Krijgen uw klanten wat is afgesproken in de Contracten?

Transcriptie

1 Krijgen uw klanten wat is afgesproken in de Contracten? Dat kon wel eens sterk afhangen van uzelf en Contractmanagement!!! In Beheer zit Meer

2 Contractmanagement Agenda: - Introductie - Toelichting Contractmanagement - Samenwerking - Beheersorganisatie Leidse Regio (BORL) - Wat wil ik aan u meegeven - Rondvraag/Afsluiting

3 Introductie Even voorstellen Chrik (H.C.) Duyvendak Beleidsadviseur Sociale Zaken gemeente Oegstgeest of

4 Contractmanagement wat betekent dat nou in de praktijk? Welke contracten zijn er? Hoe beheer ik mijn/deze contracten? Welke (werk)afspraken zijn er gemaakt? Wanneer moet ik verlengen of kan ik opzeggen? NB. Wat is de link met onderwerpen van de eerdere sprekers? (o.a. vernieuwen en durven. Inkopen is onderdeel van contractbeheer (vanuit beheer ondersteunen bij inkoop!) Wat merkt de klant van dit alles?

5 Welke contracten zijn er? 1. Contracten met aanbieders (hulpmiddelen; thuishulp; woningaanpassingen; vervoerders; etc.) 2. Contracten met klanten (bruikleencontract hulpmiddel; vervoerspasje; klant met thuishulporganisatie (wanneer doen ze wat w en hoe?); etc.) iedereen kan meedoen (Wmo( vernieuwen, prof. K. Putters) 3. Contracten met ondersteunende partijen (CAK; CIZ; Ondersteuning bij aanbesteding; inhuur personeel (beheersorganisatie (bijv. Leiden BORL*); etc.) NB. De beheersorganisatie Regio Leiden (BORL) komt nog aan bod! NB. Naast de Wmo contracten hebben gemeenten ook nog te maken met heel veel andere contracten (waaronder veel bij Welzijn en Sociale zaken vaak samen met Wmo)

6 Hoe beheer ik mijn contracten? 1. Registreren (ingekomen, contractpartijen, duur van contract; heb ik voldoende inzicht in de lopende contracten?; welke contracten registreer ik (alles, alleen financiële, alleen juridische?); ) 2. Opslaan (fysiek en digitaal) 3. Verantwoordelijke vastleggen (wie is verantwoordelijk ambtenaar) 4. Contact onderhouden met derde /contractpartner (kwartaal/halfjaar over leggen; managementrapportages; klachtenregistratie; etc.)

7 Welke (werk)afspraken zijn er gemaakt? 1. Alle contracten hebben een andere inhoud; 2. Met de gemeente aan de ene kant en een derde aan de andere kant die eigen wensen (werkafspraken) en eisen (contractuele vastlegging) heeft; 3. Wat zijn de financiële en juridische consequenties?

8 Wanneer moet ik verlengen of kan ik opzeggen? Onderdeel van het contractmanagement is het afsluiten van contracten, maar ook het verlengen of opzeggen. Het ene heeft het andere tot gevolg. Zorg dat het registratiesysteem voor je werkt en niet tegen je

9 Werken aan samenwerking Regionale Samenwerking informeel formeel 1. Wvg (1994) 2. Wmo (2007) Praktijkvoorbeeld Wmo contractbeheer 1. Wat is en doet de BORL? 2. Welke leerpunten hebben we ervaren? 3. Wat is nodig om het (blijvend) tot een succes te maken?

10 Regionale Samenwerking Informeel maar formeel Vanaf komst Wvg (1994) werken de beleidsmedewerkers samen. We zijn elkaars sterke en zwakke punten gaan inzien en positief gebruiken (wie is voorzitter, wie schrijft verordeningen, wie onderhandelt met derden, wie presenteert, wie regelt aanbestedingen, etc. etc.) Wmo vernieuwend denken, durf elkaar te helpen, maak gebruik van elkaars competenties! Bestuurders moeten dit herkennen en ondersteunen.

11 Werken aan samenwerking De beheersorganisatie Regio Leiden

12 werken aan samenwerking Activiteiten van de BeheerOrganisatie Regio Leiden (startfase)

13 werken aan samenwerking Realisatie uitvoering door BORL in 3 fasen Evaluatie na 1 jaar Definitieve organisatiekeuze na 2 jaar 1 Uitvoeren contractbeheer 2 Ondersteunen aanbestedingen t

14 werken aan samenwerking Leerpunten en tips voor samenwerking Begin klein, zoek naar de mogelijkheden en creëer draagvlak (Be)stuur de verwachtingen van de bestuurders Zorgen dat overal hetzelfde geluid is te horen Regelmatig en voldoende informeren Voorkom te ver voor de muziek uitlopen op uitvoeringsniveau Pak je verantwoordelijkheden, ieder voor zich, maar wel voor het gezamenlijke doel Laat je niet afleiden door beren op de weg de lange termijn doelen helder voor ogen houden, waarom deden we dit ook al weer Maak na verloop van tijd de gezamenlijkheid zichtbaar voor de opdrachtgevers in resultaten (feestjes vieren) vanaf verschillende plekken stimuleren en communiceren Wees als kleine gemeente actief, doe dingen niet naar de grote broer blijven kijken Maak duidelijke en faire afspraken over de kostenverdeling van de uitvoering: deels naar benodigde inspanning en belang (voor ieder gelijk) deels naar draagvlak (verschilt per gemeente) Stel regels op voor toetreders Toetreden onder gelijke voorwaarden, bijv. kostenverdeling met 8 of 9 i.p.v. 7 gemeentes Zo veel mogelijk standaardisatie toepassen, maar niet per se nodig zolang consequenties helder zijn (bijv. voor beheercapaciteit) Beleidsmedewerkers moeten goed samenwerken met de BORL

15 werken aan samenwerking Wat is de komende periode nodig voor een blijvend succes Toezicht houden op BORL (als externe partij ) door gemeenten vast agendapunt van maken Managementrapportages BORL bespreken met bestuurders prestaties zichtbaar maken BORL blijvend promoten doorverwijzen, inschakelen en gebruiken Nieuwe Wmo contracten direct onderbrengen bij BORL Medewerkers BORL betrekken in beleidsvorming en uitwerking van Wmo vraagstukken (korte lijnen) Omliggende gemeenten enthousiasmeren deel te nemen (NB. de Gemeente Wassenaar heeft belangstelling getoond!)

16 Wat ik vandaag aan u wil meegeven.. Samenwerken kan op verschillende manieren; één beste oplossing is er niet. Een aantal zaken is altijd belangrijk: Zorg bij de start voor voldoende onderling vertrouwen en een bepaalde mate van uniformiteit en gelijkheid Durf het aan om daarna zaken aan anderen over te laten Let niet te veel op eigen politiek en bestuurlijke krachten maar zorg wel blijvend voor voldoende commitment bij bestuurders en uitvoerders Zorg voor een evenredige verdeling van inspanning, kosten en resultaten voor alle leden Houd de tips in gedachten..!!! Alles met het oog op het welzijn van de klant!

17 Wat wil ik aan u meegeven? Contractmanagement (beheer) is van groot belang, zowel voor de organisatie als uiteindelijk voor de klant. Ga het doen!! Stel niet uit maar begin vandaag nog (nou ja morgen dan!!) Schroom niet en neem met mij of met de BORL medewerkers cont( )act op! (borl@leiden.nl)

18 Dank voor uw aandacht Voor een hand-out van deze presentatie kunt u uw gegevens achterlaten. Ik zorg er voor dat u per mail een pdf/ppt ontvangt