Conceptnota CDA Vervanging van de bibliotheek- en archiefsoftware

Transcriptie

1 Cnceptnta CDA Vervanging van de biblitheek- en archiefsftware Layut versie 3.0 Pagina 1 van 33

2 Inhudspgave 1 Delstelling cnceptnta De pdracht Digiplis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, mtivering, prcedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Mtivatie van de prcedure Prcedure die zal gevlgd wrden Omschrijving van de pdracht Deelnemers Delstelling van hfdklanten Beschrijving van de pdracht Duurtijd van de pdracht Achtergrndinfrmatie Huidige situatie Tekmstige situatie Cncept en uit te werken plssing Functinele vereisten Algemene vereisten Functinele vereisten erfged- museum en vakbiblitheken: Beheer en ntsluiting Online publiekscatalgus Overkepelende mdules Functinele vereisten archiefinstellingen Functinele vereisten penbare biblitheken Acquisitie Beheer en ntsluiting Authrity recrds en verwijzingen Biblitheekservices Klantbeheer Statistieken Gevraagde kppelingen Technische vereisten SLA Implementatie plan Dem, prjectplan, SLA en vragenlijsten...32 Layut versie 3.0 Pagina 2 van 33

3 1 Delstelling cnceptnta Via deze cnceptnta wil Digiplis aan de kandidaten vldende infrmatie ver de pdracht meegeven zdat zij kunnen inschatten f zij zich vr deze pdracht wensen in te schrijven en meer cncreet f zij zich in de eerste fase van deze pdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze cnceptnta is luter indicatief en kan het pdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezrgd wrden zal de definitieve bepalingen mtrent deze pdracht bevatten. Tevens bevat deze cnceptnta in bijlage een invulfrmulier verklaring p erewrd dat de kandidaat dient te gebruiken bij de kandidaatstelling. 1.1 De pdracht De inschrijver zrgt vr een ttaalplssing vr items beschreven in de functinele en technische vereisten. Het prject bestaat uit de levering, de ntwikkeling, de installatie, de parameterisatie, de implementatiendersteuning met bijhrende pleiding en de klantspecifieke aanpassingen (met inbegrip van de integratie met bestaande en nieuwe applicaties), testen, cnversie, het nderhud en de dagelijkse supprt van sftware en diensten ten beheve van de archiefinstellingen, penbare biblitheken en de erfged-, museum- en vakbiblitheken van de stad Antwerpen en de klanten van Digiplis. Het beheersysteem is in staat m te cmmuniceren, gegevens uit te wisselen en te interageren met infrmatiesystemen van andere gelijkaardige instellingen (archiefinstellingen, wetenschappelijke biblitheken, penbare biblitheken, universiteiten, hgeschlen,..) binnen en buiten de stad en met andere (in ntwikkeling zijnde) biblitheeksystemen, archiefbeheersystemen en databanken. De gevraagde plssing mvat het ter beschikking stellen van een werkend geheel, dat wrdt geëxpliteerd fwel p infrastructuur van de inschrijver, fwel p infrastructuur van de pdrachtgever, fwel p een cmbinatie van beide, nder beheer van de inschrijver. De vrgestelde plssing zal rekening meten huden met de in de biblitheken en erfgedinstellingen (erfgedbiblitheek, archiefinstellingen, musea) en/f Digiplis aanwezige en beschikbare applicaties (bv. Time Tracs, e.a.) die een bijdrage kunnen leveren tt de uiteindelijke geïntegreerde plssing. 1.2 Digiplis De steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken vr wat betreft hun telematica-beheften sinds 1 ktber 2003 samen in de pdrachthudende vereniging Digiplis. Digiplis levert diensten p het gebied van infrmatie- en cmmunicatietechnlgie. Dit hudt niet enkel hard- en sftware in, maar k geïntegreerde ttaalplssingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken z veel mgelijk geautmatiseerd wrden. Digiplis verleent deze diensten aan de stad Antwerpen en Gent, de lkale plitie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 1 Vr de vrwaarden waarnder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankndiging in het eurpees publicatieblad en/f het bulletin der aanbestedingen Layut versie 3.0 Pagina 3 van 33

4 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, mtivering, prcedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digiplis (pdrachthudende vereniging) Generaal Armstrngweg Antwerpen Tel. (03) Fax. (03) Leidend ambtenaar vr dit bestek: Schepen Agnes Tel: +32 (0) Wijze van gunnen De pdracht is een pdracht vr diensten in de klassieke sectr waarvr de nderhandelingsprcedure met bekendmaking wrdt gehanteerd ten beheve van het pdrachtgevend bestuur Digiplis. 2.3 Mtivatie van de prcedure De aanbestedende dienst pteert vr het tewijzen van een pdracht van diensten vr de nderhandelingsprcedure met bekendmaking krachtens art. 17, 3,4 van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende verheid is immers van mening dat de gunning van nderhavige pdracht niet mgelijk is dr aanbesteding nch dr fferteaanvraag mdat de technische specificaties van de pdracht p vrhand niet met vldende nauwkeurigheid kunnen wrden bepaald Aangezien het niet mgelijk is m alle prcessen en prcedures in detail te bundelen in één bestek wrdt er gekzen vr de nderhandelingsprcedure. De technische cmplexiteit van de pdracht en de functinalliteiten die de aanbestedende verheid vraagt, meten getetst wrden aan de bereidheid van de ptentiële aanbieders m tt een gekzen plssing te kunnen kmen die z ged als mgelijk met aansluiten bij de nden van de verschillende gebruikers. In het licht van het vrgaande is het belangrijk dat in verleg tt cncrete afspraken kan gekmen wrden zdat de kstprijs van bepaalde functinaliteiten kan afgewgen wrden. Hierbij is het belangrijk dat de aanbestedende verheid en de aanbieder gezamenlijk vraag en aanbd p elkaar kunnen afstemmen. In functie van de cncrete ksten-baten afweging kunnen dan bepaalde functinaliteiten wel f niet pgenmen wrden. De aanbestedende verheid wil zekerheid ver de aangebden plssing(en) en vraagt daarm een dem s. Via een scenari wil men deze dem s evalueren en nagaan f de plssing, het vrgestelde pakket van de aanbieder vldet aan de vrpgestelde functinaliteiten en de gevraagde gebruiksvriendelijkheid in het bestek. De aanbestedende verheid wil bij de ptentiële aanbieders nagaan he ndersteuning (pleiding, begeleiding, ) kan aangebden wrden aan de eindgebruikers. 2.4 Prcedure die zal gevlgd wrden De uiterste termijn vr ntvangst van aanvragen tt deelneming (kandidaatstellingen): uiterlijk p m 13 uur, te Digiplis Antwerpen, Generaal Armstrngweg 1, B-2020 Antwerpen; Na de evaluatie van de inschrijvingen krijgen de weerhuden kandidaten het bestek tegestuurd; Er wrdt een verlegmment in Digiplis Antwerpen, Generaal Armstrngweg 1, B-2020 Antwerpen vrzien waar vragen mtrent het bestek kunnen gesteld wrden. De vragen wrden schriftelijk ingediend ten laatste vier dagen vr dit verlegmment; Vr de pening van de ffertes wrdt er een zittingsdag vrzien p ; Layut versie 3.0 Pagina 4 van 33

