Watersportvereniging Herkingen

Transcriptie

1 Watersportvereniging Herkingen NOTULEN van de Algemene Ledenvergadering gehouden op vrijdag 19 april 2013 Aanwezig namens het bestuur zijn: Loes Oranje (plv. voorzittter) Jan de Geus (secretaris/penningmeester) Jos de Bruijn (bestuurslid) Afwezig namens het bestuur Erwin Rink (bestuurslid) Aanwezige leden: De presentielijst is getekend door 45 leden en 1 donateur 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet allen hartelijk welkom. Zij geeft aan dat zij het fijn vindt dat een aantal leden de moeite hebben genomen om de vergadering bij te wonen. Het bestuur is met zijn drieën. Vanwege werk is Erwin Rink afwezig. Er zijn geen ere-leden aanwezig. De voorzitter wil even stilstaan bij een aantal leden die afgelopen jaar zijn overleden: Overledenen: Mevr. Zollner Mevr. Osterholt Hylke Wiebe de Boer Joop Stoffels Dick Degelink Tevens wil de voorzitter memoreren dat een aantal leden ook naaste familieleden zijn verloren. Zij verzoekt een moment stilte. Er volgt een moment van stilte 2 Notulen van de ledenvergadering van 26 oktober 2012 De voorzitter stelt de notulen aan de orde. Naar aanleiding van de notulen worden de volgende vragen gesteld: Notulen ALV 19 april 2013 Pagina 1

2 Wim Beckers: tijdstippen ALV. De eerste Algemene Ledenvergadering is in april. In het bestuur is afgesproken om de najaarsvergadering in september te houden. Hij heeft nu gelezen dat de vergadering gepland is in oktober. De voorzitter geeft aan dat mei een ongelukkige maand in verband met de vakantie. September is ook vrij vroeg omdat na de vakantie de begroting nog moet worden opgesteld. Wellicht dat met een groter bestuur dit wel mogelijk is. Hans van Bekkum: Hij vindt oktober te laat. Hij stelt voor de laatste vrijdag van september. De voorzitter zal dit in het bestuur voorleggen. De voorzitter constateert dat de notulen zijn goedgekeurd. Zij dankt de secretaris. 3. Mededelingen De voorzitter deelt mede dat er gedurende vergadering geen alcohol wordt verstrekt. In de vorige vergaderingen waren hier wat negatieve ervaringen mee. Sinds 1 januari hebben wij een nieuw software programma. Dit heeft voor het bestuur heel wat voeten in de aarde gehad. Het bestuur is blij om te kunnen zeggen dat nu alles redelijk goed op de rails staat. Ook de entree-gelden zullen in het systeem worden opgenomen. Zij wil een aantal leden danken die, naar aanleiding van de verzonden facturen, goede tips hebben gegeven. Zij hoopt dat de facturering volgend jaar redelijk vlekkeloos verloopt. Begin december hebben wij een harde storm gehad. Op de B-steiger brak er een paal. Deze was aangevreten door de paalworm. Besloten is om de palen te vervangen. Dit was noodzakelijk. Vooraf toestemming vragen aan de ALV was onmogelijk gelet op de gevaarlijke situatie. De firma BST heeft de palen geslagen. Ook in de oude haven zijn palen geslagen. Ook deze braken spontaan af tijdens het baggeren. Voorts is er nu ook een andere indeling gemaakt. Wij hebben nu courante boxen. De datum waarop de boten verwijderd moeten zijn van het parkeerterrein is, gelet op het slechte weer, gesteld op 1 mei. Er liggen verzoeken om het nog later te stellen. Echter gelet op lopende contracten is dit niet mogelijk. Eén mei is dus de uiterste datum. Voorts is er een sollicitatieprocedure gevoerd voor een tweede havenmeester. Dit is Ad Zegers geworden. Ad heeft ervaring met schepen en is ook lid geweest van de vereniging. Vorig jaar had hij nog een schip in de haven. Ad zal twee dagen in de week op de haven aanwezig zijn om Ment te vervangen. De voorzitter verzoekt aan Ad om even te gaan staan. 4. Behandeling ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 5. Watertoeristenbelasting De voorzitter deelt mede dat de gemeente Dirksland watertoeristenbelasting heft. Vorig jaar heeft het bestuur nog gewezen op het feit dat de leden bezwaar konden indienen. Nu met de nieuwe gemeente zijn de verordeningen nog niet geharmoniseerd. Er is nu uitstel gevraagd van de aanslag. Wij hebben nu een lid gevonden die zaken nader gaat uitzoeken. Dit is Frans Lammers. De voorzitter geeft Frans het woord. Frans deelt het volgende mede: Vorig jaar hebben een aantal leden actie ondernomen richting de gemeente Dirksland. Het tarief is zeer hoog. Niet alleen eilandelijk maar ook landelijk. Dit verschil moet je weerleggen als gebruiker. Als je het dagtarief hanteert dan kom je nog niet aan het forfaitaire tarief. De Notulen ALV 19 april 2013 Pagina 2

