4 april 2011 Evolutie van analoge post naar digitale big bang

Transcriptie

1 Evolutie van analoge post naar digitale big bang Presentatie WGA 4 april 2011 Willem Broekhuis Hoofd DIV Wat en waarover bij het Erasmus MC Van een papieren naar een digitaal personeelsdossier De Medisch Ethische Toetsings Commissie METC Het digitale studentendossier Hybride werkwijze archief Raad van Bestuur Handboek vervanging 2

2 Erasmus MC in perspectief Nederland populatie: Rotterdam: havenstad populatie: Erasmus MC: medewerkers: Gezondheidszorg in Nederland: feiten & cijfers Totaal aantal Ziekenhuizen: 104 algemeen 96 universitair medische centra 8 Erasmus MC = Grootste Universitair Medisch Centrum in Nederland 4

3 Geschiedenis Oprichting Medische Faculteit Rotterdam Fusie Dijkzigt Ziekenhuis + Sophia Kinderziekenhuis: Academisch Ziekenhuis Rotterdam Fusie Medische Faculteit Rotterdam + Economische Hoge School: Erasmus Universiteit Rotterdam Fusie Academisch Ziekenhuis Rotterdam + Daniel den Hoed Kliniek Fusie Academisch Ziekenhuis Rotterdam + Faculteit der Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de Erasmus Universiteit Rotterdam: Erasmus MC Erasmus MC: feiten & cijfers Medewerkers Medische en wetenschapplijke staf Verpleegkundig personeel Studenten Geneeskunde Beleid en Management voor de Gezondheidszorg 550 Medisch specialistenopleidingen 28 Totaal budget Bedden Polikliniekbezoeken per jaar

4 Kerntaken Wetenschappelijk onderzoek Onderwijs Van molecuul tot patiënt - van patiënt tot samenleving Patiëntenzorg Basiszorg 1/3 Topklinisch Topreferent 7 2/3 Nieuwbouw: impressie

5 Van een papieren naar een digitaal PD Aanleiding Gedecentraliseerde personeel en organisatie functie; Grondslag reorganisatie onder de titel Beter Besturen Centrale DIV-functie voor de personeelsdossiers Logistiek probleem: Verspreide ligging decentrale personeelsafdelingen Nieuwbouw: geen tot weinig archiefruimte Schaduw dossiervorming 9 Overgang van CORSA 6.3 naar 7.1 Bilateraal: Directeur Informatie en Directeur Personeel Parallel met Elektronisch Patiëntendossier Tijd en plaats onafhankelijk informatie beschikbaar hebben Besluit stuurgroep concernsystemen tot het uitvoeren van een pilot Pilot bij één cluster: Cluster 3 Cluster is gehuisvest op de linker maasoever 10

6 CORSA 6.3 POST (Documentregistratie) ARCH (Dossierbeheer) LYST (Rapportage) ABIS (Archiefbeschrijving en Inventarisatie) Maatwerkkoppeling met Personeelsinformatiesysteem PERSIS: PERSIS is een personeelsinformatiesysteem dat onderdeel uitmaakt van het Ziekenhuis Informatie Systeem. (Leverancier was HISCOM nu I-SOFT ) 11 Overgang CORSA 7.1 POST (Documentregistratie) ARCH (Dossierbeheer) LYST (Rapportage) ABIS (Archiefbeschrijving en Inventarisatie) SCAN (Digitaliseren) DMS (DMS-userinterface incl. Office-integratie) WEBZ (Web-userinterface) Import (Import document-, dossier- en persoonsgegevens) Aangepaste maatwerkkoppeling met PERSIS 12

7 Projectgroep elektronisch personeelsdossier Ingesteld door Stuurgroep Concernsystemen Samenstelling; Projectleider Directie Informatie Unithoofd Personeelsadministratie Directie Personeel Vertegenwoordiger namens de managers Clusterbureaus Vertegenwoordiger Personeelsadviseurs Hoofd DIV 13 Werkgroepen 1 Werkgroep Inhoud; Projectleider (voorzitter) Personeelsadviseurs Assistent personeelsadviseurs Manager Clusterbureau Hoofd DIV Applicatiebeheerder CORSA 14

8 Werkgroepen 2 Werkgroep Informatica Projectleider (voorzitter) Databaseadministrator Netwerkbeheer 15 Werkgroep Inhoud Definitie personeelsdossier heroverwegen Indeling personeelsdossier Autorisatie: Wie mag wat zien Wie mag wijzigingen aanbrengen in registraties Opstellen Richtlijnen elektronisch Personeelsdossier De richtlijn wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur na instemming van de Ondernemingsraad 16

9 Werkgroep Informatica Server-capaciteit Inrichting database Netwerkbelasting Koppeling met Personeelsinformatiesysteem: Synchronisatie Import van in bulk gescande documenten 17 Indeling personeelsdossier 1 Vaststelling door de werkgroep 1 Hoofddossier 17 Subdossiers 18

