Rabo Trade Access. Handleiding Januari 2014

Transcriptie

1 Rabo Trade Access Handleiding Januari 2014

2 Inhoud 1 Inleiding 4 2 In- en uitloggen op Rabo Trade Access Benodigdheden Pincode wijzigen Inloggen via Rabo TransAct RTA uitloggen 9 3 Schermindeling Rabo Trade Access 10 4 Overzicht statistieken Trade 12 5 Taalkeuze 13 6 Rekeningnummers toevoegen 15 7 Aanmaken opdrachten 16 8 Sjablonen aanmaken en gebruik van Kopie bestaande transactie 18 9 Opdrachten in RTA tekenen Afkeuren Tekenen Tekenen met de Reader Tekenen met de USB Reader Wijzigen Documentenbibliotheek Inzien documenten Inzien swiftberichten onder Import LC s Zoeken / Filter 23 Rabo Trade Access 2

3 11 notificatie Printen Import LC Direct Collection Statussen in RTA Bijlage 30 Rabo Trade Access 3

4 1 Inleiding RABO TRADE ACCESS (RTA) is een gebruikersvriendelijke toepassing waarmee de klant opdrachten voor documentaire betaalproducten en bankgaranties elektronisch kan aanleveren en inzien. Deze handleiding is bedoeld om nieuwe gebruikers bekend te maken met alle functies die RTA te bieden heeft, maar ook als naslagwerk voor ervaren gebruikers. Naast deze handleiding zijn er ook handleidingen per productonderdeel beschikbaar die stap voor stap alle functies beschrijven zoals het initiëren, autoriseren en inzien van opdrachten. Voor technische ondersteuning over RTA (bijvoorbeeld bij een foutmelding of als u hulp nodig heeft bij het gebruik ervan) kunt u contact opnemen met de Rabo Transact Support Desk. Dat kan per telefoon op of per via transact@rabobank.com. Voor functionele ondersteuning over RTA of productinhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met de Trade Service Desk per telefoon op of per via trade.servicedesk@rabobank.com. Als u nog aanvullende vragen heeft die niet in deze handleiding behandeld worden of als u wilt weten hoe de Rabobank u verder kan helpen met uw businesswensen, kunt u contact opnemen met uw relatiemanager. Rabo Trade Access 4

5 2 In- en uitloggen op Rabo Trade Access 2.1 Benodigdheden De volgende materialen heeft u nodig om in te kunnen loggen: Pas Een van de volgende readers: Blauwe Reader (inclusief tekenen tot maximaal 2,5 miljoen euro) Zwarte Reader (exclusief tekenen) USB Reader (verbonden aan uw PC) (inclusief tekenen voor onbeperkt bedrag) Kijk op voor verdere informatie over installatie en inloggen met een USB reader. Rabo Trade Access 5

6 2.2 Pincode wijzigen Wij adviseren u om direct na ontvangst van de pas, de pincode te wijzigen. Afhankelijk van het soort reader gaat dat volgens de volgende stappen: USB Reader (deze is via USB verbonden met uw computer) - Plaats uw pas in de USB Reader. - Ga naar: Start -> Alle Programma's -> SafeNet -> Borderless Security PK en klik op SafeNet CIP Utilities. - Klik met de rechtermuisknop op Slot 10 OMNIKEY Cardman 3x21 0 (het blauw gearceerde veld), kies Change PIN en volg de instructies. - Uw pincode is nu gewijzigd. Reader (dit is een losse reader) - Plaats uw pas in de Reader. - Druk 5 keer op Menu en u ziet de tekst Change PIN. Druk op OK. - Toets een nieuwe pincode in, druk op OK en volg de verdere aanwijzingen. - Uw pincode is nu gewijzigd. Als u uw pincode vergeten bent of tien keer foutief invoert, wordt uw pas om veiligheidsredenen geblokkeerd. U kunt dan een nieuwe pas aanvragen. 2.3 Inloggen via Rabo TransAct Stap 1. Ga naar Navigeer naar het inlogscherm rechtsboven en klik op de pas. Rabo Trade Access 6

