Inhoud. Nieuwsbrief. Remmicom - Tot het tangram past. Vergader met Meeting.net Software maken is rugby. Hou de vinger aan de procedure.

Transcriptie

1 Inhoud Remmicom - Tot het tangram past BBC kickt off Vergader met Meeting.net Software maken is rugby Hou de vinger aan de procedure Nieuws en weetjes Outsourcing van witte raaf Biometrie box Nieuwsbrief Januari 2013

2 Remmicom - Tot het tangram past Ook in het nieuwe logo komt de R-vorm van Remmicom terug. Alle deeltjes van uw ICT moeten bij elkaar passen. Zoals het tangram, de Chinese legpuzzel: met een vierkant, een parallellogram en vijf driehoeken kun je alle figuren vormen. Dat is het doel van Remmicom. Het tangram komt terug in onze gloednieuwe huisstijl. Die oogt modern en strak. Net zoals Remmicom, want wij én onze software evolueren voortdurend. En de huisstijl klopt: alles wat we doen valt samen in één tangrampuzzel. U ziet de huisstijl in deze nieuwsbrief, in al onze communicatie en op onze volledig vernieuwde website:

3 BBC kickt off BBC infosessie oktober 2012 Overschakelen naar de nieuwe Beleids- en Beheerscyclus (BBC), hoe doe je dat? Voor de besturen die in 2014 starten, stippelt Remmicom een traject van meer dan één jaar uit. Elk gemeentebestuur krijgt een tijdlijn met mijlpalen om comfortabel naar de nieuwe BBC te evolueren. Onder meer de opmaak van het vernieuwde budget in de BBC komt hierin aan bod. Zo n financieel-managementsysteem heeft impact op de hele organisatie. Daarom gaf Remmicom, voor de starters 2013, inhoudelijke BBCopleidingen in samenwerking met Q&A. De acht sessies lichten enkele belangrijke aspecten toe in het omschakelingsproces naar de BBC. Ook voor de starters 2014 organiseert Remmicom opnieuw de inhoudelijke BBC-opleidingen in samenwerking met Q&A. Check onze website voor de data en om u in te schrijven. Remmicom nu ook voor OCMW s Wist u dat Remmicom ook zijn financiële toepassingen, onder meer de BBC-boekhouding, aanbiedt aan OCMW s? In Bertem, Begijnendijk en Zonnebeke starten de OCMW s ermee in De voorbereiding verloopt vlot en de historische gegevens worden omgezet vanuit de NOB naar BBC. En de link met het sociaal dossier (van een andere leverancier dan Remmicom)? Volledig geïntegreerd én automatisch! In de rij voor M-Fact Liefst zeventien (17!) gemeenten gebruiken nu M-Fact, onze module om facturen elektronisch te verwerken. Vanwaar dat succes? M-Fact is volledig en in real-time geïntegreerd met de boekhoudsoftware. M-Fact is een totaaloplossing, inclusief hardware om de facturen te scannen. Goedkeuren van facturen kan van op afstand (handig voor een buitendienst). Versie 6 komt eraan: volledig afgestemd op BBC.

4 Vergader met Meeting.net Krijgt u een punthoofd van al die verschillende vergaderingen en punten? Hoe behoudt u het overzicht? En hoe houdt u de inhoud eenvormig? Meeting.net Demosessie Meeting.net, november 2012

