Stel uw bedrijfsinformatie veilig

Transcriptie

1 Stel uw bedrijfsinformatie veilig De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf. you can

2 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Hoe Canon de printomgeving veilig houdt Gevoelige inhoud verlaat uw organisatie uniflow verbetert de beveiliging van informatie door geprinte, gescande, gekopieerde of gefaxte inhoud te controleren op vertrouwelijke inhoud en vervolgens een beheerder te informeren als een dergelijke inbreuk wordt gevonden. Het printen van vertrouwelijke informatie laat een spoor achter Taaklog verbergen verwijdert alle sporen nadat vertrouwelijk materiaal is geprint, zodat er geen spoor achterblijft. Harde schijf van de printer doelwit van informatiedieven Overschrijven en coderen harde schijf* is volgens de norm *Common Criteria EAL3, voor een internationaal erkend niveau aan documentbeveiliging. Verwijderbare HDD maakt het uitnemen van de harde schijf mogelijk, voor opslag op een veilige locatie. Onbevoegde gebruikers breken in op uw netwerk IP- en MAC-adresfilters zorgen dat alleen taken van geautoriseerde computers/servers worden geprint. Geen controle over welke taken waar worden geprint Met uniflow kunt u taken omleiden naar de meest geschikte printer en hebt u een compleet documentboekhoudsysteem, zodat u kunt bijhouden wie wat waar print. Veilige opslag van verificatie- en beveiligingsinformatie Een Vertrouwde platformmodule biedt een veilige opslaglocatie binnen de hardware voor verificatie- en beveiligingsinformatie. 2 Vertrouwelijkheid Integriteit Beschikbaarheid

3 Documentbeveiliging moet onderscheid maken tussen personen binnen bedrijven en tussen verschillende bedrijven. De uitgebreide beveiligingsbenadering van Canon zorgt dat aan al deze behoeften kan worden voldaan, binnen de drie kerngebieden Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid. Dit visuele overzicht helpt mogelijke beveiligingsrisico's binnen elke van deze gebieden te identificeren en geeft aan hoe de oplossingen van Canon deze aanpakt, met behulp van verschillende beveiligingslagen. Mobiele werknemers kunnen vertrouwelijke documenten moeilijk veilig stellen Werknemers zonder postvak kunnen ook zorgen dat er geen vertrouwelijk materiaal op een printer achterblijft, door middel van de optie Veilig printen. Onveilige persoonlijke en gevoelige details SSL-communicatie codeert gegevens, zodat deze niet door onbevoegden worden gezien. Gevoelig materiaal dat in het postvak voor uitgaande post ligt Persoonlijk postvak-functionaliteit houdt in dat printtaken naar een map op de harde schijf van de printer worden verzonden, en door de gebruiker worden opgevraagd om te worden geprint. Gebruikersbeheer Stel afdelings-id's en wachtwoorden in voor maximaal 1000 afdelingen en monitor de kopieer-, scan- en printtotalen voor elke afdeling. Het printen van vertrouwelijke informatie laat een spoor achter Met uniflow kunnen taken ALLEEN worden vrijgegeven aan gebruikers bij het apparaat als ze zich identificeren met een (contactloze) toegangskaart, pincode of vingerafdruk Vertrouwelijke documenten eindigen in de recyclebak Veilige en vertrouwelijke watermerken markeren duidelijk gevoelige informatie en ontmoedigen ongewenst kopiëren. 3

4 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Inhoud INLEIDING Gebruik van deze handleiding 8 Waarom is beveiliging belangrijk? 10 Kernbeveiligingsvragen 11 Beveiligingsrisico's en hoe deze aan te pakken 12 Wijdverbreidheid van beveiligingsinbreuken 14 Oorzaken van beveiligingsinbreuken 16 Vertrouwelijkheid Wat is Vertrouwelijkheid? 18 Documentbescherming 20 Informatieoverdracht 24 Toegangsbeperking 26 Beveiligde gegevensopslag 32 Printbeheer 36 Zorgen dat bedrijfskritieke informatie, van facturen tot strategische plannen, op papier of in elektronische formaat, vertrouwelijk blijft. Integriteit Wat is Integriteit? 40 Documentverificatie 42 Toegangsbeheer 44 Gebruiksbeheer 46 Informatie blijft trouw aan de oorspronkelijke versie, dankzij de controle op wijzigingen of verwijderingen door voorafgaande toestemming. Beschikbaarheid Wat is Beschikbaarheid? 50 Documentbescherming 52 Software, instellingen & configuratie 56 Toegangsbeheer 58 Reservesysteem 64 samenvatting Standaard beveiligingsfuncties 66 Extra beveiligingsfuncties 68 Woordenlijkst 70 Naast beveiliging zorgen we dat de informatie die onze klanten nodig hebben, in de juiste vorm beschikbaar is, waar en wanneer dat nodig is. Focus kernoplossingen 4 printen scannen beheren Overlappen

5 Documentbescherming Oplossingsportfolio ecopy Gecodeerde Bestandscodering PDF Informatieoverdracht iw Desktop Gecodeerde PDF (Veilig) watermerk Adobe LifeCycle Rights Management ES-integratie Scantracering en -vergrendeling VERTROUWELIJKHEID IPsec-bord Toegangsbeperking Scantracering en -vergrendeling IP- en Macadresfilters ecopy-netwerkcomm.- codering uniflow Login Manager Beveiligde gegevensopslag Gecodeerd printen Therefore Toegangsrechten Protocolconfiguratie Document Server-login SSLcertificaten Afdelingsid s, SSO, SDL IEEE 802.1X Security & Cost Control Pack Identificatie met contactloze kaart Trusted Platform Module Printbeheer Verwijderbare harde schijf uniflow Gecodeerde taaknaam ecopy Veilige bestandsverwijdering Kit voor coderen harde schijf Kit voor wissen harde schijf Taaklog verbergen uniflow Veilig printen ir Veilig printen ir Veilig postvak Security & Cost Control Pack Serverloos veilig printen Documentverificatie INTEGRITEIT Therefore Digitale handtekening Toegangsbeheer Therefore Toegangsrechten Gebruiksbeheer ir Digitale gebruikershandtekening iw Document Server-login Therefore Toegangsrechten Verwijderbare harde schijf Printerhandtekening Access Management System uniflow Statistieken Documentbescherming ecopy Activiteitstracering Therefore Toegangsrechten iw Document Server-login Taaklog uniflow Veilig scannen ecopy Bestandscodering Gecodeerde PDF (Veilig) watermerk Software, instellingen & configuratie Scantracering en -vergrendeling Adobe LifeCycle Rights Management ES-integratie BESCHIKBAARHEID iw Management Console Toegangsbeheer Verwijderbare harde schijf uniflow Login Manager iw Access Management System Therefore Toegangsrechten iw Document Server-login ecopy Sessielogin ir afdelings-id s, SSO, SDL Security & Cost Control Pack Serverloos veilig printen Reservesysteem uniflow MyPrintAnywhere Therefore Reservebackup opslag

