ToverTeam. Magento Twinfield Bridge. Magento Twinfield Bridge / Copyright ToverTeam van 16

Transcriptie

1 0.2.7 / van 16

2 Met de van ToverTeam is het mogelijk om debiteuren en verkopen te synchroniseren met Twinfield. U kunt al gebruik maken van deze extensie in combinatie met het instap Twinfield abonnement extra boekhouden of basis boekhouden (alleen mogelijk via uw accountant). Multi inzetbaar Of u nu 1 of 20 winkels operationeel heeft binnen uw Magento omgeving, met de update u zonder problemen al uw boekingen. Kortom, meerdere websites en winkelzichten, BTW regels, klantengroepen (vanaf Magento 1.7), landen (binnen EU, buiten EU), BTW tarieven en grootboekrekeningen waarop de verkopen geheel automatisch geboekt worden. Stel de van ToverTeam eenmalig in en alle omzet en BTW wordt direct geboekt op de daarvoor bestemde grootboekrekeningen in Twinfield. Altijd up to date Uw debiteurenboekhouding is altijd up to date, zonder enige handmatige handeling. U hoeft geen batches in te lezen of andere tijdrovende handelingen uit te voeren. U heeft in Twinfield direct overzicht van alle debiteuren en verkopen. U kunt kiezen om boekingen definitief of concept te synchroniseren met Twinfield zodat een eventuele extra controle binnen Twinfield mogelijk is. Kortingen, Verzendmethoden en Betaalmethoden Kortingen, verzendkosten en betaaltarieven worden verwerkt in de verkoopboeking binnen Twinfield, hierbij wordt rekening gehouden met de BTW tarief instellingen in de configuratie van Magento. Afrondproblemen en niet te boeken bedragen worden op een speciale rekening geboekt zodat deze terug te vinden zijn in Twinfield. Er zijn diverse extensies waar de koppeling mee kan samenwerken, meer hierover in het hoofdstuk extensies. Veilig over internet Alle gegevens worden versleuteld (via ssl) overgestuurd vanuit uw Magento omgeving naar de Twinfield omgeving / van 16

3 Installeren van de extensie Kopieer de files van de extensie naar de root van de Magento installatie (daar waar ook de app folder staat). Als u de compilatie optie van Magento gebruikt, dient deze te worden uitgeschakeld. Daarna is het van belang om de cache van Magento te legen en tot slot uitloggen uit de backoffice en weer inloggen om de extensie te kunnen vinden in de configuratie. Voor het instellen van een multistore omgeving is het belangrijk om voldoende kennis te hebben van deze zaken binnen Magento. Licentie Bij uw aankoop van deze extensie ontvangt u een licentiecode. Plaats deze licentiecode in het bestand license.dat in de volgende folder: app/code/local/toverteam/twinfield/helper/ Configureren van de koppeling Ga naar system > configuration > toverteam > twinfield bridge / van 16

4 Vul de instellingen naar wens in: Enabled Zet de extensie aan nadat de Magento TAX Rules en Twinfield instellingen zijn uitgevoerd. Username De gebruikersnaam van Twinfield. Password Het wachtwoord van Twinfield. Organisation Code / van 16

5 De Omgevingsnaam van Twinfield. Office code Indien er meerdere administraties worden gevoerd binnen Twinfield dan dient dit veld gevuld te worden met de Administratiecode. Dit veld niet invullen indien er één administratie wordt gevoerd. Daybook code Is de dagboekcode waarop de verkopen worden geboekt. Standaard is dit VRK binnen Twinfield. Adjust account code Bij het aanmaken van een creditnota is het mogelijk om zogenaamde adjustment fees en adjustment refunds toe te voegen. Deze adjustment worden direct afgeboekt van de totaal bedragen en worden via deze rekening in balans gebracht in de verkoopboeking. Daarnaast worden niet te boeken bedragen (bijvoorbeeld als een TAX rule is vergeten) op deze adjust account code geboekt zodat u in Twinfield de bijbehorende facturen kunt controleren. Debtors account code De debiteuren rekening binnen Twinfield. Debtors Offset Het is mogelijk om bij Twinfield een test account aan te vragen. In dit testaccount beginnen debiteuren vanaf nummer Magento nummering start normaal gesproken bij 1. Vul hier 1000 in als gebruik gemaakt dient te worden van de standaard twinfield nummering. Lees ook Veelgestelde vragen: Debiteurnummering in Twinfield. Transaction destiny Zet de optie op Temporary om conceptboekingen aan te maken of op Final om definitieve boekingen aan te maken. Het is verstandig om in het begin conceptboekingen aan te maken t.b.v. eventuele correcties. VAT code format Het formaat van de BTW codes. Geef een eigen lettercode in die overeenkomt met de BTW codes die aangelegd dienen te worden in Twinfield. In het voorbeeld zijn de letters MAG gekozen. Voorzie de code met %s. %s wordt vervangen door de TAX rule ID van Magento. Zie hoofdstuk aanleggen BTW codes / van 16

