Titel: Inhoudsopgave Nummer: 0.00 Versie: 0.1 Datum: 27 april Algemeen

Transcriptie

1 Titel: Inhoudsopgave Nummer: Algemeen 0.00 Inhoudsopgave 0.01 Leeswijzer 0.02 Vragen en opmerkingen 0.03 Schema 4 FASEN Waterschapsverkiezingen 0.04 Legenda symbolen stroomschema 0.05 Draaiboek Waterschapsverkiezingen 0.06 Contactgegevens 1. Voorbereiding stemming 1.00 Voorbereiding stemming Bestandendienst 1.01 Maken gebiedsindeling 1.02 Opbouw kiesregister 1.03 Opbouw lijsten + kandidaten 1.04a Registratie belangengroeperingen 1.04b Inleveren kandidatenlijst RIES portal Prepare 1.05 Aanmaken waterschap 1.06 Aanmaken functionarissen 1.07 Aanleveren verkiezingsgegevens 1.08 Uploaden kiesregister 1.09 Controleren kiesregister 1.10 Uploaden en controleren lijsten + kandidaten 1.11 Genereren C Transporteren C10 Stempakket 1.13 Drukwerkbegeleiding 1.14 Produceren stempakketten 1.15 Opslag stempakketten Distributie 1.16 Transport 1.17 Distributie 2. Stemming 2.00 Stemming Stemmen 2.01 Ontvangen stempakket 2.02 Uitbrengen poststem 2.03 Uitbrengen internetstem 2.04 Bezorgen retouren

2 Titel: Inhoudsopgave Nummer: 0.00 RIES Voting Window 2.05 Controleren beschikbaarheid d.m.v. teststem 2.06 Controleren beschikbaarheid m.b.v. status 2.07 Controleren beschikbaarheid d.m.v. monitoren 2.08 Beantwoorden vragen Helpdesk 2.09 Verstrekken vervangend pakket 3. Stemopneming 3.00 Stemopneming Responsverwerking 3.01 Openen retourenvelop 3.02 Scannen stembiljet 3.03 Images verwerken 3.04 Niet scanbaar stembiljet verwerken Twijfelstroom 3.05 Twijfel behandelen beoordelingscommissie 3.06 Corrigeren C-batch 3.07 Lichten en behandelen RIES portal Helpdesk mutaties 3.08 Publiceren helpdesk mutaties RIES portal Controle en samenvoegen 3.09 Accorderen en samenvoegen 4. Vaststelling uitslag 4.00 Vaststelling uitslag RIES portal Uitslagberekening 4.01 Publiceren Performed votes Voorlopige uitslag 4.02 Bekendmaken voorlopige uitslag Stemcontrole 4.03 Uitvoeren stemcontrole 4.04 Indienen bezwaar Definitieve uitslag 4.05 Zetelverdeling 4.06 Bekendmaken definitieve uitslag

