Administratief Centrum. Procedure uitvoering 30%-regeling Universiteit van Amsterdam

Transcriptie

1 Administratief Centrum Procedure uitvoering 30%-regeling Universiteit van Amsterdam Personeels- en Salarisadministratie Januari

2 Inleiding pagina 3 Voorwaarden voor toepassing (inclusief wijzigingen per 2012) pagina 3 Buitenlandse werknemers naar Nederland pagina 3 Nederlandse werknemers naar het buitenland pagina 4 Uitgezonden voor wetenschap of onderwijs pagina 4 Overgangsrecht 30%-regeling per januari 2012 pagina 4 Periode van toepassing van de 30%-regeling pagina 5 Perioden van eerder verblijf pagina 5 Extraterritoriale kosten pagina 5 Toepassing aan de UvA pagina 6 Gevolgen voor de werknemer pagina 6 Relatie van de 30%-regeling tot andere fiscale regelingen pagina 6 Pensioenopbouw pagina 6 Menukaart Arbeidsvoorwaarden pagina 7 Geen belastingplicht in Nederland pagina 7 Wisseling van werkgever pagina 7 Einde van de 30%-regeling pagina 7 Procedure pagina 8 2

3 Inleiding De Nederlandse belastingwetgeving voorziet in een fiscale voorziening voor naar het buitenland of naar Nederland uitgezonden werknemers (de zogenoemde extraterritoriale werknemers), waarmee forfaitair tegemoetgekomen kan worden in de extra kosten van het tijdelijke verblijf buiten het land van herkomst. De kern van deze regeling is dat maximaal 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking verstrekt kan worden als belastingvrije vergoeding voor de extraterritoriale kosten. Extraterritoriale kosten zijn de extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst. De werkgever is bij toepassing van de regeling niet verplicht om exact 30% onbelast te vergoeden. Meer mag niet (de keus kan ook gemaakt worden om de werkelijke extraterritoriale kosten te vergoeden in plaats van het forfait), maar minder mag wel. Voorwaarden voor toepassing Buitenlandse werknemers naar Nederland Toepassing van de 30%-regeling is mogelijk wanneer de buitenlandse werknemer zich kwalificeert als extraterritoriale werknemer. Een extraterritoriale werknemer is een werknemer die door een inhoudingsplichtige uit een ander land is aangeworven of vanuit een ander land is uitgezonden en schaarse specifieke deskundigheid bezit die op de Nederlandse arbeidsmarkt niet aanwezig is. De bewijslast hiervoor ligt bij de werkgever, die desgevraagd inzichtelijk zal moeten maken welke inspanningen verricht zijn om te trachten lokaal de vacature te vervullen. Per 1 januari 2012 is de regeling aangescherpt. Bij de beoordeling wordt in onderlinge samenhang rekening gehouden met de volgende factoren: Schaarse specifieke deskundigheid. Deze wordt ingevuld met een salarisnorm: er is sprake van een schaarse specifieke deskundigheid als de werknemer een fiscaal loon van (exclusief de vergoeding) of meer ontvangt. Voor gepromoveerde (de titel van dr. behaald) werknemers die onder de 30 jaar zijn geldt een verlaagd inkomenscriterium van (exclusief de vergoeding). Voor parttimers geldt dezelfde salariseis zonder herrekening naar een fulltime salaris. In de meeste gevallen zal niet specifiek meer op schaarste worden getoetst. Dit gebeurt alleen nog wanneer (bijna) een gehele beroepsgroep boven de salarisnorm uitkomt. De schaarste van de werknemer moet in sommige gevallen worden aangetoond (onder andere op basis van het niveau van de opleiding en de relevante werkervaring). De salariseis is komen te vervallen voor werknemers die in het kader van wetenschappelijk onderwijs en onderzoek in Nederland zijn tewerkgesteld bij een daartoe aangewezen onderwijsinstelling - naast universiteiten ook bepaalde hogescholen - of bij een (deels) gesubsidieerde onderzoeksinstelling. Zowel de UvA als de HvA vallen hieronder. De salariseis komt ook te vervallen voor bepaalde artsen in opleiding tot specialist. Een werknemer moet intwee derde van de periode van 24 maanden (= 16 maanden) voorafgaand aan de aanvang van de tewerkstelling op een afstand van minimaal 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond. Voor werknemers met de doctorstitel (gepromoveerden) die binnen een jaar na hun promotie voor de UvA in Nederland gaan werken, geldt een uitzondering. Als zij tijdens het promotieonderzoek en tussen de promotie en de start van het werk voor de UvA in Nederland woonden of binnen een straal van 150 kilometer van de Nederlandse grens, mag de werkgever voor hen toch de 30%-regeling toepassen. De gepromoveerde moet dan wel voor de start van zijn promotieonderzoek op een afstand van minimaal 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond. 3

