BIJZONDER BESTEK IBZ/DGCC/AL/2013/003

Transcriptie

1 IBZ/DGCC/AL/2013/003/NL/ Deel II v4 FOD BINNENLANDSE ZAKEN CRISISCENTRUM Hertogstraat 53 in 1000 Brussel LOBBENS Marc Tel 02/ Fax 02/ marc.lobbens@ibz.fgov.be BIJZONDER BESTEK IBZ/DGCC/AL/2013/003 VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDE BEKENDMAKING VOOR DE LEVERING VAN EEN SYSTEEM VOOR HET ALARMEREN EN HET INFORMEREN VAN DE BEVOLKING - PILOOTFASE VOOR REKENING VAN DE FOD BINNENLANDSE ZAKEN ALGEMENE DIRECTIE CRISISCENTRUM DEEL II: BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Juli 2013

2 Inhoudstafel 1 Doelstelling van de opdracht 3 2 Algemeenheden Ontwikkelingsmodel Architectuur van het systeem Beheersfaciliteiten van het systeem Hiërarchische organisatie van de entiteiten 7 3 Standaarddiensten Voorbereiding van de alarmering door de overheden Activering van de alarmering door de overheid Rapportering aan de overheden Inschrijving op het systeem Alarmering aan de bevolking Compatibiliteit met andere alarmsystemen Module GIS (Geographic Information System) 14 4 Begeleidingsdiensten 17 2

3 1 Doelstelling van de opdracht De hoofdbetrachting van crisiscommunicatie bestaat er enerzijds in de bevolking te waarschuwen voor een noodsituatie en op de hoogte te brengen van de situatie en van het verloop ervan, evenals van de door de overheid getroffen maatregelen en de aanbevelingen. De doelstelling van de opdracht is om een piloot-systeem voor het alarmeren en het informeren van de bevolking (SAIB) ter beschikking te stellen van de Belgische federale overheden die belast zijn met het crisisbeheer. Dat systeem moet tegelijkertijd doeltreffend, krachtig en evolutief zijn en dit voor een testfase van maximun twee (2 ) jaar. Deze testfase zal beheerd worden door het federale niveau en op vrijwillige basis ter beschikking gesteld worden van de lokale overheden. Het Crisiscentrum zal de rol van aansturende aanbestedende overheid spelen en zijn competenties aanwenden voor het beheer van dit bestek. Uit de vaststellingen van de verwachtingen van het terrein en de laatste internationale ontwikkelingen in dit domein, kan een duidelijke piste worden gedefinieerd in de richting van: de vermeerdering van de onderling combineerbare alarmeringskanalen; het beheer van deze kanalen door een geïntegreerde tool voor de Alarmering en de Informatie. Deze geïntegreerde tool zou gerealiseerd moeten worden met de volgende algemene eigenschappen: Vereenvoudigd beheer voor de overheden; Inschrijving van de burgers via verschillende communicatiekanalen op een eenvoudige manier Selectie van een gedefinieerde groep of van een zone via grafische interface; Activering via een palet van hulpmiddelen in handen van de betrokken overheden; Verspreiding van het alarm via verschillende communicatiekanalen; Verzameling en volledig verslag van het resultaat van de communicaties Dit bestek heeft tot doel de vraag naar een grootschalig en snel notificatiesysteem via betrouwbare, redundante en beveiligde communicatiemiddelen.dit systeem zal geïnstalleerd worden om cruciale informatie te verzenden waardoor honderden levens gered kunnen worden Het voorgestelde systeem moet specifiek ontwikkeld worden voor de noodcommunicatie en moet worden geleverd als een volledig gehoste toepassing. De oplossing mag niet de aankoop van materiaal, software of bijkomende communicatielijnen vereisen voor de gebruikers, die gekocht, onderhouden of ten laste moeten worden genomen door de aanbestedende overheid, behoudens andersluidende vermelding. De inschrijver moet een oplossing leveren voor de ondersteuning van het onderhoud, teneinde de nieuwe versies, updates en correcties in te voegen die tijdens de duur van het contract worden uitgebracht. In een eerste fase, zal de oplossing worden aangeboden in een aanvangsversie, welke door en op voorstel van de federale overheid, tesamen met een panel van de lokale overheid, zal getest worden gedurende een periode van maximum twee(2 ) ans. 3