6 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Een inleiding in documentbeveiliging Intellectueel eigendom, klantgegevens, contractdetails, bedrijfsstrategieën: er komt geen einde aan de informatie die risico loopt. Daarom is het belangrijk te weten hoe deze risico's ontstaan en, nog belangrijker, hoe ze kunnen worden ingedamd met behulp van de oplossingen van Canon. 6

7 inleiding Bekijk het beveiligingsoverzicht op pagina 5 voor een gedetailleerd overzicht van alle beveiligingsoplossingen van Canon binnen deze categorieën. In een recent ondernemingsonderzoek van Quocirca, gaf 52% van de ondervraagden aan dat printen een kritieke of zeer belangrijke bedrijfsactiviteit is, en gaf nog eens 24% aan dat printen een belangrijke, zo niet essentiële rol speelt. Maar veel ondernemingen geven printers en MFP's niet dezelfde hoge prioriteit. Dientengevolge gaf 70% van de ondervraagden aan dat ze met een of meer onbedoelde, printgerelateerde gegevensinbreuken te maken hebben gehad. 7

8 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Gebruik van deze handleiding Deze handleiding bespreekt elk van de volgende kerngebieden in detail: Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid. Elke sectie is duidelijk gelabeld en kleurgecodeerd, om de navigatie makkelijker te maken. Na een overzicht van de beveiligingsuitdagingen en de gevaren, vindt u alle specifieke problemen en de oplossingen die Canon daarvoor biedt, opgedeeld in drie aparte gebieden. Wat staat er in deze handleiding? Deze handleiding markeert alle problemen en uitdagingen van tegenwoordig, met een duidelijk uitleg over hoe Canon u hierbij kan helpen. Onafhankelijk onderzoek en relevante artikelen helpen de kwesties van verschillende kanten te belichten. Om het u makkelijker te maken vindt u aan het einde van elk deel '5 kernpunten om te onthouden'. 8

9 inleiding gebruik van deze handleiding toonaangevende IT-managers en industrieanalisten weten dat de meeste organisaties zich moeten richten op het proactief beschermen van hun gegevens, in plaats van te vertrouwen op geschreven beleid, procedures en training Ponemon Institute, LLC, februari Annual Study: U.K. Cost of a Data Breach VERTROUWELIJKHEID Zorgen dat bedrijfskritieke informatie, van facturen tot strategische plannen, op papier of in elektronische formaat, vertrouwelijk blijft. Voorbeeld: Informatie die van pc naar printer wordt verzonden, coderen. INTEGRITEIT Informatie blijft trouw aan de oorspronkelijke versie, dankzij de controle op wijzigingen of verwijderingen door voorafgaande toestemming. In veel industrieën is het beschermen van de integriteit van documenten een wettelijke vereiste. Voorbeeld: Gebruikersrechten toepassen, zodat een werknemer vertrouwelijke bestanden niet kan verwijderen. BESCHIKBAARHEID Naast beveiliging zorgen we dat de informatie die gebruikers nodig hebben, in de juiste vorm beschikbaar is, waar en wanneer dat nodig is. Voorbeeld: Gecontroleerde toegang tot printers. 9

10 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Waarom is beveiliging belangrijk? Tegenwoordig wordt digitaal bezit meestal beschermd door firewalls, veilige loginprocedures en antivirus, maar met de rol van netwerkmultifunctionele printers (MFP's) wordt niet voldoende rekening gehouden. Omdat facturen, formulieren, afschriften en vertrouwelijke werknemersgegevens regelmatig tussen pc's en printers worden uitgewisseld, is het van essentieel belang dat organisaties de belangrijke rol van dergelijke apparaten in de beveiligingsketen begrijpen. Des te meer omdat de huidige MFP's functionaliteiten als scannen naar en fax bevatten en dus zijn verbonden met het netwerk, internet en mogelijk ongewenste nieuwsgierige ogen. 10

11 inleiding waarom is beveiliging belangrijk? Raadpleeg het oplossingsportfolioschema op pagina 5 als u wilt weten hoe Canon een bepaald gebied kan aanpakken. En als u beveiligingstermen tegenkomt die u niet kent, kunt u deze terugvinden in de woordenlijst aan het einde. Kernbeveiligingsvragen Veel organisaties hebben al redelijke systemen en beleid geïmplementeerd die de beveiliging aangaan. Maar het kan heel goed zijn dat sommige gebieden niet genoeg aandacht hebben gekregen. De volgende vragen zijn de moeite waard voor alle bedrijven die belang hebben bij de veiligheid van hun informatie. De gemiddelde kosten van een beveiligingsinbreuk liggen rond de 1,8 miljoen euro, en papiergebaseerde documentatie neemt ongeveer een kwart van alle inbreuken voor zijn rekening. Weet u zeker dat uw printomgeving veilig is? Hebt u wel eens nagedacht over de gevolgen van gegevensverlies? Welk beveiligingsbeleid handhaaft u momenteel in uw organisatie? Ga naar de hoofdstukken over Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid om te lezen hoe de oplossingen van Canon deze vragen aanpakken. 11

12 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Beveiligingsrisico's en hoe deze aan te pakken De beveiligingsrisico's voor een organisatie kunnen kostbaar zijn, met ernstige gevolgen. Alleen al dit jaar stonden de kranten vol met artikelen over inbreuk op gegevensbeveiliging, en recent onderzoek heeft uitgewezen dat de gemiddelde kosten van deze incidenten wel 1,8 miljoen euro zijn. * Volgens ENISA (European Network and Information Security Agency) vormt een ongecontroleerde printomgeving een groot gevaar. 12 * Bron: Ponemom Institute, 2008