7 Stap 2. Inloggen met (USB) reader 2.1 Inloggen met USB Reader: Plaats de pas in de aangesloten USB Reader. De volgende pop-up verschijnt: Selecteer uw naam en klik op OK. U krijgt onderstaande pop-up in beeld waarin u uw pincode in kunt voeren. Klik vervolgens op OK. 2.2 Inloggen met de (losse) Reader: Zonder een aangesloten USB Reader verschijnt de volgende pop-up: Volg de instructie op het scherm en klik op OK (het gebruikersnummer betreft uw pasnummer). Mocht eerst een scherm verschijnen met de titel Digitaal certificaat kiezen, klik dan op Annuleren zodat bovenstaand scherm wel verschijnt. Rabo Trade Access 7

8 Stap 3. Vervolgens komt u op de secured omgeving van Rabo TransAct terecht. Hier vindt u alle praktische informatie over RTA en andere zakelijke Rabobank producten. Onder Service en contact vindt u o.a. FAQ s, Handleidingen en formulieren. Navigeer naar Trade Services en selecteer vervolgens Ga naar Rabo Trade Access om in te loggen in RTA. Stap 4. Nadat u bent ingelogd, wordt het welkomstscherm van Rabo Trade Access weergegeven. De voornaamste functies van Rabo Trade Access worden in de volgende hoofdstukken verder toegelicht. Rabo Trade Access 8

9 2.4 RTA uitloggen Als u gebruik maakt van RTA bevindt u zich op een beveiligde internetomgeving. Daarom is het van belang dat u RTA op de juiste manier afsluit door midden bovenaan het scherm te klikken op Afmelden. Gebruik in geen geval het kruisje rechts bovenaan het scherm om af te sluiten. Let op! Zodra u bent ingelogd op RTA bevindt u zich op een beveiligde internetomgeving. Om veiligheidsredenen zal het systeem een RTA sessie automatisch na 15 minuten beëindigen tenzij u in de pop up die net daarvoor in beeld verschijnt hebt aangegeven dat u de sessie wilt verlengen. Voorwaarde is wel dat de pop-up blokkering is uitgeschakeld. Mocht de applicatie toch zijn afgesloten als gevolg van de time-out dan kunt u RTA opnieuw opstarten nadat u internet eerst heeft afgesloten en weer opnieuw heeft opgestart. Rabo Trade Access 9

10 3 Schermindeling Rabo Trade Access Zodra u bent ingelogd verschijnt het welkomstscherm van Rabo Trade Access in beeld. Hieronder ziet u daarvan een voorbeeld met verdere toelichting van de verschillende items Naam gebruiker 3 - betreft degene die op dat moment is ingelogd. 2. Afmelden sessie - hiermee sluit u RTA af (betreft een beveiligde internetomgeving). 3. Menubalk - toont welke productonderdelen van RTA aan een gebruikerspas zijn gekoppeld. 4. Submenu laat per trade product (Incasso, LC, Bankgarantie) zien of de gebruiker over import- (inkomend) en/of export (uitgaand) productonderdeel beschikt. 5. Submenu - laat zien welke submenu s binnen elk productonderdeel aan een gebruikerspas gekoppeld zijn. 6. Trade statistieken - zie uitleg onder 9, 10, 11 en Mededelingen bord biedt actuele informatie over RTA gerelateerde zaken 8. Taalkeuze - In het beginscherm kan men kiezen voor RTA in Nederlandse of Engelse taal. Drop down keuzes zijn niet in het Nederlands vanwege internationale SWIFT standaard. N.B. Op basis van de Internet Explorer instelling is de taalkeuze bij het inloggen bepaald. Wilt u deze taal standaard op Nederlands of Engels hebben staan dan kunt u dit instellen. Zie verder de uitleg Hoofdstuk 5 van deze handleiding. Rabo Trade Access 10

11 9. Aantal opgeslagen transacties - n.v.t. bij de lokale bank (wel van toepassing bij de klant: betreft het aantal opgeslagen transacties bij de klant) 10. Aantal afgekeurde transacties alleen van toepassing als de lokale bank een transactie van een klant bij ondertekening heeft afgekeurd 11. Aantal te tekenen transacties betreft alle transacties die de lokale bank nog moet tekenen. Dit betreft alleen productonderdelen Import LC s, Import incasso s en Bankgaranties. 12. Bankberichten - telkens als bij Trade Services een handeling (registratie, afwikkeling etc.) onder een dossier is verricht ontvangt u hiervan een (bank)bericht. Deze bankberichten worden niet automatisch opgeschoond. Als u ze per product of het totaal aanklikt kunt u ze inzien en indien gewenst verwijderen. Rabo Trade Access 11

