VERANTWOORDELIJKE PROCESOPTIMALISATIE EN -BEHEER

Transcriptie

1 Het Agentschap Wegen en Verkeer werft aan in contractueel dienstverband (contract onbepaalde duur): VERANTWOORDELIJKE PROCESOPTIMALISATIE EN -BEHEER Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Elektromechanica en Telematica Mobiliteit en Openbare Werken B1 deskundige Alcatelgebouw, Lange Kievitstraat , 2018 Antwerpen (op wandelafstand van het Centraal Station) Vacaturenummer: AWV Functiecontext De Vlaamse overheid wil het verkeer veilig, vlot, leefbaar en betaalbaar houden. Het Agentschap Wegen en Verkeer staat in voor het aanleggen, onderhouden en beheren van de Vlaamse gewest- en autosnelwegen. Het Agentschap is ook bevoegd voor de veiligheid en het comfort van de weggebruikers. Zij zorgt tevens voor de grootst mogelijke mobiliteit, rekening houdend met ruimtelijke ordening, economische en ecologische aspecten. De functie van verantwoordelijke procesoptimalisatie en beheer situeert zich binnen de afdeling Elektromechanica en Telematica van het Agentschap Wegen en Verkeer. Deze afdeling staat in voor de realisatie, het beheer en het onderhoud van de elektromechanische en telematicatoepassingen langs wegen en waterwegen, zoals: de teletransmissie-, afstandsbewakings- en afstandsbedieningsinstallatie; de telecommunicatienetwerken van het Vlaams Gewest; de elektromechanische uitrustingen van het autosnelwegen- en gewestwegennet (TV-bewaking, praatpalen, telposten, weerstations, dynamische route-informatiepanelen, handhavingssystemen zoals roodlicht-/snelheidscamera s, Weigh-in-Motion, trajectcontrole, digitale vrachtwagensluizen ); de elektromechanische uitrustingen van en langs de waterlopen (bruggen, sluizen, stuwen, pompstations, riviersignalisatie, roosterinstallatie ); de elektromechanische uitrusting van sommige gebouwen van de Vlaamse overheid. De afdeling telt een 200-tal personeelsleden, levert kwaliteitsvolle ondersteuning aan interne en externe klanten en is ISO9001:2008 gecertificeerd. Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 1 van 8

2 Je komt terecht in het Vlaams Tunnel- en Controlecentrum (VTC), onderdeel van de afdeling Elektromechanica en Telematica. Het VTC is gevestigd in Antwerpen en staat in voor: de verwerking van meldingen van defecten en schade aan elektromechanische installaties zoals wegverlichting, verkeerslichten, pompstations, sluizen,, om zo snel mogelijk de nodige herstellingen te laten uitvoeren; de bewaking en de bediening van niet-bemande installaties, aangesloten op het afstandsbewakings- en afstandsbedieningssysteem van de Vlaamse overheid, bvb. wegverlichting, bruggen, sluizen, het beheer op afstand van de aangesloten tunnels, en de veilige afhandeling van incidenten en calamiteiten in tunnels zoals bepaald door de Europese Tunnelrichtlijn. De operatoren van het VTC werken daartoe in een volcontinudienst (24u/24u 7d/7d). Je wordt tewerkgesteld als verantwoordelijke procesoptimalisatie en beheer van het Vlaams Tunnelen Controlecentrum. Je voert je taken uit tijdens de kantooruren. 2. Je takenpakket Als verantwoordelijke procesoptimalisatie en beheer bij het VTC sta je in voor de opmaak, de opvolging en de optimalisatie van de procedures en de werkinstructies die betrekking hebben op het Vlaams Tunnel- en Controlecentrum. Deze procedures en werkinstructies zullen vooral betrekking hebben op de verwerking van oproepen en de afstandsbewakings- en bedieningstaken van het VTC. Hiertoe is veelvuldige afstemming en samenwerking nodig met de wegbeheerder, het Vlaams Verkeerscentrum en andere klanten van de afdeling. In samenspraak met de technische ontwikkelaars van het VTC help je mee aan de ontwikkeling, de testing en de introductie van nieuwe gebruikersinterfaces in de operatorkamer. Je coacht en begeleidt de operatoren opdat de procedures, instructies en gebruikersinterfaces optimaal toegepast worden. Je staat in voor de kwaliteitscontrole van de uitgevoerde opdrachten van de operatoren en stuurt hen bij indien nodig. Je ondersteunt de operatoren bij complexe oproepen of op drukke momenten. Je staat ook in voor de opleiding van het nieuwe operatorpersoneel. Bij afwezigheid van de verantwoordelijke van het VTC neem je een beperkt aantal opdrachten over met betrekking tot personeelsmanagement (bvb. opstellen van de werkregeling). Kortom: in samenspraak met de verantwoordelijke van het VTC zorg jij ervoor dat het VTC en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Deze taken worden hieronder verder uitgewerkt: 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 2 van 8

3 ften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement en de klanten (wegbeheerder, installatiebeheerder, Vlaams verkeerscentrum ) gen en problemen 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening van het VTC teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Akkoord bereiken rond de geformuleerde voorstellen De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Operatoren ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant en de operatoren teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling, bvb nieuwe gebruikersinterface, databanken Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen t.b.v. de operatoren 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren Management en klanten adviseren Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren en oplossingen voorstellen Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 3 van 8

