Nieuwe nadere regels rondom (digitale) archivering gemeente Nijmegen. Hoofddocument

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Nieuwe nadere regels rondom (digitale) archivering gemeente Nijmegen. Hoofddocument"

Transcriptie

1 Nieuwe nadere regels rondom (digitale) archivering gemeente Nijmegen Hoofddocument april 2013

2 Versiebeheer Nadere Regels Versie Datum Auteur Wijzigingen augustus Leon Gruppelaar aanpassing, actualisering en invoeging van de door Jan 2008 Beens geconcipieerde certificeringstool augustus 2008 Leon Gruppelaar Jan Beens verdere aanpassing. invoeging van de door Jan Beens geconcipieerde certificeringstool en verwerking opmerkingen bespreking LG en JB Versiebeheer Nieuwe nadere Regels Versie Datum Auteur Wijzigingen 4.1 juni 2009 Leon Gruppelaar nieuwe hoofdstukindeling; andere opzet van fases en verdere inhoudelijke aanpassingen juni 2009 Leon Gruppelaar Peter Sillissen tekstuele en nadere inhoudelijk controle en verbeteringen juli 2009 Leon Gruppelaar Peter Sillissen mei Mei / juni juni oktober 2010 Peter Sillessen Jan Beens Peter Sillessen, Hans Cillissen, Anton de Wildt Jan Beens Charlotte Gottmer vastgesteld als definitief concept door werkgroep Nadere Regels (leden: Jan Beens, Hans Cillissen, Tom Cornfield, Ton van Gemert, Leon Gruppelaar, Ronald van Mil, Peter Sillissen) aanpassing, actualisering generiek scanprotocol van 15 april 2008 Revisie door Jan Beens; opmerkingen en actualisatie van Hans Cillissen en Peter Sillissen verwerkt; gecontroleerd op strijdigheden met de Archiefregeling inhoudelijke beoordeling, aanpassing handboek digitalisering, generiek scanprotocol, backlog en werkinstructie laatste beoordeling en correctie en vormgeving tekst en opmaak mei 2011 Jan Beens Vastgesteld in het BOS overleg. 4.9 April 2013 Wilma Koolen Aanpassing tekstueel n.a.v. wijziging Archiefregeling.

3 Inhoudsopgave Samenvatting 3 I Algemeen kader van Nadere regels en nieuwe Nadere regels 5 II Uitwerking van de nieuwe Nadere regels rondom (digitale) archivering 9 1 Eisen fase gecombineerd digitaal/analoog werken Inleiding Huidige inrichting werkomgeving Beoogde werkwijze in fase 2 (gecombineerd analoog.digitaal werken Scannen Kenniskaarten en zaakdossiers Inzet van Corsa en RMA Fysieke bewaring Situatie decentrale en gedeconcentreerde archieven Decentrale archieven. Wel registratie, maar geen archivering Gedeconcentreerde archieven 12 2 Eisen in de gecontroleerd-hybride fase en in de volledig digitale Fase Eisen inde volledige digitale sfeer Eisen aan het voortraject Eisen aan het overdrachtsdocument Eisen aan de beheersfunctionaliteit De gecontroleerde hybride situatie Eisen aan de beschrijving en inrichting van werkprocessen Eisen aan faciliteiten voor workflow Eisen aan het scannen van analoge bescheiden Eisen aan metadataverrijking van documenten Eisen aan audit- en documenttrails 22 3 Eisen voor certificering 23 III Bijlagen I Handboek digitalisering II Generiek scanprotocol III Generiek scanprotocol backlog IV Generiek scanprotocol backlop werkinstructie

4 S A M E N V A T T I N G Samenvatting De gemeente Nijmegen werkt aan een betere dienstverlening en investeert daarom voortdurend in de verdere verbetering van digitale dienstverlening. Sinds eind 2004 werkt de Gemeente Nijmegen aan de implementatie van het DOB, een applicatie voor digitale Documenten Opslag en Beheer. Dit gecertificeerde systeem zal medewerkers op gebruikersvriendelijke wijze ondersteunen bij het genereren, gebruiken, hergebruiken, opslaan en beheren van documenten die ontstaan tijdens de uitvoer van werkprocessen. Conform interne afspraken wordt dit DOB vanaf 2009 DMS 1 /RMA 2 genoemd. Gecertificeerde software alleen is echter niet genoeg om de gewenste functionaliteit daadwerkelijk in de praktijk aan te kunnen bieden. Ook de gemeentelijke organisatie zélf moet anders denken en werken, wil zij in staat zijn haar procesgebonden informatie digitaal beschikbaar te kunnen hebben en houden. In de aanloop naar een volledig digitale wijze van werken met documenten onderscheiden we een aantal fasen waarin organisatieonderdelen zich kunnen bevinden: 1. Analoog. De (huidige) traditionele fase. Daarin werkt een organisatieonderdeel nog voornamelijk met analoge documenten (papier). Ingekomen post, interne documenten, uitgaande post bestaat uit analoge documenten. Papieren archiefbescheiden zijn leidend en dienen dus bewaard te worden voor het afleggen van verantwoording. 2. Hybride. De fase waarin er voor vooraf vastgestelde documentstromen gekozen wordt voor het digitaliseren van ingekomen post, interne documenten (voor zover al niet digital born aangeleverd) en uitgaande post. Het is een fase om te wennen aan digitaal werken. Papieren archiefbescheiden zijn leidend en dienen dus bewaard te worden voor het afleggen van verantwoording. Daarnaast worden de digitale documenten opgeslagen in het DMS/RMA. 3. Digitaal. De fase waarin volledig digitaal wordt gewerkt en gearchiveerd. Voorafgaand aan deze fase kan er tijdelijk sprake zijn van een gecontroleerd-hybride fase. Het gaat dan om een overgangssituatie die slechts kort wordt toegestaan ter voorbereiding op een volledig digitale werkwijze. Hoewel het DMS/RMA al wordt ingezet voor de opslag van digitale documenten blijft voor de archivering het papier leidend. Digitale documenten, die niet digital born zijn, hebben in deze fase dus een rechtsgeldig papieren equivalent. In de volledig digitale fase wordt er binnen het organisatieonderdeel niet meer gewerkt met papieren archiefbescheiden. Het DMS/RMA functioneert in de volledig digitale fase als RMA en waakt ervoor dat alle digitale documenten vanaf het moment van hun geboorte authentiek, integer, volledig en betrouwbaar zijn en blijven. Elk van de fases kent specifieke eisen waaraan een organisatie-onderdeel dat analoog, hybride dan wel digitaal werkt, c.q. wil werken, dient te voldoen. Deze eisen worden elders in dit document verder uiteengezet. Afhankelijk van de fase waarin een organisatieonderdeel zich bevindt, zijn de eisen zwaarder of lichter. Archiefinspectie zal voor elke fase controleren of documenten op de juiste wijze worden beheerd en opgeslagen. Voor fase 3 zal via certificeringsinstrumenten gecontroleerd worden of organisatieonderdelen inderdaad verantwoord digitaal werken en archiveren. De Nieuwe nadere regels zijn inhoudelijk en redactioneel aangepast. Deel I van het hoofddocument bevat het algemene kader en de algemene eisen. Daarna worden in deel II de eisen voor de fases waarin digitalisering een rol speelt nader gespecificeerd en gedetailleerd uitgewerkt. Een laatste hoofdstuk van deel II tenslotte bevat informatie over een certificeringstool, een middel om vast te 1 DMS = Document Mangement Systeem 2 RMS = Record Management Applicatie 4

5 stellen of in de volledig digitale fase aan de daarvoor geldende eisen voldaan wordt. In een separaat document (III) zijn bijlages opgenomen waarin de algemene regels gedetailleerd worden en voorbeelden gegeven worden. 5

