BPV. Secretarieel Medewerker. Planning en beoordeling. Noorderpoort

Transcriptie

1 BPV Planning en beoordeling Secretarieel Medewerker Noorderpoort Opwierderweg 2 Postbus AA Appingedam Tel Bpvcoördinator Dhr. B.Stok

2 Inhoudsopgave Overzicht BPVstappenplan p. 2 Stagegegevens. p. 3 Toelichting op het BPVstappenplan.. p. 4 Checklist BPV. p. 7 Bijlage A Afsprakenformulier Bijlage B Wat kan ik bereiken? Bijlage C Beoordelingsformulieren beoordelingsformulier persoonlijke competenties ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren kerntaken en werkprocessen formulier eindbeoordeling Bijlage D Voorbeeld opzet logboek Bijlage E Formulier reflectieverslag Bijlage F Vormgeving en inhoud van het stageverslag Bijlage G Praktijkopdrachten Bijlage H Urenaanwezigheidskaart

3 Overzicht BPVstappenplan VOORBEREIDING OP DE STAGE Wat ga ik doen? (zie bijlage A) Hoe ga ik de werkzaamheden uitvoeren? (zie bijlage B) Waarop, wanneer en hoe word ik beoordeeld? (zie bijlage C) DE STAGE Bewijzen verzamelen Voortgangsgesprekken en beoordelingsgesprekken (zie bijlage C) Reflectieverslagen (zie bijlage E) Praktijkopdrachten (zie bijlage G) Voorbeeldopdrachten Stageverslag (zie bijlage F) De urenaanwezigheidskaart dient wekelijks ingevuld en getekend te worden (zie bijlage H) Belangrijk!! Leg een map aan waarin je afspraken, rapportages, verslagen, bewijsmateriaal bewaart! Bewaar bestanden niet alleen op je computer, maar maak ook een backup op een USBstick BPV planning en beoordeling 2 Noorderpoort ZD Appingedam

4 Stagegegevens Deelnemer Achternaam: Voor/roepnaam: Adres: Postcode: Woonplaats: Tel. (thuis): Tel. (mobiel): Opleiding Naam ROC: Adres: Postcode: Woonplaats: Telefoonnummer: Faxnummer: Naam Opleiding / niv: Leerjaar: Naam begeleider: Tel. begeleider: BPVperiode: Leerbedrijf Naam bedrijf: Adres: Postcode: Woonplaats: Tel (algemeen): Faxnummer Naam BPVbegeleider: Functie BPVbegeleider: Tel. BPVbegeleider: Werktijden: (Vaste) vrije dagen: BPVdagen: Vakantiedagen: Terugkomdagen: BPVvergoeding: Aantal uren p/w: BPV planning en beoordeling 3 Noorderpoort ZD Appingedam

5 Toelichting op het BPVstappenplan VOORBEREIDING OP DE STAGE Wat ga ik doen? Maak afspraken met je praktijkbegeleider over de werkprocessen en competenties waar je aan wilt gaan werken aan de hand van de lijst van kerntaken en werkprocessen. Maak hierbij gebruik van het afsprakenformulier (zie bijlage A). Je praktijkbegeleider kan hiervoor gebruik maken van het matchingsformulier in het handboek beroepspraktijkvorming. Hierbij moet natuurlijk rekening worden gehouden met wat er mogelijk is in het bedrijf en wat er nodig is voor je studie. Het resultaat moet zijn een overzicht van de werkzaamheden (gerelateerd aan de kerntaken en werkprocessen) die je tijdens de BPV gaat uitvoeren. Dit overzicht dien je zo spoedig mogelijk in te leveren bij je bpvdocent. Leerdoelen en afspraken vastleggen BPV planning en beoordeling 4 Noorderpoort ZD Appingedam

6 Hoe ga ik de werkzaamheden uitvoeren? Kennis en vaardigheden Bepaal, samen met je praktijkopleider, de benodigde kennis en vaardigheden voor het leerproces. Welke kennis en vaardigheden zijn nodig voor het leerproces? Welke kennis en vaardigheden bezit je al? Welke kennis en vaardigheden zul je eventueel op school (extra) moeten oefenen? Maak hierbij gebruik van het formulier Wat kan ik bereiken (zie bijlage B) Persoonlijke competenties/beroepshouding Ga ook na welke persoonlijke competenties jij al in huis hebt en nuttig zijn voor je functioneren in het stagebedrijf. Daarnaast leg je vast aan welke persoonlijke competenties jij nog moet werken om goed te kunnen functioneren binnen het stagebedrijf. Maak hierbij gebruik van het beoordelingsformulier persoonlijke competenties. Raadpleeg hiervoor ook de ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren waarop de voor de betreffende kerntaken relevante houdingsaspecten vermeld staan. Waarop, wanneer en hoe word ik beoordeeld? Kerntaken en werkprocessen Bepaal, samen met je praktijkopleider, welke kerntaken en (onderdelen van) werkprocessen worden beoordeeld. Voor de beoordeling van de werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van de ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren (zie bijlage C). Persoonlijke competenties Voor de beoordeling van de persoonlijke competenties wordt gebruik gemaakt van het beoordelingsformulier Persoonlijke competenties (zie bijlage C). Wanneer welk beoordelingsformulier De ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren en het beoordelingsformulier Persoonlijke competenties worden in een voortgangsgesprek om de 5 weken ingevuld. De resultaten hiervan kunnen weer worden besproken in de voortgangsgesprekken. Aan het eind van de stage wordt het eindbeoordelingsformulier ingevuld. BPV planning en beoordeling 5 Noorderpoort ZD Appingedam

7 DE STAGE Bewijzen verzamelen Het is handig om vanaf het begin van de BPV een logboekje bij te houden als ondersteuning bij het schrijven van het verslag (zie bijlage D). In je logboek geef je per dag kort aan wat je werkzaamheden waren. Vermeld ook aan welke kerntaken en werkprocessen deze werkzaamheden gerelateerd zijn. Daarnaast verzamel je zoveel mogelijk bewijzen waarmee je kunt aantonen dat je hebt gewerkt aan de te behalen competenties. Dat kunnen feitelijke bewijzen zijn (brieven, nota s, folders, overeenkomsten, foto s etc.) maar ook ingevulde beoordelingsformulieren en reflectieverslagen. Reflectieverslagen Reflectieverslagen maak je om de twee weken naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden zoals beschreven in je logboek en de bespreking daarvan tijdens de voortgangsgesprekken met je praktijkopleider (zie ook bijlage E: formulier reflectieverslag). Voortgangsgesprekken en beoordelingsgesprekken Als voorbereiding op het voortgangsgesprek vullen jij en je praktijkbegeleider beiden de verschillende beoordelingsformulieren in. Bespreek vervolgens de overeenkomsten en verschillen. De beoordelingsformulieren vind je in bijlage C. De bpvdocent komt 2 tot 3 keer langs om de vorderingen met jou en je praktijkbegeleider te bespreken. Je bpvdocent moet dan ook je logboek en reflectieverslagen kunnen inzien. Van deze gesprekken maak jij verslagen. Praktijkopdrachten Van de praktijkopdrachten voer je in ieder geval de eerste twee opdrachten uit, te weten: Oriënterende opdracht 1: De organisatie, haar taken, doelstellingen en werkzaamheden. Oriënterende opdracht 2: Je functie, taken en planning van werkzaamheden. Van de overige twee opdrachten werk je, in overleg met je praktijkbegeleider, één opdracht uit. Voorbeeldopdrachten Niet opgenomen in dit BPVboek zijn voorbeeldopdrachten die dienen als voorbeeld voor jou en je praktijkbegeleider van mogelijke werkzaamheden die tijdens de stage kunnen worden uitgevoerd. Deze voorbeeldopdrachten sluiten aan bij de kerntaken en werkprocessen behorende bij je opleiding. De bedoeling van de stage blijft echter dat je het voorhanden zijnde werk uitvoert zoals afgesproken aan het begin van de stage. Het is dus niet de bedoeling deze opdrachten letterlijk uit te voeren in de BPV. De voorbeeldopdrachten kunnen bijvoorbeeld helpen bij de uitvoering van het voorhanden zijnde werk, maar ook bij de nabespreking. BPV planning en beoordeling 6 Noorderpoort ZD Appingedam