4 Nederlandse werknemers naar het buitenland Onder voorwaarden kan een werknemer die door de UvA wordt uitgezonden om in een ander specifiek land de wetenschap te beoefenen of onderwijs te geven worden aangemerkt als uitgezonden werknemer, indien de werknemer in een periode van 12 maanden ten minste 45 dagen in het buitenland verblijft (45-dageneis). Voor het bereiken van de 45 dagen worden alleen onafgebroken perioden van ten minste 15 dagen, met inbegrip van de reisdagen inclusief de dagen van vertrek en aankomst, in aanmerking genomen. Indien aan de 45-dageneis is voldaan, kan de werknemer tevens als uitgezonden worden beschouwd gedurende alle overige dienstreizen van ten minste tien dagen naar de desbetreffende plaatsen. Uitgezonden voor wetenschap of onderwijs Werknemers die worden uitgezonden voor het beoefenen van wetenschap of het geven van onderwijs in het buitenland, kunnen in aanmerking komen voor de 30%-regeling. Onder het beoefenen van wetenschap of het geven van onderwijs in het buitenland wordt het volgende verstaan: buiten Nederland onderzoek verrichten op basis van een beurs of stipendium van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) of de Stichting Wetenschappelijk Onderzoek van de Tropen en Ontwikkelingslanden buiten Nederland onderzoek verrichten op basis van een NATO-fellowship buiten Nederland onderzoek verrichten op basis van vergelijkbare beurzen, stipendia en fellowships die door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen zijn toegewezen als leerkracht onderwijs geven aan een buitenlandse instelling op het gebied van wetenschap of onderwijs (uitgezonden of op uitnodiging) als wetenschapper onderzoek verrichten aan een buitenlandse instelling op het gebied van onderwijs of wetenschap (uitgezonden of op uitnodiging). Komt een werknemer in aanmerking voor de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers, dan kan de regeling toegepast worden. Er is hiervoor geen toestemming van de Belastingdienst nodig. Overgangsrecht in verband met de aanscherping van de 30%-regeling per 1 januari 2012 Voor werknemers die al voor 1 januari 2012 onder de 30%-regeling vielen geldt een overgangsrecht. Er zijn twee situaties mogelijk: De werknemer heeft op 1 januari 2012 nog geen vijf jaar gebruikgemaakt van de 30%- regeling. Na afloop van het vijfde jaar dat deze werknemer gebruik maakt van de 30%- regeling wordt getoetst of deze werknemer voldoet aan het nieuwe inkomenscriterium en aan het 150-kilometercriterium. Voldoet de werknemer niet aan deze criteria, dan valt deze werknemer vanaf dat moment niet meer onder de 30%-regeling. Dit betekent dat inwoners van België en Luxemburg en grote delen van Duitsland niet meer in aanmerking komen voor de 30%-regeling. Als de werknemer een nieuwe werkgever krijgt, dan moet een nieuwe 30%-regeling worden aangevraagd. Hierbij zal bij een wisseling van werkgever binnen 60 maanden na de eerste tewerkstelling, een hertoetsing plaatsvinden op basis van de oude criteria. Bij een wisseling van werkgever na 60 maanden zal hertoetsing plaatsvinden op basis van de nieuwe criteria. In beide gevallen geldt dat de periode tussen het einde van de tewerkstelling en de totstandkoming van een nieuwe arbeidsovereenkomst niet langer mag zijn dan drie maanden. De werknemer heeft op 1 januari 2012 al vijf jaar gebruikgemaakt van de 30%-regeling. In dit geval wordt niet opnieuw getoetst aan de nieuwe criteria en blijft de doorlooptijd van de 30%-regeling maximaal tien jaar. Als de werknemer een nieuwe werkgever krijgt, dan moet een nieuwe 30%-regeling worden aangevraagd. Hierbij zal een hertoetsing plaatsvinden op basis van de oude voorwaarden. 4