6 A L G E M E E N K A D E R V O O R N A D E R E R E G E L S E N N I E U W E N A D E R E R E G E L S I Algemeen kader voor Nadere regels en Nieuwe nadere regels Sinds eind 2004 werkt de gemeente Nijmegen aan de implementatie van het DOB, een applicatie voor digitale Documenten Opslag en Beheer. Dit systeem zal medewerkers op gebruikersvriendelijke wijze ondersteunen bij het genereren, gebruiken, hergebruiken, opslaan en beheren van documenten die ontstaan tijdens de uitvoer van werkprocessen. Daarmee speelt het DMS/RMA een sleutelrol in het informatie- en archiefmanagement van de gemeente. De gemeente Nijmegen heeft een applicatie aangeschaft met de kwaliteit van een zogenaamde Records Management Applicatie (RMA). Om ervoor te zorgen dat die software de bovengenoemde functionaliteiten van het DMS/RMA en met name de archiveringsfunctie daadwerkelijk kan leveren, vertaalde de Gemeente Nijmegen haar visie tijdens de aanbesteding in een uitgebreid programma van eisen en wensen. Hierbij werden de ReMANO 2004-specificaties als leidraad gebruikt, aangevuld met specifiek Nijmeegse eisen. Bij het testtraject en na de aanschaf zijn er de nodige aanpassingen aan de RMA aangebracht om ook daadwerkelijk de recordsmanagementfaciliteiten te kunnen gebruiken. In 2008 is de NEN 2082 van kracht geworden die de plaats inneemt van de ReMANO-specificaties. Deze norm (NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur) zal de maatstaf zijn voor de vereiste kwaliteit van de gemeentelijke RMA. De creatie en het (her)gebruik van documenten zijn functionaliteiten die ook buiten het DMS/RMA door andere applicaties ondersteund kunnen worden. Alle functionaliteiten - hetzij binnen, hetzij buiten het DMS/RMA - dienen mogelijk te maken dat de uiteindelijk in het DMS/RMA opgeslagen archiefbescheiden voldoen aan de eisen van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid volgens de NEN ISO norm. 3 Beleid, procedures en praktijk van informatie- en archiefmanagement behoren te leiden tot gezaghebbende archiefbescheiden, zowel in de volledig digitale fase als in fases waarin er (nog) niet digitaal gewerkt en gearchiveerd wordt. De oorspronkelijke Nadere regels stelden de overgang naar volledig digitaal werken en archiveren en de inzet daarvoor van het DMS/RMA centraal. Tijdens de implementatiefase is echter duidelijk geworden dat de uitrol per proces en het inzetten van het DMS/RMA als RMA voor volledig digitaal werken en archiveren minder snel verlopen dan gehoopt. Tegelijk is duidelijk dat er wel een snel groeiende behoefte is aan zoveel mogelijk digitaal werken. In de originele opzet werd in de aanloop naar een volledig digitale wijze van werken en archiveren een aantal fasen onderscheiden waarin organisatieonderdelen zich zouden kunnen bevinden. In de oorspronkelijke Nadere regels ging het om de volgende fases: de traditionele fase, de volledig digitale 3 NEN-ISO :2001: Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, ofwelke actie ondernomen werd. Het behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen en moet voor verantwoordingsdoeleinden gebruikt kunnen worden. Behalve de inhoud behoort het archiefstuk ook metagegevens, noodzakelijk om een transactie te documenteren, te bevatten, of anders moeten deze er blijvend aan zijn gekoppeld, of ermee verbonden, en wel zodanig dat: a) de structuur van een archiefstuk, dat wil zeggen zijn formaat en de relaties tussen de elementen van het archiefstuk, intact behoort te blijven; b) de context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, duidelijk behoort te zijn in het archiefstuk (inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie); c) de relaties tussen documenten, apart bewaard, maar tezamen een dossier vormend, aanwezig behoren te zijn. 6

7 fase en de gecontroleerd-hybride fase. Schematisch gezien zag de overgang van fase naar fase er als volgt uit: I Traditioneel II Volledig digitaal III Gecontroleerd hybride Figuur 1.0: Overzicht fasen archivering volgens oorspronkelijke Nadere regels Van dit oorspronkelijke schema wordt afgeweken. Om redenen die hiervoor al vermeld zijn komt er een fase van gecombineerd analoog/digitaal werken. In de Nieuwe nadere regels onderscheiden we drie fases: 1. Traditioneel 2. Gecombineerd analoog/digitaal werken 3. Volledig digitaal na doorlopen gecontroleerd hybride fase Schematisch ziet het in het nieuwe fasemodel er als volgt uit: 1. Traditioneel 2. gecombineerd analoog/digitaal 3a. Gecontroleerd hybride 3b. Volledig digitaal Figuur 2.0: Overzicht fasen archivering volgens Nieuwe nadere regels Hier volgt een uitleg van figuur 2.0: 1. In de traditionele fase werkt een organisatieonderdeel nog voornamelijk analoog. Hoewel er wel Office-pakketten, en processystemen kunnen worden gebruikt tijdens de uitvoer van werkprocessen, worden documenten nog niet in een RMA opgeslagen. Documenten worden geprint en gearchiveerd. Het papieren document is in de analoge situatie immers leidend en moet dus bewaard worden voor het afleggen van verantwoording. 7

8 2. In de tweede fase (gecombineerd analoog/digitaal) staat het wennen aan digitaal werken centraal. Ingekomen, uitgaande en intern opgemaakte documenten, die niet digital born zijn, worden gescand. Digitale documenten, ook de digital born, worden opgeslagen in digitale mappen in het RMA. Voor de archiefvorming is papier nog steeds leidend, het papieren document moet bewaard worden voor het afleggen van verantwoording. De gescande documenten zijn werkkopieën, ook al wordt er geprotocolleerd gescand (zie p. 11). Deze fase 2 mag niet als een directe voorfase van 3b worden beschouwd, wel kan ze als een opstap voor 3a en 3b worden gezien. Werken volgens de eisen van fase 2 kan immers organisatieonderdelen ertoe verleiden te gaan werken volgens 3a en daarna 3b. 3.a De gecontroleerd-hybride fase is een aan regels gebonden overgangssituatie. Het betreft een periode die slechts kort wordt toegestaan ter voorbereiding op een volledig digitale werkwijze. Wanneer een organisatieonderdeel deze stap naar digitaal werken wil maken, zal het eerst een tijd zowel van papieren als van digitale dossiers gebruik moeten maken. In de hybride fase is dat toegestaan, zij het onder strikte condities conform het besluit van de stuurgroep DIVA 4. Hoewel het RMA al wordt ingezet voor digitale documenten blijft voor de archivering het papier leidend. Het verschil met fase 2 is enerzijds de intentie om binnen een afgesproken termijn over te gaan naar volledig digitaal werken en anderzijds de gecontroleerde omgeving waarin gewerkt en gearchiveerd wordt. Die gecontroleerde omgeving wordt onder andere afgedwongen doordat gewerkt wordt met proces- en workflowsystemen. 3.b In de volledig digitale fase wordt er binnen het organisatieonderdeel niet meer gewerkt met papieren archiefbescheiden. Wanneer er papieren documenten door anderen worden aangeleverd worden deze meteen gedigitaliseerd en gesubstitueerd, waarna de digitale versies in het verdere werkproces worden gebruikt (de papieren originelen worden vernietigd en daarna zijn de gedigitaliseerde versies de originelen). Het DMS/RMA functioneert in de volledig digitale fase als RMA en waakt ervoor dat alle digital born documenten authentiek, integer, volledig en betrouwbaar zijn en blijven. Ook de gedigitaliseerde documenten voldoen én door de eisen die aan substitutie worden gesteld én door de opname in het DMS/RMA aan de eisen van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid. De archiveringsfunctie luistert nauw, ook in het digitale tijdperk. Archivistisch verantwoord (digitaal) archiveren dient het algemene organisatiebelang. Door haar verantwoordingsplicht moet de gemeente de authenticiteit en integriteit van haar (digitale) bescheiden kunnen aantonen. Contextgegevens spelen voor digitale bescheiden een belangrijke rol. Gecertificeerde software alleen is niet genoeg om de archiveringsfunctie op een verantwoorde manier uit te voeren. Ook de gemeentelijke organisatie zélf moet anders denken en werken, wil zij in staat zijn haar procesgebonden informatie digitaal beschikbaar kunnen hebben en houden. Eén van de belangrijkste fundamenten voor digitale archiefvorming is de NEN-ISO norm. Deze norm - overigens ook bruikbaar en kaderstellend in een niet-digitale omgeving - is een vertaling van de eisen aan een adequate en op de uitvoering van taken afgestemde inrichting van de informatiehuishouding. Werken volgens deze norm impliceert dat de verantwoordelijkheid voor informatie- en archiefmanagement bij het management ligt en dat de managers daarom passende maatregelen moeten nemen. Volgens de norm gaat het dan om een aantal maatregelen in de hier volgende hiërarchische opsomming: het vaststellen van eisen en randvoorwaarden het toewijzen van verantwoordelijkheden 4 Besluit stuurgroep DIVA 13 maart

