mei 2005 doorgenomen en herwerkt op het planweekend te Leopoldsburg (Kampidoe) september 2005

Transcriptie

1 Vademecum

2 mei 2005 doorgenomen en herwerkt op het planweekend te Leopoldsburg (Kampidoe) september 2005 voorgelegd op Plannen en Ontspannen in september verdeeld in oktober aan alle gouwmedewerkers eindredactie: Wouter september 2007 voorgelegd op Plannen en Ontspannen in september verdeeld in oktober aan alle gouwmedewerkers eindredactie: Joris & Ducky september 2008 opsplitsing vademecum in vademecum en lexicon verdeeld op Plannen en Ontspannen aan alle gouwmedewerkers eindredactie: Joris & Ducky Mei 2010 Toevoeging extra info en paginanummering op het planweekend te Neerpelt (Scoutslokalen) eindredactie: Wim 2

3 inhoud 1. Vergaderingen voor gouwers 5 2. Activiteiten door gouwers 6 3. Mailetiqette 8 4. Prijzen 9 5. Leefregels Onkosten Andere afspraken 16 3

4 Onze gouw telt een heleboel medewerkers. Te veel om iedereen zomaar zijn gang te laten gaan. Daarom zijn er in de loop van de jaren een heel aantal afspraken gemaakt. Om het overzicht betreffende deze afspraken te bewaren, zijn deze gebundeld in dit boekje. Elk planweekend worden deze afspraken opnieuw bekeken en bijgeschaafd waar nodig. We bediscussiëren ze niet in de loop van het scoutsjaar. 4

5 1. vergaderingen voor gouwers Kalender Leg je vergadering vast op de kalender in het gouwhuis! Je kan dit doen door het zelf op te schrijven of door te mailen naar de gouwhuisbewoner en/of Guido. Uitnodiging Zorg ervoor dat iedereen die je op jouw vergadering verwacht, tijdig op de hoogte is. Vermeld duidelijk lokatie, uur en datum en post deze gegevens ook op het forum zodat verloren zielen deze altijd kunnen terugvinden. Plaats en dag van de vergadering Je kan nagenoeg steeds in het gouwhuis vergaderen. Als je vergadering op de kalender staat genoteerd zorgen Guido en/of de gouwhuisbewoner ervoor dat je een verwarmd lokaal hebt in de winter. Documentatie, knutselgerief, drank en versnaperingen Documentatie, knutselgerief, drank en versnaperingen zijn ter beschikking van leden van de vergadering als deze in het gouwhuis plaatsheeft. Documentatie vind je boven in het gouwhuis. In de living staat een doosje met het basismateriaal zoals pennen, stiften, een schaar,. Verslag Maak van elke vergadering een verslag. Templates hiervoor kan je vinden op het gouwforum. Omdat we graag een online archief aanleggen van verslagen en omdat iedereen op die manier altijd en overal aan het verslag kan, vragen we dat iedereen elk verslag op het forum post. Geef vervolgens alle aanwezigen + de GC een seintje dat jullie verslag online staat. Opruim Al het gebruikte materiaal wordt in de oorspronkelijke staat op de juiste plaats teruggezet. Steeds opruimen, afwassen, tafels vegen en asbakken ledigen. Er wordt ook gesorteerd, doe dit zoals het hoort. Roken Als scouts en gidsen willen we gezonde levensstijl promoten. Daarom zijn alle lokalen in het gouwhuis die in gebruik zijn door de gouw rookvrij. Roken kan wel buiten op de koer (bij regenweer in de garage). Peuken worden gedropt in de daartoe bestemde asbak. 5

