Treasurystatuut Vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van

Transcriptie

1 Treasurystatuut 2011 Vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van

2 2 Treasurystatuut 2011

3 INHOUDSOPGVE 1 Inleiding Begrippenkader lgemene begrippen Belangrijke bepalingen uit de Wet Fido In 2009 gewijzigde normen uddo Doel van het treasurystatuut Doel lgemene missie Het treasurybeleid isico-attitude De organisatie van de treasuryfunctie Treasury-organisatie Procedures Functiescheiding Instrumenten en limieten Instrumenten Limieten lgemeen Opnemen Uitzetten Voorbereiding en vaststelling van het beleid lgemeen Financiële beleidscyclus / rapportages Mandaten Tussentijdse bijstelling van het beleid Uitvoering van het beleid Toetsing en control Verslaglegging Interne controle Externe controle Bestuurlijke vaststelling Slotbepaling Bijlage 1, Procesbeschrijving treasury Waterschap oer en Overmaas /

4 4 Treasurystatuut 2011

5 1 Inleiding De regelgeving over de financiën van waterschappen is veranderd met ingang van de begroting 2009 in verband met de wijziging van de Waterschapswet en de invoering van het waterschapsbesluit. Deze regelgeving is onderling uniformer geworden, onder meer door de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) die sinds 1 januari 2001 van kracht is, en thans door de Wet modernisering waterschapsbestel. Bovendien was de uit de Economische en Monetaire Unie (EMU) voortvloeiende verplichting om met ingang van 2004 op kwartaal- en jaarbasis financiële gegevens aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) te verstrekken uitgewerkt in een convenant tussen het CBS en de waterschappen. Dit laatste is nu meegenomen in het waterschapsbesluit. In dit treasurystatuut wordt het beleidskader vastgelegd met betrekking tot de treasuryfunctie. In de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) zijn kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De belangrijkste doelstellingen van deze wet zijn: het bevorderen van een solide financiering en kredietwaardigheid van de decentrale overheden, het beheersen van renterisico's en het vergroten van transparantie. In de egeling uitzetting derivaten decentrale overheden (uddo) zijn de normen met betrekking tot kredietwaardigheid vastgelegd, waaraan de partijen waar de decentrale overheden middelen willen uitzetten moeten voldoen. Het treasurybeleid kent twee kwalitatieve randvoorwaarden waaruit volgt dat zogenaamd bankieren door decentrale overheden, niet is toegestaan. De eerste voorwaarde is dat het aangaan van leningen en het uitzetten van middelen evenals het verlenen van garanties, alleen zijn toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en het gebruik van derivaten een prudent karakter dienen te hebben en niet gericht behoren te zijn op het genereren van inkomen door het lopen van risico's. In verband met de vereisten van de Wet Fido zijn er twee instrumenten op het gebied van treasury; allereerst het onderhavige treasurystatuut. In het statuut worden de kaders van de treasuryfunctie aangegeven. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut wordt jaarlijks een treasuryparagraaf in zowel de begroting als in de jaarrekening opgenomen. Hierin worden de specifieke beleidsvoornemens en de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury besproken. Verder wordt jaarlijks tussentijds over het uitgevoerde beleid gedurende het eerste halfjaar gerapporteerd. In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie van het waterschap geformuleerd. Deze worden vervolgens nader uitgewerkt in de organisatie en procedures waarbij rekening gehouden wordt met de voorgeschreven limieten. Het treasurybeleid wordt vervolgens beschreven voor de onderdelen voorbereiding, vaststelling en uitvoering. Daarna komen de administratieve organisatie en interne controle van de treasuryfunctie aan de orde. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid betreffende de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Met de vaststelling van dit treasurystatuut wordt voldaan aan de verplichting zoals die is opgenomen in artikel 108 en 109 van de Waterschapswet. Waterschap oer en Overmaas /

6 2 Begrippenkader 2.1 lgemene begrippen Ten behoeve van de leesbaarheid van het treasurystatuut is geprobeerd om het aantal technische termen in dit statuut te beperken. Om misverstanden te voorkomen over de gehanteerde begrippen is het gebruik van vakjargon onafwendbaar. Daarom worden specifieke begrippen in de onderstaande begrippenlijst verklaard. Derivaten: Derivaten zijn afgeleide beleggingsproducten: financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico's te sturen en financieringskosten te minimaliseren. EU/EE lidstaat: Een lidstaat is een staat die lid is van de Europese Unie of een andere staat die partij is bij de overeenkomst betreffende de Europese Economische uimte. Dit zijn dus de EU-landen plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen. Kasgeldlimiet: Het gaat bij de kasgeldlimiet om het beperken van de renterisico s op de korte schuld (netto vlottende schuld). Daarom wordt de kasgeldlimiet gekoppeld aan het begrotingstotaal (= de totale lasten van de begroting). De kasgeldlimiet is voor het Waterschap oer en Overmaas, conform de uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden, vastgesteld op een bedrag ter grootte van 23% van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar. Kredietrisico: De risico's op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij. Limiet: Een type richtlijn die de (uiterste) grens aangeeft van een bepaalde handeling, verantwoordelijkheid en/of bevoegdheid. Liquiditeitenprognose: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid. Marktrisico: Het gevaar van schommelingen in de waarde van financiële activa door marktbewegingen. Dit risico dient geminimaliseerd te worden. Voorwaarde hierbij is in beginsel dat de hoofdsom van de lening/uitzetting in tact blijft. Netto-vlottende schuld: Het gezamenlijk bedrag van: de opgenomen gelden met een oorspronkelijk rentetypische looptijd korter dan 1 jaar; de schuld in rekening-courant; de voor een termijn van korter dan 1 jaar ter bewaking in kas gestorte gelden van derden en; overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de van de vaste schuld, verminderd met het gezamenlijk bedrag van contante gelden, tegoeden in rekening-courant, en de overige uitstaande gelden met een rentetypische looptijd van korter dan 1 jaar. 6 Treasurystatuut 2011

