HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET OCMW GERAARDSBERGEN

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET OCMW GERAARDSBERGEN DEEL 1. DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN... 2 BEVOEGDHEDEN... 2 BIJEENROEPING RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN... 2 OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING... 3 INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK... 4 QUORUM... 5 WIJZE VAN VERGADEREN... 5 WIJZE VAN STEMMEN... 7 NOTULEN... 8 DEEL 2. HET VAST BUREAU OPRICHTING EN SAMENSTELLING BEVOEGDHEDEN WERKING QUORUM DEEL 3. HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST OPRICHTING EN SAMENSTELLING BEVOEGDHEDEN WERKING QUORUM DEEL 4. De OCMW VOORZITTER BEVOEGDHEDEN: ALGEMEEN BEVOEGDHEDEN: DRINGENDE HULPVERLENING BEVOEGDHEDEN: OVERIGE VERVANGING VAN DE OCMW VOORZITTER DEEL 5. OVERIGE ORGANEN BO, MT, COMITE, COMMISSIE VERTEGENWOORDIGING IN DE EXTERN VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN OCMW SECRETARIS FINANCIEEL BEHEERDER OCMW DEEL 6. BIJKOMENDE BEPALINGEN VOOR MANDATARISSEN RANGORDE EN TAFELSCHIKKING INZAGERECHT BEZOEKRECHT INSPECTIERECHT VISITATIECOMMISSIE MONDELINGE EN SCHRIFTELIJKE VRAGEN AAN DE VOORZITTER PRESENTIEGELD, KOSTEN EN TOELAGEN ERETITELS DEEL 7. PARTICIPATIE VAN DE BURGER OPENBAARHEID VAN BESTUUR HET INFORMATIE, INSPRAAK, MELDING EN KLACHTENRECHT SPREEKRECHT INWONERS... VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VOORSTELLEN VAN BURGERS DEEL 8. DEONTOLOGIE ALGEMEEN DEONTOLOGISCHE CODE VOOR OCMW RAADSLEDEN... 1

2 DEONTOLOGISCHE COMMISSIE... DEEL 9. ADMINISTRATIEVE AANGELEGENHEDEN ONDERTEKENEN VAN STUKKEN DAGELIJKS BESTUUR DAGELIJKS PERSONEELSBEHEER AAN DE ADMINISTRATIE OVERGEDRAGEN BEVOEGDHEDEN DEEL 10. SLOTBEPALINGEN DEEL 1. DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN BEVOEGDHEDEN ART De raad voor maatschappelijk welzijn regelt alles wat tot de bevoegdheid van het ocmw behoort, tenzij de wet of het decreet het anders bepaalt, of tenzij de raad zelf bevoegdheden heeft gedelegeerd aan andere bestuursorganen, budgethouders of ocmwmedewerkers. De delegatie van bevoegdheden gebeurt via opname in dit reglement, met het oog op het bewaren van het overzicht. BIJEENROEPING RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ART De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen De installatievergadering vindt van rechtswege plaats ter zetel van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, gelegen Kattestraat 27 te 9500 Geraardsbergen. Tenzij de raad voor maatschappelijk welzijn voor een bepaalde vergadering anders beslist, vinden alle vergaderingen behalve de installatievergadering - plaats in het woonzorgcentrum De Populier gelegen Groteweg 25B te Geraardsbergen De raad voor maatschappelijk welzijn wordt bijeengeroepen door de ocmw-voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. Met het oog op de vlotte werking van de verschillende organen, wordt ten laatste op de laatste vergadering van de raad voorafgaand aan een volgend kalenderjaar, de planning van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités bekendgemaakt. Deze data zijn slechts indicatief in functie van de vlotte werking en kunnen steeds door de ocmw-voorzitter gewijzigd worden De oproeping wordt verzonden via elektronische post. Een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn dat de oproeping ook op een andere wijze wenst te ontvangen, richt hiervoor een schriftelijk verzoek aan de ocmw-secretaris. Alle afgewerkte dossiers liggen digitaal ter inzage op de zetel van het ocmw. De raadsleden worden in de mogelijkheid gesteld om deze dossiers ook van thuis uit te raadplegen. Op vraag van een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn aan de ocmw-secretaris kan een dossier, mits voorwaarden, ook op elektronische wijze opgestuurd worden. Het meerjarenplan, het budget, wijzigingen aan meerjarenplan en budget, en de jaarrekening worden hoedanook steeds op elektronische wijze bezorgd, zonder dat hiervoor een verzoek moet ingediend worden De ocmw-voorzitter moet de raad voor maatschappelijk welzijn bijeenroepen op verzoek van: 1 één derde van de zittinghebbende leden 2 de burgemeester. In hun schriftelijke aanvraag aan de ocmw-voorzitter moeten aanvragers de agenda, de datum en het uur van de beoogde vergadering vermelden. Aan de ocmw-secretaris moet 2