3 gemeente was hier niet gevoelig voor. De gemeente gaf aan dat dit pas goed zou komen bij de herindeling. Echter de verordening is opnieuw vastgesteld voor Frans heeft een brief geschreven aan de raad. De brief zou op de lijst van ingekomen stukken gezet worden. Besloten werd door de raad om dit mee te nemen bij het vaststellen van de nieuwe verordening in de nieuwe raad. In de verordening bestaat de mogelijkheid om in afwijking van het forfaitaire tarief het werkelijk gebruik in rekening te brengen. Frans heeft gevraagd hoe hier in te handelen. Hij heeft deze vraag gesteld aan de gemeente Dirksland en het SVHW. Medegedeeld is dat er geen vormvereisten zijn. Hiermee is hij naar het bestuur gegaan. Ook het bestuur vond een onredelijkheid in het tariefstelsel zitten. Frans zoekt naar een mogelijkheid om eenvoudig een excelsheet te maken hoe je individueel aangifte kan doen. Er zijn forse voordelen voor de leden te halen. Frans gaat het niet zozeer om het financieel voordeel maar om de werkwijze van de gemeente. Voor hem persoonlijk scheelt het 80 euro. Frans vraagt of de leden dit zien zitten? Frans Vrijvogel vraag wat feitelijk verblijf is? Frans geeft aan dat het gaat als je aan boord bent. Het gaat om verblijf. De voorzitter geeft aan dat het bestuur een poging gaat wagen om op individueel niveau aangifte te doen. Wim Beckers zegt dat het volgende van belang is: - het moet werkbaar zijn voor de leden - het moet geloofwaardig zijn voor de overheid. E-captain heeft de mogelijkheid om te uploaden. Het idee is het volgende. In januari betaal je het forfait. Na het seizoen heb je de mogelijkheid om tot 1 november een spreadsheet in te vullen. Je krijgt dan je geld terug bij het jaar daarop. Frans Vrijvogel vindt dat er een handtekening van de leden op moet. De voorzitter geeft aan dat de vereniging belastingplichtig is. De voorzitter geeft aan dat Frans Lammers de zaak namens het bestuur verder gaat behandelen. Met applaus wordt dit initiatief gehonoreerd. 6. Behandeling jaarverslag 2012 Wim Beckers vraagt naar de vervuiling in de oude haven. Komt dit uit de polder? Onlangs lag er dooie vis in de haven. De voorzitter geeft aan dat de vervuiling veroorzaakt werd door koper. Hans van Bekkum komt terug op de extra ligplaatsen waarin het bestuur besloten heeft om tot een uitbreiding te gaan in 2014/2015. Laten wij nu al in 2013 beginnen. Hij geeft een overweging om dit als nog te doen. De secretaris geeft aan dat er in 2015 financiële ruimte is om investeringen te doen. Wim Post vraagt om een applaus over de activiteiten van het bestuur. Een applaus volgt. 7. Bespreking jaarstukken 2012 Hans van Bekkum geeft aan dat bij de uitbreiding van de haven je moet kijken naar de behoefte. Je moet ook kijken naar de leeftijdsopbouw. Er komt een andere manier van zeilen. Maak hier een studie van. Notulen ALV 19 april 2013 Pagina 3

4 De voorzitter geeft aan dat e-captain een mogelijkheid biedt om de leeftijdsopbouw in kaart te brengen. Ook de wachtlijst varieert. Nu is er een wachtlijst van 9 tot 11 meter. Zij is van mening dat je een zekere wachtlijst moet houden. Want als je de mensen belt dan zien ze toch af van een box. Rob de Vos vraagt om een meerjarenbegroting? De penningmeester geeft aan dat er door Willem Post een doorrekening is gemaakt naar de toekomst. Wim zegt dat wij nu een jaar verder zijn met e-captain. Hij vindt de automatiseringskosten nog te hoog. De voorzitter zegt dat wij nu een jaar werken met e-captain. Er loopt nu nog een contract met IC. Wim Beckers is van mening dat nu de accountantskosten te hoog zijn. Als het systeem goed werkt dan heb je geen accountant nodig. De secretaris/penningmeester is van mening dat gelet op de continuïteit en de kwaliteit van het bestuur in een vereniging een stabiele factor van een accountant nodig is. De aanwezigheid van een accountant geeft ook vertrouwen voor de ALV dat zaken goed zijn. Natuurlijk moet je wel zoeken naar efficiency. De voorzitter vraagt goedkeuring van de aanwezigen voor de jaarrekening De ALV stemt in met een applaus 8. Verslag van de kascommissie Gert Geeve leest het verslag voor van de kascommissie: Verslag kascommissie WSV Herkingen over het jaar 2012 De kascommissie bestond uit Gert Geeve en Dick Kruijd. De kascommissie heeft in opdracht van de vereniging de jaarstukken doorgenomen met de penningmeester Jan de Geus en André Lugtenburg van Schippers Accountants. Systematisch zijn de jaarstukken van 2012 aan de orde geweest. Bij de bespreking ontbrak in eerste instantie het overzicht van de vaste activa over Dat overzicht is tijdens de bijeenkomst alsnog verstrekt. Tot genoegen van de kascommissie hebben André en Jan op alle vragen een duidelijk antwoord gegeven. Er zijn geen omissies aangetroffen. De kascommissie heeft aangegeven een beschrijving van de financiële procedures en bevoegdheden te willen inzien. Dat zal nog worden verstrekt door de penningmeester. Doordat het overzicht niet beschikbaar was heeft de kascommissie niet kunnen beoordelen of de procedures juist zijn gevolgd. André Lugtenburg van Schipper Accountants heeft nadrukkelijk aangegeven dat de afspraken door het bestuur en met name de penningmeester goed worden gevolgd. Schipper Accountants ziet toe op het hanteren van de juiste procedures. De kascommissie heeft vastgesteld dat de financiële situatie van onze vereniging solide is. Het aanhouden van een rekening om tijdens het jaar betalingen te kunnen doen lijkt niet meer nodig zodat kosten kunnen worden bespaard. De commissie vindt het van belang dat er zo min mogelijk kasgeld aanwezig is. Het saldo over 2012 lijkt aan de hoge kant. De penningmeester heeft aangegeven dat hier aandacht voor is. De kascommissie is van mening dat vergadering het bestuur decharge kan verlenen onder uitspreken van waardering voor het gevoerde beleid en het vele werk dat verzet is. Notulen ALV 19 april 2013 Pagina 4

