Zakelijke Relatie - Algemeen versie

Transcriptie

1 Algemeen: Een zakelijke relatie is een bedrijf waarmee het kantoor contact mee heeft of waarvan de gegevens van dat bedrijf nodig is als informatie voor het advies of aanvraag en beheer van contracten. De zakelijke relaties zijn te verdelen in de volgende categorieën: - Maatschappijen - Dienstverleners - Zakelijke klanten - Werkgevers - Overig Maatschappijen Dat zijn bedrijven waarmee het kantoor zaken doet en de Invicer mee correspondeert vanwege de aanvraag, mutatie en opzegging van contracten of voor het opvragen van informatie benodigd voor het advies. Deze maatschappijen worden ook binnen Invice gelijk behandeld als de overige zakelijke relaties, met als verschil dat deze alleen door Consoft kunnen worden toegevoegd. (voor maatschappijen is een aparte handleiding =Maatschappijen - Algemeen= gemaakt waarin deze verder worden toegelicht en wordt uitgelegd hoe deze in Invice zijn te activeren en te gebruiken) Dienstverleners Dat zijn bedrijven die het kantoor zelf heeft ingevoerd en waarmee het kantoor zaken doet voor specifieke diensten die verband houden met het advies of aanvragen van contracten. Deze bedrijven hebben een aparte status binnen Invice, omdat voor de diensten die deze bedrijven uitvoeren speciale voortgangscontroles zijn ontwikkeld en ook speciale brieven. Deze bedrijven zijn: - Notariskantoren - Makelaarskantoren - Taxatiebureaus (voor dienstverleners is een aparte handleiding =Zakelijke relatie Dienstverleners= gemaakt waarin deze verder worden toegelicht en wordt uitgelegd hoe deze in Invice zijn te activeren en te gebruiken) Zakelijk klanten Dat is een bedrijf dat via het kantoor producten afneemt en waarvoor een zakelijk dossier wordt gemaakt. Voor zakelijke klanten is een aparte handleiding =Zakelijke klanten Dossier zakelijk= gemaakt waarin deze verder worden toegelicht en wordt uitgelegd hoe deze in Invice zijn aan te maken) Werkgevers Dat zijn primair de bedrijven waarbij de klanten van het kantoor werken. Deze informatie kan gebruikt worden voor het aanvragen van contracten, maar ook bij selecties om te bekijken welke klanten allemaal bij een bedrijf werken, terwijl dat bedrijf nog geen zakelijke klant is. (voor Werkgevers is een aparte handleiding =Zakelijke relaties Werkgevers= gemaakt waarin deze verder worden toegelicht en wordt uitgelegd hoe deze in Invice zijn aan te maken en te gebruiken) 1

