gravita Inhoud Een praktijkvoorbeeld voor een maatwerkoplossing

Transcriptie

1 gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: / Inschrijfnummer KvK: Postbank Fiscaalnummer B01 Een praktijkvoorbeeld voor een maatwerkoplossing Gravita is sinds de start in september sponsor van pretsite leukeuitjes.nl. Voor dit doel heeft de softwareafdeling van Gravita in oktober reeds beheersoftware ontwikkeld. Deze beheersoftware bevat het beheer van de gepubliceerde uitjes en evenementen, het aanmaken van de indexpagina s met een html-generator en een aanmaak voor een databasebestand voor opname op de website (selecties). In februari 2005 heeft de webmaster het plan opgevat om met periodieke prijsvragen één of meerdere uitjes meer publiciteit te geven. De beheerders/exploitanten van de uitjes op de site werken daar graag aan mee. Deze prijsvragen kunnen natuurlijk een aardig beslag leggen op de tijd van de webmaster (medewerkster van Gravita). Aan de softwareafdeling van Gravita de vraag om de handelingen zoveel mogelijk te automatiseren. Er zal worden begonnen met het opstellen van een lijst met functionaliteiteisen (zie 1). Die kan door de opdrachtgever worden gemaakt of door de afdeling automatisering én de opdrachtgever samen. Hierbij moet men bedenken dat het feitelijk de opdrachtgever is die de lijst zou moeten maken. Automatiseringsmedewerkers vinden het werk vaak zó leuk, dat ze vaak allerlei extra mogelijkheden in het programma willen bouwen. En daarmee gaandeweg de prijs enorm opdrijven. Het hoeft niet direct onwil of kwade wil te zijn, maar het is belangrijk om zeer kritisch te kijken of alle opgegeven functionaliteit echt nodig is. Er hangt immers een prijskaartje aan. Met de functionaliteiteisen in de hand dient de afdeling softwareontwikkeling dan een technische uitwerking te maken voor het project (zie 2). Deze dient zo uitgebreid te zijn als nodig is om alle functionaliteit en mogelijkheden aan de opdrachtgever duidelijk te maken. Eerst na bespreking en mogelijk correctie door de opdrachtgever kan zelfs worden begonnen met het uitvoeren van het project. Zodra de opdrachtgever akkoord is met de technische uitwerking kan een definitieve prijs worden vastgesteld (zie 3 en 4). Ten tijde van het publiceren van dit document is de webmaster van leukeuitjes.nl inmiddels al aan de tweede en derde prijsvraag begonnen. De tijd kan, mede door het hier weergegeven programma, tot een minimum worden beperkt. Op dit moment zijn er in totaal al meer dan 1200 deelnemers, en de verwerkingstijd per prijsvraag kan op ongeveer een half uur worden geschat, buiten het maken van de website. Het blijkt nu een succesvolle investering te zijn geweest. Inhoud 1. De functionaliteiteisen van de webmaster De technische uitwerking De schermen De bestands en/of databasestructuur De applicatiestructuur Hoe nu verder? De prijs van het project Het programma...8

