Outlook Web Application

Transcriptie

1 Outlook Web Application Webmail voor hosted exchange 2010 Auteur: Kris Banken Datum: 15 september 2014 Versie 3.1 Versiebeheer: Versie Datum Auteur Aard van aanpassing juli 2013 Jens Heusdens Aanmaak van het document juli 2013 Jens Heusdens Kopiëren tekst Algemene handleiding Kris Banken juli 2013 Jens Heusdens Revisie en versie 2: Outlook WebApp november 2013 Kris Banken Revisie na laatste upgrade + aanvullende documentatie september 2014 Kris Banken Revisie Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 1

2 Inhoudsopgave 1 Inloggen Werkt de webinterface in alle browsers? Capaciteit nakijken in webmail Nieuw item aanmaken Bericht aanmaken Berichtenopties Items verwijderen Mails verplaatsen of kopiëren Filter instellen Weergave aanpassen Berichten in een discussie weergeven Acties uitvoeren voor een discussie Leesvenster Zoekopties Andere mailbox raadplegen Internetheader raadplegen Berichtkoppen Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 2

3 3 Contactpersonen Items toevoegen aan contactpersonen Contactpersoon toevoegen Groep toevoegen Taken Algemeen Nieuwe taak toevoegen Agenda Eigen agenda Nieuwe afspraak maken Planningsassistent Vergaderverzoek aanmaken Contacten vanuit GAL toevoegen Resources toevoegen aan agenda items Contactpersonen toevoegen aan agenda items Gedeelde agenda toevoegen Stap 1: Kies je methode om de gedeelde agenda op te roepen Stap 2: Kies de gedeelde agenda die je wil toevoegen Stap 3: bevestig de keuze Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 3

4 5.9 Agenda afdrukken Per dag Per week Per maand Opties binnen webmail Account Account bewerken Overige opties ordenen Regels instellen Automatisch antwoorden (Out-of-Office) Bezorgingsrapporten Algemene instellingen Telefoon Blokkeren of toestaan Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 4

5 Hoofdstuk 1: Inloggen 1 Inloggen De URL om in te loggen op webmail voor Hosted Exchange 2010 is; Net zoals bij de vorige omgeving, heb je de keuze tussen Openbare of gedeelde computer of Particuliere computer. Als je kiest voor Openbare of gedeelde computer, zal er een time-out van 15 minuten zijn op de webmail. Bij de optie Particuliere computer blijf je langer ingelogd. 1.1 Werkt de webinterface in alle browsers? De webinterface kan worden gebruikt in de verschillende hedendaagse browsers. Standaard zal in alle browsers de light-versie van deze webinterface gebruikt kunnen worden. Enkel in Internet Explorer kan er met de zogenaamde "full" versie worden gewerkt. Het verschil tussen de light en de full versie van de webinterface zit voornamelijk in de lay-out en de beschikbare functionaliteiten. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 5

6 Hoofdstuk 2: 2 Eens je ingelogd bent, krijg je onderstaand scherm. Je kan het scherm opdelen in 6 verschillende delen: de mappenlijst links bovenaan, de lijst met functionaliteiten links onderaan, de balk met bewerkingsknoppen midden bovenaan, met daaronder de lijst met mails, het leesvenster rechts en rechts bovenaan de knop om de opties te activeren. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 6

7 Hoofdstuk 2: 2.1 Capaciteit nakijken in webmail Selecteer de map met de naam van de account (in bovenstaand voorbeeld: Hosted mail1) en ga er met de muis opstaan om te zien wat de totale grootte van de mailbox is en hoeveel je al van deze ruimte in gebruik hebt. De witte balk geeft aan hoeveel er procentueel nog vrij is. In het voorbeeld is het duidelijk dat de mailbox nog leeg is. Er staat ook aangeduid vanaf wanneer je geen mails meer kan verzenden. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 7