13 inleiding beveiligingsrisico's en hoe deze aan te pakken Top-tips ter overweging 1. Printers zijn niet meer alleen maar printers Multifunctionele printers (MFP's) zijn eigenlijk servers, met een aantal netwerkservices; bijvoorbeeld , bestandsoverdracht (ftp), web- en efax-servers, met soms ook een aanzienlijke opslagcapaciteit van de harde schijf. Ze moeten daarom hetzelfde worden behandeld als bedrijfs- servers of -webservers, maar worden vaak niet zo goed beheerd als deze laatsten. Organisaties, groot of klein, zouden configuratierichtlijnen moeten opstellen en zorgen dat deze te allen tijde worden opgevolgd. Zo kan kritisch worden gekeken naar alle functies van de MFP en kunnen deze naar behoefte worden in- of uitgeschakeld. 2. Wachtwoordbeveiliging is belangrijk Als gevolg van de populariteit van sociale netwerken, is wachtwoorddiefstal voor kwaadwillende aanvallers nog makkelijker geworden. Bijvoorbeeld wachtwoordstelende trojaanse paarden en andere malware kunnen nepberichten gebruiken waarin om een reset van een wachtwoord wordt gevraagd, maar die zich bij activering installeren op computers. Het is algemeen bekend dat eenderde van de mensen voor alle websites en bedrijfsaccounts hetzelfde wachtwoord gebruiken, zodat de aanvallers vervolgens niet alleen toegang hebben tot de persoonlijke gegevens van mensen, maar ook tot hun professionele informatie. Om te zorgen dat de MFP een veilige knoop vormt in de informatiestroom, zouden organisaties standaardwachtwoorden moeten uitschakelen en zorgen dat werknemers sterke, unieke wachtwoorden hebben, die elke 90 dagen worden veranderd, voor toegang tot hun printtaken. 3. Papiergebaseerde inbreuk is echt Bijna een kwart van alle beveiligingsinbreuken is papiergebaseerd. Organisaties kunnen het risico beperken met behulp van 'Secure Job Release', een functie waarmee printtaken in een wachtrij op de printer worden vergrendeld, totdat de bijbehorende gebruikerspincode wordt ingevoerd. Dit zorgt dat er praktisch geen prints meer in de uitvoerlade blijven liggen, omdat documenten alleen worden geprint wanneer ze nodig zijn. 4. Bedreiging van binnenuit is echt Een van de continue risico's voor beveiligingsprofessionals is niet alleen de bedreiging van kwaadwillende buitenstaanders, maar die van werknemers. Dat kan een ontevreden ex-werknemer zijn die informatie laat uitlekken in ruil voor geld, of een goedbedoelende werknemer, of gewoon een menselijke fout het risico van iemand die toegang heeft tot vertrouwelijke informatie kan moeilijk worden beperkt. Door de veilig-printenopties in te schakelen, waaronder 'Secure Job Release' dat hierboven wordt beschreven, wordt het risico dat mensen per ongeluk documenten in de uitvoerlade laten liggen of dat iemand illegaal toegang heeft tot het postvak van een werknemer, beperkt. Het is ook belangrijk te bedenken wat er gebeurt met de printer aan het einde van de levenscyclus. De harde schijf van een printer moet worden gewist en veilig worden afgevoerd. 13

14 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Gemeente schendt wet bescherming persoonsgegevens door gebruik verkeerde printer Wijdverbreidheid van beveiligingsinbreuken Een paar jaar geleden ondernam het Ponemon Institute het 'National Survey on Data Security Breach Notification', waarin zowel het vóórkomen als het gevaar van inbreuk op gegevensbeveiliging werd onderzocht. De resultaten waren behoorlijk alarmerend: Circa11,6% van de respondenten gaf aan het afgelopen jaar melding te hebben gekregen van een beveiligingsinbreuk. Circa 86% van de beveiligingsschendingen was het resultaat van verlies of diefstal van klanten- of consumenteninformatie. Ongeveer 14% betrof werknemers-, student, medische en belastingsgegevens. 19% van de respondenten hebben hun relatie met het desbetreffende bedrijf verbroken als gevolg van de gegevensschending. 14

15 inleiding wijdverbreidheid van beveiligingsinbreuken De gemeente van de stad York heeft de wet bescherming persoonsgegevens geschonden door per ongeluk persoonsgegevens naar een derde partij te sturen, na een verkeerde printer te hebben gebruikt, aldus het Information Commissioner's Office (ICO). De inbreuk werd gerapporteerd aan het ICO door de gemeente op 10 februari, nadat informatie met persoonlijke gegevens per ongeluk samen met andere documentatie was verzonden naar een derde partij, die verder geen verband heeft met de gemeente. De informatie, die gevoelige persoonlijke gegevens bevatte, werd bij de andere informatie gevoegd doordat deze per ongeluk op een gedeelde printer was blijven liggen, alvorens te worden gekopieerd en gepost door een werknemer die niet heeft gecontroleerd of de papieren allemaal relevant waren. Hoewel het ICO concludeerde dat de gemeente goed beleid en robuuste procedures had voor het behandelen van persoonsgegevens, geeft dit geval gebrek aan kwaliteitscontrole en supervisie van verantwoordelijkheid en management aan binnen de gemeente en zijn medewerkers. Waarnemend nalevingshoofd Sally- Anne Poole: Dit geval laat zien dat werknemers verantwoordelijkheid moeten nemen voor taken die persoonsgegevens betreffen. Als de documenten niet onbeheerd op de printer waren blijven liggen en zorgvuldig waren gecontroleerd voordat ze werden verzonden, had deze situatie makkelijk voorkomen kunnen worden.* We zijn blij dat de gemeente York nieuwe veiligheidsmaatregelen heeft genomen met betrekking tot het gebruik van printers, en dat werknemers nu de juiste kwaliteitscontrole moeten uitvoeren om te voorkomen dat informatie op deze manier uitlekt. Information Commissioner s Office, april Zelfs een kleine beveiligingsinbreuk kan dus leiden tot 20% verlies aan klanten. Dit is voldoende bewijs om organisaties ervan te overtuigen een samenhangend beleid te implementeren, dat de gehele beveiligingsketen omvat. Deze handleiding laat zien hoe Canon kan helpen. 15

16 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Oorzaken van beveiligingsinbreuken Het Ponemon-onderzoek bekeek ook de verschillende oorzaken van een beveiligingsinbreuk. Schadelijke code (intern) 3% Elektronische backup 6% Schadelijke code (extern) 3% Gekraakte systemen 6% Niet bekendgemaakt 9% Laptop of ander apparaat kwijt 36% Derden of uitbesteder 12% Papieren records 24% 16

17 inleiding oorzaken van beveiligingsinbreuken het feit dat meer dan een derde van alle inbreuken voortkomen uit het delen van gegevens als normaal onderdeel van de bedrijfsvoering, is een duidelijk signaal dat organisaties zouden moeten uitzoeken hoe ze hun klantgegevens delen met externe partijen, leveranciers en partners. Joseph Ansanelli, Vice President oplossingen ter voorkoming van gegevensverlies, Symantec. Zoals je zou kunnen verwachten, zijn veel inbreuken het gevolg van kwijtgeraakte of gestolen laptops. De tweede meest voorkomende oorzaak, bijna een kwart van het totaal, was echter inbreuk met betrekking tot papiergebaseerde gegevens. 5 kernpunten om te onthouden voor wat betreft Beveiliging Het aantal papiergebaseerde inbreuken is aanzienlijk, namelijk 25% van alle inbreuken. 86% van de beveiligingsinbreuken veroorzaakte verlies of diefstal van klantinformatie. De hedendaagse printers zijn eigenlijk gecompliceerde multifunctionele apparaten met veel netwerkservices, dus zouden ze op dezelfde manier beveiligd moeten worden als IT-servers. Wachtwoordbeveiliging is een belangrijk punt, omdat wachtwoorddiefstal steeds vaker voorkomt. De beveiligingsoplossingen van Canon omvatten de drie kerngebieden Vertrouwelijkheid, Integriteit en Beschikbaarheid. 17