2 Productverstrekkers Dat zijn bedrijven waarmee het kantoor communiceert voor het aanvragen, muteren of beheren van contracten. Dat zijn zakelijke relaties die of door Consoft zijn ingevoerd (Maatschappijen) of door het kantoor zelf zijn ingevoerd. Productverstrekkers zijn weer onder te verdelen in vier categorieën. 1. de Maatschappij die ook als productverstrekkers is aangemaakt. Dat betekend dat die Maatschappij,als risicodrager, zowel het product levert, maar daarbij ook de aanvraag en het beheer van het product zelf verzorgd. (Maatschappij door Consoft zelf ingevoerd, door het kantoor aangemerkt als product verstrekker en verder door het kantoor wordt bijgehouden) 2. Volmachthouder, dat is een zakelijke relatie die door Consoft is ingevoerd en als Maatschappij wordt beschouwd. Dat is een Zakelijke relatie die alsware een risicodrager geheel zelfstandig producten, al dan niet in combinatie, aanbied en het aanvraag traject geheel zelfstandig verzorgd Het beheer kan zowel bij de volmachthouder liggen als bij de Maatschappij (risicodrager). In deze situatie kan het zijn dat producten worden aangeboden die afwijken van het reguliere aanbod van die Maatschappij. (Maatschappij door Consoft zelf ingevoerd, door het kantoor aangemerkt als product verstrekker en verder door het kantoor wordt bijgehouden) 3. Volmachtbedrijf is een zakelijke relatie dat namens een risicodrager het product aanbied, maakt zelf de offerte en daarvoor de aanvraag verzorgd. Het beheer kan ook door die volmachthouder worden uitgevoerd of door de risicodragende maatschappij zelf. Dat is per volmacht verschillend. (Deze zakelijke relatie wordt door het kantoor als zakelijke relatie ingevoerd en wordt door het kantoor aangemerkt als productverstrekker en verder door het kantoor bijgehouden) Waarom deze als zakelijke relatie invoeren, omdat het bedrijf alleen de standaard producten aan van een andere Maatschappij (risicodrager) aanbied. 4. Inkoopcombinatie. Dat is een combinatie waarbij het aanvraagtraject van verschillende kantoren door één kantoor wordt verzorgd. Deze zakelijke relatie heeft een doorgeef functie. De inkoopcombinatie betrekt de producten weer via de zakelijke relaties zoals omschreven 1 t/m 3. (Deze zakelijke relatie wordt door het kantoor ingevoerd en aangemerkt als productverstrekker. Overige bedrijven Dat zijn de bedrijven waar het kantoor contact mee heeft die niet direct noodzakelijk zijn voor het proces binnen Invice. Het kunnen bedrijven zijn waar het kantoor zaken mee doet, bijvoorbeeld de eigen accountant, onderhoudsbedrijf, leveranciers etc. Vanuit het eigen dossier kan het kantoor met deze bedrijven communiceren. Maar stel dat het kantoor voor een klant een brief wil sturen naar de belastingdienst dan kan deze zakelijke relatie dan ook daar voor gebruikt worden. Met andere worden alle zakelijke relaties zijn vanuit alle posities te gebruiken. Dus alle zelf ingevoerde zakelijke relaties zijn op 1 plek terug te vinden. Een zakelijke relatie kan binnen Invice meerdere functies hebben. Zo kan een zakelijke relatie een klant zijn, maar tegelijker tijd ook weer fungeren als werkgever voor particuliere klanten in Invice. Een ander voorbeeld, notariskantoor is dienstverlener van het kantoor, heeft polissen lopen via het kantoor (zakelijke klant) en het personeel dat bij het notariskantoor werkt is in Invice ingevoerd als particuliere klant. In dit voorbeeld heeft het notariskantoor drie functies binnen Invice. Maar is maar één keer ingevoerd. 2

3 Waar zijn de zakelijke relaties in Invice te vinden. Als je bij navigatie kijkt, zie je deze indeling. Hier zijn de zakelijke relaties zichtbaar die het kantoor heeft ingevoerd. Deze plaats is vergelijkbaar met het persoonsregister bij personen. In dit gedeelte wordt alle gegevens van het bedrijf ingevoerd en bewaard. Indien een bedrijf een zakelijke klant is, dus dat bedrijf zie je dan hier staan, dan betekend het dat het bedrijf op zich altijd zichtbaar is in het overzicht van zakelijke relaties. Je ben gauw geneigd te denken dat het bedrijf er dan twee keer in staat. 1 keer in het overzicht van de zakelijke relaties en 1 keer in het Zakelijk Dossier. Wat je in het zakelijk dossier ziet is een kopie van het record van de zakelijke relatie. Dus het zakelijke dossier is gekoppeld aan het bedrijf. Hier zie je de maatschappijen staan. Als je in het scherm zit van de zakelijke relatie dan zie je dit scherm. Je kan daar kwijt: Alle bedrijfsgegevens, de bij het bedrijf werkzame personen en kan je aangeven of het bedrijf een productverstrekker is, in dat geval kan je ook het tussenpersoonnummer daar invoeren, of een dienstverlener. 3

