E-facturatie 24 maart Is uw kmo er klaar voor?

Transcriptie

1 E-facturatie 24 maart 2016 Is uw kmo er klaar voor?

2 Verwelkoming Katrien Moens Manager Finance, Controlling & ICT Voka Kamer van Koophandel Oost- Vlaanderen 25/03/2016 2

3 Introductie Pieter Breyne Bestuurder PwC Consulting Technology 25/03/2016 3

4 Programma De e-factuur en de voordelen: Erwin De Pue Aan de slag met e-facturatie: Lien Wauters - Van der Taelen Concrete mogelijkheden boekhoudpakketten: Ferdinand Casier Investeringsaftrek voor digitale investeringen, e-facturatie: Tom De Wit Panelgesprek 25/03/2016 4

5 De e-factuur en de voordelen Erwin De Pue Directeur-generaal DAV, Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging 25/03/2016 5

6 De e-factuur en zijn voordelen Waarom kiezen voor e-facturen? e-facturatie: Is uw KMO er klaar voor? Maart 2016

7 Wat is een e-factuur? Een e-factuur = een factuur die in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen! E-facturatie kan sinds 1 januari 1993 Vanaf 1 januari 2013: Volledige gelijkschakeling met papieren factuur Akkoord i.p.v. voorafgaand akkoord Vereenvoudiging archiveringsregels

8 Waarom?? Politiek Techniek Timing Financieel

9 Politieke beleidsoptie Europese doelstelling : Tegen 2020 moet e-facturatie zijn uitgegroeid tot de voornaamste manier van factureren. Belgische doelstellingen: Overheden moeten e-facturen kunnen verwerken en ontvangen eerste stap naar verplichting 30% vermindering van de administratieve lasten! Ten laatste in 2018: verplicht gebruik bij overheidsopdrachten (Europese richtlijn)

10 Uw softwareleverancier is er klaar voor Techniek is beschikbaar PDF-invoice E-invoice VRS CAAS Kofax Preregistratie Zoom-it Isabel Certipost Basware DOMA Arco Timestamp Signing OCR Workflow Digitalisering DMS Cloud Indexen Intelligent Capture Aanvaarding Platform Isabel Bi-connectiviteit Scannen Iris Powerscan Authenticiteit Multifunctional Kostprijs Papieren factuur Digital delivery B2C en B2B Data kwaliteit Validatie Track and trace Legaal archief Digitaliseren Bestelbonnen Wettelijk kader Creditnota s Contracten Secured FTP Virtuele printer Multi channel approach Data Automation ERP Document handling Postbus Leesbaarheid Electronic Channel Paperless office

11 Timing : Wie wil nu de laatste zijn?? e-invoicing evolutie - Be 60,00% E-Invoicing evolution (Outbound businesses) 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Outbound e-invoices: total e-invoicing Outbound e-invoices: Outbound e-invoices: digital

12 Mogelijke kostenreductie Kostprijs papier-factuur versus e-factuur

13 e-factuur : globale kostenreductie Totaal aantal facturen in België : +/- 1 miljard Potentiële mogelijke kostenreductie voor de ondernemingen: Bijkomende voordelen: +/- 3,5 miljard euro Eenvoudiger elektronisch archief Betere opvolging openstaande facturen Verbetering cash management Vanaf 2016: bijkomende investeringsaftrek voor digitale investeringen

14 e-factuur = win-win voor alle betrokken partijen Zoek de beste technische oplossing voor uw bedrijf i.s.m. met uw accountant of boekhouder en softwareleverancier 2015 was het eerste jaar waarin meer dan de helft van de facturen in België elektronisch werd verstuurd!

15 Erwin De Pue Directeur-generaal Dienst Administratieve Vereenvoudiging Hertogstraat Brussel erwin.depue@premier.fed.be

16 Aan de slag met e-facturatie Lien Wauters Van der Taelen Projectleiding e-invoicing Vlaamse overheid 25/03/

17 WANNEER EN NAAR WELKE OVERHEID? Europese Richtlijn (2014/55/EU) Europese norm tegen E-facturen kunnen ontvangen tegen (2019) Beslissing van de Vlaamse Regering Entiteiten klaar tegen E-facturatie wordt de standaard vanaf Houvast als leverancier? De bepaling over de facturatiewijze in de opdrachtdocumenten van de overheidsopdracht! Zie voorbeelden E-invoicing voor entiteiten van de Vlaamse overheid bestuurszaken.be

18 DE E-FACTUUR AAN DE OVERHEID Formaat: E-factuur = XML (UBL 2.1) factuur E-factuur PDF Inhoud: Verplichte gegevens: Wettelijke gegevens KBO nummer van verzender en ontvanger Gegevens vereist door uw klant: zie ook bestek Bestelbonnummer Contractnummer Bijlage

19 E-INVOICING DE OPEN PEPPOL OPLOSSING

20 AAN DE SLAG MET E-INVOICING (1) Ik doe al aan e-facturatie of Ik maak veel facturen aan de overheid of Ik wil naar al mijn klanten e-factureren en ook zelf e-facturen ontvangen van mijn leveranciers of. Stappenplan: 1) Maak een businessplan: Breng uw processen in kaart (van order tot betaling) Wie zijn uw klanten en leveranciers, en wat verwachten ze van u Wat de mogelijkheden zijn van uw financieel systeem Ga te rade bij je leverancier Kan mijn systeem zelf XML s aanmaken? Heb ik een SP/AP nodig voor de omzetting Ga ik op zoek naar een alternatief systeem of tool Welk AP kies ik?