5 Na de evaluatie van deze ffertes vlgt er een nderhandelingsperide. De prcedure van berdeling van de inschrijvers zal verlpen in een aantal nderhandelingsrndes; Na de evaluatie van de nderhandelingen wrdt er een gunningsverslag pgesteld. De aanbestedende verheid behudt zich het recht vr m, in het licht van de cncrete nden van het nderhandelingsprces, het verlp van deze nderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de pdracht De pdracht is een aanneming van diensten vr het leveren en nderhuden van een f meerdere beheersystemen vr de digitale en niet-digitale cllecties van de biblitheken en erfgedinstellingen (erfgedbiblitheek, archiefinstellingen, musea). Dit mvat vlgende cmpnenten: 1. De levering van een sftware ter ndersteuning van de werkprcessen binnen de erfgedinstellingen en biblitheken: acquisitie/ verwerven beheren en ntsluiten bewaren biblitheekservices afveren en herbestemmen. Het ntsluiten en beheren van de digitale en niet-digitale cllectie administratief, intellectueel en materieel, ter ndersteuning van de interne werking en in functie van de cllectiebeherende en publieksgerichte taken. Het aanbieden van een gebruiksvriendelijke digitale tegang tt de cllecties vr de klant, met de daaraan gekppelde digitale dienstverlening. Zekmgelijkheden ver alle cllecties heen zdat de gebruiker niet meer in verschillende databanken en p verschillende websites met gaan zeken. Exprt- en imprtmgelijkheden via gestandaardiseerde prtcllen t.b.v. het uitwisselen van gegevens ver de cllecties met andere infrmatiesystemen (vb Anet, Archiefbank Vlaanderen, Malvine, OpenVLACC, ). Mgelijkheid m digitaal en gedigitaliseerd materiaal in zijn ntstaanscntext te bewaren, te beheren en p een duurzame en betruwbare manier tegankelijk te maken. Een waterdicht beveiligingssysteem dat een geavanceerd gebruikersbeheer telaat. De inschrijver hudt rekening met de verschillende in gebruik zijnde en internatinaal geaccepteerde standaarden. 2. De inschrijver heeft de keuze deze ttaal plssing aan te bieden p de infrastructuur van de inschrijver, p de infrastructuur van de pdrachtgever f p een cmbinatie van beide. Het ICT-materiaal vr de werkplek wrdt steeds geleverd en beheerd dr Digiplis alsk servers & geheugenpslag en telecminfrastructuur. 3. Het nderhuden en ndersteunen van het vlledige systeem. 3.1 Deelnemers Tt de delgrep van de pdracht behren: archiefinstellingen, penbare biblitheken, erfgedbiblitheken, museum- en de vakbiblitheken van de stad Antwerpen en/f klanten van Digiplis. In smmige instellingen bevinden zich zwel biblitheek- als archiefcllecties. Layut versie 3.0 Pagina 5 van 33

6 3.2 Delstelling van hfdklanten De stad Antwerpen telt een grt aantal biblitheken, archiefinstellingen en dcumentatiecentra. Deze cllectiebeherende instellingen hebben uiteenlpende delstellingen en zij verschillen nderling dikwijls grndig qua werking, mvang en publiek. De penbare biblitheken zijn bijvrbeeld gericht p nmiddellijke cnsumptie en richten zich tt alle leeftijdsgrepen. Zij werken prduct- en vraaggericht en zij lenen een brede waaier aan materialen uit. Bepaalde cllectie wrden m die reden regelmatig geactualiseerd dr afgeverd en herbestemming. De erfgedinstellingen (bewaarbiblitheken en archiefinstellingen) bewaren (zeer) kstbare en/f unieke archieven en cllecties, waarvan de rsprng sms eeuwen terug gaat, en die met zrg meten wrden bewaard en beheerd. Deze cllecties wrden niet uitgeleend, maar zijn enkel, nder bepaalde vrwaarden, ter plaatse cnsulteerbaar. Ng andere instellingen buwen aan gespecialiseerde dcumentatiecentra f fungeren als vak- f bedrijfsbiblitheek rnd een welbepaald werkterrein. Grss md nderscheiden we: de penbare biblitheken, de archiefinstellingen en de erfged-, museum- en vakbiblitheken. Ze werken nu met verschillende biblitheek- en f archiefsystemen. Niet alle cllecties zijn reeds digitaal ntslten. He uiteenlpend deze instellingen k zijn, ze hebben met elkaar gemeen dat ze hun respectieve cllecties p efficiënte wijze willen beheren, bewaren, ntsluiten en tegankelijk maken vr hun delpubliek. 3.3 Beschrijving van de pdracht Selectie en implementatie van een ttaalplssing vr een geïntegreerd archiefbeheersysteem en een biblitheeksysteem vr de stad Antwerpen en de klanten van Digiplis vr items beschreven in de functinele en technische vereisten. Het prject bestaat uit de levering, de ntwikkeling, de installatie, de parameterisatie, de implementatiendersteuning met bijhrende pleiding en de klantspecifieke aanpassingen, met inbegrip van de integratie met bestaande en nieuwe applicaties, testen, cnversie, het nderhud en de dagelijkse supprt van sftware en diensten ten beheve van de erfgedinstellingen (erfgedbiblitheek, archiefinstellingen, museum- en vakbiblitheken) en biblitheken binnen stad Antwerpen en de klanten van Digiplis. De pdracht mvat drie nderdelen. Digiplis heeft de mgelijkheid m de nderdelen al dan niet te gunnen. De drie nderdelen zijn: Onderdeel 1: Licenties: Een raamcntract vr alle licenties behrende bij de aangebden ttaalplssing, inclusief een nderhudscntract vr de ndersteuning en het nderhud vr: - een archiefbeheersysteem vr archiefinstellingen. - een biblitheeksysteem vr erfged-, museum-, en vakblitheken, - een biblitheeksysteem vr de penbare biblitheken. De vrkeur gaat uit naar 1 sftwarepakket vr de 3 delgrepen. De inschrijver mag met verschillende pakketten inschrijven, maar zal deze geïntegreerd aanbieden, zdat het vr de gebruiker (medewerker en lezer/klant) één pakket lijkt, en het mgelijk is bepaalde mdules gezamenlijk te gebruiken (Bvb klantenbeheer, authrithy recrds, OPAC, ). Dit is schematisch weergegeven in nderstaande figuur. Onderdeel 2: Diensten Een raamcntract vr diensten in het kader van het geselecteerde pakket, zwel vr mgelijke uitbreidingen van de implementaties die beschreven staan in dit bestek als vr nieuwe implementaties, en vr diensten vr beheer en ndersteuning na implementatie vr zwel sftware als hardware (in het geval de plssing p de infrastructuur van de inschrijver wrdt gehst). Layut versie 3.0 Pagina 6 van 33

