Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review. Meerjarenafspraak energie-efficiency (MJA)

Transcriptie

1 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review Meerjarenafspraak energie-effiieny (MJA)

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Interne energieaudits Algemene introdutie Interne energieaudits Doumentatie en audits Waarom interne audits? Interne auditor energie Uitgangspunten voor interne energieaudits Planning en voorbereiding van de interne energieaudit Uitvoering van de interne energieaudit Rapportage van de auditresultaten Bewaken en opvolgen van openstaande tekortkomingen Analyse resultaten interne audit voor de management review Management Review Algemene introdutie Commitment van de diretie Management review Voorbereiding van de management review Beoordeling van de input 13 Bijlage 1: Planning voor energieaudits 14 Bijlage 2: BasisChek Energiezorg 15 Bijlage 3: Voorbeeld Energie auditrapport 20 Bijlage 4: Voorbeeld Formulier tekortkomingen 21 2 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

3 Inleiding Deze handreiking biedt praktishe ondersteuning bij twee belangrijke onderdelen van energiemanagement: het opzetten van een interne audit en een management review. Vooral bedrijven die geen of weinig ervaring hebben met managementsystemen zullen hiermee op weg geholpen worden. prestatie plan at do hek ontinue verbetering Interne energieaudits De interne audits worden genoemd in de Referentie Energiezorg onder: 4 Controle en orrigerende maatregelen 4.4 Energieaudits Er worden regelmatig, maar minimaal eens per jaar, interne audits uitgevoerd met betrekking tot het aspet energie zoals verwoord in deze speifiatie (kan onderdeel zijn van andere managementsystemen) om de werking van het systeem te ontroleren De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het management. borging tijd Daarnaast komen de interne energieaudits ook aan bod in de BasisChek Energiezorg onder de vragen 19, 20, 21 en 22. Beide onderdelen zijn een logish vervolg op geplande en al genomen energiebesparende maatregelen. Het is een toetsing of de maatregelen effet hebben (gehad), of ze bijgesteld moeten worden en of er eventuele vervolgmaatregelen nodig zijn. In de regelkring van ontinue verbetering, geïllustreerd door de Cirkel van Deming (zie afbeelding hiernaast), vinden we interne audits in de fase Chek en management review in de fase At. Rapportage aan het management en evaluatie Deze zijn terug te vinden in de Referentie Energiezorg onder: 5 Betrokkenheid diretie 5.1 Evaluatie Het energiemanagementsysteem of het energieaspet binnen een ander managementsysteem, wordt periodiek, maar minimaal jaarlijks, beoordeeld door de diretie op toepasselijkheid, adequaatheid en effetiviteit. Verder worden de management review en evaluatie genoemd in de BasisChek Energiezorg onder de vragen 23, 24, 25 en Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

4 1. Interne energieaudits 1.1 Algemene introdutie Het energiemanagementsysteem van een organisatie bestaat onder meer uit: energiebeleid, een energieaspetenregister, een meetsysteem voor energiegebruik, een onderhoudssysteem voor de energiegebruikers, en beheersmaatregelen zoals taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, proedures en werkinstruties. Dit energiemanagementsysteem is gedoumenteerd en geïmplementeerd in de organisatie. Noodzaak voor energieaudit Doordat de meeste organisaties aan verandering onderhevig zijn (wijzigingen in gebouwen, mahines, mensen en werkwijzen) is het noodzakelijk om de vastgestelde werkwijze in het energiemanagementsysteem periodiek te onderwerpen aan een interne audit. ENERGIE BELEID Management review Evaluatie Corrigerende en preventieve maatregelen ACT Doelstelling energieaudit Als een organisatie energiemanagement heeft ingevoerd, is het belangrijk om te weten of de bedrijfsdoelstellingen op het gebied van energie en van energiemanagement (ontinue en struturele aandaht voor verbetering van de energie-effiieny) worden gehaald. Worden de (nieuwe) werkafspraken en instruties door het personeel nageleefd? Wordt energie werkelijk meegenomen bij belangrijke beslissingen? Zijn er knelpunten of verbetermogelijkheden aan te wijzen? Een interne energieaudit geeft antwoord op deze vragen. Tegelijkertijd geeft uw organisatie met het uitvoeren van een interne audit invulling aan de Chek-fase uit de Cirkel van Deming. Hieronder ziet u een gedetailleerde illustratie van Deming s regelkring Plan, Do, Chek, At. PLAN Controle en meting Registraties Monitoring CHECK Energiezorg audits Energiebeleidsverklaring Energieaspeten Wettelijke eisen Doel- en taakstellingen Programma TBV Opleiding en bewustwording Communiatie Doumentenbeheer Beheersmaatregelen DO Shematish overziht regelkring (ylus) Plan, Do, Chek, At: 4 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