8 Checklist BPV Belangrijk!! Jij bent verantwoordelijk voor je eigen leren. Zorg ervoor dat je snapt wat jij van school uit moet doen voor de stage. Jij moet het aan je praktijkbegeleider kunnen uitleggen. Wat ga ik doen? Vul aan het begin van de stage samen met je praktijkbegeleider het formulier in met daarop de afspraken over je werkzaamheden tijdens de stage (zie bijlage A), lever dit zo spoedig mogelijk in bij je stagedocent. Hoe ga ik de werkzaamheden uitvoeren? (zie bijlage B) Neem samen met je praktijkbegeleider bijlage B door en vul het in. Deze gegevens moeten in je stageverslag terugkomen. Waarop, wanneer en hoe word ik beoordeeld? (zie bijlage C) Maak aan het begin van de stage afspraken over wanneer je voortgangsgesprekken hebt, bijvoorbeeld een gesprek na 5 weken en een gesprek aan het eind van de stage. Bewijzen verzamelen Houd een logboekje bij (zie bijlage D) Bij elk bezoek van de stagedocent moet je je logboek en reflectieverslagen (bijlage E) kunnen overleggen Van elk stagebezoek maak jij een kort verslag Voortgangsgesprekken en beoordelingsgesprekken (zie bijlage C) De ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren en het beoordelingsformulier Persoonlijke competenties moeten worden ingevuld Praktijkopdrachten (zie bijlage G) Begin op tijd! Voorbeeldopdrachten Zijn bedoeld als voorbeeld en niet om letterlijk te worden uitgevoerd. Stageverslag (zie bijlage F) Begin op tijd! Zorg aan het eind van de stage voor 3 exemplaren van je stageverslag: een voor het stagebedrijf, een voor school en een voor jezelf. De urenaanwezigheidskaart (bijlage H) dient wekelijks ingevuld en getekend te worden Bij ziekte informeer je tijdig het stagebedrijf èn de school. Hetzelfde geldt als je weer beter bent en weer aan het werk kunt. BPV planning en beoordeling 7 Noorderpoort ZD Appingedam

9 Bijlage A Afsprakenformulier Bijlage A

10 Afspraken deelnemer praktijkopleider Secretarieel medewerker BPVbedrijf: Naam deelnemer: Naam praktijkopleider: Kerntaken, werkprocessen en omschrijving werkprocessen Kerntaak 1 Naam begeleider ROC: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden 1.1 werkproces Verzorgt correspondentie Omschrijving De secretarieel medewerker verzamelt gegevens, al dan niet met hulp van de opdrachtgever. Deze gegevens verwerkt hij tot een concept begeleidend schrijven, (standaard)brief, memo of mailing in het Nederlands of in een moderne vreemde taal. Na controle door de leidinggevende en eventuele correctie door de secretarieel medewerker, wordt het product verzonden. Het product wordt door de secretarieel medewerker geregistreerd, opgeslagen en gearchiveerd, zodat de documenten toegankelijk en traceerbaar zijn binnen de afdeling en/of organisatie. Hij zorgt voor een actueel en volledig relatiebestand om snel gegevens te kunnen achterhalen. De secretarieel medewerker werkt met fysieke en digitale documenten. 1.2 werkproces Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst Omschrijving De secretarieel medewerker verwerkt de fysieke en digitale post en verricht daarbij de volgende handelingen: ontvangen, dateren, sorteren, registreren en distribueren. Zo nodig scant of kopieert en archiveert hij de post. Hij maakt de uitgaande post verzendklaar en frankeert en verzendt de post. De secretarieel medewerker assisteert bij mailings door het vullen van de enveloppen, onderhoudt het archief en houdt adressenbestanden actueel. Hij distribueert en verzendt faxberichten en . Ook neemt hij goederen in ontvangst voor het magazijn, de reproafdeling of de catering en verzendt goederen als poststukken of per koerier. 1.3 werkproces Beheert een agenda en een reserveringssysteem Omschrijving De secretarieel medewerker legt afspraken vast of wijzigt deze in een (elektronische) agenda. Hij verwerkt zaalreserveringen in een (digitale) agenda of reserveringssysteem. Hij informeert de leidinggevende en belanghebbende over de gemaakte reservering. Hij houdt rekening met vertrouwelijkheid van gegevens en de privacy van de werknemers. 1.4 werkproces Ontvangt bezoekers Omschrijving De secretarieel medewerker ontvangt bezoekers, vraagt naar de reden van het bezoek, schrijft de bezoekers in, informeert de juiste persoon of verwijst hen naar de juiste persoon of plaats. Hij verstrekt eenvoudige informatie. In voorkomende gevallen biedt hij bezoekers koffie en/of thee aan. Bij vertrek vraagt hij de bezoekers zich uit te schrijven. 1.5 werkproces Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af Omschrijving De secretarieel medewerker is het eerste aanspreekpunt voor externe contacten. Hij neemt de telefoongesprekken aan die bij het secretariaat binnenkomen, verbindt deze door en verstrekt informatie. Hij neemt berichten aan, verwerkt deze in overzichtelijke, duidelijke en inhoudelijk correcte telefoonnotities en zorgt dat deze informatie bij de juiste persoon terecht komt. Specifieke werkzaamheden Afsprakenlijst Niveau* Bg G Bk

11 Kerntaken, werkprocessen en omschrijving werkprocessen Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden 2.2 werkproces Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem Omschrijving De secretarieel medewerker voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem. Hij drukt een invoerverslag af en geeft dit ter controle en fiattering aan zijn leidinggevende/opdrachtgever. 2.3 werkproces Vult eenvoudige formulieren in Omschrijving De secretarieel medewerker vult eenvoudige formulieren in, bijvoorbeeld een formulier voor ziekmeldingen, telefoonmemo s, bestellingen, zaalreserveringen, declaraties, rappellen, etc. Hij doet dit door gegevens over te nemen uit een ander document of hij gebruikt voor het invullen een voorbeeld. Daarnaast controleert de secretarieel medewerker regelmatig de aanwezige voorraad kantoormiddelen en de cateringproducten. Zodra hij signaleert dat er een tekort dreigt in de voorraad, licht hij de verantwoordelijke persoon binnen de organisatie in. Specifieke werkzaamheden Afsprakenlijst Niveau* Bg G Bk *Omschrijving niveauaanduiding: Bg = Beginnend a) Beoordeling: kan werkzaamheden op activiteit (deel van het werkproces) niveau uitvoeren b) Werktempo: 4060 % ten opzichte van een vakvolwassen persoon c) Sturing / instructie: begeleider gestuurd d) Gewenst resultaat komt tot stand door veel controle op proces en eindproduct G = Gevorderd a) Beoordeling: kan werkzaamheden op werkproces niveau uitvoeren b) Werktempo: 6080 % ten opzichte van een vakvolwassen persoon c) Sturing / instructie: gedeeld (deelnemer/begeleider) gestuurd d) Gewenst resultaat komt tot stand door regelmatige controle op proces en eindproduct Bk = Bekwaam a) Beoordeling: kan werkzaamheden op het niveau van werkproces of clustering van samenhangende werkprocessen uitvoeren b) Werktempo: % ten opzichte van een vakvolwassen persoon c) Sturing / instructie: deelnemer gestuurd (zelfstandig) d) Gewenst resultaat komt tot stand door reguliere controle op proces en eindproduct