6 2. Activiteiten door gouwers Zie hierboven Uitnodiging Zorg ervoor dat iedereen die je op jouw vergadering verwacht, tijdig op de hoogte is. Vermeld duidelijk lokatie, uur en datum en stuur deze ook door naar zodat dit op de site kan gezet worden waar verloren zielen deze altijd kunnen terugvinden. Bezorg ook een uitnodiging aan de DC s en de groepsleiding. Vergeet ook niet op de gouw limburg facebook je evenement te vermelden. Wat ook handig is, is om een kleine beschrijving van het engagement dat je dient op te nemen te beschrijven. Zo weten de leiding wat ze mogen verwachten. gouwmateriaal, knutsel- en EHBO-koffer De knutselkoffer en de EHBO-koffer mogen steeds gebruikt worden na overleg met de verantwoordelijken*.. Deze koffers moeten zo snel mogelijk deftig opgeruimd teruggebracht worden. Het materiaal van het secretariaat mag niet gebruikt worden voor de activiteiten. Wanneer je materiaal nodig hebt uit de kelder neem je contact op met onze materiaalmeesters*. De geluidsinstallatie De gouw heeft een kleine geluidsinstallatie aangekocht met versterkers, boxen, micro s, mengpaneel, cd-spelers, licht, Dit is een dure installatie. Ze is er in de eerste plaats voor gouwactiviteiten, maar groepen kunnen ze ook ontlenen. Gouwactiviteiten krijgen tot 8 weken op voorhand de kans om de installatie te reserveren. Dan is het mogelijk voor groepen om ook te reserveren. De reservaties verlopen via de materiaalploeg. Er wordt steeds een contract opgesteld. publicatiekoffer Om te vermijden dat er publicaties uit de hopper winkel genomen worden heeft onze krokoploeg een publicatiekoffer samengesteld. Deze bevat een uitgebreide selectie publicaties van Scouts en Gidsen Vlaanderen en een grote versie van de speelkaarten. Deze koffer staat ter beschikking van alle gouwers en onze groepen. Wil je de koffer uitlenen? Dan kan dat via de AGC. Heb je een publicatie nodig bij een vergadering in het gouwhuis? Zorg er dan voor dat deze ook weer mooi op zijn plaats teruggelegd wordt. 6

7 Plaats van de activiteit In de mate van het mogelijke zou het goed zijn dat wij onze eigen Hopperjeugdverblijven gebruiken voor de activiteiten. 7

8 3. Mailetiquette Iedere gouwer heeft een persoonlijk mailadres: Dit adres wordt geforward naar het adres van jouw keuze. Dit is ook het adres dat zal gebruikt worden in de Wie-is-Wie Voor elke ploeg, district en/of dienst bestaat er een adres Om SPAM en ongewenste post te vermijden, zetten we altijd iedereen in BCC (op zijn minst alle van onze mail. Verslagen en andere bijlagen, uitnodigingen, datumplanners post je op het forum. Vervolgens stuur je een mailtje naar iedereen die op de hoogte moet zijn om ze naar het forum te verwijzen. Mopjes en uitnodigingen voor fuiven, eetdagen, bezoekjes, evenementen enzovoorts stuur je naar Enkel wie zich hiervoor opgeeft, ontvangt deze mailtjes. 8

9 4. Prijzen De onderstaande prijzen zijn vastgelegd op het planweekend van Dit zijn maximumprijzen. Je mag altijd minder vragen als je niet veel kosten hebt. Waarborg (te vragen aan de groepen) : 25,00 euro Weekend van vrijdag t.e.m. zondag : 18,00 euro Weekend van zaterdag t.e.m. zondag : 16,00 euro 24 uren (Ook deel v/e weekend) : 10,00 euro Dagactiviteiten : 2,00 euro Gouwmedewerkers en kookploeg betalen de helft. Drankprijs voor gouwers Drankprijs voor leiding/externen : 0,70 euro : 1,00 euro Speciale activiteiten Voor weekends met speciale activiteiten vb. Raksja mag een supplement gevraagd worden van 2,5 euro. Betalingen Belangrijk: alle inschrijvingsgelden voor activiteiten worden gestort op het volgende rekeningnummer: Vergeet niet een duidelijke omschrijving te geven van wat je betaalt! Denk aan een waarborg en deadline! Terugstorten bij afwezigheid Als een groep niet op de activiteit komt opdagen en niet verwittigd heeft dan wordt er geen geld teruggegeven. Hetzelfde geldt indien de groep veel te laat verwittigt en geen geldige reden heeft. Indien er wel een deftige reden is of de groep ruime tijd op voorhand verwittigd heeft, kan het geld teruggegeven worden. Let erop dat de groepen hiervan duidelijk op de hoogte zijn. Schrijf dit in je eerste brief! Overschrijving De betaling kan enkel goed gecontroleerd worden wanneer iedereen dezelfde handelswijze gebruikt voor een overschrijving. We heeben het hier vooral over de referentie. Referentie bij activiteiten bij naam: Voornaam naam groepsnummer gemeente Bijvoorbeeld: John Willem L12xx Voeren 9