5 Gevolgen energieaudit Het resultaat van een interne audit kan zijn dat een werkwijze moet worden aangepast of dat het gedoumenteerde systeem moet worden aangepast (At-fase). Samenvatting introdutie: 1. Plan Plan zoals je het wil doen: het doumenteren van het systeem 2. Do Doen wat is gepland: implementeer de gedoumenteerde werkwijze 3. Chek Controleer of aan de vastgestelde werkwijze wordt voldaan: toon de implementatie aan door middel van interne audits 4. At Neem atie als niet wordt voldaan: orrigerende en preventieve maatregelen en de jaarlijkse management review van het energiemanagementsysteem Meer informatie over doumenteren vindt u in de Agentshap NL-publiatie Energiemanagement Handreiking Doumenteren. 1.2 Interne energieaudits Doumentatie en audits Een zorgvuldig gedoumenteerd en atueel energiemanagementsysteem geeft de auditor inziht in wat de organisatie doet (of heeft afgesproken) op het gebied van energie-effiieny, taken en verantwoordelijkheden, werkwijzen et etera. Hierdoor is het energiemanagementsysteem te toetsen en te meten. Welke doumenten? In het gedoumenteerde energiemanagementsysteem wordt vastgelegd welke onderdelen van energiemanagement aantoonbaar moeten zijn. De aantoonbaarheid is weer van belang om aan te tonen dat het managementsysteem werkt. In de Referentie Energiezorg is exat terug te vinden welke zaken aantoonbaar moeten zijn. Het gebruik van de BasisChek Energiezorg is hierbij een praktish hulpmiddel (zie 1.2.6). Voordelen van doumentatie: Het biedt hulp bij het onsistent invoeren van best praties > dat zijn de diverse praktishe oplossingen om de energie-effiieny van proessen of apparatuur te verbeteren; Het borgt een eenduidige en uniforme werkwijze; Het beheerst voorkomende wijzigingen: de organisatie weet diret wat er gedaan moet worden als er iets verandert en overziet snel de onsequenties; Het is rihtinggevend bij het trainen en instrueren van (nieuwe) medewerkers; Het is een belangrijk ommuniatiemiddel: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen vast en daar kunnen de medewerkers op aangesproken/ beoordeeld worden. 5 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

6 1.2.2 Waarom interne audit? Voordelen van een energieaudit: 1. Het geeft inziht in het nakomen van gemaakte afspraken rondom energiemanagement. Met andere woorden: het geeft een organisatie inziht in het funtioneren van het energiemanagementsysteem. 2. Door het uitvoeren van een interne audit kan een organisatie (laten) vaststellen of zij voldoet aan de voor haar geldende wet- en regelgeving ten aanzien van energiemanagement. Met andere woorden: een interne audit toont ook aan of een organisatie in ompliane is. 3. De resultaten van een interne audit dienen als input voor de management review. Het gaat namelijk vooral om wat je met de resultaten doet (zie 2.3.1). Op die manier krijgt een organisatie de mogelijkheid om haar energiemanagementsysteem te verbeteren en verder te besparen op de kosten. 4. Als het energiemanagementsysteem is geïntegreerd in andere managementsystemen (bijvoorbeeld ISO 9001, ISO of HACCP), kunnen de interne energieaudits geombineerd worden met de reguliere audits van deze managementsystemen Interne auditor energie Taakomshrijving De rol van de interne energieauditor is te omshrijven als een vertegenwoordiger van de diretie, die in opdraht van de diretie onderzoekt of de organisatie nog voldoet aan de eisen van energiemanagement. Opleiding en kennis De interne auditor moet beshikken over in ieder geval de basis auditvaardigheden. Daar bestaan speifieke trainingen voor. Om de auditvaardigheden op voldoende niveau te houden, geldt als vuistregel dat jaarlijks minimaal twee audits uitgevoerd moeten worden. Daarnaast moet de interne auditor beshikken over kennis van de Referentie Energiezorg. Objetiviteit en onafhankelijkheid Zoals bij alle audits, moet de interne auditor objetief en onafhankelijk staan tegenover het proes dat wordt getoetst. Dat wil zeggen dat een auditor nooit zijn eigen werk mag toetsen. Het aantal interne auditoren is afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de omplexiteit van het ingevoerde energiemanagementsysteem Uitgangspunten voor interne energieaudits Om interne energieaudits zorgvuldig én geriht uit te kunnen voeren, is het van belang dat de uitgangspunten helder zijn. Voordat de auditoren aan het werk gaan, moet de diretie en/of het management van de organisatie stilstaan bij de volgende zaken: Wat is het doel van de audit? Wat is de basis van de audit? Wat is de reikwijdte van de audit? Doel van de energieaudit Er zijn vershillende redenen waarom een energiemanagementsysteem wordt geaudit. Voorafgaand aan de audit moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat het doel is van de interne audit. Bijvoorbeeld: Vaststellen of het energiemanagement systeem voldoet aan de eisen van de eigen organisatie (het energiebeleid); Vaststellen of het energiemanagement systeem is geïmplementeerd; Vaststellen of het energiemanagement systeem voldoet aan de eisen van de Referentie Energiezorg ; Vaststellen of de organisatie voldoet aan relevante wetgeving; Verbeteren van het energiemanagement systeem. 6 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

