praktijk Ed Berkel en Paul Tijs

Transcriptie

1 Managen van IFMcontracten in de praktijk Ed Berkel en Paul Tijs Congres 2011 Samenwerken aan FM

2 Geïntegreerd facilitair management in de praktijk Compass Group & Shell 26 mei 2011, Ede

3

4 Safety Moment HSE Golden Rules Jij en ik Volgen de wet, afspraken en procedures Interveniëren indien deze niet worden gevolgd Respecteren onze collega s En realiseren ons steeds..dat Goal Zero mogelijk is!!

5 Agenda Voorstellen van de sprekers Wie we zijn en wie we vertegenwoordigen Shell's overwegingen om het contract vorm te geven zoals dat is gebeurd Compass Group s methodieken om het contract uit te voeren Vraag en antwoord

6 Voorstellen van de sprekers Ed Berkel Territory Manager Continental Europe, Shell International Paul Tijs Managing Director Compass Group NL

7 Wie vertegenwoordigen we? Shell Real Estate Shell Real Estate (SRE) heeft de volgende doelen: het leveren van een bijdrage aan Shell s aandeelhouderswaarde in al haar activiteiten door middel van het leveren van Operational Excellence op een duurzame wijze met een permanent oog voor het welzijn van onze medewerkers. SRE s stelt Shell in staat om een maximaal rendement te halen uit haar onroerend goed. SRE is leidend op de gebieden real estate, FM en zakelijk reizen 555 medewerkers in 75 landen s Werelds grootste aanbieder van catering- en andere ondersteunende facilitaire diensten Meer dan medewerkers in 50 landen Omzet circa 16,5 miljard Meer dan klanten en circa locaties wereldwijd 4 miljard maaltijden per jaar 172 acquisities in 10 jaar

8 Shell's overwegingen om het contract vorm te geven zoals dat is gebeurd a. RE Strategie invullen voor de komende jaren b. Het creëren van een platform voor het noodzakelijke partnership om de strategische doelen te realiseren c. Kort overzicht van de contractstructuur d. Omvang en scope in Europa e. Onze gemeenschappelijke visie f. Performance Score Card en concrete resultaten de eerste 4 jaar

9 Partnership ingebouwd in contractvorm Van Traditioneel Service Contract To Proposed Relationship Vaste prijzen en tarieven Voldoen aan SLA Beperkte informatie vrijgave Afwijkende doelen & waarden Synergie effecten lastig te bereiken Service cost management Focus op eigen succes Beperkte voordelen voor het toevoegen van waarde Op basis van gemaakte kosten Voldoen aan de behoeften van de business Volledige transparantie van informatie Doelen & waarden volledig opgelijnd Synergie effecten makkelijk te bereiken Target cost management Streven naar een win-win voor beide partijen Belonen voor het toevoegen van waarde

10 Project Timeline Contracts/Service Providers 10/04.06 Sept 05 16/03/06 28/04/06 May 06 Aug 06 Oct 06 Nov 06 VAR review Contract Award Peer review Request for Information Process Confirmation of Bid Lists Request for Proposal Issue RFP Evaluation Contract Award Mobilisation RFI Reference site visits RFI review process Steering Group endorsement Service Provider confirmation at Board level RE-CB/EPE-MTB FM strategy endorsement 05/04 RE-CB Bid List endorsement Issued RFP 5 May S/P Group Briefing sessions 9 & 11 May Site visits (mid May-June) Positive advice SI BV 19 th May RFPs returned (01 August) Technical and commercial evaluation (Sep) Best & Final Bids (12 Oct) Recommendation to RE-CB (26 Oct) Peer Review (w/c 6 Nov) Contract Award (14 Nov) Phased approach 90 day mobilisation plan Phasing dependent on existing footprint of successful S/P(s) Go live Mar 07 Organisation design & consultation Implementation before 1/1/07 = SI BV staff counselling engagement = Engagement with SCF Stakeholder Engagement