5 Gemeentesecretaris zonder nachtmerries Dirk Stoffelen, gemeentesecretaris van Bertem, is enthousiast over Meeting.net: Het is niet zo maar de opvolger van Notulenbeheer. Daarmee kon je een beperkt aantal vergaderingen beheren, bijvoorbeeld van het college en de gemeenteraad. Met Meeting.net kan dat voor alles: OCMW-raad, sportraad, jeugdraad, managementteam,seniorenraad,bibliotheekraad... De technologie van het programma Notulenbeheer was stabiel maar beperkt, met een stroeve interface en beperkte zoekmogelijkheden. Meeting.net werkt veel intuïtiever zoals een Windows-interface en houdt de input eenvormig. Ik vond het als gemeentesecretaris een nachtmerrie als ik ontwerpbesluiten met de meest verschillende lettertypes, kleurtjes en toeters en bellen kreeg. Met Meeting.net is er eenvormigheid in de notulering: netjes volgens de huisstijl en de BIN-normen. Meeting.net neemt de gebruiker bij de hand door de opbouw van besluiten. Blokje per blokje, met verplichte velden, vaste teksten voor terugkerende besluiten en ruimte voor variabele teksten. Je bespaart tijd en werk, los van de manier van besluitvorming. We zijn met Meeting.net gestart met het managementteam, een niet-kritische vergadering. Intussen zijn ook het college en de raad operationeel. Nu rollen we het uit naar andere vergaderingen: syndicaal overleg, diensthoofden, adviesraden Ik kijk ook uit naar de integratie met andere software. Programma s die met elkaar kunnen praten: dat maakt ons werk veel efficiënter en transparanter. Onze webgebaseerde applicatie Meeting.net brengt lijn in alle soorten vergaderingen: colleges van burgemeester en schepenen, gemeenteraden, burgemeesteren secretarisbesluiten, gemeenteraadscommissies, vergaderingen van MAT, AGB en OCMW Vergaderingen vinden op allerlei locaties in de gemeente plaats. Dankzij Meeting.net blijft u op de hoogte van alles. Bovendien hebt u meer mogelijkheden om punten tussen vergaderingen uit te wisselen en de historiek van een punt te volgen. Iets opzoeken? Dat kan niet alleen in een lijst met filters, maar ook op zoekwoorden: de complete inhoud is geïndexeerd. Strak Chaos is uit den boze met Meeting.net. De applicatie is sterk beveiligd en dankzij de machtigingen (die de beheerder instelt) is het gebruik goed geregeld. Voeg daar nog de sjablonen aan toe: ze houden de input door de deelnemers strak en uniform. Bovendien kunt u zelf zo veel sjablonen aanmaken als u wilt. En er is meer. Meeting.net zal in 2013 koppelingen realiseren met applicaties van Remmicom en andere leveranciers, onder meer met Ruimtelijke Ordening & Leefmilieu.net, (Rol.net), Financiën.net, Bevolking.net, M-Post, Begraafplaatsen.net en 3P. Ook is er een link met Microsoft Outlook om vergaderingen, taken en uitnodigingen in te plannen, vergaderlocaties te reserveren Ook op tablet Dirk Stoffelen, gemeentesecretaris van Bertem Mensen zijn mobiel en hebben overal meteen informatie nodig. Weet u dat u met Meeting.net op een ipad of andere tablet kunt werken? Handig om een punt te raadplegen of zelfs van op afstand te stemmen. Meeting.net gebruiken gebeurt in drie stappen: 1. Medewerkers maken agendapunten aan en koppelen die aan een nieuwe vergadering. 2. De beheerder van zo n vergadering agendeert die punten. Tijdens de vergadering kan hij aanwezigheden, stemmingen en taken aanvullen en versturen. Een punt van datum wijzigen, het uitstellen, een aantal punten groeperen en doorsturen als nieuw punt voor een volgende vergadering: het kan allemaal. 3. De beheerder sluit de vergadering af en maakt de nodige documenten aan: uittreksels, verslagen, lijsten voor de gouverneur, bekendmaking...

