Algemene directie van de ondersteuning en het beheer Directie van de interne relaties Uitgiftenummer DGS/DSI/ Uitgiftedatum 26/04/13

Transcriptie

1 FEDERALE POLITIE Algemene directie van de ondersteuning en het beheer Directie van de interne relaties Uitgiftenummer DGS/DSI/ Uitgiftedatum 26/04/13 Classificatie INTERN Fritz Toussaintstraat 8 Klassering 1050 Brussel Tel /46 Bladzijde 1/25 Fax Bijlage(n) 6 Kenmerk pc Geadresseerde(n) Alle entiteiten van de federale politie Kopie: DailyDoc PolDoc DSEK AIG Comité P SS GPI SAT DGS/DSI/Callcenter Polsupport Onderwerp Opdrachten in het buitenland - richtlijnen Referentie(s) 1. Koninklijk Besluit van , RPPol, deel XI, titel IV, hoofdstuk VII, art. XI.IV.13 tot 119; 2. Koninklijk Besluit van houdende vaststelling van de toekenningsvoorwaarden van een forfaitaire vergoeding toegekend aan de personeelsleden van de politiediensten die deelnemen aan humanitaire of politieoperaties onder het gezag van één of meerdere internationale instellingen alsook aan bepaalde operaties ten behoeve van de strijdkrachten; 3. Koninklijk Besluit van houdende vaststelling van de deontologische code van de politiediensten; 4. Ministerieel Besluit van , UBPol, titel XI, art. XI.25 tot XI.51; 5. Ministerieel Besluit van houdende vaststellingen van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies; 6. Travel Policy federale politie; 7. Nota DGS/DSP-19084N van betreffende de organisatie van de arbeidstijd voor het voltijds tewerkgesteld statutair personeel; 8. Nota DGS/DSJ/P van : Deelname van bepaalde personeelsleden van de politiediensten aan buitenlandse opdrachten - vergroting van het risico - invloed op de verzekeringscontracten aangegaan door de personeelsleden - gebruikelijke informatieprocedure; 9. Nota CGI-CIS-2010/2821 van ; 10. Nota DGS/DSJ-D69/10 van : Omniumverzekering Ethias voor privévoertuigen. Dossierbeheerder ADJT Eric BOUSARD, Tel. 02/ HCP Eric COBUT, Tel. 02/ ADV Benjamin DOBRUSZKES, Tel. 02/ ADV Valérie VANDERKELEN, Tel. 02/ INHOUDSTAFEL 1. VOORWERP VAN DE NOTA ALGEMENE BEPALINGEN

2 DGS/DSI/ INTERN 2/ Inleiding De evaluatie van de opportuniteit van de opdracht Wie beoordeelt de opportuniteit? Criteria voor opportuniteitsbeoordeling Coördinatie van de tijdelijke buitenlandse opdrachten Samenstelling van de delegatie Rapportage van de administratieve zendingen BEPALINGEN BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT De administratieve procedure bij tijdelijke buitenlandse opdrachten Kosten en vergoedingen Arbeidstijdorganisatie Het verzekeringsstelsel bij tijdelijke buitenlandse opdrachten BIJZONDERE BEPALINGEN Aanvaarding en overhandiging van geschenken Personeelslid dat tijdens een reis naar het buitenland wordt vergezeld door naasten Opdracht in het buitenland voorafgegaan of gevolgd door een privéverblijf ter plaatse...7 BIJLAGEN: I. COÖRDINATIE VAN DE TIJDELIJKE T BUITENLANDSE OPDRACHTEN... 9 II. RAPPORTAGE VAN DE ADMINISTRATIEVE ZENDINGEN GEN III. DE ADMINISTRATIEVE PROCEDURE P BIJ TIJDELIJKE JKE BUITENLANDSE OPDRACHTEN III.1. De aanvraag kostenraming voor tijdelijke buitenlandse opdracht III.2. De aanvraag tot het uitvoeren van een tijdelijke buitenlandse opdracht III.3. Wijziging of annulatie van de tijdelijke buitenlandse opdracht.. 11 III.4. De kostennota III.4.1. Rol van het personeelslid III.4.2. Rol van de dienstchef III.4.3. Rol van DSF/Missions IV. KOSTEN EN VERGOEDINGEN EN IV.1. Reglementering betreffende de tijdelijke opdrachten IV.1.1. Vergoedingsstelsel van een opdracht uitgevoerd op meer dan twee kalenderdagen IV.1.2. Vergoedingsstelsel van een opdracht uitgevoerd op één kalenderdag IV.1.3. Vergoedingsstelsel van een opdracht uitgevoerd op twee opeenvolgende kalenderdagen IV.1.4. Nog enkele algemene bepalingen betreffende de dagelijkse forfaitaire vergoeding (DFV) IV.1.5. Bijkomende kosten IV.1.6. Logementskosten IV.2. Travel Policy IV.2.1. Beleid Algemene bepalingen IV.2.2. Planning buitenlandse opdrachten en de aanvraag kostenraming IV.2.3. Transport IV.2.4. Hotels IV.2.5. Financiering personeelslid IV.2.6. Visa en paspoortverplichtingen IV.2.7. Vaccinaties IV.2.8. Afwijkingen IV.3. Humanitaire opdrachten de verwijderingsvergoeding IV.3.3. Cumul met de dagelijkse forfaitaire vergoeding en logementskosten IV.3.4. Geen cumul met vergoedingen die dezelfde kosten dekken V. ARBEIDSTIJDORGANISATIE IE V.1. Aanrekening van de uren voor een opdracht in het buitenland Algemene regels... 21

3 DGS/DSI/ INTERN 3/25 V.1.1. Heenreis (dag van vertrek voor de opdracht in het buitenland) V.1.2. Het verblijf in het buitenland.. 21 V.1.3. Terugreis (dag van aankomst in België) V.2. De toelage voor nacht- of weekendprestaties V.3. Aanrekening van de uren voor een opdracht in het buitenland Bijzondere regels V.3.1. Lange wacht- of overstaptijd tijdens de verplaatsing V.3.2. Aanrekening van de opdrachten in het buitenland voor de eenheden waarvan de GPW zich in een Belgische nationale of regionale luchthaven bevindt V.3.3. Aanrekening van de opdrachten in het buitenland met de Eurostar voor het personeel van de spoorwegpolitie (SPC) waarvan de GPW zich in het Zuidstation van Brussel bevindt V.4. Opdracht in het buitenland en sociale norm VI. HET VERZEKERINGSSTELSEL SEL BIJ TIJDELIJKE BUITENLANDSE B OPDRACHTEN VI.1. Wat te doen bij ongeval of bij dringende medische verzorging tijdens de tijdelijke opdracht? VI.2. Wat te doen bij uitgaven voor niet dringende medische kosten tijdens de tijdelijke opdracht?.. 25 VI.3. Verzekeringen in geval van rechtstreekse tenlasteneming door de federale politie VI.4. Andere verzekeringen VI.4.1. Problematiek van de levensverzekeringen bij reizen naar risicovolle landen VI.4.2. Annulatieverzekering VI.4.3. Verzekering voor lokale niet- dringende medische kosten... 25

