Hierbij bieden wij u het jaarverslag aan van de Bezwaarschriftencommissie over het jaar 2016.

Transcriptie

1 Bezwaarschriftencommissie Gemeente Coevorden Postbus 2, 7740 AA Coevorden Telefoon: Aan het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; aan de burgemeester van Coevorden en aan de raad van de gemeente Coevorden Datum: 7 juni 2016 Onderwerp: Jaarverslag Bezwaarschriftencommissie 2016 Uw brief: Ons kenmerk: CRB Geacht(e) college, burgemeester en raad, Hierbij bieden wij u het jaarverslag aan van de Bezwaarschriftencommissie over het jaar In het jaarverslag zijn de door onze commissie uitgebrachte adviezen over de in 2016 binnengekomen bezwaarschriften en de door het bevoegde bestuursorgaan op het bezwaarschrift genomen beslissingen in beeld gebracht. Tevens geeft onze commissie enkele aanbevelingen. Met vriendelijke groet, de Bezwaarschriftencommissie,»> voor deze, /'énrv ten Hoven, / plv. secretaris.

2 JAARVERSLAG 2016 Bezwaarschriftencommissie ~ Gemeente Coevorden ~

3 JAARVERSLAG 2016 van de commissie Bezwaarschriften van de gemeente Coevorden 1. Inleiding Jaarlijks brengt de commissie Bezwaarschriften verslag uit aan de bestuursorganen van de gemeente over haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Dit op grond van artikel 20 van de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Coevorden De commissie Bezwaarschriften heeft als taak te adviseren over de bezwaarschriften die tegen bepaalde besluiten van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester zijn ingediend. In dit jaarverslag geeft de commissie een beeld van haar samenstelling, een overzicht van haar werkzaamheden en blikt zij terug op de samenwerking met de bestuursorganen in het verslagjaar. 2. Samenstelling Ten opzichte van de situatie zoals die in 2015 is gerealiseerd, is de samenstelling van de commissie in 2016 ongewijzigd gebleven. De voorzitter van de commissie is de heer mr. D. Meloni. De overige leden zijn mevrouw mr. J. Wiersma-Veenhoven, mevrouw I.L.B. Boers-Leijten, de heer J.P. Wassens en de heer mr. D.W. de Boer. De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris of diens plaatsvervanger. Het team Advies & Middelen van de afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor deze ondersteuning. In 2016 zijn deze werkzaamheden uitgevoerd door mevrouw I. Timmer en de heer drs. M. van Rijbroek als secretaris en de heer mr. H. ten Hoven als plaatsvervangend secretaris. 3. Werkzaamheden 3.1 Ontvangen bezwaarschriften In 2016 heeft de commissie 180 bezwaarschriften ontvangen, waarvan 131 gericht tegen de omgevingsvergunning voor het bouwen van een AZC in Oosterhesselen. Onderstaand een ~_~ond r.verdeliog naar_d rechtsgebieden-waarop.de-cbezwaarschriften-sbetrekkinq -hebber~ =fer---~~~ vergelijking zijn ook de aantallen in 2015 weergegeven. : Waarvan: vergunning kap 4 1 vergunning milieu 3 vergunning bouw/gebruik handhaving bouw/gebruik 5 9 handhaving milieu 7 Wegenverkeerswet 2 0 Wet openbaarheid bestuur 17 7 Wet hergebruik overheidsinformatie 1 0 Algemene wet bestuursrecht/subsidie 4 4 Verordeningen (APV ea) 5 8 Drank- en Horecawet 1 0 CAR-UWO 1 1 Awb (AZC/geen besluit) Opiumwet handhaving 0 1 Onbekend besluit 0 1 Planschade 0 1 Totaal