5 Dan mag de periode tussen het einde van de tewerkstelling en de totstandkoming van de nieuwe arbeidsovereenkomst niet langer dan drie maanden zijn. Is deze periode langer dan drie maanden en is de werknemer bij de nieuwe tewerkstelling ook opnieuw aangeworven vanuit het buitenland dan geldt de aanvraag voor de 30%-regeling als nieuwe aanvraag waarbij alle nieuwe voorwaarden van toepassing zijn. Periode van toepassing van de 30%-regeling Er kon maximaal tien jaar gebruik gemaakt worden van de 30%-regeling. Vanaf 1 januari 2012 wordt deze periode ingekort naar acht jaar. Deze aanpassing geldt niet voor werknemers die voor 1 januari 2012 al gebruik maakten van de 30%-regeling. De looptijd van acht jaar geldt alleen voor nieuwe aanvragen. Perioden van eerder verblijf Bij eerdere perioden van verblijf of werkzaamheden in Nederland kon maximaal tien jaar gebruik worden gemaakt van de 30%-regeling, waarbij een eerder verblijf of eerdere werkzaamheden in Nederland deze looptijd konden verkorten. Vanaf 1 januari 2012 wordt iedere periode van verblijf of van werkzaamheden in Nederland die meer dan 25 jaar geleden zijn begonnen en korter dan 25 jaar geleden zijn geëindigd, afgetrokken van de looptijd van maximaal tien jaar. Extraterritoriale kosten De extraterritoriale kosten (die in de 30%-vergoeding zijn inbegrepen) bestaan onder meer uit: dubbele huisvestingskosten (bijvoorbeeld hotelkosten), omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen extra kosten voor levensonderhoud door een hoger prijspeil in het werkland dan in het land van herkomst, zoals extra uitgaven voor maaltijden, gas, water en licht (cost of living allowance) kosten voor een kennismakingsreis naar het werkland om bijvoorbeeld met het gezin te zoeken naar een woning of een school kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in het werkland; (eerste) huisvestingskosten. Hierbij is tot 18% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking sprake van loon. Het meerdere behoort tot de extraterritoriale kosten opslagkosten voor het deel van de boedel dat niet wordt verhuisd naar het werkland reiskosten naar het land van herkomst (home leave), bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting als dat duurder is dan het laten invullen van de aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst cursuskosten om de taal van het werkland te leren voor de werknemer en voor de gezinsleden die bij hem verblijven. De volgende zaken zijn geen extraterritoriale kosten en mogen niet onbelast vergoed of verstrekt worden: uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance) vermogensverliezen aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee). 5