2 1. De functionaliteiteisen van de webmaster (in overleg met afdeling softwareontwikkeling) 1. Het geheel dient per prijsvraag te archiveren en verwijderen zijn; 2. s dienen per stuk of per groep te kunnen worden gescand; 3. Het programma moet goede of foute antwoorden automatisch zoeken; 4. Het programma moet informatie geven over deelnemers en inzage in de per deelnemer; 5. Het programma moet de mogelijkheid hebben om mailinglijsten te maken; 6. Het programma moet willekeurig prijswinnaars kunnen kiezen en selecteren 7. Het programma moet altijd direct actuele informatie geven over deelnemers en antwoorden 8. Bij twijfel moet het programma snel geschoond kunnen worden en de s opnieuw verwerken. Bijzonderheden: Ad 1. Het aantal deelnemers kan enorm oplopen. Het is de bedoeling dat het programma, de s en de bestanden alleen gedurende de looptijd van de prijsvraag op schijf aanwezig zijn. Na een back-up dient de gehele map te kunnen worden verwijderd. Ad 2. De webmaster wil, om de bestanden in de map prijsvraag overzichtelijk te houden, s zoveel mogelijk per dag in één bestand zetten. Daartoe zal zij meerdere s per dag aan zichzelf mailen als bijlage, en de op die manier ontvangen exporteren naar de prijsvraagmap. Ad 3. De antwoorden op de prijsvragen zullen zo eenvoudig mogelijk worden gehouden. Volstaan kan worden met een zoekactie in de body naar trefwoorden. Er kan een maximum van tien mogelijke trefwoorden worden aangehouden. Ad 4. Er zijn een aantal informatieschermen nodig: - informatie bestanden, met naam, datum (en tijd), en aantal s; - informatie alle deelnemers, met naam, , datum (en tijd), antwoord goed/fout en bestand; - informatie deelnemers, zoals hiervoor, alleen de goede of alleen de foute antwoorden. Bij de lijsten met deelnemers moet per deelnemer de kunnen worden getoond. Ad 5. Ondanks het feit dat Gravita (en leukeuitjes.nl) absoluut tegen spammen zijn, en er niet graag aan meewerken, zou het kunnen zijn dat een van de beheerders/exploitanten van de uitjes de deelnemers eenmalig een speciale aanbieding wil doen. Aangezien zo n gebaar in het voordeel van de deelnemers zou zijn, kan het mogelijk zijn dat de lijst beschikbaar zal worden gesteld. Ook is het mogelijk dat in het kader van de prijsvraag een retourmail wenselijk is. Voor deze redenen dient het in ieder geval mogelijk te zijn dat een.csv wordt aangemaakt. De mailinglijsten dienen een selectie te bevatten voor winnaars en niet-winnaars. Gravita stelt als eis dat voor prijsvragen waarbij nadrukkelijk naar adressen wordt gevist, dit aan de deelnemers kenbaar zal worden gemaakt. Ad 6. Het programma geeft de deelnemers een intern volgnummer. Hierdoor kan het programma uit een willekeurige reeks de prijswinnaars selecteren en weergeven. Deze handeling is altijd het sluitstuk van een prijsvraag. Ad 7. Beheerders/exploitanten kunnen, en doen dat meestal ook, vragen stellen over aantalen hits/views en deelnemers. Deze informatie moet direct voorhanden zijn. Ad 8. De uiteindelijke bestandsstructuur moet zeer doorzichtig zijn. De webmaster zal aan de hand van tellingen van (in mappen) de aantallen s en deelnemers controleren. Aangezien e- mail qua data (codetabellen) nogal een frivool medium is, moet het mogelijk zijn om de data te verwijderen en de verwerking opnieuw te starten. 2

3 2. De technische uitwerking De technische uitwerking van een automatiseringsprobleem valt uiteen in drie onderdelen: 2.1. De schermen, wat ziet de gebruiker; 2.2. De bestands en/of databasestructuur; 2.3. De applicatiestructuur, hoe worden de applicaties ingedeeld, plaats van de schermen Hoe nu verder? Het vervolg van het project. Na het aanmaken van elk van de onderdelen dient te worden teruggekeken naar vorige items én de eisen voor wat betreft de functionaliteit. Alvorens met het echte programmeerwerk te beginnen dient het weer besproken te worden met de opdrachtgever, in dit geval de webmaster van leukeuitjes.nl. 2.1 De schermen Het indelen van de schermen is het belangrijkste onderdeel van een applicatie. Het is doorslaggevend hoe de gebruiker de schermen ziet en begrijpt. Te ingewikkelde schermen kunnen ieder automatiseringproces frustreren, te simpele, en dus teveel schermen zullen de gebruiker niet stimuleren het programma te gebruiken. Het ontwerpen van de schermen is een samenspel tussen de gewenste informatie, de samenhang tussen de informatiedelen en de hoeveelheid informatie. Gravita heeft altijd als regel dat dagelijkse werkzaamheden op één scherm dienen te worden weergegeven. Dagelijkse werkzaamheden betekent hier niet dat de werkzaamheden dagelijks geschieden, maar dat het veel voorkomende werkzaamheden of functies zijn, vaak ook de basisfunctionaliteit genoemd. Mocht er teveel informatie zijn voor één scherm kan eventueel gebruik worden gemaakt van tabbladen, die dan ook weer een logische volgorde moeten hebben met betrekking tot het gebruik. Alvorens tot plaatsing op schermen over te gaan, dienen we eerst de basisinformatie en functies een plaats toe te kennen. Daarvoor maken we grofweg een lijstje met de informatie-items en functieknopjes. Projectinformatie Er zouden per periode wel eens meer dan één prijsvraag tegelijk kunnen zijn uitgeschreven. Dit zou inhouden dat, gezien de eisen van de webmaster, er meerdere mappen tegelijk zijn met het programma. Voor elke prijsvraag één. Daarom zouden we een informatief kader met omschrijving en einddatum van de prijsvraag moeten opnemen. Ter controle, voor bijvoorbeeld een controle na het terugzetten van een backup, de startmap van de prijsvraag. Daarmee kunnen we voorkomen dat de bestanden van prijsvraag 2 worden gebruikt in prijsvraag 1. Ook kunnen we de omschrijving van de prijsvraag opnemen in het mailingbestand, zodat eenvoudige selectie van de adressen mogelijk is. Databasegegevens De databasegegevens bestaan uit een aantal soorten informatie en die weer gesplitst naar verwerkt en niet verwerkt. We kunnen daarom de volgende tabel maken om de informatie weer te geven: te verwerkt verwerken Aantal bestanden Aantal s Aantal deelnemers 9999 Aantal goed 9999 Aantal fout 9999 Deze tabel voldoet aan de gestelde eisen. Het aantal bestanden, s, deelnemers met goede en foute antwoorden zijn in één oogopslag zichtbaar. 3