3 voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing bezorgd worden, op basis van onderstaand model: Onderwerp Omschrijving Motivatie Voorstel beslissing Kostprijs Budget De ocmw-secretaris bezorgt deze voorstellen aan de ocmw-voorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden zodanig dat de ocmw-voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 3 1 van dit reglement kan nakomen. De ocmw-voorzitter roept op verzoek de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda. ART De oproeping wordt ten minste acht kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan de raadsleden en aan de burgemeester bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. ART Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze een toegelicht voorstel van beslissing (volgens model opgenomen in art. 2 5) aan de ocmw-secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de ocmw-voorzitter. Deze agendapunten komen op volgende mogelijke wijzen bij de ocmw-secretaris: - bezorgen op elektronische wijze (voorkeur); - persoonlijk bezorgen (afgeven) aan de ocmw-secretaris; - verzenden per post (opgelet, zes kalenderdagen termijn van toepassing). De ocmw-voorzitter stelt deze punten vast. De ocmw-voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken De ocmw-secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de ocmw-voorzitter, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van de raad. OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING ART De vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn in principe openbaar De vergadering is niet openbaar: 1 Als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de ocmw-voorzitter de behandeling in besloten vergadering 2 Wanneer twee derde van de aanwezige leden van de raad voor maatschappelijk welzijn in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De raad voor maatschappelijk welzijn moet deze beslissing motiveren. ART De vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar Ingeval de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gedeelte gehouden indien de betrokkene 3

4 hierom verzoekt. Is de hoorzitting openbaar, dan kan de getuige wel nog altijd de beslotenheid van zijn getuigenverhoor vragen. ART De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt toch in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt het punt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, kan de besloten vergadering enkel met dat doel worden onderbroken. INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK ART Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden openbaar gemaakt op de zetel van het ocmw, uiterlijk acht kalenderdagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking. Deze zaken worden op de webstek van het ocmw gepubliceerd en op elektronische wijze bezorgd aan de perscorrespondenten. De burgemeester, stadssecretaris en leden van de gemeenteraad ontvangen de dagorde of een link naar de dagorde op elektronische wijze. Daarnaast kan elke geïnteresseerde inwoner van of organisatie werkzaam in Geraardsbergen zich inschrijven om deze informatie kosteloos op elektronische wijze te ontvangen Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda nadat hij is vastgesteld door de ocmw-voorzitter op dezelfde wijze openbaar gemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de aangepaste agenda binnen 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar gemaakt en dit uiterlijk vóór het begin van de vergadering. ART Het ocmw maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn en de stukken die betrekking hebben op het openbare deel van de vergadering, openbaar, door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen in overeenstemming met het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. De communicatieambtenaar staat in voor de afhandeling en de registratie van deze verzoeken. 2. Op de zitting liggen steeds exemplaren van de dagorde ter beschikking voor diegenen die de raadszitting bijwonen Aan de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn zal de nodige bekendheid gegeven worden. Via persberichten, publicatie op de webstek of op eender andere wijze die de raad bepaalt. Deze bepaling is niet van toepassing op beslissingen over individuele maatschappelijke dienstverlening, verhaal op onderhoudsplichtigen en individuele personeelsdossiers, en eventuele andere beslissingen die in besloten zitting genomen worden. ART Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de afgewerkte dossiers, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing vanaf de verzending van de oproeping digitaal ter beschikking gehouden van de raadsleden. De raadsleden kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen op de hiervoor voorziene plaats in het gebouw CW, Kattestraat 27, 9500 Geraardsbergen. Via de persoonlijke toegangsbadge kan dit 24/24 en 7 dagen op 7. De raadsleden worden in de mogelijkheid voorzien om ook van thuis uit de afgewerkte dossiers digitaal te raadplegen. 4

5 QUORUM 2. - Het ontwerp van het meerjarenplan, de (jaarlijkse) aanpassing van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening, worden op zijn minst veertien kalenderdagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Het ontwerp van een budgetwijziging wordt uiterlijk samen met de agenda vóór de vergadering waarop het wordt besproken, aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de oproeping in artikel 2 4 van dit reglement Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de ocmw-secretaris of de door hem of haar aangewezen ocmw-medewerkers technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers vóór de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek schriftelijk aan de ocmw-secretaris, met in cc de ocmwvoorzitter Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord. ART. 11. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die deelnemen aan de vergadering, tekenen de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig. ART De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de raad voor maatschappelijk welzijn aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de ocmw-voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervoor worden notulen opgemaakt De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat. WIJZE VAN VERGADEREN ART De ocmw-voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de ocmw-voorzitter de vergadering voor geopend De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet of het decreet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen op het gebied van materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de ocmw-voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming De burgemeester mag alle vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn bijwonen, zonder dat hij die kan voorzitten. In geval van een schriftelijke voorafgaande gemotiveerde afwezigheid kan hij zich laten vervangen door een schepen. 5

6 ART De ocmw-voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen, telkens, naargelang het onderwerp, op het einde van de openbare zitting of de geheime zitting Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. 3. Een punt kan slechts van de dagorde gehaald worden indien deze afvoering ter stemming wordt gelegd en er minstens een volstrekte meerderheid is die hiermee akkoord gaat. ART Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de ocmw-voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De ocmw-voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden De ocmw-voorzitter kan aan de ocmw-secretaris vragen om toelichtingen te geven Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de ocmw-voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. ART Het woord kan door de ocmw-voorzitter niet geweigerd worden indien dit bedoeld is voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst: 1 om te vragen dat men niet zal besluiten; 2 om de verdaging te vragen; 3 om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 4 om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 5 om naar het reglement te verwijzen. ART De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd. ART Niemand mag onderbroken worden wanneer hij of zij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de ocmw-voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem of haar het woord door de ocmw-voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de ocmw-voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de ocmw-voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. ART De ocmw-voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. 2 - Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de ocmw-voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de ocmw-voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. 6