4 Na deze testfase zal de aanbestedende overheid toelaten om een nieuwe aanbesteding op te starten voor een meer geavanceerde versie, die progressief verrijkt zal worden door middel de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten ( modules ) en door toevoeging ( integratie ) van nieuwe communicatiekanalen. De lijst van deze ontwikkelingen is niet opgenomen in dit bestek. 4

5 2 Algemeenheden 2.1 Ontwikkelingsmodel Het systeem biedt op transparante en volledig geïntegreerde wijze een toepassing voor alarmbeheer en de connectiviteit met de verschillende communicatiekanelen verbonden aan deze toepassing. De wijze van terbeschikkingstelling is van het type «Software as a Service» (S-a-a-S), voorzien van complete begeleiding- en ondersteuningsdiensten. De klant kan genieten van modulaire toepassingen die aan zijn behoeften kunnen worden aangepast, zonder dat deze zich zorgen hoeft te maken over de functionele technische aspecten De oplossing moet aan de gebruikers ervan een beveiligde toegang verschaffen door het gebruik van een computer, tablet of smartphone voor algemeen gebruik, uitgerust met een browser en internetverbinding. De ter beschikking gestelde interface is ergonomisch en kan complexe alarmschema s definiëren, zonder specifieke informaticakennis, voor het opstellen van de basisprogrammeringen. De software en de systeemgegevens worden gehost op beveiligde servers in de infrastructuur van de inschrijver of zijn partners. Het systeem moet, technisch gezien, een minimale levensduur van vijf (5) jaar hebben. Het systeem zal idealiter toegewezen toegangen tot verschillende telecomleveranciers voorzien. Deze toegangscombinatie zal het systeem een meer uitgebreide en verzekerde capaciteit bieden. De twee landstalen ( minimum Frans en nederlands ) zullen gebruikt worden op de verschillende niveaus van ondersteuning en op de interface: in de menu s, maar ook op het niveau van de onlineen/of offline- gebruiksaanwijzingen, met inbegrip van de foutmeldingen. De gebruiker van het systeem kan de gewenste landstaal zelf kiezen. 2.2 Architectuur van het systeem Voor de levering van de dienst zal het systeem van de inschrijver idealiter worden geïmplementeerd op twee verschillende fysieke lokaties, in vrijstaande gebouwen die op minstens twintig (20) kilometer afstand in vogelvlucht liggen. De inschrijver zal zijn systeem dus hosten in twee datacenters of in twee van zijn gebouwen die dezelfde kenmerken vertonen als een professioneel datacenter. De klassieke kenmerken van het hosten van het systeem, ongeacht of dit op het Belgisch grondgebied of op een buitenlandse site is, worden hieronder vermeld in een indicatieve, nietlimitatieve lijst: Gesitueerd in de nabijheid van een belangrijke communicatieas; Gemakkelijk bereikbare parkeerplaatsen; Bereikbaar met het openbaar vervoer; Toereikende oppervlakte om het basissysteem te herbergen, maar met de mogelijkheid om een maximale uitbreiding te ondersteunen gedurende de volledige duur van het contract; 5

