Digipolis de mogelijkheid hebben om inhoudelijke aanpassingen aan te brengen in functie van de behoeften van Digipolis mits niet wordt afgeweken van de basisomschrijving van de opdracht overeenkomstig artikel 37 van het KB Uitvoering. Indien onderaanneming wordt toegelaten overeenkomstig dit bestek (zie 3. Aard, voorwerp, opdrachtgever - Voorwerp van de opdracht) dan kan vervanging van de in de offerte vermeldde onderaannemer(s) slechts na voorlegging aan en goedkeuring door Digipolis. Versie 7.0 Pagina 17

18 7. Algemene bepalingen Vertrouwelijkheid De dienstverlener en Digipolis verzekeren het vertrouwelijke karakter van alle informatie, die wordt verkregen binnen deze opdracht. Zij verspreiden deze informatie niet onder derden zonder het geschreven akkoord van de andere partij. De dienstverlener gebruikt deze opdracht niet als referentie of organiseert geen enkele communicatie naar pers en/of publiek mbt deze opdracht zonder het geschreven akkoord van Digipolis. De dienstverlener verbindt zich er bovendien toe om geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Digipolis. De dienstverlener en Digipolis zullen deze confidentiële informatie slechts verspreiden onder die werknemers die rechtstreeks betrokken zijn bij de opdracht of die van de geleverde goederen gebruik maken voor zover dit nodig is voor het correct gebruik van deze geleverde goederen. Ze verzekeren dat deze werknemers de verplichtingen inzake het confidentieel karakter van de informatie kennen en deze ook respecteren. Intellectuele eigendom Bij de voorlopige oplevering komen alle resultaten van de onder deze opdracht gepresteerde diensten zoals bijvoorbeeld maar niet noodzakelijk beperkt tot specifieke documentatie, analysedocument, specifieke website(s) en specifieke ontwikkelde software in volle en exclusieve eigendom van Digipolis. Bij de ontwikkeling van specifieke software en/of websites voor Digipolis komen zowel de broncode als de rechten op de ontwikkeling en distributie, op de vormgeving en grafische en tekstuele elementen in volle en exclusieve eigendom van Digipolis. Onder specifieke documentatie wordt verstaan: op maat van Digipolis geschreven documentatie die geen standaarddocumentatie van de dienstverlener of leverancier is. Onder specifieke website wordt verstaan: op maat van Digipolis ontwikkelde website die geen standaardwebsite van de dienstverlener of leverancier is. Onder specifiek ontwikkelde software wordt verstaan: In geval van SAAS ( software as a service ofte cloud computing ): de op bestelling van Digipolis ontwikkelde software die evenwel op de servers van de dienstverlener of leverancier draait, dan wel elke in opdracht van Digipolis uitgevoerde customisatie van de standaard - SAAS. In geval de SAAS niet op maat en op bestelling van Digipolis werd ontwikkeld (i.e. standaard SAAS) blijft de intellectuele eigendom bij de dienstverlener of leverancier en verkrijgt Digipolis een gebruiksrecht voor de overeengekomen duur en modaliteiten. In beide van voormelde gevallen blijft de door Digipolis aangeleverde informatie, documentatie, multimediabestanden, teksten, dewelke op de servers van de dienstverlener of leverancier worden geupload en gehost, volle en exclusieve eigendom van Digipolis, zonder hier ooit op enige wijze een overdracht ten voordele van de dienstverlener of leverancier kan voortvloeien. Zo de door Digipolis aangeleverde informatie, documentatie, multimediabestanden, teksten, bewerkingen ondergaan bij bijv. het uploaden, plaatsen, hosten, opvragen e.a. op de servers van de dienstverlener of leverancier zal de volle en exclusieve eigendom van deze metadata toebehoren aan Digipolis, zonder de dienstverlener of leverancier hier enig recht of aanspraak uit kan putten. In geval van On-Premises Software: op maat Digipolis ontwikkelde software die buiten gebruikelijke standaardsoftware valt. In geval van levering van standaardsoftware blijft Versie 7.0 Pagina 18