8 Hoofdstuk 2: 2.2 Nieuw item aanmaken Vanuit de mail heb je de mogelijkheid om een nieuw bericht aan te maken of te kiezen voor een vergaderverzoek Bericht aanmaken In de bovenste rij van een nieuw bericht heb je volgende opties: opslaan, bijlage toevoegen, afbeelding toevoegen, adresboek raadplegen, namen controleren, hoge urgentie aanduiden, lage urgentie aanduiden, handtekening invoegen, spellingscontrole uitvoeren (als je op het dropdown-menu klikt, kan je de taal van de spellingscontrole kiezen), opties en formaat van de mail: HTML of tekst zonder opmaak. In de onderste rij, vlak boven het tekstvak, heb je de klassiek tekstverwerkingsopties: alle soorten lettertypes die je ook terugvindt in office, lettergrootte van 8 tot en met 36, vet, cursief, onderstreept, opsommingstekens, nummering, het inspringen verkleinen of vergroten, tekst markeren en tekstkleur veranderen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 8

9 Hoofdstuk 2: Naast de rij zie je het icoontje, als je hier op klikt kan je de rij inperken of uitbreiden met volgende opties: doorstrepen, uitlijning, opmaak verwijderen, horizontale lijn toevoegen, ongedaan maken/opnieuw, hyperlink toevoegen/verwijderen, superscript/subscript, tekst rechts naar links of links naar rechts Berichtenopties BCC -en Van -veld weergeven, zijn net zoals in een gewone outlook. Ook de traceeropties zijn net hetzelfde als in outlook. Je kan de urgentie instellen via een dropdown-menu; laag, normaal of hoog Klik op OK om de gekozen opties te bevestigen of Sluiten indien u geen opties wenst te wijzigen. Er onder kan je kiezen voor de gevoeligheid van de mail: normaal, persoonlijk, privé of vertrouwelijk. Geadresseerden zien voor ieder gevoeligheidsniveau een van de volgende teksten in de infobalk van het bericht: Als u Normaal kiest, wordt er geen gevoeligheidsniveau toegewezen aan het bericht en wordt er geen tekst weergegeven in de infobalk. Als u Privé kiest, ziet de geadresseerde de tekst Als privé behandelen in de infobalk. Als u Persoonlijk kiest, ziet de geadresseerde de tekst Als persoonlijk behandelen in de infobalk. Als u Vertrouwelijk kiest, ziet de geadresseerde de tekst Als vertrouwelijk behandelen in de infobalk. OPMERKING Elke gevoeligheidsinstelling is slechts een advies. Geadresseerden kunnen elke gewenste actie op het bericht uitvoeren en kunnen bijvoorbeeld een vertrouwelijk bericht naar iemand anders doorsturen. Als u wilt voorkomen dat een geadresseerde acties op een bericht kan uitvoeren, dient u Information Rights Management (IRM) te gebruiken. (Bron: office.microsoft.com) Aangezien Colt een hosted Exchange-platform aanbiedt, is deze optie niet bruikbaar en heeft deze optie een louter informatieve functie. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 9

10 Hoofdstuk 2: 2.3 Items verwijderen Als u een bericht verwijdert, wordt deze eerst naar de map Verwijderde items verplaatst. Met de functie Conversatie negeren kunt u ongewenste conversaties uit uw Postvak IN houden. Alle berichten met betrekking tot de conversatie die u selecteert, worden verwijderd en toekomstige berichten in die conversatie worden direct naar de map Verwijderde items gestuurd. Ga als volgt te werk als u wilt stoppen met het negeren van een conversatie: Klik in de map Verwijderde items op de conversatie die u wilt herstellen of op een willekeurig bericht in de conversatie. Standaard zijn items in de map Verwijderde items gerangschikt op datum. Als u de conversatieweergave wilt wijzigen, klikt u op Rangschikken op en vervolgens op Conversatie. Klik op het tabblad Start in de groep Verwijderen op Negeren en vervolgens op Conversatie negeren stoppen. De conversatie wordt terug verplaatst naar uw Postvak IN en toekomstige berichten worden in uw Postvak IN bezorgd. OPMERKING U kunt een genegeerde conversatie alleen herstellen als die nog beschikbaar is in de map Verwijderde items. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 10

