Project Risico-inventarisatie- en evaluatie azm Projectplan

Transcriptie

1 Project Risico-inventarisatie- en evaluatie azm Projectplan Datum : 10 juli 2012 Door : H. Luyten; Stafdirectoraat Personeelszaken, Arbo Status : definitief

2 INHOUDSOPGAVE 1 Opdrachtgever 2 2 Projectomschrijving/ projectopdracht 2 3 Bijdrage aan de doelen van het azm 2 4 Huidige stand van zaken RI&E s 2 5 De aanpak 3 6 Stappenplan 4 7 Het instrument 5 8 Projectorganisatie 5 9 Overzicht uit te voeren RI&E s 6 10 Overzicht geplande uren 7 11 Tot slot 8 Bijlagen 1: toelichting op wetgeving 2: detailplanning Projectplan RIE azm 1

3 1 Opdrachtgever De heer Ir B. Durlinger, directeur stafdirectoraat Personeelszaken. 2 Projectomschrijving/projectopdracht De doelstelling is uiterlijk 1 december 2012 alle risico-inventarisaties van het azm actueel te hebben. Deze actualisatie geschiedt met volledige betrokkenheid van leidinggevenden en (preventie-) medewerkers en draagt bij aan de doelstellingen van het azm met betrekking tot goede arbeidsomstandigheden. 3 Bijdrage aan de doelen van het azm Het azm besteedt veel aandacht aan het creëren van een aantrekkelijke en inspirerende werkomgeving voor de medewerkers. Dit houdt onder andere in dat er een beleid geformuleerd is op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dit beleid is verankerd in een arbomanagementsysteem dat aan de norm OHSAS voldoet en gecertificeerd is. De essentie van het arbomanagementsysteem is het streven naar continue verbetering zoals aangegeven in de Demingcirkel. In dit kader wordt onder andere periodiek gemonitord of de risico-inventarisaties en evaluaties (RI&E s) nog voldoen aan de wettelijke gestelde eisen. Demingcirkel Een RI&E is een wettelijke verplichting (zie bijlage 1) voor werkgevers om te onderzoeken en schriftelijk vast te leggen, of het werk gevaar kan opleveren of schade veroorzaken aan de gezondheid van medewerkers. De verplichtingen ten aanzien van de RI&E hebben een belangrijke relatie met goed werkgeverschap. Het niet op orde hebben van de RI&E kan boetes en in het uiterste geval persoonlijke hoofdelijke aansprakelijkheid opleveren. Ondanks dat het doel van een RI&E duidelijk is en bijdraagt aan een gezonde bedrijfsvoering, wordt een RI&E toch nog vaak als een noodzakelijk kwaad ervaren dat door HRM wordt opgelegd. Hierdoor worden belangrijke kansen gemist: - Betrokkenheid van management en medewerkers bij een RI&E vergroot het realiseren van de doelstellingen en dus het rendement van een RI&E; - Een RI&E blijkt vaak beperkt te blijven tot tastbare feiten zoals veiligheid en fysieke arbeidsomstandigheden. Wanneer het gaat om veilige en prettige arbeidsomstandigheden zijn de minder tastbare aspecten zoals veilig en gezond gedrag dat bijdraagt aan het welbevinden van de medewerkers (gezonde organisatiecultuur) minstens zo belangrijk; - De steeds krapper en complex wordende arbeidsmarkt bewerkstelligt het resultaatgericht aandacht schenken aan het aantrekken en binden van medewerkers. Een RI&E kan hieraan een effectieve bijdrage leveren door aantrekkelijke werkomstandigheden; - Bij de NIAZ-accreditatie (december 2012) dienen alle RVE s/ stafdirectoraten te beschikken over een actuele RI&E. 4 Huidige stand van zaken RI&E s Bij de meest recente controle is gebleken dat een groot aantal van de RI&E s niet meer actueel is. Als belangrijke oorzaken hiervan kunnen worden genoemd: de veranderende wetgeving, (nieuwe) arbocatalogi UMC s en/of het niet tijdig herzien van de bestaande RI&E als gevolg van gewijzigde (arbeids-)omstandigheden bijvoorbeeld door bouwactiviteiten. Een globale inventarisatie laat de tabel op de volgende bladzijde zien. Projectplan RIE azm 2