6 Software maken is rugby Software maken is als rugby. De ontwikkelaars staan schouder aan schouder, ze steken de koppen bij elkaar. Als je het spel niet kent, lijkt het een wirwar. Maar er zit een duidelijke lijn in. En scoren doen we altijd. Aan het woord is Jan Buelens, verantwoordelijke voor de softwareontwikkeling bij Remmicom. Hoe begin je eraan? Jan Buelens: Onze nieuwe toepassingen ontwikkelen we vandaag op het Microsoft.NETplatform. Een strategische keuze van Remmicom om de verschillende applicaties in onze domeinen Burgerzaken, Financiën, Ruimtelijke Ordening en Leefmilieu, Secretariaat en Mid-Office op een uniforme manier te ontwikkelen binnen een framework dat een industriestandaard is. Voor de functionele kant rekenen we op de specifieke domeinkennis van onze collega s en ook uit de ervaring die onze helpdesk- en opleidingmedewerkers opdoen. Op basis van hun input, de feedback van onze klanten en de vraag van de markt zetten we de krijtlijnen uit: wat is de visie achter een applicatie en wat willen we doen? Analyseren is dus de basis? Jan Buelens: Eerst een businessanalyse voor de hoofdzaken en daarna een functionele analyse van wat een applicatie specifiek moet kunnen. In latere stappen volgen een technische analyse en een detailanalyse met schermtekeningen zodat ontwikkelaars ermee aan de slag kunnen. Voor de gebruiksvriendelijkheid en gebruikerservaring doen we een beroep op usability experts: zij kijken op een andere manier naar software. Gebruikers hebben nu eenmaal een ander verwachtingspatroon dan ontwikkelaars. Analyseren, ontwikkelen en testen lopen ook hand in hand. Volgens een iteratieve aanpak werkt het hele team aan hetzelfde doel. Dit doen we aan de hand van de scrum-aanpak. De scrum is de mêlée in rugby, toch? Jan Buelens: Klopt. Bij een scrum probeert de ene groep spelers de andere weg te duwen om de bal te verkrijgen. Maar het is ook een ontwikkelmethode voor software: we werken iteratief in korte sprints van twee weken. Zoals in rugby beslissen we met het hele team welke richting we uitgaan voor de volgende sprint: welke aanpassingen doen we en welke nieuwe functionaliteit zullen we ontwikkelen? Door die korte iteraties behouden we het overzicht en kunnen we een goede inschatting maken van de planning. Op het einde van de twee weken bespreken we het eindresultaat met het hele team, inclusief domeinspecialisten en testers. Het is trouwens een noodzaak dat het hele team goed met elkaar communiceert. Van analyse naar realisatie

7 Hoe doe je dat? Jan Buelens: We houden met zijn allen dagelijks een stand-up meeting van 15 minuten. Daarin moet iedereen drie vragen beantwoorden: wat heb ik gisteren gedaan, wat ga ik vandaag doen, en welke problemen heb ik ondervonden? Zo spelen we kort op de bal. Wanneer is software klaar? Jan Buelens: We bakenen eerst onze scope af: wat moet er in de eerste versie mogelijk zijn? Testers en consultant-trainers worden van bij het begin erbij betrokken. Ze sporen bugs in het systeem op en maken voorstellen voor wijzigingen: heb je daaraan gedacht? Tot slot volgt een integratietest. We testen de applicatie in zijn geheel door en doen een eindvalidatie. Let op, foutloze software bestaat niet! Na de release corrigeren we bugs in zogenaamde hotfix-branches. Grote aanpassingen maken deel uit van een volgende major versie. En natuurlijk zijn er ook de service packs van applicaties, bijvoorbeeld als we rekening moeten houden met een gewijzigde wetgeving. Welke nieuwe projecten staan er op stapel? Jan Buelens: We zijn druk in de weer met de volgende releases van onze toepassingen binnen elk domein en met nieuwe projecten zoals Financiën.net en Begraafplaatsen.net. En misschien Rugby.net, hé?!

