Duurzaam digitaal met het CDD +

Transcriptie

1 Duurzaam digitaal met het CDD +

2

3 CDD + : duurzaam beheer van digitale dossiers Justitiële Informatiedienst De Justitiële Informatiedienst (JustID) heeft als primaire taak het verstrekken van een integer en een integraal persoonsbeeld van justitiabelen aan daartoe gerechtigden. Om dit beeld samen te stellen, verzamelt, bewerkt en beheert JustID deze gegevens in samenwerking met haar partners, zoals het Openbaar Ministerie. Het leveren van betrouwbare informatie waarover onze partners op het juiste moment kunnen beschikken, is essentieel in de (strafrechts)keten. Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + 1

4 2 Brochure CDD + Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

5 Inhoud 1 Voorwoord 4 2 De voordelen van het CDD + 8 Henk van Brummen (procureur-generaal bij het College van procureurs-generaal van het Openbaar Ministerie in Den Haag): OM gaat afscheid nemen van kilometers papier 13 3 Aanvullende producten en diensten 16 Hans Waalwijk (docent en onderzoeker archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam) en Douwe Huisman (adviseur digitale duurzaamheid bij het Expertisecentrum van JustID): Over de Archiefwet, selectielijsten en de digitale handtekening 20 4 Trends en ontwikkelingen 22 John Luijendijk (Teamleider van het Centraal Archief in Ypenburg): DJI blij met overstap op digitale dossiers 24 5 Informatie 26 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + Inhoud 3

6 1 Voorwoord 4 Brochure CDD + Voorwoord Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

7 Digitale dossiers vormen het hart van de organisatie Werken bij de overheid betekent werken met informatie. De afgelopen jaren zijn de werkprocessen bij de overheid verder gedigitaliseerd. Toch worden digital born documenten vaak nog bewaard in papieren vorm. Zeker wanneer het gevoelige informatie betreft, zoals in de strafrechts - keten. Dat levert grote hoeveelheden papier op. Zo produceert het ministerie van Justitie jaarlijks circa 21 miljoen A4-tjes! Dat moet en kan anders. Digitale dossiers bieden veel voordelen. Anders dan papieren dossiers zijn ze direct en op elk moment beschikbaar. Je hoeft ze niet te verplaatsen en ze kunnen niet zoekraken. Ze zijn altijd volledig en hebben geen last van inktvraat of andere ongemakken. Bovendien nemen ze geen kostbare archiefruimte in beslag. In deze tijd van bezuinigingen moet dat elke bestuurder als muziek in de oren klinken. Last but not least maken digitale dossiers het mogelijk efficiënter en effectiever te werken. Door ze te koppelen aan de bedrijfsprocessystemen komen ze terug in het hart van de organisatie en is het makkelijk ze actueel te houden. Daar komt bij dat het makkelijker is informatie in de keten te delen. Zo kunnen sneller de juiste acties tegen de juiste persoon worden genomen. Dany Venema Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + Voorwoord 5

8 Met het Centraal Digitaal Depot (CDD + ) bieden wij overheidsorganisaties en keten - partners een middel om e-documenten op te slaan op een duurzame, geordende en toegankelijke manier. Door innovaties op het terrein van onder meer autorisatie en digitale handtekeningen is het digitale document net zo veilig te raadplegen en net zo betrouwbaar als het papieren origineel. Daarnaast hebben we de werkprocessen zo ingericht dat we voldoen aan alle (archief )wettelijke eisen. Daarnaast heeft het Nationaal Archief een generieke machtiging afgegeven voor de gehanteerde systematiek van het CDD +. Uniek is dat organisaties die zich aansluiten bij het CDD + gebruik kunnen maken van onze generieke machtiging tot substitutie. De bewijskracht van een papieren document gaat dan over op het omgezette, digitale document en het papieren document wordt vernietigd. Daarom beveel ik het CDD + van harte aan als hét instrument om het werk in de keten te faciliteren! Dany Venema Hoofd afdeling Expertise- en dienstencentrum digitale archivering (EDDA) bij JustID en geestelijk vader van CDD + 6 Brochure CDD + Voorwoord Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

9

10 2 De voordelen van het CDD + 8 Brochure CDD + hoofdstuk 2 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