4 Meest recente datum RI&E Aantal In december 2012 vindt een externe audit in het kader van OHSAS 18001/ NIAZ plaats. azm wenst vóór deze datum alle RI&E s actueel te hebben. Bij het azm is het lijnmanagement van een RVE /stafdirectoraat verantwoordelijk voor het uitvoeren en actueel houden van de RI&E. Zelfwerkzaamheid van een RVE/stafdirectoraat is hierbij uitgangspunt. Het actualiseren van hun RI&E vergt betrekkelijk veel extra inspanning van de veelal drukbezette lijnmanagers, medewerkers en preventiemedewerkers. De interne arbodienst azm heeft het plan opgepakt om het management ondersteuning aan te bieden bij het actualiseren van hun RI&E. Maatwerk is hierbij uitgangspunt. De managers van de RVE s/ stafdirectoraten, de preventiemedewerkers en de OR zijn over deze ondersteuningsmogelijkheid geïnformeerd. Wettelijk gezien dient het lijnmanagement van RVE s/stafdirectoraten de OC om instemming te vragen voor de wijze van uitvoering van een RI&E. 5 De aanpak In het kader van integraal management is het lijnmanagement van een RVE /stafdirectoraat verantwoordelijk voor de RI&E. De toetsing van een RI&E is op wettelijke gronden voorbehouden aan gecertificeerde kerndeskundigen. Zoals eerder omschreven is een RI&E een managementtool om te komen tot structurele verbetering van arbeidsomstandigheden en daarmee onder andere zo optimaal mogelijke werkomstandigheden van medewerkers te verkrijgen. De interne arbodienst azm biedt, indien gewenst, ondersteuning aan het management bij het actualiseren van hun RI&E, waarbij maatwerk het uitgangspunt vormt. Hiervoor zijn drie varianten uitgewerkt. 1: RVE/stafdirectoraat voert zelf de RI&E uit. Hierbij is sprake maximale zelfwerkzaamheid en zelfsturing. De regie, uitvoering en opstelling plan van aanpak liggen volledig bij de RVE of het stafdirectoraat. De interne arbodienst azm wordt alleen betrokken bij de instructie over de toepassing van het instrument en de toetsing. 2: RI&E wordt uitgevoerd in een samenwerkingsverband tussen betreffende RVE/stafdirectoraat en de interne arbodienst azm. De regie en opstellen van plan van aanpak is een gezamenlijke actie. Vooraf worden hierover duidelijke afspraken gemaakt. De toetsing geschiedt door de interne arbodienst azm. 3: RI&E wordt volledig door interne arbodienst azm uitgevoerd. De regie en uitvoering liggen hierbij volledig bij de interne arbodienst. De preventiemedewerker vormt hierbij een belangrijke schakel tussen het management en de uitvoerende arbodienst. Het plan van aanpak wordt door RVE/stafdirectoraat opgesteld. De toetsing wordt door de interne arbodienst azm verricht. De keuze voor één van deze varianten is aan het lijnmanagement van betreffende RVE/stafdirectoraat. Bij het azm zijn er in het verleden bij alle RVE s/stafdirectoraten RI&E s uitgevoerd. Verder hebben er veelal allerlei onderzoeken, audits en acties plaatsgevonden. Deze en andere informatie, zoals ziekteverzuimcijfers, jaarverslagen, rondgangen enzovoorts kunnen gebruikt worden bij de voorbereiding van de uitvoering van deze RI&E. Het management is opdrachtgever voor de RI&E. Een goede afstemming voorafgaande aan de uitvoering van een RI&E is dus noodzakelijk, om teleurstellingen in een later stadium te voorkomen. Omdat een structurele aanpak erg belangrijk is, is een stappenplan ontwikkeld voor de verschillende varianten. De OR wordt op strategisch/tactisch niveau bij deze RI&E betrokken via de Raad van Bestuur. Projectplan RIE azm 3