7 Onderdeel 3: Implementatie De levering en implementatie van de geselecteerde plssing bij de verschillende instellingen beschreven als delgrep van dit bestek, met bijhrende dcumentatie, pleiding en handleiding(en), de integratie met bestaande applicaties, en cnversie van bestaande data uit mmenteel in gebruik zijnde tepassingen. De gevraagde plssing wrdt geëxpliteerd fwel p infrastructuur van de inschrijver, fwel p infrastructuur van de pdrachtgever, fwel p een cmbinatie van beide nder beheer van de inschrijver. Er zijn geen percelen. 3.4 Duurtijd van de pdracht -Onderdelen 1 en 2: De raamcntracten vr de licenties en diensten hebben een duurtijd van 4 jaar. Na deze peride wrdt de pdracht stilzwijgend verlengd vr telkens een peride van één kalenderjaar, tt een maximum verlenging van 6 jaar, behudens een pzeg per aangetekend schrijven dr één van de partijen, mits in acht name van een pzegtermijn van 1 jaar. -Onderdeel 3: De implementatie bij de verschillende instellingen binnen stad Antwerpen zal in fases gebeuren. Elk nderhudscntract is jaarlijks te betalen en te verlengen. 4 Achtergrndinfrmatie 4.1 Huidige situatie De cllecties zijn geregistreerd en deels f vlledig ntslten via vlgende systemen : BROCADE Openbare biblitheken Antwerpen Erfgedbiblitheek Hendrik Cnscience De biblitheek cllectie Museum Paltin-Mretus/ Stedelijk prentenkabinet De biblitheek van het Felixarchief De vakbiblitheek van AMVC letterenhuis Deze tepassingen verschillen van elkaar in parametrisering en cnfiguratie. AGRIPPA AMVC letterenhuis: De archiefbestanden en individuele archiefstukken, dcumentatie en vrwerpen ADLIB De kunstbiblitheek en dcumentatiecentrum Rubenianum De biblitheken van de Musea Mayer van den Bergh en Smidt-VanGelder Het dcumentatiecentrum Lde Craeybeckx biblitheek van penluchtmuseum Middelheim De biblitheek van het Museum Vleeshuis/ Klank van de stad De biblitheek van het Etngrafisch Museum Handbilitheken Red Star Line en het Museum aan de strm (MAS) De biblitheek van het Vlkskundemuseum en van het Natinaal Scheepvaartmuseum Zwel Brcade als Agrippa wrden ntwikkeld dr de Universiteit Antwerpen. De dienstverlening vr Erfgedbiblitheek Hendrik Cnscience en de musea wrdt dr de UA verzrgd. Vr de sftwarematige dienstverlening aan de penbare biblitheken werkt de UA samen met Cipal, de cmmerciële verdeler van Brcade. De ndersteuning vr de ADLIB sftware, wrdt verzrgd dr de firma ADLIB. Layut versie 3.0 Pagina 7 van 33

8 4.2 Tekmstige situatie He uiteenlpend de instellingen k zijn, ze hebben met elkaar gemeen dat ze hun respectieve cllecties p efficiënte wijze willen beheren, bewaren, ntsluiten en tegankelijk maken vr hun delpubliek. Een adequaat nline catalgus- en beheersysteem vr beken en archieven is het aangewezen middel m dat del te bereiken. Centraal daarbij zijn twee parameters: de cllectie en het publiek. Het systeem met de rijke en diverse cllecties van de biblitheken en erfgedinstellingen van de stad Antwerpen beheersbaar maken, enerzijds dr de werkprcessen vr verwerven, ntsluiten, bewaren en ter beschikking stellen adequaat te ndersteunen, anderzijds dr de cllectiebeschrijvende data cntextueel zichtbaar te maken en ze eenvudig en snel ter beschikking te stellen van alle gebruikers. Het beheersysteem met beantwrden aan de internatinale standaarden vr biblitheek- en archiefbeheer. Het systeem met k vrzien in plssingen vr het beschrijven en bewaren van digitaal erfged, zwel de zgenaamde digital brn materialen als de gedigitaliseerde cllecties. Ok het duurzaam beheer van de metadata met het g p ntsluiting en lange termijnbewaring met dr het beheersysteem wrden ndersteund. Het beheersysteem maakt het mgelijk dat de instellingen dienstverlening p maat van de gebruiker uitwerken. De gebruiker met met één zekpdracht de verschillende cllecties van de stad Antwerpen tegelijkertijd kunnen bevragen en dit nafhankelijk van tijd f plaats. Zwel eenvudig f ggliaans zeken als zeer geavanceerde zekmethden meten wrden aangebden. Alle infrmatie binnen het netwerk is vanuit een unifrme en/f een gepersnaliseerde gebruikers interface beschikbaar. De instellingen willen p een efficiënte manier de relaties met hun klanten beheren waarbij verschillende cmmunicatiekanalen kunnen gebruikt wrden. Het beheersysteem met het mgelijk maken m p reginaal, natinaal en internatinaal niveau samen te werken met andere databanken en cllectiebeherende instellingen, f aan te sluiten bij andere initiatieven met betrekking tt digitale materialen f cllecties. Data meten uitwisselbaar en herbruikbaar wrden gemaakt en gelinkt kunnen wrden met andere beschikbare databanken. Het beheersysteem met regelmatig wrden aangepast in functie van de nieuwe ntwikkelingen die zich in het biblitheek- en archiefveld aandienen. De inschrijver dient k rekening te huden met nieuwe initiatieven binnen de stad Antwerpen die zich kunnen vrden in de lp van het cntract. Van het aangebden systeem wrdt de ndige flexibiliteit verwacht m in te spelen p de snel evluerende digitale maatschappij. 5 Cncept en uit te werken plssing Van de inschrijver wrdt verwacht dat hij een plssing aanreikt m de tekmstige situatie te realiseren. 6 Functinele vereisten 6.1 Algemene vereisten In algemene termen wrdt verwacht dat in de vrgestelde plssing de infrmaticatechnlgie, waar mgelijk, de taken z eenvudig mgelijk maakt. De uit te buwen ttaalplssing met vlden aan de vlgende algemene vereisten: Mdulaire pbuw Parametrisatie Layut versie 3.0 Pagina 8 van 33