7 Basis van de energieaudit Om een goede energieaudit uit te kunnen voeren, moet er binnen de organisatie worden vastgesteld welke auditriteria worden gehanteerd. Deze riteria omvatten het toetsingskader waarbinnen de energieaudit wordt uitgevoerd; de riteria helpen derhalve bij de beoordeling of de getoetste onderdelen wel of niet in orde zijn. Voorbeelden zijn de afspraken binnen het eigen energiemanagementsysteem van de organisatie, de Referentie Energiezorg, het energieaspetenregister en/of relevante wet- en regelgeving. Reikwijdte van de energieaudit Bij het vaststellen van de reikwijdte (de sope) bepaalt de organisatie welk deel van het energiemanagementsysteem en welk deel van de organisatie worden geaudit. Bijvoorbeeld alleen de tehnishe dienst voor een ontrole op werkinstruties, of een inkoopafdeling. Tijdens de audit kunnen vershillende onderwerpen beoordeeld worden die te maken hebben met het energiemanagementsysteem. Het kunnen ehter alleen onderwerpen zijn die zijn vastgelegd en gedoumenteerd in het betreffende energiemanagementsysteem. Denk bijvoorbeeld aan speifieke proedures op de werkvloer, de volledigheid van het energieaspetenregister, onderhoud door de tehnishe dienst, voortgang van verbeterprojeten, enzovoort. Samenvatting uitgangspunten: 1. Vóór aanvang van een interne energieaudit moet de organisatie overeenstemming hebben bereikt over drie uitgangspunten: Doel Auditriteria (de basis) Reikwijdte 2. Als energiemanagement is gekoppeld aan een bestaand managementsysteem, moet energiemanagement worden meegenomen in de reguliere audits. Ook dan moet de organisatie een besluit nemen ten aanzien van de vermelde uitgangspunten. Doel hiervan is te borgen dat de interne auditoren zih voorbereiden op alle energiemanagement-gerelateerde onderwerpen, en deze ook daadwerkelijk toetsen en rapporteren Planning en voorbereiding van de interne energieaudit Coördinator interne energieaudits Het verdient aanbeveling om één medewerker de rol van oördinator interne energieaudits te geven. De oördinator is daarmee verantwoordelijk voor (en bewaakt dus) het gehele interne auditproes van de organisatie. Het auditproes ziet er shematish als volgt uit: analyse rapportage opvolging orrigerende maatregelen planning audit aankondiging voorbereiding Uitgangspunten helder? Dan plannen! Wanneer de uitgangspunten helder zijn, kunnen de interne energieaudits worden gepland. Dit gebeurt in samenspraak tussen de oördinator interne energieaudits en degene die verantwoordelijk is voor het energie managementsysteem (bijv. een lid van het management, het hoofd Tehnishe Dienst of de ISO- of HACCP-verantwoordelijke). De planning voor interne energieaudits bestaat vooraleerst uit een driejarenplanning ter invoering van het energiemanagementsysteem. Daarna is een jaarplanning nodig waarin het gehele systeem aan bod komt tijdens interne audits. Voor onderdelen die kritish zijn (met betrekking tot het energiegebruik en/of de kosten) is het raadzaam om deze meer dan één keer per jaar door te lihten. In bijlage 1 staat een voorbeeld van een planning. 7 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