7 ating: Een indicatie van het kredietwaardigheidrisico ofwel de mate waarin de onderneming aan haar verplichtingen kan voldoen. Onderstaand zijn de ratingkwalificaties van de drie ratingbureaus Standaard & Poor s (S&P), Moody s en Fitch opgenomen. Moody s S&P Fitch Kwalificatie aa Extreem kredietwaardig a Zeer kredietwaardig. Veiligheidsmarges zijn echter niet zo hoog als bij een aa en categorie Zeer kredietwaardig. Er zijn echter factoren aanwezig waardoor afbetaling in de toekomst enig gevaar loopt Baa BBB BBB Kredietwaardig, maar gevoelig voor slechte economische tijding Ba BB BB Speculatief, matige bescherming van afbetaling aanwezig B B B Heeft momenteel capaciteit voor rente en aflossing, maar is gevoelig voor faillissement Caa CCC CCC Enige bescherming voor investeerders is aanwezig, maar grote risico s en onzekerheid is aanwezig Ca CC CC Zeer speculatief, meestal achtergestelde schuld C C C entebetalingen zijn al gestopt D D D Failliet Outlook rating: een indicatie van de toekomstige kredietwaardigheid afgegeven door de ratingbureaus Standaard & Poor s (S&P), Moody s en Fitch: Positiv; ook in de toekomst geldt een goede kredietwaardigheid; Stable; in de toekomst geldt dat de kredietwaardigheid stabiel is; Negativ; in de toekomst kan dit leiden tot een lagere kredietwaardigheid. enterisico: Het gevaar van onvoorziene veranderingen van de (financiële) resultaten van het waterschap door rentewijzigingen. enterisiconorm: De renterisiconorm heeft als doel om het renterisico bij herfinanciering van vaste schuld (looptijd van 1 jaar of langer) te beheersen. Hoe meer de aflossing van de schuld in de tijd wordt gespreid, hoe minder de begroting gevoelig wordt voor renteschokken bij herfinanciering. De renterisiconorm houdt voor het Waterschap oer en Overmaas in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 30% van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar, conform de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden. entetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de leningvoorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding (rentevaste periode). entegevoeligheidsanalyse: Een analyse van de gevoeligheid van de begroting van een waterschap voor rentewijzigingen. entevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling. ichtlijn: Een bindend voorschift c.q. aanwijzing met betrekking tot een te volgen handelswijze. Waterschap oer en Overmaas /

8 isicoprofiel: Dit geeft aan in welke mate een organisatie risico's loopt. Toezichthouder: De provincie die op grond van het reglement van het waterschap is belast met het toezicht op de begroting. Treasurybeheer: Dit omvat de daadwerkelijke uitvoering van het treasurybeleid, binnen de kaders van het treasurystatuut. De uitvoering vindt zijn weerslag in specifieke beleidsplannen. Treasurybeleid: Dit beleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en voorwaarden, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie. Treasuryfunctie: lle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. Treasuryparagraaf: Deze is in de programmabegroting en in de programmarekening opgenomen waarbij het geplande c.q. gerealiseerde treasurybeheer weergegeven wordt. Treasurystatuut: Het document waarin het treasury beleid is vastgelegd. Tussenpersonen: Tussenpersonen in het kader van treasury hebben een intermediairfunctie bij het afsluiten van financiële transacties. an tussenpersonen waarmee wij zaken doen stellen wij de eis dat zij onder Toezicht van de Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE) staan en daarvan een vergunning als makelaar hebben ontvangen. Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van een jaar of langer. Vaste schuld: Het gezamenlijk bedrag van de schuld uit hoofde van de geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer, en de voor een termijn van 1 jaar of langer ontvangen waarborgsommen. Vermogenswaarde: Het geheel van de in geld uitgedrukte waarde van de bezittingen aan goederen en vorderingen (activa en passiva). 2.2 Belangrijke bepalingen uit de Wet Fido rt. 2, lid 1: Openbare lichamen gaan leningen aan, zetten middelen uit of verlenen garanties uitsluitend ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak. rt. 2, lid 2: Openbare lichamen kunnen derivaten hanteren of, in afwijking van het eerste lid, middelen uitzetten anders dan ten behoeve van de publieke taak, indien deze uitzettingen of derivaten een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Hiervoor zijn bij ministeriële regeling nadere regels gesteld in de egeling uitzetting derivaten decentrale overheden (uddo). 8 Treasurystatuut 2011