9 Schaalbaarheid van de tepassing Rllen en verantwrdelijkheden Gepersnaliseerde schermen Mgelijkheid m decentraal te werken Ondersteuning van meerdere gebruikers Uitbreidbaarheid van de tepassing Zelfredzaamheid van de klant na implementatie Opbuw helpfunctie Eénmalige input van gegevens Intuïtieve interface Futafhandeling Gebruik van speciale tekens Meertaligheid Onderhud van de tepassing: eenvudig en gebruiksvriendelijk Perfrmantie Anysurfer basis label Enterprise architectuur Kppeling authentieke brnnen Belgische privacy en auteurswetgeving Naast de algemene vereisten kmen de specifieke vereisten per delgrep die uitgebreid beschreven wrden in het bestek. Hiernder vlgt een samenvatting vr elke delgrep. 6.2 Functinele vereisten erfged- museum en vakbiblitheken: Acquisitie Aankp De cllectievrmer bepaalt welke aankpen en bij welke leverancier bepaalde werken wrden aangekcht. Om tt een aankp ver te gaan, zal er steeds een bestelbn naar de leverancier wrden verstuurd. De cllectievrmer maakt hierte in het biblitheeksysteem een bestelrecrd aan waarin hij de bestelgegevens invert: een verkrte titelbeschrijving, de leveranciersgegevens, een prijsraming. In een vlgende fase zullen één f meerdere bestelrecrds vlgens bepaalde criteria, wrden verzameld in een bestellijst, De bestellijst die als bijlage bij de bestelbn hrt bevat dus alle gegevens die de leverancier ndig heeft m het juiste prduct te kunnen leveren, en m een crrecte factuur te kunnen pmaken. Deze bestellijst wrdt aan de Bekhuding bezrgd, p basis waarvan deze dienst de bestelbn in het bekhudsysteem aanmaakt. Het effectieve budgetbeheer en alle financiële transacties wrden bijgehuden in het bekhudkundige systeem WINBOOKS dat lsstaat van het biblitheeksysteem. In het biblitheeksysteem wrdt na ntvangst van elk exemplaar van een mngrafie de prijs en ntvangstdatum geregistreerd. Layut versie 3.0 Pagina 9 van 33

10 Bij ntvangst van eerste afleveringen van een tijdschrift f vervlgwerk binnen het kader van een abnnement gebeurt deze ntvangstregistratie in een specifiek nderdeel van het biblitheeksysteem. Binnen de biblitheektepassing nderscheiden we bij een reguliere aankp vlgende stappen: 1. Aanmaken bestelrecrd (= minimaal pré-catalgrafische beschrijving + leverancier tekennen) 2. Opmaken bestellijst 3. Opvlgen levering Ontvangen Aanmaning Annuleren Terugzending Factuurregistratie. De pvlging van de leveringen gebeurt dr de instellingen. De centrale bekhuding verzrgt de financiële pvlging van de bestellingen Abnnementen beheer Een abnnement wrdt zals een mngrafie gestart bij het pmaken van een bestelrecrd en het plaatsen van een bestelling. Bij het beheer van abnnementen ligt het accent vral p het pvlgingsaspect. Het biblitheeksysteem vrziet een mdule waarin per lpend abnnement een abnnementenrecrd kan wrden pgemaakt. In dit nderdeel van het systeem kunnen de te verwachten afleveringen van tijdschriften, vervlgwerken f bekenreeksen administratief wrden ntvangen f geregistreerd. Opvlging van levering ntvangsten, aanmaningen, annuleringen, enz. wrdt vanuit dit abnnementenbeheer gestuurd. Flexibiliteit m af te kunnen wijken van het nrmale verwachtingspatrn is van belang. Ntificatie van ntbrekende nummers met degelijk uitgewerkt zijn, waardr een ged aanmaningsmechanisme in werking kan treden. Een seriële publicatie (tijdschrift, vervlgwerk f bekenreeks) kan jaren lpen, en binnen die tijd, kan per abnnementsperide de prijs verschillen, f kan er sprake zijn van een andere leverancier. Het biblitheeksysteem vrziet de mgelijkheid m de peenvlgende leveranciers en abnnementsprijzen van de peenvlgende perides te registreren Beheer en ntsluiting Met het beheer van de cllectie bedelen we het pslaan van die data die ns in staat stellen m de materialen te beschrijven, terug te vinden, een cnserveringsbeleid te regelen, enz..elementair daarbij zijn de catalgrafische beschrijvingen die samen een actueel, cmpleet en lgisch samenhangend verzicht van de cllectie van de instellingen vrmen, waarin elk exemplaar van de cllectie: Opgenmen wrdt in de catalgus Een unieke identificatie krijgt Catalgrafie Digitaal en/f fysiek raadpleegbaar wrdt Het is vereist een gedeelde nline catalgus in netwerkverband te hebben waaraan minimaal de instellingen die nderwerp zijn van dit bestek participeren. De beschrijvingen gebeuren vlgens standaarden die ntsluiting en uitwisseling mgelijk maken. De instellingen zrgen zelf vr de inver van hun cllectie Cllectiebeschrijving Een cllectiebeschrijving beschrijft een selectie van materiaal uit de biblitheek en vlgt hier min f meer de methdiek die k bij archieven gebruikt wrdt. Deze selectie kan variëren in mvang van minimaal 1 stuk (bek f ander biblitheekbezit) tt maximaal de cllectie in haar geheel. De selectie kan gebeuren p basis van dr de beheerders te Layut versie 3.0 Pagina 10 van 33

11 bepalen criteria i.v.m. herkmst, vrmkenmerken, waarde, uderdm, testand, publicatietypes, enz.. Een cllectiebeschrijving is altijd gerelateerd aan de exemplaren, fysiek f virtueel, die deel uitmaken van de cllectie. één exemplaar behrt sms tt meerdere cllecties: Een fysiek exemplaar Grammaire français kan tt de cllectie schlbeken behren, maar k tt de cllectie van schenker X Een fysiek exemplaar werd verwrven via een privécllectie = cllectie 1. Een exemplaar van dezelfde publicatie, behrde tt een schrijverscllectie = cllectie 2 maar werd niet fysiek pgenmen. De schrijverscllectie met tch kunnen wrden samengesteld met inbegrip van het virtuele exemplaar. Anderzijds staan de cllecties nderling k in relatie tt elkaar: Meder-dchter relaties: een cllectie kan zelf een subcllectie zijn van een grtere cllectie; een cllectie kan subcllecties hebben Geasscieerde cllecties: zwel binnen als buiten de eigen instelling kunnen er assciaties zijn met andere cllecties p basis van een gezamenlijke herkmst (bijvrbeeld: iemand schnk zijn biblitheek en archief aan de stad Antwerpen, de biblitheek werd verdeeld ver een aantal museumbiblitheken en de Erfgedbiblitheek Hendrik Cnscience, het archiefgedeelte bevindt zich in het Stadsarchief). De cllectie met zdanig beschreven wrden dat de samenhang tussen de (virtuele) exemplaren van de cllectie en de gerelateerde cllecties duidelijk is, waardr ze eenvudig kunnen wrden pgevraagd. Omgekeerd geldt dat vanuit de exemplaren de cllectiebeschrijving snel pvraagbaar met zijn. De gebruiksdeleinden van cllectiebeschrijvingen zijn velerlei: a. Hierdr wrdt precllectiebeheer mgelijk = de mschrijving van het ngeïnventariseerde bezit. Dit laat te m de catalgus als een beheersinstrument bij de verwerking van grte schenkingen en vernames te gebruiken. b. Indien pzekbaar in de OPAC attendeert de beschrijving van nntslten bezit de gebruikers p ng te verwerken materiaal = tekmstige nderzekscllecties. c. De biblitheek kan p basis van herkmst (grte schenkingen, biblitheken van belangrijke persnen, ) f andere kenmerken deelcllecties definiëren. Dit levert nieuwe inzichten en tegangsmgelijkheden tt de cllectie. d. Cllectiebeschrijvingen wrden k gemaakt in archieven en musea. Daardr is het mgelijk m vanuit de beschrijvingen dr te verwijzen naar beschrijvingen van geasscieerde cllecties, eventueel in andere databanken. In de tekmst zullen cllectiebeschrijvingen k in verkepelende tepassingen inzetbaar zijn. Een intensere samenwerking tussen de diverse types erfgedinstellingen zal hierdr wrden bevrderd Precatalgrafie Precatalgrafie is het ingeven van de titelgegevens m een bestelling te kunnen plaatsen en gaat de definitieve beschrijving na levering vraf. Na levering kan het precatalgrafische luik van een bestelrecrd dan verder wrden aangevuld tt een vlledige beschrijving. Het is echter niet z dat er altijd eerst een precatalgrafisch recrd aan een catalgrafisch recrd vrafgaat: a. Sms kan een bestelling wrden aangemaakt p basis van een reeds bestaand catalgrafisch recrd, eventueel bezit van een andere partner binnen het netwerk. b. Bij de pname van gederen via schenking, legaat, vrijwillig dept f langdurige bruikleen en eventueel k bij ruil zijn de gederen meteen in het bezit van de biblitheek znder vrafgaande bestelling. Het systeem vrziet dan in een plssing vr de pname van herkmst- en ntvangstgegevens znder dat de aanmaak van een bestelrecrd ndzakelijk is. Layut versie 3.0 Pagina 11 van 33