8 Tijdens de implementatiefase van energiemanagement (gedurende drie jaren) wordt de planning voor energieaudits op hoofdlijnen vastgelegd. In de daaropvolgende jaarplanningen legt een organisatie op detailniveau vast: welk proes er wordt geaudit, welke loatie of afdeling, wanneer, door welke auditor, en op welk onderwerp. Andere overwegingen die komen kijken bij het opstellen van een jaarplanning, zijn: Tekortkomingen en aandahtspunten uit vorige interne energieaudits; Beshikbaarheid van de auditoren en auditees (de geïnterviewden); Expertise van de auditoren (is er extra training/ opleiding nodig?). Voorbereiding Voordat de interne audits uitgevoerd kunnen worden, moeten deze worden gepland en op tijd geommunieerd rihting de medewerkers die geïnterviewd worden (de zogeheten auditees). Uiteraard dienen de auditoren de energieaudits zorgvuldig voor te bereiden, gebaseerd op de drie uitgangspunten doel, auditriteria en reikwijdte. Deze bepalen immers welke doumenten de auditor moet doornemen ter voorbereiding van de audit. Denk bijvoorbeeld aan het energieaspetenregister, doelstellingen uit het energiebeleid van de organisatie en het energie-effiienyplan (EEP), bedrijfsproedures en instruties waarin beheersmaatregelen zijn beshreven. Aan de hand van deze voorbereiding kan de auditor een aandahtspuntenlijst opstellen die tijdens de audit als leidraad dient Uitvoering van de interne energieaudit Na de planning en de voorbereiding kunnen de interne energieaudits worden uitgevoerd. De auditees kunnen zowel leden van het managementteam als medewerkers op de werkvloer zijn. BasisChek Energiezorg als leidraad Om ervoor te zorgen dat bij het uitvoeren van interne audits alle onderdelen uit de Referentie Energiezorg aan bod komen, is het raadzaam om de BasisChek als leidraad te gebruiken. Om de interviews in goede banen te leiden, is er een aantal gouden regels opgesteld voor de auditoren: Geef een heldere introdutie: wie ben je, waarom ben je er, wat ga je doen en hoe lang gaat het duren; Geef aan dat je het energiemanagement systeem komt toetsen en dat de audit géén persoonlijke beoordeling is; Probeer informatie te vergaren aan de hand van open vragen, waarmee je indiret antwoord krijgt op de vragen uit de BasisChek. Als auditor moet je aan de hand van de antwoorden en riteria bepalen of er wordt voldaan aan het gevraagde; Luister atief: herhaal antwoorden om te ontroleren of je het goed begrepen hebt; Verifieer in doumenten/registraties of hetgeen je gehoord hebt ook klopt; Los geen problemen op; je bent er om verbeterpunten te vinden. Oplossingen komen later. In bijlage 2 is de tekst opgenomen van de BasisChek Energiezorg. Er is sprake van een tekortkoming of een verbeterpunt wanneer de dagelijkse praktijk niet in overeenstemming is met de afspraken in het energiemanagementsysteem. Bijvoorbeeld als werkinstruties of proedures niet worden nageleefd. Of als de dagelijkse praktijk niet voldoet aan de beoordelingsriteria die de organisatie heeft vastgesteld. 8 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