18 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Wat is Vertrouwelijkheid? Vertrouwelijkheid is waarborgen dat informatie in fysieke en digitale vorm niet toegankelijk is voor of bekend wordt gemaakt aan onbevoegde personen of systemen. De behoefte aan vertrouwelijkheid omvat talloze documenten, van klantinformatie tot facturen tot strategische bedrijfsinformatie. 18

19 Zaken ter overweging Vertrouwelijkheid Wist u dat 33% van de kantoormedewerkers wel eens vertrouwelijke informatie heeft gezien op printers of kopieerapparaten? Hoe voorkomt u dat vertrouwelijke documenten op de printer blijven liggen? Wist u dat u kunt zorgen dat alleen bevoegde werknemers toegang hebben tot bepaalde documenten? Weet u hoe u om moet gaan met intellectueleeigendomsrechten? Wist u dat het mogelijk is beveiligingsprotocollen te implementeren die HR-beleid met betrekking tot gebruik van bedrijfsinformatie respecteren? Kerngebieden ter overweging zijn: Documentbescherming Informatieoverdracht Toegangsbeperking Beveiligde gegevensopslag Printbeheer 19

20 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Documentbescherming Oorzaken van beveiligingsinbreuken Veilig watermerk Met de functie Veilig watermerk kunt u kopieën maken en documenten printen met op de achtergrond nauwelijks zichtbare tekst. Als de documenten worden gekopieerd, toont deze tekst donkerder op het document. Dit is een zichtbaar afschrikmiddel tegen beveiligingslekken, veroorzaakt door het onbevoegd kopiëren van vertrouwelijke informatie, zoals persoonlijke gegevens, certificaten en meer. ecopy Bestandscodering Deze functie wordt standaard geleverd met alle versies van ecopy ShareScan Met ecopy ShareScan 128-bits bestandscodering kan de gebruiker gescande informatie coderen (alleen PDF-bestanden), zodat deze alleen met een wachtwoord kan worden geopend. Het wachtwoord kan qua lengte en type worden geconfigureerd om te voldoen aan de richtlijnen voor 'sterke' wachtwoorden. Als bestandscodering is ingeschakeld, kan het voor de eindgebruiker als verplicht worden ingesteld, of als optioneel. Bestandscodering kan ook worden ingesteld op een per-verbindingsbasis voor elke verbinding met backendsystemen. Bestandsgebruik Met bestandscodering van ShareScan kan de gebruiker wachtwoorden instellen om het openen, bewerken of printen van een gescand PDF-document te beperken. Ontvangers van het PDF-document kunnen dan alleen bewerkingen op het documenten uitvoeren als ze het juiste wachtwoord kennen. 20

21 Vertrouwelijkheid Documentbescherming printen scannen beheren Overlappen Middelen hebben om de informatie in een document veilig te stellen. Gecodeerde PDF De functie Gecodeerde PDF codeert het gescande beeld in een PDF, alvorens het te verzenden. Deze functionaliteit is compatibel met Adobe Acrobat-standaarden en er is geen server nodig om de codering uit te voeren. Gecodeerde PDF beperkt het printen en tekstextractie via een wachtwoord, met maximaal 128-bits codering. Adobe LifeCycle Rights Management ES-integratie Met Adobe LifeCycle Rights Management ES-integratie kunnen gebruikers PDF-bestanden veilig stellen en continu en dynamisch beleid toepassen om de vertrouwelijkheid te waarborgen, het gebruik te beheersen en de beschikbaarheid te beheren. Gebruikers kunnen nauwkeurig monitoren wanneer en hoe vaak deze bestanden worden geopend, door middel van gedetailleerde auditlogs. Via de server kunnen gebruikers toegangs- en gebruiksrechten krijgen en kan gevoelige en waardevolle informatie worden beschermd tegen onbedoeld of kwaadwillig uitlekken. Omdat het beveiligingsbeleid op serverniveau wordt gehanteerd, kunnen de gebruiksrechten zelfs nog worden veranderd als een bestand is gedistribueerd. Om deze functie te kunnen gebruiken, moeten Adobe LifeCycle Rights Management ES-server en -software worden geïnstalleerd en moet de imagerunner ADVANCE-printer via internet of intranet met deze server worden verbonden. 21

22 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Scantracering en -vergrendeling Met deze optionele functie kan een tracerings- en vergrendelingscode worden toegevoegd aan gekopieerde of geprinte documenten, om ongeoorloofd kopiëren, verzenden en faxen van deze documenten te voorkomen en te kunnen nagaan waar deze documenten vandaan komen. Met deze functie kunnen gebruikers beveiligingsbeperkingen instellen voor belangrijke documenten, om te voorkomen dat anderen kopieën maken of deze documenten verzenden of faxen naar onbevoegden. De informatie 'wie kopieerde/printte wat op welk apparaat' wordt toegevoegd, zodat iemand die ongeoorloofd een kopie/print maakt kan worden opgespoord en de eigenaar van een document kan worden gevonden, mocht het onbeheerd worden achtergelaten. Opmerking: dit is alleen beschikbaar op bepaalde imagerunner ADVANCE-systemen 22

23 Vertrouwelijkheid Documentbescherming printen scannen beheren Overlappen Documentbescherming Met de iw Desktop-printpublicatietool kunt u ook exporteren naar PDF en het bestand beveiligen met een wachtwoord. 128-bits codering wordt gebruikt om te zorgen dat alleen bevoegden de inhoud van een document kunnen zien. Deze functie is handig bij het distribueren van vertrouwelijke informatie naar een breder publiek. 23

