SB-projecten coördineren

Transcriptie

1 SB-projecten coördineren SB 4 Uitgeverij Angerenstein profi-leren SB

2 Colofon Titel: SB-projecten coördineren; SB 4 Isbn: Uitgever: Uitgeverij Angerenstein Postbus CB Arnhem Telefoon: Fax: uitgeverij Angerenstein 2009 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. 2 SB-projecten coördineren; SB 4

3 Inleiding Profi-leren SB is een complete serie leermiddelen voor de competentiegerichte kwalificatiestructuur Sport & Bewegen. Profi-leren SB bestaat uit boeken, opdrachten- en beoordelingsmagazijnen én gratis extra digitale content-thema s, een zoekmachine en diagnostische kennistoetsen. Sport & Bewegen niveau 4 Dit boek is één van de boeken voor de nieuwe opleidingen Sport en Bewegen niveau 4. De inhoud van deze boeken is gebaseerd op de werkprocessen uit het competentiegerichte kwalificatiedossier Sport en Bewegen niveau 4. In het schema hieronder staan de boeken en opdrachtenmagazijnen (cobm) van Profi-leren SB. Niveau 4 Bewegingsagoog; SB 4 Sportmanager; SB 4 BOS-medewerker; SB 4 Trainer-coach; SB 4 + COBM (kerntaak 5) + COBM (kerntaak 6) + COBM (kerntaak 5) + COBM (kerntaak 5) SB-projecten coördineren; SB 4 (kerntaak 4) Niveau 3 De sportleider als lesgever; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel A) De sportleider als begeleider; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel B) De sportleider als trainer-coach; SB 3 & 4 (kerntaak 1 deel C) De sportleider als organisator en SB-functionaris; SB 3 & 4 (kerntaken 2 en 3) }+ COBM SB 3 Niveau 2 Sport- en bewegingsbegeleider; SB 2 (kerntaken 1+2) + COBM SB 2 Inleiding Inhoud 3

4 Ieder boek bevat die thema s die de sb er-in-opleiding gedurende zijn/haar opleiding veelvuldig moet raadplegen als achtergrondinformatie bij het werken aan bijvoorbeeld: opdrachten; taken; beroepsproducten; prestaties. De thema s van SB-projecten coördineren; SB 4 SB-projecten coördineren; SB 4 bevat de volgende 15 thema s: 1 Projectmanagement 2 Marketing van een project 3 Het opstellen van een projectplan 4 Samenwerken tijdens een project 5 Ondersteunen tijdens het project 6 Projectplanning 7 De projectleider 8 Werken met vrijwilligers 9 De projectvergadering 10 Public relations 11 Fondsenwerving en sponsoring 12 Projectbegroting en budgettering 13 Uitvoering en nazorg van een project 14 Projectrapportage 15 Projectpresentatie Aanvullende thema s staan als digitale content thema s (dc-thema s), op 4 SB-projecten coördineren; SB 4

5 Sport en Bewegen kent opleidingen op niveau 2 (sport- en bewegingsbegeleider), 3 (sport- en bewegingsleider) en 4 (sport- en bewegingscoördinator). De opleiding tot sport- en bewegingscoördinator heeft vier specialisaties of uitstromen: BOS-medewerker; Trainer/coach; Bewegingsagoog; Operationeel sport- en bewegingsmanager. Dit boek is een basisboek voor deze vier specialisaties. De formule van de thema s De Profi-leren SB - boeken kennen de volgende formule: Theorie met voorbeelden De thema s bevatten de naslag die relevant is de sb er-in-opleiding. De theorie wordt verlevendigd met voorbeelden uit het sb-werkveld. Aanvullende thema s staan als digitale content thema s (dc-thema s), op Mini-samenvattingen) De theorie is opgehangen aan mini-samenvattingen. Deze mini-samenvattingen zijn voor de school als powerpointpresentatie verkrijgbaar. Tips voor de praktijk Vrijwel ieder thema wordt afgesloten met praktijktips: handvatten voor de sb er-in-opleiding voor bpv en/of werk. Profi-leren SB Op staat gratis: extra digitale content (dc-thema s), met onderwerpen die minder frequent geraadpleegd hoeven te worden, of thema s waarvan de inhoud te snel verandert. diagnostische kennistoetsen bij ieder thema uit de boeken, waardoor er voor de school een databank met meerkeuzevragen beschikbaar is; een zoekmachine die verwijst naar thema s uit de boeken en/of direct toegang geeft tot thema s die direct gedownload kunnen worden. Inleiding Inhoud 5