9 1.2.7 Rapportage van de auditresultaten Als de energieaudit is uitgevoerd, stellen de auditoren een auditrapport op. Tips voor auditoren: Waht niet te lang met het maken van de rapportage na de energieaudit. Formuleer objetief. Laat de auditees van tevoren een onept van het verslag lezen. Zorg dat de rapportage voldoende onrete informatie bevat waarmee de organisatie zih later kan verbeteren. Verwerk géén oplossingen voor de geonstateerde tekortkomingen in de rapportage. Het doel van een auditrapport is tweeledig: Aantoonbaar maken dat de audit is uitgevoerd; Informatie aandragen om eventuele orrigerende dan wel preventieve maatregelen te nemen om de geonstateerde tekortkomingen en verbeterpunten aan te pakken. De inhoud van een auditrapport moet altijd de volgende zaken bevatten: Elk rapport moet een unieke aanduiding hebben zodat het rapport gekoppeld kan worden aan de auditplanning. Dit kan bijvoorbeeld door het auditrapport van titel en datum te voorzien; Een overziht van de auditor(en), de getoetste proedures en afdeling(en); In het rapport moeten de reikwijdte en het doel van de audit vermeld worden, inlusief de doumenten waarop de audit gebaseerd is; In het rapport moet objetief bewijs worden opgenomen waaruit blijkt of het energiemanagement systeem voldoet aan de riteria, dan wel verbetering behoeft; Geonstateerde tekortkomingen. Formulering tekortkomingen Tekortkomingen moeten zo objetief mogelijk worden geformuleerd. Zo weet degene die verantwoordelijk is voor het oplossen van de tekortkoming duidelijk wat het feitelijke probleem is en waar hij aan toe is. Een goed geformuleerde tekortkoming bevat de volgende onderdelen: Een probleemomshrijving waarom is de tekortkoming een probleem? Met welke auditriteria is het geonstateerde in tegenspraak? Objetief bewijs (onrete feiten) dat de tekortkoming onderbouwt. Een voorbeeld: Oven 2 heeft geen onderhoud gehad onform de vastgestelde onderhoudsplanning (omshrijving probleem). In doument X van datum Y (auditriterium) staat vermeld dat jaarlijks onderhoud moet worden gepleegd. Conform de registratie Z dateert het laatste onderhoud van 2 jaar geleden (objetief bewijs). In bijlage 3 staat een voorbeeld van een energieauditrapportage. Indeling tekortkomingen De auditoren kunnen de geonstateerde tekortkomingen rangshikken aan de hand van de volgende twee gradaties: Sope / Reikwijdte van de verbeteringsmogelijkheden om suggesties aan te geven welke verdere verbeteringen mogelijk zijn. Non onformity toe te passen bij tekortkomingen waarbij een duidelijke afwijking van het gedoumenteerde energiemanagementsysteem is geonstateerd. Opvolging tekortkomingen De auditoren identifieren de tekortkomingen, maar de diret verantwoordelijken stellen de verbetervoorstellen op. Samen bepalen zij de onrete termijnen waarbinnen de orrigerende maatregelen genomen dienen te worden. Het geplande verbeterproes wordt vervolgens door de betreffende auditor gemonitord. 9 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

10 1.2.8 Bewaken en opvolgen van de openstaande tekortkomingen Om de geonstateerde tekortkomingen uit de interne energieaudit te bewaken en op te volgen, kan het volgende overziht worden gebruikt: AUDITOR AUDITEE / VERANTWOORDELIJKE identifieert afwijking shrijft afwijkingsrapport shrijft afwijkingsrapport onderlinge afstemming over datum verifieert genomen orrigerende maatregel(en) en doeltreffendheid sluit het afwijkingsrapport onderzoekt oorzaak en registreert resultaat besluit welke maatregel(en) genomen moet(en) worden om oorzaak weg te nemen voert maatregelen uit verifieert Verantwoordelijkheden Samenvattend kunnen we stellen dat de auditor verantwoordelijk is voor het opstellen en rapporteren van eventuele tekortkomingen. De auditee (of de verantwoordelijke manager van de afdeling waar de tekortkoming is geonstateerd) is verantwoordelijk voor het oplossen van de tekortkoming. Overziht tekortkomingen Om te voorkomen dat openstaande tekortkomingen niet worden opgelost, is het aan te aanbevelen dat de oördinator interne energieaudits een overziht heeft van openstaande tekortkomingen. In zo n overziht is minimaal de volgende informatie opgenomen: De tekortkoming inlusief gradatie reikwijdte van de verbeterings-mogelijkheden of non onformity ; De plaats waar de tekortkoming is geonstateerd; De naam van de verantwoordelijke manager; De naam van de auditor; De voorgestelde termijn waarbinnen de orrigerende maatregel is genomen. Taak auditoördinator De auditoördinator heeft als taak de auditoren aan te sturen als het gaat om de opvolging van alle geonstateerde non onformities. Hiermee wordt bedoeld dat de auditor die de tekortkoming heeft geonstateerd tevens bepaalt of, en in hoeverre, een adequate orrigerende maatregel is genomen om de geonstateerde tekortkoming op te lossen. 10 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