4 Nu is het zaak om de gewenste functionaliteit toe te voegen per onderdeel: te verwerkt verwerken Aantal bestanden 9999 info info2 Aantal s Aantal deelnemers Aantal goed Aantal fout [selecties >>>>] naar bestand 9999 info info info5 verwerken Deze tabel geeft nu de gewenste informatie én de functionaliteit weer. De grijze vlakken zullen in het programma knopjes worden waarmee de informatie kan worden opgevraagd. De infoknopjes geven op het scherm een lijst met de betreffende informatie weer. De knop verwerken zal de bestanden die te verwerken zijn verwerken en optellen in de kolom verwerkt'. Het onderdeel [selecties>] geeft de mogelijkheid om de naar bestand functie te selecteren voor winnaars of niet-winnaars. De naar bestand knop maakt een mailingbestand aan, met gebruik van de selectie voor winnaars en niet-winnaars (en foute antwoorden). Antwoorden in De eis was dat er maximaal tien trefwoorden kunnen worden opgegeven voor controle van de verwerkte s. Er dient dus een eenvoudig kader te worden gemaakt met een lijst, waar trefwoorden aan kunnen worden toegevoegd en verwijderd. Informatie De informatieonderdelen, die zijn wat betreft de vraag zijn weergegeven in de tabel bij databasegegevens hebben niet echt een raakvlak. De lijsten hoeven dus nooit naast elkaar te worden ingegeven. Het is dus mogelijk om een en hetzelfde deel van het scherm te gebruiken voor het weergeven van de informatie. Bij het opvragen van informatie zal het vorige informatiescherm worden gewist en het nieuwe scherm worden weergegeven. De indeling van het scherm Door nu een inschatting te maken van de hiervoor genoemde onderdelen, kan globaal een schermindeling worden gemaakt. Voor meer ingewikkelde applicaties kunnen de schermen ook direct worden aangemaakt. Er zijn diverse tools en ontwikkelomgevingen waarmee het scherm direct kan worden aangemaakt. Het scherm zal er dan als volgt globaal uitzien: 4

5 De indeling kan eventueel wijzigen als tijdens de volgende onderdelen of bespreking met de opdrachtgever blijkt dat meer data of selectiemogelijkheden nodig zijn. Een tweetal functies komen nu niet voor op het hoofdscherm: - inzien per deelnemer; - aangeven prijswinnaars. Inzien per deelnemer Door te dubbelklikken op een deelnemer in het informatiescherm (onderste deel) kan een op het scherm worden getoond. Hiervoor zal een afzonderlijk scherm voor worden gemaakt. Aangeven prijswinnaars Hier kunnen de willekeurige prijswinnaars worden gekozen én weergegeven. Er kunnen een aantal tot maximaal 10 prijswinnaars worden aangegeven. Het programma zal dat aantal willekeurige waarden opgeven, waarbij geen dubbele mag voorkomen. Van de gekozen nummers zal de naam en adres worden weergegeven. Daarna is selectie mogelijk op winnaar en niet-winnaar. Het scherm zal er dan als volgt uitzien: 2.2 De bestands en/of databasestructuur Voor het indelen van de informatie dient te worden bedacht welke mogelijkheden uiteindelijk nodig moeten zijn voor de aangemaakte bestanden. Als er naast het werken met het programma ook andere toepassingen voor de data mogelijk moeten zijn, kan de keuze voor de databasevorm anders worden. Te denken valt onder meer aan een opslag als MS Excelbestand, MS Accesbestand of mogelijk een andere vorm die door al bestaande toepassingen wordt gebruikt. Het voordeel van deze bestandvormen is dat de bestanden ook toegankelijk zijn voor andere programma s. De nadelen van deze bestandvormen is dat de ontwikkeling meestal meer tijd kost, omdat de bestanden nu meer documentatie vergen en een logische en begrijpelijke opbouw in tabellen en records moeten hebben. De keuze is ook van invloed op de snelheid van de applicatie. De bestandvorm die ontwikkelomgevingen bieden geven doorgaans de hoogste snelheid. Voor ons project prijsvragen van Leuke Uitjes kunnen we er van uit gaan dat we de snelste bestandvorm kiezen. Buiten een uitvoer naar informatieschermen en een eventuele mailinglist zal er geen informatie in andere programma s worden opgenomen. De data blijft altijd onder beheer van de webmaster. 5