5 Gert Geeve en Dick Kruijd applaus 9. Benoeming leden kascommissie Dick Kruijd en Gert Geeve Gert is aftreedbaar. P. de Man is reserve. Er is nu een vacature in de reserve bank. Wim Becker stelt zich beschikbaar. 10. Goedkeuring jaarstukken 2012 en decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid. Met een applaus verleent de ALV decharge. PAUZE 11. Uitbreiding bestuur met 2 leden en vaststelling rooster van aftreden. De voorzitter geeft aan dat het bestuur op zoek is gegaan naar versterking. Er zijn heel veel bestuurszaken. Dit vergt heel veel tijd. Het bestuur stelt voor om het bestuur uit te breiden. Vorige keer waren er geen kandidaten voor het bestuur. Gelukkig hebben zich na de vorige ALV een aantal mensen aangemeld. Tot ons groot plezier gaat iemand de penningmeesterschap overnemen. De voorzitter vraagt instemming met uitbreiding van het bestuur. Aldus wordt besloten. De voorzitter stelt de kandidaat bestuursleden voor. James van de Velde technische zaken, Johan Jaspers penningmeester. Rob de Graaf is echter niet aanwezig. Hij verblijft voor zijn werk in het buitenland. Hij gaat zich bezighouden met de ledenadministratie. Er is een rooster van aftreden gemaakt. De vergadering stemt in met het rooster van aftreden. 12. Bestuursverkiezingen - aftredend en herbenoembaar Jan de Geus De vergadering stemt in met applaus. Jan dankt de aanwezigen voor het gestelde vertrouwen. - voordracht bestuur voor de nieuwe bestuursleden en opvulling van de vacature Johan Jaspers, Rob de Graaf en James v.d. Velde De ALV stemt in met de voordrachten. Frans Hubregtse stemt in met de benoeming. Hij geeft aan dat Johan een expert is. Waarom zouden wij dan Schippers inhuren? De nieuwe bestuursleden nemen plaats achter de bestuurstafel. 13. Verkiezing voorzitter Het bestuur stelt voor om Loes Oranje te benoemen als voorzitter. Notulen ALV 19 april 2013 Pagina 5

6 Jan neemt het voorzitterschap tijdelijk over. Hij geeft aan dat Loes zich de afgelopen periode ontzettend heeft ingezet voor de vereniging. Zij heeft heel veel tijd doorgebracht op het havenkantoor m.n. met de invoering van e-captain. Hij stelt de vergadering voor om Loes te benoemen als voorzitter. Met applaus wordt ingestemd om Loes te benoemen als voorzitter. Loes geeft aan dat zij het niet geambieerd heeft maar zij heeft veel plezier aan haar werkzaamheden in het bestuur. Zij dankt de leden voor het vertrouwen. 14. Rondvraag en sluiting Ton Versteeg heeft een vraag over het rooster van aftreden. De secretaris deelt mede dat er in het bestuur besloten is om een verschillende termijn aan te houden voor de nieuwe bestuursleden. Dit voorkomt over drie jaar dat de leden tegelijk aftreden. Eric Osieck vraag om de vergadering in mei en september te houden. De voorzitter geeft nogmaals aan dat wij hier ons over beraden. Frans Hubregtse vraagt of Loes havencommissaris blijft. Het bestuur gaat zich beraden over de taken binnen het bestuur. Frans Hubregtse vraagt of Ton nog de administratieve ondersteuning blijft doen? De voorzitter zegt dat Ton heeft toegezegd de administratieve te blijven doen. Niets meer aan de orde zijnde sluit zij de vergadering. Aldus vastgesteld in de vergadering van 2013 De secretaris, De plv. voorzitter, J.J. de Geus L. Oranje Notulen ALV 19 april 2013 Pagina 6