6 Branddetectie met rookdetectoren en bescherming via de reglementaire (brandblussers, haspels, ) en aanvullende middelen (injectiesysteem van inert gas); Krachtig airconditioningsysteem voor controle van de temperatuur/vochtigheid volgens de tolerantienormen; Veiligheidssystemen (camera s, badge, codes, bewaking, ) voor de toegang tot en de bewaking van de lokalen om binnendringing te vermijden; Mogelijkheid om aansluitingen van verschillende telecommunicatieoperatoren (vast, mobiel, internet) te ontvangen; De apparatuur zal bij voorkeur in 19 inch- rack kasten geplaatst worden, op een ondervloer, met bij voorkeur deuren aan de voor- en achterkant, Bekabeling mogelijk via gebruik van UTP-kabels, van coaxkabels of optische vezelkabels (single mode, multimode); Ononderbroken elektrische voeding met voldoende aansluitpunten van 230V met adequate scheiding van de verschillende stroomcircuits en back-upgeneratoren; Ventilatie voorzien voor elke kast met mogelijkheid tot het meten van de temperatuur in de racks; Elektrische netvoeding met door de energieleverancier ontdubbelde ingang; Noodvoeding gebaseerd op een stroomgenerator en reservebrandstoftanks. De inschrijver zal tevens zijn methodologie en de gebruikte standaards toelichten om de informaticabeveiliging van zijn systeem tegen diverse dreigingen (computervirus, cyberaanval, paswoordenbeheer ) te verzekeren. De kenmerken eigen aan de infrastructuur van de inschrijver zullen in het puntsgewijze antwoord in zijn offerte vermeld worden, zowel op het vlak van zijn technologische keuzes, de capaciteitsbeperkingen van zijn infrastructuur als van de modaliteiten van zijn hosting. (Beschrijving beperkt tot maximaal een (1) pagina. 2.3 Beheersfaciliteiten van het systeem Het systeem moet de door de verschillende beheerders uitgevoerde verrichtingen gedurende minstens één jaar opslaan op een informaticadrager opgesteld bij de inschrijver, en de raadpleging van deze historiek mogelijk maken door de aanbestedende overheid. Het zal tevens mogelijk zijn om periodiek een back-up uit te voeren van alle nuttige gegevens en aangeleverde data op een site extern aan de inschrijver. Deze periodiek geëxporteerde gegevens moeten de meest ruime verzameling van gegevens bevatten die de toepassing personaliseren: de alarmscenario s, contactgegevens en gezamenlijke parameters, parameters van de operatoren en beheerders. Het systeem zal een trainingsomgeving (voor het aanleren trainingsmode ) ter beschikking stellen. In dit geval (training mode) zal de leeromgeving precies dezelfde functionaliteiten en menu s bieden als de productieomgeving, met uitzondering van de alarmeringscampagnes die niet echt zullen worden opgestart. De leeromgeving zal het de nieuwe gebruikers mogelijk maken om zich vertrouwd te maken met de bestaande diensten zonder een verkeerde handeling en de werkelijke alarmering van collega s of van de bevolking te riskeren. Ondanks het feit dat de alarmeringscampagnes niet echt opgestart worden door het systeem, zullen alle menu s gebruikt kunnen worden, met inbegrip van de rapportage die willekeurige resultaten zal bevatten, gesimuleerd door de toepassing zelf. 6

7 Voor de gebruikers met het administrator profiel, die eveneens andere gebruikers van op afstand kunnen ondersteunen (Remote Control), zal de inschrijver zijn technische oplossingen voor een interventie toelichten door overname van de controle van de terminal op afstand en van de interactieve communicatiemogelijkheden (chat, spraakoproep, videoconferentie, ) die mogelijk zijn in dit type configuratie. De inschrijver zal de technische mogelijkheden voor een continue supervisie, ook vanop op afstand,van zijn technische installaties door «gevorderde» beheerders van de aanbestedende overheid preciseren. Het doel daarvan is om permanente informatie in real time te geven betreffende de werking van het systeem. (Heartbeat) De inschrijver zal tevens preciseren of de kennis van een computertaal noodzakelijk of nuttig is, op dit ogenblik of in de toekomst, om aan een beperkt aantal «gevorderde» beheerders ( of administrators ) meer specifieke gebruikersconfiguraties toe te vertrouwen. De inschrijver zal verduidelijken welke mogelijkheden het systeem biedt voor de ondersteuning bij het beheer van het contract (weergave op het scherm van de oproepkredieten, automatische opmaak van besteldocumenten of facturen, beheer van documentatie noodplannen, ). 2.4 Hiërarchische organisatie van de entiteiten In België wordt het niveau van het crisisbeheer (en van de noodplanning) afgebakend op basis van verschillende criteria, zoals de aard van de noodsituatie (Seveso, nucleair, terrorisme, ), het aantal slachtoffers, de gevolgen voor het milieu, de economische en maatschappelijke gevolgen, maar vooral de geografische omvang van de crisis. Deze criteria leiden tot drie mogelijke niveaus van crisisbeheer, zoals beschreven in de volgende tabel : NIVEAU Voorwaarden Beheer van de fase De omvang van de noodsituatie vereist het Gemeentelijke fase GEMEENTELIJK beheer ervan op gemeentelijk niveau. afgekondigd en gecoördineerd door de burgemeester PROVINCIAAL FEDERAAL De omvang van de noodsituatie vereist het beheer ervan door de gouverneur of de gevolgen overschrijden het gemeentelijk grondgebied. Verschillende of alle provincies zijn betrokken / De nodige middelen overschrijden die van een gouverneur / Bepaalde aangelegenheden zijn voorbehouden aan het federale niveau (terrorisme, ) (info aan de gouverneur) Provinciale fase afgekondigd en gecoördineerd door de gouverneur (info aan de Minister) Federale fase afgekondigd en nationaal gecoördineerd door de Minister Er zullen dus verschillende types van entiteiten - afhankelijk van het gemeentelijke, provinciaal of federaal niveau - voorzien worden in het systeem De entiteiten op gemeentelijk niveau zullen ter beschikking gesteld worden aan de burgemeesters van de dertig (30 ) piloot-gemeenten ( drie per provincie ). Deze entiteiten vereisen voor maximaal vijf ( 5 ) gebruikers een gepersonaliseerde login en paswoord om het systeem te kunnen gebruiken. 7