12 Catalgrafie Dit behelst de frmele en inhudelijke beschrijving in vereenstemming met een bepaalde editie van een werk. Daarbij rekening hudend met: Diverse gegevensdragers als bek, DVD, micrfiche, cd, Diverse vrmen, waarnder: Oude druk (<1830) Mngrafie (>1830) Cnvluten (mngrafieën verzameld in één band) Meerdelige werken tijdschriften, dagbladen en andere peridieke uitgaven kepelbeschrijving = beperkt meerdelige met sprekende deeltitels Excerpten Handschriften Website Databanken Muziekpnamen Film Liedbladen Partituren. beperkt meerdelige werken znder sprekende deeltitels reeks = meerdelige werken die niet vast is mlijnd maar drlpt in de tijd Objectinfrmatie / exemplaargebnden infrmatie Infrmatie die specifiek verbnden is met het biblitheekexemplaar hrt niet thuis in de frmele en inhudelijke beschrijving mdat dit infrmatie is die niet geldt vr de ganse plage. De beschrijving p exemplaarniveau bevat dus infrmatie die uniek is vr het fysieke stuk dat de biblitheek bewaart. Vrbeelden van exemplaarspecifieke kenmerken zijn: plaatsaanduiding, rugnummer, maar k de aanwezigheid van een ex-libris, pdracht, signatuur van de auteur, nummering, enzvrt. Vr deze infrmatie wrdt plaats vrzien in het bjectrecrd. Vanuit de ptiek van erfgedbiblitheken met echter k plaats ingeruimd wrden vr.a.: a. de nmiddellijke herkmst: dit bepaalt vaak f een exemplaar behrt tt een deelcllectie b. pedigree: beschrijving van zichtbare bezitskenmerken c. bekbandinfrmatie d. cnserveringsgegevens. Al deze data meten gestructureerd en pzekbaar zijn Authrity cntrle en thesauri Authrity recrds zijn de hfdwrden die binnen het netwerk gemeenschappelijk gebruikt en nderhuden wrden. Het delen van de verantwrdelijkheid in verband met het nderhud en aanmaken van authrity recrds is essentieel. De sftware biedt de mgelijkheid daarte en staat k te de authrity-vrmen te gebruiken in de bibligrafische beschrijvingen. Layut versie 3.0 Pagina 12 van 33

13 Authrity recrds kunnen betrekking hebben p.a. gegrafische termen, crpraties, manifestaties, persnsnamen, uitgevers (ude drukken), nderwerpen,. Infrmatie kan manueel wrden ingebracht f autmatisch wrden vergenmen uit authrity recrds van buiten het netwerk. Eveneens is het mgelijk linken te leggen naar externe authrity recrds. Daarnaast hebben de instellingen de keuze m k ng eigen thesauri aan te maken en te nderhuden, bijvrbeeld i.v.m. eigen trefwrden, kunstverzameling, genreaanduidingen (bvb. genres Vlaamse Liederenbank), enzvrt Inventarislijsten In de biblitheken wrden inventarislijsten bijgehuden met gegevens ver elk nieuw tegekend inventarisnummer In bruikleen geven De biblitheek kan een langdurige bruikleen ntvangen f zelf gederen in bruikleen geven aan derden. Een bruikleen kan vr krte termijn zijn, bijvrbeeld ter gelegenheid van een tijdelijke tentnstelling, maar ze kan k langdurig zijn. In beide gevallen gelden er wederzijdse afspraken die gerespecteerd meten wrden en die vastgelegd wrden in cntracten. Deze afspraken kunnen betrekking hebben p mdaliteiten van gebruik, duur van het bruikleen, verzekeringen, restitutievrwaarden, enzvrt Cnditiestaten Het nieuwe biblitheeksysteem met de mgelijkheid bieden tt het beheren van de infrmatie die ndig is vr een ged functineren van de afdeling behud en beheer. Het is ndzakelijk m deze infrmatie gestructureerd bij te huden. Enerzijds wrdt de basisinfrmatie genteerd p het bjectniveau Anderzijds zijn k uitgebreide rapprteringen ndig: naar aanleiding van een bruikleen aan een tentnstelling f in het geval van een grt restauratieprject daarnaast is het bij tpstukken k gebruikelijk dat de biblitheek met regelmaat een uitgebreid rapprt maakt m de cnservering ervan te bewaken. Het biblitheeksysteem vrziet de mgelijkheid m cnditiestaten te verbinden aan de beschrijving van een bject en/f cllectie in de catalgus Herbestemming Onder herbestemming wrdt verstaan het afstten van materiaal (afver, ruil, verkp) maar k het drgeven aan een andere instelling Beheer digitale cllectie Steeds meer materialen wrden elektrnisch beschikbaar in vele vrmen: PDF-teksten, websites p het www, ftmateriaal in allerlei frmaten (TIFF, PDF, JPG, ) in het repsitry, elektrnische databanken, abnnementen p elektrnische tijdschriften,.... Layut versie 3.0 Pagina 13 van 33