11 De strafrechtsketen is sterk dossiergeoriënteerd. Ondanks de voortschrijdende automatisering van bedrijfsprocessen blijft het papieren dossier een belangrijke informatiebron voor de behandeling van verdachten en veroordeelden (justitiabelen). Papier heeft gebruiksbeperkingen en maakt de betrokken ketenpartners kwetsbaar. Dossiers kunnen immers incompleet zijn, beschadigen, te laat aankomen of zoekraken. Bovendien is het instandhouden van een papieren archief kostbaar. Er zijn verschillende redenen waarom organisaties een papieren archief aanhouden: De Archiefwet stelt eisen aan het omzetten van papier naar digitaal; De meeste bedrijfsprocessystemen kunnen niet de duurzame bewaring garanderen die nodig is voor digitale handtekeningen; Vanwege de wettelijke bewaartermijnen is het noodzakelijk dat dossiers jarenlang gegarandeerd beschikbaar blijven. Bij papieren dossiers is dat geen probleem. Digitale informatie veroudert echter snel. Opslagmedia, bestandsformaten, hardware en software kennen een beperkte levensduur. Dé oplossing: CDD + Ketenpartners vinden het belangrijk dat hun informatie op een betrouwbare wijze is opgeslagen. De bewijskracht en toegankelijkheid van de oorspronkelijke informatie moet onveranderd blijven. JustID voorziet hierin met het CDD +. CDD staat voor het Centraal Digitaal Depot. In dit depot worden digitale dossiers in de strafrechtsketen geregistreerd en blijven ze gedurende de wettelijke bewaartermijn beschikbaar. De documenten zijn eenvoudig te vinden via metadata en specifieke zoekcriteria. De opslag voldoet aan de geldende wet- en regelgeving en de veiligheid is geborgd. In audits wordt de veiligheid van de applicatie periodiek uitvoerig getest. Ingebouwde structuren zorgen ervoor dat uitsluitend geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de informatie. Wat levert deelname aan het CDD + op? Digitale dossiers opslaan in het CDD + heeft veel voordelen. -Altijd beschikbaar De dossiers zijn 24 uur per dag te raadplegen vanaf de werkplek. Problemen met te late of zoekgeraakte dossiers behoren tot het verleden en transportkosten vervallen. -Altijd compleet Digitale dossiers zijn altijd volledig: er kunnen geen delen zoekraken. Ook aantasting is niet aan de orde. Bovendien kunnen door toevoeging van registratiekenmerken aan archiefgegevens verschillende dossiers aan elkaar worden gekoppeld. De koppeling voorkomt dat er meerdere dossiers van één persoon worden Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + hoofdstuk 2 9

12 aangemaakt. Dit draagt bij aan een integer en integraal persoonsbeeld. Integer betekent dat de informatie is gekoppeld aan de juiste persoon. Integraal wil zeggen dat alle informatie over verdachten en veroordeelden die al ergens in de strafrechtsketen aanwezig is, voor iedere daartoe gerechtigde functionaris in de keten snel en efficiënt toegankelijk is. -Altijd actueel Er bestaan veel digitale archieven die gevormd en beheerd worden alsof het papier is. Het CDD + gaat verder. Via koppelingen met bedrijfsprocessystemen kunnen dossiers direct en automatisch aangevuld worden. Omdat nieuwe gegevens direct toe te voegen zijn, is actualiteit gegarandeerd. Het CDD + brengt het archief terug waar het hoort: middenin het bedrijfsproces. -Makkelijk uit te wisselen Aansluiting op het CDD + scheelt ketenpartners veel werk doordat dossiers makkelijk zijn uit te wisselen en informatie makkelijk is te delen. Een goed voorbeeld is het proces-verbaal. Dit document wordt opgemaakt bij de politie en vervolgens hergebruikt op verschillende plekken in de keten, zoals bij het Openbaar Ministerie, de Reclassering of het Centraal Justitieel Incasso Bureau. Op termijn, en als de wetgeving het toelaat, kunnen zelfs ketendossiers worden opgebouwd. Het is dan niet meer nodig documenten rond te sturen: het volstaat om keten - organisaties toegang te verschaffen tot één dossier en op basis van autorisaties bepaalde onderdelen van een dossier wel of niet toegankelijk te maken (eenmalige opslag, meervoudig gebruik). -Veel minder kosten Al vanaf 2000 heeft JustID een machtiging tot substitutie, die het mogelijk maakt om de bewijskracht van papieren documenten over te laten gaan op het digitale document. De digitale documenten hebben dan dezelfde juridische bewijskracht als het papieren document. Papieren stukken die gedigitaliseerd zijn volgens de door JustID ontwikkelde en geautoriseerde scan - procedure, zijn daarmee overbodig en worden vernietigd. Kortom: het papieren archief verdwijnt. Dit levert een flinke kostenbesparing op: gemiddeld kost een strekkende meter archiefruimte 450 euro per jaar. Het digitale archief is goedkoper en bovendien een stuk makkelijker te beheren: met één druk op de knop is te zien welke documenten vernietigd mogen worden omdat de bewaartermijn is verlopen. -Gegarandeerd duurzaam Het CDD + heeft als belangrijkste taak om digitale archiefobjecten duurzaam op te slaan en voor onbepaalde tijd toegankelijk te houden. Een belangrijke voorwaarde is dat de objecten door de tijd heen hun origi - nele representatie, oftewel hun authenticiteit, behouden. Eigenschappen zoals de context, de inhoud, de structuur en het uiterlijk moeten dus onveranderd blijven. Het mag bijvoorbeeld niet zo zijn dat een document na verloop van tijd niet meer in zijn oorspronkelijke vorm te raadplegen is, omdat er geen software of hardware meer is die het document kan weergeven. JustID garandeert ketenpartners die hun archiefobjecten willen opslaan in het CDD + dat de objecten gedurende de wettelijke bewaartermijn authentiek worden opgeslagen. 10 Brochure CDD + hoofdstuk 2 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