6 We verdelen de informatie in hoofdgroepen (bestanden) en velden: hoofdgroep velden sortering project naam einddatum startmap bestanden te verwerken bestandnaam * datum tijd aantal s bestandsgrootte bestanden verwerkt bestandnaam * datum tijd aantal s bestandsgrootte deelnemers datum *1 tijd *2 volgnummer *3 naam antwoord goed/fout aantal regels body bestandnaam trefwoorden antwoord trefwoord (maximaal 10) Winnaars volgnummer sleutel deelnemerbestand Daarnaast zal er nog gebruikt worden gemaakt van twee hulpbestanden. Een van die bestanden is het uitvoerbestand voor de mailinglijst. De webmaster heeft hier een keuze gemaakt voor een mailinglist die importeerbaar is in MS Outlook/Outlook Express. De meeste programma s zullen geen moeite hebben dit bestand in te lezen. Het bestand kan ook zonder meer in MS Excel of Access worden geïmporteerd. De velden die zijn gebruikt worden zoals verplicht in de eerste regel genoemd, alle velden worden gescheiden door ;. Aangezien vooral Outlook Express gebruikt maakt van voorgedefinieerde velden zullen de volgende velden worden gebruikt: Veldnaam Naam adres Telefoon Telefoon thuis inhoud naam deelnemer adres antwoord 'goed' of 'fout' projectomschrijving De projectomschrijving is toegevoegd om het selecteren binnen het programma mogelijk te maken. Het tweede hulpbestand zal worden aangemaakt om eventuele dubbele adressen uit de lijst met deelnemers te verwijderen. Tevens zal het bestand zorgdragen voor sortering op adres. hoofdgroep velden sortering Hulpbestand mailinglijst * naam antwoord goed/fout Opname van kent een opmaak in platte tekst, met daar waar nodig opname van een indicatie van een codetabel voor speciale tekens. Opname van de module codetabellen conversie van Gravita zou de kostprijs verhogen met 300. Aangezien de uiteindelijke databestanden niet gebruikt zullen worden voor andere doeleinden, ligt het voor de hand om hiervan af te zien (op dit moment). s zullen worden gescand als tekstbestanden. 6