8 Hou de vinger aan de procedure Wanneer moet welke taak of stap klaar zijn? Met Procesmanager.net houdt u de vinger aan de pols en dat is een must in strikte processen zoals de procedures voor ruimtelijke ordening. Het kan soms vreemd lopen: voordat u het weet, is de termijn van een dossier overschreden. Gevolg: een stilzwijgende weigering. Bij de tijd Dankzij Procesmanager.net bent u voortaan altijd bij de tijd. De applicatie kent de standaardprocessen die in de wetgeving beschreven zijn, maakt een automatische schatting van de loopduur van een proces en geeft op elk ogenblik een overzicht van de resttijd. Iedereen die het dossier behandelt, krijgt een herinneringsmail en een overzicht van de taken van de dag. Procesmanager.net geeft zelfs aan welke taak het meest dringend is. Procesmanager.net Overzicht Ook op een hoger niveau geeft Procesmanager.net u middelen. Krijgt u de vraag om een overzicht te geven van cruciale dossiers? Procesmanager.net toont ze u meteen. Vragen schepenen of gemeenteraad hoeveel dossiers er in een bepaalde periode behandeld zijn? Ook daarop heeft Procesmanager.net het antwoord meteen klaar. Gebruiksvriendelijk en geïntegreerd Dankzij de uniforme look & feel en de integratie met Ruimtelijke Ordening & Leefmilieu.net (of ROL.net) switchen uw collega s moeiteloos tussen dossiers en de bijbehorende processen. Vanuit de toepassing ROL.net volgt u de lopende processen op. Ook per dossier houdt u elke stap nauwkeurig bij. Ruimtelijke Ordening & Leefmilieu.net

9 Efficiënt deadlines in het oog houden! Efficiënt dossiers tijdig behandelen en afhandelen! Efficiënt gegevens verzamelen! Efficiënt werken dankzij Procesmanager.net Elly Beirinckx, secretaris gemeente Vorselaar Vorselaar is een kleine gemeente. We gebruiken Procesmanager.net als middel om deadlines goed in het oog te houden. Zo krijgen onze medewerkers tijdig berichten over belangrijke momenten van een dossier. Zo kunnen we het einde van een adviesperiode of openbaar onderzoek nauw opvolgen. Dankzij Procesmanager.net houden we rekening met de vastgelegde stappen en kunnen we dossiers tijdig afhandelen. Procesmanager.net dient niet om onze medewerkers te controleren, het is een manier om in een kleine gemeente met weinig personeel dossiers zo efficiënt mogelijk te behandelen. We vullen de gegevens van bij de eerste keer goed én volledig in, en plannen zo in één beweging het volledige verloop van elk dossier. Bij het verzenden van de geplande brieven en vergunningen moeten daardoor geen dossiers meer gehanteerd worden. We vinken de taken als uitgevoerd aan via de wachtlijst, die geïntegreerd is in ROL.net. Op een hoger niveau is Projectmanager.net voor ons handig om gegevens voor het jaarverslag te verzamelen: hoeveel bouwvergunningen zijn er geweest, hoeveel dossiers hebben we behandeld met hoeveel medewerkers en in welke tijd? Het geeft ons een goede kijk op doorlooptijden van dossiers en de workload van onze mensen.