8 De entiteiten op provinciaal niverau zullen ter beschikking gesteld worden aan de diensten van de gouverneurs van de tien (10) provincies. Dit type van entiteit vereist maximaal tien (10) gebruikers die een persoonlijke login en wachtwoord krijgen om het systeem te kunnen gebruiken. Op federaal niveau zal het systeem bestemd zijn voor het Crisiscentrum van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken; er moeten maximaal vijfentwintig (25) gebruikers voorzien worden die een persoonlijke login en wachtwoord krijgen om het systeem te gebruiken. Het systeem zal in het begin minimaal driehonderd (300 ) gebruikers/logins kunnen ondersteunen, vrij verdeeld over minimaal vijftig (50 entiteiten, die minimaal twee miljoen ( ) contacten/burgers kunnen bedienen. Het systeem kan dit aanzienlijke aantal verschillende entiteiten en de facturatie van de diensten en van de mededelingen op onafhankelijke wijze beheren. Een globale facturatie aan de leidende aanbestedende overheid is niet toegelaten. Elke gemeente of provincie, als aangeduid door de opdrachtgever, zal worden beschouwd als een onafhankelijke facturatie-entiteit. Er wordt aandacht besteed aan het feit dat de inschrijver in zijn boekhouding en zijn facturatiesysteem eveneens het onderscheiden beheer van de eenmalige kosten voor de installatie, recurrente kosten voor de terbeschikking stelling van de oplossing, de variabele telecommunicatieverbruikskosten. Vanuit het standpunt van de werking van het systeem zal de inschrijver, bij de ingebruikstelling van zijn systeem, rekening moeten houden met de hiërarchie tussen de verschillende overheidsniveaus, evenals met hun respectieve territoriale bevoegdheden. Enerzijds vallen de grondgebieden van de gemeenten onder de verantwoordelijkheid van de burgemeesters en hun bestuur, wat impliceert dat hun informatie- en alarmeringsplicht zich beperkt tot dit precieze grondgebied, ongeacht het gebruikte communicatiekanaal. Het systeem zal dus de aan deze entiteit verbonden mogelijkheden moeten beperken tot het strikte gemeentelijke grondgebied. De provinciale diensten van de gouverneurs zullen niet alleen de mogelijkheid hebben om de verschillende communicatiekanalen te gebruiken voor alle gemeenten binnen hun provincie, maar ook om de acties en rechten van de gemeentelijke gebruikers te kunnen superviseren. Men dient rekening te houden met hetzelfde hiërarchische verband tussen de gebruikers van het federale niveau (bevoegd voor het volledige Belgische grondgebied) en de provincies en gemeenten. Het systeem zal een spoor bewaren van alle bewerkingen aan de configuratie van de personeelsleden gedurende een (1) jaar. Het systeem maakt het de gebruikers mogelijk om deel uit te maken van een onbeperkt aantal groepen. Een aan een groep overgemaakte alarmering zal eveneens worden overgemaakt aan alle subgroepen in deze groep. Het voorgestelde systeem maakt de toegang van op afstand mogelijk voor operatoren die een WEBinterface gebruiken. De operator moet zich identificeren door een login en een wachtwoord in te voeren. Het voorgestelde systeem maakt het mogelijk om al dan niet toegangsrechten inzake visualisering of wijziging (of actie) toe te kennen aan elke operator, idealiter per functionaliteit van de toepassing. 8