4 DGS/DSI/ INTERN 4/25 1. VOORWERP VAN DE NOTA Het is de bedoeling om met onderhavige nota de regels te bepalen die moeten worden gevolgd bij verplaatsingen naar het buitenland van de personeelsleden wegens hun beroepsactiviteit. Die regels concretiseren en preciseren de principes en normen die zijn vastgelegd in de deontologische code van de politiediensten en in het statuut. Ze zijn van toepassing bij verplaatsingen van operationele aard en in het kader van administratieve opdrachten. Voor DGA/LPA/BruNat/Verwijderingen geldt, gelet op de specifieke aard van de opdrachten, een eigen regeling sinds 2003 die in een afzonderlijk referentiedocument zal worden gebundeld. 2. ALGEMENE BEPALINGEN 2.1. Inleiding De nota herneemt de richtlijnen voor tijdelijke opdrachten in het buitenland. Onder tijdelijke opdracht in het buitenland wordt verstaan elke verplaatsing voor de dienst, van méér dan 7 uur, buiten de gewone (of tijdelijke) plaats van het werk, die het verlaten van het Belgische grondgebied vereist. Het personeelslid moet dus voordien richtlijnen gekregen hebben om zich naar het buitenland te begeven om, eenmaal op deze plaats toegekomen, er een opdracht uit te voeren. Het enkele feit de grens terloops te moeten overschrijden in het kader van de uitvoering van een opdracht die in principe in België moet verlopen of waarvan voordien niet bepaald is dat ze buiten de grenzen verdergezet zou worden, is op zich niet voldoende om onder het regime van de tijdelijke opdracht te vallen. Deze nota is ook niet van toepassing op verbindingsofficieren (LO). Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de zendingen die overeenstemmen met operationele opdrachten en de niet-operationele (administratieve) zendingen: Operationele buitenlandse zending: zending met een operationele politionele finaliteit (voorbereiding dossier, voorbereiding samenwerking, uitwisseling informatie, ) die niet valt onder het begrip rogatoire commissie ; Operationele buitenlandse zending met een gerechtelijke finaliteit: rogatoire commissie; Administratieve buitenlandse zending: zending naar het buitenland die geen operationele politionele finaliteit heeft (bijwonen van een seminarie, congres, werkgroep, vergadering Europol, Interpol, opleiding, protocollaire missies, ). Men dient erover te waken dat de procedure bij deze zendingen strikt wordt gevolgd en dat de bestelling van de vereiste boekingen pas gebeurt NA de ontvangst van de formele goedkeuring. Los van de correcte toepassing van de diverse regels en procedures dient men zich in deze te laten leiden door een maximale openheid en transparantie De evaluatie van de opportuniteit van de opdracht Elk onderdeel van de hiërarchische lijn dient hierbij zijn verantwoordelijkheid te nemen. De hiërarchische lijn kan zijn verantwoordelijkheid echter maar nemen indien zij met kennis van zaken kan oordelen over de finaliteit, de inhoud en de aard van de aangevraagde zending. De finale beslissing voor het effectief uitvoeren van de zending ligt op het niveau van de directeurgeneraal of commissaris-generaal Wie beoordeelt de opportuniteit? Wie vertrekt? Eerste beoordelaar Eindbeoordelaar CG CG zelf Minister van Binnenlandse Zaken DG DG zelf CG Personeelslid De betrokken directeur en/of CG of DG verantwoordelijk voor het de specifiek aangeduide piloot betrokken personeelslid of afgevaardigde Criteria voor opportuniteitsbeoordeling Deze criteria zijn: voorrang voor opdrachten die voortvloeien uit een wettelijke of internationale verplichting; noodzaak van de opdracht en de daarvoor vereiste capaciteit / middelen; toetsing aan de aanbevelingen Buitenlandse Zaken of beslissing regering; toetsing m.b.t. de strategische doelstellingen (korte of lange termijn); toetsing aan de principes van nuttig/ noodzakelijk voor de organisatie;

5 DGS/DSI/ INTERN 5/25 nagaan of het een eenmalige of een terugkerende opdracht betreft. Indien het een terugkerende opdracht betreft, dient men vooraf de totaliteit van de zendingen in overweging te nemen; Bijkomend dient men dan na elke zending de opportuniteit van doorgaan of stopzetten (re-assessment) van het project af te toetsen. Uiterlijk dient dit te gebeuren bij de goedkeuring van de volgende zending (binnen het project ); rapporten van voorgaande zendingen (zeker in geval van negatieve ervaringen) zijn een aanvullende input voor de opportuniteitsbeslissingen met betrekking tot zowel de aanvaarding van een nieuwe zending naar eenzelfde of gelijkaardige bestemming als met betrekking tot de keuze van het personeelslid of personeelsleden Coördinatie van de tijdelijke buitenlandse opdrachten Gezien de diversiteit van de soorten operationele buitenlandse opdrachten wordt geopteerd voor het aanwijzen van een verantwoordelijke per type tijdelijke opdracht. Deze worden aangeduid door de commissaris-generaal of de betrokken directeur-generaal en dit naar de aard van de tijdelijke opdracht (zie bijlage 1). Hierdoor kan bij tijdelijke opdrachten waar derde organisaties de financieringskosten op zich nemen, worden gefilterd naar aantal personeelsleden, reisduur en keuze van accommodatie op basis van de door deze derde organisaties vastgelegde financieringsregels. De tijdelijke buitenlandse opdrachten van administratieve aard worden beheerd door een verantwoordelijke aangeduid door de commissaris-generaal of door de directeur-generaal. Principes: voor zendingen die uitsluitend worden gemaakt door leden van 1 DG: aangezien de finale beslissing op het niveau van het management van de directeur-generaal ligt, wordt daar de coördinatie waargenomen. voor zendingen die potentieel kunnen worden gemaakt door leden van verschillende DG s: in casu kan het dan enkel gaan over administratieve zendingen: - zie hiervoor de procedure bijlage 1; - zendingen die niet voorzien zijn in bijlage 1: coördinatie gebeurt door het Directiecomité van de federale politie Samenstelling van de delegatie Dezelfde autoriteit die de opportuniteit van de zending beoordeelt, staat ook in voor de samenstelling van de delegatie. Het aantal deelnemers aan de zending moet beperkt worden tot het strikt noodzakelijke en dit rekening houdend met het belang van de zending en de meerwaarde die elke deelnemer kan bijbrengen. Het basisprincipe is dat één persoon gestuurd wordt voor administratieve zendingen en maximum twee personen voor operationele zendingen. Afwijkingen moeten gemotiveerd worden door de bijzondere omstandigheden eigen aan de zending. Met betrekking tot de keuze van het personeelslid: toetsing aan het belang van de opdracht en de meerwaarde van elke deelnemer; rekening houden met de continuïteit van de dienst: - vermijden om meerdere personen uit eenzelfde dienst gelijktijdig op zending te sturen; - indien het een mandaathouder of diensthoofd betreft, de link met het mandaat en/of de eigen opdrachten nagaan Rapportage van de administratieve zendingen Met het oog op een efficiënt budgettair- en informatiebeheer wordt na beëindiging van de zendingsaanvraag gevraagd een bondig verslag op te stellen (zie bijlage 2). Dit verslag heeft een dubbel doel: het dient als criterium voor de evaluatie van de opportuniteit (zie 2.2.2); het draagt bij tot het delen van kennis binnen de organisatie.

6 DGS/DSI/ INTERN 6/25 3. BEPALINGEN BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT 3.1. De administratieve procedure bij tijdelijke buitenlandse opdrachten De procedure voor de aanvraag van een kostenraming, de uitvoering van de tijdelijke buitenlandse opdracht en de kostennota worden besproken in bijlage Kosten en vergoedingen In bijlage 4 wordt de vergoeding van de kosten die voortkomen uit dienstopdrachten in het buitenland uitgelegd. Het betreft hier uitsluitend de zogenaamde tijdelijke opdrachten, dus NIET het stelsel van de vaste dienst, dat in de praktijk uitsluitend op (permanente) politievertegenwoordigers in het buitenland (inzonderheid LO s) van toepassing is. Eerst wordt het bestaande reglementair kader uiteengezet, vervolgens wordt de Travel Policy van de federale politie herhaald en tot slot wordt ingegaan op de bijzondere constellatie indien de zogenaamde verwijderingsvergoeding voor humanitaire operaties wordt toegekend Arbeidstijdorganisatie De regels betreffende de aanrekening van de prestaties tijdens opdrachten in het buitenland worden uitgelegd in bijlage 5. Die regels gelden zowel voor de operationele opdrachten (internationale rogatoire commissie, repatriëring ) als voor de administratieve opdrachten (in het buitenland gevolgde opleiding, conferentie, vergadering Europol, Interpol, CEPOL ) Het verzekeringsstelsel bij tijdelijke buitenlandse opdrachten Indien de reisbiljetten rechtstreeks ten laste worden genomen door de federale politie, geniet het personeelslid volgende verzekeringen: reisongevallenverzekering, bagagevertraging, vluchtannulering en/of vluchtvertraging. Indien de reisbiljetten NIET rechtstreeks ten laste werden genomen door de federale politie en het personeelslid betaalt het reisbiljet met zijn corporate kaart VISA (met privéafrekening), geniet het personeelslid een bijstandsverzekering, een reisongevallenverzekering en een reisongemakkenverzekering gedurende de opdracht in het buitenland. Indien het personeelslid de reis op een andere manier prefinanciert, gelden bovenstaande verzekeringen NIET en hangt het niveau van de verzekering af van zijn eigen betalingsmethode. Voor meer informatie over de huidige regeling: zie bijlage 6. Het verzekeringsstelsel bij tijdelijke buitenlandse opdrachten is momenteel het onderwerp van een studie. Eventuele wijzigingen zullen later worden gecommuniceerd. 4. BIJZONDERE BEPALINGEN 4.1. Aanvaarding en overhandiging van geschenken Bij verplaatsingen naar het buitenland bestaat de mogelijkheid dat de personeelsleden geschenken moeten ontvangen of geven. In dit opzicht bepaalt de deontologische code (punt 26) dat de personeelsleden wegens hun ambt of wegens de uitvoering van hun plichten kleine symbolische geschenken mogen aanvaarden. Betreffende het geven van geschenken is in de deontologische code echter niets vastgelegd. Naar analogie moet ervan worden uitgegaan dat het principe van het symbolische geschenk in deze situatie ook van toepassing is. De deontologische code bepaalt evenmin wat moet worden verstaan onder klein symbolisch geschenk. De aanbeveling R(2000)10 van de Raad van Europa inzake gedragscodes voor overheidsambtenaren (art. 18) geeft evenmin een duidelijke definitie van het begrip maar geeft een aantal voorbeelden waaronder bescheiden uitnodigingen om te drinken of te eten, kalenders, goedkope balpennen, publicitair materiaal, kleine bureaubenodigdheden In dat opzicht behoren de meeste door de Dienst public relations en protocol (CGPR) aangeboden geschenken tot de categorie van de symbolische geschenken. Deze voorbeelden zijn niet exhaustief maar vormen een aanwijzing voor de keuze van een geschenk. In sommige omstandigheden moeten de personeelsleden een waardevoller geschenk ontvangen of geven om culturele, protocollaire of diplomatieke redenen. Zo n geschenk weigeren zou aldus als beledigend of moeilijk kunnen worden beschouwd.