21 AAN DE SLAG MET E-INVOICING (2) Ik ben een klein bedrijf of Ik maak maar weinig facturen voor de overheid of Mijn software is aan vernieuwing toe, maar wil in afwachting toch e-facturen sturen aan de overheid of. De oplossing voor u: De suppliersportal op Mercurius. Beschikbaar april 2016 Voordelen: Geen set up kosten of technische investeringen Eenvoudig en snel toegankelijk Nadelen: Enkel voor facturen aan overheid Dubbel werk (overtikken van facturen)

22 AAN DE SLAG MET E-INVOICING (3) 2) Onderhandel met : Uw softwareleverancier Potentiële SP/AP s 3) Neem contact met het centraal e-invoicingteam van de VO voor: Meer informatie Begeleiding bij opstart en testing Coördinatie m.b.t. businessafspraken 4) Meer info: nuttige linken:

23 Naar wie kan ik e-facturen sturen binnen de Vlaamse overheid? heidsopdrachten/e- procurement/leverancierslijst%20mercurius%20% %29.pdf Welke Access points zijn er momenteel actief in Belgïe Welke service providers/softwarehuizen kan ik contacteren? heidsopdrachten/eprocurement/lijst_serviceproviders_softwarehuizen_versie pdf Welke pakketten of tools (boekhoud-, ERP, facturatie-) helpen u bij uw e-facturatie? Lijst wordt kortelings gepubliceerd op algemene website: e-invoicing voor leveranciers bestuurszaken.be

24 CONTACTGEGEVENS Projectteam e-invoicing Vlaanderen: Johan Van Steelandt: Lien Wauters-Van der Taelen: Algemeen adres: Website:

25 Concrete mogelijkheden boekhoudpakketten Ferdinand Casier Business Group Leader Agoria 25/03/

26 E-Invoicing: een breed ecosysteem van oplossingen Ferdinand Casier, Agoria

27 e-facturatie, praktische oplossingen Source: Open Peppol 27

28 e-facturatie, praktische oplossingen 28

29 e-facturatie, praktische oplossingen 29

30 e-facturatie, praktische oplossingen 30

31 e-facturatie, praktische oplossingen 31

32 e-facturatie, praktische oplossingen 32

33 e-facturatie, praktische oplossingen 33

34 e-facturatie, praktische oplossingen 34

35 e-facturatie, praktische oplossingen 35

36 e-facturatie, praktische oplossingen 36

37 e-facturatie, praktische oplossingen BESTELBON VAN FINANCIEEL SYSTEEM VAN DE VLAAMSE OVERHEID NAAR LEVERANCIER BOMA

38 OP BASIS VAN BESTELBON MAAKT LEVERANCIER XML FACTUUR VERZONDEN OVER MERCURIUS OPEN PEPPOL NAAR VLAAMSE OVERHEID

39 VLAAMSE OVERHEID ONTVANGT XML-FACTUUR EN MAAKT LEESBARE VERSIE

40

41 e-facturatie, praktische oplossingen Demo Kluwer 41

42 e-facturatie, praktische oplossingen Tips: Vraag aan je softwareleverancier om uw bedrijf in de Open Peppol gids (= SMP) te laten registreren, Vraag aan je softwareleverancier om je aankoopfacturen in e-fff formaat te integreren Vraag aan je (externe) boekhouder om een oplossing te gebruiken waarbij jouw facturen bijna volledig automatisch worden ingeboekt met bijhorende facturatietool voor uw eigen beheer. 42

43 Aan de slag als KMO: Recupeer uw investeringen voor e-facturatie: Investeringsaftrek voor digitale investeringen Tom De Wit Senior Advisor Social Affairs Dept. Agoria 25/03/

44 Tom De Wit Investeringsaftrek voor digitale investeringen

45 Algemeen Doelstelling: Verlaging belastbare winst met bepaald percentage voor gedane investering Werkwijze: Aftrek berekend op aanschaffings- of beleggingswaarde Eenmalig of gespreid in de tijd Verwerkt via belastingaangifte

46 Algemeen Voorwaarden: Materiële vaste activa in nieuwe staat verkregen of tot stand gebracht Nieuwe immateriële vaste activa Gebruikt in België 100% beroepsmatig Over min. 3 jaar afschrijfbaar Formulier 275U (en soms nog andere attesten en formaliteiten) Overdraagbaarheid: Beperking tot euro (aanslagjaar 2017) per belastbaar tijdperk of, wanneer totale bedrag van overgedragen vrijstelling op einde van het vorige belastbare tijdperk euro (aanslagjaar 2017) overtreft, tot 25% van dat totale bedrag