4 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van procedures, werkinstructies, draaiboeken Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor managementrapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen en procedures Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen in de wereld van afstandsbewaking- en bediening, meldkamers, incidentmanagement... Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 8. OPTIMALISATIE VAN DE DIENSTVERLENING Organiseert overleg en/of neemt beslissingen over de dienstverlening ten einde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is Voorstellen formuleren en bespreken m.b.t. optimalisatie van de procedures, draaiboeken, instructies Binnen het team overleg organiseren over mogelijke verbeteringen van de dienstverlening Werkgroepen die instaan voor de opmaak van interne draaiboeken trekken Overleg organiseren tussen het Vlaams Tunnel- en Controlecentrum, Vlaams Verkeerscentrum, projectingenieurs afstandsbewaking,... om de samenwerking te optimaliseren Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 4 van 8

5 Een brugfunctie vervullen tussen de teamleden die niet tegelijkertijd aanwezig zijn en het overleg op die wijze verder faciliteren 9. COÖRDINEREN Helpt collega s vakinhoudelijk; bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden Opleidingen organiseren en geven om het kennisniveau van het team op peil te houden Het permanent uitwisselen van kennis en ervaring tussen de teamleden stimuleren De uitvoering van een aantal operationele taken van het team coördineren 3. Profiel 3.1. Formele deelnemingsvoorwaarden: Je diploma 1 Je hebt een bachelor diploma Je werkervaring Je hebt tenminste 3 jaar ervaring met de opmaak, de implementatie, de opvolging en de optimalisatie van de procedures en de werkinstructies Competenties en bijkomende verwachtingen Je technische competenties Je hebt een technische interesse of de nodige achtergrond om in de rol van sleutelgebruiker inhoudelijk te discussiëren met projectingenieurs die ten behoeve van het VTC afstandsbewakings- en afstandbedieningssystemen ontwikkelen. Je hebt de nodige communicatieskills om opleidingen te geven en eindgebruikers te enthousiasmeren. Je bent bereid en gemotiveerd om je snel in te werken in organisatie-specifieke informaticatoepassingen (bv. ABBAMelda) Je persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. 1 Heb je je diploma in het buitenland behaald? Dan heb je ook een erkenning van niveaugelijkwaardigheid nodig. Je kunt deze aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Heb je je diploma niet in het Nederlands behaald? Dan moet je ook geslaagd zijn voor een taalexamen bij Selor. Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 5 van 8

6 Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. (niveau 2) Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. (niveau 2) Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg (niveau 2) Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. (niveau 2) Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Legt verbanden en ziet oorzaken (niveau 2) Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens (niveau 1) Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) (niveau 1) Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen (niveau 2) Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek (niveau 2) 4. Hoe kan je solliciteren? Solliciteren kan tot en met 12 juni 2016 door je CV en motivatiebrief in te sturen via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht. Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 6 van 8

7 5. Selectieprocedure 2 Screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: Screening op basis van curriculum vitae en motivatiebrief (relevantie van de werkervaring, motivatie, technische competenties, ) eliminerend (week van 13 juni 2016) Fase 2: Verkennende gesprekken (bij meer dan 6 kandidaten) eliminerend (21 juni 2016 onder voorbehoud) Fase 3: Een selectiegesprek (bestaande uit een functiegericht, inhoudelijk gedeelte en een competentiegericht luik) met de jury, vaktechnische case en computergestuurde test(en), waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst eliminerend (21 juni 2016 onder voorbehoud). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of handicap. We voorzien redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan de selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon onderaan vermeld in de vacature. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kan deelnemen aan de selectie. 6. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode met een vormingsprogramma. Wij bieden je 35 dagen vakantie per jaar (vrij op te nemen in overleg met de dienst). Daarnaast ben je vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar (ter compensatie van feestdagen die in het weekend vallen). Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B111) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 2235,68 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index zonder ervaring), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Relevante privéervaring of als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden (tot maximum 20 jaar). Je ontvangt bovendien vakantiegeld en een eindejaarstoelage. Op de website kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je krijgt elektronische maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. De werkgever betaalt 5,91 euro; 1,09 euro draag je zelf bij via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je kan een aantal dagen per maand telewerken (max. 4 dagen), van thuis uit of in een satellietkantoor van de Vlaamse overheid. Je werkt in een systeem van glijdende werktijden voor een optimale combinatie van werk en privé. Voor de uitvoering van je werk wordt er een laptop ter beschikking gesteld. 2 Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie. Conform het VPS kan het principe van het niet-nodeloos hertesten worden toegepast in de selectieprocedure. Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 7 van 8

8 Voor werkgerelateerde verplaatsingen kun je gebruiken maken van een poolwagen van de afdeling. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt vergoed door de werkgever. Doe je dit traject of een deel ervan met de fiets, dan kan je een fietsvergoeding aanvragen van 0.21/ km. Je krijgt een gratis basishospitalisatieverzekering. Je kan deze upgraden of gezinsleden aansluiten tegen een gunstig tarief. Je kan via de Sociale Dienst aanspraak maken op een aantal bijkomende voordelen zoals korting voor pretparken en culturele evenementen, een Sinterklaasgeschenk voor je kinderen, Jaarlijks kan je je inschrijven voor een gratis griepvaccinatie. In de hoofdkantoren van de Vlaamse overheid zijn restaurants, waar personeelsleden tegen democratische prijzen kunnen eten. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website 7. Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Erika Decorte Verantwoordelijke VTC Tel: 03 / erika.decorte@mow.vlaanderen.be Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieprocedure kun je contact opnemen met Eline De Smet Intern consultant HRM selectiedeskundige, afdeling Personeel en Organisatie Tel. : 02 / eline.desmet@mow.vlaanderen.be Wil je op de hoogte blijven van de vacatures bij Mobiliteit en Openbare Werken? Surf naar of de vacaturesite van de Vlaamse overheid Voor inhoudelijke informatie over onze activiteiten kan je terecht op Selectiereglement functieomschrijving AWV00033 Pagina 8 van 8