9 rt. 2, lid 3: Openbare lichamen kunnen geldleningen slechts aangaan en verstrekken, dan wel de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen ten aanzien van betaling van rente en aflossing slechts garanderen, indien de geldleningen voldoen aan de daarvoor bij algemene maatregel van bestuur te stellen regels. Deze zijn vastgelegd in het bij de Wet Fido behoren Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden. rt. 4, lid 1: De gemiddelde vlottende schuld per kwartaal van een openbaar lichaam overschrijdt de kasgeldlimiet niet. rt. 4, lid 2: Indien een openbaar lichaam voor het derde achtereenvolgende kwartaal de kasgeldlimiet overschrijdt, stelt het daarvan de toezichthouder op de hoogte, en legt het de kwartaalrapportage en een plan om binnen de kasgeldlimiet te blijven ter goedkeuring voor aan de toezichthouder. rt. 6, lid 1: Het renterisico op de vaste schuld van een openbaar lichaam overschrijdt de renterisiconorm niet. 2.3 In 2009 gewijzigde normen uddo In 2009 is de egeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (uddo) gewijzigd. De normen met betrekking tot kredietwaardigheid zijn aangescherpt. De huidige normen voor voldoende kredietwaardige partijen voor het uitzetten van middelen zijn: rt. 2, lid 1a: Openbare lichamen zetten, al dan niet tegen waardepapieren, slechts gelden uit bij en gaan slechts verbintenissen met betrekking tot financiële derivaten aan met financiële ondernemingen die: gevestigd zijn in een EU/EE lidstaat die tenminste beschikt over een rating afgegeven door minstens twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus (Standaard & Poor s, Moody s en Fitch). rt. 2, lid 1b: Openbare lichamen zetten, al dan niet tegen waardepapieren, slechts gelden uit bij en gaan slechts verbintenissen met betrekking tot financiële derivaten aan met financiële ondernemingen die: voor henzelf of voor de door hem uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een -minusrating beschikken, afgegeven door ten minste twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus. Waterschap oer en Overmaas /

10 3 Doel van het treasurystatuut 3.1 Doel Het treasurystatuut (hierna: statuut) heeft tot doel een formeel kader te scheppen voor de financiering- en beleggingsactiviteiten van het Waterschap oer en Overmaas. In het statuut moeten de vier elementen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden in hun samenhang, duidelijkheid en transparantie garanderen. Het statuut is een levend document waarbij regelmatig moet worden gecontroleerd of de inhoud nog aansluit bij de omstandigheden. Bij sterk veranderde omstandigheden kan het statuut aanpassingen vereisen. 3.2 lgemene missie In het eglement voor het Waterschap oer en Overmaas legt de provincie voor het waterschap het gebied, de taken, de inrichting en de samenstelling van het bestuur vast. De missie van het Waterschap oer en Overmaas is Daar waar water en omgeving elkaar ontmoeten, geven medewerkers van het waterschap met kennis van water en gevoel voor de omgeving vorm aan het waterbeheer in Limburg. In algemene zin zal het financieel beleid dienen bij te dragen aan en ondersteuning te bieden voor het uitvoeren van de taken zoals opgenomen in het reglement. Meer specifiek dient de financiële continuïteit op korte en lange termijn gewaarborgd te worden. 3.3 Het treasurybeleid Het treasurybeleid is erop gericht toegang te verkrijgen en te behouden tot de geld- en kapitaalmarkt om zo, binnen de financiële mogelijkheden van het waterschap, een optimaal of voldoende rendement te verkrijgen dan wel de lasten zo veel mogelijk te reduceren. Hierbij moeten de risico's zo goed mogelijk worden beheerst. Investeringen, deelnemingen en beleggingen die worden gedaan in het kader van de publieke taak, waarbij bewust risico's worden aanvaard vallen buiten de kaders van dit statuut. In de voorkomende gevallen dient hiervoor steeds afzonderlijke besluitvorming plaats te vinden. Meer gedetailleerd zijn de doelstellingen van het treasurybeleid: het verkrijgen en behouden van toegang tot de geld- en kapitaalmarkten tegen de scherpst mogelijke condities; het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico's, zoals rente-, koers-, liquiditeits-, valuta- en kredietrisico's; het minimaliseren van de interne (verwerkingskosten) en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities; het realiseren van een efficiënte en controleerbare treasuryfunctie binnen de organisatie; het tijdig beschikbaar hebben van betrouwbare informatie aangaande de treasury; het continu voldoen aan de wettelijke vereisten aangaande treasury, zoals onder meer opgenomen in de Wet Fido en uddo en de bij de Wet Fido behorende uitvoeringsregeling. 10 Treasurystatuut 2011