14 Het biblitheeksysteem kan zwel het beheer aan van: intern gedigitaliseerde brnnen externe digitale brnnen, waarnder abnnering p elektrnische databanken en digitale tijdschriften Kppeling met files met minder gestructureerde data Biblitheken werken k met minder ged gestructureerde data waarnder gescande fiches, Excel, Access,. Cncreet wrdt nder andere gedacht aan de biblitheken binnen het netwerk die ng niet vlledig geautmatiseerd zijn. Vr een grt gedeelte van hun cllectie wrden ng steekkaartencatalgi gebruikt. Een snelle nline ntsluiting, k al is ze niet ptimaal, wrdt verkzen bven een langzame inver. Z kunnen steekkaarten wrden gedigitaliseerd en via OCR als platte tekst pzekbaar wrden gemaakt. Het nieuwe biblitheeksysteem zrgt ervr dat de datafile met de minder gestructureerde data samen met de biblitheekcatalgus drzekbaar wrdt. Uit de wijze van presentatie van een zekresultaat uit die datafile met vr de gebruiker meteen het verschil met de reguliere beschrijvingen blijken. Het biblitheeksysteem ndersteunt k het prces van de systematische mzetting van de gegevens uit de bestanden naar reguliere titelbeschrijvingen Open url link generatr/reslver Via de mgelijkheid van een pen url link generatr kan de catalgus van het eigen bezit gelinkt wrden aan externe uiteenlpende infrmatiebrnnen (databases, zekmachines, enzvrt) Uitwisseling van gegevens Meer en meer wrden biblitheken gevraagd mee te werken aan thematische databanken, natinaal en internatinaal. Het drgeven van data aan derden: On the fly bevraging (dynamisch, dr externe tepassing te verlenen tt de eigen server). Exprt / imprt van gegevens (statisch, bijv, dr de eigen gegevens als een dump file dr te sturen f dr externe gegevens p te laden). Deeplinks aanbieden p recrdniveau vr kpiëren/plakken in externe webgebaseerde tepassingen. Het met mgelijk zijn m beschrijvingen (vlledig f bepaalde velden) in batch p te laden in het biblitheeksysteem. Andersm met het vanuit de applicatie mgelijk zijn m bestanden klaar te maken vr gebruik in een ander prgramma Online publiekscatalgus De nline publiekscatalgus verder webopac genemd, is het nderdeel (mdule) van het biblitheeksysteem dat de eindgebruiker een gebruiksvriendelijke, via het pen web tegankelijke interface biedt, waar hij eenvudig en snel, infrmatie ver specifieke publicaties, persnen, nderwerpen, kan zeken en terugvinden. De webopac biedt tegang tt de beschrijvende metadata (frmeel en inhudelijk) van de papieren, audivisuele en elektrnische cllecties van de verschillende deelnemende instellingen in het netwerk. Deze webopac biedt daarbij diverse biblitheekdiensten (zie k Biblitheekservices) en functinaliteiten: - methden m te zeken in deze metadata Layut versie 3.0 Pagina 14 van 33

15 - manipuleren en exprteren van deze metadata in verschillende frmaten - via tls (.a. hyperlinks, queries, webservices ) bij deze metadata, drverwezen wrden naar andere (externe) infrmatiebrnnen en tepassingen - inlggen vr selfservicediensten (biblitheekdiensten) (zie k Biblitheekservices). Naast een webopac per deelnemende instelling kan k een gemeenschappelijk webopac wrden pgezet. Deze webopac(s) kunnen wrden ingebed in een verkepelende prtaalsite vr infrmatie gerelateerd met de deelnemende instellingen. Het biblitheeksysteem maakt het mgelijk alle interne biblitheekbrnnen, stedelijke infrmatiebrnnen en een kwalitatieve selectie externe brnnen samen te brengen nder één zekinterface (unifrme tegang), met een verkepelende zeklaag. Deze zekinterface biedt de snelheid, flexibiliteit en functinaliteiten van ppulaire nline zekmachines. De beschrijvende metadata van de webopac kan in andere mgevingen wrden geïntegreerd. De geïndexeerde metadata kan k p andere manieren tegankelijk wrden gemaakt dan enkel en alleen via de mgeving van het eigen biblitheeksysteem. De beschikbare metadata kunnen wrden geïntegreerd in de gangbare zek- en vindprcessen van de eindgebruiker via het pen web. Cntent kan dr derden wrden gebruikt in hun tepassingen, met terugkppeling naar het eigen biblitheeksysteem. De belangrijkste functinaliteiten van de webopac zijn: a. Infrmatie ver en uit de cllecties van de deelnemende instellingen leveren aan de eindgebruiker via verscheidene kanalen b. Diensten naar de eindgebruiker te kunnen pzetten m het leveren van deze infrmatie te vergemakkelijken c. De beschikbaarheid van deze infrmatie en diensten verbeteren Interface nline publiekscatalgus De interface van de webopac tnt de identiteit van de (grep) biblithe(e)ken en laat zien welke diensten er wrden verleend. Het is van grt belang dat zwel de ervaren zeker als de leek zijn weg vindt in de aangebden infrmatie. Het is dus van het allergrtste belang de interface zeer gebruiksvriendelijk en verzichtelijk te maken. De deelnemende instellingen kunnen de webopac aanpassen aan de huisstijl van de eigen rganisatie via rechtstreeks ingrijpen in de CSS van de webopac. De dr de verschillende deelnemende biblitheken aangebden webopac's verschillen daarbij qua structuur niet van elkaar Zeken Via de webopac kan de eindgebruiker binnen het netwerk zeken in: de gemeenschappelijke biblitheekcatalgus van de deelnemende biblitheken, de afznderlijke biblitheekcatalgi van de deelnemende biblitheken, de biblitheekcatalgi van een geselecteerde grep deelnemende biblitheken. Naast dergelijke basisfunctinaliteit wensen de deelnemende biblitheken k een verregaande integratie van de metadata uit de webopac met andere pen web tepassingen. Een traditinele webopac vertrekt met een handicap: de interface heeft in de gen van een drsnee eindgebruiker veel weg van die van een zekmachine, maar wie in een webopac gericht naar infrmatie wil zeken is aangewezen p vaak ingewikkelde Layut versie 3.0 Pagina 15 van 33