5 6 Stappenplan Stappenplan uitvoering risico-inventarisatie en evaluatie azm activiteit Variant 1 Variant 2 Variant 3 aankondiging 1 Aankondiging -manager interne arbodienst (AD 1 ) neemt contact op met management RVE; -lijnmanagement RVE maakt keuze voor variant voorbereiding 2 Afstemming Overleg AD en PM over: -toepassen instrument -selectie vragenlijsten 3 Deskresearch Bestaande infobronnen verzamelen en doornemen (PM) 4 Voorbereiding software Software op maat maken (PM) uitvoering 5 Inventariseren -PM (laat) vragenlijsten invullen -werkplekbezoek 6 Inbrengen verkregen info 7 Voorstellen risicobeheersmaatregelen (arbeidshygiënische strategie) -PM (laat) resultaten inbrengen -(laat) beheersmaatregelen formuleren -zoveel mogelijk uniform RVE Overleg AD en PM 2 over: -gewenste ondersteuning -toepassen instrument -selectie vragenlijsten Bestaande infobronnen verzamelen en doornemen (AD/PM) Software op maat maken (AD/PM) -uitvoering PM/AD m.b.v. vragenlijsten -werkplekbezoek PM/AD -(laat) resultaten inbrengen (PM/AD) -(laat) beheersmaatregelen formuleren (PM/AD) -gecoördineerd zoveel mogelijk uniform RVE/azM Overleg AD en PM over: -organisatie RVE -betrokkenen -bestaande informatiebronnen -arbeidsrisico s, werkplekken -einddatum -opstellen van projectplan -selectie vragenlijsten -agenda s betrokkenen plannen Bestaande infobronnen verzamelen en doornemen (AD) - software op maat maken (AD) - papieren versie RI&Evragen (AD) - interview(s) m.b.v. schriftelijke vragenlijsten (AD) - werkplekbezoeken (AD) - resultaten inbrengen (AD) -formuleren beheersmaatregelen (AD) -gecoördineerd zoveel mogelijk uniform azm 8 Prioriteiten bepalen (R=BxWxE) 9 Opstellen conceptrapportage 10 Tussentijdse toets 11 Concept rapport ter commentaar voorleggen aan afd. verantwoordelijke, OC en -PM (laat) prioriteiten bepalen -(laat) concept rapportage genereren -gereed melden n.v.t. -PM bespreekt/ vraagt reactie op concept -(laat) prioriteiten bepalen (PM/ AD) -PM/AD (laat) concept rapportage genereren -PM/AD biedt conceptrapport aan projectleider aan -projectleider voert tussentijdse toets uit en retourneert met ev. opmerkingen -PM/AD meldt gereed -PM/AD bespreekt/ vraagt reactie op concept -bepalen prioriteiten (AD) -conceptrapport genereren (AD) -conceptrapport aanbieden aan PM/ bespreken -PM/AD biedt conceptrapport aan projectleider aan -projectleider voert tussentijdse toets uit en retourneert met ev. opmerkingen -PM/AD meldt gereed -PM/AD bespreekt/ vraagt reactie op concept 1 (AD) betekent interne arbodienst 2 PM betekent preventiemedewerker Projectplan RIE azm 4