11 1.2.9 Analyse resultaten interne audit voor de management review Het is de bedoeling dat de interne energieaudits elk jaar worden geëvalueerd als onderdeel van de management review. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende informatie die speifiek wordt besproken en beoordeeld: Zijn de interne audits volgens planning uitgevoerd? Zijn alle geonstateerde tekortkomingen opgelost volgens planning? In hoeverre is er sprake van dat de basale oorzaken van de tekortkomingen min of meer gelijk zijn? Ofwel: is er sprake van een trend? 11 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

12 2. Management review 2.1 Algemene introdutie Het streven naar ontinue verbetering van de energieprestaties van een organisatie, is opgenomen in de energiebeleidsverklaring die is ondertekend door de diretie. Energiebeleid is als het ware de motor die de regelkring van ontinue verbetering, ofwel de Cirkel van Deming (zie de afbeelding hieronder), aan het rollen houdt. Een energiemanagementsysteem helpt een organisatie om de energieprestaties te beheersen (te borgen) en te verbeteren. In de inleiding lazen we al, dat interne energieaudits in de Chek-fase gesitueerd zijn. De management review en evaluatie vinden we in de At-fase. ENERGIE BELEID Management review Evaluatie Corrigerende en preventieve maatregelen ACT PLAN Controle en meting Registraties Monitoring CHECK Energiezorg audits Energiebeleidsverklaring Energieaspeten Wettelijke eisen Doel- en taakstellingen Programma TBV Opleiding en bewustwording Communiatie Doumentenbeheer Beheersmaatregelen DO De ylus binnen de Cirkel van Deming staat ook wel bekend als: Plan, Do, Chek, At. Kenmerkend is de ontinue evaluatie van de doelstellingen in alle fasen van de ylus. Hierin ligt ook de flexibiliteit van het systeem besloten. 12 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

13 2.2 Commitment van de diretie Het is van essentieel belang dat de diretie zih ommiteert aan het energiemanagement systeem, als voorwaarde om te komen tot een goede implementatie van het zorgsysteem. Om nu te borgen dat de organisatie ontinu verbetert op het gebied van energiemanagement én dat hiervoor voldoende (finaniële) middelen beshikbaar zijn, mag de organisatie van de diretie verwahten dat zij minimaal één keer per jaar het volledige energiemanagement systeem evalueert in de vorm van de management review. 2.3 Management review Monitoring management review Het is een misvatting om te denken dat het monitoren van het energiegebruik van een organisatie hetzelfde is als het uitvoeren van een diretiebeoordeling. Immers, tijdens de management review dient het gehele energiemanagementsysteem te worden beoordeeld; monitoring van het gebruik is slehts één van de onderdelen. Doelstelling management review Het doel van de diretiebeoordeling kan als volgt worden verwoord: Beoordelen of het energiemanagementsysteem is geïmplementeerd (zoals gepland in het energiebeleid van de organisatie) en of het energiemanagementsysteem onreet bijdraagt aan het verbeteren van de energieprestaties van de organisatie Voorbereiding van de management review Over het algemeen verzamelt de verantwoordelijke voor het energie management systeem alle informatie die nodig is voor de diretiebeoordeling. Vervolgens analyseert hij/zij de verzamelde informatie en rapporteert deze aan de diretie. De analyse fungeert aldus als input voor de diretiebeoordeling. Kritishe onderwerpen In de management review moeten minimaal de volgende onderwerpen aantoonbaar (dus vastgelegd) worden besproken en beoordeeld door de diretie: De energieprestatie van het bedrijf (eventueel in vergelijking tot meerdere jaren op basis van speifiek energiegebruik); Naleving van wet- en regelgeving; Naleving van het eigen energiebeleid; Voortgang van de doelstellingen; Resultaten van interne audits; Uitzonderlijke situaties met betrekking tot energiegebruik (alamiteiten, veranderingen, uitbreiding en dergelijke). prestatie plan at do hek borging Beoordeling van de input ontinue verbetering tijd Op basis van de analyse kan de diretie zih een beeld vormen van de effetiviteit (de doeltreffendheid) en de effiiëntie (het verkrijgen van het grootst mogelijk resultaat met de minste inspanning) van het energie management systeem. Zoals vermeld in de vorige paragraaf, moet de beoordeling van deze analyse door de diretie worden vastgelegd inlusief een overziht van eventuele verbeteraties. Deze werkwijze borgt tegelijkertijd dat vermelde verbeteraties daadwerkelijk zijn geïdentifieerd en dus kunnen worden opgevolgd. Aan de hand van de management review worden de doelstellingen voor de energieprestatie en het energiemanagementsysteem voor het opvolgende jaar vastgesteld. Op die manier is de irkel weer rond! 13 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