24 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Informatieoverdracht Gecodeerd printen De functie Gecodeerd printen codeert de printtaak die van de pc van de gebruiker naar de MFP gaat. Een plug-in printerdriver is vereist om de printgegevens te coderen en de functie moet op het systeem worden geactiveerd. ecopy Netwerkcommunicatiecodering Standaard bij alle versies van ecopy ShareScan. Netwerkcommunicatie tussen de MFP en de ShareScan-server wordt gecodeerd met HTTPS. Dit is de standaardinstelling, die niet kan worden gewijzigd door de gebruiker. IPsec-bord Met het optionele IPsec-bord kunnen gebruikers IPSec toepassen, voor informatieprivacy en -beveiliging van internetprotocol (IP)-communicatie via het netwerk. Wat is IPsec? IPsec (IP Security) is een pakket netwerklaagprotocollen voor de beveiliging van internetprotocol (IP)-communicatie door middel van verificatie en/of codering van elk IP-pakket in een gegevensstroom. Het bevat ook protocollen voor het vaststellen van coderingssleutels. IPsec codeert dataverkeer zodanig dat de gegevens alleen kunnen worden gelezen door degene voor wie die is bedoeld, zorgt dat het dataverkeer niet onderweg wordt gewijzigd en dat het van een vertrouwde bron komt, en beschermt tegen hergebruik van de veilige sessie. 24

25 Vertrouwelijkheid informatieoverdracht printen scannen beheren Overlappen Zorgen dat informatie veilig binnen een netwerk wordt verzonden. Protocolconfiguratie Met protocolconfiguratie kan de beheerder de netwerkprotocollen in- en uitschakelen. De volgende protocollen kunnen in- en uitgeschakeld worden: TCP/IP-netwerk SNTP AppleTalk-netwerk FTP-printen Novell (IPX)-netwerk SSL Windows (SMB)-netwerk IPP Toegewezen Canon-poort IPP(S) POP HTTP SNMP HTTP(S) Voor alle imagerunner ADVANCE-modellen + imagerunner 32xx-serie SSL-certificaten SSL-certificaten worden gebruikt om HTTPS-functionaliteit op de MFP in te schakelen. SSL-certificaten geleverd door een certificaatautoriteit kunnen worden geregistreerd, of u kunt zelf een certificaat maken op het apparaat. Zo kan informatie veilig worden overgedragen bij gebruik van ofwel de externe gebruikersinterface of MEAP-applicaties op de MFP. IP- en Mac-adresfilter Met behulp van IP- en Mac-adresfilters kan de gebruiker specifieke IP- of Mac-adressen blokkeren of toestaan. Misschien wil de netwerkbeheerder dat slechts één printerserver contact maakt met de MFP. De MFP kan dan zodanig worden ingesteld alleen het IP- of Mac-adres van de printserver contact maakt, en dat al het andere inkomend netwerkverkeer wordt geblokkeerd. 25

26 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Toegangsbeperking uniflow Login Manager Optionele module voor alle versies van uniflow. (Elke versie van uniflow is inclusief 1 gratis module naar keuze.) Met uniflow-loginmanager kunnen alleen geautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot te printen documenten uit de printwachtrijen of een centraal documentarchief. uniflow Login Manager stelt gebruikers in staat om: Zich te identificeren bij de MEAP-geactiveerde MFP Een kostenpost te kiezen door het schermpaneel op de MFP aan te raken Hun gegevens veilig op te slaan (gebruikersnaam en adres), zodat andere applicaties op het apparaat deze kunnen gebruiken MEAP-applicatie Het schermpaneel van de MFP wordt gebruikt om de eindgebruikers rechtstreekse informatie te geven. De gebruiker hoeft niet naar een ander apparaat van een 'extra derde partij' naast de MFP te gaan. Met de MEAP-applicatie kunnen gebruikers: Een of meer printtaken rechtstreeks selecteren uit de eigen persoonlijke wachtrij en deze vrijgeven voor printen. Een of meer printtaken rechtstreeks selecteren uit de eigen veilige groepswachtrij en deze vrijgeven voor printen. Een of meer printtaken rechtstreeks selecteren uit een centraal documentarchief, bijv. goedgekeurde interne bedrijfsdocumenten of -formulieren. Identificatiemethoden uniflow biedt verschillende identificatiemogelijkheden voor de MFP: Invoeren van een cijfercode (bijv. een pincode) of een alfanumerieke code (bijv. een kostenpost) Gebruik van een kaart met magneetstrip Gebruik van een contactloze kaart Gebruik van de vingerafdruk Security & Cost Control Pack Identificatie met contactloze kaart Het Security & Cost Control Pack voor Canon MEAP-apparaten waarborgt toegang tot het apparaat en beveiligde printtaken via pincode, gebruikersnaam en wachtwoord of zelfs contactloze kaartidentificatie. Let wel dat het Security & Cost Control Pack alleen Canon MiCard v2 HID contactloze kaarten ondersteunt. uniflow ondersteunt er veel meer. Security and Cost Control Pack is een rendabele oplossing, geschikt voor kleine bedrijven met maximaal 5 MFP's en 50 gebruiker. Voor grotere bedrijven moet de schaalbare uniflow-oplossing worden gebruikt. 26

27 Vertrouwelijkheid TOEGANGSBEPERKING printen scannen beheren Overlappen Toegang tot het platform beheren m.b.v. identificatie Scantracering en -vergrendeling Met deze optionele functie kan een tracerings- en vergrendelingscode worden toegevoegd aan gekopieerde of geprinte documenten, om ongeoorloofd kopiëren, verzenden en faxen van deze documenten te voorkomen en te kunnen nagaan waar deze documenten vandaan komen. Met deze functie kunnen gebruikers beveiligingsbeperkingen instellen voor belangrijke documenten, om te voorkomen dat anderen kopieën maken of deze documenten verzenden of faxen naar onbevoegden, en wordt de informatie 'wie kopieerde/printte wat op welk apparaat' toegevoegd, zodat iemand die ongeoorloofd een kopie/print maakt kan worden opgespoord en de eigenaar van een document kan worden gevonden, mocht het onbeheerd worden achtergelaten Opmerking: dit is alleen beschikbaar op bepaalde imagerunner ADVANCE-systemen 27

28 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Therefore Access Rights For Documents Standaard bij alle versies van Therefore. Toegangsrechten kunnen op de meeste aspecten van het systeem worden toegepast, om te bepalen wie welke documenten kan zien en kan openen, bewerken, printen enz. Integratie Active Directory Therefore wordt geïntegreerd in de netwerkinfrastructuur van de klant, zodat bestaand beveiligingsbeleid kan worden toegepast. Beveiligingsbeheer wordt meestal uitgevoerd door het beheren van groepslidmaatschappen in Active Directory. Rechtenserver Rechtenserver is een interface die een klant kan implementeren met behulp van Therefore API/Developer Edition Zo kunnen klanten niet-standaard toegangsrechten toepassen, op basis van bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld: Vervangingsfunctionaliteit, bijv. gebruiker A is niet op kantoor en gebruiker B krijgt alle toegangsrechten die gebruiker A normaliter op dit tijdstip heeft. Soms heeft een klant een speciaal toegangsschema, dat bepaalt welke werknemer/gebruiker toegang heeft tot documenten van welke klant, bijv.: werknemer A heeft toegang tot documenten van klanten 1,2,3; werknemer B beheert de relatie met klanten 4,5 en kan deze documenten inzien. Indien werknemer A afwezig is, krijgt werknemer B toegang tot alle documenten met betrekking tot klanten 1, 2, 3, 4 en 5. 28