11 3.4 isico-attitude De attitude van het Waterschap oer en Overmaas ten aanzien van financieel risico is risicomijdend. isicomijdend houdt in ieder geval in: Het beleid ten aanzien van financieringen is erop gericht een spreiding van toekomstige renterisico's te bevorderen opdat ook in de toekomst kan worden ingespeeld op ontwikkelingen op het gebied van het aantrekken en uitzetten van financieringen zodat voldaan wordt aan de renterisiconorm conform de eisen uit de Wet Fido en er geen overmatige blootstelling aan rentebewegingen optreedt; Het beleid is er op gericht om te komen tot optimalisatie van de inkomende en uitgaande geldstromen door middel van het matchen van inkomsten en uitgaven in de loop van het jaar; Het beleid ten aanzien van beleggingen is zodanig dat alleen beleggingen kunnen worden gedaan van tijdelijke overschotten; Het gebruik van derivaten is alleen toegestaan ter beperking van financiële risico s en het beleid dienaangaande dient prudent en transparant te zijn. Dit betekent dat bij het komen tot de eerste voorstellen met betrekking tot het gebruik van een van dergelijke instrumenten het bestuur nadrukkelijk zal worden geïnformeerd over en betrokken bij het besluit betreffende het gebruik van deze instrumenten zodat het doel en het effect van het te hanteren instrument helder en duidelijk gemaakt wordt alvorens te kunnen worden toegepast. Waterschap oer en Overmaas /

12 4 De organisatie van de treasuryfunctie 4.1 Treasury-organisatie De plaats van treasury binnen het Waterschap oer en Overmaas is als volgt aan te geven: De vaststelling van het treasurystatuut geschiedt door het algemeen bestuur. Middels een door het algemeen bestuur vastgesteld delegatiebesluit is aan het dagelijks bestuur de bevoegdheid gedelegeerd voor de uitvoering van het treasurybeleid, c.q. concrete treasury-activiteiten met inachtneming van het treasurystatuut, zoals het tijdelijk beleggen van beschikbare geldmiddelen en het aantrekken van geldleningen ter financiering van de publieke taak. Via de mandaatverlening door het dagelijks bestuur aan de secretaris/directeur respectievelijk door de secretaris/directeur aan financiën wordt de concrete uitvoering van het beleid verzorgd door financiën. Een uitzondering hierop is het tijdelijke beleggen van beschikbare geldmiddelen, indien de partij een andere partij is dan de Nederlandse Waterschapsbank N.V. Dit blijft voorbehouden aan het dagelijks bestuur. 4.2 Procedures In het kader van dit treasurystatuut zijn de procedures voor het aangaan van geldleningen en het aangaan van kasgeldleningen en het tijdelijk beleggen van overtollig geld opgenomen in de procesbeschrijving van het treasuryproces. Deze beschrijving is als bijlage bij dit statuut gevoegd. In deze procesbeschrijving is per activiteit volgens het SCI-model de rol, verantwoordelijkheid en bevoegdheid weergegeven: (esponsible; verantwoordelijk). Dit is degene(n) die het werk doet/doen. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die accountable is. (ccountable; eindverantwoordelijk). Dit is degene die (eind)verantwoordelijk, bevoegd is. S (Supportive; ondersteunend). Dit is degene die ondersteuning verleent. C (Consulted: raadplegen). Dit is iemand die vooraf geraadpleegd wordt. Dit is tweerichting communicatie. Deze persoon geeft (mede) richting aan het resultaat, hij/zij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties geraadpleegd. I (Informed; informeren). Iemand die achteraf geïnformeerd wordt over de genomen beslissingen, over de voortgang en bereikte resultaten. 4.3 Functiescheiding Door functiescheiding te creëren tussen functies wordt misbruik zoveel mogelijk voorkomen. Naast de externe controle aan het einde van het proces vindt ook tijdens de processen controle plaats naar de juistheid en legitimiteit. Het belangrijkste deel van de controle vindt dan ook intern plaats, bijvoorbeeld de interne controle op rechtmatigheid. De controle van de accountant vindt plaats in het kader van de controle op de jaarrekening. Hiermee strekt de controle van de accountant zich uit over het gehele uitvoeringstraject. De invulling hiervan is neergelegd in de in het algemeen bestuur van 29 september 2008 vastgestelde Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Waterschap oer en Overmaas (artikel 109 Waterschapswet). 12 Treasurystatuut 2011