12 Bijlage B Wat kan ik bereiken? Bijlage B

13 Wat is mijn beginsituatie Kennis en vaardigheden vanuit mijn opleiding: Kennis en vaardigheden opgedaan in eerdere BPVperiodes: werkzaamheden; opdrachten. Kennis en vaardigheden opgedaan buiten de opleiding: (bijbaantjes, vakantiewerk, andere opleidingen) Wat wil ik en kan ik hier bereiken Welke leerdoelen wil mijn ROC dat ik tijdens deze BPVperiode bereik: (samen met iemand van je opleiding voorafgaand aan het kennismakingsgesprek invullen) Welke leerdoelen wil ik zelf tijdens deze BPVperiode bereiken: (zelf vooraf en na het kennismakingsgesprek invullen) Welke leerdoelen wil het leerbedrijf dat ik tijdens deze BPVperiode bereik: (samen met je BPVopleider invullen) Bijlage B

14 Aan de hand van welke werkzaamheden binnen het leerbedrijf ga ik de bovenstaande leerdoelen bereiken: (samen met je BPVopleider invullen) Welke van de bovengenoemde leerdoelen kunnen (waarschijnlijk) niet behaald worden binnen dit leerbedrijf: (samen met je BPVopleider invullen) Bijlage B

15 Bijlage C Beoordelingsformulieren beoordelingsformulier persoonlijke competenties ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren kerntaken en werkprocessen formulier eindbeoordeling Bijlage C

16 (TUSSEN) B E O O R D E L I N G S F O R M U L I ER PERSOONLIJKE COMPETENTIES Naam stagiair(e): Bedrijf :. Richting :. Beoordelaar. Klas:. Functie :. Handtekening : Datum / /.. Handtekening. Beoordelingscriteria O V G De stagiair(e) weet zich uiterlijk volgens de eisen te verzorgen De stagiair(e) toont inzet De stagiair(e) toont interesse De stagiair(e) toont verantwoordelijkheid De stagiair(e) houdt zich aan de huisregels van het bedrijf De stagiair(e) is in staat leiding te accepteren De stagiair(e) weet met collega s om te gaan De stagiair(e) is in staat opdrachten te aanvaarden De stagiair(e) stelt zich flexibel op De stagiair(e) is ook bereid minder leuke taken uit te voeren De stagiair(e) weet met klanten om te gaan De stagiair(e) heeft voldoende uitdrukkingsvaardigheid De stagiair(e) is hulpvaardig De stagiair(e) heeft voldoende werktempo De stagiair(e) toont zelfstandigheid De stagiair(e) neemt initiatief De stagiair(e) is in staat werkzaamheden te plannen De stagiair(e) is in staat kritiek te accepteren De stagiair(e) is bereid fouten te bespreken De stagiair(e) heeft inbreng in overlegsituaties Tips: Tops: Beoordeling: Voldoende / Onvoldoende BPV planning en beoordeling Noorderpoort ZD Appingedam Bijlage C beoordelingsformulieren

17 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Opleidingsgebied Administratief medewerker Kwalificatiedossier en kerntaak Administratief medewerker Kerntaak 1: Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Kwalificatie en crebocode Secretarieel medewerker Leeromgeving Buitenschools (BPV of anders) Binnenschools Leerproduct (alleen invullen bij binnenschools) Titel leerproduct: Code leerproduct: Bedrijf (alleen invullen bij BPV) Naam bedrijf: Naam praktijkopleider: Begeleider ROC Deelnemer Naam docent: Naam deelnemer: Niveau Beginnend *zie omschrijving beoordelingscriteria Gevorderd* Bekwaam* Werkproces(sen) Datum ontwikkelingsgerichte beoordeling Houdingsaspecten 1.1: Verzorgt correspondentie 1.2: Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 1.3: Beheert een agenda en een reserveringssysteem 1.4: Ontvangt bezoekers 1.5: Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af Beoordeling* 1 e 2 e eind 1 e beoordeling 2 e beoordeling eindbeoordeling * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 1

18 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden *omschrijving beoordelingscriteria Beoordelingscriteria beginnend a. Beoordeling: kan werkzaamheden op activiteit (deel van het werkproces) niveau uitvoeren b. Werktempo: 4060% ten opzichte van een vakvolwassen persoon c. Sturing / instructie: begeleider gestuurd, de praktijkopleider controleert of de deelnemer de opdracht heeft begrepen d. Gewenst resultaat komt tot stand door veel controle op proces en eindproduct Beoordelingscriteria gevorderd a. Beoordeling: kan werkzaamheden op werkproces niveau uitvoeren b. Werktempo: 6080% ten opzichte van een vakvolwassen persoon c. Sturing / instructie: gedeeld (deelnemer/begeleider) gestuurd, de deelnemer stelt vooral vragen ter verduidelijking van de opdracht d. Gewenst resultaat komt tot stand door regelmatige controle op proces en eindproduct Beoordelingscriteria bekwaam a. Beoordeling: kan werkzaamheden op het niveau van werkproces of clustering van samenhangende werkprocessen uitvoeren b. Werktempo: % ten opzichte van een vakvolwassen persoon c. Sturing / instructie: deelnemer gestuurd (zelfstandig), de deelnemer neemt het werk zelfstandig op zich d. Gewenst resultaat komt tot stand door reguliere controle op proces en eindproduct Bijlage C beoordelingsformulieren 2

19 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Houdingsaspecten Beoordeling* 1 e 2 e eind De deelnemer kan functioneren als een goed medewerker. Dit heeft hij/zij laten zien door: 1. op collegiale wijze samen te werken 2. respectvol om te gaan met collega s en leidinggevende 3. op gepaste wijze en op het goede moment zijn kritiek te verwoorden en open te staan voor kritiek 4. zich aan afspraken en regels houden 5. op tijd aanwezig te zijn 6. te luisteren en aanwijzingen op te volgen 7. initiatief te tonen om werkzaamheden op te pakken, de werkzaamheden te zien 8. betrouwbaar en eerlijk te zijn 9. correct om te gaan met vertrouwelijke informatie en gegevens 10. tijdig hulp te vragen 11. aan te geven waar nog bijgeleerd en geoefend moet worden 12. de werkzaamheden goed voor te bereiden 13. prioriteiten te stellen 14. correct en vriendelijk met klanten om te gaan 15. plezier te tonen in het uitvoeren van opgedragen werk 16. flexibel te reageren op onverwachte situaties 17. zorgvuldig om te gaan met producten, apparatuur en materialen 18. nauwkeurig te werken in het vereiste tempo 19. verantwoordelijkheidsgevoel/zorg te tonen voor alles wat met het bedrijf te maken heeft 20. geïnteresseerd te zijn in nieuwe ontwikkelingen in beroep/bedrijf/branche. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1 e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 3

