Aanvraagformulier voor het werkjaar Informatie en richtlijnen bij het aanvragen van subsidies. I. Procedure

Transcriptie

1 Gemeente Tervuren Aanvraag tot subsidies voor 3 de pijlerprojecten 1 in ontwikkelingslanden 2 d.w.z. projecten van NGO s (niet-gouvernementele organisaties) die actief gedragen worden door inwoners van Tervuren Aanvraagformulier voor het werkjaar 2016 Informatie en richtlijnen bij het aanvragen van subsidies I. Procedure a. De aanvraagdossiers moeten uiterlijk 31 maart 2016 toekomen bij de Gemeente Tervuren, t.a.v. de Schepen van Ontwikkelingssamenwerking, Markt 7A bus 2, 3080 Tervuren. b. De aanvraagdossiers moeten worden ingediend via een organisatie die lid is van de Algemene vergadering van de GROS. Zie Ledenlijst GROS op onder Bestuur/Adviesraden/GROS. c. Voor de aanvraag is het gebruik van dit formulier verplicht. De beoordeling van de aanvraag door de GROS zal gebeuren op basis van de in dit formulier vermelde gegevens (en niet o.b.v gegevens in de bijlagen). Het formulier wordt dus best door iemand (van het hoofdkantoor) met goede kennis van het betreffende project/programma ingevuld. Gelieve het document bij voorkeur met behulp van de computer te vervolledigen. De grootte van de in te vullen velden mag worden aangepast aan de behoeften van de aanvrager. d. Gelieve het dossier aan te vullen met documenten die het project/programma uitgebreid voorstellen volgens de regels van de NGO en/of DGD 3. Daarnaast mag ook een brochure of nieuwsbrief worden toegevoegd. e. Van organisaties/verenigingen/personen die reeds eerder gemeentelijke subsidies ontvingen voor projecten van ontwikkelingssamenwerking en/of -educatie wordt verwacht om samen met de nieuwe aanvraag een rapport over de (voor)laatst ontvangen subsidies in te dienen (zie punt II c). f. Onvolledig ingevulde formulieren zullen niet in aanmerking komen voor subsidies. g. Het GROS-bestuur beoordeelt de ingediende dossiers en biedt haar advies aan op de Algemene Vergadering die doorgaat in principe in het tweede kwartaal van Het goedgekeurde advies wordt nadien voorgelegd aan het gemeentebestuur. h. Na goedkeuring door het gemeentebestuur worden de subsidies toegekend aan de respectieve organisaties/verenigingen of personen. i. De subsidies mogen worden gebruikt in 2016 en II. Algemene voorwaarden voor toekenning van subsidies a. Verbondenheid met Tervuren: De initiatiefnemers moeten een duidelijke band met de gemeente aantonen. Dit houdt in: 1. In het jaar van de subsidietoekenning of het voorgaande jaar wordt minstens één (eigen) actie van informatie, sensibilisatie of fondsenwerving bij de ruimere Tervuurse bevolking rond het project georganiseerd (d.w.z. dat de actie en dus ook de promotie 1 3 e pijler: ontwikkelingsinitiatieven die ondernomen worden door niet-gouvernementele organisaties of NGO s (in vergelijking met deze ondernomen door de overheid (1ste pijler), de internationale organisaties (2de pijler) en particulieren (4de pijler)) DGD / Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking: de federale administratie die bevoegd is voor ontwikkelingssamenwerking en de door haar geaccrediteerde NGO s subsidieert Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden-3 de pijler Pagina 1 van 6.