7 DGS/DSI/ INTERN 7/25 In dat geval, wanneer het niet mogelijk is het geschenk op diplomatieke wijze terug te geven, moet het worden overhandigd aan de federale politie en kan het niet worden beschouwd als eigendom van het personeelslid. Of het nu gaat om een ontvangen of te overhandigen geschenk, de personeelsleden brengen hun hiërarchische overste schriftelijk op de hoogte van het ontvangen of aan te bieden geschenk. Wanneer het geschenken betreft die niet tot de hierboven beschreven categorie van de kleine symbolische geschenken behoren, worden ze geïnventariseerd en door de betrokken DG of CG voor zijn diensten bewaard. Wanneer die geschenken op een gegeven moment niet meer kunnen worden bewaard op het niveau van de diensten van de DG of CG, worden ze overgebracht naar het Museum van de geïntegreerde politie dat ze inventariseeert of worden ze overhandigd aan de sociale dienst van de geïntegreerde politie die ze op gepaste wijze gebruikt. Wat de waarde van het aan te bieden geschenk betreft, is het niet mogelijk om een precies referentiebedrag te bepalen. Om af te bakenen wat aanvaardbaar is, moet echter rekening worden gehouden met de volgende parameters: de status (functie, positie, ) van de persoon die het geschenk krijgt of geeft, de context, het risico op belangenconflicten, de besparing van middelen, Tot slot kan in geval van twijfel over de aan te nemen houding de problematiek voor advies worden voorgelegd aan het expertise- en adviespunt integriteit bij de Directie van de interne relaties (DGS/DSI) Personeelslid dat tijdens een reis naar het h buitenland wordt vergezeld door naasten Onverminderd het vrij verkeer van personen, is het in het kader van de opdrachten in het buitenland van operationele aard (internationale rogatoire commissie, repatriëring ) voor het personeelslid niet toegestaan om met een naaste (bv. echtgenoot, kind, vriend ) te reizen. Daarentegen, in het kader van administratieve opdrachten in het buitenland (in het buitenland gevolgde opleiding, conferentie, vergaderingen Europol, Interpol, CEPOL ) kan het voor het personeelslid worden toegestaan met een naaste (bv. echtgenoot, kind, vriend ) te reizen. Daartoe moet het: over een uitnodiging beschikken gericht aan de begeleidende persoon; vooraf en expliciet zijn overheid ervan op de hoogte brengen dat het vergezeld van een naaste zal reizen en dit op eigen kosten; schriftelijk de Directie van de financiën (DGS/DSF) de zorg voor de aankoop van het (de) bijkomende ticket(s) voor die naaste toevertrouwen. Daartoe moet het personeelslid het nummer van zijn te debiteren kredietkaart meedelen. Zo niet moet het personeelslid zelf het (de) ticket(s) van de begeleidende persoon kopen. De staat zal in geen geval de reiskosten van de naaste voorfinancieren; de eventuele meerkosten op zich nemen (bv. ontbijt) voor de hotelkamer die het personeelslid deelt met de naaste die het personeelslid vergezelt (zie punt IV.2.1 van onderhavige nota); erop toezien dat de aanwezigheid van een naaste zijn beschikbaarheid voor de opdracht in het buitenland niet aantast Opdracht in het buitenland voorafgegaan of gevolgd door een privéverblijf ter plaatse Het personeelslid dat zijn opdracht in het buitenland vooraf wil laten gaan door of wil verlengen met een privéverblijf ter plaatse (weekend, rust, jaarlijks vakantieverlof) moet: vooraf het expliciete akkoord van zijn overheid krijgen; aan DGS/DSF de data van de opdracht in het buitenland en de data van het privéverblijf in het buitenland meedelen. Op die manier kan DGS/DSF: - het (de) ticket(s) voor de heen- en terugreis kopen (betaald door de politie) voor de door de betrokkene gevraagde data; - het hotel boeken voor de door de opdracht gedekte periode; erop toezien dat de combinatie van de opdracht en het privéverblijf in geen geval zijn beschikbaarheid voor de opdracht in het buitenland aantast en dat dit geen kosten met zich meebrengt voor de organisatie. De mogelijkheid om een privéverblijf in het buitenland te combineren met een officiële opdracht kan alleen worden toegekend voor de administratieve opdrachten (in het buitenland gevolgde opleiding, conferentie, vergadering Europol, Interpol, CEPOL, ) en niet voor de opdrachten van operationele aard.

8 DGS/DSI/ INTERN 8/25 Als aan die voorwaarden is voldaan, kunnen er zich twee mogelijkheden voordoen: Het privéverblijf gaat de opdracht vooraf: de opdracht begint ter plaatse in het buitenland op het moment (dag en tijdstip) waarop en de plaats waar het personeelslid effectief met de concrete uitvoering van zijn opdracht (opleiding, vergadering, ) aanvangt. Alleen de opdracht ter plaatse en de verplaatsing terug worden met een dienstprestatie gelijkgesteld. De heenreis en de ter plaatse doorgebrachte vakantie behoren tot de privésfeer en geven daarom tot geen enkele aanrekening van uren noch tot het toekennen van de forfaitaire vergoeding of een tussenkomst in logementskosten of andere kosten aanleiding. De personeelsleden die voor de aanvang van de opdracht een privéverblijf ter plaatse voorzien, kunnen bij een ongeval gedurende de heenreis en het privéverblijf ook niet onder de voorwaarden van een arbeidsongeval vallen; De opdracht in het buitenland gaat het privéverblijf vooraf: de opdracht ter plaatse in het buitenland is afgelopen op het moment (dag en tijdstip) waarop en de plaats waar de concrete uitvoering van de opdracht (opleiding, vergadering ) beëindigd wordt. Enkel de verplaatsing heen en de opdracht ter plaatse worden met een dienstprestatie gelijkgesteld. De ter plaatse doorgebrachte vakantie en de terugreis behoren tot de privésfeer en geven daarom tot geen enkele aanrekening van uren noch tot het toekennen van de forfaitaire vergoeding of een tussenkomst in logementskosten of andere kosten aanleiding. De personeelsleden die hun verblijf ter plaatse voor privéredenen verlengen na het beëindigen van de opdracht, kunnen bij een ongeval tijdens dit privéverblijf en de terugreis ook niet onder de voorwaarden van een arbeidsongeval vallen. Opmerking betreffende het dienstpaspoort (gebruikt in het kader van de opdrachten in het buitenland) en het privépaspoort (gebruikt in het kader van een privéreis): het personeelslid dat een privéverblijf in het buitenland en een opdracht ter plaatse wil combineren, moet bijzondere aandacht schenken aan de reglementering inzake paspoorten en visa! Voor meer informatie moet het personeelslid contact opnemen met de ambassade van het land van bestemming. [w.g.] HCP Catherine DE BOLLE Commissaris-generaal

9 DGS/DSI/ INTERN 9/25 I. Coördinatie van de tijdelijke buitenlandse opdrachten Bijlage 1 Hierna staan de budgettair verantwoordelijken die reeds in het verleden werden aangeduid (nietexhaustieve lijst). Internationale rogatoire commissies: DGJ/Mgt Spotters: DGA/DAO Frontex: DGA/DAO Repatriëringsopdrachten (DEPA/ANAD): DGA/LPA BruNat Dienst Verwijderingen Crossboarder Surveillance Workgroup: CG/CGSU Tijdelijke opdrachten ten laste van het Europees buitengrenzenfonds en het terugkeerfonds: DGA/Mgt EU- of VN-opdrachten met humanitair en/of politioneel karakter (crisismanagement): CG/CGI Europol: CG/CGI Interpol: CG/CGI CEPOL: DGS/DSE Voor de meest recente lijst van budgettair verantwoordelijken met bijhorend type van zending kunt u de site Polsupport raadplegen ( / Portal: Pol Info Intranet > Steun en beheer (Polsupport) > Budget en financiën > Dienst financiën).