13

14 Daarvoor hanteert JustID een lange-termijnbewaarstrategie. JustID converteert alle digitale documenten naar een bestandsformaat dat de standaard is voor langdurige opslag. Daarbij kiest JustID zoveel mogelijk voor open standaarden. Het formaat komt dan tot stand via een formeel en open proces binnen een erkend standaardisatieorgaan (bijvoorbeeld ISO, NEN, W3C). Het voordeel is dat het formaat internationaal wordt toegepast en ondersteund. Het brede draagvlak beperkt het aantal migratiemomenten. Dit verkleint het risico op informatieverlies tijdens de levenscyclus van een document. Voor tekst en afbeeldingen wordt PDF/A-1b (ISO ) toegepast. PDF staat voor Portable Document Format. Het is een universele bestandsindeling waarmee lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform waarmee het document is gemaakt. Ook ziet het er op elk beeldscherm hetzelfde uit en kan het op alle platformen bekeken of bewerkt worden: van Apple, Java en Linux tot Windows. In vier stappen aansluiten op het CDD + Om een organisatie succesvol aan te sluiten op het CDD +, gaat JustID gestructureerd te werk. Er zijn vier fasen: organisatie besluiten om al dan niet verder te gaan. 2. Na het vooronderzoek volgt een specificatiefase. Daarbij stellen we onder meer specificaties op voor het CDD + en leggen we de nieuwe werkprocessen vast, starten we met het opstellen van handboeken en archiefbeheerregels en wordt gekeken naar de conversie van het huidige archief. 3. In de realisatiefase richten we het CDD + systeem in en gaan we proefdraaien. Ook vragen we een machtiging voor substitutie aan bij het Nationaal Archief of bij de zorgdrager die verantwoordelijk is voor het archief. We zetten het systeem op en testen het in een beperkte omgeving. Doel is de implementatie zo goed mogelijk voor te bereiden. 4. In de implementatiefase wordt het systeem binnen de organisatie uitgerold. Na de implementatie vervult JustID de rol van beheerder van het CDD + systeem en de bijbehorende opslag-oplossing. De organisatie die is aangesloten, blijft eigenaar van de documenten en is archiefbeheerder. 1. Allereerst starten we met een vooronderzoek om vast te stellen hoe haalbaar aansluiting is. In deze fase brengen we onder meer de informatie - systemen en wet- en regelgeving in kaart die van toepassing zijn op het archief. Op basis hiervan kan de 12 Brochure CDD + hoofdstuk 2 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

