Werken aan de optimale organisatie van verpleegeenheden:

Transcriptie

1 Werken aan de optimale organisatie van verpleegeenheden: GZA ziekenhuizen trachten werkdruk te verminderen door in te spelen op de indirecte patiëntenzorg Studiedag NVKVV 1 april 2011 Ellen Ceulemans Geert De Groof Ann Proost Herman Van der Mussele Agenda aanleiding doelstelling en projectaanpak tussentijdse evaluatie Concrete uitwerking op een verpleegeenheid plan van aanpak resultaten aanbevelingen 2 1

2 GasthuisZusters Antwerpen zijn sinds 1238 actief in de gezondheidsen welzijnszorg Ze bestaan op dit moment uit: GZA Ziekenhuizen (gefusioneerd in 2009) Sint-Vincentius, Antwerpen Sint-Augustinus, Wilrijk Sint-Jozef, Mortsel 302 bedden 610 bedden 120 bedden GZA Woon- en zorgcentra Sint-Bavo, Wilrijk Sint-Gabriël, Antwerpen De Bijster, Essen Gemeenschapshuis Sint-Camillus, Antwerpen 3 Cel beleidsondersteuning heeft als opdracht (mee) sturing te geven en ondersteuning te bieden op het vlak van: Strategieontwikkeling Interne zorgorganisatie en -sturing, kwaliteit van zorg Operationeel management (efficiëntieverbeteringen) Ontwikkeling van managementsystemen 4 2

3 Project optimalisatie organisatie VE begin 2009 uitten de hoofdverpleegkundigen hun bezorgdheid omtrent de stijgende werkdruk, het behoud en aantrekken van voldoende verpleegkundigen om zo kwaliteitsvolle en veilige zorg te kunnen blijven aanbieden. When nurses are understaffed and overstressed, patient mortality spikes NEJM Actieplan 1) Participatie van hvk - stuurgroep hvk 1+ 2) Verbeteren ondersteuning op korte termijn 3) Compensatie afwezigheden 4) Intervisie / teambuilding 5) Project optimalisatie van de organisatie op de VE 6) Functie omschrijving verloning 5 Doelstelling Verminderen werkdruk op de VE om zo de directe patiëntenzorg te verhogen 1. Inzicht te krijgen in de tijdsbesteding en het takenpakket van de op een verpleegeenheid overbodige activiteiten schrappen of efficiënter maken activiteiten versus inzet beter op elkaar afstemmen meer controle op onverwachte gebeurtenissen activiteiten organiseren buiten de VE betere planning via procedures / klinische paden goede samenwerking binnen een team extra middelen zoeken voor bijkomend personeel 2. In overleg met zorgdepartement de beste verbetervoorstellen te selecteren 3. Hoofdverpleegkundigen op weg te helpen bij de implementatie van de verbetervoorstellen 6 3

4 Projectaanpak 2009 juni aug: Uitwerken methodiek obv literatuur, pragmatisch, beperkte belasting equipe objectiveren/ consensus verbetervoorstellen sept dec : Uittesten op pilootdienst SA VE 7 gynaecologie gewenste resultaat? vast stramien / timing - tijdsbesteding 2010 jan maart april mei mei juni juni - juli sept - dec SA VE9 Orthopedie SJ DC3 Urologie / Gastro-enterologie SA VE6 Pneumologie / Nefrologie SV D16 Gastro-enterologie / Oncologie / Pneumologie SV Materniteit verloskwartier in overleg met de stuurgroep hvk april juni SV Geriatrie Verkorte werkwijze? 7 13/09 Startvergadering met HVK, adjunct, clustermanager 23/09 Werkoverleg verpleegafdeling 24/09 Stafvergadering artsen gynaecologie 7/10 try-out tijdstudie materniteit & couveuse (voormiddag) /10 tijdstudie materniteit & couveuse ( 6.30 tot uur) logboek nacht 18/10 start registratie werkdruk (3 formulieren) 25/10 try-out tijdstudie bevallingskwartier (dagdienst) 26/10-27/10 tijdstudie bevallingskwartier (dagdienst) 31/10 einde enquête einde registratie werkdruk november verwerking tijdstudie : in kaart brengen hoofdprocessen en dagindeling analyse enquêtes : oplijsten knelpunten 29/11 3/12 terugkoppeling met kerngroep - hoofdprocessen en dagindeling - belangrijkste knelpunten 6/12-10/12 verdere analyse 13/12 17/12 terugkoppeling met kerngroep : selectie knelpunten en verbetervoorstellen + opmaken van plan van aanpak Tweede helft januari 2011 Werkoverleg verpleegafdeling : verbetervoorstellen presenteren Voorjaar 2011 Presentatie resulaten stuurgroep HVK 1+ Presentatie resultaten coördinatiecomité Beleid & Strategie Presentatie resultaten Managementteam Presentatie resultaten stafvergadering artsen (gynaeco + pediatrie) 4