10 DGS/DSI/ INTERN 10/25 II. Rapportage van de d administratieve zendingen Minimale gegevens: Voornaam en naam Graad Identificatienummer Dienst Contactgegevens Plaats zending Periode + duur zending Het eigenlijke verslag Mogelijke geïnteresseerden Bijlage 2 Een overzicht van de activiteiten en het doel van de zending worden beknopt omschreven (in een 10- tal lijnen). Men verwacht dat het nut en de meerwaarde van de missie voor de eigen dienst en voor de federale politie in haar geheel geduid wordt. Het doel is informatie-uitwisseling, zoals reeds in voege voor CEPOL-opleidingen. Wanneer een zending samengesteld is uit meerdere deelnemers, volstaat één gezamenlijk goedgekeurd verslag. Onderaan het verslag wordt door de zendeling aangegeven welke diensten (binnen of buiten de politie) eventueel geïnteresseerd kunnen zijn. Het verslag wordt binnen de maand na afloop van de zending voor goedkeuring voorgelegd aan de directeur van de dienst. Het elektronische document, samen met eventuele documentatie, wordt, na goedkeuring door de directeur, overgemaakt aan het Politioneel kennis- en expertisecentrum (DGS/DSEK). Nieuwe zendingsaanvragen kunnen geweigerd worden indien het betrokken personeelslid het verslag van een voorgaande missie niet binnen een redelijke termijn levert. De verslagen worden in functie van de vertrouwelijkheidsgraad ter beschikking gesteld via PolDoc. Op die manier wordt een maximale informatie-uitwisseling en een breed toegankelijk platform gegarandeerd.

11 DGS/DSI/ INTERN 11/25 III. III.1. III.2. III.3. III.4. III.4.1. De administratieve procedure bij tijdelijke buitenlandse opdrachten De aanvraag kostenraming voor tijdelijke buitenlandse opdracht Bijlage 3 Het personeelslid dient via mail een aanvraag kostenraming voor reizen naar het buitenland aan DSF/Travel te bezorgen. DSF/Travel maakt op basis van de door het personeelslid geleverde gegevens een kostenraming over aan het personeelslid. De aanvraag tot het uitvoeren van een tijdelijke buitenlandse opdracht De zendingsaanvraag F-044 moet gebruikt worden door de personeelsleden van de federale politie. Het personeelslid noteert hierop alle gekende gegevens van de tijdelijke opdracht en een raming van alle kosten, zodat een degelijke evaluatie kan worden uitgevoerd. Hij ondertekent zijn aanvraag en laat deze ook voor goedkeuring tekenen door zijn dienstchef (gedefinieerd als CG, DG, directeur, DirJud, DirCo of gelijkwaardige overheid). De zendingsaanvraag wordt vervolgens voor evaluatie naar de budgettair verantwoordelijke (zie 2.2.1: eindbeoordelaar) gestuurd. Deze bepaalt de voorwaarden waaronder de tijdelijke opdracht mag gebeuren en verleent (of weigert) de toelating om ze uit te voeren. Daarna stelt hij het personeelslid in kennis van de beslissing en stuurt de zendingsaanvraag naar DSF/Travel. DSF/Travel onderneemt de nodige acties inzake reservaties (vliegtuig, vervoer, logement,...) en kent een nummer toe aan de aanvraag. Dit nummer, Voyager-nummer genoemd, dient als referentie vermeld te worden op alle formulieren en briefwisseling betreffende deze zending. Wijziging of annulatie van de tijdelijke buitenlandse opdracht Bij wijzigingen en/of indien de tijdelijke opdracht niet doorgaat, zal het personeelslid: onmiddellijk DSF/Travel verwittigen (per fax: 02/ of dgs.dsf.travel@police.be); de eventueel niet gebruikte tickets en/of de tickets voor tijdelijke opdrachten die niet zijn doorgegaan, onmiddellijk overmaken aan DSF/Travel; de hotelkamer tijdig annuleren. Hiertoe zal hij de annulatievoorwaarden opgegeven door het hotel (vermeld op de voucher) volgen. Het nummer van de bevestiging van de annulatie zal hij bijhouden als bewijsstuk; indien de federale politie ingevolge een nalatigheid van het personeelslid een no-show fee (= de kostprijs van de eerste nacht) wordt aangerekend, kan dit bedrag ten laste worden gelegd van het personeelslid. De kostennota Rol van het personeelslid Na de uitvoering van de tijdelijke opdracht dient het personeelslid een kostennota in te vullen en over te maken aan zijn dienstchef (zie III.2). Hierna wordt besproken welke kosten op basis van bewijsstukken worden terugbetaald: Transportkosten Het personeelslid verkrijgt via DSF/Travel zijn vervoersvoucher. Indien deze tussenkomst omwille van operationele redenen niet kon, kan een tussenkomst in de transportkosten enkel indien een origineel bewijsstuk kan worden voorgelegd. Gebruik van een dienstvoertuig of huurvoertuig Brandstof en kosten voor het gebruik van autosnelwegen ( péage ), brug, overzetboot of tunnel, het parkeren in een parkeergarage en het gebruik van een parkeermeter worden terugbetaald. Privévoertuig Bij gebruik van het privévoertuig, om vervolgens het openbaar vervoer te nemen, zullen parkeerkosten in de parking van de nationale luchthaven of een regionale luchthaven, van een containerhaven aan de kust of een spoorwegterminal worden terugbetaald. Indien het privévoertuig werd gebruikt, zullen, naast de kilometervergoeding, de kosten voor het gebruik van autosnelwegen ( péage ), brug, overzetboot of tunnel, het parkeren in een parkeergarage en het gebruik van een parkeermeter worden terugbetaald. Taxi Taxikosten worden terugbetaald na voorlegging van een betaalbewijs of bij gebreke hiervan, op basis van een verklaring in het vak Verklaring van de kostennota F-049.