9 het vaststellen en bevorderen van procedures en richtlijnen het voorzien in een reeks diensten met betrekking tot het beheer en gebruik van archiefbescheiden het ontwerpen, implementeren en beheren van gespecialiseerde systemen voor het beheer van archiefbescheiden het integreren van informatie- en archiefmanagement in bedrijfsprocessen en systemen Gezien het bovenstaande vervullen deze Nieuwe nadere regels dan ook een belangrijke rol. Iedere procesverantwoordelijke kan/mag dan wel op basis van risicomanagement beslissingen nemen hoe hij de informatiehuishouding vorm geeft, maar hij/zij zal die beslissingen moeten nemen na zich goed te hebben geïnformeerd en dus met kennis van geldende regels. Met de eerder geschetste overgangsfasen in het achterhoofd rijzen er nu belangrijke vragen die in het kader van digitaal werken en archiveren mogen worden gesteld. Deze vragen beperken zich logischerwijs tot de fases 2 en 3. Het gaat dan om de volgende vragen: 1. Aan welke eisen moet er bij beheer en opslag van digitale en analoge documenten voldaan worden in de fase dat er gewerkt wordt met gescande documenten? (fase 2) 2. Aan welke eisen moeten processen voldoen wanneer in een gecontroleerd-hybride situatie (fase 3a)wordt gewerkt, terwijl tegelijkertijd de processen worden voorbereid op een volledig digitale werkwijze? 3. Aan welke eisen moeten processen voldoen wanneer volledig digitaal wordt gewerkt?(fase 3b) Het Regionaal Archief Nijmegen, als kaderstellende instantie, heeft de antwoorden op deze vragen in de volgende hoofdstukken geformuleerd en daarmee de eisen die gesteld mogen worden gedefinieerd. In het vervolg van deze leidraad worden de eisen gedetailleerd uiteengezet, waarbij aandacht wordt besteed aan organisatie- en applicatiegerelateerde factoren. Deze zijn zowel in fase 2 als in beide stadia van fase 3 onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ook besteedt de leidraad aandacht aan het certificeringsinstrument waarmee gecontroleerd wordt of aan de eisen wordt voldaan in fase 3. 9

10 II Uitwerking van de Nieuwe nadere regels rondom (digitale) archivering 1. Eisen fase gecombineerd analoog/digitaal werken Belangrijk in deze fase is dat er zowel aan eisen voldaan wordt rond scanning (technische en procedurele eisen) als aan de eisen rond de opslag van de digitale documenten en de archivering van de analoge documenten (papier blijft leidend). Ook is het van belang zorgvuldig te bewaken waar binnen de gemeente Nijmegen in deze fase 2 gewerkt wordt, respectievelijk gewerkt mag worden en waar dat niet het geval is en dus fase 1 of 3 aan de orde is. 1.1 Inleiding De gecombineerd analoog/digitale werkwijze moet het digitaal werken faciliteren. De volgende uitgangspunten gelden: De inkomende en uitgaande beleidspost die momenteel centraal in Corsa Post geregistreerd wordt, is primair het uitgangspunt voor de nieuwe werkwijze. In een later stadium zal de clientenpost volgen. Hiervoor volgt een apart traject. Niet het document maar de zaak is leidend bij de functionele inrichting. Door documenten na registratie gelijk te koppelen aan een zaak(type), wordt een digitaal zaakdossier gevormd. Vervolgens gaat de zaak de behandelroute in. Papier is en blijft leidend, totdat volledig verantwoord digitaal wordt gewerkt (en gearchiveerd). Terminologie Archiefdossier - afgesloten dossier met authentieke documenten - heeft formele status Zaakdossier - digitaal werkdossier (map met digitale/gedigitaliseerde documenten) - geen formele status Zaak - een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat; is het voorwerp van een proces. 1.2 Huidige inrichting werkomgeving Nijmegen werkt voor de traditionele postregistratie en archivering in twee Corsa omgevingen. Daarvoor worden respectievelijk Corsa Post en Corsa Arch ingezet. Corsa Post dient voor het vastleggen van metadata van registratiewaardige documenten en het routeren hiervan. Corsa Arch dient als inventaris van het dynamisch en semi-statisch archiefbestanddeel, m.a.w. met behulp van Corsa Arch worden metadata van dossiers en tabstroken vastgelegd, zodat een overzicht wordt verkregen van het totale archief. Voor processen en projecten die gedigitaliseerd worden heeft Nijmegen het DMS/RMA Corsa ingericht, bedoeld voor zaaksgewijs werken. Ingekomen documenten worden geregistreerd en gescand en interne en uitgaande documenten worden digitaal binnen de zaak in Corsa opgeslagen. Bij registratie van het triggerdocument (start zaak) wordt automatisch een dossier aangemaakt. Er 10

11 wordt digitaal gewerkt voor Bezwaarschriften DGG, project de Stadsbrug, Wabo-gewijs, facturen en inkomstenverklaringen DIW. Deze gedigitaliseerde processen vallen uiteraard buiten de scope van het gecombineerd analoog/digitaal werken, omdat het voor die processen een stap terug zou betekenen. 1.3 Beoogde werkwijze in fase 2 (gecombineerd analoog/digitaal werken) Scannen Om de weg naar digitaal werken te bespoedigen zal worden gescand volgens het gemeentelijk scanprotocol dat als bijlage 2 is toegevoegd aan II Uitwerking van de nieuwe nadere regels. Bij binnenkomst van de post bij DIV worden barcodestickers aangebracht en vindt registratie plaats, na beoordeling of het document registratiewaardig 5 is en na controle of een document niet al in een decentraal processysteem wordt vastgelegd, Vervolgens worden de documenten ter scanning aan de Copyshop aangeboden. Opmerking: op het moment dat slimme software (Kofacs of Xtractor) en/of E-formulieren worden ingevoerd, zal eerst gescand worden en daarna pas registratie gaan plaatsvinden Kenniskaarten en zaakdossiers Bij deze gecombineerd analoog/digitale werkwijze wordt tijdens het registreren gebruik gemaakt van vooraf gedefinieerde kenniskaarten voor de gemeentelijke processen. In voorkomende gevallen dat een proces niet vooraf is beschreven, is er een standaard kenniskaart. Het werken met kenniskaarten zorgt ervoor dat alle inkomende documenten die bij een bepaalde zaak horen in één zaakdossier worden opgeborgen. Eveneens wordt het archiefexemplaar van het zgn. `einddocument`, dit kan een beschikking, antwoord of een mededeling zijn, gescand (nadat het ondertekend is) en in het zaakdossier opgenomen. De tussenliggende interne of uitgaande documenten die voor registratie in aanmerking komen, dienen door de proceseigenaren in het juiste zaakdossier opgenomen te worden om de zaak digitaal compleet te houden. Ongeregistreerde documenten kunnen niet in het digitale zaakdossier opgeborgen worden Inzet van Corsa en RMA Registreren verplicht Het kiezen voor de werkwijze waarin scannen van inkomende en uitgaande post gekoppeld is aan het werken met een zaakdossier heeft als consequentie dat alle documenten die in een digitale map worden opgenomen, geregistreerd dienen te worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vergaderseries, uitnodigingen en dergelijke. Uitzonderingen op registreren verplicht Geen registratie, maar wel archivering Bureau DIV registreert bepaalde bestanddelen niet, waarvoor zij wel de archivering verzorgt, zoals subsidiestukken van DIW, Preventie-archief Brandweer 6 en personeelsbescheiden gemeentebreed. 5 registratiewaardig als actie wordt gevraagd of indien juridische, financiële en/of personele consequenties kunnen optreden. 6 Dit archief gaat deel uitmaken van het project Gewoon Goed Geregeld (GGG) en valt daarmee onder de op het einde van 1.2 genoemde gedigitaliseerde processen. De invoering van de omgevingsvergunning (Wabo) valt binnen de scope van GGG. 11