29 Vertrouwelijkheid TOEGANGSBEPERKING printen scannen beheren Overlappen iw Document Server-login - toegangsprivileges Toegangsprivileges kunnen worden gedefinieerd voor alle klantgegevens via Access Control List (ACL). Alleen supervisors mogen de instellingen van deze toegangsprivileges wijzigen. Dit zijn onder andere: Volledig beheer, wijzigingsrecht, updaterecht en inzagerecht. Gebruikerstoegang kan lokaal worden beheerd of via Active Directory. iw Document Server gebruikt Windows Internal Database (SQL Server Embedded Edition) SQL Server 2005/SQL Server

30 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Afdelings-id's, SSO, SDL, S&CCP Afdelings-id's Afdelings-id's kunnen worden ingeschakeld op de MFP. De gebruiker voert een afdelings-id en wachtwoord in en kan vervolgens printen, kopiëren, faxen of scannen. Zonder deze id-code en wachtwoord kan het apparaat niet worden gebruikt. Afdelings-id's kunnen ook verschillende bijbehorende toegangsniveaus hebben, bijv. één code waarmee gebruikers in kleur kunnen kopiëren en printen en een andere code waarmee gebruikers in zwart-wit kunnen kopiëren. Er kunnen gebruikslimieten voor een afdelings-id worden ingesteld, om bepaalde functies van de MFP te beperken. Voor de volgende functies kunnen aparte limieten worden ingesteld: Totaal aantal prints Kopiëren Scannen Printen Een analyse van het gebruik kan indien gewenst worden geprint. Dit houdt ook in dat alle wijzigingen die de IT-afdeling aanbrengt in het Active Directory, ook direct voor de MFP's gelden, zodat binnen het netwerk altijd dezelfde rechten gelden. Voor de eenmalige aanmeldroutine moet een Security Agent - die dient als interface tussen MFP's en het Active Directory - op een server worden geïnstalleerd. SSO-H SSO-H is een loginapplicatie die een gebruiker verifieert, door middel van ofwel een domeincontroller in een Active Directory-omgeving of een database op het lokale systeem. SSO-H vergrendelt het systeem totdat de gebruiker is geverifieerd. Het grootste verschil tussen SSO en SSO-H is dat voor de laatste geen Security Agent meer nodig is. Eenvoudige systeemlogin (SDL) Als Active Directory niet beschikbaar is, kunnen gebruikers nog steeds worden verplicht in te loggen op de Canon MFP met behulp van SDL. Met SDL worden gebruikerslijsten op het systeem zelf opgeslagen in plaats van op de centrale Active Directory-server. Gebruikers en groepen kunnen ook worden gekoppeld aan afdeldings-id's voor centraal gebruiksbeheer. De gebruikersbeheerinformatie voor SDL wordt ofwel ingevoerd via een webbrowser of kan worden geïmporteerd vanuit een tekstbestand. Eenmalige aanmeldroutine (SSO) De systeembeveiliging kan verder worden verbeterd met behulp van de eenmalige aanmeldroutine. Door hun netwerkgebruikersnaam en -wachtwoord in te voeren, krijgen gebruikers toegang tot alle functies van het multifunctionele systeem (de functionaliteiten kunnen niet apart worden ingesteld). Verbinding met het Active Directory zorgt dat alleen gebruikers die zich kunnen aanmelden op het netwerk, ook toegang hebben tot de MFP. 30

31 Vertrouwelijkheid TOEGANGSBEPERKING printen scannen beheren Overlappen IEEE 802.1X De 802.1X-standaard biedt verificatie van systemen die zijn verbonden met een LAN-poort en maakt een point-to-point-verbinding of voorkomt toegang vanaf die poort als de verificatie mislukt. 31

32 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Beveiligde gegevensopslag uniflow Gecodeerde taaknaam Standaard bij alle versies van uniflow. Taaknaam coderen in apparaatlogs De namen van printtaken zijn normaal gesproken zichtbaar in gedeelde printwachtrijen. Vaak wordt een beveiligingskit toegepast op het apparaat om de logs geheel te verbergen, maar dit schakelt meestal ook de boekhoudmogelijkheden uit. Met de functie Gecodeerde taaknaam worden printtaaknaam en gebruikersnaam van een printtaak vervangen door een door uniflow gegenereerde markering. De printtaaknamen zijn niet langer herkenbaar in de apparaatlogs, zodat de beveiligingskit de taaklogs niet hoeft te verbergen. Printtaaknamen vermommen Het is ook mogelijk de printtaaknamen te vermommen, om te zorgen dat anderen de inhoud van taken in een veilige wachtrij of taakticketrij in de spooler niet kunnen raden. De taaknamen worden zodanig gewijzigd dat ze alleen herkenbaar zijn voor het uniflow-systeem, dat voor eindgebruikers niets betekent. ecopy Secure File Deletion Standaard bij alle versies van ecopy ShareScan. De functie voor veilige bestandsverwijdering van Copy ShareScan verwijdert alle tijdelijke bestanden op de server, waarbij elk verwijderd bestand drie keer wordt overschreven. Zo kan niemand de bestanden terughalen met behulp van gegevenshersteltools. Deze functionaliteit is in lijn met de standaarden van het ministerie van defensie in de VS. Verwijderbare harde schijf Met de optionele Verwijderbare harde schijf kan de harde schijf uit het systeem worden verwijderd en op een veilige plek worden bewaard. Met behulp van deze functie kan de harde schijf makkelijk worden uitgenomen en eenvoudig en veilig weer worden teruggeplaatst. Na installatie kan de schijf met een slot worden beveiligd. 32