4 Zit je in het hoofdmenu van een zakelijke klant, en je wilt iets van het bedrijf aanpassen, bijvoorbeeld de bedrijfsgegevens of de gegevens van het personeel, dan pas je dat aan in het record van het bedrijf bij zakelijke relaties. Klik je hier dan kom je direct in het record van de zakelijke relatie. Dus in het dossier worden alleen maar de contracten, objecten enzo bijgehouden. Je ziet wel het NAW scherm van het bedrijf, maar dat is een kopie van het echte NAW scherm van de zakelijke relatie. Dus de aanpassingen vinden plaats in het echte NAW scherm van de zakelijke relatie. Er is dus altijd 1 record per bedrijf. Ongeacht waar het bedrijf aan gekoppeld is. Kijk hoe dat werkt bij de handleiding die gaat over het Zakelijk Dossier. Maatschappijen zijn op twee niveaus binnen Invice beschikbaar: 1. de maatschappijen waar men mee communiceert voor de aanvraag, mutatie en/of beheer van producten. 2. de maatschappijen waarmee men zaken doet en de gegevens van die maatschappijen en producten wilt gebruiken in de aanvraag, mutatie en/of beheer van contracten; 1. de maatschappijen waarmee men communiceert Zoals gezegd worden maatschappijen op dezelfde wijze verwerkt als de overige zakelijke relaties. Schermen, opbouw, indeling zijn allemaal gelijk. Er is dus 1 verschil. Deze bedrijven zijn door Consoft ingevoerd. Om dat verschil duidelijk naar voren te laten komen laten wij de maatschappijen in een aparte kolom zien. Dus de maatschappijen zijn nooit te zien in het overzicht van de eigen ingevoerde zakelijke relaties. Wil je dus een maatschappij bekijken of bewerken, dan zoek je de maatschappij via navigatie op en selecteer je de maatschappij. Je komt dan in het scherm dat gelijk is aan de overige zakelijke relaties, met als verschil dat je hier ziet staan dat het een Maatschappij is. De maatschappijen die via navigatie worden getoond zijn de maatschappijen waarvan het kantoor productverstrekkers kan maken. Dus maatschappijen waarmee gecommuniceerd kan worden. Zie hiervoor de aparte handleiding. 4

5 De maatschappijen die niet in het overzicht van de maatschappijen worden getoond zijn de door Consoft ingevoerde pensioenfondsen. Deze pensioenfondsen zijn al allemaal standaard door Consoft beschikbaar gesteld voor het inventariseren van contracten. Door het grote aantal, ruim duizend, zou het een onoverzichtelijk geheel worden. Los daarvan wordt er sporadisch rechtstreeks met pensioenfondsen vanuit een dossier gecommuniceerd. 2. de maatschappijen waarvan de gegevens worden gebruikt voor de contracten. Bij het aanvragen, muteren en beheren van producten, is het noodzakelijk dat men kan beschikken over de gegevens en producten van maatschappijen. Deze zijn dus door Consoft ingevoerd. De gegevens van die maatschappijen zijn benaderbaar via de Variabelen van Invice. De communicatiegegevens van een maatschappij zijn dus gescheiden van de productgegevens van een Maatschappij. Als een kantoor de maatschappij wilt gebruiken dan kan deze worden geactiveerd in de variabelen. Zie hiervoor de aparte handleiding. Hierna kan via de navigatie de maatschappij worden opgezocht en geselecteerd om de communicatiegegevens in te voeren en de maatschappij aan te wijzen als productverstrekker. Zie hiervoor de aparte handleiding. Korte samenvatting. Zakelijke relaties zijn grof weg te verdelen in twee groepen. 1. door Consoft ingevoerd, maatschappijen genoemd 2. door het kantoor zelf ingevoerd Bepaal eerst wat je wilt, wat is je doel met de zakelijke relatie. - Zakelijke relatie invoeren die geen maatschappij is. Dan eerst zakelijk relatie aanmaken via het Navigatiescherm, de optie Nieuw. (handleiding =zakelijke relatie Nieuw aanmaken=) - Zakelijke relatie invoeren die klant wordt Dan een nieuw dossier zakelijk aanmaken via het navigatiescherm, de optie Nieuw. Controleer bij het aanmaken of de zakelijk relatie al in Invice zit. Zo ja, toevoegen aan het zakelijk dossier, zo nee, dan kan je de zakelijk relatie gelijk aanmaken. Dus bij het aanmaken van het zakelijk dossier wordt dan ook de zakelijke relatie aangemaakt. (handleiding =Zakelijk dossier nieuw aanmaken=) - Zakelijke relatie aanwijzen als dienstverlener en je deze wilt gaan bewerken. Dan een zakelijke relatie aanmaken of zoeken via navigatie en selecteren voor bewerking. (handleiding =Zakelijke Relatie - Dienstverlener=) - Een Maatschappij gaan aanwijzen als productverstrekker en je deze wilt gaan bewerken. Dan de Maatschappij zoeken via navigatie en dan selecteren voor bewerking (handleiding =Zakelijke Relatie - Productverstrekker= - Een Maatschappij toevoegen aan de lijst met maatschappijen die je nodig hebt voor de aanvraag, mutatie en/of beheer van contracten. Dan de maatschappij via variabelen selecteren en activeren (handleiding =Maatschappijen - selecteren en activeren= ) 5