6 12 adj. directeur Verwerken opmerkingen -PM (laat) opmerkingen verwerken -PM/ AD verwerken opmerkingen -verwerken opmerkingen (AD) -aanbieden aan PM 13 definitieve -PM biedt rapportage aan aan adj. directeur, afd. verantwoordelijke en OC. rapportage plan van aanpak 14 Opstellen plan van aanpak -afd. management stelt pva op -afd. management vraagt OC instemming 15 Toetsen plan van aanpak -gecertificeerd kerndeskundige -toetsingsrapport 7 Het instrument Een RI&E dient volledig, actueel en betrouwbaar te zijn. Als hulpmiddel voor het uitvoeren/ rapporteren van een RI&E zijn zogenaamde branche-instrumenten ontwikkeld. Landelijk is recent een dergelijk instrument voor universitaire ziekenhuizen ontwikkeld, door ECOsystems, in opdracht van NFU. Het azm heeft dit instrument, als basis, met een groot aantal extra vragen uitgebreid. Hierdoor is een uitgebreide database ontstaan met behulp waarvan een kwalitatief goede RI&E kan worden uitgevoerd. De vragen zijn in drie hoofdonderdelen (strategisch, tactisch, operationeel) onderverdeeld. Het nieuwe instrument is vanaf 15 maart operationeel bij het azm. Niet alleen uitvoerders van de RI&E, maar ook preventiemedewerkers en afdelingshoofden dienen met het RI&E-instrument te kunnen werken. Het RI&E-instrument is nieuw en er is nauwelijks ervaring in het werken hiermee. De interne arbodienst heeft dit onderkend en een introductieprogramma uitgewerkt. Dit houdt in begeleiding en training van diegenen die met dit instrument gaan werken. Concreet: - vooroverleg over de variantkeuze met het lijnmanagement; - training in het gebruik van het instrument voor de doelgroepen beheerders en gebruikers; - overleg met preventiemedewerker over wijze van uitvoeren, wie geïnterviewd wordt en welke voorinformatie reeds beschikbaar en actueel is; - begeleiding bij het samenstellen van de vragenlijsten; - begeleiding bij de rondgang door arbodeskundigen; - uitvoeren tussentijdse toets; - tussentijdse begeleiding op verzoek van de preventiemedewerker; - toetsing van de RI&E en plan van aanpak. 8 Projectorganisatie Voor de realisatie van dit project is een projectorganisatie in het leven geroepen met een stuur- en klankbordgroep. De stuurgroep wordt gevormd door: H. Luyten, projectleider en Y. Stienen, stafadviseur en P. Compen (hogere veiligheidskundige Encare). De preventiemedewerkers vormen de klankbordgroep. De coördinatie is in handen van P. Compen en Y. Stienen. De uitvoering van het operationele deel geschiedt, afhankelijk van de gekozen variant, door een RVE/SD zelf of (in samenwerking met) een externe deskundige. De uitvoering van het strategisch/tactisch deel geschiedt centraal door de interne arbodienst. Het heeft de voorkeur om uitvoering en toetsing te scheiden. De RI&E wordt uitgevoerd door of onder toezicht van gecertificeerde kerndeskundigen en hoeft dus niet te worden getoetst. De toetsing van het plan van aanpak is wel een verplichting en vindt onder andere plaats door E. Bleijlevens, gecertificeerd kerndeskundige. Projectplan RIE azm 5

7 9 Overzicht uit te voeren RI&E s Het azm wenst bij alle RVE s en stafdirectoraten de bestaande RI&E s te actualiseren. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de planning. De detailplanning is in bijlage 2 opgenomen. De uitvoering vindt plaats in de periode 1 maart tot 1 december RVE/ stafdirectoraat Preventiemedewerker Variant keuze Uitvoerder Operatieve Hugo Lambriex/ Huub 3 Sabine Geneeskunde Ackermans (voor Ok s) Klompenmakers Chronisch & Jedidja van Vliet 3 Sabine Beschouwend Klompenmakers Erfelijkheid Pedro Penders 3 Frans Hitzen/ Voortplanting &, Kelly Bergs Kind; Oncologie; Medisch Interventie Centrum Hart en Vaten Marja Vermeeren 3 Fleur Jansen/ Petra Beurskens Patiënt & Zorg Bert Panis 3 Sabine Klompenmakers Geestelijke gezondheidszorg/ Klinische Neuro Wetenschappen Laboratorium & Beeldvorming Marjolijn Timmermans 3 Frans Hitzen/ Kelly Bergs Ingrid Dessart 1 In eigen beheer/ Petra Beurskens Personeelszaken Esther Bleijlevens 3 Frans Hitzen/ Financiën & Informatievoorziening / Inkoop Informatie, Communicatie, Technologie & Instrumentele Dienst 34 Kelly Bergs Esther Bleijlevens 3 Carin Seuren 37 Timo Visser 2 Paul Compen 19 Facilitair Bedrijf Nellie Janssen 2 Petra Beurskens 12 Ronald Mac Esther Bleijlevens 3 Frans Hintzen/ ntb Donaldhuis Kelly Bergs Unie van vrijwilligers Esther Bleijlevens 3 Frans Hintzen/ ntb Kelly Bergs Raad van bestuur Esther Bleijlevens 3 Esther Bleijlevens ntb Start week Projectplan RIE azm 6