7 ART De ocmw-voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De ocmw-voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie kalenderdagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. ART Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de ocmw-voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. ART Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de ocmw-voorzitter de bespreking. ART Voor elke stemming omschrijft de ocmw-voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, dit is zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen. ART De raad voor maatschappelijk welzijn stemt over het meerjarenplan in zijn geheel, over het budget in zijn geheel en over de jaarrekening in zijn geheel. Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget die hij/zij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over één of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel lid van de raad voor maatschappelijk welzijn afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. Voor de stemming over een of meer onderdelen van het meerjarenplan en de jaarrekening gelden dezelfde bepalingen. WIJZE VAN STEMMEN ART De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen: 1 de stemming bij handopsteking of bij zitten en opstaan (de ocmw-voorzitter kiest vrij één van deze twee mogelijkheden); 2 de mondelinge stemming; 3 de geheime stemming De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen bij handopsteking of bij zitten en opstaan behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat van raad voor maatschappelijk welzijn; 2 het aanwijzen van de vertegenwoordigers van het ocmw in de bestuursorganen van het ocmw, in overlegorganen en in organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken Over toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening kan nooit geheim worden gestemd. 7

8 6. Tijdens de zitting kan de burgemeester of de schepen die hem/haar vervangt, de stemming over elk punt van de agenda verdagen, behalve als het punt betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten van het ocmw of hun onderhoudsplichtigen. De argumentatie voor die verdaging van de burgemeester of de schepen wordt vermeld in de notulen van de vergadering. Van dat recht kan slechts eenmaal gebruikgemaakt worden voor hetzelfde punt. Dat agendapunt kan op zijn vroegst na dertig kalenderdagen opnieuw worden behandeld tenzij erover eerder een advies door het college van burgemeester en schepenen wordt uitgebracht. ART De stemming bij handopsteking of bij zitten en opstaan geschiedt als volgt: nadat de ocmw-voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 23 vraagt hij/zij achtereenvolgens welke leden van de raad voor maatschappelijk welzijn ja stemmen, neen stemmen of zich onthouden. Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan slechts eenmaal zijn hand opsteken (of zitten of opstaan) om zijn keuze duidelijk te maken. ART De mondelinge stemming geschiedt door, in de volgorde zoals hierna bepaald, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. Tenzij hiervan wordt afgeweken), wordt de volgorde van de stemming bepaald door de rangorde. De stem van de ocmw-voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen. ART Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen door ja (of voor), neen (of tegen) of onthouding aan te duiden op het stembriefje. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. ART Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. ART. 30. Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele indienstneming, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt overgegaan tot een afzonderlijke stemming. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. NOTULEN ART De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij eenparigheid, geheime stemming en bij individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij of zij tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield (de niet-genoteerde namen zijn de aanwezige raadsleden die voor het voorstel hebben gestemd). 8

9 Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn/haar stemgedrag op te nemen. ART De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de ocmw-secretaris, in volle onafhankelijkheid, opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van artikels 181 en 182 van het ocmw-decreet De notulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, met de oproeping mee gestuurd en zijn vanaf dan ook ter beschikking van de raadsleden op het centraal secretariaat van het ocmw Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de ocmw-voorzitter en de ocmw-secretaris ondertekend. In het geval de raad voor maatschappelijk welzijn bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door ocmw-secretaris en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend. 9

10 DEEL 2. HET VAST BUREAU Dit deel is enkel van toepassing indien er een vast bureau is opgericht. OPRICHTING EN SAMENSTELLING ART. 33. De oprichting van een vast bureau is decretaal verplicht. Vanaf 7 januari 2013 is de oprichting facultatief en kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen tot het al dan niet oprichten ervan op de installatievergadering. ART De leden van het vast bureau worden verkozen onder de raadsleden in overeenstemming met artikel 60 3 van het ocmw-decreet. Het vast bureau telt, met inbegrip van zijn ocmw-voorzitter vier leden De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet of het decreet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen op het gebied van materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de ocmw-voorzitter (of bij vervanging door de voorzitter van het vast bureau) uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. ART De ocmw-voorzitter is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het vast bureau. Bij afwezigheid van de ocmw-voorzitter wordt hij vervangen door de in overeenstemming met art. 56 HHR aangeduide plaatsvervangers van de ocmw-voorzitter, volgens de bepaalde rangorde. De ocmw-secretaris woont de vergaderingen van het vast bureau bij en is gelast met het opstellen van de notulen. BEVOEGDHEDEN ART Het vast bureau is, in overeenstemming met art van het ocmw-decreet bevoegd voor het aanstellen in spoedeisende gevallen van een waarnemend ocmwsecretaris of financieel beheerder ocmw. De aanstelling vervalt als de raad voor maatschappelijk welzijn ze in de eerstvolgende vergadering niet bekrachtigt. Ook is het vast bureau, in overeenstemming met art. 114 van het ocmw-decreet bevoegd voor de evaluatie van de ocmw-secretaris en financieel beheerder van het financieel beheerder ocmw Het vast bureau is belast met het afhandelen van de zaken van dagelijks bestuur, behoudens de bevoegdheden die aan de budgethouders werden toevertrouwd. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt in artikel 137 van dit reglement de definitie vast van dagelijks bestuur Het vast bureau wordt bovendien belast met volgende welomschreven bevoegdheden: 1 In uitvoering van de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 januari 2006 om alle huurprijzen en vergoedingen jaarlijks in de maand januari te indexeren, kan het vast bureau beslissen, om redenen van opportuniteit, om hiervan af te wijken; 2 De behandeling van alle aangelegenheden van het privaat patrimonium (verpacht- en verhuurbare goederen), met uitzondering van de vervreemding ervan.; 3 Alle beslissingen die dringend noodzakelijk waren ter vrijwaring van de inkomsten of ter beperking van de uitgaven van het ocmw, mits bekrachtiging op de eerstvolgende zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn; 4 Afhandeling van tuchtzaken, voor zover die decretaal aan het vast bureau kunnen gedelegeerd worden; 5 Mutaties en overplaatsingen, ook bij hoogdringendheid, van medewerkers van het ocmw, 6 Beslissingen inzake ontslag om dringende redenen; 10