12 DGS/DSI/ INTERN 12/25 III.4.2. III.4.3. Logementskosten Het personeelslid verkrijgt via DSF/Travel een overnachtingsvoucher. Indien deze tussenkomst omwille van operationele redenen niet kon, kan een tussenkomst in de logementskosten enkel indien een origineel bewijsstuk 1 kan worden voorgelegd. De berekening gebeurt zoals beschreven in bijlage 4, punt IV.1.6. Het overschrijden van de lijst van Buitenlandse Zaken impliceert een goedkeuring van de budgettaire verantwoordelijke (zie 2.2.1: eindbeoordelaar). Internationale telefoongesprekken of andere vormen van internationale telecommunicatie Enkel mits specifieke goedkeuring van de budgettair verantwoordelijke (zie 2.2.1: eindbeoordelaar). Rol van de dienstchef Wanneer de dienstchef (zie definitie III.2) gevraagd wordt een kostennota te tekenen, voert hij een nauwkeurige controle uit over de juistheid van de gegevens aan de hand van de aanvraag voor een tijdelijke opdracht, de bewijsstukken en de geleverde prestaties. De dienstchef bevestigt door zijn handtekening ( Gezien voor uitvoering van de prestatie ) dat de tijdelijke opdracht effectief werd uitgevoerd. Hij wordt hierdoor een gemachtigd ordonnateur, waardoor hij kan worden geroepen verantwoording af te leggen tegenover het Rekenhof. Na deze controle maakt hij de kostennota over aan DSF/Missions. Rol van DSF/Missions Het personeelslid heeft gee g een voorschot gevraagd: de rechten worden berekend en betaald 20 werkdagen na ontvangst van de volledig ingevulde kostennota; indien bij nazicht van de kostennota blijkt dat het dossier niet in orde is, zullen steeds de nietbetwistbare rechten worden betaald; indien de tijdelijke opdracht niet doorging, en het personeelslid heeft gebruikgemaakt van zijn corporate card VISA om cash geld op te nemen, dan worden de kosten van de geldafname op basis van een kostennota terugbetaald. Het personeelslid heeft een voorschot ontvangen: indien bij nazicht van de kostennota blijkt dat de kostennota niet in orde is, zal deze met een opmerkingsblad worden teruggestuurd; het saldo van de financiële rechten of de terugbetaling van kosten zal worden verrekend: - bij een positief saldo zal dit worden uitbetaald; - bij een negatief saldo zal de rekenplichtige van de federale politie dit terugvorderen; bij een terugvordering van te veel ontvangen vergoedingen door de rekenplichtige van de federale politie, zal het personeelslid dit bedrag binnen de 30 kalenderdagen terugstorten; indien het betaalde voorschot groter is dan de berekende rechten (na ontvangst kostennota) en het personeelslid heeft dit bedrag één (1) maand na de 2de herinnering ( ) nog niet terugbetaald, zal DSF het dossier ter recuperatie overmaken aan de FOD Financiën, Administratie der Domeinen. Cf.: 1. B.W. Art.1235 en 1376 tot en met Artikel 114 van de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale staat. 1 Indien u nog niet in het bezit bent van uw factuur van BCC Corporate NV (VISA) om de gebruikte wisselkoers te kennen, kan u zich aanmelden op de site Het volstaat een afdruk te maken van de uitgaven en deze toe te voegen aan uw hotelfactuur.

13 DGS/DSI/ INTERN 13/25 IV. IV.1. IV.1.1. Kosten en vergoedingen Reglementering betreffende de tijdelijke opdrachten Bijlage 4 Opdat men van een tijdelijke opdracht kan spreken, moet het personeelslid voordien richtlijnen gekregen hebben om zich naar het buitenland te begeven om, eenmaal op deze plaats toegekomen, er een opdracht uit te voeren. Het enkele feit de grens terloops te moeten overschrijden in het kader van de uitvoering van een opdracht die in principe in België moet verlopen of waarvan voordien niet bepaald is dat ze buiten de grenzen verdergezet zou worden, is op zich niet voldoende om onder het regime van de tijdelijke opdracht te vallen. Op dergelijke dienstverplaatsingen, alsook op degene die niet meer dan 7 uur (van vertrek uit tot aankomst in de gewone plaats van het werk (GPW)) duren, wordt het gewone vergoedingsstelsel voor het binnenland toegepast. Alle informatie betreffende de vergoedingen voor tijdelijke opdrachten is beschikbaar in de artikelen XI.IV.36 tot en met XI.IV.48, RPPol, en de artikelen XI.25 tot en met XI.32, UBPol. Het vergoedingsstelsel verschilt volgens de duur van de opdracht: opdracht uitgevoerd op één of twee kalenderdagen; of opdracht uitgevoerd op méér dan twee kalenderdagen. Vergoedingsstelsel van een opdracht uitgevoerd op meer dan twee kalenderdagen De dagelijkse forfaitaire vergoeding (DFV) Het personeelslid kan tijdens zijn tijdelijke opdracht in bepaalde gevallen een dagelijkse forfaitaire vergoeding genieten. Dit bedrag dekt de maaltijden, drank en kleine uitgaven (ontspanning, hygiëne, onderhoud kleding en uitrusting, plaatselijk vervoer binnen de stadsgrenzen, privételefoongesprekken, fooien, lokale taksen, ). Het bedrag is forfaitair bepaald per land (soms zelfs per stad) en volgens de tabellen van de FOD Buitenlandse Zaken in een Ministerieel Besluit; DSJ publiceert elke nieuwe versie op Portal. De bedragen bedoeld voor ambtenaren van de Centrale Administratie zijn van toepassing. Dag van vertrek Als de tijdelijke opdracht aanvangt voor uur, wordt een halve dagelijkse forfaitaire vergoeding (DFV) toegekend. Indien de werkelijk betaalde kosten hoger zijn dan deze halve DFV, kunnen ze op basis van bewijsstukken terugbetaald worden met een maximum van: maximum 10% van de DFV voor het ontbijt; maximum 30% van de DFV voor het middagmaal; maximum 40% van de DFV voor het avondmaal; maximum 20% van de DFV voor kleine uitgaven. Indien de tijdelijke opdracht aanvangt om uur of erna, is er geen maaltijdvergoeding. Kleine uitgaven kunnen vergoed worden op basis van bewijsstukken en met een maximum van 20% van de DFV. Per dag in het buitenland tussen de kalenderdagen van vertrek en terugkeer Per kalenderdag tussen de twee kalenderdagen van vertrek en terugkeer wordt één DFV toegekend. Dag van terugkeer Indien de terugkeer van de tijdelijke opdracht na uur eindigt, wordt een halve DFV toegekend. Indien de werkelijk betaalde kosten hoger zijn dan deze halve DFV, kunnen ze op basis van bewijsstukken terugbetaald worden met een maximum van: maximum 10% van de DFV voor het ontbijt; maximum 30% van de DFV voor het middagmaal; maximum 40% van de DFV voor het avondmaal; maximum 20% van de DFV voor kleine uitgaven. Indien de tijdelijke opdracht om uur eindigt of vroeger, dan is er geen maaltijdvergoeding. Kleine uitgaven kunnen vergoed worden op basis van bewijsstukken en met een maximum van 20% van de DFV. Beperking of inhouding van de dagelijkse forfaitaire vergoeding Indien één of meer maaltijden gratis verkregen werden, wordt de dagvergoeding naar verhouding beperkt. Gratis verkregen maaltijden geven geen recht op vergoedingen. Zo zal het personeelslid dat gratis een ontbijt, middagmaal en avondmaal krijgt, slechts recht hebben op 20% van de DFV voor