12 4 Overzicht statistieken Trade De startpagina van RTA toont een overzicht met daarin statistieken voor Trade. Hier ziet u in een oogopslag hoeveel opdrachten er met welke status beschikbaar zijn. Door middel van de ververs lijst knop kan de informatie te allen tijde ververst worden. In dit overzicht ziet u per module: Van links naar rechts wordt weergegeven: 1. Hoeveel transacties er zijn aangemaakt en opgeslagen; deze zijn nog niet verwerkt. 2. Hoeveel transacties er zijn afgekeurd. 3. Hoeveel transacties nog in afwachting zijn van een digitale handtekening. 4. Hoeveel transacties een status update vanuit Rabobank hebben ontvangen. Rabo Trade Access 12

13 5 Taalkeuze RTA is beschikbaar in twee talen, Nederlands en Engels. Alle veldnamen zijn door het selecteren van de Nederlandse taal beschikbaar in het Nederlands. Velden met een drop down keuze zijn niet in de Nederlandse taal vanwege de internationale SWIFT standaard. Door op een van de iconen onderaan het scherm te klikken kunt u schakelen tussen de Nederlandse en Engelse taal. De inhoud van deze handleiding is gebaseerd op de Nederlandse taalinstelling. Op basis van uw Internet Explorer instelling zal bij het inloggen de taal keuze bepaald worden. Wilt u deze taal standaard op Nederlands of Engels hebben staan dan kunt u dit instellen via de volgende stappen. Rabo Trade Access 13

14 1. 1. Ga naar Tools > Internet options. 2. Selecteer onderaan Languages. 3. De taal die bovenaan in de lijst staat is de default taal. Om van taal te wisselen gebruikt u de Move up en Move down knop om de juiste taal bovenaan te krijgen. 4. Klik op OK en uw gewenste taal is ingesteld Rabo Trade Access 14

15 6 Rekeningnummers toevoegen Voordat u begint met het aanmaken van een opdracht voegt u via de Basis gegevens module de IBAN rekeningnummers toe die u wilt gebruiken. Let op! Alleen gebruikers die beschikken over het profiel met autorisatie kunnen IBAN rekeningnummers toevoegen. 1. Ga naar: Basis gegevens > Rekeningnummer beheer > Rekeningnummer toevoegen. 2. Voer IBAN rekeningnummer in. Klik op help voor hulp bij het vinden van uw IBAN nummer. 3. Kies de muntsoort. 4. Vul de omschrijving van het rekeningnummer in. 5. Klik op bevestigen. 6. Na bevestigen krijgt u de melding: Om de laatste actie te herhalen klik > hier. Wanneer u dit aanklikt kunt u nogmaals een rekeningnummer invoeren. Rabo Trade Access 15

16 7 Aanmaken opdrachten Bij het aanmaken van een opdracht heeft u te maken met : 1. Optionele velden In deze velden mogen gegevens ingevuld worden. 2. Verplichte velden In deze velden moeten gegevens ingevuld worden. Deze gegevens zijn de basisgegevens voor een transactie. Het systeem staat geen lege verplichte velden toe. Verplichte velden worden voorafgegaan met een grijs blokje. Na bevestiging van de opdracht wordt middels een melding aangegeven welke verplichte velden nog ingevuld moeten worden. 3. Beschermde velden Beschermde velden hebben een grijze achtergrond welke automatisch gevuld worden met data nadat er een ID is ingevuld van bijvoorbeeld een tegenpartij of van een BIC/SWIFT code (SWIFT adres). Rabo Trade Access 16