11 WERKING 7 Stepstone beslissingen over roken op het werk (exclusief statutaire medewerkers) en categorie D glijders ; 8 Aanduiden van de vertegenwoordigers met stemrecht van het OCMW Geraardsbergen op algemene vergaderingen van Ethias; 9 Het toekennen van volmachten aan medewerkers op groeperingsrekeningen van Belfius en toekennen van toegang tot Belfiusweb voor medewerkers; 10 Aanduiden van de leden van selectiecommissies in het kader van aanwervings- en bevorderingsexamens, bij beslissing van de voorzitter (in overeenstemming met de RPR); 11 Vaststellen van de lijst van kandidaten die weerhouden worden voor deelname aan een aanwervings- of bevorderingsexamen; 12 Het aanstellen van personeelsleden; 13 Het aanstellen van jobstudenten voor max. 50 arbeidsdagen per jaar; 14 Het bepalen, indien gewenst, van nadere regels op het gebied van collectieve vakantieperiodes en feestdagen; 15 De aanpassingen aan huishoudelijke reglementen van diensten (voorbeeld: dienstencentrum De Maretak ); 16 Aanpassingen van de afsprakennota inzake vrijwilligerswerk ; 17 - Beslissingen over aanvragen van externen voor tijdelijk gebruik, in het kader van éénmalige activiteiten, van terreinen en vergaderlokalen van het ocmw, alsook van materialen, uitgezonderd wat in deel 9 van dit reglement is opgesomd. Hiervoor kan een vergoeding vastgelegd worden 4. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan op ieder moment de overdracht van bevoegdheden aan het vast bureau herroepen door aanpassing van dit reglement het vast bureau kan in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten uitoefenen. Indien er geen vast bureau werd opgericht, kan deze bevoegdheid uitgeoefend worden door het bijzonder comité voor de sociale dienst. Deze bevoegdheid kan door de ocmw-voorzitter worden uitgeoefend als er sprake is van dwingende en onvoorziene omstandigheden waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het besluit van het vast bureau (of het bijzonder comité) of, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, van de ocmw-voorzitter, wordt meegedeeld aan de raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt Op schriftelijk gemotiveerd verzoek van de financieel beheerder ocmw, neemt het vast bureau niet eerder een beslissing over financiële aangelegenheden of beslissingen met een financiële implicatie, dan na de financieel beheerder ocmw gehoord te hebben. ART De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar Het vast bureau vergadert op de dagen en uren die ze bepalen, en zo dikwijls als de behandeling van de zaken het vereist. De ocmw-voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen van het vast bureau bijeenroepen, op de dag en het uur die hij/zij bepaalt. 3. Het vast bureau wordt bijeengeroepen door de ocmw-voorzitter. De oproeping wordt verzonden via elektronische post. Een lid van het vast bureau dat de oproeping ook op een andere wijze wenst te ontvangen, richt hiervoor een schriftelijk verzoek aan de ocmwsecretaris. Alle dossiers liggen digitaal ter inzage op de zetel van het ocmw. Op vraag van een lid van het vast bureau aan de ocmw-secretaris wordt dit ook per elektronische wijze opgestuurd. De dossiers zijn ook online van thuis uit raadpleegbaar. 11

12 ART De oproeping wordt ten minste vijf kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan de leden van het vast bureau bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. ART Leden van het vast bureau kunnen uiterlijk vier kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze op elektronische wijze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de ocmw-secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de ocmw-voorzitter. De ocmw-voorzitter stelt de punten vast. De ocmw-voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken De ocmw-secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de ocmw-voorzitter, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van het vast bureau. ART De beslissingen van het vast bureau worden opgenomen in de notulen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben. De notulen van de vorige vergadering worden op elektronische wijze met de oproepingsbrief aan de leden van het vast bureau meegezonden en worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau. De goedgekeurde notulen van het vast bureau, behalve die welke betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, worden samen met de eerstvolgende oproeping van de raad voor maatschappelijk welzijn op elektronische wijze aan de leden bezorgd. De notulen die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, liggen enkel ter inzage van de raadsleden zoals bepaald in artikel 10 1 van dit reglement. QUORUM ART. 41. De leden van het vast bureau die deelnemen aan de vergadering, tekenen de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig. ART Het vast bureau kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de in het vast bureau zittinghebbende leden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter van het vast bureau vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervoor worden notulen opgemaakt. 2. Het vast bureau kan echter, als het eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat. 12