2 hiervoor zich richten tot een groep die breder is dan de eigen achterban). De initiatiefnemers sturen vooraf een uitnodiging en een gedetailleerd programma van deze activiteit(en) aan de GROS en maken o.a. gebruik van het gemeentelijke infoblad om de activiteit(en) aan te kondigen. 2. Het project wordt gedragen door een actief netwerk van vrijwilligers of medewerkers in /uit Tervuren 3. Geldophaling in Tervuren levert een belangrijke bijdrage tot de projectfinanciering. 4. Deelname aan sociale kerstmarkt en/of verenigingenbeurs te Tervuren wordt verwacht. De verbondenheid met Tervuren geldt als een ontvankelijkheidscriterium: is hiervan onvoldoende sprake, dan wordt de aanvraag niet verder behandeld. b. Financieel criterium: De organisatie (NGO) moet minstens 20% van haar financiële steun aan het project aanbrengen uit eigen bijdragen (met inbegrip van middelen die via collectes of giften worden verzameld maar zonder inbreng van subsidies). c. Verplichting tot verantwoording: Uiterlijk eind 2017 moet de organisatie een beknopt rapport indienen bij de gemeente m.b.t. het gebruik van de subsidie toegekend in Indien reeds eerder een volgende subsidieaanvraag ingediend wordt, moet het rapport samen met de nieuwe subsidieaanvraag worden ingediend. Dit rapport bevat naast een inhoudelijk deel met de belangrijkste activiteiten en resultaten, een financiële verantwoording waarin het gebruik van de subsidies wordt aangetoond. Dit rapport kan opgesteld worden volgens de regels van de NGO en/of DGD ofwel met behulp van een formulier dat beschikbaar is op de gemeentelijke website. III. Inhoudelijke criteria voor het beoordelen van de aanvraagdossiers: a. Bijdragen aan ontwikkeling en armoedebestrijding van de kwetsbare bevolkingsgroepen in de ontwikkelingslanden, met thematische concentratie op thema s zoals onderwijs en vorming, primaire gezondheidszorg (met voorkeuroptie voor preventie), landbouw en veeteelt, klimaatverandering, sociale en groene economie; b. gericht op capaciteitsversterking en ontplooiing (mikken op empowerment van de lokale bevolking/structuren en het versterken van de zelfredzaamheid en autonomie van de lokale bevolking/doelgroep); c. de keuze voor een structurele aanpak van de ontwikkeling d. gericht op het ownership van de lokale bevolking/doelgroep (lokale bevolking/doelgroep neemt m.a.w. de eigen ontwikkeling in handen); e. gericht op duurzaamheid; f. respect voor de economische, sociale en culturele basisrechten van de betrokken bevolking/doelgroep; g. voorkeuroptie voor de armste landen (cf. OESO-lijst: zie kolom 1: lijst van de minst ontwikkelde landen) 1. Gegevens in verband met de aanvrager Naam van de aanvrager 4) : Naam van het indienende GROS lid 5), indien de aanvraag wordt gedaan door een niet lid: 4 Een aanvrager kan zijn: een individu, een organisatie of samenwerkingsverband van organisaties. Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden-3 de pijler Pagina 2 van 6.

3 Doel van de aanvrager indien organisatie of samenwerkingsverband: Eventuele rechtsvorm van de aanvrager: (indien hiervan sprake is, dan a.u.b. een kopie van de statuten bijvoegen) Adres: Tel: Website: Naam verantwoordelijke voor het project: Naam bank en rekeningnummer: Eventueel BTW nummer: 2. Gegevens in verband met de uitvoerende partnerorganisatie in het ontwikkelingsland Naam partnerorganisatie in het ontwikkelingsland: Adres: Tel: Website Naam verantwoordelijke voor het project: 3. Omschrijving van de band van het project met de gemeente Tervuren a) Wat is de band van de aanvrager met de gemeente Tervuren? 5 De subsidieaanvraag dient altijd door een lid van de GROS bij de Gemeente Tervuren te worden ingediend. Is de aanvrager zelf geen lid van de GROS, dan laat zij de aanvraag door een bestaand lid indienen. Bij vraag 7 van dit formulier motiveert dit lid haar steun aan de aanvraag. Dit houdt in dat de aanvrager en de indiener een en dezelfde zijn indien de aanvrager een GROS-lid is, maar verschillend zullen zijn indien dat niet het geval is. Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden-3 de pijler Pagina 3 van 6.