11 Strategie voor de toekomst: Splitsing van services Catering, Vending, Hospitality, Mail, Reception, AV, Front of House, Cleaning, Pest Control, Landscaping, Grounds, Waste, Fitness Centres, Helpdesk, Space Planning, Churn Moves* Soft Services (+ option of Basic Handy-Man Non-Core Hard Services**) Note : Camp Environments will normally be Integrated (IFM) contracts. Scope of Services Mechanical/Electrical, Building Fabric, HVAC, Lift Maintenance, Critical Systems, Civil Works + Handy-Man Services Optional : Minor Projects Specialty services provided by business technical contractors or directly contracted for Laboratory environments only

12 Kort overzicht van de contractstructuur Contractwaarde: initieel $70m, gegroeid naar $300m 7 jarig contract, gestart in februari 2007 Meerdere landen, meerdere locaties per land Support Services Prioriteiten: Excellente HSE Meetbare en consistente kwaliteit van de uitgevoerde diensten Meetbare en structurele kostenreductie Risico & Bonus On Target % 100% Riisico 100% Bonus Sliding Scale % Sliding Scale %

13 Omvang en scope in Europa UK On-Shore Europe Netherlands, France, Belgium, Poland DACH Germany, Austria, Switzerland Med Cluster Spain, Italy, Turkey Remote UK, NL Norway 9 Facilities Hard Services Soft Services Catering Services 15 Facilities Soft Services Catering Services 6 Facilities Soft Services Inc Handyman Catering Services 4 Facilities Soft Services Inc Handyman Catering Services 38 Offshore platforms 5 Onshore remote sites Soft Services Catering Services Rev $61.5m Rev $45m Rev $6-10m Rev $6-8m Rev $42m Standard Operating Platform Conversion Rate 1 = $1.5

14 SRE Outsourcing Model SRE Strategisch Strategische Partner Tactisch Management van FM leverancier Operationeel Uitvoering van de diensten Shell Real Estate wordt in staat gesteld focus te hebben op strategische ontwikkelingen en doelen Dit gaat gepaard met vertrouwen in Eurest Services om op operationeel en tactisch niveau op hoog niveau te presteren

15 Strategy voor de toekomst: Contract modellen

16 Performance Scorecard SLIDING SCALE FOR PERFORMANCE 0% 25% 50% 75% 100% 125% 150% 175% 200% BELOW JUST ABOVE NEAR JUST OFF- POOR NEAR POOR EXPECTATI ON-TARGET ABOVE EXPECTATI EXCELLENC EXCELLENT TARGET ON TARGET ONS E TRCF (Per Million Hours) > TRC (Actual) Reportable Incidents Only (Medical Treatment Case or Worse) - For Limited Exposure Hours Only > Ratio : No. Near Miss / Recordable Incidents 1:1 10:1 15:1 20:1 25:1 30:1 50:1 100:1 125:1 Close-Out of Agreed HSE Audit Actions & Recovery Plans Complete (% Complete) 60-68% 69-74% 75-84% 85-89% 90-95% 96% 97% 98-99% 100% Actual spend, versus the authorised 'signed-off' Target Cost (TC) Target Cost % TC % TC % TC % TC - >6.0+% Environmental Plan (Energy, Efficiency & Waste Management) : Judgemental Scale Other Judgemental measures using the 1 to 9 scale (Average)

17 Scorecard Performance Jaar 1 & 2 Jaar (Jan Dec) 117.5% Jaar (Jan Dec) 129.3%

18 Compass Group s methodieken om het contract uit te voeren a. Een wereldwijde en nationale aanpak b. De scope van het contract in Nederland c. Management informatie voor Shell d. De belangrijkste mechanismen waarmee de EFMC Award for Partnership Across Borders gewonnen is

19 Globale en nationale aanpak Het hele contract wordt wereldwijd uitgevoerd door één en dezelfde organisatie: Eurest Services Deze wordt nationaal ondersteund door Compass-Group NL en wereldwijd door het Compass Service Framework (CSF) Compass Service Framework Service Management Model Operational Service Procedures IT Systems Integrated approach defining how to introduce, mobilise, deliver and manage services Web-based guidelines containing a consistent set of processes & tools for delivering Support Services Standardised IT application for Support Services. Computer Aided Facility Management (CAFM) HSE Performance & Management Information System