14 Bijlage 1: Planning voor energieaudits Afdelingen: Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Diretie x x x Produtie x x x x x x Kantoor x x x Personeelszaken x x x Inkoop x x x Tehnishe dienst x x x x x x Energieverantwoordelijke x x x Toelihting: In onderstaand overziht worden voorbeelden gegeven van onderwerpen die bij de diverse audits aan bod kunnen komen Afdeling: Diretie Produtie Kantoor Personeelszaken Inkoop Tehnishe dienst Energieverantwoordelijke Onderwerpen: Energiebeleid, externe ommuniatie, investeringen, diretiebeoordeling, behalen van doel- en taakstellingen Beheersing van werkzaamheden (bijv. produtieplanning, ingebruikname van mahines, werkzaamheden door derden), interne ommuniatie over de energieprestaties, monitoring en meting van energieprestaties (bijv. bewakingsverslagen), doel- en taakstellingen Interne ommuniatie over de energieprestaties Opleidingsproes van medewerkers (inlusief vaststellen van benodigde trainingen en/of opleidingen, en het volgen van trainingen) Inkoop van mahines en diensten Uitvoeren van orretief en preventief onderhoud Doumentbeheer, monitoring en meting van energieprestaties, nemen van orrigerende maatregelen 14 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

15 Bijlage 2: BasisChek Energiezorg Bedrijf: Datum: Ingevuld door: Gezien management: BasisChek Energiezorg (versie van ) rev. november j verpliht binnen 2 jaar (19 vragen), 3j verpliht binnen 3 jaar (7), overige faultatief (14) Resultaat: Energieaspet = alles wat leidt tot energie gebruik. Alles wat het energiegebruik van de bedrijfsativiteiten voor- of nadelig kan beïnvloeden, is een energieaspet. Denk aan tehniek (bijv. installaties en inregeling), organisatie (bijv. werkproessen en onderhoud) en gedrag (bijv. navolging van werkinstruties). Dit is een blano BasisChek A Basis informatie Opmerkingen: 1. Zijn de energiegebruiken bekend en beshikbaar (bijvoorbeeld in het EEP of uit uw monitoring informatie)? Ja 2j 2. Heeft de organisatie op basis van de energiegebruiken de belangrijke energieaspeten bepaald (zie bovenstaande definitie) en heeft men dit bij de tijd gehouden? Ja 2j 15 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

16 B Implementatie en uitvoering B.1 Strutuur en verantwoordelijkheid Opmerkingen: 3. Zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (T.B.V.) vastgesteld voor medewerkers betrokken bij energiemanagement (bijv. energieaspeten, energiegebruik, doelstellingen, orrigerende maatregelen, enz.)? Ja 2j 4. Worden afdoende finaniële middelen ter beshikking gesteld voor het beheersen en verbeteren van de energieprestatie (gebruik & effiieny)? Ja 2j B.2 Beheersing van de werkzaamheden Opmerkingen: 5. Is afgesproken hoe het energiegebruik van de bedrijfsativiteiten wordt beheerst? Ja 2j 6. Geldt bij de uitvoering van de werkzaamheden dat: Het energiebeleid bekend is bij alle relevante medewerkers en ernaar wordt gehandeld? Monitoringinformatie wordt gebruikt om het energiegebruik van proessen te beheersen en te verbeteren? Bij de inkoop van goederen en diensten wordt gekeken naar de onsequentie voor het energiegebruik (indien relevant krijgen toeleveraniers, aannemers en derden instruties m.b.t. energiegebruik)? 7. Van de belangrijkste energiegebruikers (energieaspeten) wordt het gebruik regelmatig gemeten, geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd. Analyse vindt plaats in relatie tot produtie proessen (monitoring). Ja 2j 16 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