10 Nieuws en weetjes 1,4 miljoen 95 gemeenten lieten hun oproepingsbrieven voor de lokale en provinciale verkiezingen van 14 oktober 2012 drukken bij Remmicom. Omgerekend zijn dat 1,4 miljoen kiezers. Buitenlandse Zaken opgestart met Bevolking.net Het departement Buitenlandse Zaken van de Federale overheid is opgestart met Bevolking.net. Hiermee werken al onze klanten met de vernieuwde software module en is de X25 verbinding met het Rijksregister nu overal stopgezet. Alle communicatie naar het Rijksregister verloopt nu via het TCP/IP protocol (webservices). Zelfgemaakte rapporten in ROL.net Krijgt u een specifieke vraag voor een rapport? Dankzij een nieuwe module in ROL.net maakt u dat rapport zélf. U zoekt informatie op maat in de datastructuur van ruimtelijke ordening en leefmilieu. Rapporten publiceren en beschikbaar maken voor uw collega s? Ook dat doet u zelf. Wanneer stedenbouwkundige aanvragen digitaal? Het departement RWO van de Vlaamse ontwikkelt een applicatie waarmee burgers hun stedenbouwkundige aanvragen digitaal kunnen doorsturen. Het team van ruimtelijke ordening volgt deze ontwikkeling op de voet en staat klaar om de integratie te voorzien in ROL.net. Burgerlijke Stand.net en Bevolking.net: tweerichtings-verkeer Het werk van de bevolkingsdienst wordt een pak eenvoudiger. Gegevens van de burgerlijke stand zijn nu meteen beschikbaar in Bevolking.net, terwijl u ze vroeger opnieuw moest intikken. En wordt u geconfronteerd met namen uit andere talen die niet alledaagse lettertekens bevatten? Ook daar is aan gedacht. Rijbewijzen in bankkaartmodel De FOD Mobiliteit drukt het gaspedaal in voor de rijbewijzen in bankkaartmodel. U bestelt die via een webapplicatie via een browser. Maar hoe weet u dat de factuur achteraf van de FOD wel klopt? Dankzij Remmicom behoudt u de gegevens ook in uw eigen systeem, zodat u alles goed kunt opvolgen en controleren. We hebben dit geïnstalleerd bij onze gemeenten die al rijbewijzen in bankkaartmodel uitleveren. Module Milieu klaar binnen ROL.net Begin 2013 is de module Milieu binnen ROL.net klaar. We plannen een aantal demodagen. Hou het nieuws in de gaten op Drie vragen over Burgerlijke Stand.net Kan ik zomaar overstappen op Burgerlijke Stand.net? Ja, gebruikt u een ouder pakket van Remmicom of van een andere leverancier? In beide gevallen converteert u probleemloos naar Burgerlijke Stand.net Er is ook een koppeling met VKBO, de verrijkte kruispuntbank voor ondernemingen: zodat ook gegevens van notarissen, dokters, ziekenhuizen en andere altijd in de databank zitten én up-to-date zijn. Wat als mijn collega Burgerlijke Stand.net moet gebruiken? Burgerlijke Stand.net is uiterst gebruiksvriendelijk: een wizard leidt de gebruiker door het dossier. Daardoor voeren ook niet ervaren gebruikers de nodige (en verplichte) gegevens voor een akte zeker in. Mijn ziekenhuis wil overgaan naar de elektronische geboorteaangifte? Via de module E-birth kan Burgerlijke Stand.net de elektronische geboorteaangiftes verwerken. U maakt het dossier met de relevante gegevens en de nodige documenten al klaar voordat de ouders de geboorte komen aangeven. Tijdsbesparing en een kleinere kans op fouten!