6 Toepassing aan de UvA Toepassing van de 30%-regeling vergt de medewerking van de werkgever, werknemer en - bij buitenlandse werknemers die naar Nederland komen - een beschikking van de Belastingdienst. Het betreft geen recht van de werknemer. Bij de toepassing van de 30%-regeling houdt de UvA een consistente lijn aan om willekeur te voorkomen. Toepassing van de 30%-regeling mag in beginsel niet leiden tot hogere werkgeverskosten (i.e. het brutosalaris + werkgeverslasten). Het overeengekomen brutosalaris wordt verhoogd met de vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering en eventuele toelagen. In fiscale termen vormt dit geheel het oorspronkelijk overeengekomen loon en is het de grondslag voor het berekenen van de vrije vergoeding. Over deze som wordt een brutonettoberekening uitgevoerd om het fiscale loon te bepalen. Dertig procent van dit fiscale loon ontvangt de werknemer als belastingvrije vergoeding. De toepassing van de 30%-regeling leidt ook tot een (lager) nader overeengekomen loon. En dit lagere loon is de grondslag voor loonheffing, sociale zekerheid, pensioen, en dergelijke. In het salarissysteem wordt maandelijks 30% berekend over het fiscaal loon van die maand (zonder toepassing van de 30%-regeling). Bij incidentele betalingen zoals de vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering is het totale fiscaal loon van die maand hoger en wordt het bedrag van de 30%- regeling direct aangepast. Het berekende bedrag kan dus per maand veranderen, afhankelijk van de hoogte van het fiscaal loon. Gevolgen voor de werknemer De betrokken werknemer geniet voordeel van de toepassing van de 30%-regeling, maar dient zich bewust te zijn van de consequenties. Het akkoord van de werknemer met de toepassing van de 30%- regeling betekent ook dat een nieuw (lager) loon wordt overeengekomen. Dit lagere loon vormt de grondslag voor de loonheffing, de sociale zekerheid, pensioen en eventuele andere loonbestanddelen die afgeleid worden van het brutosalaris. Een eventuele werkloosheidsuitkering zal gebaseerd worden op het lagere loon. Zodra de beschikking van de Belastingdienst verloopt, vervalt de basis voor het toekennen van de belastingvrije vergoeding en kan een terugval in het netto-inkomen van de werknemer plaatsvinden. Deze kanttekeningen benadrukken het belang om pas na een goede informatievoorziening én wederzijds goedvinden over te gaan tot het aanvragen van een beschikking voor de toepassing van de 30%-regeling. Overigens kan de werknemer kiezen voor volledige pensioenopbouw (zie verderop). Relatie van de 30%-regeling tot andere fiscale regelingen Een belastingvrije vergoeding op basis van de 30%-vergoeding laat onverlet dat de betrokken werknemer nog wel in aanmerking komt voor belastingvrije kostenvergoedingen die geen betrekking hebben op de extraterritoriale kosten. Daarom kunnen er naast de 30%-regeling onder meer onbelast vergoed en/of verstrekt worden: verhuiskosten en de kosten voor tijdelijke opslag en het overbrengen van de boedel voor kosten van vervoer per auto kan maximaal 0,19 per kilometer vrij vergoed worden kosten voor woon-werkverkeer (niet op basis van de Menukaart Arbeidsvoorwaarden) kosten voor een telefoonabonnement bij een zakelijk gebruik van meer dan 10% kosten voor maaltijden kosten voor dienstreizen verdere informatie over de kostenvergoedingen is verkrijgbaar via de Personeels- en Salarisadministratie van het Administratief Centrum. Pensioenopbouw Bij de toepassing van de 30%-regeling vindt pensioenopbouw plaats over het verlaagde pensioengevende inkomen. De werknemer kan er voor kiezen, met behulp van het toepasselijke 6

7 aanvraagformulier, de pensioenopbouw te laten plaatsvinden over het oorspronkelijke, niet verlaagde, pensioengevende inkomen (dit is slechts mogelijk indien in totaal maximaal 30% van het pensioengevend inkomen is verlaagd). Een eenmaal gemaakte keuze wordt stilzwijgend verlengd. De werknemer heeft jaarlijks de mogelijkheid zijn keuze te herzien. Het Administratief Centrum stuurt hiervoor de betreffende werknemer in november van elk jaar een herinnering. De ingangsdatum van een wijziging in het pensioengevende inkomen is altijd 1 januari van het volgende kalenderjaar. Dit is tevens van toepassing bij een indiensttreding in de loop van het jaar, waarbij de beschikking van de 30%-regeling van de Belastingdienst op een later tijdstip is afgegeven. Het ABP staat niet toe om bij een toepassing van de 30%-regeling achteraf het ABP jaarinkomen te corrigeren. Menukaart Arbeidsvoorwaarden Naast de 30%-regeling is het mogelijk ook deel te nemen aan de Menukaart Arbeidsvoorwaarden. De Menukaart (keuzemodel) Arbeidsvoorwaarden is een fiscaal gefaciliteerde tool. Het gebruik hiervan heeft direct invloed op het fiscaal loon en dus op de hoogte van de 30%-regeling. Een voorbeeld: het gebruik van Menukaart-reiskosten verlaagt het fiscaal loon; daardoor wordt het bedrag van de 30%-regeling ook lager. Geen belastingplicht in Nederland Voorwaarde voor de toepassing van de 30%-regeling is dat de werknemer voor het loon geen recht heeft op voorkoming van dubbele belasting. Met andere woorden: als de werknemer in het buitenland belastingplichtig is, kan de 30%-regeling niet worden toegepast. Let op! Omdat er tussen Nederland en verschillende andere landen bilaterale belastingverdragen zijn gesloten is het niet voor iedere werknemer mogelijk om direct gebruik te maken van de 30%- regeling. In het belastingverdrag kan afgesproken zijn dat de werknemer gedurende een bepaalde tijd belastingplichtig blijft in het land waar hij vandaan komt, bijvoorbeeld gedurende twee jaar. Als dat het geval is wordt de 30%-regeling wel bij indiensttreding aangevraagd, maar in de eerste twee jaar van de aanstelling niet toegepast. Wisseling van werkgever Bij wisseling van werkgever, kan de nieuwe werkgever onder voorwaarden gebruik blijven maken van de 30%-regeling. Is de periode bij de nieuwe werkgever langer dan drie maanden en is de werknemer tevens opnieuw aangeworven vanuit het buitenland, dan geldt de 30%-aanvraag als een nieuwe aanvraag waarbij alle nieuwe voorwaarden van toepassing zijn. Meer informatie hierover bij Belastingdienst /Limburg / kantoor Buitenland. Einde van de 30%-regeling De toepassing van de 30%-regeling eindigt: op de laatste dag van tewerkstelling in Nederland zodra niet meer wordt voldaan aan de salariseis en schaarste vereiste. Hieraan moet doorlopend worden voldaan. Zodra op enig moment niet aan een van beiden wordt voldaan, komt de looptijd van de 30%-regeling tot een einde. Werkgevers moet dit zelf toetsen en ook de 30%-regeling in hun administratie beëindigen aan het einde van de looptijd van de beschikking, onder voorwaarde dat continue aan de voorwaarden van toepassing van de 30%-regeling is voldaan. Procedure 1. Indien aan de voorwaarden wordt voldaan, kan bij de Belastingdienst/Limburg/kantoor 7