7 2.3 De applicatiestructuur Bij grote applicaties kan het aardig puzzelen zijn om de juiste structuur in de programmaonderdelen op te zetten. Er dient een tabel te worden aangemaakt met alle afzonderlijke programmaonderdelen en het gebruik. Ook dient te worden aangegeven welke routines door andere programma s eventueel kunnen worden hergebruikt. Als één van de programmaonderdelen bijvoorbeeld een functie herbergt die een bepaalde functie uitvoert die later in een ander programma ook weer dient te worden aangeroepen, moet deze worden opgenomen met een duidelijk omschreven werking in een dllbestand. Voor het project prijsvragen van Leuke Uitjes is dit niet het geval. De structuur staat volledig op zichzelf en is bovendien zeer eenvoudig. De twee functies die niet op het hoofdscherm staan zijn erg klein. Het ligt daarom voor de hand om alle routines op te nemen in één uitvoerbaar bestand (.exe). Dat bestand bevat dan drie vensters: 1. hoofdscherm; 2. inzage per deelnemer; 3. keuze en informatie winnaars. 2.4 Hoe nu verder? De technische uitwerking dient geheel met de opdrachtgever en eventueel andere gebruikers te worden besproken. Er kunnen eisen worden toegevoegd of gewijzigd. Eventuele vragen over de uitwerking én de antwoorden dienen te worden opgenomen in de uitwerking. De technische uitwerking is in feite een gespecificeerde opdracht aan de afdeling softwareontwikkeling. Voor externe opdrachten maakt de technische uitwerking deel uit van de offerte in het laatste stadium. Na akkoordverklaring door de opdrachtgever zal er een prijs worden verbonden aan het project. Als die prijs akkoord is zal de afdeling softwareontwikkeling een technische analyse maken, die rechtstreeks kan worden gecodeerd in een programma. Daarna zal de handleiding worden geproduceerd en kan de testfase worden aangevangen. De technische analyse en de broncode van het programma behoren tot de vertrouwelijke gegevens van de afdeling softwareontwikkeling. 3. De prijs van het project De prijs is opgesteld naar een vastgesteld aantal uren met een vast uurtarief. Aangezien het hier een min of meer intern project betreft, zullen we altijd binnen het budget blijven. Uiteindelijk mogen doorberekende prijzen voor programmatuur nooit de hier vermelde prijs overschrijden. Technische uitwerking 95 Gebruikershandleiding 90 Algemene opzet/schermen 260 scannen 240 Uitvoerbestand mailing 45 Prijswinnaars 120 Informatieschermen 170 Controle en testen 360 Totaal

8 4. Het programma Hier zijn screenshots van het uiteindelijke programma in de testfase. In de periode tussen de vaststelling van de prijs en deze eerste testfase is de technische analyse en het coderen van het programma uitgevoerd. De interne test gaat vooraf aan het creëren van een set-up procedure en levering op een CD. Als het programma wordt gestart zal het direct de startmap scannen op bestanden. De verwerkte bestanden zullen worden gecontroleerd en de te verwerken bestanden worden weergegeven onder de kolom te verwerken in het gegevens database kader. De titel en einddatum van het project kunnen worden ingegeven, de startmap zal automatisch worden weergegeven in het kader links boven. In dit voorbeeld zijn er al twee trefwoorden ingegeven, software en analyse. Door in het antwoord veld een trefwoord in te geven en op de toevoegen knop te drukken zak het trefwoord worden toegevoegd. Door in de lijst een trefwoord aan te wijzen en op de verwijderen knop te drukken, zal het trefwoord worden verwijderd. Het onderste deel van het scherm is standaard leeg. We hebben voor dit voorbeeld op de knop info naast te verwerken geklikt. Het bestand 1 maart 2005.eml is een bestand met 15 s, speciaal voor dit doel aangemaakt. Het bevat zoals zichtbaar 15 bestanden. 8

9 Door te drukken op de knop verwerken zullen de bestanden worden gescand en gecontroleerd. In dit geval zijn de 15 mails natuurlijk compleet en bevat 11 goede antwoorden en 4 foute. Voor dit voorbeeldscherm hebben we op de knop info bij verwerkt geklikt, zodat het bestand informatiescherm zichtbaar is in het onderste deel. De info knoppen van de deelnemersaantallen geven de volgende scherm op het onderste deel: Info naast Aantal deelnemers : Info naast Aantal goed : 9

10 Info naast Aantal fout : Door te dubbelklikken op één van de deelnemers kan de worden bekeken, als tekstbestand: 10

11 De knop Prijswinnaars geeft de mogelijkheid om de prijswinnaars aan te wijzen. Het zal willekeurige waarden kiezen en de bijbehorende prijswinnaars zoeken en weergeven. Dit zal gebeuren door het aantal prijswinnaars (1-10) in te geven en op de kies winnaars knop te drukken. In de software is rekening gehouden met het feit dat de prijsvraagwinnaars eventueel op een andere wijze worden gekozen. Deze kunnen dan op een andere manier in een bestand worden gezet. Dit programma-onderdeel zal in dat geval alleen de namen en adressen weergeven. De knop naar bestand zal, met gebruikmaking van de selectie voor winnaars en niet-winnaars, het e- mail mailingbestand aanmaken. De naam van het uitvoerbestand kan door de gebruiker worden gekozen of aangewezen. Het bestand zal er als volgt uitzien: Naam; adres;Telefoon;Telefoon thuis Afdeling software maart 2005 Anita en maart 2005 maart 2005 maart 2005 maart 2005 D. maart 2005 maart 2005 Groep maart 2005 maart 2005 M. maart 2005 maart 2005 maart 2005 P. maart 2005 maart 2005 maart