13 5 Instrumenten en limieten 5.1 Instrumenten Voor het uitvoeren van transacties zijn in het kader van de treasury de volgende instrumenten ter beschikking: ekening-courant faciliteiten; Kasgeldleningen; Vaste geldleningen; Uitzettingsvormen (zoals deposito's); Specifieke rente-instrumenten (zoals derivaten). Specifieke rente-instrumenten mogen alleen gebruikt worden voor het beheersen of verminderen van renterisico's. Voor het gebruik van specifieke rente-instrumenten dient vooraf een aprt. mandaat te zijn afgegeven door het algemeen bestuur. 5.2 Limieten Bij het gebruik van de bovenstaande instrumenten moet men in ieder geval voldoen aan de onderstaande richtlijnen: lgemeen Geld wordt uitsluitend uitgezet of opgenomen op basis van een recente liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie. De renterisiconorm mag in principe niet worden overschreden. De rentevisie / rentescenario's van het Waterschap oer en Overmaas zijn gebaseerd op informatie van financiële instellingen en gezaghebbende instanties zoals het Centraal Plan Bureau Opnemen enterisico's op de netto vlottende schuld zijn begrensd tot de normen van de kasgeldlimiet van de Wet Fido. De hoogte van de kasgeldlimiet (=de maximaal toegestane netto korte schuld) is in de uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden wettelijk bepaald op 23% van de totale omzet. enterisico's op de vaste schuld zijn begrensd tot de normen van de renterisiconorm van de Wet Fido. Het financieren en beleggen van gelden houdt in dat er renterisico wordt gelopen. De renterisiconorm geeft het maximale leningenbedrag aan dat binnen 1 jaar onderhevig mag zijn aan rentewijziging. Dit per jaar te berekenen normbedrag is in de uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden wettelijk bepaald op 30% van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar. De renterisiconorm moet voor 4 jaar worden bepaald op basis van het begrotingstotaal van het eerste jaar. Toepassing van deze norm heeft tot gevolg dat jaarlijks geen al te grote verschillen in rentelasten (en baten) kunnen voorkomen. Het gebruik van specifieke rente-instrumenten dient te geschieden conform de ministeriële regeling uit hoofde van de Wet Fido en de uddo. De te volgen procedure voor het aantrekken van leningen maakt onderdeel uit van de procesbeschrijving treasury, bijlage 1. Waterschap oer en Overmaas /

14 5.2.3 Uitzetten isico's bij uitzettingen worden beperkt doordat minimaal de hoofdsom is gegarandeerd; Koersrisico's op de uitzettingen in vastrentende waarden worden beperkt door de omvang en de (resterende) looptijd te matchen met de omvang en looptijd van de beschikbare liquide middelen; Om kredietrisico's te spreiden, cq. te voorkomen wordt maximaal 5 miljoen euro van de middelen uitgezet bij één individuele tegenpartij; De procedure voor het uitzetten van gelden maakt onderdeel uit van de procesbeschrijving treasury zoals opgenomen in bijlage 1. Voor het uitzetten van gelden mag men een partij alleen accepteren als tegenpartij, indien deze voldoet aan de volgende criteria; Kredietrisico's bij langer dan 3 maanden uitzetten worden beperkt door uitsluitend uit te zetten bij financiële instellingen die voldoen aan de kredietwaardigheideis rating -minus of hoger, afgegeven door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus (Standaard & Poor s, Moody s en Fitch). Kredietrisico's bij korter dan 3 maanden uitzetten bij financiële instelling geldt minimaal - rating, afgegeven door twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus. De tegenpartij is een instelling die onder financieel rechterlijk toezicht staat in een EU/EE lidstaat die ten minste beschikt over een -rating afgegeven door ten minste 2 van de 3 gerenommeerde ratingbureaus en voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze tenminste over een -minusrating beschikken, afgegeven door tenminste 2 van de 3 gerenommeerde ratingbureaus; Indien de outlookrating van de tegenpartij bij één van deze twee ratingbureaus negativ is, wordt deze partij uitgesloten. En/of: De tegenpartij is een collega-overheid of instantie binnen de Europese Unie, die de publieke taak dient en waaraan door de vigerende Centrale Bank een solvabiliteitsvrije status is toegekend. Daarnaast worden ten aanzien van het uitzetten van gelden de volgende regels gesteld: Waterschappen gaan geen leningen aan met het enkele doel het aangetrokken geld tegen een hoger rendement uit te zetten. 14 Treasurystatuut 2011