12 Deze bestanddelen vallen buiten de scope van het scanproces en worden op de traditionele wijze opgeborgen. Consequentie werkwijze Er is sprake van een gecombineerd analog/digitaal werken waarbij zowel digitaal (met documenten in zaakdossiers) als analoog (met documenten die ook fysiek worden opgeborgen in archiefdossiers) wordt gewerkt. Voor de fysieke bewaring zie Fysieke bewaring Werkwijze numerieke plaatsing Alle inkomende documenten die centraal bij DIV geregistreerd worden, inclusief de overige daarbij behorende ingekomen en/of intern aangemaakte documenten, zullen numeriek in jaarseries worden geplaatst, dus zowel de te bewaren als alle op termijn te vernietigen documenten. Ingekomen, interne en uitgaande documenten worden van een plaatsingsnummer voorzien op het moment dat ze in de numerieke serie geplaatst worden. De nummers worden dus toegekend op basis van chronologie Permanent te bewaren documenten In deze fase van gecombineerd analoog/digitaal werken worden van permanent te bewaren bescheiden achteraf nog fysieke dossiers gevormd. Daartoe zal in Corsa DMS/RMA een overzicht worden gemaakt van alle permanent te bewaren dossiers inclusief de in de desbetreffende dossiers opgenomen documenten. De documenten worden aan de hand van de plaatsingsnummers uit de numerieke serie gehaald en chronologisch in een archiefdossier opgenomen. Fysiek ontbrekende documenten worden via Corsa DMS/RMA uitgeprint en alsnog op de juiste plek in het archiefdossier opgenomen. De archiefdossiers worden in één 'Gemeente Nijmegen ' serie op onderwerp (classificatiecode) opgeborgen Voor vernietiging vatbare (VVV) documenten Zoals al eerder in de Nieuwe nadere regels is aangegeven, blijft papier in fase 2 leidend. Documenten moeten in goede, geordende en toegankelijke staat worden opgeslagen/bewaard. Ook dienen, volgens artikel 3 van de Archiefwet, daarvoor in aanmerking komende documenten te worden vernietigd. Aangezien bij een aantal processen een mogelijke looptijd en/of rechtsgeldigheidsduur geldt, wordt het daadwerkelijke vernietingsjaar pas definitief ingevuld als de zaak is afgewikkeld en/of de eventuele looptijd of rechtsgeldigheidsduur is verlopen. Net zoals bij de permanent te bewaren bescheiden het geval is, zal van de te vernietigen documenten jaarlijks een lijst vanuit Corsa DMS/RMA uitgedraaid worden op chronologie van het plaatsingsnummer (vernietigingslijst). Aan de hand van dit plaatsingsnummer worden de fysieke documenten uit de serie gehaald en ter vernietiging aan een daarvoor bevoegde instantie aangeboden. De geaccordeerde vernietigingslijsten worden bewaard Volledigheidscontrole bij numerieke plaatsing Omdat de compleetheid van fysieke documenten op voorhand niet te controleren is, ligt het voor de hand om de fysieke geregistreerde stukken die nog niet in de digitale map zijn opgeslagen in te scannen op het moment dat ze ter archivering bij DIV worden aangeboden en vervolgens numeriek te plaatsen. Bij het afhandelen van de zaak door de proceseigenaar krijgt DIV automatisch het digitale dossier aangeboden in de werkvooraad. DIV sluit dan het zaakdossier af en kent het juiste vernietigingsjaar toe of indiceert het zaakdossier als "niet vernietigen". 12

13 De managementrapportages zullen nog meer dan nu het geval is als instrument dienen om de voortgang, afdoening en het fysiek ter archivering aanbieden van zaken te bewaken. 1.4 Situatie decentrale en gedeconcentreerde archieven Decentrale archieven. Wel registratie, maar geen archivering DIV registreert bepaalde archiefbestanddelen wel, maar archivering wordt gedaan bij de afdeling zelf, zoals bij Projectbureau DGG, RAN, algemene correspondentie Brandweer en deels Bedrijfsbureau Openbare Ruimte. Het uitgangspunt is om fysieke documenten van deze bestanddelen wel volgens de nieuwe werkwijze te registreren en te scannen en numeriek bij DIV te plaatsen (zie hoofdstuk fysieke bewaring). Zolang de archivering van deze bestanddelen door de afdelingen zelf wordt gedaan, worden afspraken gemaakt over het tijdelijk doorsturen van de fysieke documenten voor bepaalde decentrale archiefbestanddelen Gedeconcentreerde archieven Er zal een situatie ontstaan, waarbij gedeconcentreerde fysieke dossiers tijdelijk naast de digitale dossiermapjes moeten blijven bestaan, afhankelijk van de afhandelingstermijn. Na een termijn van twee jaar kunnen de gedeconcentreerde archieven opgeheven worden, mits digitaal gewerkt wordt. 13

14 2 Eisen in de gecontroleerd-hybride fase en in de volledig digitale fase Inleiding In dit hoodstuk staat fase 3 centraal. Het hoofdstuk gaat allereerst in op de eisen die gelden voor de volledig digitale fase (fase 3.b). Deze eisen zijn uitgebreider dan die voor de gecontroleerd-hybride situatie. Daarna komen in hoofdstuk 2.2 de specifieke eisen aan bod die gelden voor fase 3.a (gecontroleerd-hybride werken en archiveren). 3a. Gecontroleerd hybride zie hoofdstuk 2.2 3b. Volledig digitaal zie hoofdstuk 2.1 Figuur 3.0.: de fase 3a en 3b Aangezien de betrouwbaarheid van het digitaal werken en archiveren ook dient te worden vastgesteld, is certificering een laatste en belangrijke stap. In hoofdstuk 3 wordt deze stap verder uitgewerkt. In een seperaat document zijn de bijlages opgenomen. In IIII vindt u uitwerkingen en voorbeelden: in bijlage 1 wordt het proces naar volledig digitaal en gecontroleerd-hybride werken qua procedure uitgewerkt. Bijlage 2 bevat een digitaliseringshandboek en scanprotocol en in bijlage 3 tenslotte zijn de details van de certificeringstool opgenomen. 2.1 Eisen in de volledig digitale fase Wanneer we kijken naar de volledig digitale situatie, dan is er een aantal onderdelen waarvoor eisen kunnen worden geformuleerd: Eisen aan het traject vóór opname in het DMS/RMA. Het gaat hier met name om eisen die worden gesteld aan de werkprocessen zelf, samen met de mensen en middelen die daarbinnen worden ingezet. Welke kenmerken dienen zij te bezitten wil men betrouwbare document- en dossiervorming opzetten en de digitale informatie adequaat kunnen aanleveren aan het DMS/RMA? Het bereiken van archivistische kwaliteit is geen doel, maar een middel. Belangrijk is dat de organisatie zich hierdoor kan veranwtoorden (juridische en financiële rechtmatigheid). Eisen aan het overdrachtsmoment: opname in het DMS/RMA. Het DMS/RMA zal, ingericht als RMA, eisen stellen aan digitale informatie. Aan welke eisen dienen documenten te voldoen voordat zij mogen worden geaccepteerd door de applicatie? Hoe zal dit overdrachtsmoment vanuit andere applicaties vorm worden gegeven? Eisen aan document- en dossierbeheer binnen het DMS/RMA. Wanneer documenten in het DMS/RMA zijn opgeslagen zal het systeem er voor moeten waken dat de informatie authentiek en integer blijft. Aan welke eisen dient het systeem te voldoen om deze doelstelling mogelijk te maken? In de paragrafen en komen deze aan bod Eisen aan het voortraject Zoals al in de inleiding werd gesteld is de invoering van het DMS/RMA als RMA op zichzelf niet voldoende waarborg voor een rechtmatige digitale archivering. Immers, het grootste deel van de digitale informatie wordt buiten het systeem geproduceerd, bijvoorbeeld in specifieke procesapplicaties. Het zou te ver gaan om te eisen dat deze systemen zich ook allemaal aan de NEN