20 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.1: Verzorgt correspondentie Beoordeling* 1 e 2 e eind Gewenst resultaat 1. De schriftelijke communicatie is inhoudelijk en taalkundig correct en voldoet aan de eisen die de organisatie stelt aan vormgeving en layout. 2. De schriftelijke communicatie is tijdig en op juiste wijze verzonden, geregistreerd, opgeslagen en gearchiveerd. 3. Het relatiebestand is volledig, actueel en toegankelijk. Beoordelingsindicatoren 1. Verzamelt, al dan niet met behulp van de opdrachtgever snel alle benodigde gegevens voor het opstellen van een schriftelijk bericht (standaardbrief, memo of ). 2. Werkt op basis van een opdracht (mondeling of schriftelijk) en/of concept de verzamelde gegevens uit tot een schriftelijk bericht (Nederlands of moderne vreemde taal). 3. Maakt het schriftelijk bericht conform de huisstijl op en voegt indien noodzakelijk de juiste bijlagen toe. 4. Legt ter controle het schriftelijk bericht voor aan de opdrachtgever of leidinggevende, laat het ondertekenen en overlegt over de te voeren vervolgacties. 5. Zorgt na goedkeuring van de opdrachtgever of leidinggevende voor nauwkeurige en correcte verzending van het document. 6. Registreert het schriftelijk bericht correct, slaat het bericht op juiste wijze op en archiveert het bericht correct. 7. Werkt het adressenbestand tijdig en correct bij en zorgt voor toegankelijkheid van de gegevens. 8. Gebruikt het toetsenbord, materialen, (communicatie)middelen en traditionele kantoorbenodigdheden efficiënt en effectief. 9. Volgt instructies volledig op, werkt volgens de geldende bedrijfsregels en houdt zich aan gemaakte afspraken. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1 e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 4

21 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.2: Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst Beoordeling* 1 e 2 e eind Gewenst resultaat 1. De inkomende post is tijdig en correct geregistreerd en gedistribueerd en indien nodig gescand/gekopieerd en gearchiveerd. 2. De uitgaande post is correct gefrankeerd en tijdig verzonden. 3. Binnenkomende goederen zijn tijdig en op juiste wijze naar de juiste afdeling/persoon gedistribueerd. Beoordelingsindicatoren 21. Registreert en sorteert de inkomende post, faxberichten en s snel en nauwkeurig en scant en/of kopieert en archiveert indien nodig de inkomende post snel en nauwkeurig. 22. Distribueert de inkomende post, faxberichten en s tijdig naar de juiste personen/afdelingen. 23. Registreert, frankeert en verzendt de (digitale/fysieke) poststukken tijdig, snel en nauwkeurig, conform de opdracht. 24. Vult eenvoudige formulieren (pakbonnen, vrachtbrieven) in bij het in ontvangst nemen en verzenden van goederen en poststukken per koerier. 25. Actualiseert eenvoudige adressenbestanden door het toevoegen, verwijderen en wijzigen van gegevens en assisteert bij mailings door het vullen van enveloppen. 26. Controleert en registreert binnenkomende goederen voor het magazijn, reproafdeling of de catering en verzorgt een tijdige en correcte distributie naar de juiste persoon/afdeling. 27. Brengt kort en bondig verslag uit over de uitgevoerde werkzaamheden aan leidinggevende/opdrachtgever en pleegt overleg over de uit te voeren vervolgacties. 28. Komt afspraken na en controleert regelmatig of er aan de verwachtingen en wensen van de opdrachtgever/leidinggevende wordt voldaan. 29. Gebruikt het toetsenbord, materialen, (communicatie)middelen en traditionele kantoorbenodigdheden efficiënt en effectief. 30. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels, voorschriften en wettelijke richtlijnen bij het verwerken van inkomende/uitgaande post, het in ontvangst nemen van goederen en het archiveren. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1 e 2 e eind Bijlage C beoordelingsformulieren 5

22 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 6

23 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.3: Beheert een agenda en een reserveringssysteem Beoordeling* 1 e 2 e eind Gewenst resultaat 1. De agenda en het reserveringssysteem zijn volledig, tijdig en correct bijgewerkt. 2. De leidinggevende/opdrachtgever en belanghebbenden zijn tijdig en correct geïnformeerd over gemaakte afspraken en reserveringen. 3. De privacy van gegevens is gewaarborgd. Beoordelingsindicatoren 1. Overlegt tijdig met belanghebbenden over de vast te leggen afspraken en de te maken reserveringen. 2. Onderzoekt mogelijkheden tot reserveringen en koppelt dit tijdig en correct terug met de opdrachtgever. 3. Reserveert ruimte en faciliteiten en verwerkt de reserveringen correct en volledig in een reserveringssysteem. 4. Informeert belanghebbenden tijdig en correct over gemaakte afspraken en reserveringen. 5. Respecteert de privacy van werknemers en voorkomt dat vertrouwelijke informatie op de verkeerde plaats terecht komt. 6. Werkt ordelijk, systematisch en volgens de geldende bedrijfsregels. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 7

24 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.4: Ontvangt bezoekers Beoordeling* 1 e 2 e eind Gewenst resultaat 1. De bezoekers zijn volgens de richtlijnen op klantvriendelijke en representatieve wijze ontvangen, geïnformeerd en doorverwezen. 2. De bezoekers zijn volgens de geldende procedures in en uitgeschreven. 3. De gastheer/vrouw is tijdig en correct geïnformeerd over het bezoek. Beoordelingsindicatoren 1. Ontvangt bezoekers op een representatieve en vriendelijke manier, inventariseert actief de wensen en behoeften en verstrekt eventueel de gevraagde informatie. 2. Maakt bij het verstrekken van informatie aan de bezoeker de juiste afweging tussen klantvriendelijkheid en het belang van de organisatie. 3. Vraagt bezoekers zich in te schrijven bij aankomst en uit te schrijven bij vertrek. 4. Informeert gastheer/vrouw over het bezoek en verwijst bezoekers snel en juist door. 5. Biedt de bezoekers in voorkomende gevallen koffie en thee aan. 6. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels bij het ontvangen, informeren en in en uitschrijven van bezoekers. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 8

25 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.5: Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af Beoordeling* 1 e 2 e eind Gewenst resultaat 1. De telefoon wordt dienstverlenend en servicegericht beantwoord en indien noodzakelijk wordt op correcte wijze inhoudelijk juiste informatie verstrekt. 2. Het telefoongesprek wordt snel op de juiste wijze doorverbonden naar de juiste persoon of diens vervanger. 3. De telefoonnotities zijn duidelijk en inhoudelijk juist en volledig en worden tijdig bij de juiste persoon bezorgd. Beoordelingsindicatoren 1. Bedient de telefoon op correcte wijze. 2. Neemt op correcte wijze de telefoon aan en verbindt het gesprek zo snel als mogelijk door naar de juiste persoon. 3. Verstrekt op correcte wijze informatie conform de geldende bedrijfsregels. 4. Verwerkt bij onbereikbaarheid van de gewenste persoon berichten in telefoonnotities, die bij de juiste persoon bezorgd worden. 5. Geeft klanten en collega s een op de persoon gerichte dienstverlening conform de bedrijfsregels, en maakt een juiste afweging tussen klantvriendelijkheid en het belang van de organisatie. 6. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 9

26 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden Opleidingsgebied Administratief medewerker Kwalificatiedossier en kerntaak Administratief medewerker Kerntaak 2: Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden Kwalificatie en crebocode Secretarieel medewerker Leeromgeving Buitenschools (BPV of anders) Binnenschools Leerproduct (alleen invullen bij binnenschools) Titel leerproduct: Code leerproduct: Bedrijf (alleen invullen bij BPV) Naam bedrijf: Naam praktijkopleider: Begeleider ROC Deelnemer Naam docent: Naam deelnemer: Niveau Beginnend *zie omschrijving beoordelingscriteria Gevorderd* Bekwaam* Werkproces(sen) Datum ontwikkelingsgerichte beoordeling Houdingsaspecten 2.2: Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem 2.3: Vult eenvoudige formulieren in Beoordeling* 1 e 2 e eind 1 e beoordeling 2 e beoordeling eindbeoordeling * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 1

