Eerst optimaliseren en dan automatiseren. Peter Willen

Transcriptie

1 Eerst optimaliseren en dan automatiseren Peter Willen

2 MÖBIUS Een simpele verandering in het primaire proces verdubbelt het resultaat -August F. Möbius ( )

3 Waarom functionele analyse? p. 3

4 Waarom functionele analyse? The first rule of any technology is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency. (Bill Gates, Microsoft Corporation) p. 4

5 Waarom functionele analyse p. 5

6 Waarom functionele analyse p. 6

7 Waar willen we naartoe met de HR processen? p. 7

8 Een stappenplan Veranker Implementeer Experimenteer Functionele Analyse Co-design Service Concept Discover

10 Discovery Wat doet mijn HR afdeling? Welke producten/diensten bieden we aan? Aan wie? Wie is de interne klant? Inzicht verkrijgen in eigen processen en taken Tijdsbesteding Knelpunten Waste p. 10

11 Discovery : werkwijze 1. Lijst de activiteiten op 2. Maak een taartdiagram 3. Definieer producten/diensten 4. Creëer inzicht in de belangrijkste processen 5. Bepaal de volumes 6. Identificeer knelpunten en waste p. 11

12 1. Lijst de activiteiten op Maak een één lijst met alle activiteiten Verwerken Verlofaanvragen Voorbereiden evaluaties Controle lonen Jobbeurs Voorbereiden eval Nalezen eval Med 1 Med 2 Med 3 x x x x Nalezen evaluaties Evalueren opleidingen Kandidaten zien Website updaten Vacature schrijven Maken rapport Organiseren BGK onderzoek Updaten database p. 12

13 2. Maak een taartdiagram Schatting Verwerken verlofaanvr 10 % Controle lonen 5% Nalezen evaluaties 15 % Multi-moment-opname Voorbereiden evaluaties 12 % Evalueren opleidingen 8 % Verwerken verlofaanvragen Controle loonsberekening Inplanning evaluatiegesprekken Bespreken verlofplanningen Resultaat Nalezen verslagen recruteringsgesprekken p. 13

14 3.Lijst producten/diensten op Rapporten Aanvraag tijdskrediet Organisatie bedrijfsgeneeskundige onderzoek Distributie maaltijdcheques Invullen vacature Advies p. 14

15 4.Creëer inzicht in de belangrijkste processen Start en einde? Afbakening? Wie doet wat? Wandeling! p. 15

16 4.Creëer inzicht in de belangrijkste processen p. 16

17 4.Creëer inzicht in de belangrijkste processen Kijk ook naar de inzet van systemen

18 5. Bepaal volumes Volumes? # vragen omtrent ziekteverzekering, # rapporten, # tijdskredieten, # anomalieën # aanvragen educatief verlof #... Tijdsbesteding? Tijd aan rapporten, tijdskrediet, Hoe vaak? Standaard tijd p. 18

19 6.Identificeer waste p. 19

20 7(+1) types van waste Meer kopies dan nodig brochures bestellen Rapporten, CC s Iemand anders werk checken Rework Database niet up to date Wachten op informatie Wachten op werk Wachten aan telefoon Geen aangepaste layout Onnodige verplaatsingen Dossiers Batch processing Materiaal Dossiers die wachten Niet juiste middelen (IT, ) Handtekeningen Dubbel werk p. 20 Onduidelijke afspraken

21 Identificeer knelpunten Weinig werk Geen afspraken Geen informatie Gebrekkige rapportering Worden altijd gestoord Teveel fouten

22 Identificeer knelpunten Zoek naar het basisprobleem probleem p. 22

23 Identificeer knelpunten Maak een probleem meetbaar We worden altijd gestoord door telefoons Hoeveel? Welke telefoons?... p. 23