15 eisen zouden moeten conformeren. Zowel technisch als financieel is deze doelstelling nagenoeg onhaalbaar. 7 Wel blijft staan dat alle informatie die buiten het DMS/RMA wordt geproduceerd steeds volledig, authentiek en integer dient te zijn en dat door juiste koppeling van procesapplicaties aan het DMS/RMA die authenticiteit en integriteit ook gewaarborgd en aantoonbaar is. Een gecontroleerd rechtmatige procesgang kan worden bereikt door de handelingen die erin worden uitgevoerd te structureren en te bewaken. Daarnaast zal gegenereerde informatie uniek moeten kunnen worden geïdentificeerd in relatie tot deze handelingen. Concreet komt dit neer op het stellen van eisen aan zowel het werkproces als aan de daarbinnen gebruikte mensen en middelen. We onderscheiden de volgende eisen aan het voortraject: 1. eisen aan de beschrijving en inrichting van werkprocessen en daarbinnen gebruikte mensen en middelen, 2. eisen aan faciliteiten voor het managen van workflow, 3. eisen aan het scannen van eventuele analoge bescheiden binnen het proces, 4. eisen aan metadataverrijking van digitale 8 en gedigitaliseerde documenten, 5. eisen aan audit-trails, waarmee de rechtmatigheid van de procesgang wordt getoetst. Deze punten worden achtereenvolgens besproken Eisen aan de beschrijving en inrichting van werkprocessen Eén van de meest elementaire zaken binnen omgevingen waarin documenten volledig digitaal worden geproduceerd en beheerd is een goed gestructureerd werkproces. Een proces is een logisch geheel van aan elkaar gerelateerde werkzaamheden, die gericht zijn op het realiseren van een bepaald doel. Werkprocessen worden vaak geïnitieerd door een specifieke, voorgedefinieerde gebeurtenis en uitgevoerd door één of meerdere daartoe bevoegde actoren. Deze actoren gebruiken en genereren tijdens de uitvoer van hun handelingen vaak informatie. Per proces zullen dan ook al deze handelingen in kaart te worden gebracht, samen met alle geautoriseerde rollen die actoren kunnen innemen. Vervolgens zullen alle momenten waarop er informatie wordt gebruikt c.q. wordt gemaakt in beeld worden gebracht. Bij het beschrijven zal in ieder geval de volgende informatie worden vastgelegd: De naam en het doel van het werkproces. De naam van de organisatie-eenheid (c.q. organisatie-eenheden) die het proces uitvoert (c.q. die betrokken zijn bij het uitvoeren). De proceseigenaar die verantwoordelijk is voor het eindresultaat van het proces. Een verwijzing naar een eventueel hoofdproces waarvan het proces deel uitmaakt, respectievelijk naar eventuele subprocessen die kunnen worden doorlopen. Een gedetailleerd overzicht van het proces met inbegrip van een opsomming van de volgorde van de afzonderlijke handelingen en het tijdsbestek waarin zij zullen worden uitgevoerd. Een volledig overzicht van welke actor op welke wijze betrokken is bij c.q. verantwoordelijk is voor deze handelingen. Een volledig overzicht van bevoegdheden en mandateringen. Een volledig overzicht van de 'grondslagen' (wettelijke regelingen, vastgelegde procedures, etc.) voor genoemde handelingen. Een gedetailleerde opsomming van de bij het werkproces benodigde documenten en documenten die vanuit het werkproces worden gegenereerd. 7 Voor nieuw aan te schaffen programmatuur ligt dat anders. Gezien de interoperabiliteit van DOB met andere applicaties zullen nieuw aan te schaffen applicaties die een rol spelen in het informatie- en archiefmanagement moeten gaan voldoen aan de Nen Dit betreft niet alleen de interne digitale documenten, maar ook externe digitale documenten / datastromen. 15

16 Een omschrijving van de kantoorapplicaties en processystemen die de genoemde procesgebonden documenten genereren (voor analoge documenten geldt dat deze gedigitaliseerd worden, zie ook onderdeel 1.3). Een omschrijving van applicaties die als schakel fungeren tussen (proces)applicaties en het DMS/RMA en een omschrijving van de wijze waarop koppelingen fungeren en zorgen voor een overdracht van documenten met metadata aan het DMS/RMA. Hierbij is een voor de organisatie, c.q. een organisatieonderdeel op maat gemaakt documentair structuurplan (DSP) noodzakelijk. Voor alle genoemde eisen zal worden vastgelegd wie op welk tijdstip bovenstaande overzichten en omschrijvingen (inclusief het DSP) heeft opgesteld en wie wijzigingen bijhoudt en vastlegt. Daarnaast zal elk werkproces formeel worden gevalideerd alvorens het in gebruik mag worden genomen. Bij wijzigingen is sprake van een nieuw validatiemoment. Proceseigenaren kennen hun processen en delen deze kennis met hun belanghebbenden. Daardoor zijn zij tevens verantwoordelijk voor het signaleren van veranderingen die van invloed zijn op het proces (bijvoorbeeld het wijzigingen van wet- en regelgeving). Zij zullen deze veranderingen (doen) vertalen naar het werkproces en naar het DSP Eisen aan faciliteiten voor het managen van workflow Binnen een digitale werkomgeving worden werkprocessen niet alleen op voorhand goed gedefinieerd, zij worden ook geautomatiseerd. Om dit te bewerkstelligen worden vaak speciale applicaties ingezet: Workflow Management Systemen (WFM). Met een WFM-systeem kunnen werkstromen geheel of gedeeltelijk worden geautomatiseerd. Om te beginnen wordt de werkstroom vastgelegd in een model, zoals beschreven in onderdeel Dit model bevat de uit te voeren procestappen, uitvoerende rollen, beslispunten, tijdslimieten etc. Vervolgens zorgt het WFM-systeem (of een systeem met WFM-functionaliteit) ervoor dat het werk naar de juiste medewerkers in de organisatie genavigeerd wordt. Waar de procesverantwoordelijke de zeggenschap heeft over het definiëren van de processtappen en daarmee voor het inregelen van de WFM-functionaliteit, is het vervolgens het systeem dat de eigenlijke doorloop van de stappen bewaakt. Met de inzet van WFM-functionaliteit wordt controleerbaar dat alle noodzakelijke stappen in een proces worden doorlopen en dat de erbij behorende documenten op het juiste moment door de juiste persoon gemaakt c.q. gebruikt worden. Daarmee garandeert de WFM-functionaliteit de kwaliteitskenmerken van archiefdocumenten volgens de ISO norm, met name op het vlak van authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid. Ook waarborgt het daarmee de rechtmatigheid en de controleerbaarheid van de (overheids)handelingen Het gebruikte systeem zal minimaal zorg dragen voor de volgende WFM-functionaliteit: Alle noodzakelijke stappen binnen een werkproces moeten worden doorlopen. Handelingen mogen enkel en alleen worden uitgevoerd door daarvoor geautoriseerde medewerkers. Afhandeltermijnen zullen dynamisch wijzigbaar zijn indien de situatie dit vereist. Echter, deze mogen alleen worden aangepast door daartoe geautoriseerde medewerkers (en uiteraard voor zover de voor een werkproces geldende wet- en regelgeving dit wijzigen van de termijnen toestaat). Het verdelen van werk zal zowel automatisch (op basis van regels) als manueel (door een tijdelijke aanpassing van het WFM door een daartoe geautoriseerde medewerker) kunnen worden uitgevoerd. In geval van afwezigheid van de medewerker als gevolg van ziektes of vakantie zullen taken eenvoudig kunnen worden herverdeeld door een daartoe geautoriseerde medewerker. Taken zullen door middel van een actielijst aan de gebruiker worden aangeboden. 16

17 Per taak zal in de actielijst worden vermeld op welk document of dossier de actie betrekking heeft, welke taak moet worden uitgevoerd, voor welke datum de taak moet zijn afgerond en wie verantwoordelijk is geweest voor het doorsturen van het dossier. Het systeem zal kunnen voorzien in het elektronisch paraferen en autoriseren van taken. De gebruiker zal vanuit het systeem kunnen aangeven dat een taak is afgerond (gereedmelding), waarna het dossier automatisch wordt gerouteerd naar de volgende behandelaar (inclusief de voor deze medewerker geldende afhandeltermijn). De applicatie dient, wanneer documenten en dossiers zich nog buiten het domein van het DMS/RMA bevinden, erop toe te zien dat lees- en schrijfrechten van deze bescheiden worden bewaakt. Indien bij de behandeling van een taak gebruik wordt gemaakt van digitale documenten en dossiers, zullen de daarbij behorende standaardgegevens worden opgehaald uit het gekoppelde processysteem, samen met het DSP. Processystemen dienen niet alleen de documenten met daartoe behorende metadata aan het DMS/RMA over te kunnen dragen, ook dient het DMS/RMA uit de procesapplicaties de loggegevens van het proces op te kunnen nemen (audit-trails) Eisen aan het scannen van analoge bescheiden Ook in een volledig digitale omgeving zal rekening moeten worden gehouden met het feit dat er nog steeds analoge (papieren) bescheiden worden gebruikt. Zo kan een burger een werkproces initiëren door bijvoorbeeld een brief te sturen, of zal er worden teruggegrepen op eerder gevormde papieren bescheiden. Om te voorkomen dat er alsnog een hybride situatie ontstaat, zullen deze documenten worden gedigitaliseerd. Bij digitalisering van documenten spelen twee aspecten een belangrijke rol: authenticiteit en integriteit. Met authenticiteit wordt bedoeld dat de functie van een document dient te worden bewaakt: Een document moet zijn wat het zegt te zijn. Met integriteit wordt aangegeven dat de inhoud van een document niet meer mag worden gewijzigd nadat het eenmaal is opgemaakt. Om deze aspecten te bewaken zijn er verschillende eisen te formuleren ten aanzien van digitalisering. Deze bestaan niet alleen uit technische eisen, maar ook uit procedurele. Doel van digitalisering van analoge documenten is substitutie: de papieren documenten worden nadat ze zijn gescand vernietigd en vanaf dat moment zijn de gedigitaliseerde documenten de originelen. De digitale documenten vervangen (substitueren) de papieren documenten en worden/zijn de originele archiefbescheiden die in de digitale omgeving kunnen worden opgenomen, gebruikt en opgeslagen. In een scanprotocol dat samen met een digitaliseringshandboek één geheel vormt wordt deze substitutie geregeld. Het digitaliseringshandboek beschrijft om welke te digitaliseren documenten het gaat, de scanprocedure beschrijft de regels en eisen rond het scanproces, met inbegrip van een beschrijving van de minimale technische eisen voor de scanvoorziening. In bijlage 2 zijn een digitaliseringshandboek en een scanprotocol als voorbeeld opgenomen. Mutatis mutandis kunnen dit handboek en protocol als uitgangspunt gebruikt worden voor scanning en substitutie van documenten in de onderscheiden werkprocessen binnen de diverse gemeentelijke directies en afdelingen Eisen aan metadataverrijking van documenten Metadata zijn gegevens over gegevens. Meer nog dan bij de traditionele archivering via papier is bij digitale archivering het gebruik van metadata essentieel. Bescheiden die binnen het proces ontstaan zullen met extra gegevens worden verrijkt voor verschillende doeleinden. Allereerst zijn metadata 17