27 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden *omschrijving beoordelingscriteria Beoordelingscriteria beginnend a. Beoordeling: kan werkzaamheden op activiteit (deel van het werkproces) niveau uitvoeren b. Werktempo: 4060% ten opzichte van een vakvolwassen persoon c. Sturing / instructie: begeleider gestuurd, de praktijkopleider controleert of de deelnemer de opdracht heeft begrepen d. Gewenst resultaat komt tot stand door veel controle op proces en eindproduct Beoordelingscriteria gevorderd a. Beoordeling: kan werkzaamheden op werkproces niveau uitvoeren b. Werktempo: 6080% ten opzichte van een vakvolwassen persoon c. Sturing / instructie: gedeeld (deelnemer/begeleider) gestuurd, de deelnemer stelt vooral vragen ter verduidelijking van de opdracht d. Gewenst resultaat komt tot stand door regelmatige controle op proces en eindproduct Beoordelingscriteria bekwaam a. Beoordeling: kan werkzaamheden op het niveau van werkproces of clustering van samenhangende werkprocessen uitvoeren b. Werktempo: % ten opzichte van een vakvolwassen persoon c. Sturing / instructie: deelnemer gestuurd (zelfstandig), de deelnemer neemt het werk zelfstandig op zich d. Gewenst resultaat komt tot stand door reguliere controle op proces en eindproduct Bijlage C beoordelingsformulieren 2

28 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden Houdingsaspecten Beoordeling* 1 e 2 e eind De deelnemer kan functioneren als een goed medewerker. Dit heeft hij/zij laten zien door: 1. op collegiale wijze samen te werken 2. respectvol om te gaan met collega s en leidinggevende 3. op gepaste wijze en op het goede moment zijn kritiek te verwoorden en open te staan voor kritiek 4. zich aan afspraken en regels houden 5. op tijd aanwezig te zijn 6. te luisteren en aanwijzingen op te volgen 7. initiatief te tonen om werkzaamheden op te pakken, de werkzaamheden te zien 8. betrouwbaar en eerlijk te zijn 9. correct om te gaan met vertrouwelijke informatie en gegevens 10. tijdig hulp te vragen 11. aan te geven waar nog bijgeleerd en geoefend moet worden 12. de werkzaamheden goed voor te bereiden 13. prioriteiten te stellen 14. correct en vriendelijk met klanten om te gaan 15. plezier te tonen in het uitvoeren van opgedragen werk 16. flexibel te reageren op onverwachte situaties 17. zorgvuldig om te gaan met producten, apparatuur en materialen 18. nauwkeurig te werken in het vereiste tempo 19. verantwoordelijkheidsgevoel/zorg te tonen voor alles wat met het bedrijf te maken heeft 20. geïnteresseerd te zijn in nieuwe ontwikkelingen in beroep/bedrijf/branche. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1 e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 3

29 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden Werkproces 2.2: Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem Beoordeling* 1 e 2 e eind Gewenst resultaat 1. De administratieve gegevens zijn foutloos en volledig ingevoerd, volgens geldende bedrijfsregels en voorschriften, en afgedrukt in een invoerverslag. Beoordelingsindicatoren 1. Voert nauwkeurig administratieve gegevens in een geautomatiseerd systeem in. 2. Drukt een invoerverslag af en legt dit ter controle en fiattering voor aan leidinggevende/opdrachtgever. 3. Kent de kwaliteitseisen van de organisatie, streeft ernaar de gegevens foutloos in te voeren en werkt zoveel mogelijk volgens beproefde methoden. 4. Gebruikt het toetsenbord snel en efficiënt. 5. Werkt volgens de geldende bedrijfsregels en voorschriften. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1 e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 4

30 Ontwikkelingsgerichte beoordelingsformulieren: Kerntaak 2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden Werkproces 2.3: Vult eenvoudige formulieren in Beoordeling* 1 e 2 e eind Gewenst resultaat 21. De formulieren zijn foutloos en volledig ingevuld, volgens geldende bedrijfsregels en voorschriften. 22. Dreigende tekorten in de voorraad zijn tijdig gesignaleerd en de juiste personen zijn hierover geïnformeerd. Beoordelingsindicatoren 1. Vult eenvoudige formulieren (bijvoorbeeld voor ziekmeldingen, telefoonmemo s, bestellingen, zaalreserveringen, declaraties en rappellen) foutloos, tijdig en volledig in, gebruikmakend van gegevens uit andere formulieren of van een voorbeeld. 2. Vult formulieren in volgens instructies en gemaakte afspraken. 3. Gaat op juiste wijze om met vertrouwelijke informatie, respecteert de privacy van werknemers en voorkomt dat vertrouwelijke informatie op de verkeerde plaats terecht komt. 4. Signaleert tijdig een tekort aan kantoormiddelen/cateringproducten en geeft dit tijdig door aan de juiste persoon. Ruimte voor onderbouwing oordeel door de begeleider of praktijkopleider: 1 e 2 e eind Ruimte voor suggesties om te komen tot verbetering: 1 e 2 e * Beoordeling: 4 (goed) 3 (voldoet) 2 (vatbaar voor kleine verbeteringen) 1 (vatbaar voor grote verbeteringen) 0 (niet van toepassing) Bijlage C beoordelingsformulieren 5

31 Eindbeoordeling beroepspraktijkvorming Studiejaar stagiair(e): Naam bedrijf: Beoordeling beroepshouding: Beoordeling kerntaken en werkprocessen: Beoordeling stageverslag door Docent: Niet goed Niet goed Niet goed Voldoende Voldoende Voldoende Goed Goed Goed Zou u, als er op dit moment plaats was, de stagiaire als werknemer in dienst willen nemen? Ja Nee Zo niet: vindt u de stagiair(e) wel geschikt om in een soortgelijke organisatie te functioneren? Conclusie: De stagiair(e) heeft voldaan aan de eisen voor de beroepspraktijkvorming die gelden voor de opleiding. De stagiair(e) krijgt in een verlengde stage de gelegenheid alsnog een voldoende te behalen De stagiair(e) heeft niet voldaan aan de eisen voor de beroepspraktijkvorming die gelden voor de opleiding. Datum: Naam praktijkopleider Naam stagiair(e) Naam contactdocent Handtekening: Handtekening: Handtekening: Bijlage C beoordelingsformulieren

32 Bijlage D Voorbeeld opzet logboek Bijlage D

33 Logboek Naam bedrijf: Naam stagiair: Datum Werkzaamheden Activiteit Vindplaats bewijs Kerntaak Werkproces Bijlage D

34 Bijlage E Formulier reflectieverslag Bijlage E

35 Reflectie: Na het afronden van een aantal opdrachten kijk je erop terug en ga je na wat je ervan hebt geleerd. Beantwoord de onderstaande vragen en geef daar waar dat nodig is één of meer voorbeelden. Verwerk deze reflectie ook in je BPVverslag. Nr. Vraag Antwoord 1. Welke opdrachten waren nieuw voor je? 2. Welke opdrachten had je eerder al eens uitgevoerd (bijvoorbeeld op school of in een simulatie)? 3. Was je tevreden over het resultaat van de opdracht? Motiveer je antwoord. 4. Welke onderdelen van het werkproces konden niet uitgevoerd worden. Waarom niet? 5. Wat vond je moeilijk? 6. Wat vonden je collega s van je manier van werken? 6. Wat vond je leuk om te doen en waarom? 7. Wat vond je niet leuk om te doen en waarom niet? 8. Welke competenties zijn aan bod gekomen bij de opdrachten? 9. Aan welke competentie moet je zeker nog meer aandacht besteden? 10. Omschrijf je verbeterpunten. Bijlage E