17 4. Bank gegevens Bij `Bank gegevens' van een opdracht heeft u de volgende keuze: o BIC/SWIFT code invullen in het veld SWIFT adres. Het systeem leest de bijbehorende NAW gegevens van de bank dan zelf uit. Let op: betreffende BIC/SWIFT code moet altijd in hoofdletters worden ingevuld. o De betreffende BIC/SWIFT code zoeken via favorieten of de BIC directory. Als u op favorieten klikt komt u in het adresboek met gegevens die u daarin eerder heeft opgeslagen (via Basis gegevens > bank gegevens beheren > bank gegevens toevoegen). U kunt het zoekcriterium zelf wijzigen naar de meest wenselijke zoekoptie. Na het verschijnen van de resultaten klikt u in de linker kolom op de gewenste BIC/SWIFT code. Let op: de tekst in het zoekveld dient altijd in hoofdletters te worden getypt. Als u op Bic+ klikt kunt u op dezelfde wijze als hierboven beschreven een BIC/SWIFT code zoeken in de BIC directory waarin alle banken met SWIFT aansluiting zijn opgenomen. Indien u de juiste BIC/SWIFT code niet kunt vinden in een import LC opdracht, kies dan voor het invullen van de bankgegevens bij de Tweede adviserende bank. Rabo Trade Access 17

18 8 Sjablonen aanmaken en gebruik van Kopie bestaande transactie Wanneer een transactie (bijvoorbeeld naar dezelfde leverancier/afnemer) vaker voorkomt, kunt u gebruik maken van de sjabloon functionaliteit. Een sjabloon is een voorbeeld opdracht die u kunt bewaren en hergebruiken. Om een sjabloon aan te maken doet u het volgende. Hieronder wordt als voorbeeld het aanmaken van een LC sjabloon via de Import LC module toegelicht maar de stappen werken voor iedere module. Ga naar LC opdracht aanmaken. Vul de gegevens in de verschillende tabbladen in. Onderaan het laatste tabblad Kosten kunt u middels de Sjabloon knop uw sjabloon opslaan. Wanneer u eenzelfde opdracht wilt uitvoeren, kiest u weer voor LC opdracht aanmaken. In het eerste tabblad klikt u onderaan op de Sjabloon knop en vervolgens kiest u het gewenste sjabloon. Let op: Bij het opslaan van het sjabloon wordt uit voorzorg een aantal gegevens gewist (zoals bedrag en datum). Let op: Wanneer is gebleken dat er een fout in de opdracht zat, zorg er dan voor dat het sjabloon wordt aangepast (u klikt aan het eind van de aangepaste opdracht weer op de Sjabloon knop, vink het sjabloon aan wat aangepast moet worden en klik op Vernieuwen. Uw sjabloon is aangepast). Een andere manier om dezelfde opdracht te kopiëren is via de functie Kopie bestaande transactie. Ga naar LC opdracht aanmaken. Klik in het eerste tabblad rechtsboven op Kopie bestaande transactie en zoek(eventueel met behulp van de Zoekfunctie) uit de lijst de transactie die u wilt kopiëren en klik deze aan. De gegevens worden in de nieuwe transactie geladen en dienen nog te worden aangevuld met de voor de nieuwe transactie relevante gegevens. Rabo Trade Access 18

19 9 Opdrachten in RTA tekenen Na het invullen en voltooien van een opdracht dient deze door een daartoe geautoriseerde gebruiker in RTA getekend te worden. Ga naar Opdracht tekenen en selecteer de transactie die u wilt tekenen. De transactie kunt u per tabblad bekijken en controleren op juistheid. Op het laatste tabblad kunt u middels de knop Afkeuren of Tekenen de transactie afkeuren of goedkeuren. Bij het tekenen van een Direct Collection vindt er een extra verificatie plaats om aan de internationale wet- en regelgeving te voldoen. Deze verificatie vindt plaats bij het tekenen van de opdracht. U wordt tijdens de verificatie op de hoogte gehouden van de status via verschillende pop-ups en s. Voor het ontvangen van deze s dient u wel de notificaties voor Transaction Verification geactiveerd te hebben. Meer detailleerde informatie over deze verificatie en de bijbehorende pop-ups en s vindt u in Hoofdstuk 6 (tekenen) en Hoofdstuk 9 ( notificaties) van de produkthandleiding Export Incasso & Direct Collection Rabo Trade Access 19