13 DEEL 3. HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST Dit deel is enkel van toepassing indien er een bijzonder comité voor de sociale dienst is opgericht. Dit deel is van analoge toepassing op elk bijzonder comité dat wordt opgericht. OPRICHTING EN SAMENSTELLING ART Het bijzonder comité voor de sociale dienst, indien het wordt opgericht, telt 4 leden, de ocmw-voorzitter inbegrepen. De leden worden verkozen onder de raadsleden in overeenstemming met artikel 60 3 van het ocmw-decreet De raad duidt plaatsvervangers aan om de effectieve leden van het bijzonder comité te vervangen als die belet zijn. De plaatsvervangers zijn werkende leden van de raad die op dezelfde voordrachtakte voorkomen als de betrokken effectieve leden. De aanduiding van bedoelde plaatsvervangers maakt het voorwerp uit van een specifiek en afzonderlijk raadsbesluit De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet of het decreet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen op het gebied van materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de ocmw-voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. ART De ocmw-voorzitter is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Bij afwezigheid van de ocmw-voorzitter wordt hij vervangen door de in overeenstemming met art. 56 HHR aangeduide plaatsvervangers van de ocmw-voorzitter, volgens de bepaalde rangorde De ocmw-secretaris kan de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst bijwonen. Ongeacht of hij/zij deze vergaderingen bijwoont, kan hij/zij onder eigen verantwoordelijkheid een medewerker van het ocmw aanduiden die gelast is met de opmaak van de notulen. In dat geval stelt deze medewerker de notulen op van de vergaderingen. BEVOEGDHEDEN ART Het bijzonder comité voor de sociale dienst is belast met welomschreven bevoegdheden: alle beslissingen tot individuele hulpverlening, waaronder: - Alle aangelegenheden van individuele aard inzake het recht op maatschappelijke integratie, financiële steun, materiële hulp, tewerkstelling bij toepassing van art 60 7 organieke wet (waaronder aanstelling en ontslag), steunverlening aan vreemdelingen, het toekennen van de dienstverlening van sociale, geneeskundige, sociaal-geneeskundige of psychologische aard; - Doorgangswoningen: alle individuele beslissingen ter zake - Kinderdagverblijf: alle aangelegenheden van individuele aard - Belgisch Interventie- en Restitutiebureau (BRIRB): alle aanvragen van goederen aan het BIRB - Poetsdienst, maaltijden aan huis en gezinszorg: alle aangelegenheden van individuele aard - Dienstencentra: alle aangelegenheden van individuele aard - Serviceflats: alle aangelegenheden van individuele aard (wachtlijst, opname, ontslag, verhuizingen, ) - Woonzorgcentra: alle aangelegenheden van individuele aard (wachtlijst, bezettingslijst, opname, ontslag, verhuizingen, ) - Advies aan de raad voor maatschappelijk welzijn inzake reglementen en kaderovereenkomsten die van toepassing zijn of kunnen zijn op bovenstaande bevoegdheden 13

14 WERKING - Advies aan de raad voor maatschappelijk welzijn inzake eventuele oprichting of uitbreiding van (nieuwe) diensten De raad voor maatschappelijk welzijn kan op ieder moment de overdracht van bevoegdheden aan een bijzonder comité herroepen, door aanpassing van dit reglement Indien er geen vast bureau is opgericht, kan het bijzonder comité voor de sociale dienst in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten uitoefenen. Deze bevoegdheid kan door de ocmw-voorzitter worden uitgeoefend als er sprake is van dwingende en onvoorziene omstandigheden waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het besluit van het bijzonder comité (of van het vast bureau) of, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, van de ocmw-voorzitter, wordt meegedeeld aan de raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt. ART De vergaderingen van het bijzonder comité zijn niet openbaar. 2. Het bijzonder comité voor de sociale dienst, dat door de raad voor maatschappelijk welzijn is opgericht, vergadert op de dagen en uren die ze bepalen, en zo dikwijls als de behandeling van de zaken het vereist. Met het oog op de vlotte werking van de verschillende organen, wordt jaarlijks en voorafgaand aan het volgend kalenderjaar, de planning van de vergaderingen van de bijzondere comités bekendgemaakt. Deze data zijn slechts indicatief in functie van de vlotte werking en kunnen steeds door de ocmw-voorzitter gewijzigd worden. Een kennisgeving hiervan aan de leden volstaat. De ocmw-voorzitter of zijn/haar plaatsvervanger kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen van het bijzonder comité bijeenroepen, op de dag en het uur die hij/zij bepaalt. 3. Het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt bijeengeroepen door de ocmwvoorzitter. De oproeping wordt verzonden via elektronische post. Een lid van het bijzonder comité dat de oproeping ook op een andere wijze wenst te ontvangen, richt hiervoor een schriftelijk verzoek aan de ocmw-secretaris en ocmw-voorzitter De dossiers liggen ter inzage van de leden van het bijzonder comité op de zetel van het ocmw. De praktische modaliteiten worden afgesproken in een zitting van het bijzonder comité en opgenomen in de notulen. ART De oproeping wordt ten minste vijf kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. ART Leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen uiterlijk vier kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de ocmw-secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de ocmw-voorzitter. De ocmw-voorzitter stelt deze punten vast. De ocmw-voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken De ocmw-secretaris (of het hiertoe onder zijn/haar verantwoordelijkheid aangeduide medewerker) deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de ocmwvoorzitter, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. 14