47 Algemeen Aanslagjaar 2017 Gewone investeringen Gespreide aftrek voor gewone investeringen Natuurlijke personen Kleine vennootschap Andere vennootschappen 8% 8% - 10,5% - - Energiebesparende investeringen 13,5% 13,5% 13,5% Octrooien 13,5% 13,5% 13,5% Milieuvriendelijke investeringen in O&O Gespreide aftrek milieuvriendelijke investeringen in O&O 13,5% 13,5% 13,5% 20,5% 20,5% 20,5%

48 Algemeen Aanslagjaar 2017 Investeringen beveiliging Investeringen rookafzuiging of verluchting in horeca Natuurlijke personen Kleine vennootschap Andere vennootschappen 20,5% 20,5% - 13,5% 13,5% 13,5% Digitale investeringen 13,5% 13,5% - Gespreide aftrek hoogtechnologische producten 20,5% 20,5% 20,5%

49 Digitale investeringen Minister van Digitale Agenda: Met deze maatregel willen we KMO s en zelfstandigen beter ondersteunen om de digitale omslag te maken. Een betere digitale uitrusting en investeringen in cybersecurity zijn belangrijke stimulansen voor de verdere ontwikkeling van onze digitale economie. Minister van Financiën: Met deze fiscale maatregel willen we KMO s nog meer ondersteunen en stimuleren om digitale investeringen te doen, bijvoorbeeld in e- commerce.

50 Digitale investeringen Wettelijk kader: Artikel 69, 1, 1 e lid, 2, f WIB 92 Artikel 49/1 KB/WIB 92 Bijlage IIter/1 KB/WIB 92 Doelgroep: Kleine vennootschappen Natuurlijke personen die kwalificeren als kleine vennootschap

51 Digitale investeringen Toepassingsgebied: De digitale vaste activa die dienen voor de integratie en de exploitatie van digitale betalings- en factureringssystemen De systemen die dienen voor de beveiliging van informatie- en communicatietechnologie Van toepassing vanaf aanslagjaar 2016, dit is: Boekjaar afgesloten op 31 december 2015 Boekjaar met afsluiting tot en met 30 december 2016

52 Digitale investeringen Concreet: Digitale vaste activa die dienen voor integratie en exploitatie van digitale betalings- en facturatiesystemen (categorie A): Investeringen in systemen (software of apparatuur) die de elektronische betaling vergemakkelijken; Investeringen in systemen (software of apparatuur) voor elektronische facturatie, handtekening of archivering. De systemen die dienen voor beveiliging van informatie- en communicatietechnologie (categorie B): Investeringen in systemen (software of apparatuur) voor de beveiliging van informatie, netwerken en ICT-installaties; Investeringen in monitoring- en auditinstrumenten voor de beveiligingssystemen van ICT; Investeringen in systemen (software of apparatuur) die een veiliger beheer van de door de onderneming verzamelde persoonsgegevens mogelijk maken.

53 Digitale investeringen Concreet (vervolg): Aanvullende investeringen nuttig bij de uitvoering van de investeringen in digitale betalings- en facturatiesystemen of in systemen die dienen voor de beveiliging van ICT (categorie C): De kosten voor softwareontwikkeling betreffende de op voorgaande slide vermelde investeringen, en die samen met de vaste activa waarop zij betrekking hebben, worden afgeschreven; Investeringen in systemen (software of apparatuur) die de interfacing van het hierboven en de op voorgaande slide vermelde systemen met de systemen van de onderneming of naar systemen buiten de onderneming mogelijk maken, met inbegrip van de investeringen voor interfaces tussen systemen voor facturatie, betaling en boekhoudkundige programma s.

54 Digitale investeringen Formaliteiten leverancier: leverancier van goederen of diensten moet op factuur, of bijlage ervan: Melden onder welke van de categorieën (A, B of C) de investering valt; Volgende tekst schrijven (en vervolledigen) Verklaring met toepassing van artikel 49/1 van het KB/WIB 92 betreffende de investeringsaftrek voor digitale investeringen bedoeld in artikel 69, 1, eerste lid, 2, f, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992: Ik, ondergetekende..., bevestig dat: -... (per categorie de vermeldingen overnemen die worden opgelegd door bijlage IIter/1 van het KB/WIB 92) - (idem)... (datum) /... (naam) /... (handtekening).

55 Digitale investeringen Formaliteiten genieter investeringsaftrek: Betrokkene moet de facturen over investeringen in vaste activa bedoeld zoals op voorgaande slides ter beschikking houden van belastingcontroleur Formulier 275U correct invullen en toevoegen bij de belastingaangifte Globale factuur Wanneer de globale factuur componenten bevat die niet van de digitale investeringsaftrek kunnen genieten, is de in het kader van deze aftrek in aanmerking te nemen waarde van de investering of de prijs van de vaste activa gelijk aan de reële waarde van deze apart op de factuur vermelde vaste activa

56 Panelgesprek - moderator Pieter Breyne Bestuurder PwC Consulting Technology 25/03/

57 Panelgesprek - panelleden Erwin De Pue Johan Van Steelandt Ferdinand Casier Jos Feyaerts Guido Dilles Nick Heremans 25/03/

58 Netwerkmoment 25/03/