20 9.1 Afkeuren Wanneer u voor Afkeuren kiest kunt u de reden van het afkeuren meegeven: 9.2 Tekenen Om een transactie te tekenen heeft u een reader of een USB reader nodig. reader USB reader 9.3 Tekenen met de Reader De pop-up voor het tekenen met de reader verschijnt als er geen USB Reader is aangesloten. Volg de instructies en bereken de signeercode en vul deze in op uw scherm. Klik dan op Verzenden. Als u meerdere tekenopdrachten heeft geselecteerd, verschijnt automatisch de volgende geselecteerde tekenopdracht voor ondertekening. Afhankelijk van de grootte van het transactiebedrag wordt gevraagd om één of meerdere controlegetallen in te voeren: Transactiebedrag Aantal controlegetallen Tot Van tot Van ,5mln Tekenen met de USB Reader Het pincode venster verschijnt. Toets nu de pincode van de pas in en klik op OK. Rabo Trade Access 20

21 9.5 Wijzigen U kunt transacties wijzigen tot de eerste handtekening is gezet. U kunt de transactie wijzigen in de functie Opdracht wijzigen. Rabo Trade Access 21

22 10 Documentenbibliotheek De documenten die onder Import LC s en Import Incasso s bij Rabobank Nederland worden aangeboden door de bank van de tegenpartij, worden na ontvangst door Rabobank gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld in RTA. Dit maakt het voor u als klant mogelijk om de documenten direct na ontvangst en verwerking door Rabobank digitaal in te zien. U hoeft niet meer te wachten op een fax, fysieke kopie of het bespaart u een bezoek aan de lokale bank. Ook de door Trade Services verzonden swiftberichten bij het openen van een import LC (mt700) en het wijzigen van een import LC (mt707) zijn voor u zichtbaar in de documentenbibliotheek Inzien documenten Via de Documenten bibliotheek kunt u alle binnengekomen documenten inzien. Vanaf het startscherm gaat u naar Documenten en klikt u in de linkerkolom op Documenten en vervolgens op Documenten bibliotheek. Om documenten onder een transactie in te zien selecteert u deze en klikt u op de Documenten knop. Rabo Trade Access 22

23 10.2 Inzien swiftberichten onder Import LC s Via de documentenbibliotheek zijn ook de swiftberichten te zien die verzonden zijn bij het openen van een import LC (mt700) en bij het wijzigen van een import LC (mt707). De bevestiging hiervan wordt ook nog per post naar u verstuurd maar het swiftbericht is dus direct na verwerking door Trade Services al in te zien in RTA. Ga om de berichten in te zien naar de Documentenbibliotheek in de module Documenten. Er verschijnt een overzicht van de LC transacties waarvoor documenten en/of swiftberichten voor u beschikbaar zijn voor inzage. U herkent een swiftbericht aan de term swift in de kolom Document Type. In de kolom Document staat dan mt700 voor een geopend LC of mt707 voor een verstuurde wijziging Zoeken / Filter Om documenten onder een bepaalde transactie te vinden kunt u de filterfunctie gebruiken. U kunt zoeken op referentienummer. Dit betreft het referentienummer van de Rabobank (waarbij u de eerste twee en de laatste drie letters van het referentienummer kunt weglaten). Daarnaast kunt u ook zoeken op Module per productonderdeel, als volgt: IMLC voor import LC s. IMCO voor import incasso s. Rabo Trade Access 23

24 11 notificatie Met deze functionaliteit kunt u aangeven bij welke handeling onder een transactie een mail gestuurd moet worden naar een of meerdere personen binnen uw bedrijf, zodat zij daarover geïnformeerd zijn en indien nodig daarop actie kunnen ondernemen. Onder de module Basis gegevens klikt u op notificatie. Voor Direct Collections adviseren wij u dringend om de notificaties voor Transaction Verification te activeren. Via deze s wordt u op de hoogte gehouden van de status van de verificatie van het dossier. Meer gedetailleerde informatie over deze notificaties voor Verificatie vindt u in Hoofstuk 9 van de produkthandleiding Export Incasso & Direct Collections. Klik dan in de linkerkolom op groep toevoegen. U maakt eerst een groep aan met daarin de adressen van de personen die een notificatie moeten ontvangen. U kunt meerdere groepen aanmaken met verschillende samenstellingen van te mailen persoonlijke- en/of afdelingsmailadressen. Met de knop Toevoegen kunt u één voor één alle adressen aan de lijst van die groep toevoegen. Door op Bevestigen te klikken slaat u de groep op. Rabo Trade Access 24