9 Het systeem zal het mogelijk maken om een ruime keuze profielen te definiëren, gaande van de eenvoudige toegang, die is beperkt tot de raadpleging van gegevens zonder de mogelijkheid om enig gegeven te wijzigen, tot het meest geavanceerde profiel dat een volledig beheer mogelijk maakt voor een algemene beheerder met de ruimst mogelijke rechten op het systeem. 9

10 3 Standaarddiensten 3.1 Voorbereiding van de alarmering door de overheden De interface maakt de grafische weergave van de alarmschema s mogelijk, evenals het afdrukken van diverse informatie die op het scherm verschijnt of die gevraagd wordt in een verslag. De interface moet over een tekstopmaakprogramma beschikken, met de mogelijkheid om de s en faxen te personaliseren. Dat tekstopmaakprogramma maakt het mogelijk om teksten samen te stellen die afbeeldingen, tabellen en geformatteerde tekst bevatten. Dit programma maakt het tevens mogelijk om documenten opgesteld met een tekstverwerker, hyperlinks en speciale tekens er bij in op te nemen. De inschrijver zal preciseren welke mogelijkheden het systeem biedt voor het creëren van tekstberichten: aaneenschakeling van verschillende teksten (hoofding en slot van standaardberichten),... Idealiter zal de operator, tijdens de voorbereiding van een scenario, het gebruik van de middelen van bevestiging van berichtafgifte al of niet kunnen selecteren, afhankelijk van de omstandigheden, om de beschikbare communicatiekanalen te maximaliseren. De inschrijver zal preciseren welke mogelijkheden het systeem biedt voor de autocontrole en de validering van de door een gebruiker geschreven procedure, idealiter op automatische wijze. 3.2 Activering van de alarmering door de overheid Het systeem zal het mogelijk maken om één van de voorgeprogrammeerde scenario s op het platform te selecteren. De personen die zijn ingeschreven voor de ontvangst van deze oproepen, moeten door de operator geselecteerd kunnen worden op basis van de geografische criteria (plaats, postcode, straat, wijk, ), taalkundige criteria, of op basis van het behoren tot parametreerbare groepen van personen (voorbeeld: geneesheren). De operator codeert vrij het over te maken bericht en selecteert het te gebruiken communicatiemiddel (SMS, , fax, spraakbericht). Om de overheden zoveel mogelijk flexibiliteit te bieden, zal het systeem de volgende verschillende types van activeringen kunnen ondersteunen (onmiddellijk of op een later tijdstip): - door invoering op een computer, tablet of smartphone verbonden met het internet (via browser); - en/of door eenvoudige oproep naar een spraakserver via een klassiek telefoontoestel; - en/of door verzending van een gestructureerde SMS; - en/of door verzending van een gestructureerde ; - en/of door gebruik van een mobiele-applicatie. De inschrijver zal preciseren welke mogelijkheden door het systeem worden aangeboden. 10