15 6 Voorbereiding en vaststelling van het beleid 6.1 lgemeen Voor het voorbereiden en vaststellen van het treasurybeleid heeft men operationele informatie nodig. De verschillende operationele informatiestromen zijn als volgt weergegeven: Operationele informatie Frequentie Bron Saldobepaling Liquiditeitsprognose nalyse leningenportefeuille nalyse risicoprofiel entevisie lange en korte termijn Maandelijks Elektronisch bankiersysteem en financiële administratie Maandelijks Saldobepaling, uitgaven- en inkomstenpatroon investeringen en exploitatie. Per half jaar Per half jaar Per kwartaal Leningen beheerssysteem Liquiditeits- en vermogensplanning Financiële publicaties/bankrelaties/cpb 6.2 Financiële beleidscyclus / rapportages Verstrekker Ontvanger Medewerker financiën Medewerker financiën Medewerker financiën Medewerker financiën Medewerker financieel beleid Coördinator financiën Coördinator financiën Coördinator financiën Coördinator financiën Coördinator financiën Het Waterschap oer en Overmaas gebruikt de jaarlijkse Planning en Control (P&C) cyclus voor het uitvoering geven aan het treasurybeleid, voor het afleggen van verantwoording over dat beleid en voor bijstelling van het beleid door het jaar heen. De beleidscyclus kent een aantal sturings- en rapportagedocumenten, aangevuld met een jaarlijkse tussentijdse verantwoording over het eerste halfjaar, die gedurende het jaar worden voorbereid en geformuleerd door financiën. Deze documenten worden na behandeling door het dagelijks bestuur vastgesteld, c.q. voorgelegd, aan het algemeen bestuur. Deze sturings- en rapportagedocumenten zijn: Meerjarenraming: voorafgaand aan de vaststelling van de begroting behandelt het algemeen bestuur in de eerste helft van het jaar de meerjarenraming die betrekking heeft op het begrotingsjaar evenals de 4 daarop volgende jaren. Hierin worden de lange termijn ontwikkelingen aangegeven, geanalyseerd en doorgerekend. Dit analyseren en doorrekenen dient ook te gebeuren voor de liquiditeitsprognose en de risicoanalyse. De meerjarenraming vormt de basis voor de verdere begrotingsprocedure. Programmabegroting: behandeling in het algemeen bestuur is voorzien op het einde van het jaar voorafgaand aan het begrotingjaar. In het derde en vierde kwartaal wordt de programmabegroting opgesteld waarin de treasuryparagraaf wordt opgenomen. Naast de treasuryparagraaf kent de begroting een liquiditeitsprognose en een rentevisie. Jaarlijkse tussentijdse verantwoording over de uitvoering van het treasurybeleid over het eerste halfjaar. Waterschap oer en Overmaas /

16 Programmarekening: in de programmarekening, die gezien moet worden als de verantwoording van de uitvoering van het beleid, wordt wederom een treasuryparagraaf opgenomen. Hierin wordt het beleid zoals het voorgenomen was in de treasuryparagraaf in de programmabegroting getoetst aan het werkelijk uitgevoerde beleid. Verschillen dienen daarbij verklaard te worden. De treasuryparagraaf in de programmabegroting worden gebruikt om de geplande uitvoering van het treasurybeleid te formuleren en de treasuryparagraaf van de programmarekening wordt gebruikt om de uitvoering te toetsen. De treasuryparagrafen kennen minimaal de volgende onderwerpen: de algemene interne en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de treasuryfunctie; de ontwikkeling in de financierings- en beleggingsbehoefte; de ontwikkeling in de renterisiconorm en de kasgeldlimiet; het risicobeleid: analyse van de risico s m.b.t. treasury; het cashmanagement: de plannen, c.q. realisatie van het beleid inzake het kasbeheer; het financierings- en beleggingsbeleid: de plannen c.q. realisatie van het beleid voor de waterschapsfinanciering en belegging van overschotten; relevante ontwikkelingen in de treasury-organisatie; relevante ontwikkelingen in de informatievoorziening en systeembeheer voor de treasuryfunctie; een rentevisie en een rentegevoeligheidanalyse; een liquiditeitenprognose. 6.3 Mandaten De mandaten voor het aangaan van geldleningen, het tijdelijke beleggen van overtollig kasgeld en het aangaan van kasgeldleningen zijn opgenomen in de Delegatie- en Mandaatverordening Waterschap oer en Overmaas 2004 (algemeen bestuur 14 juni 2004). 6.4 Tussentijdse bijstelling van het beleid Tussentijdse bijstelling van het beleid, en daarmee samenhangende bijstelling van het mandaat, vindt plaats indien daar aanleiding toe is. Deze bijstelling moet na behandeling door het dagelijks bestuur in het algemeen bestuur vastgesteld worden. 16 Treasurystatuut 2011

17 7 Uitvoering van het beleid Het beleid wordt uitgevoerd volgens de door het dagelijks bestuur met ingang van 20 december 2010 gemandateerde bevoegdheden: Het aantrekken van geldleningen ter financiering van de publieke taak is gemandateerd aan de secretaris/directeur, samen met de coördinator financiën; Het aangaan van kasgeldleningen is gemandateerd aan de secretaris/directeur; Het tijdelijk beleggen van overtollig kasgeld bij de Nederlandse Waterschapsbank N.V. is gemandateerd aan de secretaris/directeur. De secretaris/directeur heeft op 20 december 2010 ondergemandateerd: Het aangaan van kasgeldleningen aan de coördinator financiën en de medewerker financieel beleid gezamenlijk; Het tijdelijk beleggen van overtollig kasgeld bij de Nederlandse Waterschapsbank N.V. aan de coördinator financiën en de medewerker financieel beleid gezamenlijk. Het tijdelijk beleggen van overtollig kasgeld bij een andere partij / instelling dan de Nederlandse Waterschapsbank N.V. is voorbehouden aan het dagelijks bestuur. De overeenkomsten wordt vastgelegd in het treasurydossier. Dit treasurydossier is digitaal te raadplegen via een zogenaamd digitale informatie systeem (DIS). Een medewerker van financiën houdt zich bezig met de administratieve afhandeling van de overeenkomsten. Waterschap oer en Overmaas /