15 ART De beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden opgenomen in de notulen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen ter beschikking van de leden van het bijzonder comité op het centraal secretariaat (of op een andere duidelijk afgesproken plaats) van het ocmw in de daarvoor voorziene dossierkar, vanaf hetzelfde ogenblik als dat de dossiers ter inzage liggen De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het bijzonder comité De notulen van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben betrekking op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, en liggen daarom enkel ter inzage van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, op de wijze zoals bepaald in artikel 10 1 van dit reglement. In afwijking van genoemd art 10 worden deze goedgekeurde notulen nooit doorg d. ART Op schriftelijk gemotiveerd verzoek van de financieel beheerder ocmw, of wanneer de raad daarom verzoekt, neemt het bijzonder comité niet eerder een beslissing over financiële aangelegenheden of beslissingen met een financiële implicatie dan na de financieel beheerder ocmw gehoord te hebben Op uitnodiging van de voorzitter of op eigen verzoek wonen de maatschappelijk werkers met raadgevende stem de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst bij. QUORUM ART. 51. De leden van het bijzonder comité die deelnemen aan de vergadering, tekenen de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig. ART Het bijzonder comité kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de in het bijzonder comité zittinghebbende leden (of plaatsvervangers) aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter van het bijzonder comité vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervoor worden notulen opgemaakt. 2. Het bijzonder comité kan echter, als het eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat. 15

16 DEEL 4. DE OCMW-VOORZITTER BEVOEGDHEDEN: ALGEMEEN ART De ocmw-voorzitter staat in overeenstemming met artikel 30 ocmw-decreet in voor het voorafgaandelijk onderzoek van de zaken die aan de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités worden voorgelegd. 2. De ocmw-voorzitter beslist tot bijeenroeping van de vergaderingen van de raad, het vast bureau en de bijzondere comités en stelt de agenda hiervan vast. 3. De ocmw-voorzitter zit de vergaderingen van de ocmw-raad voor en opent en sluit deze vergaderingen. Hij/zij kan, na een voorafgaandelijk waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of afwijzing geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal laten verwijderen. In dergelijke gevallen kan de voorzitter ook beslissen tot opmaak van een proces-verbaal en de ordeverstoorder verwijzen naar de politierechtbank De voorzitter is belast met de uitvoering van de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités, behoudens de beslissingen tot uitvoering van het budget, genomen in het kader van het budgethouderschap. 5. De ocmw-voorzitter vertegenwoordigt in principe het ocmw in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. Hij of zij kan hiertoe andere raadsleden en/of medewerkers van het ocmw mandateren. 6. De ocmw-voorzitter dient alle reglementen, beslissingen en akten van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en van de bijzondere comités, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en van de bijzondere comités te ondertekenen, meeondertekend door de ocmw-secretaris, behoudens wat bepaald is in onderdeel ondertekenen van stukken in deel 8 van dit huishoudelijk reglement. 7. De ocmw-voorzitter maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam. De ocmw-voorzitter is voorzitter van het Beleidsoverleg. 8. De ocmw-voorzitter neemt de eed af van de ocmw-secretaris en de financieel beheerder ocmw. Hij/zij neemt ook de eed af van alle andere ocmw-medewerkers, tenzij de ocmw-voorzitter dit op schriftelijke wijze al dan niet voor korte duur delegeert aan een ander ocmw-raadslid of aan de ocmw-secretaris. 9. De ocmw-voorzitter is verantwoordelijk voor de zorg van het archief, waaronder de titels. 10. Het is de ocmw-voorzitter toegestaan om rechtstreeks bij de medewerkers van het ocmw te gaan om akten, stukken en dossiers te consulteren. De ocmw-voorzitter stelt de ocmw-secretaris hiervan in kennis. BEVOEGDHEDEN: DRINGENDE HULPVERLENING ART In overeenstemming met art van het ocmw-decreet, kan de ocmw-voorzitter in dringende gevallen beslissen over de toe te kennen hulpverlening aan personen en gezinnen. Deze hulpverlening kan zowel materieel als financieel van aard zijn (o.a. voedselpakket, onderdak, financiële steun ) De geldelijke steunverlening mag per hulpvrager per maand echter niet méér bedragen dan het bedrag van het leefloon van de categorie van de hulpvrager, tenzij de dringende steun het verlenen van een huurwaarborg betreft. Het bedrag hiervoor bepaald kan te allen tijde bij raadsbeslissing worden herzien Alvorens de dringende hulp toe te kennen, doet de ocmw-voorzitter alle mogelijke inspanningen om een maatschappelijk werker van het ocmw te bereiken teneinde een sociaal onderzoek te laten plaatsvinden De beslissing van de ocmw-voorzitter tot dringende hulpverlening dient op de eerstvolgende vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst te worden voorgelegd met het oog op de bekrachtiging ervan. Ingeval van niet-bekrachtiging blijft de 16