11 Hoofdstuk 2: 2.4 Mails verplaatsen of kopiëren Selecteer de mails of items die u wenst te kopiëren of te verplaatsen en kies dan naar waar u deze wil kopiëren of verplaatsen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 11

12 Hoofdstuk 2: 2.5 Filter instellen Je kan de filter instellen op basis van de verzender, de ontvanger, de categorie, markering, urgentie, wel of geen bijlagen. Er zijn wel beperkingen: 1. Enkel categorieën die ook via webmail ingesteld staan. 2. Alleen hoge urgentie kan aangeduid worden. 3. Er kan geen differentiatie gemaakt worden in het soort bijlagen. Bevestig de filter door op Toepassen te klikken. Om de filter ongedaan te maken, klik op het icoontje op onderstaande screenshot. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 12

13 Hoofdstuk 2: Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 13

14 Hoofdstuk 2: 2.6 Weergave aanpassen Standaard worden berichten in uw Postvak IN van Microsoft Outlook 2010 gerangschikt op datum en op discussie. Hierbij worden berichten met hetzelfde onderwerp gegroepeerd in discussies die u kunt uitvouwen of samenvouwen. Zo kunt u sneller door uw berichten bladeren en met minder muisklikken reageren op berichten of discussies. Discussies worden in de berichtenlijst aangeduid met een pictogram dat meerdere items bevat. De berichten in elke discussie worden gesorteerd met het nieuwste bericht bovenaan. Wanneer een nieuw bericht wordt ontvangen, wordt de hele discussie bovenaan in de berichtenlijst geplaatst. Wanneer u in de berichtenlijst op de koptekst van een discussie klikt, wordt de discussie in het leesvenster weergegeven, met het nieuwste bericht bovenaan. Voor elke discussie die ongelezen berichten bevat, wordt het onderwerp vet weergegeven en wordt het aantal ongelezen berichten naast het onderwerp weergegeven. Wanneer u de discussie uitvouwt, is de koptekst van elk ongelezen bericht vet. In uitgevouwen discussies wordt een visuele relatie tussen berichten getoond, inclusief alle antwoorden en verwante berichten uit andere mappen. Wanneer voor een bericht twee of meer antwoorden worden ontvangen, kan de discussie in meerdere gerelateerde, maar aparte discussies worden gesplitst. Wanneer u op een discussie klikt, wordt het meest recente bericht in elke tak weergegeven. Klik op een van de takken om de berichten in die tak weer te geven in het leesvenster, met het nieuwste bericht bovenaan. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 14

15 Hoofdstuk 2: Berichten in een discussie weergeven De bovenste koptekst duidt hier één bericht aan. De onderste koptekst duidt een discussie met twee takken aan. Klik op de pijl bij de berichtkop om alle berichten in de discussie te bekijken. Als u een discussie wilt uitvouwen of openen, klikt u op het pijltje naast de berichtkop. Wanneer u op een bericht in de uitgevouwen discussie klikt, wordt dat bericht het bovenste bericht in het leesvenster. OPMERKING Discussies bevatten berichten uit meerdere mappen. Berichten die u verzendt worden bijvoorbeeld standaard opgeslagen in de map Verzonden items, maar worden in de discussie samen met berichten die u hebt ontvangen weergegeven wanneer u de discussie uitvouwt. De uitgevouwen discussie bevat visuele discussielijnen die elk bericht verbinden met de voorgaande berichten in de discussie. Zo kunt u gesplitste discussies beter volgen Acties uitvoeren voor een discussie Voor discussies of berichten in een discussie kunt u op dezelfde manier acties uitvoeren als voor een enkel bericht. Klik op de koptekst van de discussie of klik op het gewenste bericht in de discussie en voer een van de volgende bewerkingen uit: Beantwoorden of Allen beantwoorden Als u een bericht in een discussie beantwoordt, wordt een antwoord verzonden naar het bovenste bericht in het leesvenster. Als de discussie is gesplitst, klikt u op het deel van de discussie dat u wilt beantwoorden. Het antwoord wordt in dat geval verzonden naar het nieuwste bericht in die tak. U kunt elk bericht in de discussie beantwoorden. Doorsturen Als u op Doorsturen klikt, wordt een nieuw bericht gemaakt waarin de discussie als berichttekst is opgenomen, zoals deze wordt weergegeven in het leesvenster. Categoriseren U kunt een discussie of afzonderlijke berichten in een discussie categoriseren. Als u een of meer afzonderlijke berichten categoriseert, worden de categoriekleuren weergegeven in de koptekst wanneer de discussie wordt samengevouwen of gesloten. Als u een discussie markeert met een categorie, wordt die categorie ook ingesteld voor alle nieuwe berichten van die discussie. Negeren U kunt discussies die niet belangrijk voor u zijn uit uw Postvak IN houden. Ga naar het tabblad Start en klik in de groep Verwijderen op Negeren. Alle eerdere en toekomstige berichten van de geselecteerde discussies worden direct naar de map Verwijderde items verplaatst. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 15