18 belangrijk om de context van documenten vast te leggen. Verder kunnen zij de terugvindbaarheid van documenten vergroten, structuur geven aan de ordening ervan of de interoperabiliteit tussen applicaties en systemen vergemakkelijken. Metadata zijn essentieel om de authenticiteit en de andere kwaliteitskenmerken van documenten te kunnen garanderen. De metadata zijn in te delen in drie hoofdcategorieën: (1) beschrijvende metadata die aangeven waar informatiebronnen over gaan en in welke context zij zijn ontstaan, (identificatie, interpretatie, authenticatie, vindbaarheid), (2) administratieve of beheersmetadata (autorisatie, logistieke gegevens, eigendom, formele herkomst, verantwoording van beheersactiviteiten) en (3) technische metadata (software, hardware, opslagformaat). De eerste groep bestaat hoofdzakelijk uit gegevens over de context van de documenten; de tweede groep bestaat uit gegevens ten behoeve van het archiefsysteem, de derde groep uit technische gegevens (de metadata in engere zin). Wanneer men metadata wil gebruiken binnen een digitale omgeving, dan zal voldaan moeten zijn aan de volgende voorwaarden: Opzet van een metadataschema, voldoend aan iso-norm 23081:2006 9, waarin alle beschrijvende, administratieve en technische metadata die een rol spelen bij digitale archivering in kaart worden gebracht. Vulling van het metadataschema door alle gegevens te inventariseren die een rol spelen bij de doorloop van een werkproces en de daarin gebruikte bescheiden. Het DSP speelt voor de vulling van dit metadatamodel een noodzakelijke rol. Implementatie van één centraal beheersinstrument voor het metadataschema (metadata dictionary), alleen te gebruiken en te muteren door daartoe bevoegde personen. Mogelijkheid om dit beheersinstrument te koppelen aan procesapplicaties, WFMfunctionaliteiten en het DMS/RMA, zodat metagegevens kunnen worden gekoppeld aan digitale documenten. Automatische vastlegging van metadata van digitale bescheiden waar mogelijk. Handmatige koppeling van metadata via het invullen van vooraf gedefinieerde sjablonen. Deze wijze van koppeling dient overigens zo veel mogelijk te worden voorkomen. Koppeling van metadata zoveel mogelijk met behulp van invulmogelijkheden via gestandaardiseerde gegevensverzamelingen / gecontroleerde woordenlijsten. Begeleiding van de gebruiker door een duidelijke procedure rond invullen van sjablonen in te stellen. (deels afdwingbaar via verplichte velden) De vastgelegde metadata zijn onlosmakelijk met het digitale document (of aggregaties daarvan) verbonden In het kader van het DMS/RMA werd al een metadatamodel ontwikkeld dat het volledige spectrum van vast te leggen metadata inventariseert. Dit model lijkt een eerste toetsing aan ISO-norm 2006: te kunnen doorstaan. Voor een concrete vulling kan een applicatie als de I-controller worden ingezet, waarmee een gemeentebreed Documentair Structuurplan (DSP) kan worden gebouwd. In werden de technische en procedurele eisen aan de orde gesteld die gelden voor bestanden die door middel van scanning worden gedigitaliseerd. Ook deze bestanden zullen tijdens en na het scanproces worden voorzien van metadata. Metadata kunnen hierbij worden gegenereerd door het scanprogramma, het WFM-systeem en door de invoer van gegevens door daarvoor geautoriseerde medewerkers. Daarbij wordt de eis gesteld dat de descriptieve, de technische en de administratieve metadata compleet en accuraat zullen zijn, net zoals geldt voor documenten die van oorsprong al digitaal zijn. In 2.1.2, waarin eisen aan het overdrachtsmoment naar het DMS/RMA worden geformuleerd, wordt verder ingegaan op de eisen aan metadata en een metadata-beheersinstrument. 9 Verplicht ingevolge artikel 19 van de Archiefregeling 18

19 Eisen aan audit- en documenttrails Onder audit- en documenttrails worden in feite digitale logboekverslagen verstaan, waarmee de rechtmatigheid van het gevolgde proces kan worden aangetoond. Een (proces)audittrail wordt gestart op het moment dat een werkproces in gang gaat. Elke stap en handeling die door een medewerker worden uitgevoerd, worden in een digitaal bestand gelogd. Na afloop van een werkproces kan door analyse worden aangetoond dat de gevolgde route van begin tot eind op correcte wijze is uitgevoerd. Om deze audittrails vast te leggen is het noodzakelijk dat het WFM-systeem zelf informatie kan loggen en daarnaast informatie kan ontvangen uit procesapplicaties. De procesapplicatie moet niet alleen in staat zijn gegevens aan het DMS/RMA over te dragen, ook moet door het DMS/RMA gegenereerde informatie in de proces-/audit-trail kunnen worden verwerkt. Een documenttrail is eveneens een logboek, zij het dat deze de stappen en handelingen volgt op documentniveau. Alle wijzigingen die worden uitgevoerd op een document of de metadata van een document, worden vastgelegd. De documenttrail dient eveneens als extra controle na afloop van het doorlopen van de werkprocessen. Ten aanzien van documenttrails zal elke procesapplicatie die informatie genereert kunnen vastleggen wat precies wordt gewijzigd, door wie en wanneer Eisen aan het overdrachtsdocument Het overdrachtsmoment is het feitelijke moment van archiveren in het DMS/RMA. Deze bewaring in het DMS/RMA kan op verschillende manieren gebeuren. We onderscheiden hier drie manieren: 1. De processen, de workflow en het genereren, gebruiken, opslaan en bewaren van de documenten vinden alle plaats binnen het DMS/RMA (inzet Corsa Case). Het overdrachtsmoment wordt automatisch gegenereerd binnen het DMS/RMA. De proceseigenaar heeft, door akkoord te gaan met de inrichting van de werkprocessen, de van te voren benoemde documentenstroom en de digitalisering van processen en documentenstromen, pro-actief voor archivering in het DMS/RMA gefiatteerd. Rechtmatigheid van de handelingen, kwaliteitsattributen van de documenten en opslag van documenten- en audit-trail maken het DMS/RMA tot de bewaarplaats van de bewijzen van de door een organisatieonderdeel uitgevoerde handelingen. 2. Er is sprake van een combinatie van een procesapplicatie en WFM-systeem die real time documenten opslaat en bewaart in het DMS/RMA. Het overdrachtsmoment wordt automatisch geïnitieerd vanuit een signaal van het WFM-systeem. Het processysteem / WFM-systeem zal een interne controle uit kunnen voeren ten aanzien van de compleetheid van de digitale dossiers. Het DMS/RMA controleert vervolgens nogmaals of de dossiers inclusief de bijbehorende metadata in hun totaliteit zijn overgedragen en signaleert richting de procesverantwoordelijke wanneer dit niet het geval blijkt te zijn. Ook hier heeft de proceseigenaar heeft, door akkoord te gaan met de inrichting van de werkprocessen, de van te voren benoemde documentenstroom en de digitalisering van processen en documentenstromen, pro-actief voor archivering in het DMS/RMA gefiatteerd. Rechtmatigheid van de handelingen, kwaliteitsattributen van de documenten en opslag van documenten- en audit-trail maken 19

