V INK MV OOR OPTIMALISA OOP & CONTRA GM INK TIE V C TMANA AN UW CONTRA OOP GEMENT C TEN

Transcriptie

1 MVGM INKOOP INKOOP & CONTRACTMANAGEMENT VOOR OPTIMALISATIE VAN UW CONTRACTEN

2 MVGM INKOOP INKOOP & CONTRACTMANAGEMENT VOOR OPTIMALISATIE VAN UW CONTRACTEN Afspraken met afdeling inkoop gaan steeds vaker over meer dan alleen prijs. Het vastleggen van gemaakte afspraken in de vorm van een overeenkomst lijkt normaal, echter na een mondelinge overeenkomst worden de gemaakte afspraken vaak omgebogen in een door de leverancier opgesteld format met haar algemene voorwaarden. In de prak jk ontstaan dan al snel gebrekkige overeenkomsten waar u als Opdrachtgever eigenlijk niet gelukkig mee bent en er onduidelijkheid ontstaat wat u krijgt of koopt. Er is nauwelijks een verband te leggen tussen de gemaakt afspraken, de uitvoering en de controle op het nakomen van de afspraken. De gemaakte afspraken met leveranciers zijn vaak divers, niet specifiek, noch meetbaar en niet SMART te noemen. MVGM hee voor alle disciplines mantelovereenkomsten laten opstellen door de huisjurist, hierdoor is eenduidigheid door alle disciplines heen en zijn de algemene voorwaarden van MVGM van toepassing. MVGM kan met de door haar opgestelde en overeengekomen inkoopcontracten en voorwaarden leveranciers meten en sturen. Het ul eme doel, een betere service en lagere (keten) kosten behalen. MVGM maakt de inkoopcontracten specifiek en voor alle betrokkenen meetbaar. Afspraken die bijdragen aan de kwaliteit van de inkoopcontracten en voorwaarden worden procesma g gemonitord. Door de opgenomen presta eafspraken (SLA en KPI) in de inkoopcontracten is het voor MVGM mogelijk om de afspraken te monitoren. Deze presta eafspraken zijn opgesteld vanuit het oogpunt van zowel leverancier als MVGM. Dit maakt het tot een geheel wat ook echt een bijdrage levert. 2 3

3 KAN MVGM U HELPEN KAN MVGM U HELPEN Uw strategie bepaald in samenspraak ons advies en keuze van de leverancier(s). Wilt u zekerheden van de leveranciers, wilt u vernieuwingen, wij bieden een gepaste oplossing. Door collec ef in te kopen kunnen wij naast de goede bruto prijzen ook kor ngen bieden. Zo realiseert MVGM een stabiele omgeving op het gebied van servicekosten, dit door keuze van een juiste contractvorm en prijsonderhandeling. Besparingen van 20% zijn geen uitzondering. Tevens hee dit vaak ook een pos ef invloed op de eigenaarslasten. Kortom goede prijsvormingen en contracten met uitstekende voorwaarden, dit zonder a reuk te doen aan de inhoud, dienstverlening en leveranciers onder druk te ze en. Een werkbare omgeving voor alle betrokken par jen is het uitgangspunt van de samenwerking. Nieuwste ontwikkelingen binnen MVGM Inkoop MVGM Inkoop heeft met haar leveranciers indexvrije contracten afgesproken Het realiseren van vaste servicekosten. 4 5

4 HUIDIGE WIJZE VAN INKOPEN WERKWIJZE INKOOPSCAN CREDITEUREN BESTAND FACTURATIE STROMEN NEN RUBRICERING MODEL VAN INKOOP BESTAANDE CONTRACTPARTIJEN PER DISCIPLINE Na de inkoopscan volgen INKOOPBELEID Aan de hand van de inkoopscan is het mogelijk om ons huidige inkoopbeleid bij te sturen. Door het inkoopbeleid te borgen binnen uw organisa- e voorkomt u dat uw medewerkers eigen voorwaarden en keuzes gaan maken die niet passen binnen het overeengekomen, organisa e brede inkoopbeleid en weten medewerkers precies RISICOANALYSE wat ze wel en wat ze niet zelf mogen inkopen conform overeengekomen vaste werkwijze. ADVIES INKOOPSCAN Middels een inkoopscan kan MVGM u beoordelen, adviseren en samen bekijken of er met uw inkoopwijze een efficien eslag behaald kan worden. Loopt uw crediteurenbestand niet vol? Kunnen uw factura estromen eventueel naar beneden? Voldoen uw contracten wel aan de gestelde (NEN) normen? Ook kan gezamenlijk een model van inkopen bepaald worden en kunnen de huidige risico s in beeld worden gebracht. Dit tezamen zal leiden tot een advies om INKOOPHANDBOEK Om werkelijk resultaat te boeken moeten handva en geboden worden aan iedereen die te maken hee met inkoop. Deze handva en worden middels regelma ge bijeenkomsten en documenten besproken. Daarnaast staat MVGM uiteraard al jd klaar om vragen te beantwoorden. INKOOPJAARPLAN In dit inkoopjaarplan worden de beleidsdoelstellingen uitgewerkt naar een concrete aanpak voor het volgende jaar. beter en op een nieuwe manier in te kopen! 6 7