16 Hoofdstuk 2: Opschonen U kunt een discussie verkleinen met de opdracht Opschonen. Ga naar het tabblad Start, klik in de groep Verwijderen op Opschonen en klik vervolgens op Discussie opschonen. Alle overbodige berichten, dat zijn berichten die niet ongelezen, niet gemarkeerd of niet gecategoriseerd zijn en niet het nieuwste bericht in een tak van de discussie zijn, worden naar de map Verwijderde items verplaatst Leesvenster Met het leesvenster kunt u een voorbeeld van de items in uw Postvak IN bekijken zonder deze items te openen. U klikt gewoon op het bericht waarvan u de tekst wilt zien. In het leesvenster kunt u ook bijlagen openen, koppelingen volgen, stemknoppen gebruiken, de opvolgingsinformatie op de infobalk bekijken en op vergaderverzoeken reageren. BEVEILIGING In het leesvenster kunt u items veilig bekijken. Potentieel schadelijke scripts of bijlagen worden in het leesvenster niet automatisch uitgevoerd of geopend. Hoewel de meeste verdachte typen bijlagen in Outlook worden geblokkeerd, moet u berichten en bijlagen van onbekende of ongewenste afzenders altijd met de nodige voorzichtigheid behandelen. Standaard staat het leesvenster ingeschakeld om rechts te lezen, maar u kan deze ook uitschakelen of er voor kiezen om deze onderaan te tonen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 16

17 Hoofdstuk 2: 2.7 Zoekopties Het bovenste veld kan je gebruiken om algemeen te zoeken naar tekst. Om de uitgebreidere zoekopties te zien, klik op het icoontje. In het eerste veld kan je aanduiden om te zoeken in: Onderwerp en berichttekst Onderwerp Berichttekst In het dropdown-menu van het tweede veld, kan men een keuze maken tussen Van of Verzonden aan. In het derde veld kan je via een persoonlijke categorie opzoeken. TIP Hoe gerichter de zoekopdracht, hoe sneller je resultaat krijgt. Een goed geordende mailbox zal steeds sneller reageren ongeacht de grootte van de mailbox. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 17

18 Hoofdstuk 2: 2.8 Andere mailbox raadplegen Als je rechts bovenaan klikt op de accountnaam, krijg je de optie om een andere mailbox te openen. Je moet wel de rechten hebben om deze mailbox te raadplegen. Je kan op deze manier instellingen voor een resource gaan aanpassen als resource owner. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 18