15 Henk van Brummen OM gaat afscheid nemen van kilometers papier Medewerkers zijn blij dat ze ontzorgd worden Kilometers papier liggen er bij de negentien arrondissementsparketten, die ressorteren onder het Openbaar Ministerie. Dat gaat veranderen, vertelt Henk van Brummen, procureur-generaal bij het College van procureurs-generaal van het Openbaar Ministerie (OM) in Den Haag. Met de invoering van het zogenaamde Geïntegreerd Processysteem Strafrecht (GPS) worden nieuwe strafdossiers digitaal aangemaakt. Na behandeling komen ze in het CDD +. Het GPS is recent ingevoerd bij alle arrondissementen voor standaardzaken die worden behandeld door de politierechter en de kantonrechter. Eind 2010 wordt het verder uitgerold voor zaken die in de meervoudige kamer worden behandeld. Een grootscheepse operatie: op de arrondissementsparketten komen jaarlijks honderdduizenden zaken binnen. Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + hoofdstuk 2 13

16 Digitale zittingen Binnen het strafdossier zijn elektronische processen-verbaal een eerste stap. Van Brummen: Die levert de politie nu nog op papier aan. Dat gaan we anders organiseren. Ook gaan we regelen dat een elektronisch proces-verbaal dezelfde bewijskracht heeft als op papier. In de loop van 2010 komt er een algemene maatregel van bestuur die elektronische handtekeningen dezelfde bewijskracht geeft als een handtekening op papier. Dan is het ook juridisch dichtgetimmerd. Uiteindelijk is het de bedoeling het hele procesdossier te digitaliseren, inclusief de digitale rapporten van deskundigen, de Reclassering, het verhoor en het strafvonnis. Van Brummen: Er komt nog een uitgebreide wet om dat mogelijk te maken. Begin 2011 zullen er ook digitale zittingen worden gehouden. Alle partijen, inclusief de verdachte, hebben dan een beeldscherm voor zich. Het OM heeft JustID gevraagd het proces van digitale instroom van zaken in GPS mede vorm te geven en in te richten. Zo bekijkt JustID welke afspraken mogelijk zijn met de rechtbanken over de digitale dossiers: elke rechtbank houdt immers een zorgplicht voor de eigen dossiers. We willen de zorgplicht voor digitale dossiers eenduidig regelen. JustID geeft daarbij de mogelijkheden aan en borgt de processen. Een aparte vraag is of bestaande dossiers ook omgezet worden in bits en bytes. Van Brummen: In elk geval komen nieuwe zaken in GPS. We hebben JustID gevraagd te onderzoeken wat het betekent als we papieren dossiers centraal laten scannen en waarmerken in Almelo. Daarnaast gaan we JustID mogelijk inschakelen voor het ter beschikking stellen van digitale dossiers of delen daarvan aan partijen, zoals advocaten en Reclassering. Anders zou ieder parket dit zelf moeten doen. Ontzorgen De voordelen van digitalisering zijn evident, stelt de procureur-generaal: Dossiers zijn sneller ter beschikking, ze zijn beter te beheersen en met een druk op de knop te verspreiden: fotokopiëren is niet meer nodig. En het archiveren wordt ons uit handen genomen. Nu heeft iedere arrondissementsrechtbank zijn eigen archief. We hebben kilometers papier. Langzaam aan zullen we daar afscheid van nemen. Dat levert een aanzienlijke besparing op aan ruimte en personeel. Medewerkers zijn blij dat ze ontzorgd worden, stelt hij. Tegelijkertijd betekent digitalisering een enorme cultuuromslag. Het afscheid van de papieren dossiers is ingrijpend. Je raakt de stapels papier kwijt, ook het overzicht wordt anders. Dat het OM JustID inschakelt, is zeer bewust, stelt Van Brummen. Wij zien JustID zich ontwikkelen tot dé digitale archiefdienst voor Justitie. Het is een betrouwbare partij: we weten dat de archivering volgens de Archiefwet en het Wetboek van Strafvordering gebeurt. Bovendien is het goed dat we binnen Justitie zoveel mogelijk één richting kiezen en de archivering op één manier organiseren, efficiënt en zo goed mogelijk. JustID is daar voor ingericht, dus laten we daar vooral gebruik van maken! 14 Brochure CDD + hoofdstuk 2 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

17

18 3 Aanvullende producten en diensten 16 Brochure CDD + hoofdstuk 3 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