5 Tussentijdse evaluatie Inzicht in werking? % tijdbesteding op VE zijn gekend, en vrij gelijklopend naast bezetting en zorgzwaarte bepalen onverwachte gebeurtenissen (opnames, overlijden) de werkdruk Verminderen one days op gewone VE Bij verdeling fte ook rekening houden met opnames uit vreemde disciplines mogelijkheden om beter te plannen Project opnameplanning C diensten Actieplan per verpleegeenheid geobjectiveerd, consensus binnen team mee op weg geholpen Dienstoverschrijdend actieplan meeste acties uitgevoerd, lopend - aantal lange termijn inzichten worden meegenomen in nieuwe beslissingen 9 Agenda aanleiding doelstelling en projectaanpak tussentijdse evaluatie Concrete uitwerking op een verpleegeenheid plan van aanpak resultaten aanbevelingen 10 5

6 Plan van aanpak Wat ervaart u als positief in de huidige werking a. elementen van de eigen dienst b. elementen van andere diensten Wat ervaart u als storend in de huidige werking a. elementen van de eigen dienst (werkplek, organisatie, ) b. elementen van andere diensten (samenwerking met ) Werkdruk & stress: Op welke tijdstippen van de dag ervaart u de hoogste werkdruk. Welke gebeurtenissen zorgen voor u voor extra werkdruk / stress. Welke taken nemen volgens u (te) veel tijd in beslag. Geeft minstens drie verbetervoorstellen - anonieme enquête - wisselende responsgraad - belangrijke bron van informatie!! - verwerking enquêtes is redelijk tijdrovend 11 Plan van aanpak Artsen Wat ervaart u als positief in de huidige werking van de verpleegeenheid? Wat ervaart u als storend in de huidige werking van de verpleegeenheid? Geeft minstens drie verbetervoorstellen - toelichting project en enquêtes op stafvergadering artsen in samenspraak met medisch diensthoofd - lage responsgraad - belangrijk onderdeel met oog op terugkoppeling resultaten 12 6

7 Plan van aanpak Statistieken Artsen voorbeeld C-dienst met - opname piek - sterke aanwezigheid van daghospitalisatie 13 Plan van aanpak Statistieken Artsen Voorbeeld D-dienst met : - meer gespreide opnames - opnames via spoed - 14 groot aantal overlijdens 7

8 Plan van aanpak Statistieken Artsen Sterk wisselende bedbezetting: doorheen het jaar wekelijks - Personeelserosie naar einde van het jaar 15 Plan van aanpak Statistieken Tijdsstudie Artsen - gedurende 2 à 3 dagen (vroege en late dienst) - logboek voor de nacht - alle - géén observaties in de patiëntenkamer -> geeft kwantitatief inzicht -> geeft beter inzicht op wat er effectief gebeurt op de werkvloer -> verloopt steeds in positieve sfeer 16 8

9 Plan van aanpak Statistieken Tijdsstudie + bevraging werkdruk Artsen - individuele bevraging van de werkdruk tijdens tijdstudie (2 à 3 dagen) - algemene meting werkdruk gedurende 14 dagen (één score per shift) 17 Plan van aanpak Statistieken Tijdsstudie + bevraging werkdruk Artsen Directe patiëntenzorg varieert tussen 35 en 42 % Indirecte patiëntenzorg dossiervorming: 10 tot 15 % briefing: 8 tot 10 % logistiek: 15% communicatie: 5 % indirect-verpleegkundig : 3 tot 10% -> afhankelijk van medicatie op afdeling Overige tijd Persoonlijke tijd 18 9

10 Plan van aanpak Statistieken Tijdsstudie + bevraging werkdruk Artsen 19 Plan van aanpak Statistieken Tijdsstudie + bevraging werkdruk Artsen In kaart brengen hoofdprocessen / dagindeling Lijst knelpunten Bespreking, analyse en selectie met HVK Verbetervoorstellen en rapport Dienstgebonden actieplan Artsen Dienstoverschrijdend actieplan 20 Stuurgroep HVK1+ Managementteam 10

11 Resultaten - aanbevelingen 1. PC tijd verminderen Verpleegeenheid: - verslagen inkorten - bijscholing van frequent gebruikte programma s Dienstoverschrijdend: - opstart/veralgemening protocol voor inbreng van post-operatieve medicatie op OK - bijsturing werking klinische paden 2. Briefing inkorten Verpleegeenheid: - werkgroep inhoudelijke regels opstellen en organisatorische afspraken Dienstoverschrijdend - aandacht voor hulpmiddelen/aangepaste briefing in ETBV 3. Logistiek Verpleegeenheid - duidelijke afspraken maken / hernieuwen afspraken Dienstoverschrijdend - onderzoek of een deel van patiëntentransport buiten de verpleegeenheid kan georganiseerd worden 21 Resultaten - aanbevelingen 4. Artsen - afspraken maken over vast toermoment per verpleegeenheid - heropstarten Regelmatig Overleg Comté (ROC) - gebruik van eenduidig uniform opnameformulier (papier > C2M) 5. Ruimtelijke indeling Verpleegeenheid: - orde, reorganisatie van berging (5S methode) - reorganisatie/verhuis van lokalen in overleg met technische dienst 6. Werking dienst Verpleegeenheid - herbekijken algemene organisatie (bemanning desk, taakverdeling, ) - werkafspraken in herinnering brengen, wie doet wat wanneer Dienstoverschrijdend - project Déhora : optimaliseren planning personeel - project voor onderzoek van uitbreiding preoperatief circuit - project optimalisering opnameplanning C-diensten - n.a.v. bedherschikking : vermijden van one-days op gewone VE 22 11

12 Vragen? 12