20 het DMS/RMA tot de bewaarplaats van de bewijzen van de door een organisatieonderdeel uitgevoerde handelingen. 3. Er is sprake van een combinatie van een procesapplicatie en WFM-systeem die na afloop van processen de documenten opslaat in het DMS/RMA De proceseigenaar dient na afloop van de processen te fiatteren dat de documenten en bijbehorende metadata in het DMS/RMA worden opgenomen. De procesverantwoordelijke gebruikt deze fiatteringmogelijkheid om aan te geven dat het dossier volledig en betrouwbaar wordt geacht. Dit impliceert dat de bescheiden die het dossier bevat als authentiek en integer worden beschouwd. Bij langlopende processen wordt in fases overgedragen. Over de overdrachtmomenten worden tevoren afspraken gemaakt Eisen aan de beheersfunctionaliteit Wanneer gegevens eenmaal zijn overgedragen zal het DMS/RMA hun integriteit bewaken, behouden en garanderen. Om te kunnen waarborgen dat het systeem functioneert als een veilig RMA zal er veel nadruk gelegd worden op compatabiliteit met de zogenaamde NEN 2082-specificaties. Deze specificaties stellen een aantal eisen aan systemen die een documentaire informatiebeheerfunctie hebben. Aandachtsgebieden zijn onder andere: de toepassing van classificatieschema s, de wijze waarop toegangscontrole en autorisatie binnen het systeem zijn geregeld, de wijze waarop selectie, bewaring, vernietiging, overbrenging en export zijn geregeld, de wijze waarop de opname van archiefdocumenten is geregeld, alsmede het identificeren en zoeken daarvan, de wijze waarop een set metadata kan worden toegekend om bescheiden uniek te identificeren, Leveranciers kunnen, wanneer zij aan de eisen voldoen, een NEN 2082-certificering krijgen. Een dergelijk gecertificeerd DMS/RMA is een voorwaarde, maar het gaat om meer. Op drie vragen moet een antwoord kunnen worden gegeven: 1. Is de applicatie zodanig in te richten dat voldaan wordt aan de eisen van NEN 2082? 2. Is de applicatie ingericht conform NEN 2082 en de overige kaders? 3. Zijn de digitale werkprocessen zodanig ingericht dat verantwoord digitaal archiveren wordt afgedwongen? Op deze drie vragen moet een controle plaatsvinden. Daartoe beschikt het RAN over een certificeringstool. Zie voor het certificeringsinstrument verder hoofdstuk 5. De eisen aan het RMA vallen onder de vragen 1 en 2. Belangrijk is het te weten dat het de allereerste certificering een open einde heeft. Wanneer het RMA aangepast of vernieuwd wordt door de leverancier dient bekeken te worden of deze aanpassingen en vernieuwingen zodanig zijn dat een hernieuwde certificering noodzakelijk is. Gezien het samenspel van de RMA de met procesapplicaties die ook een deel van de taken op het terrein van het archief- en informatiemanagement kunnen uitvoeren/faciliteren, is het raadzaam in de toekomst ook deze applicaties te certificeren, dan wel te zorgen dat door de checklist rond de vragen 1, 2 en 3 te doorlopen het samenspel van de diverse applicaties gecertificeerd kan worden. 2.2 De gecontroleerde hybride situatie 20

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT Handelsnaam van BCT automatisering BV KvK 14043652 postbus 300 6430 AH Hoensbroek heiberg 40 6436 CL Amstenrade t. +31 (0)46-442 45 45 f. +31 (0)46-442 47 30 info@bct.nl www.bct.nl servicedesk: t. +31

Nadere informatie

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Onderwerp Budgetverschuiving voor gemeentelijke voorziening DIVA Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder

Nadere informatie

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Workshop MT Gemeente Lichtstad. Waar staan we nu? Waar gaan we naartoe?

Workshop MT Gemeente Lichtstad. Waar staan we nu? Waar gaan we naartoe? Workshop MT Gemeente Lichtstad Waar staan we nu? Waar gaan we naartoe? Typologie Type Functie Voorbeelden 1 Kantoorautomatisering Creatie en bewerking MS-Office 2 Postregistratie Registreren, routeren

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot

Termen en begrippen Eisen Duurzaam Digitaal Depot Afgedrukt : 722011 Pagina 1 van 12 R.S. Jonker Aangeboden digitaal archiefstuk A Digitaal archiefstuk (DA), zoals de archiefvormer het aanbiedt aan het depot. Hiertoe wordt het door de zorgdrager verwijderd

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Programma Digitaal Werken Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Hybride wereld Programma Digitaal Werken 2 Waar vind ik de juiste informatie? Centraal probleem Persoonlijke

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam

HNW010 en Alfresco. Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam HNW010 en Alfresco Een onderzoek naar informatiebeheer en collaboratietools bij Het Nieuwe Werken in Rotterdam stafafdeling inspectie Stadsarchief Rotterdam oktober 2012 HNW010 doc.loods 965177 1/8 Inleiding

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Digitaal archief. Een Centraal Digitaal Depot. Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens

Digitaal archief. Een Centraal Digitaal Depot. Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Digitaal archief Een Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Een : digitaal opslaan van dossiers van ketenpartners voor een wettig

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Digitaal werken en digitaal archiveren

Digitaal werken en digitaal archiveren Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief

Nadere informatie

Secretariaat: ECP Postbus 262 2260 AG Leidschendam 070-4190309 INHOUD

Secretariaat: ECP Postbus 262 2260 AG Leidschendam 070-4190309  INHOUD Secretariaat: ECP Postbus 262 2260 AG Leidschendam 070-4190309 jelle.attema@ecp.nl http://www.keurmerkafrekensystemen.nl/ INHOUD INHOUD... 1 INLEIDING... 2 DOEL... 2 BEGRIPPEN... 2 AANDACHTSGEBIED EN BEGRENZING...

Nadere informatie

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk

Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Metadata mogelijkheden, ambities en praktijk Symposium Een DIM-visie voor de toekomst Vincent Teerling i.s.m. Het Papieren Tijger Netwerk Metadata voor meerdere doeleinden Metadata worden gebruikt om:

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

ORGANISATIEADVI EZEN. herfst, nummer 3, jaargang 2, 2009. Digidiv ers hebben de toekomst. De spin in uw informatieweb

ORGANISATIEADVI EZEN. herfst, nummer 3, jaargang 2, 2009. Digidiv ers hebben de toekomst. De spin in uw informatieweb ORGANISATIEADVI EZEN herfst, nummer 3, jaargang 2, 2009 Digidiv ers hebben de toekomst De spin in uw informatieweb Digidiv ers hebben de toekomst Een nieuw jaargetijde is al weer aangebroken. De vaste

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Hyarchis.Net MKB Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Heeft uw bedrijf door alle uitpuilende archiefkasten soms meer weg van een papieropslag? Kunt u

Nadere informatie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie Bijlage IV Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog werkinstructie april 2013 INLEIDING Deze werkinstructie is een nadere detaillering van het Generiek scanprotocol backlog van de gemeente Nijmegen.

Nadere informatie

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2 Gebruik en beheer van applicaties Wie doet wat? Pagina 1 Een kader Pagina 2 Bron: daanrijsenbrij, Elementaire bedrijfsinformatica 1 Functioneel beheer Applicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie.

Nadere informatie

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige.

Het E-depot. Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal beheer. Informatiekundige. Stadsarchief Amsterdam Het E-depot Standaardiseren voor een betere dienstverlening 24-06-2014 Orville Mac Donald, medewerker standaarden en richtlijnen. Afd. Archief en collectiebeheer, Sectie Digitaal

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X

Conclusies en aanbevelingen van de. quick scan informatie- en archiefbeheer bij. afdeling X Conclusies en aanbevelingen van de quick scan informatie- en archiefbeheer bij afdeling X Datum quick scan : 10 mei 2011 Medewerker : de heer Y Ingevuld samen met archiefinspecteur : Ja Diagnose en aanbevelingen

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op

Best practise e-depot. Streekarchieven zoeken de samenwerking op Best practise e-depot Streekarchieven zoeken de samenwerking op Opwarmen met stellingen Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de markt Een e-depot is de verantwoordelijkheid van de archiefdienst Een

Nadere informatie

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1 Prins Willem-Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag T +31-70-331 5400 www.nationaalarchief.nl Contact W. van der Reijden Recordkeeping adviseur T +31 6 55 26 79 52 wout.van.der.reijden@nationaal archief.nl Specificatie

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D

PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D Auteur : P. van der Meer, Ritense B.V. Datum : 17 juli 2008 Versie : 1.3 2008 Ritense B.V. INHOUD 1 VERSIEBEHEER...1 2 PROJECT

Nadere informatie

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers Zaakgericht samenwerken Visie en Koers 2009032816 We staan voor diverse ambities en knelpunten Burgers 7x24 inzicht in status aanvragen Efficiënter werken Borgen rechtmatigheid Inzicht bij medewerkers

Nadere informatie

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten

Onderdelen Functies Resultaat Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale documenten Bijlage 2 Vastgestelde evaluatiecriteria en behaalde resultaten Criteria voor de technische evaluatie van het generieke postproces Digitaliseren van binnenkomende post met Duidelijk herkenbare digitale

Nadere informatie

Copyright - Port of Rotterdam - 2012. nr.