19 Met het CDD + biedt JustID een centrale voorziening voor de opslag van digitale dossiers in de strafrechtsketen die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Om organisaties te helpen de stap naar digitale archiefvoering te maken, biedt JustID daarnaast onderstaande producten en diensten aan. Scanservice JustID biedt klanten de mogelijkheid het papieren archief te digitaliseren met de zogenaamde scanservice. In Almelo zijn complete scanstraten ingericht waar in zeer korte tijd zowel losbladige documenten als boeken worden gescand. Het is ook mogelijk digitale documenten van kenmerken te laten voorzien om het zoeken in het archief te vergemakkelijken. Na de digitalisering worden ze opgenomen in het CDD + of gaan ze desgewenst eerst het werkproces in. De scanservice kan gewaarmerkte kopieën van het origineel verstrekken op basis van reproductie. Daarnaast kunnen organisaties de scanservice inzetten om papieren poststukken te scannen en te verwerken. De verwerking van de stukken verloopt zo een stuk sneller. Waarmerk-, Teken- en Validatieservice Vaak worden er nog steeds papieren documenten opgemaakt, omdat ze een natte handtekening vereisen. Op termijn gaat de digitale handtekening de natte handtekening grotendeels vervangen. Het document en de daaraan verbonden handtekening moeten dan wel als geheel duurzaam worden opgeslagen. Daartoe ontwikkelt JustID nu de Waarmerk-, Tekenen Validatieservice (WTVS). Deze service waarborgt dat elektronisch gewaarmerkte en ondertekende documenten voor onbepaalde tijd hun bewijskracht behouden. De authenticiteit van documenten wordt vastgelegd en gegarandeerd door een waarmerk te plaatsen. De WTVS garandeert de authenticiteit van de elektronische handtekening op het moment van ondertekening, in combinatie met de autorisatie van de ondertekenaar in het primaire proces. Vervanging, Migratie en Conversie Service De Vervanging, Migratie en Conversie Service maakt het mogelijk een fysieke drager te vervangen door een digitaal document of archiefobjecten te reproduceren. Bij migratie worden digitale bestanden aangepast aan een nieuwe generatie hardware en/of software. JustID kan ook digitale documenten overzetten van het ene systeem naar het andere (bijvoorbeeld naar het CDD + ) en documenten converteren naar een Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + hoofdstuk 3 17

20 bestandsformaat dat langdurige beschikbaarheid garandeert. Database-archivering Binnen de justitieketen zijn grote hoeveelheden gestructureerde gegevens aanwezig die voor bewaring in aanmerking komen. Normaal worden ze bewaard in databases onder de gebruikte systemen. Een behoorlijk aantal van deze systemen wordt op korte of middellange termijn vervangen. Zo gaat het Openbaar Ministerie COMPAS vervangen door GPS, de Gerechten Civiel door ReIS, de Immigratie- en Naturalisatiedienst INDIS door INDiGO en Justitie CVS door IRIS. Voor de actieve zaken is een conversie van het oude naar het nieuwe systeem veelal noodzakelijk. Voor afgedane zaken is dat niet nodig en vaak erg lastig. Om deze data beschikbaar te houden, kan het oude systeem operationeel worden gehouden. Dit is een kostbare optie. Een andere, goedkopere mogelijkheid is om de oude zaken duurzaam op te slaan. Met het voordeel dat ze benaderbaar blijven en duurzaam zijn op te slaan in bijvoorbeeld het CDD +. Het Nationaal Archief heeft onderzoek verricht naar methodes om gestructureerde databases duurzaam te archiveren. XML is daarin als aanbevolen methode naar voren gekomen. Een verkenning van de mogelijkheden heeft aangetoond dat database-archivering via het CDD + haalbaar is. Verder onderzoek zal de reikwijdte en afbakening van de service aangeven. E-learning Het CDD + heeft als doel bestanden digitaal en duurzaam op te slaan, binnen de (archief )wettelijke kaders. Digitale duurzaamheid is een nieuw en erg specifiek kennisdomein, waarbij een groot aantal wettelijke kaders en technische rand - voorwaarden een rol speelt. Het Expertiseen dienstencentrum digitale archivering (EDDA) bundelt de kennis en kunde op dit gebied. Het EDDA biedt een elektronische leeromgeving om medewerkers en externe gebruikers op te leiden. De leerstof wordt digitaal en in verschillende vormen aangeboden, onder meer met filmpjes en muziek, afhankelijk van de doelgroep en de inhoud. Met een elektronische leeromgeving volgt de gebruiker plaats- en tijdonafhankelijk onderwijs via e-learning. Gebruikers maken door middel van opdrachten en cases kennis met het CDD +. Binnen het leersysteem kan een organisatie haar eigen digitale materiaal ontwikkelen of koppelingen maken met bestaand materiaal. Daarnaast is de leeromgeving te gebruiken als naslagwerk. 18 Brochure CDD + hoofdstuk 3 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