11 Het systeem zal het de gemachtigde gebruikers mogelijk maken om alarmen te activeren en om verschillende groepen op de hoogte te stellen vanaf een eenvoudige webinterface. Een manuele oproep wordt geactiveerd via het klavier en/of het scherm door een gemachtigde operator, die de te bereiken adressen ( of telefoonnummer) invoert of selecteert. De operator selecteert het (de) te gebruiken contactmiddel(en) (SMS, , fax, spraak, ) en codeert vrij het over te maken bericht. De operator zal het verloop van de oproepen kunnen opvolgen. Het systeem moet ook toelaten om een gestarte procedure vroegtijdig af te breken en de geplande communicaties stop te zetten. Het systeem moet het de beheerders mogelijk maken om een termijn te bepalen tussen de ingave en de verzending van berichten naar verschillende geadresseerden, zonder echter een nieuwe escalatieprocedure te creëren. Het systeem zal het mogelijk maken om escalatiestrategieën en strategieën inzake het stellen van prioriteiten tot stand te brengen teneinde de manier waarop de verzendingen van berichten worden uitgevoerd zo goed mogelijk te beheren, naargelang de omstandigheden van de te beheren crisissen. 3.3 Rapportering aan de overheden Voor een optimale opvolging van de alarmeringscampagne en van het globale gebruik van het platform, zal het systeem een geïntegreerd rapporteringssysteem bevatten, dat in staat zal zijn om de informatie te verzamelen, deze samen te vatten en: - de verslagen weer te geven op het scherm van een computer die verbonden is met het internet; - een verslag per naar een vooraf gedefinieerd adres te sturen; De inschrijver zal in zijn offerte de export- of raadplegingsmogelijkheden van verslagen of van uittreksels van verslagen naar andere rapporteringssoftware of andere toestellen toelichten, volgens de standaardmogelijkheden van het systeem of via ontwikkelingen. Daartoe zullen de verslagen beschikbaar moeten zijn in verschillende bruikbare formaten naargelang het toestel dat de informatie ontvangt: formaat CSV, PDF, HTML, XLS,... In het geval waarin een integratie werd verwezenlijkt met een GIS (Grafisch Informatiesysteem), zal de inschrijver preciseren welke mogelijkheden het systeem biedt voor de weergave van de rapportering op een kaart, die de gegevens van het GIS en de resultaten integreert. De rapportering zal beschikbaar zijn op het einde van de campagne, maar eveneens, in real time, tijdens de campagne, volgens een parametreerbare vernieuwingstijd. Er zal geen enkele bewerking nodig zijn op het niveau van de operator om deze automatische vernieuwing te krijgen. De verslagen zullen eveneens opgevraagd kunnen worden in de loop van de campagne of op basis van een voorgeprogrammeerde drempel: een bepaalde tijd (bijvoorbeeld 30 minuten) na de lancering, een percentage (bijvoorbeeld 50 %) van bereikte contacten, of elk ander type van programmering dat een meerwaarde geeft aan de functionaliteit. Een systematische archivering van alle verzonden berichten en van de inhoud ervan zal voorzien worden voor een minimale periode van één (1) jaar, waarin de gedetailleerde informatie die werd opgeslagen tijdens een oproepcampagne in detail zal kunnen worden geraadpleegd. De globale 11

12 resultaten opgeslagen tijdens de campagnes moeten geraadpleegd kunnen worden gedurende de volledige duur van de opdracht. Er zullen door de operator commentaren onder de vorm van vrije tekst bijgevoegd kunnen worden aan deze verslagen om de campagne te contextualiseren. De minimale gegevens die in de verslagen vermeld moeten worden, zijn: - Data/uren van activering; - Identiteit van de lanceerder van de procedure; - Data/uren van het einde van de campagne; - Verzonden berichten; - Aantal uitgevoerde/geprogrammeerde oproepen; - Aantal oproeppogingen (totaal en per contact); - Aantal bevestigde/onbeantwoorde/niet tot het einde beluisterde oproepen. Wat de globale resultaten betreft, zal het systeem het mogelijk maken om het aantal antwoorden per antwoordtijd, per doelgroep, per antwoordkeuze en per elke andere rangschikking die een meerwaarde geeft aan de voorgestelde statistieken, te zien. Alle andere nuttig bijkomende informatie in het voorgestelde systeem moet gespecificeerd worden in het antwoord van de inschrijver, die bij zijn documentatie printscreens of afdrukken van standaardverslagen of uitgewerkte verslagen kan bijvoegen. 3.4 Inschrijving op het systeem De minimale gegevens voor een contact geregistreerd via: a) internet zijn : - Naam; - Voornaam; - Functie; - Organisatie; - Adres; - De verschillende contactnummers of adressen; - Aanvullende parameters vrij toe te voegen door de opdrachtgever. De toevoeging van contacten in de databank van het systeem moet mogelijk zijn door: - rechtstreekse codering in de interface; - import van lijsten in klassiek formaat (Excel of CSV). De verrijking en het updaten van de informatie van de databank van het systeem moet mogelijk zijn door: - initiële inschrijving van de burger via internet; - via een campagne die een geautomatiseerde update via internet mogelijk maakt b) sms door de vermelding IN of OUT en de postcode op te nemen in het gestructureerd bericht. Automatisch wordt er een antwoord verstuurd met de status van de inschrijving en de hyperlink naar de webinschrijving. 12