Copyright - Port of Rotterdam - 2012. nr. Project Document Management Naar full digital en de veranderaanpak 10 februari 2015 Henk de Lauré. Organisatie IDM IDM Totaal 10,4 Fte 1 Coördinator 1 FAB 8,4 Medewerkers Wat vooraf ging.. 2003: 2004:

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications

de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications BCT Partners for Value Introductie BCT ECM (Enterprise Content Management) Het

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015

Vaals, juni 2013 Versie 1.2. PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Vaals, juni 2013 Versie 1.2 PLAN VAN AANPAK Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst 2013-2015 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Plan van aanpak 1.1 Inleiding 3 Hoofdstuk 2 Actiepunten

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken 0 Bijdragen De hieronder genoemde personen hebben in samenwerking met KING bijgedragen

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips

Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips Dossier (zaakgericht) werken Ontwikkelingen, implementatie & tips V- ICT- OR - 30 april 2015, Liesbeth van Bodegraven 2act consultancy Definitie dossiergericht werken Samenhangende hoeveelheid werk Duidelijke

Nadere informatie

Archiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe?

Archiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe? Brochures: aanbevelingen en advies 5 Archiveren Wat? Archiveren Waarom? Archiveren Hoe? Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving

Nadere informatie

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere

Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere Auteur : drs. F.P. Smit, archiefinspecteur Versie : 0.9 Datum : 30 juni 2010 Status : Ter vaststelling Stadsarchivaris INHOUD

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers

Nadere informatie

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing?

Algemene vragen. Specifieke vragen. Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault. Wat is de naam van uw e-depot oplossing? Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault Wat is de naam van uw e-depot oplossing? DiVault Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert Wat is uw e-mailadres? (verplicht) hans@divault.nl

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Standard Operating Procedure

Standard Operating Procedure Standard Operating Procedure STZ SOP: O3 Ontwikkelen, implementeren en beheren van SOP s Distributielijst : STZ Datum : 15-10-2012 Revisiedatum : 15-10-2013 Veranderingen ten opzichte van eerdere versies

Nadere informatie

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk 1061208 2014 Handboek vervanging Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie Hoogheemraadschap van Delfland Geschreven door: Bob Weynschenk Behorende bij de machtiging van

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Inhoudsopgave GOopleidingen.nl/doelgroep-OF Office managers,secretariaatsmedewerkersen medewerkers office- enmanagementsupport

Nadere informatie

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger Informatieverzorger Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Wettelijke grondslag: Archiefverordening op grond van Archiefwet 1995, art. 30, eerste lid en art. 32, tweede lid

Wettelijke grondslag: Archiefverordening op grond van Archiefwet 1995, art. 30, eerste lid en art. 32, tweede lid MODEL BEHEERREGELING WABO-DIV/ARCHIVERING Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.. besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden

Nadere informatie

9 Documenten. 9.1 t/m 9.3 beheer van documenten. Statusoverzicht. Voorgenomen besluit Bestuursgroep OR. Vastgesteld door Bestuursgroep

9 Documenten. 9.1 t/m 9.3 beheer van documenten. Statusoverzicht. Voorgenomen besluit Bestuursgroep OR. Vastgesteld door Bestuursgroep Statusoverzicht. Consultatie 1 Consultatie 2 Voorgenomen besluit Bestuursgroep OR q Instemming q Advies q N.v.t. Vastgesteld door Bestuursgroep N.v.t. N.v.t. Borging. Implementatie m.i.v. Opgenomen in

Nadere informatie

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden Analisten als Gartner en Forrester voorzien dat Sharepoint dé standaard wordt voor document management

Nadere informatie

Digitale duurzaamheid 101. Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet.

Digitale duurzaamheid 101. Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet. Digitale duurzaamheid 101 Wat het is, wat het niet is en wat u er mee moet. Wie zijn wij? Vader van Amber (5) en Stijn (3) Getrouwd met Pamela O.a.Vader.man.vriend.eigenzinnig. dichter.gouda.zelfstandig

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Niet alweer een nieuwe standaard! Hans Waalwijk

Niet alweer een nieuwe standaard! Hans Waalwijk Nee! Niet alweer een nieuwe standaard! Hans Waalwijk 1 ZeeBraLim-Studiedag 18 april 2007 Wat passeert de revue. Redenen voor een nieuwe standaard Relatie met andere normen en standaarden Specificaties

Nadere informatie

Notitie Programma Digitaal Werken

Notitie Programma Digitaal Werken Notitie Programma Digitaal Werken Onderwerp Programma Digitaal Werken: aanschaf en implementatie Zaaksysteem Suite en Suite voor Vergunningen, Toezicht & Handhaving. Huidige situatie Amstelveen werkt met

Nadere informatie

FACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal

FACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal FACTSHEET econnect Zaakgericht Werken Portaal Zaakgericht Werken Portaal Uw uitdaging Vanuit organisaties in diverse branches krijgt ETTU vaak de vraag hoe Microsoft SharePoint optimaal benut kan worden.

Nadere informatie

Gelijkwaardigheid van niet-geaccrediteerde laboratoria (conform NEN-EN ISO/IEC 17025)

Gelijkwaardigheid van niet-geaccrediteerde laboratoria (conform NEN-EN ISO/IEC 17025) Gelijkwaardigheid van niet-geaccrediteerde laboratoria (conform NEN-EN ISO/IEC 17025) NEa, 20-07-2012, versie 1.0 INTRODUCTIE In artikel 34 van de Monitoring en Rapportage Verordening (MRV) is beschreven

Nadere informatie

Privacy Verklaring versie 01-10-2015

Privacy Verklaring versie 01-10-2015 Privacy Verklaring versie 01-10-2015 1. Algemene bepalingen inzake gegevensverwerking 1.1. Met gegevensverwerking wordt het verzamelen, vastleggen, arrangeren, bewaren, wijzigen, openbaar maken, overleggen,

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. komt ook tekst 22-1-2014. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Digitaal erfgoed Metagegevens & Hier 22-1-2015 Architectuur komt ook tekst 22-1-2014 Bert van Kooten Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire informatie

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films

B) Toelichting van EYE op het inmiddels gewijzigd beleid t.a.v. duurzame opslag van gedigitaliseerde films en born digital films Mevrouw drs. M. C. van Heese Erfgoedinspectie/Collecties en Archieven IPC 3500 Postbus 16478 2500 BL Den Haag Amsterdam, 11 februari 2016 Betreft: De stoot van de rijkscollectie BYE Filmmuseum Geachte

Nadere informatie

Agenda. Voorstelling Canon. Stappenplan start-to-digitize. Voorbeeld plan van aanpak. Praktijkvoorbeeld. Tervuren email management

Agenda. Voorstelling Canon. Stappenplan start-to-digitize. Voorbeeld plan van aanpak. Praktijkvoorbeeld. Tervuren email management Agenda Voorstelling Canon Stappenplan start-to-digitize Voorbeeld plan van aanpak Praktijkvoorbeeld Tervuren email management SHOP IT 2016 Hedwig & Peter Canon s mogelijkheden CAPTEER Inkomende info Uitgaande

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of CVDR Officiële uitgave van Echt-Susteren. Nr. CVDR70878_1 25 november 2015 E-mail protocol Echt-Susteren 2006 De raad van de gemeente Echt-Susteren, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van

Nadere informatie

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Lunadoc Lunadoc Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Een archief moet lang ter beschikking blijven, ook al veranderen bepaalde servers en computers. De interface is altijd op maat. Iedere KMO

Nadere informatie

Contractmanagement en contractbeheer

Contractmanagement en contractbeheer Ir. ing. D. Mostert, DME Advies If you are not in control of your contracts, you are not in control of your business (Gartner) Uitbesteding op diverse gebieden neemt een grote vlucht. Steeds vaker wordt

Nadere informatie