19 Hoofdstuk 2: 2.9 Internetheader raadplegen berichtkoppen bieden een overzicht van technische gegevens over het bericht, zoals wie de afzender is, met welke software het is opgesteld en welke servers het heeft gepasseerd op zijn weg naar de geadresseerde. In de webmail vindt u deze berichtenkoppen terug onder de knop Berichtdetails Berichtkoppen Wanneer u een bericht hebt opgesteld en verzonden, wordt dit bericht verwerkt door de server van uw internetprovider (ISP). Als het bericht bestemd is voor iemand die geen postvak op uw server heeft, wordt het bericht door de server doorgestuurd naar een andere server. Zo wordt het bericht doorgestuurd van server naar server. Het bericht kan verschillende servers passeren voordat het de server bereikt waarop de geadresseerde een postvak heeft. Vanaf het moment dat het bericht is gemaakt, wordt informatie over het bericht toegevoegd in een verborgen sectie van het bericht die de internetheader wordt genoemd. Deze informatie bevat technische details, zoals wie de afzender van het bericht is, met welke software het is opgesteld en welke servers het heeft gepasseerd op zijn weg naar de geadresseerde. Met behulp van deze gegevens kunt u problemen met het bericht te onderzoeken of de oorsprong van ongewenste commerciële berichten trachten te achterhalen. OPMERKING De praktijk waarbij de gegevens in berichtkoppen wordt vervalst, vormt steeds vaker een probleem. Dit wordt ook wel spoofing genoemd. Zo kan een bericht bijvoorbeeld aangeven dat het afkomstig is van Eric Lang op Alpine Ski House (eric@alpineskihouse.com), terwijl het in werkelijkheid is verzonden door een service voor het verzenden van massamail waarin u gouden bergen worden beloofd. Voordat u zich bij iemand over een bericht beklaagt, moet u dus bedenken dat de gegevens in de berichtkop kunnen zijn vervalst. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 19

20 Hoofdstuk 3: Contactpersonen 3 Contactpersonen In het voorbeeld zijn er geen contactpersonen, maar in praktijk kan je zowel groepen, personen als distributielijsten persoonlijk gaan beheren in de contactpersonen. Het beheer hiervan kan via het beheerdersportaal zodat deze beschikbaar zijn voor alle gebruikers binnen het domein. Of je kan er voor kiezen om deze zelf te gaan beheren via het gebruikersportaal, outlook of via de webmail. De webmail is intuïtief hetzelfde als outlook. In de webmail heb je volgende opties: Weergeven: personen en/of groepen Verschillende mappen binnen contactpersonen aanmaken Verschillende mappen binnen contactpersonen raadplegen Nieuwe groepen en/of contactpersonen aanmaken Nieuwe groepen en/of contactpersonen verwijderen Contactpersonen kopiëren of verplaatsen naar andere mappen Weergave: leesvenster rechts of onder inschakelen, ofwel uitschakelen Zoekopties die uitgebreid kunnen worden met categorieën. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 20

21 Hoofdstuk 3: Contactpersonen 3.1 Items toevoegen aan contactpersonen Via de knop Nieuw kan men steeds kiezen om een nieuw bericht aan te maken en in het menu van de contactpersonen, krijg je de mogelijkheid om een nieuwe groep of contactpersoon aan te maken Contactpersoon toevoegen Rechts zie je een screenshot van de mogelijkheden die je kan toevoegen aan een contactpersoon Groep toevoegen Een groep toevoegen is minder complex dan een contactpersoon toe te voegen. Je kiest bovenaan voor de naam die je wil toekennen aan de groep. Bij leden zoek je naar contacten die je wil toevoegen en bevestig je door op Toevoegen aan groep te klikken of als je leden wil verwijderen, dan selecteer je deze en verwijder ze door te klikken op Verwijderen uit groep. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 21