21 Case: de Burgerlijke Stand De Burgerlijke Stand moet inzicht in en zekerheid verschaffen over de burgerlijke staat van personen. Daarom worden onder andere de akten van geboorte, huwelijk en overlijden in tweevoud opgesteld. In geval van vermissing of verminking van het origineel kan zo een afschrift worden geleverd. Eén akte blijft bij de gemeente, de andere (bekend als de dubbele ) gaat naar JustID. In 2007 constateerde de Erfgoedinspectie inktschade in de akten. Dit proces is onomkeerbaar en leidt tot onleesbare en onherstelbare akten. Hierdoor dreigen burgers hun authentieke administratieve bewijs te verliezen. De inktschade komt zowel voor in de akte bij JustID als in de exemplaren bij de gemeenten. In samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de Nederlandse Vereniging van Burgerzaken digitaliseert en reproduceert JustID deze akten, zodat de waarde niet verloren gaat. Verder kunnen gemeenten de dubbelen van de Burgerlijke Stand tegenwoordig ook digitaal aanleveren. JustID zorgt ervoor dat het digitale document voldoet aan de archiefwettelijke kaders voor substitutie. De bewijskracht van de authentieke papieren akte gaat dus geheel over op de gedigitaliseerde akte.

22 Douwe Huisman (links) en Hans Waalwijk Over de Archiefwet, selectielijsten en de digitale handtekening Als organisaties eenmaal zijn aangesloten, zien we altijd blije gezichten Het digitaliseren van het archief houdt meer in dan papier vervangen door bits en bytes. Het archiefrechtelijke kader en de werkprocessen spelen hierbij ook een belangrijke rol. Organisaties die aan willen sluiten op het CDD + kunnen rekenen op deskundig advies van het Expertisecentrum van JustID. Certificatie, standaardisatie, duurzaamheid en verdere ontwikkeling van het CDD + zijn speerpunten van het Expertisecentrum. Doel op lange termijn: één digitaal depot voor de hele strafrechtsketen, met mogelijke verbindingen naar de vreemdelingenketen en de jeugdketen. Kroontjespen Hans Waalwijk, docent en onderzoeker archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam en als zodanig betrokken bij het Expertisecentrum, verwacht dat een dergelijk breed toegepast depot er zeker zal komen. Daarvoor is de invoering van de digitale handtekening een must. Waalwijk: Niemand schrijft nog met een kroontjespen op geschept papier. Grosso modo zijn in de afgelopen vijftien jaar alle documenten in de 20 Brochure CDD + hoofdstuk 3 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

23 strafrechtketen digitaal geboren. Toch zijn deze documenten nog altijd niet voor bewijsdoeleinden te gebruiken. Om een digitaal geboren document een volwaardige plek te geven in het digitaal archief, moet een digitale handtekening de plaats van de natte handtekening kunnen innemen. De Wet elektronische handtekeningen van 2003 heeft een opening gegeven voor de rechtsgeldigheid van de digitale hand - tekening. Waalwijk: Gesteld wordt dat digitale handtekeningen rechtsgeldig zijn en bewijskracht bezitten als ze voldoende betrouwbaar zijn. Bij digitale handtekeningen die met een digitaal certificaat gecontroleerd kunnen worden, is dat het geval. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer van een jaar later neemt in feite de belemmering voor bestuursorganen weg om digitaal geboren documenten en gedigitaliseerde documenten als originelen aan te merken. Deze wet is een aanvulling van de Algemene wet bestuursrecht en geeft aan wanneer elektronisch bestuurlijk verkeer is toegestaan en aan welke voorwaarden het moet voldoen. Waardering Als een overheidsorganisatie (zorgdrager) haar papieren archiefbescheiden wil vervangen door digitale, dan heeft zij een machtiging tot substitutie nodig. De digitale documenten krijgen dan de juridische status van het origineel. Douwe Huisman, adviseur digitale duurzaamheid bij het Expertise - centrum van JustID: Het CDD + wordt gezien als een archiveringsysteem dat voldoet aan de archiefwet en -regelgeving. Het is door het Nationaal Archief goedgekeurd bij de aanvraag voor substitutie door de Dienst Justitiële Inrichtingen. De ketenpartner hoeft alleen nog een aanvraag in te dienen voor de te vervangen archief bescheiden en dossiers bij de eigen minister of, wanneer het gaat om archiefbescheiden die bewaard moet blijven, het Nationaal Archief. JustID gebruikt de selectielijst om vast te stellen wat er met een archiefstuk moet gebeuren. Waalwijk: Elke overheids - organisatie dient op grond van artikel 5 van de Archiefwet een selectielijst op te stellen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat vermeld na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd. Moet een archiefstuk minimaal honderd jaar bewaard blijven, dan kiezen we een archiveringsoplossing waarbij de hard- en software ten minste een eeuw in de lucht blijven. Hoeft een archiefstuk maar twee jaar bewaard te blijven, dan kies je andere hard- en software. Het komt voor dat klanten niet beschikken over een adequate selectielijst. Huisman: Het Expertisecentrum geeft de klant dan advies. We kijken samen naar de selectie - criteria voor archivering, nemen de werkprocessen onder de loep en kunnen assisteren bij het opstellen van een selectielijst. Wel blijft de klant zelf volledig verantwoordelijk voor het eigen archief. Bedrijfstrots In de praktijk hebben overheidsorganisaties hun archiefbeheer tiptop in orde wanneer ze in aanmerking komen voor aansluiting op het CDD +. Waalwijk: Ze hebben hun werkprocessen dusdanig ingericht dat het archiefbeheer voldoet aan de geldende weten regelgeving. Dat leidt doorgaans al tot een grotere efficiency. Die neemt nog verder toe nadat de aansluiting is gerealiseerd. Huisman knikt instemmend en merkt op: Het proces van aansluiting duurt vaak lang en vergt de nodige inspanning. Maar als het eenmaal zo ver is, dan zien we altijd blije gezichten en is de bedrijfstrots aanmerkelijk toegenomen. Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + hoofdstuk 3 21