10 Indeling personeelsdossier 2 Hoofddossier Identiteitsgegevens Sollicitatiebescheiden 19 Indeling personeelsdossier 3 Subdossiers: 1. Aanstellingsgegevens 2. Bekwaamheid 3. Jubileum 4. Functiewaardering 5. Jaargesprekken 6. Beoordeling 7. Gratificaties e.d. 8. Pensioen 9. Opleiding en Studie 10. Reiskosten e.d. 11. Verlof 12. Arbeidsongeschiktheid 13. Zorgverzekering 14.Overige correspondentie 15. Vertrouwelijk 16.Werkdossier Personeelsadviseur 17.Werkdossier Leidinggevende 20

11 Leen en inzage bevoegdheden papier Vrije toegang via DIV directie personeel Medewerkers decentrale personeelsafdelingen bij de clusters Leidinggevenden Arbeidsjuristen DIV directie personeel Directie Personeel 21 Autorisaties elektronisch PD 1 Geen vrije toegang maar een toegang op basis van een rol Rol geautoriseerd op hoofd en subdossier niveau 22

12 Autorisaties elektronisch PD 2 Toegang tot het digitale dossiers op basis van de rol van: (Sub)dossiers: Leidinggevende Personeelsadviseurs Assistent Personeelsadviseurs Project medewerkers Manager Clusterbureau Salarisadministratie Directie Personeel: Arbeidsjuristen Team Sociale Regelingen Medewerkers 0 t/m 15 en 18 0 t/m 15 en 17 0 t/m 4, 6 t/m 15 en 17 2, 7 1, 7, 8, 9, 10, 12 en 15 0 t/m 4 en 6 t/m 15 0 t/m Inrichting door applicatiebeheer 1 Structuur en omvang van de organisatie: 650 afdelingen en 650 leidinggevende Autoriseren van de rollen Toegang van de medewerkers tot hun eigen dossier 24

13 Inrichting door applicatiebeheer 2 25 Inrichting door applicatiebeheer 3 Inrichting binnen CORSA: Eerst vrije gedachte op basis huidige werkwijze Op basis van de functionaliteiten van CORSA Stap voor stap Wat doet CORSA bij POST enz. 26

14 Inrichting door applicatiebeheer 4 27 Scannen uitbesteden of zelf doen Zelfdoen Vrij maken personeel Dossiers op twee locaties Schaduwdossiers samenvoegen Doorlooptijden Scancapaciteit Uitbesteden Kosten Vaste doorlooptijd Afstemming t.b.v. import Opleiden medewerkers aannemer 28

15 De Medisch Ethische Toetsingscommissie De Medisch Ethische Toetsings Commissie toetst en beoordeelt medisch-wetenschappelijk onderzoek met proefpersonen Het doel van de toetsing van medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen in de zin van de WMO is het waarborgen van de rechten, veiligheid en het welzijn van de proefpersonen die deelnemen aan medisch-wetenschappelijk onderzoek. Speciale aandacht verdient het onderzoek met kwetsbare personen. De commissie toetst op basis van de WMO en overige relevante weten regelgeving, waaronder het ICH richtsnoer voor Good Clinical Practice en de Verklaring van Helsinki. 29 METC In overleg met de Raad van Bestuur kan de commissie ook medischwetenschappelijk onderzoek beoordelen ten behoeve van andere instellingen in de regio, waarvoor geen andere commissie in de zin van artikel 16 van de WMO aangewezen is, haar worden voorgelegd door: de GG&GD Rotterdam, de Bloedbank Rotterdam, het Havenziekenhuis Rotterdam, het Revalidatiecentrum Rijndam te Rotterdam en het Oogziekenhuis Rotterdam. 30

16 Productie METC De METC produceert ongeveer stukken Ongeveer 400 procollen 35 m¹ papier per jaar 31 CCMO Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO) waarborgt de bescherming van proefpersonen betrokken bij medischwetenschappelijk onderzoek, middels toetsing aan de daarvoor vastgestelde wettelijke bepalingen en met inachtneming van de voortgang van de medische wetenschap. De toetsing door de CCMO betreft medisch wetenschappelijk onderzoek met geneesmiddelen De METC s zijn verplicht de betreffende documenten digitaal in pdf aan te leveren. Workflow Management is meegenomen in het traject 32

17 Dossier registratie METC 33 Workflow METC 34

18 Workflow METC 35 Workflow METC 36

19 Studentendossier Analoog aan het personeelsdossier Vertrouwelijkheidsstructuur Meervoudig gebruik door het gehele Diensten Centrum Onderwijs (DCO) en de examencommissie Koppeling met de databank Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) van de IBG-groep Automatische aanmaak van het studentendossier 37 Hybride werkwijze archief Raad van Bestuur Opdrogen analoge poststromen Cesuur in het archief Digitaal archiveren Hybride werkwijze Digitaal vergaderen met behulp van de I-pad 38

20 Handboek Vervanging Beleidsregel ED-3 audit Aanpassingen en review archiefinspectie 39 Vragen?? 40