22 Hoofdstuk 4: Taken 4 Taken 4.1 Algemeen Net als bij de andere functionaliteiten binnen de webmail, heeft ook de functionaliteit taken verschillende onderdelen zoals: weergeven per status, onderverdeling van verschillende mappen onder mijn taken, bewerkingsknoppen, zoekoptie met uitgebreide functionaliteit met categorieën, de oplijsting van de taken zelf en een leesvenster met de details per taak. Je kan filteren op status: Alle, Actief, Achterstallig of Voltooid Er zijn standaard 2 mappen die automatisch aangemaakt zijn; Gemarkeerde items en taken Taken Bewerkingsknoppen: Nieuw: nieuwe taak of bericht : verwijderen van de taak : verplaatsen naar map Categorieën instellen : markeren als voltooid Weergave: instelling van leesvenster: uit rechts onder Vernieuwen Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 22

23 Hoofdstuk 4: Taken 4.2 Nieuwe taak toevoegen Bij het maken van een nieuwe taak kan je verschillende zaken gaan instellen zoals je dat ook kan in outlook. Status: niet gestart in uitvoering voltooid op anderen wachten uitgesteld Prioriteit: normaal laag hoog Tijdsmaten: minuten uren dagen weken Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 23

24 Hoofdstuk 5: Agenda 5 Agenda 5.1 Eigen agenda De agenda in de webmail verschilt niet zoveel met die van in outlook. Je kan de weergave per dag, per werkweek, per week of per maand instellen. Onder weergave kan je het leesvenster inschakelen of uitschakelen; In de agenda kan je het leesvenster alleen rechts instellen. Delen: je kan je eigen agenda delen, een gedeelde agenda openen of je machtigingen voor de agenda te delen wijzigen. Als je op je eigen agenda klikt, heb je geen eigenschappen van je agenda zoals in outlook. Denk er dus aan dat de machtigingen terug te vinden zijn onder Delen. openen. De nieuwe agenda maken is niet hetzelfde als een gedeelde agenda De nieuwe agenda zal onder uw eigen profiel aangemaakt worden en alleen zichtbaar zijn voor jezelf, tenzij je deze agenda ook gaat delen met andere mensen. Het delen van de nieuwe agenda, moet apart ingesteld worden. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 24

25 Hoofdstuk 5: Agenda 5.2 Nieuwe afspraak maken In de bovenste rij krijg je volgende opties: Opslaan en sluiten Bijlage toevoegen Afbeelding toevoegen Terugkeerpatroon instellen Spellingscontrole Deelnemers uitnodigen Hoge of lage urgentie aangeven Categorieën instellen Afdrukken Formaat: HTML of tekst zonder opmaak De andere opties zijn hetzelfde als deze in het opmaken van een nieuw mailbericht. De optie Tijd weergeven als werkt net hetzelfde als in outlook en zal in outlook ook soortgelijk weergegeven worden. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 25

26 Hoofdstuk 5: Agenda 5.3 Planningsassistent Kies een tijd waarop iedereen kan. Dit kunt u afleiden uit de beschikbaarheidsinfo in de agenda's van de genodigden. Gebruik de Planningsassistent om de beschikbaarheid van alle genodigden te bekijken. U ziet in het voorbeeld dat de lijn ook doorgetrokken wordt naar de ruimten (resources). U kan ook bekijken of deze beschikbaar zijn op het moment dat u uw afspraak of vergadering wil inboeken. Het beschikbaarheidsoverzicht laat zien wanneer de genodigden of ruimten beschikbaar zijn. Een groene verticale lijn staat voor het begin van de vergadering. Een rode verticale lijn staat voor het einde van de vergadering. Rechts onder vindt u een aanduiding van de beschikbaarheid van elke genodigde. Via de kalender kan u vlot navigeren tussen verschillende data en tijdstippen. De geselecteerde datum wordt in het oranje aangegeven in de kalender. De planningsassistent vindt u terug als tweede tabblad bij elke vergadering of afspraak die u aanmaakt. De aanduiding Goed, Redelijk of Matig heeft betrekking op het aantal beschikbare kandidaten op het voorgestelde tijdstip. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 26