13 Het systeem moet verschillende methodes kunnen gebruiken om met de gebruikers te communiceren afhankelijk van de dienstroosters van de gebruikers en het uur en de dag van de notificatie. Het systeem moet het mogelijk maken om een voorkeursrangschikking van de toestellen voor alle gebruikers te configureren, maar ook om de standaardvolgorde te wijzigen, indien de machtiging wordt gegeven door de beheerder. 3.5 Alarmering aan de bevolking Eens de activering door één van de gebruikers werd gevraagd, maakt het platform het mogelijk om de volgende types van berichten te sturen naar de geregistreerde contacten: - Spraakberichten naar vaste of mobiele telefoontoestellen; - Schriftelijke berichten naar de mobiele telefoons (SMS - Short Messages Service); - Schriftelijke berichten naar faxtoestellen (fax); - Elektronische berichten ( met of zonder bijgevoegd bestand). - Elektronische brichten via de sociale media Het crisicentrum beschikt over een account op Facebook en ook op Twitter, te consulteren op volgende links : Het systeem moet het mogelijk maken om berichten in de taal van de ontvanger te verzenden; de 3 landstalen (Nederlands, Frans, Duits) en Engels (voor de toeristen) zullen beschikbaar zijn. Het voorgestelde systeem beschikt over een TTS (Text-To-Speech) in deze vier talen, wat het mogelijk maakt om de op het klavier ingevoerde tekstberichten mondeling per telefoon over te maken. De inschrijver zal preciseren of een keuze van het stemtype beschikbaar is. Zelfs als het systeem het mogelijk moet maken om de communicatiemiddelen gebruikt voor dezelfde alarmsequentie te combineren, kan het systeem er eveneens toe gedwongen worden om slechts één enkel type van communicatiemiddel te gebruiken, gekozen door de operator volgens de bijzondere omstandigheden. Elk spraakbericht dat niet tot het einde beluisterd wordt, zal beschouwd worden als zijnde niet afgeleverd en zal bijkomende afleveringspogingen veroorzaken. Het systeem kan verschillende berichten sturen naar verschillende groepen in dezelfde campagne. De inschrijver zal preciseren welke mogelijkheden het systeem biedt voor de combinatie van de verschillende media van een contactpersoon: bepaling van een voorkeursmedium, een voorkeursoproepvolgorde, een mediarooster, gelijktijdige oproepen of cascade, het beheer van het terugbellen van de niet-beantwoorde oproepen en het parametreren van de terugbelintervallen. 13

14 3.6 Compatibiliteit met andere alarmsystemen In het crisisbeheer werkt het Crisiscentrum samen met talrijke private en publieke partners die systemen inzake het vergaren en delen van gegevens bezitten. Het systeem zal toegankelijk zijn om gegevens uit te wisselen met derdensystemen (meteorologische informatie, radiologische metingen, metingen van de verontreiniging, ander alarmsysteem, ) Om zich ervan te vergewissen dat het door de inschrijver voorgestelde systeem in staat is om op eenvoudige en gestructureerde wijze berichten uit te wisselen met compatibele derdensystemen, zal het systeem compatibel moeten zijn met een standaardprotocol erkend voor de uitwisseling van alarmering. Het CAP-protocol (Common Alerting Protocol) gepubliceerd door OASIS in de laatste versie 1.2 van 1 juli 2010, is hiervan een voorbeeld. Het CAP-protocol zorgt ervoor dat alarmeringsbericht gelijktijdig verzonden en verspreid kan worden naar verschillende alarmsystemen. Het Common Alerting Protocol (CAP) is een op XML gebaseerd formaat voor de uitwisseling van alarmeringsgegevens tussen verschillende alarmeringstechnologieën. Deze uitwisselingen van CAP-berichten zullen hetzij afkomstig kunnen zijn van receptoren, van monitoringsystemen of van derdenalarmeringssystemen naar het BE-Alert systeem, hetzij, a contrario, door het BE-Alert systeem naar verspreidingssystemen van partners worden gestuurd om de informatie te verzenden. Een volledige beschrijving van het protocol kan worden gedownload op de website van OASIS: De inschrijver zal preciseren of zijn systeem CAP-compatibel is, en indien dit compatibel is, dan zal hij eveneens preciseren met welke versie(s). Bovendien, indien hij andere gelijkaardige protocollen kent die veel gebruikt worden, zal de inschrijver dit preciseren, alsook of zijn systeem compatibel is met één van deze andere protocollen. 3.7 Module GIS (Geographic Information System) De GIS-uitbreidingsmodule van het systeem zal vooral ertoe dienen om de communicatie aan de personen die voldoen aan bepaalde geografische criteria, zoals bijvoorbeeld de personen die zich in de gevarenzone bevinden, te beperken tot die zone. 14