33 Vertrouwelijkheid beveiligde gegevensopslag printen scannen beheren Overlappen De middelen hebben om de gegevens op het platform te beveiligen. Trusted Platform Module De vertrouwde-platformmodule (TPM) is een open-standaard beveiligings-chip die dient als veilige opslagplaats voor de bescherming van zeer gevoelige informatie. Miljoenen laptops en desktops bevatten TPM-chips. Ze helpen organisaties applicaties ongevoelig te maken voor fysieke aanvallen. Zodra de TPM-chip is geactiveerd, helpt deze het apparaat te beschermen tegen fysieke bedreigingen. Zodra de chip uit het apparaat wordt gehaald, kan het niet worden opgestart. Zo kan een hoog beveiligingsniveau worden gegarandeerd. De TPM kan wachtwoorden, certificaten, id's en sleutels coderen. Gecodeerde gegevens op de hardware kunnen worden gescheiden van wachtwoorden, certificaten, id's en sleutels die op de TPM-chip zijn gecodeerd. Harde schijf wissen De optie HDD-gegevens wissen is beschikbaar voor omgevingen waar extra gegevensbeveiliging is vereist. De kit overschrijft en verwijdert gegevens onmiddellijk nadat de taak is voltooid; er blijft dus geen spoor van de gegevens op de harde schijf staan. De gegevens worden maximaal 3 keer overschreven met willekeurige gegevens, voor maximale beveiliging, afhankelijk van de voorkeuren die de systeembeheerder instelt. De kit kan ook zodanig worden ingesteld dat eerst wordt overschreven met nulgegevens en vervolgens met willekeurige gegevens. 33

34 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Kit voor wissen harde schijf Met de kit voor wissen harde-schijfgegevens kunnen gegevens die niet meer worden gebruikt, worden verwijderd. Printer Gegevens wissen Gegevens coderen ir32xx-serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption Kit B5** imagerunner 6000-serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C2* imagerunner 8000-serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C2* imagerunner ADV C2000-serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption Kit C3* imagerunner ADV C5000-serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C1* imagerunner ADV C7000-serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C1* imagerunner ADV C9000-serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C1* *Bevat "Canon MFP Security Kit v2.00" volgens Common Criteria op EAL3-niveau **Bevat "Canon MFP Security Kit v1.50" volgens Common Criteria op EAL3-niveau 34

35 Vertrouwelijkheid beveiligde gegevensopslag printen scannen beheren Overlappen Job Log Conceal Met deze functie verbergt u de details van recente printtaken, door informatie als taaknaam, taaktype en taakdatum te verbergen. Kit voor coderen harde schijf De kit voor coderen harde-schijfgegevens kan worden toegepast op de MFP om te garanderen dat de gegevens op de harde schijf veilig worden gecodeerd. De kit voor coderen harde-schijfgegevens bevat de Canon MFP Security Chip 1.0/1.5/2.0, die is gecertificeerd volgens ISO15408 (Common Criteria). 35

36 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Printbeheer uniflow Veilig printen (incl. MyPrintAnywhere) Optionele module voor alle versies van uniflow. (Elke versie van uniflow is inclusief 1 gratis module naar keuze.) uniflow Veilig printen biedt gebruikers effectieve beveiligingsmechanismen om het printen van gevoelige documenten te beheersen. Printtaken worden op de server vastgehouden en kunnen alleen op de MFP worden opgehaald na de juiste identificatie. De gebruiker kan veilig afdrukken nadat hij of zij zich bij de MFP heeft geïdentificeerd. Er zijn verschillende configuraties mogelijk, voor verschillende behoeften: 1. Apparaatgericht veilig printen: De gebruiker print de documenten vanaf de pc. De server houdt de printtaken vast en geeft ze pas vrij als de gebruiker zich heeft geïdentificeerd bij de MFP. 2. MyPrintAnywhere Veilig printen: De gebruiker print de documenten vanaf de pc. De server houdt de printtaken vast. De server geeft de printtaken vrij naar een MFP waar de gebruiker zich bij kan identificeren. Identificatiemethoden uniflow biedt verschillende identificatiemogelijkheden voor de MFP: Invoeren van een cijfercode (bijv. een pincode) of een alfanumerieke code (bijv. een kostenpost) Gebruik van een kaart met magneetstrip Gebruik van een contactloze kaart Gebruik van de vingerafdruk MicroMIND & MiCard-apparaten gebruiken de USB-verbinding van de MFP. Daarvoor is dus geen extra IP-adres nodig. Dit verlaagt het aantal zwakke punten in het netwerk en de beveiligingsbehoeften van andere netwerkapparaten. uniflow biedt de beheerder een uitgebreide set configuratie-opties om het systeem te integreren met bestaande klantomgevingen. uniflow is ook goed aanpasbaar. Alle nieuwe verificatieapparaten, -mechanismen of -systemen kunnen snel en efficiënt op projectbasis worden ondersteund. 36

37 Vertrouwelijkheid PRINTBEHEER printen scannen beheren Overlappen Toegang tot geprinte informatie beheren. ir Secure Printing Met de functie voor veilig printen kan de gebruiker een numeriek wachtwoord in de printerdriver instellen tijdens het printproces. Het wachtwoord moet op de printer worden ingevoerd om de taak te kunnen printen. ir Secure Mailbox Met de functie veilig postvak kan de gebruiker printen naar een opslaggebied (postvak) op de printer. Het postvak is met een wachtwoord beveiligd (door de gebruiker) en de gebruiker krijgt toegang tot zijn taken door het wachtwoord op de printer in te voeren. 37

38 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Security & Cost Control Pack Serverloos veilig printen Security & Cost Control Pack voor Canon MEAP-printers omvat een MyPrint Anywhere Secure Printing-oplossing waarmee gebruikers de flexibiliteit hebben vanaf elke MEAP-printer veilig te printer, zonder een server nodig te hebben. Aanmelding met behulp van een contactloze kaart is ook mogelijk, voor snelle en veilige toegang tot de printer. Security and Cost Control Pack is een rendabele oplossing, geschikt voor kleine bedrijven met maximaal 5 MFP's en 50 gebruikers. Voor grotere bedrijven moet de schaalbare uniflow-oplossing worden gebruikt. 38

39 Vertrouwelijkheid PRINTBEHEER printen scannen beheren Overlappen 5 kernpunten om te onthouden voor wat betreft Vertrouwelijkheid Gescande documenten en PDF's kunnen worden gecodeerd, zodat ze niet worden onderschept door onbevoegden. IPsec beveiligt automatisch de IP-communicatie als informatie tussen apparaten binnen een netwerk wordt uitgewisseld. uniflow van Canon zorgt dat gebruikers zich op een apparaat moeten identificeren, om ongeoorloofde toegang tot informatie te voorkomen. Harde schijven kunnen zodanig worden ingesteld dat informatie direct wordt verwijderd, maar ook dat ze snel en veilig kunnen worden opgeslagen. Met de beveiligings- en kostenbeheerfuncties van MyPrintAnywhere kunnen prints veilig bij de dichtstbijzijnde netwerkprinter worden opgehaald. 39

40 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Wat is Integriteit? Integriteit wordt bereikt door te zorgen dat informatie niet zonder voorafgaande toestemming kan worden gewijzigd of verwijderd, zodat de informatie 'oorspronkelijk' blijft. Met het toenemend aantal digitale documenten hebben organisaties methoden nodig om dit effectief te beheersen. Dit wordt steeds dringender, omdat organisaties ernaar streven de wet- en regelgeving met betrekking tot integriteit van hun records na te leven. 40