3 Titel: Leeswijzer Nummer: 0.01 Inleiding Zoals eerder aangekondigd is na veel inspanning een eerste versie van de Administratieve Organisatie (AO) gereed. Het AO is modulair opgebouwd en bestaat uit de volgende onderdelen: 0. Algemeen 1. Voorbereiding stemming 2. Stemming 3. Stemopneming 4. Vaststelling uitslag Algemeen Het onderdeel 0. Algemeen bestaat uit documenten die niet onder één van de vier fasen van het verkiezingsproces vallen. In de inhoudsopgave (0.00 Inhoudsopgave) zijn alle procedures van het AO weergegeven. Al deze procedures zijn uniek genummerd en vallen onder één van de vier fasen. Deze vier fasen zijn visueel weergegeven in het schema 4 FASEN Waterschapsverkiezingen. Dit schema bevat het totaaloverzicht van het gehele verkiezingsproces vanaf de opbouw van het kiesregister tot aan het publiceren van de definitieve uitslag. Tevens zijn de activiteiten gegroepeerd naar de verantwoordelijke voor dat gedeelte. Alle symbolen die in de verschillende stroomschema s worden gebruikt zijn in een document (0.04 Legenda symbolen stroomschema) op een rij gezet met daarachter de betekenis. Wanneer niet eerder met stroomschema s is gewerkt vormt dit een handig hulpmiddel om de verschillende symbolen te doorgronden. Het draaiboek wordt op dit moment met behulp van het draaiboek van de landelijke werkgroep BJZ en de opmerking op de vorige versie (0.02 Vragen en opmerkingen) verder ontwikkeld. Ook op deze versie is het weer mogelijk vragen, opmerkingen en verbeteringen door te geven (0.06 Contactgegevens). Procedures Vanaf de voorbereiding van de stemming tot aan de vaststelling van uitslag bevat het AO alle procedures die doorlopen worden gedurende deze fases. De procedures bestaan uit een beschrijving (doel, toepassing, wanneer, definities, procesverantwoordelijke, formulieren en werkinstructies (allen tekstueel beschreven) en een stroomschema. Het stroomschema bevat opeenvolgend de stappen die doorlopen worden tijdens deze procedure. In het stroomschema wordt gebruik gemaakt van een aantal basiselementen (0.04 Legenda symbolen stroomschema). Het stroomschema bestaat naast de titel, het doel en het toepassingsgebied van de procedure verder uit een vijftal kolommen. Kolom 1 RASCI Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende actoren die bij de procedure betrokken zijn beschreven volgens de RASCI methode waarbij: R = Responsible; voert betreffende activiteit uit;

4 Titel: Leeswijzer Nummer: 0.01 A = Accountable; eindverantwoordelijk voor deze activiteit; S = Supportive; helpt bij de totstandkoming van de activiteit; C = Consultation; wordt tijdens de uitvoering van de activiteit geconsulteerd; I = Informed; wordt achteraf geïnformeerd over het resultaat van deze activiteit. Kolom 2 Input Input voor de handeling, bijvoorbeeld documenten of een database. Kolom 3 Handeling Beschrijving van de daadwerkelijke activiteit. Kolom 4 Output Output van de handeling, bijvoorbeeld documenten of een database. Kolom 5 Toelichting Verdere tekstuele verduidelijking van de beschreven handeling. Voorbehoud Opgemerkt moet worden dat het AO nog steeds een conceptversie betreft. Op basis van ketentesten, verder ontwikkeling van de applicaties, voortschrijdende inzichten en aanbestedingen zullen nog de nodige wijzigingen plaatsvinden. In een aantal procedures is al met blauw aangegeven dat het proces nog nader uitgewerkt moet worden.

5 Titel: Vragen en opmerkingen Nummer: 0.02 Datum: 9 maart 2008 Procedure 1.02 Opbouw kiesregister en 1.04 Inleveren kandidatenlijst ontbreken terwijl ze wel belangrijk zijn voor de voorbereiding. Naast deze vragen en opmerkingenlijst zijn ook de uitgewerkte procedurebeschrijvingen van 1.02 Opbouw kiesregister, 1.03 Opbouw lijsten + kandidaten, 1.04a Registratie belangengroeperingen en 1.04b Inleveren kandidatenlijst beschikbaar en meegezonden. Procedure 1.03 Registratie belangengroeperingen is niet terug te vinden in het schema 4 FASEN Waterschapsverkiezingen. De terminologieën zoals ze gebruikt worden in het schema 4 FASEN Waterschapsverkiezingen komen op dit moment nog niet volledig overeen met de procedures. Enerzijds door dat het schema 4 FASEN het laagste detailniveau is en daarom niet de procedures beschrijft op detailniveau, anderzijds doordat afstemming tussen de verschillende schema s nog niet volledig heeft plaatsgevonden. Het is zeker een aandachtspunt tijdens de verdere vervolmaking van het AO. Van fase 2 en volgende zijn geen procedurebeschrijvingen te vinden. De uitwerking van fase 2 en volgende in procedurebeschrijvingen vindt op dit moment i.s.m. met een aantal leveranciers (responseverwerker, drukker, etc.) plaats. Per 1 mei zal zoals het er nu voor staat het complete AO beschikbaar zijn. De balkenplanning van het draaiboek kent verschillende kleuren, maar de gebruikte kleuren komen niet overeen met de kleuren die in het schema 4 FASEN Waterschapsverkiezingen. Tevens staan er geen concrete data in van mijlpalen alleen van procedures. De kleuren die gebruikt worden in de balkenplanning van het draaiboek zijn niet gelinkt aan de kleuren die gebruikt worden in het schema 4 FASEN Waterschapsverkiezingen. Wel hebben de kleuren een betekenis voor het waterschap, namelijk: Blauw: Groen: Rood: Het waterschap speelt geen rol in deze procedure. Het waterschap is eindverantwoordelijk voor deze procedure. Het waterschap is geen eindverantwoordelijke, maar heeft wel een rol in deze procedure. Wat betreft de concrete mijlpalen wordt nog gezocht naar een manier om deze in het draaiboek duidelijk met datum en tijdstip weer te geven. Op sommige plekken in het AO komen rollen voor waarbij het niet direct duidelijk is door wie en hoe de rol wordt ingevuld (bijvoorbeeld SUPERCREATOR, ORGADMIN, etc.). Er komt een lijst met algemene omschrijvingen. Daarnaast zullen bij de procedures de definities van de verschillende rollen duidelijker worden beschreven. Tevens zal vanuit het oogpunt van het waterschap nogmaals kritisch gekeken worden naar de