10 Referentie bij activiteiten bij groep: groepsnummer gemeente aantal deelnemers (eventueel opsplitsing leiding leden) Bijvoorbeeld: L12xx Neerpelt 40 (32+8) Referentie bij activiteiten bij takken: Tak groepsnummer gemeente aantal deelnemers (eventueel opsplitsing leiding leden) Bijvoorbeeld: Jongverkenners L12xx Neerpelt 40 (32+8) Waarborg Je kan aan de deelnemende groepen een waarborg vragen van 25 euro. Deze waarborg wordt ten laatste 1 maand na de activiteit teruggestort indien er geen schade werd aangebracht aan materiaal, weekendplaats, poets, ed. Indien je wel geld inhoudt zeg dan ook duidelijk waarom. Zorg ervoor dat iedereen vooraf heeft betaald. En vraag naar een zeer duidelijke omschrijving op de overschrijving, zo weet de beheerder of Guido over welke activiteit het gaat. Inkopen Voor je inkopen gaat doen kijk je eerst even in de rekken en de koelkast van de gouw. Daar vind je meestal nog heel wat bruikbare producten, alleszins voordeliger voor je kas. Versnaperingen, snoep en drank worden NIET uit het gouwhuis meegenomen. Leeggoed breng je ZELF terug en drop je niet in de berging. We beschikken ook over een Colruyt-kaart die je recht geeft op korting! begroting en afrekening Per GTP wordt er een financieel verantwoordelijke aangeduid. Deze neemt dan het beheersmatige deel van de voorbereidingen voor z n rekening en maakt de nodige afspraken met de beheerder. Zoals jullie weten streven we ernaar om de activiteiten zelfbedruipend te maken. Stel daarom al een ruwe begroting op van zodra de grote lijnen van je activiteit vastliggen, bijsturen kan nog altijd. Breng de definitieve begroting ten laatste 4 weken voor je activiteit bij de beheerder. (geen begroting = geen centen) Breng ten laatste 3 weken na de activiteit de afrekening binnen bij de beheerder. Samen worden dan eventuele problemen besproken en wordt de activiteit financieel geëvalueerd. We hebben een tolerantie van 2,50 euro per persoon voor kleine weekendjes, bespreek dit steeds met de beheerder. 10

11 Gouwbal Sinds 2010 betaalt alle leiding van gouw limburg evenveel voor zijn bussen. Veiligheid van de leiding is immers één van onze goede doelen voor het gouwbal. Elke leider moet daarom 7 betalen. Hiermee is bus en gouwbal inbegrepen. De prijs kan aangepast worden naar stijgende bus-,drank en zaalprijzen. Voor speciale optredens,acties, wordt er eventueel (in overleg) een extra kost voorzien. 11

12 5. leefregels Dit zijn richtlijnen, geen wetten! Bedoeling is dat je op voorhand met je ploeg deze overloopt en duidelijke afspraken maakt met je deelnemers leefregels en hun doel Eco: respect voor de natuur en het milieu. Aanwezigheid: deelname en engagement. Drugs: beperking op roken, verbod op illegale drugs en stimuleren van een arm alcoholgebruik. Het gouwhuis is rookvrij. Materiaal: respect voor eigen en andermans materiaal. Bartijden: respect voor nachtrust uitvoering van de leefregels Eco Vermijd schade aan de natuur; Beperk afval: gebruik oa zo min mogelijk niet-recycleerbare verpakkingen; gebruik van natuurvriendelijk materiaal; Sorteer afval (conform de huisregels van het lokatie); beperk het autoverkeer: doe aan carpooling of pak de fiets; Doe de afwas met Ecover; Koop verf op waterbasis; Laat lichten niet nodeloos branden; Doe deuren en ramen dicht als de verwarming opstaat; Aanwezigheid Wie op een activiteit komt, weet vooraf heel goed dat hij of zij De hele activiteit/weekend blijft; Duidelijk verwittigt met geldige reden; Geëngageerd meedoet aan de activiteiten; Zich akkoord verklaart met de leefregels Drugs roken enkel op afgesproken tijdstippen en plaatsen wanneer er iemand rookt waar/wanneer het niet mag: aanspreken en sigaretten doen doven arm alcoholgebruik d.w.z. matig gebruik, dronkenschap wordt niet getolereerd en er worden zeker geen alcoholische dranken meegebracht wanneer alcoholische drank wordt meegebracht 12