27 Hoofdstuk 5: Agenda 5.4 Vergaderverzoek aanmaken Een vergadering is een afspraak waarvoor u mensen uitnodigt of resources reserveert. U kunt vergaderverzoeken maken en verzenden, en resources reserveren voor persoonlijke ontmoetingen of onlinevergaderingen. Wanneer u een vergadering maakt, geeft u aan welke personen moeten worden uitgenodigd, welke resources moeten worden gereserveerd en kiest u een tijdstip voor de vergadering. Antwoorden op uw vergaderverzoek verschijnen in uw Postvak IN. Er is een verschil met het maken van een afspraak en een vergadering. Het icoontje afspraak. (uitnodiging annuleren) komt niet voor bij een Ook is het scherm anders opgebouwd: Je moet sowieso mensen uitnodigen, een ruimte (resource) voorzien en je hebt de mogelijkheid om mensen optioneel uit te nodigen. Dit wil zeggen dat de vergadering niet staat of valt door de afwezigheid van deze genodigden. De weergave in de agenda zelf, verschilt niet. Gebruik de planningsassistent om te zien of de genodigden of ruimten beschikbaar zijn op het tijdstip dat je je vergadering wil plannen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 27

28 Hoofdstuk 5: Agenda 5.5 Contacten vanuit GAL toevoegen Als je mensen wil uitnodigen voor je afspraak of vergadering, kan je die terugzoeken vanuit het adresboek of vanuit de contactpersonen. GAL is de afkorting voor Global Address List. Deze bevat alle accounts die aangemaakt zijn binnen het domein dat beheerd wordt vanuit Exchange. Met andere woorden: dit is de lijst van alle gebruikers en e- mailadressen binnen uw bestuur. Deze bevat ook alle resources en groepen. In het leesvenster krijg je details van de geselecteerde account. In het voorbeeld wordt er vanuit de agenda gezocht naar een gebruiker en hij geeft in het leesvenster dan ook meteen aan of deze gebruiker beschikbaar is of niet. Als je een tijdstip wil vinden dat voor iedereen past, voeg dan eerst alle gewenste personen en resources toe om te zoeken via de planningsassistent. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 28

29 Hoofdstuk 5: Agenda 5.6 Resources toevoegen aan agenda items De resources of ruimten vind je terug in de lijst ROOMS. Hiervan vind je een voorbeeld in de screenshot. Deze vind je ook terug in de GAL, maar in het overzicht ROOMS staan ze apart weergegeven zodat ze makkelijker terug te vinden zijn. In het leesvenster wordt meteen de beschikbaarheid van de ruimte weergegeven. Anders dan bij personen, is de ruimte wel een doorslaggevende factor om een afspraak of vergadering te laten doorgaan. Je kan dit dus zonder problemen terugvinden zonder hiervoor de planningsassistent met alle toegevoegde genodigden te moeten raadplegen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 29

30 Hoofdstuk 5: Agenda 5.7 Contactpersonen toevoegen aan agenda items Je kan ook contactpersonen toevoegen aan je afspraken of vergaderingen, maar bij deze externe accounts heb je geen zicht op hun agenda via de webmail. Deze koppeling kan er ook niet gemaakt worden, tenzij de domeinen onderling verbonden kunnen worden met elkaar. Bvb. OCMW en gemeentebestuur koppelen. Als het gaat om een ander bestuur en een andere gemeente, dan wordt het al moeilijker. Is het een organisatie die geen gebruik maakt van de hosted Exchange 2010 van Colt, dan is het zelfs uitgesloten om de domeinen aan mekaar te koppelen. Het is dan ook logisch dat het leesvenster blanco blijft bij de contactpersonen, tenzij er een koppeling is. De voorgestelde contactpersonen verwijzen naar het vroegere NK2-bestand waar alle adressen die ooit gebruikt werden in worden bijgehouden. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 30

31 Hoofdstuk 5: Agenda 5.8 Gedeelde agenda toevoegen Stap 1: Kies je methode om de gedeelde agenda op te roepen Je hebt verschillende manieren om een gedeelde agenda toe te voegen. Manier 1: via rechtermuisknop op Mijn agenda Manier 2: Via Delen ; Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 31