11 Outsourcing van witte raaf Van links naar rechts: Pascal Uyttersprot, ICT-verantwoordelijks Asse Jef Beirinckx, Consultant Services & Infrastructuur Remmicom Jeroen Ronsmans, Consultant Services & Infrastructuur Remmicom André Fouda, ICT medewerker Asse De ICT-verantwoordelijke van een organisatie is vaak een witte raaf. Maar als hij of zij wegvalt, dan degradeert het systeem snel. De oplossing? Outsourcing van het ICT-beheer aan Remmicom. Systeembeheer is de verzameling van activiteiten die nodig zijn om de ICT-infrastructuur en de toepassingen vlekkeloos te laten draaien. Het is de taak van de ICTverantwoordelijke om het systeem te beheren. Hij doet dat proactief door bottlenecks te vervangen en alle elementen up-to-date te houden. Een algemene regel stelt: per 30 à 50 personen is er 1 systeembeheerder nodig. In sommige gemeenten krijgt hij er nog andere taken bij of is het moeilijk een kandidaat met het geschikte profiel te vinden. Het systeembeheer blauwblauw laten is vandaag geen optie meer. Last van schouders Daarom biedt Remmicom de outsourcing van het systeembeheer aan. Sinds wanneer? Karel Michiels, verantwoordelijke Services & Infrastructuur: Remmicom startte er al in 2000 mee. Een gespecialiseerde medewerker neemt het systeembeheer, de gebruikersondersteuning en de probleemoplossing ter plaatse over. Vaak gaat het om één of twee dagen per week. Voor onze klanten is het een zware last die van hun schouders valt. Eindelijk zijn ze zeker. Een goed, actueel en stabiel systeem leidt tot een grotere tevredenheid. Onze ondersteuning ter plaatse stelt de ICT-verantwoordelijke van de gemeente ook in staat om strategisch en proactief te denken. We ondersteunen alle interne en externe diensten. Dus ook OCMW s, scholen, brandweer, kunstacademie, musea, zwembaden Onze klanten kunnen zich weer op hun kerntaken richten. Buffer Heeft Remmicom genoeg ICT-verantwoordelijken om aan de outsourcingvraag te voldoen? Karel Michiels: We hebben in onze serviceafdeling een ruime buffer opgebouwd. Allemaal ICTspecialisten die vertrouwd zijn met onze klanten. Ideaal om de toepassingen gezond te laten draaien. En dan is er nog onze servicedesk, de ICT-omgeving waarop onze gebruikers een beroep kunnen doen. Weet je dat die opgebouwd is volgens de ITILstandaard, hét framework voor een veilig ICT-beheer? Eindelijk tijd voor de toekomst Pascal Uyttersprot, ICT-verantwoordelijke bij de gemeente Asse Ik kon een tijdje niet met ICT bezig zijn. Je merkt dan dat er nood is aan vakkennis. We vonden die bij Remmicom en dat was een goede zet. Hun ICT ers hebben voeling met de praktijk, ze kennen de apparatuur en software en ze zijn snel ingewerkt. Bovendien kennen ze de helpdeskmedewerkers van Remmicom goed. Zij weten wie de rode telefoon opneemt! Drie dagen per week zijn er bij de gemeente Asse ICT-medewerkers van Remmicom aan het werk. Ideaal om de inhaalbeweging te versnellen en nieuwe processen te bedenken, testen en implementeren. Het is interessant dat ICT-medewerkers van Remmicom ook bij andere gemeenten actief zijn. Dat stelt me in staat om te vergelijken: hoe doen ze dat in een andere gemeente, hoe pakken ze daar een probleem aan? Zo kan ik wat wij doen aftoetsen aan de realiteit. Wat ik ook graag doe, is brainstormen met de mensen van Remmicom. Door van gedachten te wisselen komen we tot meer inzicht. Als ICT-verantwoordelijke heb ik veel brandjes moeten blussen. De eerste opdracht is zorgen dat alles blijft werken. De problemen oplijsten en vlot samenwerken met de ICT ers van Remmicom heeft veel opgelost. In 2013 zal ik tijd hebben om de zaken algemener te bekijken. Dat is nodig, want ICT wordt almaar ingewikkelder. Van de fichebak zijn we geëvolueerd naar pc s en nu naar een netwerk met allerlei buitendiensten. Het is cruciaal om de juiste algemene aanpak te kiezen.

12 Biometrie box Alles in een Het reispaspoort van Buitenlandse zaken? De elektronische ID-kaart van Binnenlandse zaken? Het digitaal rijbewijs in bankkaartmodel? Om die te kunnen afleveren, heeft uw gemeente een reeks apparaatjes nodig. Al die apparaten zijn mooi gecombineerd in de Biometrie box: scanner, documentlezer, kaartlezer, vingerafdrukscanner en handtekeningpad. De Biometrie box is gemaakt uit de kunststof Corian : stijlvol, stevig en afwasbaar. We installeren volgend jaar bij al onze klanten twee stuks van de Biometrie box en geven opleiding en ondersteuning over het gebruik van de apparaten. Interesse? Neem contact op met Remmicom. Zo ziet het kluwen van apparaten en draden eruit. Niet netjes! De Biometrie box: 45cm x 50cm x 16cm Remmicom NV Stationsstraat Westmeerbeek Tel Fax info@remmicom.be Peter Dewever Klantverantwoordelijke Tel Gsm peter.dewever@remmicom.be Beste wensen voor 2013 vanwege Remmicom!