16 zekcmmand s. Maar m biblitheekgere Ry Tennant te parafraseren: Only librarians like t search, everyne else likes t find. Een biblitheek heeft tegenwrdig dus eerder nd aan een brnzeksysteem dan aan een luter traditinele webopac. Eindgebruikers die p zek zijn naar infrmatie gebruiken nu vral brwsers, zekmachines, tlbars, blgs, elektrnische nieuwsbrieven, wiki s en RSS-feeds. De traditinele webopac met wrden pengebrken ten beheve van dergelijke gereedschappen. Naast de geïntegreerde biblitheeksftware is idealiter een afznderlijk indexeerplatfrm vrzien waarp behalve (meta)data uit de webopac k andere (fulltext) data samen met de catalgusgegevens drzekbaar zijn f in cmbinatie met de catalgusgegevens wrden gepresenteerd. Aanwezigheid van een dergelijke gezamenlijke indexering is een pluspunt. De eindgebruiker kan zijn zekpdracht beperken tt de database van het eigen biblitheeksysteem. De eindgebruiker kan daarnaast zijn zekpdracht uitveren ver verschillende databases (interne en externe databases). Het biblitheeksysteem kan zekpdrachten uit verschillende databases samenvegen Biblitheekservices De Erfgedbiblitheek zu graag vlgende pties verder uitgewerkt zien in het biblitheeksysteem: Een geslaagde magazijnaanvraag wrdt bij ntvangst in het systeem van het pgehaalde exemplaar mgezet naar raadpleging in de leeszaal (vergelijkbaar met ééndagsleen), eventueel gevlgd dr teruggave vr het magazijn (vergelijkbaar met inname na uitleen) f het in lezing huden (vergelijkbaar met uitleen) en verlening van het in lezing huden (vergelijkbaar met verlenging uitleen). Dit betekent: een geslaagde aanvraag die klaarligt vr een eerste raadpleging aan de leeszaalbalie, is traceerbaar als een reservatie in het systeem. Op het mment dat de gebruiker langskmt m het aangevraagde een eerste maal te raadplegen, wrdt het exemplaar p naam van de gebruiker uitgeleend aan de balie (manueel). Bij een magazijnaanvraag p een al gereserveerd f uitgeleend exemplaar, wrden de gegevens van diegene p wiens naam die reservering f leen staat, mee afgedrukt p de aanvraag. Omdat materiaal dat in leen staat in feite in lezing wrdt gehuden in de biblitheek is het mgelijk dat een gebruiker B die iets aanvraagt dat al staat uitgeleend p gebruiker A, dit materiaal raadpleegt in de leeszaal als gebruiker A er niet is. In dat geval wrdt het exemplaar in kwestie uitgeleend met een krte leentermijn (bijvrbeeld 1 dag), znder dat daardr de eerste uitlening aan gebruiker A daardr kmt te vervallen. Op het einde van zijn bezek wrdt de uitleen van gebruiker B terug ingenmen. De eerste uitlening van gebruiker A blijft actief, tt het vervallen van de leentermijn. Minimaal kunnen vlgende services wrden aangebden en dr het systeem ndersteund: Tegang Raadpleging (Magazijn) Aanvraag Reservering p materiaal in lezing (f uitgeleend) Leen (in lezing huden) Financiële transacties In grte lijnen verlpt de werking als vlgt: Layut versie 3.0 Pagina 16 van 33

17 Elke gebruiker heeft een gebruikersprfiel waarmee hij tegang heeft tt een aantal functinaliteiten van het biblitheeksysteem. Tegang tt het systeem kan vanuit de biblitheekinstelling gebeuren f van buiten de biblitheek. Eens tegang tt het systeem, kan de gebruiker catalgussen van de eigen en, indien aangebden, van andere biblitheken raadplegen. Een aanvraag kan hierp vlgen. Een aanvraag kan wrden gedaan vr 1 tt n werken. Het aantal mgelijk aan te vragen werken zal afhankelijk zijn van het tegewezen gebruikersprfiel en de biblitheekinstelling. Indien de aanvraag psitief werd bevnden, zal de aanvraag wrden uitgeverd. Het aangevraagde zal wrden pgehaald Bij een psitieve phaling, zal het werk wrden klaargelegd aan de balie. Op dat mment is het gereserveerd vr de aanvrager. Indien de aanvrager het werk kmt phalen, vr leeszaal f uitleen, spreekt men van uitlening. Bij de museale bewaar- en erfgedbiblitheken kmt daarbij het nderscheid tussen een ntlening die binnenshuis blijft (raadpleging in de leeszaal) en een ntlening die tch buitenshuis gaat (bijvrbeeld VIP-gebruiker, bruikleen vr tentnstelling). De aanvrager zal na cnsultatie het geleende terug binnen brengen f vragen de termijn te verlengen. Wrden de uitleentermijnen niet gerespecteerd, zal er een aanmaning wrden verznden. In een erfgedbiblitheek wrdt bij het verstrijken van de termijn vr in lezing huden het materiaal teruggebracht naar het magazijn. Afhankelijk van het retributiereglement zal de aanvrager betalen vr de uitleen, verlenging en bete indien het uitgeleende niet tijdig terug binnen is gebracht Tegang en authenticatie De biblitheek stelt het biblitheeksysteem ter beschikking van zwel medewerkers als klanten, hierna eindgebruikers genemd. De tegang tt het systeem wrdt enerzijds bepaald dr het gebruikersprfiel dat per gebruiker wrdt tegewezen, maar k dr de plaats waar de eindgebruiker zich tegang verschaft tt het systeem Magazijnaanvragen Met magazijn bedelen we het deel van een biblitheekcllectie dat niet fysiek tegankelijk is vr het publiek. Dit deel staat vlgens één f meer plaatsingssystemen pgesteld in één f meer magazijnruimten. Met een magazijnaanvraag neemt een gebruiker een ptie p een specifiek exemplaar van een bepaalde publicatie uit het magazijn. Een magazijnaanvraag gaat aan een uitlening vraf. Per kalenderjaar verwerkt het systeem van de Erfgedbiblitheek Hendrik Cnscience tussen en magazijnaanvragen. Het systeem van de biblitheek van Museum Plantin-Mretus verwerkt tussen en magazijnaanvragen per kalenderjaar. De dr de geauthenticeerde gebruiker geplaatste magazijnaanvragen wrden dr de geautriseerde biblitheekmedewerkers via het systeem ntvangen, verwerkt (afgedrukt en pgehaald uit het magazijn) en afgehandeld (registratie als pgehaald f geannuleerd). Zwel de phaaltijd als de heveelheid aan te vragen dcumenten kan dr de biblitheek zelf wrden ingesteld. Indien materiaal niet gereserveerd f uitgeleend kan wrden, zal de aanvrager hiervr een futbdschap krijgen, waardr de aanvraagprcedure wrdt gestpt. Layut versie 3.0 Pagina 17 van 33

18 Raadpleging / leentransacties Raadpleging wrdt vrafgegaan dr een reservatie f magazijnaanvraag. Als het materiaal dat werd aangevraagd, succesvl uit het magazijn f het rek werd gehaald en klaar ligt aan de (leeszaal)balie vr de aanvrager kan het ter raadpleging wrden meegegeven. Het typeert erfgedbiblitheken dat ze hun materialen niet meegeven vr ntlening en dat ze enkel cnsultatie in de leeszaal testaan. Hierdr wijkt hun werking af van de ntleenbiblitheken. In feite staat vr een erfgedbiblitheek raadpleging p gelijke hgte met ntlening in een penbare biblitheek. Het nieuwe biblitheeksysteem laat te het prces van het raadplegen in de leeszaal vlledig te mnitren. Naast het meegeven ter raadpleging (~ eendagsleen) hrt daarbij k de teruggave vr het magazijn (~ inname) en het in lezing huden (~ leen). Een uitgeleend exemplaar kan k fysiek de biblitheek verlaten: bijvrbeeld een interbiblithecaire leenaanvraag, een bruikleenaanvraag vr een tentnstelling,. Dr het inleveren (k: innemen) van uitgeleende exemplaren, kmen deze exemplaren terug beschikbaar in het systeem vr anderen Reservering van materialen Hiermee wrdt bedeld tijdsreserveringen vr het gebruik van materialen: internetraadpleging (publieksterminal) scanner micrfilmlezer dvd-speler biblitheekintrductie vr grep (bijvrbeeld studenten) dr biblitheekmedewerker sleutel van een vestiairekastje: De Erfgedbiblitheek Hendrik Cnscience heeft 62 vestiairekastjes. Van elke kast is er een sleutel en een reservesleutel, samen 124 exemplaren. Daarnaast zijn er drie lpersleutels (deze wrden niet pgenmen in het systeem) Interbiblithecair leenverkeer (IBL) Interbiblithecair leenverkeer (IBL) is: het plaatsen van aanvragen bij andere biblitheken, buiten het eigen netwerk. het lenen van publicaties (beken, cd-rms, enz.) vr een bepaalde termijn van biblitheek naar biblitheek; het leveren van kpies (papier, elektrnisch) van artikelen uit tijdschriften en uit beken van biblitheek naar biblitheek (dcumentleverantie). In Vlaanderen wrdt vr IBL Impala gebruikt ( Impala is het Belgische elektrnische dcumentbestelsysteem vr biblitheken. Het is een realisatie van de Biblitheek van de Universiteit Antwerpen. Impala maakt k gebruik van Antilpe ( Antilpe is de cllectieve catalgus van tijdschriften in Belgische wetenschappelijke biblitheken. Het is eveneens een realisatie van de Biblitheek van de Universiteit Antwerpen. Layut versie 3.0 Pagina 18 van 33