41 Zaken ter overweging Integriteit Wist u dat u een auditspoor kunt bijhouden van alle activiteiten die de printers uitvoeren? Vaak zijn er industrierichtlijnen voor wat betreft de behandeling van documenten. Hoe gaat uw bedrijf hiermee om? Wilt u herhalingsopdrachten van documenten in uw database bewaren? Wist u dat u een digitale handtekening kunt toevoegen aan alle documenten die u scant en zo kunt zorgen dat het document niet door anderen kan worden gewijzigd? Kerngebieden ter overweging zijn: Documentverificatie Toegangsbeheer Gebruiksbeheer 41

42 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Documentverificatie PDF-printerhandtekening Met de kit voor PDF-printerhandtekening kunt u een digitale (printer-) handtekening toepassen op elk PDF-bestand dat op de MFP is gemaakt. De gebruiker selecteert 'Device Signature PDF' als bestandstype bij het scannen van een document. Het gescande document wordt geconverteerd naar een PDF-bestand en de digitale printerhandtekening wordt aan het bestand toegevoegd. De digitale printerhandtekening toont de ontvanger het adres van de gebruiker die de PDF heeft verzonden, vanaf welke printer het bestand is verzonden plus de tijd en datum en of het document is gewijzigd of niet. De digitale certificaten (van een certificaatautoriteit, bijv. VeriSign) kunnen naar de printer worden geladen via de externe gebruikersinterface. iw Desktop digitale stempels ondertekend met digitale certificaten Met iw Desktop kunt u digitale stempels koppelen aan binddocumenten of PDF-documenten. Deze ditigale stempels kunnen worden toegevoegd aan e-documenten als onderdeel van een elektronisch goedkeuringsproces. De digitale stempels kunnen worden ondertekend met een digitaal certificaat, om de echtheid van de annotatie of digitale stempel te bewijzen. iw Desktop ondersteunt digitale certificaten uitgegeven door Windows Server 2003/Windows Server 2008 en het digitale certificaat van VeriSign. Digital User Signature PDF Kit Met de kit voor digitale PDF-gebruikershandtekening kunt u een digitale (gebruikers-)handtekening toepassen op elk PDF-bestand dat op de MFP is gemaakt. De gebruiker selecteert 'User Signature PDF' als bestandstype bij het scannen van een document. Het gescande document wordt geconverteerd naar een PDF-bestand en de digitale gebruikershandtekening wordt aan het bestand toegevoegd. De digitale gebruikershandtekening toont de ontvanger wie de PDF heeft verzonden, de tijd, de datum en of het document is gewijzigd. De digitale certificaten (van een certificaatautoriteit, bijv. VeriSign) kunnen naar de printer worden geladen via de externe gebruikersinterface. 42

43 integriteit documentverificatie printen scannen beheren Overlappen Zorgen dat gegevens, transacties of documenten niet zijn bewerkt, vervalst of verzonnen. Therefore Digital Signature Standaard bij alle versies van Therefore. Met de functie digitale handtekening zorgen gebruikers dat het document precies hetzelfde wordt weergegeven als het document dat oorspronkelijk is opgeslagen. Therefore Access Rights For Documents Standaard bij alle versies van Therefore. Toegangsrechten kunnen op de meeste aspecten van het systeem worden toegepast, om te bepalen wie welke documenten kan zien en kan openen, bewerken, printen enz. Integratie Active Directory Therefore wordt geïntegreerd in de netwerkinfrastructuur van de klant, zodat bestaand beveiligingsbeleid kan worden toegepast. Beveiligingsbeheer wordt meestal uitgevoerd door het beheren van groepslidmaatschappen in Active Directory. Rechtenserver Rechtenserver is een interface die een klant kan implementeren met behulp van Therefore API/Developer Edition. Zo kunnen klanten niet-standaard toegangsrechten toepassen, op basis van bedrijfsprocessen. 43

44 De uitgebreide handleiding voor documentbeveiliging in uw bedrijf Toegangsbeheer Therefore Access Rights For Documents Standaard bij alle versies van Therefore. Toegangsrechten kunnen op de meeste aspecten van het systeem worden toegepast, om te bepalen wie welke documenten kan inzien. Deze toegangscontrole wordt bereikt door middel van gebruikersidentificatie en geeft alleen bevoegde gebruikers toegang tot de documenten. Integratie Active Directory Therefore wordt geïntegreerd in de netwerkinfrastructuur van de klant, zodat bestaand beveiligingsbeleid kan worden toegepast. Beveiligingsbeheer wordt meestal uitgevoerd door het beheren van groepslidmaatschappen in Active Directory. Rechtenserver Rechtenserver is een interface die een klant kan implementeren met behulp van Therefore API/Developer Edition. Zo kunnen klanten niet-standaard toegangsrechten toepassen, op basis van bedrijfsprocessen. Bijvoorbeeld: Vervangingsfunctionaliteit, bijv. gebruiker A is niet op kantoor en gebruiker B krijgt alle toegangsrechten die gebruiker A normaliter op dit tijdstip heeft. Soms heeft een klant een speciaal toegangsschema, dat bepaalt welke werknemer/gebruiker toegang heeft tot documenten van welke klant, bijv.: werknemer A heeft toegang tot documenten van klanten 1,2,3; werknemer B beheert de relatie met klanten 4,5 en kan deze documenten inzien. Indien werknemer A afwezig is, krijgt werknemer B toegang tot alle documenten met betrekking tot klanten 1, 2, 3, 4 en 5. 44

45 integriteit TOEGANGSBEHEER printen scannen beheren Overlappen Toegang tot het platform beheren m.b.v. identificatie iw Document Server-login - toegangsprivileges Toegangsprivileges kunnen worden gedefinieerd voor alle klantgegevens via Access Control List (ACL). Alleen supervisors mogen de instellingen van deze toegangsprivileges wijzigen. Dit zijn onder andere: Volledig beheer, Wijzigingsrecht, Updaterecht en Inzagerecht. Gebruikerstoegang kan lokaal worden beheerd of via Active Directory. iw Document Server gebruikt Windows Internal Database (SQL Server Embedded Edition) SQL Server 2005/SQL Server Verwijderbare harde schijf Met de optionele Verwijderbare harde schijf kan de harde schijf uit het systeem worden verwijderd en op een veilige plek worden bewaard. Met behulp van deze functie kan de harde schijf makkelijk worden uitgenomen en eenvoudig en veilig weer worden teruggeplaatst. Na installatie kan de schijf met een slot worden beveiligd. 45