36 Bijlage F vormgeving en inhoud van het stageverslag Bijlage F

37 Vormgeving en inhoud van het verslag Het BPVverslag kun je globaal als volgt indelen: omslag; titelpagina: titel van het verslag naam, adres, telefoonnummer van jezelf naam van de BPVverlenende organisatie en de afdeling; periode waarin je stage liep; namen van praktijkopleider en stagedocent; voorwoord wordt gebruikt om aan te geven wat de reden van het schrijven van dit verslag is geweest. In het voorwoord worden ook de mensen bedankt die bijgedragen hebben aan de totstandkoming van het verslag; inhoudsopgave met paginanummering; (de paginanummering begint te tellen vanaf de inleiding, de inhoudsopgave zelf krijgt geen paginanummer); inleiding geeft aan wat er aan de orde zal komen en in welke volgorde. Daarnaast beschrijf je in de inleiding: waar heb je stage gelopen? wanneer heb je in dat bedrijf stage gelopen? wat is de reden dat je specifiek in dit bedrijf hebt stage gelopen? wat zijn je leerdoelen? wie zijn je begeleiders geweest tijdens de BPVperiode? karakterisering van het BPVbedrijf: welke sector, bedrijfstak ondernemingsvorm, algemene gegevens organogram welke bedrijfscultuur Het belangrijkste deel van je verslag is een globale beschrijving van je werkzaamheden waarin je steeds de relatie legt met de kerntaken en werkprocessen die voor jouw opleiding relevant zijn. Je maakt daarbij gebruik van je logboek. praktijkopdrachten In het BPVwerkboek is een aantal praktijkopdrachten opgenomen. De praktijkopdrachten werk je in verslagvorm uit: verwerk de vragen die gesteld worden in hoofdstukken. Naast de theorie die je op school hebt geleerd, beschrijf je de manier zoals het in de praktijk gebeurt. Een goed uitgewerkte praktijkopdracht geeft aan zoals het in de theorie beschreven wordt, zoals het in de praktijk gebeurt en tot slot hoe jij de opdracht hebt uitgevoerd. De laatste 2 gaan vaak samen: de wijze waarop jij het doet, zal vaak niet afwijken van de manier waarop het in de praktijk gebeurt. Het verschil is bewust aangegeven omdat jij misschien tegen moeilijkheden bent aangelopen het is goed om dit te beschrijven. Gebruik hiervoor ook de reflectierapporten die bij elke kerntaak horen; beoordelingsgesprekken: gedurende je BPVperiode zal je BPVdocent driemaal een bezoek brengen de conclusies van dit gesprek neem je op in je verslag. Natuurlijk kan het gebeuren dat je naar aanleiding van je gesprek andere leerdoelen opneemt beschrijf dit dan in je verslag; afsluiting/conclusie: Een persoonlijke indruk van je stage, waarbij je aandacht kunt besteden aan de volgende punten: terugkomen op de in de inleiding geformuleerde leerdoelen: zijn deze bereikt? beschrijf welke kennis en vaardigheden die je op school hebt opgedaan goed of minder goed aansloten bij je BPV ervaringen. Bijlage F

38 vergelijk je gedrag op school met je houding op het leerbedrijf. zijn je verwachtingen uitgekomen? Zijn er zaken mee of tegengevallen? welke nieuwe kennis en vaardigheden heb je opgedaan? Denk je, dat je nu (beter) in staat bent, zelfstandig aan het werk te gaan? Wat zijn je sterke en zwakke punten? hoe was de begeleiding van de praktijkopleider, de BPVdocent? bijlagen (waaronder sollicitatiebrief en CV) Tip: Maak goed gebruik van je logboek, zodat je in je verslag duidelijk kunt aangeven welke werkzaamheden problemen opleverden, welke fouten gemaakt zijn en hoe je die hebt opgelost. Bijlage F

39 Bijlage G Praktijkopdrachten Bijlage G

40 Praktijkopdrachten Oriëntatie op de organisatie (niveau 2)

41 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Oriënterende opdracht 1: De organisatie, haar taken, doelstellingen en werkzaamheden... 4 Oriënterende opdracht 2: Je functie, taken en planning van werkzaamheden Oriënterende opdracht 3: Veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu Oriënterende opdracht 4: Rechten en plichten als medewerker Tips bij de oriënterende opdrachten Bijlage G praktijkopdrachten 2

42 Inleiding In deze oriënterende praktijkopdrachten vind je opdrachten over de volgende onderwerpen: De organisatie, haar taken, doelstellingen en werkzaamheden Je functie, taken en planning van werkzaamheden Veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu De rechten en plichten die je als medewerker hebt In deze praktijkopdracht vind je de volgende onderdelen: de opdrachten ondersteuning bij de opdrachten in de vorm van vragen de tips Bijlage G praktijkopdrachten 3

43 Oriënterende opdracht 1: De organisatie, haar taken, doelstellingen en werkzaamheden In oriënterende opdracht 1 maak je kennis met de organisatie en de afdeling waar je gaat werken. Je leert hoe de organisatie in elkaar zit en wat er gebeurt op de afdeling waar je gaat werken. Tijdens het werken binnen een organisatie krijg je steeds meer zicht op de werkzaamheden die worden uitgevoerd. Als je de opdrachten in deze opdracht hebt gedaan, zul je een beeld hebben gekregen van de organisatie, de afdelingen en de communicatie in de organisatie. Opdracht 1: Een organogram maken De structuur van een organisatie wordt vaak afgebeeld in een organisatieschema. Dit wordt ook wel een organogram genoemd. Het kan er bijvoorbeeld zo uitzien: Directie Directiesecretariaat Afdeling Personeel & Arbeid Afdeling Financiën Buitendienst Binnendienst Verkoopregio A Verkoopregio B Magazijn Administratie 1. Maak een organogram van de organisatie waar je nu werkt. 2. Laat hierin terugkomen welke afdelingen er binnen de organisatie zijn en wie daarvan de leidinggevenden zijn. Bijlage G praktijkopdrachten 4

44 Opdracht 2: Contacten met andere afdelingen In een organisatie hebben verschillende afdelingen contact met elkaar. Sommige afdelingen hebben ook contact met andere organisaties. Jouw afdeling heeft natuurlijk ook te maken met andere afdelingen binnen de organisatie. 1. Maak een schema waarin je aangeeft met welke afdelingen jouw afdeling regelmatig contact heeft. 2. Geef ook aan waarom jouw afdeling met die afdelingen contact heeft. Het schema kan er bijvoorbeeld zo uitzien: Schema 1 Contacten met andere afdeling(en) Afdeling(en) en taak afdeling Reden van contact Bijlage G praktijkopdrachten 5

45 Opdracht 3: Overleg voeren Binnen elke organisatie vindt communicatie plaats. Vaak gebeurt dit in de vorm van vergaderingen. 1. Maak een overzicht waarin je aangeeft welke vergaderingen binnen jouw afdeling voorkomen. Geef ook aan welke andere afdelingen daar eventueel bij betrokken zijn. Gebruik hiervoor schema Geef aan wat het doel is van deze vergaderingen. 3. Geef ook aan bij welke vergadering(en) jij aanwezig zult zijn. Schema 2 Overlegmomenten Vergadering Betrokken afdelingen Bijlage G praktijkopdrachten 6