17 8. De hiervoor genoemde monitoring bevat: Energiegebruik per afdeling of per proes. Finaniële- of gebruikskentallen. Streefgebruiken. Energiegebruik van projeten (verbouwingen, groot onderhoud, et.) (Grafishe) trendanalyse. 9. Relevante meters worden naar behoren onderhouden en indien nodig gekalibreerd. Ja B.3 Opleiding en bewustwording Opmerkingen: 10. Is de noodzakelijke kennis en informatie op gebied van effiiënt energiegebruik bekend en zijn de medewerkers die het energiegebruik kunnen beïnvloeden geïnstrueerd en/of opgeleid? Ja 3j B.4 Communiatie Opmerkingen: 11. Wordt intern regelmatig over de energieprestatie en energiemanagement gesproken op uitvoerend- en management niveau? Ja 3j 12. Is afgesproken hoe en aan wie de energieprestaties bekend worden gemaakt? Ja 13. Is het energiebeleid beshikbaar voor externe belanghebbenden? Ja C Energiebeleid, planning en verbetering C.1 Energiebeleidsverklaring Opmerkingen: 14. Is de energiebeleidsverklaring vastgesteld door het hoogste leidinggevende (operationele) niveau? Ja 2j 15. Is in de beleidsverklaring opgenomen dat de organisatie: Voldoet aan relevante wetten, regels, andere ondershreven afspraken? Streeft naar ontinue verbetering van de energieprestatie en preventie van energiegebruik? 2j 2j 17 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

18 C.2 Doel- & taakstellingen en energiemanagementprogramma Opmerkingen: 16. Is er een plan van aanpak om de energieprestatie te verbeteren, in overeenstemming met het beleid? Ja 2j 17. Bij het opstellen en beoordelen van de doelstellingen worden de volgende zaken in aht genomen: De wettelijke en andere eisen. 2j De belangrijke energieaspeten. 2j De beste, beshikbare tehnieken 2j (volgens bijv. de maatregelenlijsten van Agentshap NL). De verbetering van de indirete 2j energie-effeten, zoals die veroorzaakt worden door bijv. materiaalkeuze, transporteurs en/of toeleveraniers. Het tijdpad waarbinnen ze gerealiseerd moet worden. 2j D Doumenteren D.1 Doumentatie (vastlegging) zorgsysteem Opmerkingen: 18. Is vastgelegd (shriftelijk of elektronish) hoe energiemanagement werkt, en wordt er een relatie gelegd naar relevante instruties en proedures? Ja 2j E Audits, maatregelen en evaluatie E.1 Energieaudits Opmerkingen: 19. Wordt, minimaal één keer per jaar een interne audit van het energiemanagementsysteem uitgevoerd en wordt over de werking gerapporteerd aan het management? Ja 3j 20. In de energieaudits wordt bepaald of medewerkers de werkwijzen (vastgesteld ten aanzien van energiegebruik) volgen en afspraken nakomen. 21. In de energieaudits wordt bepaald of de ativiteiten op het gebied van beheersing van energiegebruik voldoen aan het energie programma van de organisatie. Ja 3j Ja 3j 18 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

19 E.2 Afwijkingen, orrigerende en preventieve maatregelen Opmerkingen: 22. Wordt bij afwijkingen de oorzaak onderzoht, en worden er orretieve en/of preventieve maatregelen genomen om herhaling te voorkomen? Ja 2j E.3 Evaluatie Opmerkingen: 23. Wordt de evaluatie van het energiemanagementsysteem minimaal één keer per jaar door het management uitgevoerd? Ja 2j 24. Als voorbereiding van de evaluatie wordt minimaal de volgende informatie verzameld: De nieuwe energieaspeten die zijn vastgesteld. De energieprestatie aan de hand van monitoring informatie. Een toetsing van meet-registraties aan branhe/ proeskengetallen en/ of -ratio (indien relevant). De evaluatie van de naleving van wettelijke en andere afspraken (MJA) m.b.t. energie. 2j 3j 2j 25. Tijdens de evaluatie wordt de doeltreffendheid van het systeem om het beleid en de doelstellingen te realiseren beoordeeld. Ja 3j 26. Tijdens de evaluatie wordt besproken of het beleid en de doelstellingen moeten worden bijgesteld als gevolg van veranderde omstandigheden en de verplihting tot ontinue verbetering van de prestatie. Ja Resultaat: Dit is een blano BasisChek 19 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

20 Bijlage 3: Voorbeeld Energie auditrapport Samenvattend Energieauditrapport nr. Datum: SCOPE (reikwijdte) Geauditeerde ativiteit/afdeling: Relevante proedures: Auditteam: Afdelingsvertegenwoordigers: Samenvatting van de bevindingen/onlusies: 20 Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review