19 de intellectuele eigendom bij de dienstverlener of leverancier en verkrijgt Digipolis een gebruiksrecht voor de overeengekomen duur en modaliteiten. Aansprakelijkheid & overmacht De dienstverlener is - behoudens in geval van overmacht - aansprakelijk voor elke mogelijke schade, zowel materiële als immateriële schade (inclusief mogelijke sancties ten laste van Digipolis en/of haar klanten) die Digipolis en/of haar klanten lijdt of aan derden verschuldigd is als rechtstreeks of onrechtstreeks gevolg van vertragingen of tekortkomingen van de dienstverlener in de uitvoering van de opdracht. Behoudens in het geval van opzet, bedrog of zware fout is de aansprakelijkheid van de dienstverlener onder deze opdracht beperkt tot maximaal de totale waarde van deze opdracht waarbij ook de langdurige en weerkerende kosten in aanmerking worden genomen. Ook als er onderaannemers zijn, blijft de dienstverlener persoonlijk en rechtstreeks aansprakelijk voor alle verbintenissen die hij aanging met Digipolis. De dienstverlener verbindt zich ertoe zijn verplichtingen te goeder trouw uit te voeren met het oog op het slagen van de opdracht. Overmacht betekent een gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil van de dienstverlener of Digipolis, die niet kon worden voorzien noch verhinderd, en die de volledige onmogelijkheid van uitvoering van de opdracht of een deel ervan met zich brengt. Noch Digipolis noch de dienstverlener is aansprakelijk voor gebreken of vertragingen in de uitvoering van de opdracht in de mate dat deze gebreken of vertragingen het gevolg zijn van overmacht. Tijdens de periode van overmacht zal Digipolis evenwel geen vergoedingen verschuldigd zijn in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op de diensten, leveringen of werken die niet of niet conform de opdracht werden geleverd of uitgevoerd ten gevolge van overmacht. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen binnen de onderneming van de dienstverlener of een onderaannemer, ziekte van personeel, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de diensten, het niet beschikken over eventueel vereiste vergunningen, wanprestatie van door dienstverlener ingeschakelde derden, en/of liquiditeit- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van dienstverlener. Onder overmacht wordt wel verstaan: oorlog, opstand, onlusten, volksbewegingen, acties vanwege de burgerlijke of militaire overheden, embargo's, terrorisme, overstromingen, algemene elektriciteitspannes. Verweermiddelen, boete clausule De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van zijn opdracht in gebreke gesteld: indien de geldig geschreven schriftelijke bevelen van Digipolis niet worden nageleefd. indien de diensten niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in het bestek. indien de diensten niet volledig voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn. De verweermiddelen die Digipolis ter beschikking heeft zijn deze die voorzien zijn in de artikelen 44 t.e.m. 49 van het KB Uitvoering en de artikelen 123 en 124 van het KB Uitvoering (leveringen)/de artikelen 154 en 155 van het KB Uitvoering (diensten) (onder meer ingebrekestelling, straffen, boeten wegens laattijdige uitvoering, maatregelen van ambtswege, compensatie (artikel 72 van het KB Uitvoering), uitsluitingen, korting wegens minwaarde, verbrekingen (61 t.e.m. 63 van het KB Uitvoering)). Voor elke gebrekkige uitvoering door de leverancier waarvoor de overeenkomst geen specifieke modaliteiten bepaalt, kan Digipolis toepassing maken van de maatregelen van ambtswege, met inbegrip van een boeteclausule. De boeteclausule is vastgelegd op Versie 7.0 Pagina 19

20 0,07% per kalenderdag vertraging met een maximum van 10% van de waarde van de leveringen waarvan de uitvoering met dezelfde vertraging gebeurde. De boetes worden automatisch in mindering gebracht van de factuur die de leverancier opmaakt. Taal De taal waarin deze gunningprocedure wordt gevoerd is het Nederlands. De tekst van het Bestek in de Nederlandse taal is bindend. Tenzij Digipolis het anders aangeeft, moeten alle stukken die de inschrijvers bij Digipolis indienen in het Nederlands zijn. Officiële documenten of technische bijlagen die niet in het Nederlands beschikbaar zijn, mogen in de oorspronkelijke taal ingediend worden. Digipolis behoudt zich steeds het recht voor van die documenten een kosteloze, beëdigde Nederlandse vertaling te vragen. De inschrijver is verantwoordelijk voor eventuele fouten in de vertaling. Beëindiging Beëindiging ingevolge het niet behalen van de serviceniveaus In geval de dienstverlener de serviceniveaus vastgelegd in de SLA niet behaalt en de dienstverlener er niet in slaagt om deze tekortkoming binnen een redelijke termijn te corrigeren, dan heeft Digipolis het recht om de overeenkomst, naar keuze, geheel of gedeeltelijk als ontbonden van rechtswege te beschouwen. Digipolis brengt de dienstverlener van de beëindiging aangetekend op de hoogte. In geval van (gedeeltelijke) beëindiging, kan Digipolis van de dienstverlener vereisen om de Exit te doorlopen en de Bijstand na beëindiging te leveren voor wat betreft het beëindigde gedeelte, waarbij een opzegtermijn kan worden toegekend van maximum drie maanden. Beëindiging ingevolge wanprestatie Indien de dienstverlener in gebreke blijft één of meerdere van de essentiële verplichtingen van de overeenkomst na te leven en voor zover de dienstverlener binnen een termijn van tien (10) werkdagen geen correctieve maatregelen genomen heeft en/of indien de dienstverlener minimaal drie (3) maal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot geleverde prestaties ongeacht correcties en/of indien de dienstverlener eenmaal in gebreke wordt gesteld door Digipolis met betrekking tot een essentiële verbintenis en geen correctie tijdig is doorgevoerd, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst dan wel, naar keuze van Digipolis, enkel de betrokken dienst(en) als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de in gebreke blijvende partij en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. Beëindiging ingevolge faillissement of intrekking vergunning Ingeval de dienstverlener in staat van faillissement of welkdanige samenloop van schuldeisers verkeert of dreigt te verkeren waardoor de dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt of waardoor zulke beëindiging of onderbreking dreigt te ontstaan, of indien de dienstverlener niet meer beschikt over de voor de dienstverlening benodigde vergunning(en) of rechten, of deze dreigt te verliezen of te worden ingetrokken, is Digipolis gerechtigd de overeenkomst als ontbonden van rechtswege te beschouwen ten laste van de dienstverlener en dit door middel van een aangetekend schrijven aan de dienstverlener. Beëindiging ingevolge zeggenschapswijzigingen Indien binnen de dienstverlener of binnen de groep van ondernemingen waar de dienstverlener deel van uitmaakt belangrijke zeggenschapswijzigingen plaatsvinden, bijvoorbeeld door een fusie of overname, zal de dienstverlener Digipolis hiervan prompt schriftelijk in kennis stellen. Indien Digipolis van mening is dat de nakoming van de overeenkomst door die omstandigheden wezenlijk wordt beïnvloed, is Digipolis gerechtigd tot onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst over te gaan. De beëindiging vindt door middel van een aangetekend schrijven plaats. Beëindiging door de dienstverlener Versie 7.0 Pagina 20