6 Guest Account ID Dit veld wordt automatisch gevuld nadat de eerste gast een aankoop heeft uitgevoerd (indien het mogelijk is om als gast te kopen binnen Magento). Aangezien er aan een gast verkoop geen account wordt gekoppeld wordt er eenmalig een gast account aangemaakt in Magento en Twinfield waar deze verkoop op wordt geboekt. Om gast verkopen op een ander account in Twinfield te boeken kan hier een ander account ID ingevuld worden. Invoice prefix, Creditmemo Prefix, Customer Prefix Binnen Twinfield worden debiteuren en crediteuren opgeslagen in dezelfde nummerreeks. Daarom is het van belang om één van beide te voorzien van een voorloopteken. Dit kan een unieke letter of een cijfer zijn. In het geval van cijfers dienen beide reeksen voorzien te worden van een ongelijk cijfer (1 voor bijvoorbeeld debiteuren en 2 voor crediteuren). De koppeling tussen Magento en Twinfield is standaard ingesteld zonder voorloopteken voor debiteuren en verkopen. Creditfacturen worden standaard voorzien van het voorloopteken C en is eventueel aan te passen naar een andere letter of een ander cijfer. Lees ook Veelgestelde vragen: Debiteurnummering in Twinfield / van 16

7 Aanpassen Magento TAX Rules / van 16

8 Voer voor iedere TAX rule in Magento de bijbehorende Twinfield Detailcode in (de omzetrekening) en de Twinfield VAT code (de BTW rekening). Indien de Tax Rule betrekking heeft op ICP leveringen dient gekozen te worden voor Goods, indien de Tax Rule niet ICP is kies N/A (of N/B = niet van toepassing). Magento TAX Rules koppelen aan Twinfield / Aanleggen BTW codes in Twinfield Leg voor iedere Magento TAX Rule ID een BTW code aan binnen uw Twinfield account. Doe dit voorafgaand door de lettercode aangegeven in de configuratie (veld VAT code formaat, in het voorbeeld is gekozen voor de lettercode MAG). Stel dat BTW regel ID 1,2,3 en 7 zijn aangemaakt. De codes binnen Twinfield worden respectievelijk MAG1, MAG2, MAG3, en MAG7 met de daarbij behorende koppeling aan percentage en BTW rekening. Let op! Zorg ervoor dat het veld Datum van de BTW code vóór de datum ligt van de eerste factuur die wordt gesynchroniseerd met Twinfield. Adjustment Indien om welke reden dan ook een boeking niet in balans is wordt een correctie geboekt op een ADJUSTMENT grootboek (zie configuratie instellingen Adjustment Account code). Daarvoor dient ook een BTW code aangemaakt worden. Deze code dient te worden samengesteld uit het VAT code formaat (in ons voorbeeld MAG + ADJ = MAGADJ). U kunt een 0% code aanmaken. Ga naar Twinfield: Algemeen > BTW tab Algemeen / van 16

9 tab Percentages waar BTW percentage en rekening worden gekoppeld. ICP Indien de Groep (zie hierboven tab Percentages waar BTW percentage en rekening worden gekoppeld.) betrekking heeft op ICP, dan dient ICP ingevuld te zijn bij de betreffende Magento TAX Rule. Daarnaast is het van belang dat de debiteuren die betrekking hebben op ICP beschikken over een geldige VAT / BTW code. Downloadable Products in Magento Indien downloadable producten worden verkocht is het van belang om de juiste Default Tax Destination Calculation te selecteren. Er is namelijk geen verzendadres bij downloadable products. In principe is dit het land van waar het product wordt verkocht. Deze instelling is te vinden in system > configuration > sales > tax > Default Tax Destination Calculation / van 16

10 Synchroniseren van debiteuren en verkopen Nadat zowel Magento als Twinfield zijn ingesteld kan de koppeling worden geactiveerd (in de configuratie). Op dat moment worden alle nieuwe klanten en nieuwe facturen direct na aanmaak gesynchroniseerd met Twinfield. Gesynchroniseerde debiteuren en facturen zijn herkenbaar aan een klein groen vierkantje (of groene v ) in de kolom Tf Sync in de klanten- en factuurlijsten. Blijven de vakjes rood (of kruisje) dan kan er niet gesynchroniseerd worden met Twinfield. Zie ook oplossen van fouten. Vanzelfsprekend zijn de debiteuren en verkopen bij succes terug te vinden in Twinfield / van 16

11 0.2.7 / van 16

12 Veel gestelde vragen Waarom worden mijn facturen niet gesynchroniseerd en mijn klanten wel? Dit is voor te wijten aan het niet correct instellen van de BTW codes. Lees de handleiding nogmaals goed door en zorg dat uw situatie aan onderstaande afbeelding voldoet (dit is een voorbeeld, u kunt andere nummering hebben ipv 1 en 2): Wanneer worden klantgegevens gesynchroniseerd? Bij het opslaan van een klant (bij registreren en wijzigen). Wanneer worden factuurgegevens gesynchroniseerd? / van 16