17 hulpverlening die tevoren werd toegekend, verworven voor de persoon aan wie ze werd toegekend Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd als de ocmw-voorzitter de vereiste dringende hulpverlening toekent aan een dakloze persoon die, in overeenstemming met art van het ocmw-decreet, een beroep doet op de maatschappelijke dienstverlening van het OCMW Geraardsbergen. 6. De ocmw-voorzitter kan deze bevoegdheden tot dringende hulpverlening overdragen aan een ondervoorzitter. De ocmw-voorzitter moet de raad voor maatschappelijk welzijn hiervan schriftelijk in kennis stellen Met het oog op de uitvoering van beslissingen van dringende hulpverlening getroffen door de ocmw-voorzitter wordt een provisie van euro aangelegd. Deze provisie is enkel bestemd voor de uitbetaling van de dringende hulp. BEVOEGDHEDEN: OVERIGE ART De ocmw-voorzitter bezit het exclusieve initiatiefrecht op het gebied van de opeising van leegstaande gebouwen ten behoeve van dakloze personen. 2. De ocmw-voorzitter maakt deel uit van het college van burgemeester en schepenen van Geraardsbergen als toegevoegde schepen. 3. In spoedeisende gevallen kan een waarnemend ocmw-secretaris of een waarnemend financieel beheerder ocmw door het vast bureau of als er geen vast bureau werd opgericht, door de ocmw-voorzitter worden aangesteld. De aanstelling vervalt als de raad voor maatschappelijk welzijn ze in de eerstvolgende vergadering niet bekrachtigt het vast bureau kan in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten uitoefenen. Indien er geen vast bureau werd opgericht, kan deze bevoegdheid uitgeoefend worden door het bijzonder comité voor de sociale dienst. Deze bevoegdheid kan door de ocmw-voorzitter worden uitgeoefend als er sprake is van dwingende en onvoorziene omstandigheden waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het besluit van het vast bureau (of het bijzonder comité) of, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, van de ocmw-voorzitter, wordt meegedeeld aan de raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt Samen met de ocmw-secretaris: aanstellen bij hoogdringendheid van personen in contractueel verband, voor contracten tot maximaal 1 jaar, mits bekrachtiging op de eerstvolgende zitting van het hiertoe bevoegde orgaan (raad, vast bureau, bijzonder comité); 6. Uitgaven tot en met het bedrag zoals ook bij de stad is voorzien, kunnen door de ocmw-secretaris en door de ocmw-voorzitter gebeuren door de ondertekening van een bestelbon; Elke op deze wijze gedane uitgave hoger dan EUR excl. btw wordt meegedeeld aan het vast bureau; 7. De ocmw-voorzitter is bevoegd om personen te schorsen van dienstverlening, op basis van gewichtige redenen, voor de duur van maximum 6 maanden, mits bekrachtiging op het eerstvolgende bijzonder comité voor de sociale dienst; 8. - Alle beslissingen die uiterst dringend noodzakelijk waren ter vrijwaring van de inkomsten of ter beperking van de uitgaven van het ocmw, mits bekrachtiging op de eerstvolgende zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn; 9. Vertegenwoordigen met stemrecht van het OCMW Geraardsbergen op algemene vergaderingen van de VVSG vzw. De ocmw-voorzitter kan bij volmacht en medeondertekend door de ocmw-secretaris een raadslid of de ocmw-secretaris in de plaats afvaardigen. 17

18 VERVANGING VAN DE OCMW-VOORZITTER ART De ocmw-voorzitter wijst, in overeenstemming met artikel 54 ocmw-decreet, op de installatievergadering een plaatsvervanger aan Hij/zij kan ook meerdere vervangers aanwijzen. In dat geval stelt hij/zij een rangorde van de vervangers op. Indien er ondervoorzitters werden aangeduid, dient de voorzitter eerst deze ondervoorzitters aan te wijzen als vervanger. 3. De plaatsvervangende voorzitter geniet alle voorrechten van de voorzitter (van rechtswege voorzitten van de andere bestuursorganen,, ). 18