15 De functie Geocodage maakt het een operator mogelijk om het postadres van een bestemmeling te vermelden. De invoer wordt ondersteund door enkel de geldige provincies/steden/straatnamen aan de gebruiker te tonen. Dit adres zal automatisch verrijkt worden met de geografische gegevens (lengteen breedtegraad) en getoond worden op de kaart. Uit het oogpunt van de gebruiker vormt de functie GIS van Geo-filtering vooreerst de mogelijkheid om de ontvangers van de alarmering te selecteren op basis van hun postadres of hun tijdelijke geografische lokatie. Het invoeren van een geografische groep gebeurt door grafisch een oppervlakte te definiëren en deze op te slaan onder een symbolische naam. In het systeem worden deze geografische groepen analoog aan de andere groepen beheerd. Zij worden geëvalueerd op het ogenblik van de verzending van berichten en kunnen gecombineerd worden met andere groepen. De GIS-filtering kan dus gecombineerd worden met andere aan het systeem inherente filtercriteria. Op die manier kan men bijvoorbeeld een specifiek bericht verzenden aan alle huisartsen die zich op minder dan 30 kilometer van de plaats van een groot incident bevinden. De bepaling van een geografische groep kan op verschillende manieren gebeuren: - Bepaling van een centraal punt en van een afstand; - Bepaling van polygonen. De bepaling van zones in de vorm van een cirkel of een polygoon kunnen worden toegevoegd of geschrapt om het uiteindelijke geheel te vormen. Op die manier zijn allerlei soorten combinaties mogelijk : kruising van twee polygonen, samenvoeging van twee polygonen, respectievelijk het tegendeel van kruising of samenvoeging. 15

16 Deze bepalingen kunnen «ad hoc» gebeuren bij de verzending, of in voorbereiding, bij de definiëring van een procedure. Na het in werking stellen van een procedure of van een alarmering, via de functie Geo-filtering, kan de operator in real time de antwoorden van de gealarmeerde personen opvolgen. Er wordt een kleurencode verbonden aan de gegeven antwoorden. De antwoorden gegeven op een verzoek geven aanleiding tot een verschillende kleur van de iconen op de kaart. Deze opvolging kan gebeuren onder de vorm van een tabel en onder de vorm van een geografische kaart. De gebruiker kan te allen tijde van de ene naar de andere weergave overschakelen. Het gaat hier om de integratie van een standaard GIS-tool in de webinterface van het systeem voor de weergave van cartografische gegevens, de selectie van te alarmeren zones en de rapportage van de campagnes op kaarten. Met deze oplossing worden de kaartachtergronden en de GIS-databank standaard geleverd door de inschrijver. De voorgestelde databank moet minimaal gans België bedekken met een beschikbare resolutie tot op de straat. De types gebruikte licenties zijn bij voorkeur gratis en uitbreidbaar. De inschrijver dient te vermelden of zijn GIS-systeem de import van GIS-layers, afkomstig van andere standaard GIS-applicaties kan importeren, als bovenliggende laag, en zo ja, welke extensies hij kan verwerken. 16

17 4 Begeleidingsdiensten De inschrijver is gehouden om zijn structuur en zijn organisatie aan te passen teneinde een adequate ondersteuning te verschaffen, niet alleen voor de goede werking van zijn systeem, maar eveneens voor een geslaagde en snelle uitvoering van het project in de verschillende lokale overheden. De inschrijver documenteert zijn ondersteunende diensten, inzonderheid met betrekking tot:: - het beheer van de installaties en van de storingen ( subcriterium 3.1) - de opleiding en opvolging van de gebruikers ( subcriterium 3.2) - de aangeboden documentatie via web en op papier ( subcriterium 3.3) Naast de basisopleiding van de beheerders en de operatoren worden verschillende aanvullende diensten verwacht van de aanbestedende overheid, zoals Hulp bij de creatie van de gebruikers en groepen/alarmsequenties, Advies voor de aanpassing van de website van de gemeente/provincie Hulp bij de opstelling van didactische fiches/geheugensteuntjes/procedures Levering van gebruiksaanwijzing/contactnummers/online gids in het frans en het nederlands 17