8 10 Overzicht inzet geplande uren Uitvoerende RVE/ STD Operatieve Geneeskunde Sabine Frans/ Kelly Petra/ Fleur Reserveren (Petra) Paul Esther Carin Totaal Chronisch & Beschouwend KNW/GGZ Patiënt & Zorg Hart & Vaten EVK/MIC/ONCO Beeldvorming Laboratoria stafd. PZ stafd. F&I stafd. ICT/ID Fac. Bedrijf Ronald Mac Donaldhuis Unie van vrijwilligers Raad van bestuur incl. Bouwbureau Strategisch/ Tactisch niveau Projectleiding Tussentijdse toets Totaal Projectplan RIE azm 7

9 11 Tot slot Nadat een RVE/stafdirectoraat het plan van aanpak heeft opgesteld en dit is getoetst door de gecertificeerde kerndeskundige kan worden begonnen met het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Het plan van aanpak voorziet in acties met bijbehorende prioriteitscode. Een RVE/ stafdirectoraat is zelf verantwoordelijk voor uitvoering, echter ondersteuning door de interne arbodienst azm is hierbij altijd mogelijk. Bijlagen Bijlage 1: Toelichting op wetgeving m.b.t. RI&E Bijlage 2: Detailplanning Projectplan RIE azm 8

10 Bijlage 1 Toelichting op wetgeving m.b.t. RI&E De belangrijkste wet op het gebied van arbeidsomstandigheden is de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De Arbowet is een raamwet. Dit houdt in dat er geen specifieke regels in zijn opgenomen maar dat de rechten en plichten voor veiligheid, gezondheid en welzijn bij arbeid in algemene zin zijn beschreven. Een werkgever heeft een zogenaamde zorgplicht. De algemene zorgplicht van de werkgever is vastgelegd in artikel 3 van de Arbowet. Hierin worden de uitgangspunten beschreven waaraan iedere werkgever zich moet houden bij het verrichten van arbeid. Dit artikel verplicht de werkgever om ervoor te zorgen dat de inrichting van de arbeidsplaatsen, de werkmethoden en de bij de arbeid gebruikte arbeidsmiddelen alsmede de arbeidsinhoud, zoveel als redelijkerwijs kan worden gevergd, aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemers zijn aangepast. De wijze waarop de werkgever de zorg voor arbeidsomstandigheden vorm moet geven staan in de artikelen 4 tot en met 10. Instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor veilige arbeidsmiddelen en een veilige en gezonde werkomgeving binnen hun organisatie. Vanuit die verantwoordelijkheid is het vooral de werkgever die, in overleg met de OR, preventieve maatregelen moet nemen op basis van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De RI&E is een wettelijk verplicht basisdocument. Voor de wijze waarop een RI&E wordt uitgevoerd en gerapporteerd stelt de wetgever geen eisen. Echter, de arbocatalogus RI&E UMC s geeft de manier aan waarop UMC s risico s in kaart kunnen brengen. Een RI&E is geen doel op zich. Het gaat uiteindelijk om het (continue) verbeteren van arbeidsomstandigheden onder meer door het voorkomen van arbeidsongevallen en terugdringen van ziekteverzuim. Een RI&E is niet compleet is zonder plan van aanpak. In het plan van aanpak worden concrete acties beschreven die bijdragen aan veiliger en gezonder werken. Deze acties hangen af van wat er naar de huidige stand van de professionele dienstverlening nodig en mogelijk is. Verder geldt het arbeidshygiënisch principe, hetgeen betekent dat zo veel als mogelijk moet worden bezien of arbeidsrisico's voorkomen kunnen worden. Is dat technisch niet mogelijk of in redelijkheid niet te eisen (bijvoorbeeld vanwege de kosten) dan moeten in volgorde van prioriteit de volgende maatregelen worden overwogen: 1. risico beperken door (technische) maatregelen aan de bron 2. risico verminderen door de werknemer af te schermen 3. risico verminderen door de blootstelling te verminderen (denk o.a. aan organisatorische maatregelen, taakroulatie) 4. risico verminderen door collectieve beschermingsmiddelen 5. risico verminderen door persoonlijke beschermingsmiddelen. Projectplan RIE azm 9