24 Een voorbeeld Prestaties van meer dan maximaal aantal uren - Ziek (en nog geen attest) - Afwezigheid aangevraagd, niet goedgekeurd - Badge vergeten - Vergeten tikken Te laat aankomen, te vroeg vertrekken (soms ziek naar huis) 15% 10% 45% Alle tikkingen ontbreken 30% Oneven aantal tikkingen Vergeten tikken bij binnenkomen/verlaten van gebouw Te weinig dagprestatie Meerprestaties + op inactiviteitsdag p. 24

25 Participatie is een must p. 25

27 Waarom een service concept? p. 27

28 Waarom een service concept? Operational Excellence Customer intimacy Product leadership p. 28

29 Waarom een service concept? p. 29

30 Impact van een service concept Service Concept Processen (wie doet wat?) Organisatie (centraal vs decentraal?) Infrastructuur (werkplek inrichting?) ICT (graad van automatisering?) Personeel p. 30

32 Co-design Verdere uitwerking van het service concept Processen, Organisatie, Infrastructuur, Personeel, Door middel van het uittekenen van de processen Gestructureerde voorstelling hoe diensten tot stand komen Wie doet wat? Ook vragen wat klanten belangrijk vinden!!! p. 32

33 Co-design: de toekomstige procesmap Engage HRM Stakeholders Perform Employee Communication Manage Employee Relations Manage Union and Association Relationships. Facilitate Organization Development Define HRM Strategy and Policies Facilitate Organizational Redesign Perform Personnel Planning Perform Succession Planning Facilitate Strategic Change Initiatives Attract and Develop Talent Manage Recruitment and Selection Manage Employee Introduction Manage Training Manage Employee Performance Manage Employee Career Development Manage Employee Departure Manage Personnel Administration Maintain Employee Master Data and Contracts Register Time and Attendance and Process Payroll Review and administrate Compensation Review and administrate Benefits Provide HRM Reporting p. 33

34 Co-design : detailleer procesmap tot juiste niveau van detail (procesdesign) Procesdomein : Bijv. HR Laag E-t-E proces : Attract & develop talent Proces : Recruteren Helikopterview: activiteiten blokken Activiteiten : flowchart Activiteiten : flowchart DETAIL Taken/Instructies Hoog

35 Co-design: procesmodellering via BPMN Basissymbolen: Gebeurtenissen: Zijn gebeurtenissen/triggers die een (sub)proces/activiteit doen starten, onderbreken of stoppen. Verbindingen: Verbinden de elementen van de flowchart met elkaar en bouwen de proceslogica op. Activiteiten en proceshiërarchie: Stellen processen, subprocessen, activiteiten en hun onderlinge verhouding voor. Vertakkingen: Splitsen een (sub)proces op in twee of meer takken (=alternatieve wegen die kunnen gevolgd worden). Brengen takken weer samen in 1 punt van waaruit het proces verder loopt. Bijkomende informatiesymbolen: Bijkomende symbolen om de processen te verduidelijken (documenten, tekst, groepering van activiteiten). p. 35

36 Co-design: procesmodellering via BPMN Pool: Stelt een proces, organisatie of deelorganisatie voor. Swimlane: Stelt een departement, functie, rol... binnen de organisatie voor. Organisatie HR AFDELING DIRECTIE. p. 36

37 Co-design: vb. procesmodellering op niveau N-3 Vb. Beheren Gsm-gebruik p. 37

38 Co-design: werkwijze p. 38 HR Recr HR Business Partner BU Mgr Dienst

39 Durf Out-of-the-box denken p. 39

40 Design van de organisatie HR Back End HR Front End HR Customer Product-focused Specialists HR Centers of Excellence Recruitment & Selection Compensation & Benefits Training & Development... Customer-focused Generalists HR Business Partner HR Business Partner HR Business Partner HR Business Partner Business Line Business Line Business Line Business Line (geography, function) HR Operational Service Center Transaction-centered administrators Source: Inspired by Kates, (Re)Designing the HR Organization, Human Resource Planning, Vol. 29, Issue 2, 2008