4 b) Wordt het project in Tervuren gedragen door een groep vrijwilligers (hoeveel losse / vaste vrijwilligers + informatie over vrijwilligerswerking) en/of door een groep vaste donateurs (hoeveel + gemiddelde jaarlijkse ophaling bij Tervuurse donateurs)? c) Hoe wordt of zal over het project gecommuniceerd worden met de (ruimere) bevolking van Tervuren? Via welke initiatieven gericht op sensibilisatie en/of fondsenwerving? (Gelieve bewijsstukken, verslagen en/of uitnodigingen/aankondigingen aan het dossier toe te voegen.) 4. Projectomschrijving : samenvatting aan de hand van onderstaande vragen. a. Interventiesector(en) of thema(s): (vb. gezondheidszorg, onderwijs en vorming, landbouw en voedselzekerheid, milieu, aanpassing klimaatverandering ): b. Algemene en specifieke doelstelling(en) van het project 6 : c. Aanpak: hoe gaat het project de doelstelling(en) realiseren? (Keuze van de strategie, keuze van de partnerorganisatie in het ontwikkelingsland waarom werd gekozen voor deze specifieke partner?, keuze van de activiteiten, ) d. Wat was/is de rol van de lokale gemeenschap in het ontwikkelingsland bij de ontwikkeling van het project en hoe blijft zij hierbij betrokken? e. Hoe wordt duurzaamheid nagestreefd? (potentieel van lokale overname na afloop van het project: institutioneel, organisatorisch, financieel, technisch) 5. Informatie m.b.t. de financiering van het project a.gelieve de projectbegroting voor het betreffende jaar of voor meerdere jaren toe te voegen als bijlage bij dit aanvraagformulier. De projectbegroting vermeldt zowel inkomsten als uitgaven voor het project. 6 De algemene doelstelling geeft aan waarom het project van belang is voor de gemeenschap (dorp, provincie of land). Het gaat om een toekomstige toestand op een hoger niveau, waartoe naast het project nog andere interventies nodig zijn. Het zijn vaak abstract verwoorde politieke statements zoals verbeterde werkgelegenheid of verbeterde gezondheidssituatie. De specifieke doelstelling (Eigenlijk kan dit er maar één zijn. Zijn het er meer dan is er in veel gevallen sprake van resultaten of activiteiten, die gezamenlijk leiden tot de realisering van de doelstelling) is de concrete doelstelling die door het project zelf wordt beoogd en via welke men de algemene doelstelling tracht waar te maken. In een specifieke doelstelling worden volgende elementen vermeld: de doelgroep, de plaats, de tijdspanne, de te veranderen grootheid en de mate waarin dit dient te gebeuren, b.v. in 2016 x minder mannen met dissenterie in dorp Y. Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden-3 de pijler Pagina 4 van 6.

5 b. Vermelding financieringsbronnen ter realisatie Eigen inbreng (d.w.z. zonder subsidies van verschillende overheden maar m.i.v. geldophaling) -bedrag? -aandeel in gehele projectfinanciering? -hoe wordt het verzameld? -totaal bedrag van geldophalingen / schenkingen in Tervuren in 2015? (of in laatste jaar dat dergelijke inkomsten bekomen werden welk jaar?) Andere financieringsbronnen -welke? -bedrag(en)? (ook subsidies/aanvragen bij andere B gemeenten en overheden vermelden + financiering in het land van het project) Verwachte inkomsten van het project -bedrag? -hoe bekomen? Andere: c) Subsidiebedrag gevraagd aan de gemeente Tervuren d) Informatie m.b.t. eerder ontvangen subsidies van de gemeente Tervuren voor dit / ander project (jaar, bedrag, titel project): Werden er al bedragen toegekend? Zo ja, welke en op welke projecten hadden ze betrekking? 6. Datum en handtekening aanvragende organisatie Ondergetekende verklaart dat alle vermelde inlichtingen correct zijn en dat de toegekende subsidies uitsluitend gebruikt worden voor de financiering van het hierboven vermelde project en/of activiteit. Ondergetekende verklaart tevens kennis te hebben genomen van de voorwaarden hieraan verbonden. Naam organisatie :... Naam verantwoordelijke:... Datum: Handtekening: Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden-3 de pijler Pagina 5 van 6.

6 7. Indien de aanvragende organisatie geen lid is van de GROS, wordt het indienende GROS-lid nadrukkelijk verzocht hier te motiveren waarom zij de aanvraag steunt. (Zonder deze motivering is de aanvraag niet geldig.) Naam lidorganisatie van de GROS:... Naam verantwoordelijke: Datum: Handtekening: Aanvraag voor 31 maart 2016 schriftelijk en digitaal in te dienen bij: Gemeente Tervuren Schepen voor ontwikkelingssamenwerking Markt 7A bus Tervuren Voor bijkomende informatie kan u terecht bij Marc Forrier, marc.forrier@tervuren.be, 02/ , W alter Kennes, walterkennes@telenet.be, Mylène De Scheemaecker: 02/ s avonds of mylene.descheemaecker@outlook.be of Guido Bartholomees: 02/ of guido.rit@skynet.be van de GROS. Aanvraag tot gemeentelijke steun voor projecten in ontwikkelingslanden-3 de pijler Pagina 6 van 6.