20 De scope van het contract in Nederland Food Services Staff Restaurant Vending Services Hospitality and Conference Room Catering Business & Office Services Mailing Services Convenience Copier Management Audio-Visual Services Reception & Concierge Services VIP Services Floor Walkers / Support Stewards Fitness Centre Management Cleaning / Janitorial Services Cleaning / Janitorial Internal Cleaning External / Fabric Window Cleaning Pest Control Waste Disposal Internal Flowers & Plants Landscaping, Grounds Maintenance Help Desk

21 Management Informatie voor Shell Wereldwijde uniforme management rapportages Wereldwijd Web-based Extranet (International Client Programme) HSE, Case Studies, Best Practice & initiatieven en innovaties Scorecard Performance (KPi s, Financieel, Etc) Mogelijkheid om Regio s, Gebouwen en diensten te vergelijken

22 Het mechanisme om de EFMC Award for Partnership Across Borders te winnen: One Team Om kostenreducties met behoud van kwaliteit en innovaties te realiseren zijn SRE management en Eurest Services management samengegaan in All of us are smarter than any of us

23 One-team, One-vision, One-goal Focus op standaardisatie en vereenvoudiging van de operatie Het hebben van een platform om centraal en lokaal initiatieven te implementeren Het promoten en implementeren van best practices Efficiency: dubbel werk wordt voorkomen We vormen één gemeenschap ten dienste van onze klanten We werken samen aan betere scorecard resultaten door te anticiperen op de wensen van de business operational excellence en kostenreducties te realiseren We combineren de expertises van Shell Real Estate en Compass-Group om als een gemeenschappelijk Team te acteren en te opereren

24 Het One Team besturingsmodel ESS [Compass] BAE Systems Joint Strategy Board Steering Group Peer Board Joint Steering Group Other Service Providers High level account direction, development and monitoring Local site level / regional (Lot) level Belangrijkste voordelen: 1 gemeenschappelijk platform ten dienste van de een gemeenschappelijk doel Gedeelde visie Gedeelde cultuur Delen van Best Practices Schaalvoordelen Minimaliseren van risico s Risk & Reward Betere resultaten

25 HSE wereldwijde standaarden Optimalisatie op verschillende manieren: We delen HSEQ management systemen (CSF is verbonden met Shell management systemen) Gezamenlijke pro-actieve projecten wereldwijde gezamenlijke HSEQ jaarplannen met lokale variaties HSEQ verbetercampagnes Hearts and Minds : ontwikkelen van een gemeenschappelijke veiligjheids-cultuur Wereldwijde leereffecten uit incidenten incidenten en maatregelen om deze in de toekomst te vermijden worden gedeeld met One Team groepen in alle landen, in alle locaties Jaarlijkse gemeenschappelijke Safety Day Lesson Learnt 1 Page Briefing note

26 Wat is er tot op heden bereikt? Wereldwijd Oneteam Concept Barrières tussen de partners zijn geslecht Heldere gemeenschappelijke Visie & Doelen Best Practices worden wereldwijd gedeeld Een gedeeld extranet voor alle landen en locaties Een geconsolideerde scorecard (Locatie, Regio, Land, Lot, Wereld) Cultuur Campagnes en Programma s Leer-effecten Gemeenschappelijk jargon Innovaties Standard Operating Platform (CSF) PIG (Project Ideas Generator)

27 Wat is er tot op heden bereikt? Gestandaardiseerde wereldwijd uniforme balanced scorecard Cultural alignment programma s Matchen van de organisatiestructuren executive board, country boards, steering groups, peer groups Best Practices hygiëne standards - BICS mail service verhuizingen Office stewards Customer surveys Service Navigator Planon CAFM Opgelijnd HR beleid People survey your voice Leerplekken Micro-Fibre Initiatieven voor supply-chain management shop concept fitness centres catering innovaties

28 Vraag & antwoord