4 Van de 136 bezwaarschriften tegen omgevingsvergunningen bouwen/of gebruik, waren er 131 gericht tegen de vergunning voor het AZC in Oosterhesselen. Daarnaast waren ook relatief veel bezwaren gericht tegen Wob-besluiten. Tien daarvan waren afkomstig van bewoners van bedrijvenpark Europark ("Wonderland"). Van de 180 bezwaarschriften zijn er 32 ingetrokken, meestalomdat bezwaarmaker zijn doel al bereikt had voordat een beslissing op bezwaar was genomen. Van deze 32 intrekkingen hadden er 15 betrekking op de vergunningverlening voor het AZC. 3.2 Vergaderingen/hoorzittingen De commissie heeft 11 keer een vergadering gehouden waarin belanghebbenden, het verwerend bestuursorgaan en derde belanghebbenden hun bezwaren en standpunten mondeling konden toelichten en vragen van de commissie konden beantwoorden. Tijdens deze vergadering vond 19 keer een hoorzitting plaats over de bezwaarschriften. Hierbij merkt de commissie op dat deze aantallen niet alleen betrekking hebben op de in 2016 ontvangen bezwaarschriften. In de eerste maanden van 2016 worden veel bezwaarschriften behandeld die in de laatste periode van 2015 zijn ontvangen. Analoog worden voor de bezwaren die eind 2016 zijn ingediend, pas begin 2017 een hoorzitting georganiseerd en/of advies uitgebracht. Zo zijn de 131 bezwaren tegen de vergunning voor het AZC is Oosterhesselen, ingediend eind 2016, begin 2017 op een hoorzitting aan de orde gekomen. Overigens kwam het ook voor dat geplande hoorzittingen om diverse redenen niet plaats konden vinden, bijvoorbeeld omdat bezwaarschriften werden ingetrokken, bezwaarmaker om uitstel verzoekt, of dat er op een andere wijze tot een oplossing van het geschil is gekomen. Ook vond de commissie het soms niet nodig om een hoorzitting te houden, zoals bij kennelijke nietontvankelijkheid van een bezwaarschrift. 3.3 Advisering In 2016 adviseerde de commissie over 31 bezwaarschriften. Opvallend was dat 16 keer is geadviseerd het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren; merendeels omdat geen sprake was van een besluit waartegen bezwaar openstond. Dit laatste was bijvoorbeeld het geval bij 10 bezwaarschriften die door bewoners van bedrijvenpark Europark ("Wonderland") zijn ingediend. De exacte onderverdeling van adviezen luidt als volgt: -~~~-Niet ontval'lkelijk:-- -~-----~--- Ontbreken besluit 13 Te late indiening 1 Ontbreken procesbelang 2 Gegrond Onzorgvuldige voorbereiding/ 4 Onvoldoende gemotiveerd Deels gegrond/deels ongegrond 2 Ongegrond 9 Totaal 31 Het bestuursorgaan heeft van onze 31 adviezen 30 keer het advies gevolgd. anders besloten op ons advies. Eén keer is 3.4 Termijnen Volgens artikel 7: 1 0 van de Algemene wet bestuursrecht dient het bestuursorgaan binnen 12 weken na het verstrijken van de bezwarentermijn te beslissen op het bezwaarschrift. Er is een mogelijkheid om deze 12 weken termijn te verdagen met 6 weken. Dit verdagen moet gebeuren door het bestuursorgaan. Ten aanzien van de in 2016 ingediende bezwaarschriften is 30 keer geadviseerd én zijn op basis van die adviezen door het bestuursorgaan 29 beslissingen op bezwaar genomen (peildatum 26 april 2017). Het bestuursorgaan heeft 21 keer tijdig besloten. Voor 8 bezwaarschriften is de beslistermijn helaas overschreden. Voor wat betreft de rol van de commissie daarin: bij 4 bezwaarschriften lag de oorzaak in een niet geplande wisseling van 3