18 8 Toetsing en control 8.1 Verslaglegging Essentieel onderdeel van de planning- en controlcyclus is, dat zowel tijdens als na uitvoering van het beleid verantwoording afgelegd wordt door middel van verantwoordingsinformatie. 8.2 Interne controle De uitvoering van het beleid wordt getoetst en verantwoord in de treasuryparagraaf van de programmarekening. Financiën legt van alle plannen, nota's en besluiten een dossier aan. Dit dossier staat op verzoek ter beschikking voor interne controle en voor externe controle door de accountant. Ten aanzien van treasury vindt in het kader van de rechtmatigheidscontrole tweemaal per jaar een interne controle plaats. lle treasury-activiteiten worden integraal getoetst aan de in de bijlage opgenomen procesbeschrijving, inclusief alle mandaten. 8.3 Externe controle Het Waterschap oer en Overmaas zal alle maatregelen treffen die noodzakelijk zijn voor het (doen) uitvoeren van een effectieve externe controle door een registeraccountant (artikel 109 lid 2 van de Waterschapswet). De toetsing van de rechtmatigheid van de uitvoering van het treasurybeleid is object van de reguliere controle van de accountant. Opdrachtgever voor de externe controle is het algemeen bestuur. Daarnaast zal het Waterschap oer Overmaas de volgende informatie verstrekken aan: de toezichthouder (Provincie Limburg): Jaarlijks de programmabegroting waarin opgenomen: o Het begrotingstotaal voor het komende jaar. o De kasgeldlimiet bij aanvang van het komende jaar. o De renterisiconorm bij aanvang van het komende jaar. o Het renterisico op de vaste schuld over de komende 4 jaren. Jaarlijks de programmarekening waarin opgenomen: o Het begrotingstotaal bij aanvang van het verslagjaar. o De kasgeldlimiet bij aanvang van het verslagjaar. o De gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van het verslagjaar. het CBS: Driemaandelijks een opgave van de stand van het EMU-saldo op een voor het Centraal Bureau voor de Statistiek te bepalen wijze, zodat zij de informatie aan het Ministerie van Financiën kan presenteren. Deze informatie wordt door financiën verzorgd. 18 Treasurystatuut 2011

19 9 Bestuurlijke vaststelling rtikel 108 en artikel 109 van de Waterschapswet bepalen dat het algemene bestuur bij verordening regels vaststelt met betrekking tot de organisatie van de administratie en het beheer van de vermogenswaarden en de controle. Met de vaststelling van dit treasurystatuut wordt voldaan aan de verplichting zoals die is opgenomen in artikel 108 en 109 van de Waterschapswet. Uiterlijk 14 dagen na vaststelling dient het treasurystatuut toegezonden te worden aan de Gedeputeerde Staten van de Provincie Limburg. Waterschap oer en Overmaas /

20 10 Slotbepaling Dit financieringsstatuut (treasurystatuut) treedt in werking met ingang van de eerste dag na vaststelling door het algemeen bestuur. Hierbij komt het oude treasurystatuut te vervallen. Dit statuut kan worden aangehaald als 'Treasurystatuut ldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van De secretaris/directeur, De voorzitter, ing. J.M.G. In den Kleef dr. J.J. Schrijen 20 Treasurystatuut 2011

21 Bijlage 1, Procesbeschrijving treasury WTESCHP OE EN OVEMS Procesbeschrijvingen Treasury datum: pagina: 1/5 versie: 1.2 bestand: 1. Doel Het doel van het proces Treasury is de beheersing van de rentekosten 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Zie SCI 3. elaties met andere procedures Proces factuurafhandeling 4. Op te leveren (tussen)producten Liquiditeitsprognose 5. Te volgen werkwijze (stroomschema) 6. Te gebruiken standaardformulieren Liquiditeitsprognose. Offerteoverzicht 7. Begrippen en definities NWB = Nederlandse Waterschapsbank N.V. 8. Klanten / leveranciers van de procedure Banken en geldmakelaars 9. isico's en (beheers)maatregelen Kapitaalmarktontwikkeling periodiek proces doorlopen. Fluctuatie rente periodiek proces doorlopen. Lening afsluiten/geld uitzetten terwijl niet noodzakelijk Liquiditeitsprognose door medewerker financiën laten controleren. Geld uitzetten bij verkeerde partijen Treasurystatuut en Wet Fido 10. Kwaliteitseisen t.a.v. het (tussen)product of het proces ente uitzetten tegen het hoogste op dat moment geldende rentepercentage volgens regels Treasurystatuut. Lening afsluiten tegen laagste rentepercentage volgens regels Treasurystatuut. 11. Prestatie-indicatoren In 95% van de genomen beslissingen is correct geweest. Waterschap oer en Overmaas /