13 afnemen en NIET teruggeven wanneer iemand dronken is geen drank meer verkopen gesprek met persoon achteraf bij storend gedrag gesprek met GRL bezit en gebruik van soft- en harddrugs is verboden wanneer we iemand zien in bezit van afnemen en vernietigen achteraf gesprek met GRL niet willen stoppen/afgeven naar huis sturen/brengen Materiaal Orde en netheid Draag zorg voor alle materiaal (OOK KNUTSELGERIEF) Bartijden Stilte en rust vanaf 1u. slapen moet dan mogelijk zijn; Slaapplaats wordt in samenspraak met de leiding bepaald; Drankverkoop stopt om 3u; (Echter vroeger mag, we streven hier naar het goede huisvader principe) De bar wordt opengehouden door mensen van de gouw; Afspraken rond nachtwacht op voorhand afspreken; TIP openen van de flesjes om hamsteren te vermijden geen bak meegeven 5.3. Sancties Sancties moeten genomen worden zo snel mogelijk na de feiten. Om feiten van twee jaar geleden op te rakelen die nooit behandelt zijn, gaat niets oplossen. De desbetreffende leiding is dan meestal stoppend of al gestopt Stap 1. Sociale controle: mijn toevallige buur spreekt me aan. Stap 2. Gouwmedewerkers hebben het recht om een overtreder aan te manen. Stap 99. In extremis kan een overtreder naar huis worden gestuurd. Dit gebeurt altijd in samenspraak met GRL - DC - gouwbureau - gouwtakploeg. 13

14 6. onkosten algemeen Breng eens per maand je onkostenformulier binnen. Probeer zoveel mogelijk je onkosten te bewijzen. Grotere sommen of facturen liefst rechtstreeks door de gouw laten betalen. briefwisseling voor / van de gouw Gebruik zoveel mogelijk briefpapier en omslagen van de gouw. Gebruik deze echter niet intern; veel te duur. Kopieën kunnen gratis in het gouwhuis gemaakt worden. In het gouwhuis kan je postzegels verkrijgen, doch in beperkte hoeveelheden. Koop grote hoeveelheden postzegels, die je nodig hebt in het kader van een activiteit, zelf en vraag deze kosten terug via het groen onkostenformulier. telefoonkosten Als je telefoonkosten wil in rekening brengen (vb. omdat je veel telefoontjes hebt moeten doen in het kader van een activiteit) dan worden deze terugbetaald aan 0,20 euro / gesprek. vervoerskosten In principe worden alle kilometers (auto/trein/bus/ ) die je rijdt voor de gouw terugbetaald aan 0,20 euro. Wees daar redelijk in! Als je voor eigen plezier gaat, worden de kilometers niet terugbetaald (vb. ontspanningsweekend, fuifbezoek, ). Ook je eigen verplaatsing van en naar een activiteit worden niet terugbetaald. Vergaderingen op verbondsniveau (vb. verbondsraad) worden door het verbond terugbetaald. het onkostenformulier Via het onkostenformulier kan je door jou gemaakte kosten voor de gouw terugbetaald krijgen. Het is belangrijk te beseffen dat we als gouw op een verantwoorde manier moeten omgaan met geld. Vul je onkostenformulier dan ook met de nodige aandacht en zorgvuldigheid in en wees redelijk en eerlijk in wat je vraagt. Hoe sneller de onkostenformulieren binnengebracht worden, hoe sneller kosten terugbetaald worden. Voor activiteiten geldt dat de onkosten van voorbereidingen onmiddellijk terugbetaald worden. Kosten gemaakt voor de activiteit zelf worden pas betaald nadat de financieel verantwoordelijke de afrekening binnengebracht heeft. Ook hier dus; hoe sneller deze binnengebracht wordt, hoe beter. Voor grote kosten kan je voorschot vragen aan de beheerder. Eventueel kan dit op jouw rekening gestort worden zodat je alle betalingen met je kaart kan doen zonder je eigen centen te moeten gebruiken. 14