5 de secretaris van de commissie. Hierdoor stokte tijdelijk het organiseren van hoorzittingen en het opstellen van adviezen. In dezelfde periode werden ook nog eens meer bezwaarschriften ingediend dan gemiddeld. Bij 1 bezwaarschrift was de vertraging te wijten aan de administratieve afhandeling door de commissie. 4. Terugblik op de hoorzittingen 4.1 frequentie hoorzittingen In 2016 is het aantal geplande hoorzittingen van 3 x per maand teruggebracht naar maximaal 2 x per maand omdat het aantal bezwaarschriften is afgenomen. Het feit dat binnen het sociaal domein voortaan ambtelijk wordt gehoord in plaats van door de commissie is een belangrijke oorzaak van de afname van het aantal door de commissie behandelde bezwaarschriften. 4.2 Voorbereiding hoorzitting De commissie stelt vast dat voorafgaand aan de geplande hoorzitting het bestuursorgaan vaak al in gesprek is geweest met bezwaarmaker om extra uitleg te geven over het bestreden besluit of een oplossing voor de bezwaren heeft besproken. De commissie prijst deze werkwijze omdat het aantal juridische procedures hierdoor kan worden verminderd of verkort. De commissie is verder te spreken over de tijdigheid van de aangeleverde stukken door de bestuursorganen aan het secretariaat. Wel constateert de commissie dat de dossiers nogal eens versnipperd worden aangeleverd. De commissie zou graag zien dat voortaan dossiers in één keer compleet ter beschikking van de commissie worden gesteld. Voor een goede voorbereiding van de dossiers vindt de commissie het daarnaast wenselijk dat, voordat de hoorzitting plaatsvindt, het bestuursorgaan een eerste reactie geeft op de bezwaren. Niet alleen de commissie, maar ook de bezwaarmaker is hierbij gebaat. De commissie constateert dat maar weinig dossiers van zo'n verweerschrift worden voorzien. De commissie betreurt het dat lang niet aan alle dossiers een verweerschrift wordt toegevoegd. De commissie pleit dan ook voor het standaard overleggen van een verweerschrift door het bestuursorgaan. 4.3 Gevoerde verweer hoorzitting De commissie vindt de kwaliteit van het door het bestuursorgaan gevoerde verweer tijdens de hoorzitting voor verbetering vatbaar. De commissie beveelt het volgende aan: L_het aannemen, vareeen mindal.jormalistische_hduding._lle_gommissie zou- Iraa l-zienl----~--~ dat het bestuursorgaan minder het strikt formele juridische kader volgt en waar mogelijk meer rekening houdt c.q, inspeelt op de gevoelens van bezwaarmaker. Het voeren van overleg met bezwaarmaker draagt bij aan het tonen van empathie, maar zeker ook een gesprek aan de keukentafel bij bezwaarmaker thuis. Met een informelere benadering kan beter begrip voor het besluit worden gekweekt; 2. denk niet in onmogelijkheden, maar in mogelijkheden. Bezwaarmaker wil iets van het bestuursorgaan, maar krijgt het niet. Bekijk onder welke voorwaarden toch aan de bezwaren tegemoet kan worden gekomen. En als er na onderzoek geen alternatieve oplossingen mogelijk zijn, benoem dit dan in het verweerschrift zodat bezwaarmaker ook het gevoel heeft gehoord te worden (zie ook onder 1); 3. de commissie is voorstander van de werkwijze waarbij de medewerker die het besluit heeft voorbereid ook het verweer voert. Dit draagt bij aan een betere reflectie op het eigen werk en komt de kwaliteit van het verweer ten goede. 5. Vooruit blik In 2017 wordt een vergaderfrequentie gehanteerd van één vergadering per maand. nodig zal een extra vergadering worden gepland. Indien Het streven is om een bijdrage te leveren aan het tijdig afhandelen van de bezwaarschriften bijvoorbeeld door sneller bezwaarschriften te agenderen voor een hoorzitting. De commissie wil graag kennis nemen van de rechterlijke uitspraken over zaken waarover zij advies heeft uitgebracht. Op deze wijze kan ze nieuwe inzichten verwerven. 4

6 De vaste secretaris heeft eind 2016 een andere functie aanvaard. De commissie zou graag zien dat ze in 2017 weer ondersteund wordt door een vaste secretaris. Dit om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen. Coevorden, juni