8 Buitenland een beschikking aangevraagd worden. Bij een gunstige beschikking mag de 30%-regeling voor de betrokken werknemer gedurende maximaal acht jaar toegepast worden. Perioden van eerder verblijf worden in mindering gebracht op de 25-jaars periode. Een aanvraag kan door de werknemer en werkgever gezamenlijk gedaan worden door het invullen van een Verzoek Loonheffingen toepassing 30%-regeling. Een actueel formulier is beschikbaar via de website van de Belastingdienst: 2. De salarisadministratie van de UvA toetst, vanaf 1 januari 2012, jaarlijks of nog aan voorwaarden van de 30%-regeling wordt voldaan. Hierbij wordt rekening gehouden met het overgangsrecht. De salarisadministratie doet de toetsing in samenwerking met de P&Oafdelingen van de betreffende faculteit. Deze toetsing vindt plaats in het eerste kwartaal van elk kalenderjaar. Bij beëindiging van de 30%-regeling wordt de werknemer geïnformeerd over de consequenties. 3. Aangezien de toepassing van de 30%-regeling voor werknemers uit het buitenland afhankelijk is van een beschikking van de Belastingdienst wordt het antwoord door de betrokken P&O-afdeling verwerkt in een geclausuleerde aanstellingsbrief. Als de beschikking afgegeven wordt binnen vier maanden na indiensttreding kan toepassing plaatsvinden met ingang van de indiensttredingsdatum. 4. De originele beschikking wordt samen met een kopie van het addendum bij de aanstelling verstuurd naar de Personeels- en Salarisadministratie (PSA). 5. Bij toepassing van de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers is geen beschikking nodig. PSA dient wel over de volgende documenten te beschikken. a. Een verklaring van de leidinggevende over de uitzending (werkzaamheden en periode). b. Een eventuele uitnodiging van de gastinstelling. c. Een ondertekend addendum. d. Een formulier keuze pensioen. 6. De PSA past de 30%-regeling toe bij de werknemer (zie Toepassing aan de UvA). 7. In november van elk jaar stuurt de PSA de werknemer een brief over de keuze voor de pensioenopbouw in het volgende jaar. 8. De PSA informeert de werknemer en de P&O-afdeling zes maanden voor de einddatum die is vermeld op de beschikking over de consequenties van de beëindiging van de 30%- regeling. Deze beschrijving van de procedure van de uitvoering van de 30%-regeling dient te worden beschouwd als een eerste handleiding en heeft niet tot doel alle details rondom de 30%-regeling te behandelen. Eventuele berekeningen kunnen bij de Personeels- en Salarisadministratie worden opgevraagd. 8