14 DGS/DSI/ INTERN 14/25 IV.1.2. IV.1.3. IV.1.4. kleine uitgaven, tenzij ook die rechtstreeks ten laste zijn genomen door de federale politie of een derde of men er niet aan kon worden blootgesteld (bv.: ontbijt begrepen in de prijs van het logement). De personeelsleden in die toestand zijn verplicht om dat te melden op de formulieren ad hoc, opdat hun vergoeding correct wordt berekend. Zij die dat nalaten, stellen zich bloot aan tucht- en strafrechtelijke vervolging. Deze regel geldt ook voor de volgende punten. Vergoedingsstelsel van een opdracht uitgevoerd op één kalenderdag Voor de dienstreizen naar het buitenland met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal, wordt een volledige forfaitaire dagvergoeding toegekend indien de afwezigheid minstens tien uren bedraagt. Indien de afwezigheid minder dan tien uren 2 bedraagt, geschiedt de terugbetaling op basis van de reële kosten op voorlegging van de bewijsstukken met een maximum van: - ontbijt: 10% van de forfaitaire dagvergoeding; - middagmaal: 30% van de forfaitaire dagvergoeding; - avondmaal: 40% van de forfaitaire dagvergoeding; - kleine uitgaven: 20% van de forfaitaire dagvergoeding. Vergoedingsstelsel van een opdracht uitgevoerd op twee opeenvolgende kalenderdagen Indien de tijdelijke opdracht uitgevoerd wordt op twee opeenvolgende kalenderdagen, en indien: de afwezigheid minder dan tien uren bedraagt of begrepen is tussen uur en uur, gebeurt de terugbetaling op basis van de opgelopen reële kosten op voorlegging van betalingsbewijzen en volgens de formule bedoeld in punt IV.1.2; de afwezigheid minstens tien uren bedraagt waarbij minder dan acht uren buiten de periode tussen uur en uur vallen, gebeurt de terugbetaling op dezelfde manier; de afwezigheid minstens tien uren bedraagt waarbij meer dan acht uren buiten de periode tussen uur en uur vallen, wordt een forfaitaire vergoeding die een afwezigheidsdag dekt, toegekend. Indien de duur van de afwezigheid zo is dat men blootgesteld is aan kosten voor meer dan één ontbijt, één middagmaal of één avondmaal, wordt het dagelijks bedrag van de vergoeding, per betrokken maaltijd, verhoogd volgens de formule bedoeld in punt IV.1.2. Indien er werkelijk prestaties uitgevoerd worden tussen uur en uur wordt het bedrag van de dagelijkse vergoeding verhoogd met het bedrag voorzien voor een nachtmaaltijd in tabel 1 in bijlage 9 RPPol (nachtmaaltijd binnenland). Voor de toepassing van de bovenstaande regels wordt de terugbetaling van iedere maaltijd enkel toegestaan voor zover het personeelslid een tijdelijke opdracht uitvoerde gedurende de overeenstemmende maaltijdperiode bedoeld in artikel XI.18 UBPol. Nog enkele algemene bepalingen betreffende de dagelijkse forfaitaire vergoeding (DFV). De bedragen van de DFV zijn die vastgesteld bij Ministerieel Besluit (MB) van de minister van Buitenlandse Zaken. Dat M.B. wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad alsook op Portal. Bedragen kunnen dus veranderen; het toepasselijk bedrag is dat van het tijdstip van de uitvoering van de dienstreis. De bedragen uitgekeerd aan het personeelslid, worden aan de hand van de gemiddelde wisselkoers van de maand die aan het vertrek voorafgaat, berekend. De gemiddelde wisselkoers is: voor de valuta waarvan de dagkoers in de financiële pers wordt gepubliceerd, de koers die overeenstemt met het rekenkundige gemiddelde van de dagkoers van de bankbiljetten; voor de andere valuta, de advieskoers zoals gepubliceerd in de financiële pers aan het einde van de maand die aan het vertrek voorafgaat. De forfaitaire vergoeding verschuldigd voor de dag van het vertrek op opdracht, is die van de plaats waar de tijdelijke opdracht moet worden vervuld. Tijdens een tijdelijke opdracht met verschillende bestemmingen in eenzelfde land, als er meerdere forfaitaire dagvergoedingen van toepassing zijn, bepaalt de vergoeding van de plaats waar de nacht werd doorgebracht voorafgaand aan de verandering van bestemming, de vergoeding van de volgende dag. Bij gebreke hieraan wordt het personeelslid vergoed op basis van de hoogste forfaitaire vergoeding. 2 Minder dan 10 maar meer dan 7 uren. Bij een dienstverplaatsing naar het buitenland die 7 uren of minder bedraagt, is het binnenlandse vergoedingsstelsel van toepassing.

15 DGS/DSI/ INTERN 15/25 IV.1.5. IV.1.6. Als de tijdelijke opdracht het doorkruisen van verschillende landen gedurende dezelfde dag met zich meebrengt, wordt het personeelslid vergoed op basis van de hoogste forfaitaire vergoeding van de doorkruiste landen. Bij een gewone tijdelijke opdracht (die geen uitstaans heeft met vaste diensten in het buitenland, cf. artikel XI.28 UBPol) worden NOOIT verhoogde vergoedingen toegestaan uit hoofde van het feit dat een naaste van het personeelslid hem of haar vergezelt, ook niet indien voor die aanwezigheid op zich door de bevoegde overheid de toestemming was verleend. Bijkomende kosten De uitzonderlijke kosten zoals internationale telefoonverbindingen voor de dienst of andere niet door de forfaitaire dagvergoeding of door de vergoeding tot dekking van de logementskosten gedekte uitzonderlijke uitgaven die, door de aard van de opdracht of door overmacht, niet konden worden vermeden, kunnen op vertoon van bewijsstukken worden terugbetaald hetzij bij beslissing van de minister hetzij van de door hem hiertoe gemachtigde overheid. Kleine bijkomende onkosten die voortkomen uit opdrachten van gerechtelijke politie worden overigens geacht gedekt te zijn door de maandelijkse vergoeding voor werkelijke onderzoekskosten, indien het betrokken personeelslid die geniet. Bovendien, als de lokale dienstcommunicaties en/of de verplaatsingen in het land van bestemming toenemen zodanig dat de gemaakte kosten de helft van het deel van de forfaitaire dagvergoeding dat geacht wordt de kleine uitgaven te dekken (zijnde 20% van de DFV, de helft daarvan maakt 10%), overschrijden, kunnen die kosten, mits het akkoord van de overheid aangewezen door de minister, en op vertoon van een ticket, een rekening of een ontvangstbewijs bij gebreke hiervan, op basis van een verklaring over de omvang van die kosten het voorwerp uitmaken van een bijkomende terugbetaling. In de voornoemde gevallen is de bevoegde overheid, aangewezen door de minister voor de federale politie: - de officier of Niv A, aangewezen door de DGJ, indien een personeelslid van zijn algemene directie daarbij betrokken is; - enkel voor wat de lokale dienstcommunicaties en/of verplaatsingen van personeelsleden VDNL/BRUNAT betreft, hun officier belast met het personeelsbeheer; - de DGS in alle andere gevallen; - indien een van die overheden zelf is betrokken, komt hun bevoegdheid toe aan de onmiddellijk hogere hiërarchische overheid. Voor een DG is dat de CG. Voor de CG is dat de minister of het lid van zijn beleidscel die hij aanwijst (artikel XI.IV.45 en XI.IV.46, RPPol, juncto artikels XI.29, XI.30 en XI.22, 6, UBPol). Logementskosten Logementskosten uit hoofde van tijdelijke opdrachten worden uiteraard slechts terugbetaald voor zover zij niet rechtstreeks ten laste zijn genomen. Raadpleeg hiervoor de Travel Policy. Wat volgt, geldt dus enkel in andere gevallen. De logementskosten worden terugbetaald binnen de perken van de maximumbedragen per overnachting op basis van de werkelijk gemaakte kosten en op vertoon van facturen en betalingsbewijzen. Die maximumbedragen zijn dezelfde als de bedragen die worden toegekend aan de afgevaardigden en de ambtenaren die onder het ministerie van Buitenlandse Zaken, van Buitenlandse Handel en van Ontwikkelingssamenwerking ressorteren, wanneer zij belast zijn met een officiële opdracht in het buitenland of wanneer zij in de internationale commissies zetelen. Die maximumbedragen zijn bepaald in hetzelfde M.B. als waarin de DFV zijn vastgesteld (cf. supra). Onder logementskosten moet worden verstaan, de logementskosten in de strikte zin, met name de kost van de overnachting, inclusief taksen maar met uitzondering van de strijkdienst en andere bijkomende kosten voor hoteldiensten. Enkel de kosten voor een eenpersoonskamer kunnen in rekening worden gebracht. De kosten voor een tweepersoonskamer kunnen echter in rekening worden genomen wanneer: het tarief voor een tweepersoonskamer dit voor een eenpersoonskamer niet overschrijdt; een tweepersoonskamer moest worden genomen gelet op de onbeschikbaarheid van een eenpersoonskamer. Overschrijdingen van die maximumbedragen kunnen enkel worden toegestaan als het noodzakelijk is dat het personeelslid in een welbepaald hotel verblijft ingevolge de bijzondere omstandigheden van de opdracht of wanneer het hotel ambtshalve en op initiatief door de buitenlandse overheden werd gereserveerd, onder meer in het raam van internationale vergaderingen of conferenties.