19 In het systeem gaat het alleen m het administreren en bewaken van leentransacties via. IBL Financiële transacties Er kunnen aan de gebruiker ksten in rekening wrden gebracht vr: ftkpieerkaart 10 kpies ftkpieerkaart 100 kpies scannen afdrukken betebedrag laattijdige returnering internetgebruik f gebruik andere resurce jaarlijks lidgeld; abnnementsgeld thuisraadpleging nline cntent betebedrag vervanging verlren lidkaart aankp winkelprduct (publicatie, pstkaart, enz.) tegangsticket evenement/tentnstelling (eventueel p vrhand, met reservatie) De precieze aflijning wat thuishrt in het biblitheeksysteem en wat in het financieel systeem zal bij de nderhandelingen wrden besprken Overkepelende mdules Statistieken Statistische gegevens zijn nmisbaar als instrument vr het management. Het systeem biedt de mgelijkheid m alle gegevens, pgenmen in het systeem, te gebruiken m management rapprteringen te maken Leveranciersbeheer Er wrdt van het biblitheek systeem verwacht dat identificatiegegevens van de leveranciers /schenkers slechts p één plaats heven te wrden bijgehuden. Op de plaatsen binnen het systeem, waar de gegevens van de leverancier f schenker ndig zijn, wrdt hiervan gebruik gemaakt Klanten beheer De biblitheken binnen het netwerk Antwerpen maken vandaag elk gebruik van een biblitheekkaart m aan te geven dat iemand lid is van de biblitheek en dus gebruik kan maken van de biblitheekservices. Het streven is m slechts 1 kaart te gebruiken waar de klant gebruik kan maken van alle services van alle instellingen binnen dit netwerk. Planning: stad Antwerpen zal p middellange termijn, medi 2010, hierin een stap verder zetten. Zij streeft ernaar dat alle klanten inclusief alle inwners van Antwerpen met één en dezelfde kaart ( A-kaart) van alle Antwerpse diensten gebruik kunnen maken, van het zwembad ver de dienst bevlking tt de biblitheken en musea. De klantgegevens zullen zich dan bevinden in een centrale databank binnen de stad. Het biblitheeksysteem met een dergelijk systeem ndersteunen. Tevens met het biblitheeksysteem tijdens de vergangsfase het gebruik van meerdere kaarten ndersteunen (diverse lidkaarten en de A-kaart). Layut versie 3.0 Pagina 19 van 33

20 Registratie van bezekers De registratie van bezekers heeft twee delen: uit het gpunt van veiligheid, met er p elk mment kunnen wrden aangegeven welke bezekers in het gebuw aanwezig zijn. beleidsinfrmatie: wie is wanneer, helang en waarvr in de biblitheek geweest. Op basis van deze gegevens kunnen bvb peningsuren wrden aangepast f andere beleidsmaatregels wrden genmen. In de huidige werking wrdt enkel de barcde van de bezeker geregistreerd bij binnen kmen van de biblitheek. Smmige biblitheken (zals de Erfgedbiblitheek Hendrik Cnscience) beschikken ver een publiek tegankelijk tilet, k vr niet-biblitheekgebruikers. Snelregistratie van deze tiletgebruikers (vral aantal en tijdstip) zu vr de veiligheid een ptie zijn Kalender Een biblitheek kan uit één f meer lcaties bestaan. De sluitingsmmenten vr de biblitheken zijn vr een deel gezamenlijk bepaald, tch heeft elke lcatie zijn eigenheid en dus zijn eigen sluitingsmmenten. Vr het leveren van de biblitheekdiensten zijn deze pening- en sluitingsmmenten van grt belang en meten dan k in het systeem p een juiste manier kunnen wrden ingebracht. Bepaalde activiteiten ( inname, aanmaning,..) zijn verbnden met de peningsen sluitingsmmenten van de biblitheekinstelling. Een cntrle met de kalender zal vaak ndzakelijk zijn Berichten Binnen het systeem is het mgelijk autmatisch berichten te laten aanmaken bij bepaalde handelingen. Per activiteit kunnen standaard berichten wrden gekppeld, maar p het mment dat een bericht met verznden wrden, heeft de medewerker ng de mgelijkheid m het bericht verder te verfijnen f te persnaliseren. 6.3 Functinele vereisten archiefinstellingen De werkstrm in het Letterenhuis ntwikkelt zich via vier werkprcessen: verwerven, bewaren, ntsluiten en ter beschikking stellen van archiefbestanden en verzamelingen. De eerste drie zijn cllectiebeherende taken, het ter beschikking stellen van de cllectienderdelen is een publieksgerichte taak. Het begde archiefbeheersysteem heeft een dubbele scpe: enerzijds met het de interne werking ndersteunen, anderzijds met het systeem vral k een gebruiksvriendelijke tegang aan kerngebruikers (verbnden aan de instelling) en eindgebruikers (externe gebruikers) bieden. Tijdens de interne werkprcessen in het Letterenhuis wrden er niet alleen gegevens aangemaakt ver de archiefbestanden, lsse dcumenten, bjecten en hun actren (zals erven f archiefvrmers), maar k ver het administratief en materieel beheer van die bestanden dr de medewerkers 2. Al deze gegevens meten in hun nderlinge samenhang bewaard wrden. 2 Materieel beheer is het geheel van activiteiten gericht p de materiële bewaring van de archiefstukken. Het administratief beheer is het geheel van activiteiten gericht p de verwerving en de terbeschikkingstelling van de archiefstukken. Ok uit het intellectuele beheer activiteiten (selectie, rdening en archiefbeschrijving) verbnden met de ntsluiting van de infrmatie, vervat in archiefstukken: - vleit administratief beheer. Zie COPPENS H. Archiefterminlgie (AT2). Brussel, Layut versie 3.0 Pagina 20 van 33