25 Vervolgens gaat u naar Basis gegevens > notificatie > notificatie toevoegen om per productonderdeel aan te geven bij welke actie een mail verstuurd moet worden en naar welke groep. Indien gewenst kunt u in hier ook de groep en de notificatie wijzigen. Het kan voorkomen dat daarbij een foutmelding verschijnt. Deze is veelal op te lossen door op Unlock Record te klikken. Rabo Trade Access 25

26 12 Printen Binnen RTA is er op verschillende momenten gelegenheid om dossiers te printen. Hierna zal dit voor Import LC s en Direct collections nader worden toegelicht Import LC Na het bevestigen van een aangemaakte LC opdracht krijgt u het volgende scherm: Klik op Document bekijken om een PDF bestand te openen met daarin de gegevens van de LC opdracht. Dit PDF bestand kunt u opslaan of printen. Rabo Trade Access 26

27 Via Status van LC bekijken onder de Import LC functie kunt u dit bestand ook bekijken. Selecteer het betreffende dossier en klik op de knop Historie. Selecteer de gebeurtenis van de transactie die u wilt printen en klik op Selecteren. Onderaan de pagina kunt u middels de knop Documenten het PDF bestand oproepen en printen. Rabo Trade Access 27

28 12.2 Direct Collection Om de remise brief van een Direct Collection te printen moet de transactie eerst getekend en goedgekeurd zijn. Indien de transactie direct bij het tekenen wordt goedgekeurd kunt u na autorisatie kunt u de remise brief meteen printen door te klikken op Document bekijken. Indien er nader onderzoek moet plaatsvinden en de transactie niet direct goedgekeurd kan worden, wordt u via pop-ups en notificaties op de hoogte gehouden van de status van de verificatie. De remisebrief kan pas geprint worden zodra de transactie is goedgekeurd. U ontvangt een zodra de verificatie is afgerond, hiervoor dient u wel de notificaties voor Transaction Verification te activeren zoals beschreven staat in hoofdstuk 9 van de produkthandleiding Export Incasso s & Direct Collections. Zodra u een heeft ontvangen dat de transaction is goedgekeurd kunt u de transactie opnieuw tekenen via de functie Incasso tekenen en de remisebrief printen volgens bovenstaande manier. Rabo Trade Access 28

29 13 Statussen in RTA RTA kent verschillende statussen voor transacties. Bij elk productonderdeel kunt u onder de functie Status bekijken zien wat de status van een transactie is. Hieronder staat uitgelegd wat elke status betekent. Released Transactie is getekend en verzonden. Pending Transactie is aangemaakt en bevestigd maar nog niet getekend. Als de transactie nog niet getekend is kan deze via Opdracht Wijzigen nog aangepast worden. Processed Transactie is verwerkt bij de Rabobank. Partially authorised De transactie is door 1 persoon getekend en wacht nog op de 2 e ondertekening (dit kan ook de Rabobank betreffen). Refused De transactie is bij ondertekening afgekeurd. De reden van afkeuren is bij afkeuren meegegeven. Saved De transactie is opgeslagen en kan via Opdracht Wijzigen worden geopend voor verdere afhandeling. Rabo Trade Access 29

30 14 Bijlage Tekens in swift die zijn toegestaan Tekens die zijn toegestaan in SWIFT a t/m z A t/m Z 9 t/m 0 / -? : ( )., + Het gebruik van overige leestekens (zoals % \ & * e.d.), klinkers met accenttekens en een TAB is niet toegestaan in RTA! Foutmeldingen als gevolg van de time out session Foutmelding: record has been locked Als u weer verder wilt met het dossier Neem contact op met de Trade Service Desk om de transactie te laten unlocken. Foutmelding: Duplicate session Als u weer opnieuw wilt inloggen Oorzaak: op de achtergrond is nog een sessie van RTA actief. Oplossing: sluit RTA af Ga naar internet. Kies bovenaan in menubalk naar Extra > Internet opties > klik op Cookies verwijderen en klik op Bestanden verwijderen. Sluit internet en open het opnieuw. U kunt nu weer inloggen via Rabo TransAct in RTA. Als dit niet werkt kunt u contact opnemen met de Rabo TransAct Support Desk. Rabo Trade Access 30