13 Bij het genereren van een factuur of het updaten van een factuur veld vanuit de backoffice. Magento Creditnota s met deelcredits Door een probleem in Magento met het maken van meerdere creditnota s op 1 bestelling is het niet mogelijk om deze creditnota s correct te synchroniseren met Twinfield. Creditnota s met refund en fee s Adjustment refunds en fee s worden toegeschreven aan een betalingsverschillen rekening zonder VAT. BTW tarieven Om ervoor te zorgen dat verzendkosten juist worden toegevoegd, dient u ervoor te zorgen dat het verzendkosten BTW tarief, gekozen in de configuratie van Magento, ook wordt toegevoegd aan de BTW regels behorende bij het land waar naar toe wordt verzonden. Debiteurnummering in Twinfield Twinfield foutcode: De code voldoet niet aan het formaat 1[0-9][0-9][0-9]. Laat het standaard formaat voor debiteurnummering binnen Twinfield veranderen naar *. Neem daarvoor contact op met uw Twinfield contactpersoon indien u geen rechten heeft om dit zelf aan te passen. Als de Twinfield API niet bereikbaar is Indien Twinfield om welke reden dan ook niet bereikbaar is zullen de klanten en verkopen van dat moment niet worden gestuurd naar de Twinfield omgeving. Uw website werkt zonder Twinfield gewoon door. U kunt de niet gestuurde klanten alsnog synchroniseren door de factuur te openen en in het opmerkingen veld in Magento iets te schrijven en dan de opmerking opslaan. De factuur wordt dan nogmaals gestuurd inclusief de bijbehorende klantgegevens / van 16

14 algemeen > administratie > gegevenstypen > type bij code DEB in en verander het formaat Magento versie De is getest op Magento 1.6, 1.7 en 1.8. Andere extensies De werkt o.a. samen met Klarna en Phoenix CashOnDelivery. Factureren van producten t.w.v. 0,01 Prijzen van gefactureerde producten worden standaard door Magento met 2 decimalen opgeslagen. Daardoor is het niet mogelijk om het juiste BTW bedrag te versturen via de Twinfield bridge. Indien u producten van 0,01 verkoopt (of een groot aantal van een artikel met 0,01 (bijvoorbeeld tikken) neem dan contact op met ToverTeam voor een oplossing. Klant aanmaken in de backoffice in een multistore omgeving Indien een nieuwe klant aangemaakt wordt vanuit de backoffice/beheeromgeving van Magento wordt het bijbehorende store id niet juist vastgelegd. Om dit te corrigeren is de volgende hack noodzakelijk. Indien deze zogenaamde core aanpassing niet wordt uitgevoerd komen klanten mogelijk in de foutieve administratie terecht / van 16

15 Doe het volgende: 1. open het bestand app/code/core/mage/adminhtml/controllers/customercontroller.php -> saveaction() 2. ga naar regel plaats de cursor voor $customer->save(); 4. voeg onderstaande code toe if ($isnewcustomer) { $customer->setstoreid($customer->getsend storeid()); } Bestaande Magento webwinkel Bestaande debiteuren en facturen worden niet overgezet naar Twinfield. Dat valt buiten de functionaliteit van de koppeling. Omdat nieuwe facturen alleen worden geïmporteerd in Twinfield als de debiteur bestaat in Twinfield, zullen deze eerst naar Twinfield moeten worden overgezet. Let daarbij ook op de prefix instellingen. De koppeling zal bij het synchroniseren van facturen bepalen of de debiteur al is gesynchroniseerd. Als dit niet het geval is, zal de koppeling eerst de debiteur synchroniseren en daarna de factuur. Fouten oplossen 1. controleer eerst of alle instellingen goed zijn ingesteld 2. activeer het Magento log via systeem > config > developer > log instellingen > inschakelen > ja 3. doe een actie waarbij de Twinfield Bridge wordt aangeroepen op basis van de fout (debiteur of verkoop) 4. beoordeel de fout in het logbestand var/log/toverteam_twinfield.log Controleer ook of er geen boekingen staan op de ADJUST grootboeken die zijn ingesteld. Foutcode m.b.t. performancetype Deze fout heeft te maken met het niet geldig zijn van VAT / BTW en Tax Rules in relatie tot ICP. Zorg ervoor dat de juiste Tax Rules voor export worden aangemaakt in Magento en Twinfield. Magento met ingeschakelde Compilatie mode De licentie file dient zich te bevinden in de folder /includes/src om de Twinfield koppeling met Magento in Compilatie mode te activeren. Na iedere compilatie dient de licentie file opnieuw geplaatst te worden / van 16

16 Support Na het lezen van de handleiding nog vragen, of problemen met de extensie? Stuur dan een naar onze support afdeling: Er zal dan een ticket voor u aangemaakt worden / van 16