41 Design van de werkplek

43 De stap naar automatisering Voor welk proces, welke processtap is automatisering opportuun? Geen proces = geen automatisering! p. 43

44 Personeelsadministratie Recruteren Talent beheer processen Workforce Planning Performance Mgt Rapportering Beheer Personeelsgegevens diensten (services)

45 Bepalen behoeften Functionele behoeften: Zeggen iets over wat het systeem moet doen. Niet-functionele behoeften: Zeggen niet wat het systeem moet doen, maar wel hoe het systeem moet zijn, bvb.: Look and feel behoeften: het uitzicht van het systeem. Usability behoeften: de bruikbaarheid van het systeem. Performance behoeften: hoeveelheid data en snelheid van het systeem. Architectuur behoeften: de omgeving waarbinnen het systeem opereert. Maintainability behoeften: beschikbare support en onderhoud van het systeem. Security behoeften: beveiliging en integriteit van het systeem. Culturele and politieke behoeften: menselijke factoren die het systeem aanvaardbaar maken. Wettelijke behoeften: wetten en standaarden die van toepassing zijn. p. 45

46 Bepalen behoeften Identificeer activiteiten die zouden moeten ondersteund worden door ICT Vertaal naar requirements

47 Bepalen behoeften MoSCoW classificatie van behoeften: Must have: absoluut noodzakelijk, in eerste versie aawezig, Should have: mandatory, maar indien het moet kan het in versie 2 ook worden opgeleverd, Could have: gewenst, maar kan niet worden ingevoerd omwille van beperkingen in budget en middelen, Won t have at this time: een behoefte die in een later stadium wel eens aan bod zou komen, maar nu geen prioriteit

48 Evalueren huidige systeemfit

49 Komen tot business services Workforce Planning Employee Performance Management Reporting / Analytics Organization Chart Management Grouping of requirements across HR processes into Business Services

50 Overzicht business services Organisatie Supporting Organization Chart Management Workforce Planning Succession Management Workflow / Collaboration Applicant Tracking Time and Attendance Personnel Administration Talent Learning Management Administratie Payroll Benefits Administration Empl. Performance Management Compensation Management Task Management Employee Self Service Intranet Reporting / Analytics

51 Evalueren huidige architectuur Fit of current application architecture for requirement Full Partial No Must Have Priority of Requirement Should Have Could Have Won t Have

52 Komen tot beslissingen Voorbeeld: workforce planning Beter bestaand systeem HRMS Maatwerk

53 De stap naar het lastenboek Duidelijke contextomschrijving Processen Behoeften Verwachte serves Systeemomgeving Functionele requirements Niet-functionele requirements Objectieve selectie aan de hand van criterialijst Criteria Criterium 1 Criterium 2 Criterium 3 Volledig Gedeeltelijk Niet p. 53

54 Business case? Automatiseren of niet? p. 54

55 Business case Basis: Service concept: welke doelstelling streven we na? Procesbeschrijving Procesefficiëntie Kwaliteitswinst Kostprijs Wat automatiseren we? Wat niet? p. 55

56 Kwantificeer efficiëntiewinst per rol X # VTE s nodig = Volume Tijdsbesteding Beschikbare tijd per VTE Voor elke swimlane p. 56

58 Experimenteer Niet alle oplossingen liggen in HRMS Test een nieuwe manier van werken uit Kracht van een pilootproject

59 Focus op de juiste pioriteiten ROI DOEN Haalbaarheid p. 59

61 En nu implementatie? NAZORG p. 61

63 En nu implementatie? NAZORG

64 Een attitude van continue verbetering

65 Behoeftenanalyse tot implementatie de quick-win killer Medewerkers mee aan het stuur Test het uit! Wij zij Gras groeit niet door eraan te trekken luister Blijf communiceren Meet, meet, meet... Tijd interne medewerkers p. 65

66

67 VRAGEN? Peter Willen Kluwer Opleidingen