16 DGS/DSI/ INTERN 16/25 IV.2. IV.2.1. IV.2.2. IV.2.3. De overheid gemachtigd om zich uit te spreken over de inaanmerkingneming van deze overschrijdingen is de overheid die de dienstverplaatsing beveelt. Travel Policy Beleid Algemene bepalingen Het objectief is de kosten te verminderen door een evenwicht te vinden tussen het welzijn en de veiligheid van de personeelsleden en de aard van de uit te voeren opdracht. Alle logementen en transportmiddelen worden rechtstreeks gereserveerd en betaald door het reisbureau van de federale politie (DSF/Travel). De cel repatriëringen BruNat en het FAST bij DGJ/DJF zijn eveneens bevoegd voor rechtstreekse reservaties transport en hotel in het kader van hun specifieke opdrachten. De lokale politie kan voor zijn buitenlandse opdrachten een beroep doen op het reisbureau van de federale politie (DSF/Travel). Voor de uitvoering van internationale rogatoire opdrachten is het inschakelen van het reisbureau van de federale politie verplicht. Indien een buitenlandse opdracht NIET kan doorgaan, zal het personeelslid dit onmiddellijk laten weten aan het reisbureau van de federale politie. De federale politie zal geen enkele kost ten laste nemen voor naasten die meereizen op initiatief van het personeelslid. - Het reisbureau kan, indien gewenst, een ticket boeken voor dezelfde vlucht en deze laten aanrekenen op de persoonlijke kredietkaart van het personeelslid. - Het reisbureau kan eveneens, indien gewenst, een double kamer boeken, maar de meerkost tussen de double en single kamer zal gerecupereerd worden op de forfaitaire dagvergoeding. Onverminderd het vrij verkeer van personen, is het meereizen van naasten bij reizen met operationeel karakter verboden. Frequent Flyer programma : het bekomen van punten of miles op de persoonlijke Frequent Flyer kaart op basis van de door de federale politie afgeleverde reisbiljetten is verboden. Bij ongeval, dringende medische verzorging of hospitalisatie zal het personeelslid onverwijld: - de maatschappij contacteren die de medische bijstandverzekering aanbiedt; - de federale politie (CGO-CGOT/Permanentie: 02/ ) contacteren die vervolgens de medische dienst en de hiërarchische overste van het personeelslid inlicht. Planning buitenlandse opdrachten en de aanvraag kostenraming De federale politie streeft naar een optimalisering inzake administratieve vereenvoudiging gepaard met een controle op de kosten bij buitenlandse opdrachten. Elk personeelslid dat buitenlandse opdrachten wenst uit te voeren, dient een kostenraming aan te vragen bij het reisbureau van de federale politie (DSF/Travel). Op basis van deze raming kan de dienstchef (zie definitie III.2) de opportuniteitsbeslissing nemen of de dienstreis zal worden uitgevoerd of niet. Het reisbureau zal pas vervoer- en/of hotelvouchers afleveren aan het personeelslid na in het bezit te zijn gesteld van een door de dienstchef en de budgettair verantwoordelijke (zie 2.2.1: in principe dienstchef= eerste beoordelaar en budgettair verantwoordelijke= eindbeoordelaar) en goedgekeurde zendingsaanvraag. Het reisbureau kan competitieve prijzen bekomen indien de boeking méér dan 1 maand voor vertrek kan gebeuren. Voor dienstreizen uitgevoerd met een dienstvoertuig op 1 of 2 dagen zonder hotelkosten wordt géén zendingsaanvraag opgemaakt. Transport De aspecten tijdsduur van de verplaatsing en de kostprijs zijn doorslaggevend. Hierdoor kan een aanpassing aan de gevraagde reisweg worden opgelegd door het reisbureau indien deze tijd- en kostenbesparend is. Air Travel Vliegtuigreizen worden uitgevoerd in tourist of economy class. Reizen in business class kan enkel na een schriftelijke toestemming door de dienstchef en de budgettair verantwoordelijke (zie 2.2.1: in principe dienstchef= eerste beoordelaar en budgettair verantwoordelijke= eindbeoordelaar) als: de duur van het traject de zeven (7) uren overschrijdt; de aard van de opdracht of het belang van de dienst het vereist.

17 DGS/DSI/ INTERN 17/25 a. Gebruik van low low-cost carriers Indien de aard van de opdracht het toelaat, zal er ook gebruikgemaakt worden van low-cost carriers. Hierbij dient evenwel rekening gehouden te worden met de in België en in het land van de opdracht gesitueerde regionale luchthavens ten opzichte van de plaats van het vertrek en de plaats van de opdracht. b. Open tickets (genre Bflex van Brussels Airlines) Bij operationele opdrachten (rogatoire opdrachten, Frontex, ) kan het aangewezen zijn om dit type tickets te boeken. Niettegenstaande hun kostprijs hoger ligt, kunnen eventuele hotelkosten en vergoedingen worden vermeden bij een vervroegd einde van de opdracht. c. Maaltijden aan boord van het vliegtuig Inbegrepen maaltijden aangeboden tijdens de vlucht dienen als gratis aangevinkt te worden op de kostennota. d. Upgrades Upgrades kunnen worden verkregen indien deze beschikbaar zijn zonder meerkost of als het business ticket aan dezelfde prijs als economy kan worden bekomen. e. Downgrades Inruilen van een business ticket voor een extra ticket ten gunste van naasten of een niet personeelslid is verboden. f. Afgeschafte reizen of niet gebruikte tickets De personeelsleden moeten de niet-gebruikte tickets en/of de tickets voor opdrachten die niet zijn doorgegaan, onmiddellijk overmaken aan het reisbureau van de federale politie. Rail Travel Bij gebruik van internationale treinen zal 1ste klas worden gereisd. Bij gebruik van een hogesnelheidstrein zal 2de klas of in een daaraan gelijkgestelde klasse worden gereisd. Indien de tijdsperiode 00:00 tot en met 05:00 uur volledig begrepen is in de tijdsduur van het traject, zal een ligplaats in een slaapwagen worden gereserveerd (indien gevraagd en beschikbaar). Verplaatsingen tot 500 km worden uitgevoerd met de trein, tenzij het gebruik van een dienstvoertuig om operationele redenen noodzakelijk is of goedkoper is door het aantal deelnemers. Car Travel a. Dienstvoertuig Het gebruik van dienstvoertuigen wordt aanbevolen indien het traject naar de plaats van de opdracht kleiner is dan 500 km. Brandstof en kosten voor het gebruik van autosnelwegen ( péage ), brug, overzetboot of tunnel, het parkeren in een parkeergarage en het gebruik van een parkeermeter worden terugbetaald. b. Huurvoertuig Het gebruik van een huurvoertuig kan maar worden toegelaten indien het traject naar de plaats van de opdracht kleiner is dan 500 km en als er geen dienstvoertuig beschikbaar was of indien een ander type vervoer (vliegtuig / trein) duurder is. Er zal door het reisbureau waarmee de federale politie samenwerkt, enkel wagens van het type C (compact) of E (economy) worden gehuurd. Het gebruik van huurvoertuigen op de plaats van de opdracht kan enkel toegelaten worden indien het plaatselijk openbaar transport en/of taxi onbeschikbaar is, of dat het gebruik ervan omwille van dienstredenen niet wenselijk is. Het is de overheid die de opdracht goedkeurt die hierover beslist. Brandstof en kosten voor het gebruik van autosnelwegen ( péage ), brug, overzetboot of tunnel, het parkeren in een parkeergarage en het gebruik van een parkeermeter worden terugbetaald. c. Privévoertuig Het gebruik van het privévoertuig kan maar worden toegelaten indien het traject naar de plaats van de opdracht kleiner is dan 500 km en wanneer er geen dienstvoertuig beschikbaar was of indien een ander type vervoer (vliegtuig / trein / huurvoertuig) duurder is. Bij gebruik van het privévoertuig om vervolgens het openbaar vervoer te nemen, zullen parkeerkosten in de parking van de nationale luchthaven of een regionale luchthaven, van een containerhaven aan de kust of een spoorwegterminal worden terugbetaald.