15 Nog een laatste opmerking die geldt voor ALLE formulieren: vul steeds alle vakjes in en maak een duidelijke omschrijving van de gemaakte kosten. Voeg in de mate van het mogelijke betalingsbewijzen bij je formulier. Er zijn VIER soorten onkostenformulieren: WIT wat: voor diverse kosten (alles in verband met gouwraad, gouwcommissie, gouwoverleg, gouwbureau, werkingskosten DC s, algemene vergaderingen van de GTP) voor: gouwbeheerder (maximum tweemaandelijks) GROEN wat: alles in verband met een activiteit (weekend, gouwbal, HO, ). Hierbij horen ook de voorbereidingskosten. voor: -voorbereidingskosten: gouwbeheerder ten laatste de dag voor de activiteit -kosten voor de activiteit zelf: financieel verantwoordelijke van de activiteit GEEL wat: onkosten voor Objectief voor: de financieel verantwoordelijke van objectief BLAUW wat: kosten voor het District (Districtsactiviteiten, ) voor: gouwbeheerder Opmerking: Je kosten worden enkel betaald wanneer je schandlijst betaald is. 15

16 7. andere afspraken kaarten Raksja Stafkaarten die worden aangekocht door Raksja zijn ook ter beschikking voor andere gouwaangelegenheden. Te informeren bij Raksja. Wanneer je kaarten wenst aan te kopen voor een activiteit, informeer dan even of deze al niet in het kaartenbestand zitten. Stafkaarten worden overgenomen door Raksja. uniform Voor officiële gelegenheden is het uniform een must. Het uniform is dan het scoutshemd, de broek/rok en de gouwdas. Eventueel kan de gouwtrui aangetrokken worden (afhankelijk van de activiteit). We spreken dit steeds op voorhand af. Ook voor interne gelegenheden (vb. planningsweekend). etentjes Eens per jaar is er gouwbarbecue. Deze is er om alle medewerkers te bedanken voor hun motivatie en inzet en wordt dus aangeboden. Na Herfstontmoeting gaat het gouwoverleg samen eten, weliswaar op eigen kosten(drank is wel op kosten van de gouw). Ook is er elk jaar een raad en commissie etentje, het dessert wordt dan betaald door de gouw. gebruik PC Wanneer je de computer voor de hele avond nodig hebt, verwittig dan Guido. Voor info i.v.m. gebruik van de PC vraag aan Guido. eigen materiaal Je eigen materiaal blijft steeds, ook op weekends, je eigen verantwoordelijkheid. Verzeker indien nodig. (Er is een mogelijkheid om eigen materiaal te verzekeren bij het verbond, contacteer hiervoor uw gouwbeheerder). sleutel gouwhuis Elke gouwtakploeg, district of bureaulid heeft 1 sleutel in het bezit. Bij verlies wordt er een vergoeding van 12,50 euro aangerekend. Op plannen en ontspannen wordt overlopen wie een sleutel heeft. lidgeld Denk er aan dat je je lidgeld aan Scouts en Gidsen Vlaanderen steeds betaalt op het hoogste niveau, dat wil zeggen NIET in je groep maar bij Gouw Limburg. Je naam geef je uiteraard ook door via je groep. 16

17 Foto s Op de site kan je foto s plaatsen van gouwweekends, activiteiten,. Dit doe je door in te loggen op Inlog: gouwlimburg Password: llimburggouw Deze foto s zullen dan automatisch op de site verschijven. Auto Wanneer je met je eigen auto naar activiteiten van de gouw komt, is deze verzekerd door de gouw. De gouwbeheerder moet daarvoor eerst wel enkele gegevens krijgen van je auto. Merk, type en nummerplaat geef je dus best zo snel mogelijk door aan de gouwbeheerder. Bijvoorbeeld: Volvo V50 043BTN. Niets doorgeven, is dus ook geen verzekering. Beamer De gouw heeft ook een beamer. Deze mag enkel gebruikt worden voor gouwactiviteiten. Deze wordt NIET uitgeleend aan groepen of voor privé gelegenheden. Internet In het gouwhuis is draadloos internet aanwezig. De inlog is getrouwaanhettouw. Vorming Mits dat we vorming van gouwers ook stimuleren, engageren we ons om de helft van de inschrijvingskosten van de vorming terug te betalen. Let op, de vorming moet wel binnen het domein van Scouts & Gidsen Vlaanderen vallen. Wijnproeven hoort daar bijvoorbeeld niet bij. 17