24 4 Trends en ontwikkelingen 22 Brochure CDD + hoofdstuk 4 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

25 Het duurzaam opslaan van digitale dossiers is een specifiek en relatief nieuw vakgebied. Een vakgebied dat bovendien volop in beweging is door technologische ontwikkelingen en veranderingen in wet- en regelgeving. JustID heeft daarom binnen het Expertise- en dienstencentrum digitale archivering (EDDA) een Expertisecentrum CDD + opgezet, dat de nieuwe ontwikkelingen op de voet volgt. Nieuwe ontwikkelingen zijn er op het gebied van standaarden (zoals Planets, Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)), technologieën en duurzaamheid. Een andere ontwikkeling is het vastleggen van digitale beeld- en geluidsfragmenten. Denk aan video s van verhoren, foto s (al dan niet in 3D) van verdachten, bewijsmateriaal of telefoontaps. Het is van belang ook deze formaten duurzaam op te slaan. Daarom probeert het Expertisecentrum de voortgang op dit gebied, bijvoorbeeld als het gaat om standaardisatie, bij te houden. Daarbij wordt ook gekeken naar de doorzoekbaarheid van dergelijke bestanden. Altijd up-to-date Als een organisatie een verandering wil aanbrengen in de digitale opslag, toetst het Expertisecentrum of de wijzigingen passen binnen de wettelijke kaders. Het Expertisecentrum bekijkt ook of, en zo ja hoe, trends en ontwikkelingen worden meegenomen binnen het CDD +. JustID houdt zo het CDD + up-to-date. Met als doel klanten optimaal te faciliteren bij de opslag van digitale archiefbescheiden. Medewerkers EDDA Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + hoofdstuk 4 23

26 John Luijendijk DJI blij met overstap op digitale dossiers We werken sneller tegen minder kosten De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) sloot in 2007 als eerste ketenpartner aan op het Centraal Digitaal Depot (CDD + ) van de Justitiële Informatiedienst (JustID). Inmiddels is DJI helemaal overgeschakeld op digitale dossiers. John Luijendijk, de teamleider van het Centraal Archief in Ypenburg, is nog altijd even enthousiast. John Luijendijk en zijn team zijn verantwoordelijk voor het dossierbeheer van gedetineerden. Ze verstrekken penitentiaire inrichtingen die een gedetineerde hebben geplaatst, op aanvraag de juiste dossiers of informatie. Per dag worden driehonderd tot vijfhonderd van zulke mutaties gedaan. Op 1 augustus 2008 zijn we live gegaan met het CDD +. Tot en met december 2008 zijn de fysieke dossiers van de toenmalige gedetineerden gedigitaliseerd. De dossiers zijn geschoond, gebarcodeerd en gescand. Een hels karwei, maar ze staan nu allemaal in het CDD +. Bij recidivisten die vóór augustus 2008 al eens zijn gedetineerd, digitaliseren we het dossier op het moment 24 Brochure CDD + hoofdstuk 4 Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