6 Titel: Vragen en opmerkingen Nummer: 0.02 Datum: 9 maart 2008 verschillende termen die gebruikt zijn. Daarnaast zal duidelijker aangegeven worden door wie en wanneer de verschillende (portal)rollen worden ingevuld. Het referentiebestand; wat wordt er gepubliceerd, door wie, wanneer en naar welke procedure verwijst dat? Publicatie van het referentiebestand verwijst naar procedure 1.11 Genereren C10 en gaat als het ware automatisch na het aanleveren van de K10 en K50. De SUPERCONTROLLER geeft nog wel een laatste akkoord. Het referentiebestand dient om te kunnen bepalen of een uitgebrachte, zogenaamde technische stem geldig is en voor welke kandidaat deze stem is uitgebracht. Met dit bestand kan door iedereen de uitslag van de verkiezing worden bepaald, in combinatie met de ontvangen stemmen. Deze laatste zijn direct na sluiting van de stemperiode gepubliceerd. Voorts is het referentiebestand voor de start van de verkiezingen gepubliceerd en is daarna alleen de status van records gewijzigd van die kiezers, waaraan een duplicaat stempakket is verstrekt, dan wel soortgelijke correcties zijn uitgevoerd. Ook deze mutaties zijn direct na afloop van de verkiezingen gepubliceerd op deze webpagina. In procedure 1.10 Uploaden en controleren lijsten + kandidaten moet het waterschap het K50 bestand controleren. Waarop moet het waterschap letten? Procedure 1.10 Uploaden en controleren lijsten + kandidaten is bij nader inzien nog niet helemaal correct en moet opgesplitst worden in twee taken. Enerzijds het uploaden en controleren van het K50 bestand. Het zal hier voornamelijk gaan om het controleren van een SHA-1 hash-waarde uitgevoerd door de rol van PREPARATOR. Anderzijds het inhoudelijke controleren van de K50 uitgevoerd door de rol van VALIDATOR. Wat zijn in procedure 1.07 Aanleveren verkiezingsgegevens de verkiezingsgegevens precies? Is er verantwoordelijk voor het waterschap of doet alleen Het Waterschapshuis iets? Er wordt in deze procedure een _B10.xml door Het Waterschapshuis aangemaakt. Het waterschap doet hier niets. Maar ter informatie wat precies de verkiezingsgegevens zijn en wat er in het _B10.xml komt volgt hieronder extra informatie. B10 dient voor RIES portal aansturing. In RIES wordt met dit bestand alle verschillende verkiezingen in één actie gecreëerd. Na deze registratie kan Het Waterschapshuis per waterschap de toewijzen en kunnen de waterschappen hun verkiezing in gaan richten. De gegevens worden vooraf door Het Waterschapshuis verzameld en in een bestand (B10) geplaatst. De gegevens worden deels aangeleverd door de waterschappen en deels opgelegd door Het Waterschapshuis. Alle gegevens worden nauwgezet door Het Waterschapshuis gecontroleerd.