46 Opdracht 4: Producten en/of diensten Elke organisatie heeft haar eigen doelstellingen. Deze doelstellingen kunnen per organisatie zeer verschillend zijn. Overheidsorganisaties leveren dienstverlening aan burgers. De meeste particuliere organisaties leveren producten en/of diensten, meestal om winst te kunnen maken. 1. Maak een overzicht van de producten en/of diensten die de organisatie levert waar jij nu werkt. Gebruik hiervoor schema Maak daarna een overzicht van de producten en/of diensten die de afdeling waar jij nu werkt levert. Schema 3 Producten Producten en/of diensten van de organisatie Diensten Bijlage G praktijkopdrachten 7

47 Opdracht 5: Communicatiemiddelen Er zijn verschillende middelen die je kunt toepassen om (snel) te kunnen communiceren. Privé maak je misschien al gebruik van telefoon, of MSN. In een organisatie wordt veel gebruik gemaakt van verschillende communicatiemiddelen. Er wordt gecommuniceerd met mensen binnen en buiten de organisatie in Nederland en soms ook in het buitenland. 1. Maak een overzicht van de verschillende communicatiemiddelen die worden gebruikt in de organisatie waar je werkt. 2. Geef ook aan waarvoor deze communicatiemiddelen meestal worden gebruikt. Schema 4 Producten Producten en/of diensten van de afdeling Diensten Opdracht 6: Een overzicht van afdelingen en communicatie Je hebt nu in kaart gebracht welke afdelingen er zijn, welke afdelingen contact hebben met de afdeling waar je werkt en welke communicatiemiddelen er worden gebruikt binnen het bedrijf. 1. Maak nu een overzicht waarin staat met welke afdelingen jij in je huidige functie te maken hebt. 2. Geef ook aan op welke manieren je met deze afdelingen communiceert en waarover. Bijlage G praktijkopdrachten 8

48 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Op welke afdeling werk je? 2. Wat is de doelstelling van deze afdeling? 3. Welke werkzaamheden worden er op de afdeling verricht? 4. Welke werkzaamheden ga jij uitvoeren? 5. Wie controleert deze werkzaamheden? 6. Worden werkzaamheden ook gepland? Zo ja, door wie? 7. Welke functie vervul je? Bijlage G praktijkopdrachten 9

49 Oriënterende opdracht 2: Je functie, taken en planning van werkzaamheden In oriënterende opdracht 2 ga je je verdiepen in je functie, je taken en de planning van jouw werkzaamheden. Je gaat uitzoeken wat je nieuwe functie inhoudt, welke werkzaamheden je gaat uitvoeren en wat jouw verantwoordelijkheden zijn. Tijdens de stage ga je ook werken met beroepsgerichte praktijkopdrachten. Samen met je praktijkopleider ga je hiervoor een planning opstellen. Het is belangrijk dat je deze planning regelmatig met je praktijkopleider bespreekt en als dat nodig is, de planning aanpast. Opdracht 1: Je eigen taken en werkzaamheden op de afdeling Iedere medewerker heeft zijn/haar eigen werkzaamheden in een organisatie. 1. Wat zijn jouw taken en werkzaamheden? 2. Zet jouw taken en werkzaamheden in onderstaand schema. Schema 1 Je eigen taken op de afdeling Taken en werkzaamheden Verantwoordelijk voor Opdracht 2: Je werkzaamheden plannen Om goed te kunnen werken en goed met je tijd om te gaan, is het belangrijk dat al je werkzaamheden van tevoren worden gepland. 1. Kies in overleg met je praktijkopleider een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand. 2. Aan welke praktijkopdrachten en/of andere taken ga je in die periode werken? Schrijf die op. 3. Schrijf ook op wanneer de praktijkopdrachten en/of andere taken klaar moeten zijn. Je kunt hiervoor schema 2 gebruiken. 4. Bespreek de planning met je praktijkopleider. Bijlage G praktijkopdrachten 10

50 5. Heb je genoeg tijd ingepland (niet teveel en niet te weinig)? 6. Ben je geen taken of praktijkopdrachten vergeten? 7. Pas de planning zo nodig aan. Schema 2 Periode Planning van de werkzaamheden van tot Werkzaamheden Planning Opdracht 3: Vragen over de planning In opdracht 2 heb je een planning gemaakt voor de komende periode. Houd deze planning goed in de gaten. Bespreek deze planning regelmatig met je praktijkopleider en maak een kort verslag van deze gesprekken. Beantwoord daarbij de volgende vragen: 1. Heb je de werkzaamheden die gepland stonden ook echt gedaan? Waarom wel, waarom niet? 2. Hoeveel tijd heb je ongeveer gebruikt per werkzaamheid? Vind je dit veel of weinig? 3. Wat voor extra werk heb je eventueel naast de geplande werkzaamheden gedaan? 4. Heb je de werkzaamheden helemaal kunnen uitvoeren? Zo nee, waarom was dat niet mogelijk? Wat heb je in plaats daarvan gedaan? 5. Welke werkzaamheden zijn goed verlopen? 6. Welke werkzaamheden zijn moeizaam of slecht verlopen? Waarom? Wat had je anders kunnen doen? Bijlage G praktijkopdrachten 11

51 Opdracht 4: Bespreken met de praktijkopleider 1. Bespreek de uitwerkingen van de gemaakte opdrachten met je praktijkopleider. 2. Pas eventueel je uitwerkingen na afloop van dit gesprek aan. Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Op welke afdeling werk je? 2. Welke functie vervul je? 3. Welke werkzaamheden verricht je? 4. Wie controleert deze werkzaamheden? 5. Worden werkzaamheden ook gepland? Zo ja, door wie? Bijlage G praktijkopdrachten 12

52 Oriënterende opdracht 3: Veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu In oriënterende opdracht 3 ga je kennismaken met de regels en voorschriften voor veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu die op het werk gelden. Je gaat leren over de Arbowetgeving en over de beveiliging van bedrijfsgegevens en persoonsgegevens binnen de organisatie. Binnen alle organisaties moet aandacht worden besteed aan het milieu. Wat kan jouw bijdrage zijn als medewerker aan het milieu? In deze opdracht wordt op deze en andere vragen ingegaan. Opdracht 1: De Arbowet De Arbowetgeving geldt ook voor de organisatie waar jij werkt. 1. Wat is de Arbowet? 2. Welke regelgeving uit de Arbowetgeving is belangrijk voor het werk dat jij nu doet? Maak gebruik van internet om meer over de Arbowet te weten te komen. 3. Verwerk de antwoorden op bovenstaande vragen in een kort verslag over de Arbowet. Opdracht 2: Arbobesluit en beeldschermwerk In veel beroepen wordt tegenwoordig met de computer gewerkt. Ook bij jouw werk krijg je vast en zeker met computerwerk te maken. Op iedereen die met een computer werkt is het zogenaamde Arbobesluit van toepassing. Voor deze opdracht ga je op internet naar informatie zoeken over het Arbobesluit en werken met beeldschermen. 1. Van welke klachten kunnen beeldschermwerkers last krijgen? 2. Wat kan de werkgever doen om problemen te voorkomen? 3. Wat kan de medewerker zelf doen om klachten als gevolg van beeldschermwerk te voorkomen? 4. Verwerk de antwoorden op bovenstaande vragen in een kort verslag. Opdracht 3: Bedrijfs en persoonsgegevens Bedrijfs en persoonsgegevens worden binnen organisaties beveiligd. 1. Zoek uit hoe binnen jouw organisatie wordt omgegaan met het beveiligen van gegevens. 2. Zoek uit waarom het zo belangrijk is dat persoons en bedrijfsgegevens zijn beveiligd. 3. Zoek ook uit wat jouw eigen verantwoordelijkheid is voor wat betreft beveiliging. Bijlage G praktijkopdrachten 13