32 Hoofdstuk 5: Agenda Stap 2: Kies de gedeelde agenda die je wil toevoegen Vervolgens kom je op het scherm waar je de account kan uitzoeken; Klik op om in het scherm te komen met de GAL. Zie screenshot rechts. Kies uit de GAL de account die je wil toevoegen aan het overzicht met gedeelde agenda s door te dubbelklikken op de account. Als de account of accounts onderaan in het vak Selecteren terecht gekomen zijn, klik dan op OK. (In het voorbeeld staat deze omcirkeld in het rood) Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 32

33 Hoofdstuk 5: Agenda Stap 3: bevestig de keuze Als je keuze in orde is in het volgende scherm, bevestig dan door terug op OK te klikken. Heb je je vergist, herhaal dan de vorige stappen of klik op Annuleren Eens je bevestigd hebt, krijg je onderstaand resultaat. Vanaf nu kan je je eigen agenda vergelijken met de gedeelde agenda door ze naast mekaar te openen. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 33

34 Hoofdstuk 5: Agenda 5.9 Agenda afdrukken Per dag Er is een verschil in de lay-out mogelijk; links een screenshot zonder details, in het midden een screenshot van een afdruk met details en de mogelijkheid om notities toe te voegen, rechts zie je de details die afgedrukt worden op een tweede pagina van de afspraken of vergaderingen die doorgaan die dag. Navigeer in het kalendertje bovenaan om op de dag te komen die je wil afdrukken. Kies het begin- en einduur van de werkdag om een volledig overzicht van de dag te krijgen. Als je de juiste lay-out en datum hebt, klik dan op Afdrukken om af te drukken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 34

35 Hoofdstuk 5: Agenda Per week In het eerste scherm ziet u een standaard weergave van de agenda per week terug, met rechts een detail van de afspraken en vergaderingen van die week. Zoals je ziet worden er verschillende kleurcodes gebruikt voor de verschillende statussen in de agenda, net zoals in outlook. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 35

36 Hoofdstuk 5: Agenda In het eerste scherm zie je de agendaweergave in horizontale weergave en in het tweede scherm vind je dezelfde agenda terug in vertikale weergave. Bij de horizontale weergave worden de items chronologisch horizontaal weergegeven, bij vertikale weergave is dit vertikaal. Heel logisch dus, maar het geeft weinig verschil zoals u kan opmerken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 36

37 Hoofdstuk 5: Agenda Per maand Stel het begin- en einduur per werkdag in. Stel de juiste maand in met het kalendertje op de eerste pagina. Op de tweede pagina, bij het opvragen van details zie je per datum de afspraken en vergaderingen met de kleurcode, genodigden, ruimten, opmerkingen en notities. Hou er rekening mee dat met een volle agenda een maandoverzicht vrij onoverzichtelijk kan worden, zeker als alle details opgevraagd worden. Het is best mogelijk dat bij het afdrukken van de details, dat dit meer dan 2 pagina s gaan zijn dat het systeem gaat afdrukken. Als alles ingesteld is naar wens, klik dan op Afdrukken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 37

38 Hoofdstuk 6: Opties binnen webmail 6 Opties binnen webmail In het beginscherm van de opties, heb je enkele mogelijkheden die je kan gebruiken zonder in het eigenlijke menu zelf te moeten gaan; Automatische antwoorden instellen (out-of-office) Wachtwoord wijzigen Regels instellen voor mails van een bepaalde afzender of met een bepaald onderwerp Thema selecteren voor de webmail om deze wat kleurrijker en gepersonaliseerd te maken. Als men kiest voor alle opties weergeven, komt men in het tweede scherm terecht. Standaard komt men op het tabblad Account terecht, de andere opties staan in het lichtgrijs en worden geactiveerd van zodra je er op klikt. Om terug naar de mails te gaan, klik rechts bovenaan op Mijn berichten. Alle opties worden per tabblad in de volgende hoofdstukjes besproken. Handleiding Colt Exchange 2010 Pagina 38