19 DEEL 5. OVERIGE ORGANEN BO, MT, COMITE, COMMISSIE ART In het organogram is er een Beleidsoverleg, dat zich bevindt tussen de ocmwvoorzitter en het managementteam. Dit Beleidsoverleg komt maandelijks bijeen en zo vaak als de ocmw-voorzitter erom verzoekt. 2. Het Beleidsoverleg bestaat uit de ocmw-voorzitter, die voorzitter is van het orgaan, de ocmw-secretaris, de financieel beheerder ocmw en de departementshoofden. Voor de bespreking van specifieke dossiers kunnen steeds ad hoc bijkomende personen uitgenodigd worden. ART Er is een Managementteam opgericht, waarvan de samenstelling is vastgelegd bij beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn alsook in de personeelsformatie en organogram. De bevoegdheden en werking zijn vastgelegd in de interne afsprakennota. ART Er zal een afsprakennota worden vastgelegd tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het managementteam. ART. 60. De raad kan te allen tijde, in overeenstemming met art. 62 organieke wet, één of meer comités instellen waarin het ocmw en eventuele (externe) instellingen en diensten hun werkzaamheden coördineren en overleg plegen over de individuele of collectieve behoeften en de middelen om daarin te voorzien. De modaliteiten ervan worden telkens vastgelegd in het oprichtingsbesluit. ART. 61. Met het oog op grondig voorafgaandelijk overleg tussen administratie en de raad voor maatschappelijk welzijn, kan te allen tijde een raadcommissie opgericht worden die zich zal buigen over dossiers die in voorbereiding zijn en waarbij beleidskeuzes vermoedelijk zullen nodig zijn. VERTEGENWOORDIGING IN DE EXTERN VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN ART De vertegenwoordigers van de raad voor maatschappelijk welzijn in de verenigingen titel VIII, hfdst. 1 en hfdst. 3 ocmw-decreet worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in één stemronde, zoals bepaald in art. 60 3, vijfde lid van het ocmw-decreet. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen De vertegenwoordigers van de raad voor maatschappelijk welzijn in de verenigingen titel VIII, hfdst. 2 ocmw-decreet worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in één stemronde, zoals bepaald in art. 241, derde lid van het ocmwdecreet. Bij staking van stemmen is de oudste kandidaat in jaren verkozen De raad voor maatschappelijk welzijn kan voor de verenigingen titel VIII, hfdst. 2 en hfdst. 3 van het ocmw-decreet als vertegenwoordigers van het ocmw, deskundigen aanduiden die geen lid zijn van de raad voor maatschappelijk welzijn. Voor een vereniging titel VIII, hfdst. 1 ocmw-decreet kunnen geen stemgerechtigde deskundigen aangeduid worden, behalve wanneer de vereniging(en) ziekenhuizen beheren. Het aantal deskundigen dat geen raadslid is, kan maximaal een derde zijn van het aantal door de raad voor maatschappelijk welzijn aangewezen vertegenwoordigers. 4. Het mandaat van de in 1 tot 3 aangewezen personen eindigt op de eerste algemene vergadering die plaatsvindt na de installatievergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het mandaat van de raadsleden die het ocmw vertegenwoordigen eindigt wanneer ze geen deel meer uitmaken van de raad voor maatschappelijk welzijn. 19

20 ART De agenda van de vergaderingen van de bestuurs- en beheersorganen van de ocmwverenigingen wordt door de ocmw-secretaris indien hij/zij deel uitmaakt van deze organen of de dagordes ontvangt ter inzage gelegd van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn door middel van opname bij de mededelingen van de geheime zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn. ART Op verzoek van de ocmw-voorzitter kan een vergadering belegd worden met de vertegenwoordigers van de extern verzelfstandigde agentschappen vermeld in hoofdstuk I van Titel VIII van het ocmw-decreet. OCMW-SECRETARIS Bevoegdheden ART De ocmw-secretaris is bevoegd voor de aangelegenheden zoals bepaald in het ocmw-decreet, in bijzonder artikelen 62, 80, 85, 86 1, 86 2, 86 3, 86 4, 87, 88, 89, 99, 99 3, 100, 113, 123, 161, 164, 165, 181, 182 en 186. Hierdoor is hij/zij onder meer belast met de algemene leiding van de diensten van het ocmw en staat hij/zij aan het hoofd van het personeel van het ocmw, met bevoegdheid voor het dagelijks personeelsbeheer. 2. In dit huishoudelijk reglement zijn bepaalde taken bijkomend verduidelijkt, alsook bijkomende bevoegdheden beschreven en wordt invulling gegeven aan het begrip dagelijks personeelsbeheer. Waarneming ART. 66. In overeenstemming met artikel 80 van het ocmw-decreet kan de ocmw-secretaris in geval van gewettigde afwezigheid, onder eigen verantwoordelijkheid, binnen drie kalenderdagen voorzien in de vervanging. Hij/zij kan daartoe, voor een periode van maximaal zestig kalenderdagen, een door de raad voor maatschappelijk welzijn erkende waarnemer aanstellen. Deze waarneming kan voor eenzelfde afwezigheid eenmaal verlengd worden. De ocmw-secretaris dient hiervoor een waarneminglijst voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn. FINANCIEEL BEHEERDER OCMW Bevoegdheden ART De financieel beheerder ocmw is bevoegd voor de aangelegenheden zoals bepaald in het ocmw-decreet, in bijzonder artikelen 80, 91, 92, 99 3, 162, 164, 165, 167, 168 en 172. Hierdoor is hij/zij onder meer belast met de leiding van de financiële dienst van het ocmw. 2. In dit huishoudelijk reglement zijn bepaalde taken bijkomend verduidelijkt en worden bijkomende bevoegdheden gedelegeerd aan de financieel beheerder ocmw. Vervanging ART. 68. In overeenstemming met artikel 80 van het ocmw-decreet kan de financieel beheerder in geval van gewettigde afwezigheid, onder eigen verantwoordelijkheid, binnen drie kalenderdagen voorzien in de vervanging. Hij/zij kan daartoe, voor een periode van maximaal zestig kalenderdagen, een door de raad voor maatschappelijk welzijn erkende waarnemer aanstellen. Deze waarneming kan voor eenzelfde afwezigheid eenmaal verlengd worden. De ocmw-ontvanger dient hiervoor een waarneminglijst voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn. 20