5 DUURZAAMHEID DUURZAAMHEID GROENE GEDACHTE De groene gedachte van MVGM is nadrukkelijk aanwezig binnen het inkooptraject. MVGM stelt doelstellingen en eisen aan leveranciers om zich bewust bezig te houden met duurzaamheid. Doelstellingen die MVGM samen met de leveranciers o.a. wil realiseren zijn Collectief inkopen van 100% groene energie met certificaten Groen en CO 2 reductie Afvalmanagement op de werkvloer ETHIEK MVGM voert een gedragscode voor haar medewerkers en leveranciers. Bepalingen ten aanzien van transparan e van handelen onder andere op inkoopgebied worden hierin beschreven. MVGM neemt afstand van onethisch zaken doen, kinderarbeid of zodanig opereren dat dit schadelijk is voor het milieu. Afvalverbranding reductie (gerealiseerd als eerste beheerder van Nederland CO 2 Neutraal verbranding ) Duurzaamheid scans voor ppartementen, kantoren, winkels, e.d. kantoren, winkels, e.d. 8 9

6 INKOOP BINNEN MVGM INKOOP BINNEN MVGM Inkoop binnen MVGM vindt plaats langs een drietal uitgangspunten In ons handelen leven we transparantie na door het doen van een inzichtelijk selectie- en contracteringsproces. Het intern en extern communiceren hierover en intern delen van kennis is van wezenlijk belang voor ons succes. Het inkopen gebeurt door gekwalificeerd personeel, volgens vastgestelde procedures (o.a. ISAE 3402), met behulp van daarvoor ontwikkelde systemen en bij door MVGM geaccrediteerde leveranciers. De wijze van goedkeuring van leveranciers verloopt volgens een vaste procedure. In ons handelen streven we naar een zo efficiënt mogelijke en passende werkwijze, op welk gebied we ons continue ontwikkelen en waarin we ook een bijdrage van leveranciers verwachten. Dit moet leiden tot een op male bijdrage aan de kwaliteit en kosten van de af te nemen diensten. Het verbeteren van onze inkoop is een con nue aandachtsgebied. Verbeteringen bereiken we door Professionalisering van de inkoop door middel van geselecteerd medewerkers met kennis, kunde en ervaring van inkoop- en contractmanagement. Tevens is een brede selectie van medewerkers met specialistische kennis, direct of zijdelings bij de inkoop betrokken. Verstrekken en delen van (management) informatie over het inkoop(proces) en contractmanagement(proces). Hier wordt inhoud aan gegeven door een inkoopportaal op ons intranet, een inkoop kennis en contracten database, structurele bijeenkomsten, nieuwsbrieven en periodieke communicatie. Optimaal gebruik te maken van de huidige en nieuwe ICT technologieën ter verbetering van het inkoopproces

7 TOEKOMST TOEKOMST MVGM verbetert zich con nu op inkoop. Dit is ook voor leveranciers merkbaar. Het is voor ons van belang dat een leverancier posi ef staat tegenover het gezamenlijk ini ëren en uitvoeren van verbeterprogramma s, of dat de leverancier daar zelf ini a even in neemt. De inkoop verbeterprogramma ś van MVGM spitsen zich toe op o.a. de volgende gebieden: Beheer van leveranciersrela es Toepassen van duidelijke acceptatie- en beoordelingscriteria Meten van leveranciersprestaties; doelstellingen op het gebied van bijvoorbeeld responstijden en klachtenafhandeling zullen in overeenkomsten worden aangescherpt en gemonitord Gezamenlijk vaststellen en uitvoeren van ver- beteracties Efficiency van het inkoopproces Gebruik van slimmere templates (offerte aanvragen, contracten) E-facturing (digitale factuurverwerking) Uniformiteit van overeenkomsten 11 12

8 OVERAL IN NEDERLAND MVGM INKOOP EEN SOLIDE ONDERNEMING MVGM Inkoop is onderdeel van MVGM. MVGM neemt, als dé vastgoedregisseur, de gehele of gedeeltelijke regie van de vastgoedportefeuilles van haar opdracht- gevers uit handen. Met meer dan 600 medewerkers en vanuit zo n 20 kantoren ontzorgt MVGM haar opdracht- gevers op het vlak van vastgoedmanagement, het uitvoeren van taxa es en de koop, verkoop, aan- of verhuur van bedrijfsonroerend goed. Door de focus op kwaliteit, betrokkenheid en haar innova eve kracht creëert MVGM een op maal resultaat voor opdrachtgevers en is daarmee toonaangevend op de Nederlandse markt. De organisa e hee een aantal kernwaarden die de iden teit als geheel verwoorden: BETROKKEN door onze dienstverlening af te stemmen op de wensen van onze opdrachtgevers. RESULTAATGERICHT door te streven naar op maal rendement en door proac ef in te spelen op veranderingen. INNOVATIEF gericht op vernieuwingen, verbeteringen en oplossingen. KWALITEIT van onze dienstverlening door onze kennis, ervaring en gedrevenheid en onze aandacht voor duurzaamheid

9 CONTACT Neem contact met ons op voor specifieke informa e over onze dienstverlening. J.H.A. (Tom) Evers Inkoopmanager evers.inkoop@mvgm.nl A.W.M. (Bram) Keijsers Inkoopmanager keijsers.inkoop@mvgm.nl J.C.M. (John) Martens Hoofd Inkoop martens.inkoop@mvgm.nl