18 DGS/DSI/ INTERN 18/25 IV.2.4. IV.2.5. Indien het privévoertuig werd gebruikt zullen, naast de normale kilometervergoeding, de kosten voor het gebruik van autosnelwegen ( péage ) brug, overzetboot of tunnel, het parkeren in een parkeergarage en het gebruik van een parkeermeter worden terugbetaald. Zie ook nota DGS/DSJ-D69/10 van 22 december 2010: Omniumverzekering Ethias voor privévoertuigen. d. Taxi Het gebruik van een taxi is toegestaan: - voor het traject in het buitenland tussen de luchthaven en het hotel of de plaats waar de opdracht uitgevoerd moet worden, en omgekeerd; - voor het traject tussen twee terminals, bij overstap; - voor trajecten die uitgevoerd worden op de plaats van de opdracht indien het plaatselijk openbaar transport onbeschikbaar is of het gebruik ervan omwille van dienstredenen niet wenselijk is. Taxikosten worden terugbetaald na voorlegging van een betaalbewijs of bij gebreke hiervan, op basis van een verklaring in het vak Verklaring van de kostennota F-049. Hotels Indien de aard van de opdracht het mogelijk maakt om gratis of aan kostprijs te logeren met of zonder maaltijden (militair of een politiemilieu) zal hieraan de voorkeur worden gegeven. Bij de hotelkeuze zal gebruikgemaakt worden van de lijst met de maximum terugbetaalbare bedragen (cf. supra). a. Verantwoordelijkheid DSF/Travel Het reisbureau waarmee de federale politie samenwerkt, zal prepaid hotelvouchers type single of double room op basis logement met ontbijt met volgende minimumnormen aanbieden: - sanitair op de kamer (douche/bad en wc); - airco op kamer in regio waar de gemiddelde temperatuur van de maand waarin de boeking gebeurt, hoger is dan 20 C; - toegang tot gebruik lokaal openbaar vervoer. Andere diensten die het hotel levert op vraag van het personeelslid kunnen nooit ten laste worden gelegd van de federale politie. b. Verantwoordelijkheid personeelslid Indien de opdracht niet doorgaat, is het personeelslid verantwoordelijk om de hotelkamer tijdig te annuleren. Hiertoe zal hij de annulatievoorwaarden opgegeven door het hotel (vermeld op de voucher) volgen. Het nummer of de bevestiging van de annulatie zal hij bijhouden als bewijsstuk. Indien de federale politie ingevolge een nalatigheid van het personeelslid een no-show fee (= de kostprijs van de eerste nacht) wordt aangerekend, zal dit bedrag ten laste worden gelegd van het personeelslid. Financiering personeelslid De federale politie biedt aan zijn personeelsleden, die tijdelijke buitenlandse opdrachten uitvoeren, de mogelijkheid om op vrijwillige basis een corporate card VISA aan te vragen. Optioneel kan hij ook een corporate card American express en/of corporate card Diners Club aanvragen. Eventuele kosten verbonden aan de corporate card American express en/of corporate card Diners Club zijn ten laste van het personeelslid. De voordelen verbonden aan de corporate card VISA zijn: de kosten voor geldafname in het buitenland of op de luchthaven bij vertrek worden terugbetaald; een betaaltermijn van 30 dagen na factuurdatum; de betaling aan het personeelslid van alle gerechtvaardigde kosten en vergoedingen zal binnen de 20 werkdagen na ontvangst kostennota gebeuren. Als het personeelslid een voorschot vraagt, zal de Directie van de financiën: het voorschot op de dagelijkse forfaitaire vergoeding berekenen op basis van het artikel XI.27 UBPol; indien een personeelslid een voorschot vraagt voor een dienstreis en er nog een openstaand voorschot bestaat, wordt er geen bijkomend voorschot betaald (enkel indien de terugvorderingsprocedure reeds werd gestart);

19 DGS/DSI/ INTERN 19/25 IV.2.6. IV.2.7. IV.2.8. IV.3. IV.3.1. IV.3.2. indien het betaalde voorschot groter is dan de berekende rechten (na ontvangst kostennota) en het personeelslid heeft dit bedrag één (1) maand na de 2de herinnering ( ) nog niet terugbetaald, zal DSF het dossier ter recuperatie overmaken aan de FOD Financiën, Administratie der Domeinen (zie punt III.4.3.). Visa en paspoortverplichtingen Personeelsleden met opdracht in het buitenland dienen in het bezit te zijn van een dienstpaspoort. Personeelsleden die niet in het bezit zijn van een dienstpaspoort of wiens dienstpaspoort niet meer geldig is, kunnen voor alle informatie terecht bij DSF/Travel op het telefoonnummer 02/ , 02/ of 02/ of via mail _dgs.dsf.travel (Teamware) of Inlichtingen met betrekking tot eventuele visaverplichtingen zijn beschikbaar op Het dienstpaspoort mag niet gebruikt worden voor privéreizen. Vaccinaties Personeelsleden die opdrachten uitvoeren buiten Europa zullen contact opnemen met de medische dienst van de federale politie inzake vaccinaties. Afwijkingen Opdrachten in het buitenland die door de federale politie worden uitgevoerd voor derden (Justitie, Dienst vreemdelingenzaken, Frontex, ) kunnen het onderwerp uitmaken van andere afspraken inzake vervoer- en/of hotelmodaliteiten. In voorkomend geval zullen deze afspraken in een convenant tussen de partijen worden opgemaakt en een exemplaar zal overgemaakt worden aan het reisbureau van de federale politie. Humanitaire opdrachten de verwijderingsvergoeding Krachtens het Koninklijk Besluit van 11 juli 2002 kan de minister van Binnenlandse Zaken bij Ministerieel Besluit na advies IF en mits akkoord van de minister van Begroting het recht openen op een bijkomende dagelijkse forfaitaire vergoeding die toekomt aan de personeelsleden die aan dergelijke missies deelnemen. Die vergoeding bedraagt 80,57 EUR (te indexeren) voor officieren of Niv A en 65,70 EUR (idem dito) voor andere personeelsleden. De opening van het recht op die vergoeding heeft ook als gevolg dat intussen het recht op een aantal (functionele) toelagen en vergoedingen wordt geschorst; zie daarvoor het voornoemde K.B. Krachtens artikel 2 van het voornoemde K.B. beoogt de vergoeding de bijkomende kosten te dekken die het gevolg zijn van een verwijdering van de familie en van de risico s die men loopt, alsook van de hinder en van de ongemakken die voortvloeien uit de bijzondere omstandigheden waaronder die operaties worden uitgevoerd. De vergoeding wordt enkel toegekend voor langdurige opdrachten (lees: minstens een of zelfs meerdere maanden) van civiel crisisbeheer in moeilijke streken en dito terreinen; de vergoeding strekt tot compensatie van die moeilijkheid en de risico s en inzonderheid van de bijkomende kosten waaraan de deelnemende personeelsleden uit dien hoofde zijn blootgesteld. Men denkt daarbij onder meer aan: kosten voor gezondheidszorgen ter preventie van allerlei ziekten (bv. malaria: malarone, DEET; ook bv. waterzuiveringstabletten); bijkomende kosten voor voedingsproducten die niet beschikbaar (=> import) of slechts tegen meerkost te koop zijn in het land van de missie, teneinde zo zekere Belgische standaarden in dit raam te bereiken of om het bijzonder regime van het personeelslid te kunnen respecteren; kosten die voortvloeien uit de klimatologische omstandigheden (airco/bijkomende verwarming); aanschaf aangepaste kledij voor het klimaat (strenge winters, tropen, woestijnklimaat, ); bijkomende kosten voor de persoonlijke veiligheid (alarmsystemen, private veiligheidsdiensten, ); vervoerskosten; plaatselijke en long distance communicatie met de familie thuis (telefoongesprekken, gebruik internet/msn e.d.); bijkomende kosten voor verzekeringen (ook verhoogde bijdragen voor schuldsaldopolis of andere overlijdensverzekeringen); tussentijdse terugvluchten naar België;

20 DGS/DSI/ INTERN 20/25 IV.3.3. IV.3.4. Cumul met de dagelijkse forfaitaire vergoeding en logementskosten Het personeelslid valt tijdens een dergelijke missie ook onder het stelsel van de tijdelijke opdrachten (zie punt IV.1) en geniet uit dien hoofde eveneens de dagelijks forfaitaire vergoeding (DFV), die evenwel met 20% wordt verminderd voor het deel dat de kleine uitgaven wordt geacht te dekken; die worden immers reeds vergoed door de verwijderingsvergoeding. Indien de maaltijden door derden worden vergoed, hetzij door een rechtstreekse tenlasteneming of door de uitkering van een geldelijke vergoeding (een zogenaamde boarding & lodging allowance ), wordt de DFV NIET uitbetaald. Hetzelfde geldt voor de logementskosten. Geen cumul met vergoedingen die dezelfde kosten dekken Het komt voor dat (internationale) instellingen (bv. de EU), onder wiens auspiciën de humanitaire missie wordt uitgevoerd, aan de deelnemende personeelsleden rechtstreeks vergoedingen uitkeren die gedeeltelijk dezelfde lading dekken als die van de verwijderingsvergoeding. Men denke daarbij aan de zogenaamde risk- en/of hardship allowances. Teneinde dubbele vergoedingen voor dezelfde kosten te vermijden, wordt het bedrag van de door de federale politie uitbetaalde vergoeding in dat geval verminderd met wat reeds rechtstreeks is uitbetaald aan het personeelslid. Een en ander houdt evenwel in dat het betrokken personeelslid nooit minder kan ontvangen dan het volledige nominale bedrag van de verwijderingsvergoeding, zij het dat een deel ervan rechtstreeks ten laste wordt genomen door de betrokken internationale instelling.