27 dat ze opnieuw worden geplaatst. Dossiers van first offenders worden uiteraard direct digitaal aangemaakt. De medewerker hoeft in de bronapplicatie Tulp alleen een icoontje aan te vinken. Daarna schiet het document het digitale dossier in. Gedegen voorbereiding De applicatie voldoet aan de verwachtingen. In mijn ogen is het CDD + een goed product, temeer omdat JustID onze gebruikerswensen heeft verwerkt in de definitieve versie, zegt Luijendijk. Het lijken details, maar ze zijn heel belangrijk voor de mensen die met het CDD + werken. JustID heeft dit uitstekend opgepakt. De medewerkers van het Centraal Archief en de penitentiaire inrichtingen zijn vooraf ook goed geïnstrueerd in het werken met het CDD +. Een goede samenwerking en gedegen voorbereiding hebben enorm bijgedragen aan een succesvolle digitalisering van de dossiers. Met de aansluiting op het digitaal depot en de digitalisering van de dossiers heeft het Centraal Archief enorme tijdwinst geboekt. Luijendijk: Onze efficiency is enorm toegenomen. Als een penitentiaire inrichting vraagt of we dezelfde dag nog informatie kunnen leveren, dan krijgen ze de gegevens al binnen enkele minuten ter beschikking gesteld. Voorheen kon dat wel dagen of zelfs weken duren. De efficiency wordt al merkbaar in de dagelijkse werkzaamheden van het Centraal Archief. Luijendijk: Iedereen werkt met hetzelfde unieke dossier. Voorheen gebeurde het dat er zeven of zelfs acht papieren mappen werden aangemaakt voor één gedetineerde. Vaak werd bij elke verhuizing van de gedetineerde naar een andere penitentiaire inrichting een nieuw dossier opgesteld, wat leidde tot dubbele dossiervorming. Nu worden overplaatsingen opgenomen in één en hetzelfde dossier. De aansluiting op het CDD + bespaart DJI bovendien kosten. We hebben op den duur minder medewerkers nodig. Ook wordt er bespaard op transportkosten, omdat de digitale dossiers niet vervoerd hoeven te worden. Op de langere termijn zal bovendien de behoefte aan archiefruimte afnemen, omdat de papieren dossiers die gedigitaliseerd zijn vernietigd mogen worden. De machtiging hiertoe is op 31 augustus 2009 gepubliceerd in de Staatscourant. De digitalisering in het gevangeniswezen is volgens Luijendijk een lichtend voorbeeld voor de andere ketenpartners. Hij heeft nog wel een wens. Ik zou graag willen dat het Centraal Archief een voorbeeldfunctie krijgt bij het centraal verstrekken van de informatie die in het digitaal dossier is opgeslagen. Ook hoop ik dat het niet alleen bij Gevangeniswezen-dossiers blijft, maar dat het Centraal Archief ook een rol gaat spelen bij andere dossiers, zoals Jeugd, TBS en Vreemdelingen. Eén uniek dossier Tegelijk verlopen de werkprocessen in de penitentiaire inrichtingen ook soepeler. De penitentiaire medewerker kan het dossier afhankelijk van zijn bevoegdheden raadplegen en/of wijzigen. Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst Brochure CDD + hoofdstuk 4 25

28 Informatie Het Expertise- en dienstencentrum digitale archivering is te bereiken via de frontoffice van de Justitiële Informatiedienst. De frontoffice is het eerste aanspreekpunt voor zowel de interne- als externe gebruikers van de bij de Justitiële Informatiedienst ondergebrachte informatiesystemen, waaronder het Centraal Digitaal Depot +. U kunt de frontoffice bereiken van maandag tot en met vrijdag van tot uur. T info@justid.nl 26 Brochure CDD + Informatie Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

29

30 28 Brochure CDD + Ministerie van Justitie Justitiële Informatiedienst

31

32 Colofon Deze brochure is een uitgave van de Justitiële Informatiedienst T Teksten Dany Venema Chapeau Communicatie Fotografie René Verleg Peter van der Struijs (Henk van Brummen) Vormgeving FEL WIT grafisch ontwerpers augustus 2010