7 Titel: Vragen en opmerkingen Nummer: 0.02 Datum: 9 maart 2008 Het bestand B10 geeft Het Waterschapshuis een middel om centraal de verkiezingen voor alle waterschappen te definiëren. Het B10 bestand kan in één actie worden verwerkt in RIES portal waarna alle waterschappen een verkiezingnummer (ElId) krijgen toegekend. Het is zeer wenselijk om alle 26 verkiezingen in één keer (een zogenaamde batch) aan te kunnen maken. Dit vereenvoudigt de administratieve handelingen en de fouten die daarbij kunnen optreden. De namen van de verschillende verkiezingen zijn uiteraard uniek, maar veel gegevens zijn voor alle waterschappen hetzelfde. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de startdatum en -tijd en de einddatum en -tijd. Hoe wordt het teststempakket in procedure 1.14 Produceren stempakketten gecontroleerd? Het teststempakket wordt gecontroleerd aan de hand van een werkinstructie voorzien van voorbeeldafbeeldingen. Dit moet meer inzichtelijk worden na een bezoek aan de drukker van de stempakketten in april en de eerste ketentest.

8 Voorbereiding stemming Stemming Stemopneming Vaststelling uitslag GBA-V Referentiebestand RIES portal Helpdesk mutaties Bijgewerkt referentiebestand RIES portal Uitslagberekening BPR 3 x Helpdeskmutaties Opbouw kiesregister MIDEX Kiesregister K10 26 x RIES portal Prepare Waterschap Helpdesk Vervangend pakket Waterschap Het Waterschapshuis Resultatenbestand K30 Stembureau mutaties K30 RIES portal Controle en samenvoegen Het Waterschapshuis Voorlopige uitslag Gebiedsindeling Gebieds bestand Lijsten + kandidaten K50 Printbestand kiezers C10 RIES Voting Window Stem ontvangen Stembus Nee Twijfel? Ja Evalueren twijfelstroom Ontvangen stemmen Zitting stembureau Bekendmaken voorlopige uitslag Performed votes Stembureau Maken gebiedsindeling Waterschap Drukwerkbegeleiding Villa DM Produceren stempakketten RR Donnelley Het Waterschapshuis Ontvangen? Images verwerken Verwerken stembiljet Voorlopige uitslag Uitvoeren stemcontrole MIDEX Opbouw lijsten + kandidaten Lijsten + kandidaten K50 26 x Opslag stempakketten Technische stem Ontvangstbevestiging Images Stembiljet RIES portal zetelverdeling Bezwaar? Ja Transport Nee Uitslag met zetels Indienen bezwaar Distributie Ja Internet? Nee Scannen Ja Scanbaar? Zitting stembureau Bekendmaken uitslag Bezwaar TNT Post Stembiljet Kiezer Uitbrengen stem Bezorgen retouren Openen retourenvelop Stembiljet Definitieve uitslag Stempakket Kiezer Kiezer TNT Post Service Point Stembureau Het Waterschapshuis: Coördinatie uitvoering SURFnet: Beheer netwerk TTPi: Initiatie en calamiteiten voorziening

9 Titel: Legenda symbolen stroomschema Nummer: 0.04 Versie: 0.2

10 Titel: Draaiboek Waterschapsverkiezingen Nummer: 0.05 Op basis van de vragen en opmerkingen die gemaakt zijn naar aanleiding van de vorige versie van de Administratieve Organisatie en door gebruik te maken van het draaiboek vanuit de landelijke werkgroep BJZ wordt gewerkt aan een nieuw draaiboek voor de opgestelde procedures waarin de verschillende deadlines en actiemomenten beter naar voren komen.

11 Titel: Contactgegevens Nummer: 0.06 Het Waterschapshuis Jordy Schreurs Projectmedewerker AO T F E j.schreurs@hetwaterschapshuis.nl Postadres Postbus ZK Edam Bezoekadres Breestraat CJ Leiden W