22 22 Treasurystatuut 2011

23 Waterschap oer en Overmaas /

24 24 Treasurystatuut 2011

25 Waterschap oer en Overmaas /

26 UITWEKING POCESSTPPEN INCLUSIEF SCI Naam Proces: Treasury = Uitvoerder van de actie = Eindverantwoordelijk voor de actie S = Degene die moet ondersteunen bij de actie C = Degene die geraadpleegd moet worden bij de actie I = Degene die geïnformeerd moet worden bij de actie 1 Liquiditeitsprognose Periodiek wordt op basis van gegevens financieel systeem en verwachtingen de spreadsheet voor de liquiditeitsprognose ingevuld met prognose komende 2 jaar. S C Medewerker financiën (WO0717) Secretaris/directeur (WO0101) 2 Geld tekort? Op basis van de liquiditeitsprognose en het saldo op de rekening wordt bekeken of een geld tekort verwacht wordt. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financiën (WO0717) 3 Geld over? Op basis van de liquiditeitsprognose en het saldo op de rekening wordt bekeken of een geld overschot verwacht wordt. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financiën (WO0717) 4 Overschrijding kasgeldlimiet 2e kwartaal achter elkaar? De wet FIDO schrijft voor dat de kasgeldlimiet geen 3 kwartalen achter elkaar mag worden overschreden. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financiën (WO0717) 26 Treasurystatuut 2011

27 5 Drie offertes aanvragen langlopende geldlening Telefonisch worden minimaal 3 offertes opgevraagd, de gegevens worden in een Excelbestand gezet. S - Secretaris/directeur (WO0101) 6 Offertes beoordelen Op basis van de voorwaarden in treasury statuut worden de offertes beoordeeld. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financieel beleid (WO0714/WO0715) 7 ndere bank goedkoper dan NWB? Beoordeelt wordt of een bank een beter aanbod heeft dan de Nederlandse Waterschapsbank S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financieel beleid (WO0714/WO0715) 8 Gunnen aan goedkoopste aanbieder De lening wordt telefonisch gegund aan de goedkoopste aanbieder, daarna volgt de schriftelijke overeenkomst en een notitie naar het dagelijks bestuur. S - I Secretaris/directeur (WO0101) Dagelijks Bestuur 9 Geldlening NWB afsluiten De lening wordt telefonisch gegund aan de Nederlandse Waterschapsbank, daarna volgt de schriftelijke overeenkomst en een notitie naar het dagelijks bestuur. S - I Secretaris/directeur (WO0101) Dagelijks Bestuur Waterschap oer en Overmaas /

28 10 Langer dan één maand nodig? Bekeken wordt of het geld dat geleend moet worden langer dan 1 maand nodig is. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financiën (WO0717) 11 Kasgeldlening NWB afsluiten De kasgeldlening wordt telefonisch gegund aan de Nederlandse Waterschapsbank, daarna volgt de schriftelijke bevestiging/overeenkomst. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financieel beleid (WO0714/WO0715) 12 Meerdere offertes aanvragen Telefonisch worden 3 offertes opgevraagd, de gegevens worden in een Excel-bestand gezet. S - Secretaris/directeur (WO0101) 13 Langer dan één maand over? Bekeken wordt of het geld dat over is langer dan 1 maand niet nodig is. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financiën (WO0717) 14 Geld uitzetten bij NWB Het geld wordt door middel van een telefonisch gunning uitgezet bij de Nederlandse Waterschapsbank N.V., daarna volgt de schriftelijke bevestiging/overeenkomst. S - Secretaris/directeur (WO0101) 28 Treasurystatuut 2011

29 15 ndere partijen met hoger rentepercentage dan NWB? Bekeken wordt of een andere bank een hoger rentepercentage biedt dan de NWB. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financieel beleid (WO0714/WO0715) 16 DB voorstel maken Een DB voorstel wordt gemaakt waarin het DB gevraagd wordt, akkoord te gaan met het uitzetten van het geld bij de partij met het hoogste rente percentage. S Secretaris/directeur (WO0101) Medewerker financieel beleid (WO0714/WO0715) 17 DB neemt besluit an de hand van het DB voorstel neemt het DB een besluit over het uitzetten van het geld bij de partij met het hoogste rentepercentage of bij de NWB. S Dagelijks bestuur lgemeen bestuur 18 DB akkoord? Gaat het DB akkoord met het voorstel? S - I Dagelijks bestuur lgemeen bestuur lgemeen bestuur 19 Geld uitzetten conform DB voorstel Het geld wordt door middel van een telefonische gunning uitgezet bij de bank die het hoogste rentepercentage biedt. Daarna volgt de schriftelijke bevestiging/overeenkomst. S - I Dagelijks bestuur lgemeen bestuur Waterschap oer en Overmaas /