53 4. Verwerk de bovenstaande aandachtspunten in een kort verslag. Opdracht 4: Energie besparen Niet alleen thuis, maar ook op het werk is het belangrijk dat je zuinig omgaat met energie. De overheid heeft daarover eisen opgesteld. Bijvoorbeeld regels voor het verminderen van het energiegebruik door computerapparatuur. De overheid vindt dat er alles aan gedaan moet worden om energieverspilling en milieuvervuiling te voorkomen of te beperken. 1. Stel nu dat je leidinggevende je vraagt uit te zoeken hoe je binnen jouw afdeling minder energie kan worden gebruikt, zodat het milieu minder belast wordt. 2. Welke tips zou je je leidinggevende geven? Opdracht 5: Een verslag over het verwerken van afvalstoffen In deze opdracht zet je op papier wat er gebeurt met de afvalstoffen die de afdeling produceert. Dit kunnen verschillende soorten stoffen zijn. De ene stof is schadelijker voor het milieu dan de andere. Denk bijvoorbeeld aan een afgekeurde printer of aan stapels te vernietigen papier. 1. Zoek uit welke afvalstoffen er voorkomen binnen de afdeling. 2. Geef vervolgens je tips over wat de organisatie met deze afvalstoffen zou kunnen doen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan recyclen. 3. Maak van al je bevindingen een kort verslag. 4. Bespreek dit verslag met je praktijkopleider. Opdracht 6: De opdrachten bespreken 1. Bespreek de uitwerkingen van de opdrachten met je praktijkopleider. 2. Pas je uitwerkingen eventueel na afloop van dit gesprek aan. Bijlage G praktijkopdrachten 14

54 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Wat moet je doen bij brand? 2. Wat is vanuit je eigen werkplek de snelste vluchtweg? 3. Waar bevindt zich de bedrijfshulpverlening binnen de organisatie? 4. Wat moet je doen bij inbraak? 5. Wat moet je doen bij een ongeval? 6. Hoe kun je een EHBOer binnen de organisatie bereiken? 7. Welke regels zijn er voor het voorkomen van ongevallen? 8. Welke arbeidsomstandigheden in de organisatie kunnen leiden tot gezondheidsproblemen? 9. Welke persoonlijke beschermingsmiddelen worden binnen de organisatie gebruikt? 10. Hoe vaak moeten deze beschermingsmiddelen worden gecontroleerd? 11. Wanneer zijn deze beschermingsmiddelen niet meer bruikbaar? 12. Wat betekent de afkorting Arbowet? Noem vier aspecten van de Arbowet die belangrijk zijn voor je huidige werk. 13. Wie is verantwoordelijk voor het arbobeleid in de organisatie? 14. Wat is de rol van de arbeidsinspectie? 15. Wat is het verschil tussen persoons en bedrijfsgegevens? Geef van beide twee voorbeelden. 16. Welke persoons en bedrijfsgegevens vallen onder de geheime gegevens? 17. Hoe worden persoons en bedrijfsgegevens beveiligd? 18. Welke afvalstoffen die jouw afdeling produceert, mogen niet gewoon worden weggegooid? 19. Voor het verwerken van afval bestaan diverse methodes. Denk aan recycling, storten, verbranden, enzovoort. Welke methoden worden binnen de organisatie toegepast? Bijlage G praktijkopdrachten 15

55 Oriënterende opdracht 4: Rechten en plichten als medewerker In opdracht 4 leer je welke rechten en plichten je als medewerker hebt. Door het tekenen van het contract heb je namelijk toegezegd je hieraan te houden. Opdracht 1: Je rechten en plichten uitzoeken Als medewerker heb je rechten en plichten. Voor deze opdrachten ga je uitzoeken welke rechten en plichten je hebt bij ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid. 1. Vul kort de belangrijkste rechten en plichten in onderstaand schema in. Schema 1 Bij ziekte Bij arbeids ongeschiktheid Bij werkloosheid Mijn rechten zijn: Mijn plichten zijn: Bijlage G praktijkopdrachten 16

56 Opdracht 2: De arbeidsovereenkomst Als je ergens gaat werken worden de afspraken die gelden tussen jou en je werkgever op papier gezet. Je hebt dan een arbeidsovereenkomst. Een arbeidsovereenkomst wordt ook wel een contract genoemd. Soms zijn de afspraken tussen jou en je werkgever alleen mondeling gemaakt. Ook dan zijn het afspraken die je werkgever en jij beiden moeten nakomen. 1. Vul het volgende schema in. De zaken die niet in je contract staan vraag je aan het hoofd van de afdeling Personeelszaken (of diegene die daar binnen de organisatie verantwoordelijk voor is). Schema 2 Onderdelen Afspraken 1. Looptijd contract Van. tot 2. Arbeidstijden Van.. tot. uur 3. Aantal uren per week/maand.. 4. Pauzes.. 5. Vakantieuitkering Hoeveel % van wat? Wanneer wordt het vakantiegeld uitbetaald? Ja / nee Hoeveel vrije dagen heb je?.. 7. Wat zijn ADVdagen? Heb je ook ADVdagen? Zo ja, hoeveel? Heb je recht op een 13e maand?.. Bijlage G praktijkopdrachten 17

57 Opdracht 3: Een personeels of ORachterbanvergadering bijwonen 1. Bespreek met je praktijkopleider of het mogelijk is deel te nemen aan een personeels of ORachterbanvergadering. 2. Bedenk vooraf waar je op gaat letten. 3. Noteer in het kort die punten van de vergadering die je belangrijk vindt: Soort vergadering:... Datum:.. 20 Belangrijke punten: 4. Wat mij opviel tijdens de vergadering: Opdracht 4: Uitwerkingen bespreken 1. Bespreek de uitwerkingen van de gemaakte opdrachten met je praktijkopleider. 2. Pas eventueel je uitwerkingen na afloop van dit gesprek nog aan. Bijlage G praktijkopdrachten 18

58 Vragen Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider. 1. Wat is een arbeidsovereenkomst? 2. Wat zijn de hoofdonderwerpen in een arbeidsovereenkomst? 3. Welke voorschriften gelden er als je ziek wordt? 4. Hoe meld je je ziek? En bij wie? 5. Hoe meld je je beter? En bij wie 6. Gelden er binnen je afdeling of de organisatie nog specifieke regels voor medewerkers? 7. Wat gebeurt er als je je werk helemaal niet meer zou kunnen doen door arbeidsongeschiktheid? 8. Wat is een ondernemingsraad? 9. Is er in je organisatie een ondernemingsraad? Waarom wel of waarom niet? Bijlage G praktijkopdrachten 19

59 Tips bij de oriënterende opdrachten Vraag je praktijkopleider om hulp als je ergens niet uitkomt. Maak gebruik van internet en als dat er is intranet om meer over de organisatie te weten te komen. Je kunt ook een afspraak met een collega maken, als je iets wilt weten. Maak een planning van je werkzaamheden. Stel prioriteiten. Als je denkt de planning niet te halen, meld dat dan tijdig aan je leidinggevende of de betrokkenen. Let op dat je niet te lang achter elkaar beeldschermwerkzaamheden uitvoert. Probeer altijd milieubewust te handelen. Lees jouw arbeidsovereenkomst goed door en kijk of er geen fouten of onduidelijkheden in staan. Stel vragen als iets onduidelijk is over de arbeidsovereenkomst. Het is belangrijk te weten wie je moet bellen als je ziek bent. Zorg dat je het telefoonnummer dat je moet bellen als je ziek bent ook thuis bij de hand hebt. Bijlage G praktijkopdrachten 20