6 Verwijzingen In de boeken wordt verwezen naar thema s binnen anderen sb-boeken. Niet naar dc-thema s op omdat de thema s daar wisselend zijn. In alle gevallen kan de lezer via de zoekmachine op of via de trefwoordenlijsten achterin de boeken vinden wat, waar staat. Opdrachten- en beoordelingsmagazijnen SB Naast de boeken zijn er voor de sb-opleidingen competentiegerichte opdrachten- en beoordelingsmagazijnen beschikbaar. Zo n magazijn bevat opdrachten met (competentiegerichte) beoordelingsprotocollen voor het portfolio en een proeve van bekwaamheid. Bij ieder opdracht ziet de gebruiker welke thema s als naslag dienen bij die opdracht. Dit digitale magazijn is verkrijgbaar met een licentie. Veel plezier en succes in het werken met dit boek. 6 SB-projecten coördineren; SB 4

7 Inhoud Thema 1 Projectmanagement 1.1 Inleiding Wat is projectmanagement? Projecten Projectmanager of projectleider Werkwijzen De fasen van een project Projectorganisatie Succes van een project Draagvlak Tips voor de praktijk...32 Thema 2 Marketing van een project 2.1 Inleiding Marketing Marketingstrategieën Doelgroepanalyse De stappen van het marktonderzoek Stel de probleemstelling vast Bepaal welke informatie je wilt hebben Stel vast welke vorm van marktonderzoek je gebruikt Kies de juiste bronnen en technieken Verzamel de gegevens Analyseer en interpreteer de gegevens Verwerk de gegevens en rapporteer je bevindingen Tips voor de praktijk...63 Thema 3 Het opstellen van een projectplan 3.1 Inleiding De opbouw van een projectplan Initiatieffase Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Uitvoeringsfase Nazorgfase Beheersingsfactoren Het BOS-projectplan Stappenplannen BOS-projectplan Heerlerheide Het draaiboek van een groot evenement De initiatieffase De voorbereidingsfase De uitvoeringsfase De nazorg Tips voor de praktijk...95 Thema 4 Samenwerken tijdens een project 4.1 Inleiding De samenstelling van het projectteam Teamsamenstelling Werkstijlen en teamrollen De teamtyperingen van Kiedel Een gezonde en ongezonde teamsamenstelling Typologie van Myers-Briggs Gedrag in een team Goede samenwerking Groepsontwikkeling Veranderingen doorvoeren in teams Tips voor de praktijk Thema 5 Ondersteunen tijdens het project 5.1 Inleiding Personeelsplanning De dienstroosterplanning De werkplanning Inwerken en ondersteunen van projectmedewerkers Begeleiden van stagiaires Tips voor de praktijk Thema 6 Projectplanning 6.1 Inleiding Het belang van planmatig werken Planningstechnieken Balkenplanning Mijlpalenplanning Inhoud 7

8 6.3.3 Een draaiboek Netwerkplanning Work breakdown structure Timemanagement Tips voor de praktijk Thema 7 De projectleider 7.1 Inleiding De functie van de projectleider Wat is leidinggeven? Typering van een projectleider De taken van de projectleider De projectleider als persoon Persoonlijke kenmerken en vaardigheden van de projectleider Herkennen van persoonlijke kwaliteiten bij projectmedewerkers De competenties van een projectleider De zeven eigenschappen van effectief leiderschap Test je eigen persoonlijkheid Theorieën over leidinggeven Theorieën door de jaren heen Normatieve theorieën Leiderschapsstijlen Het model van Blake en Mouton Model van Hersey en Blanchard Het model van Fiedler Jouw eigen stijl van leidinggeven Tips voor de praktijk Thema 8 Werken met vrijwilligers 8.1 Inleiding Het belang van vrijwilligers Vrijwilligersbeleid Werven en plaatsen van vrijwilligers Behouden van vrijwilligers Beleid behoud vrijwilligers Tevredenheidsonderzoek Begeleiden en ondersteunen Motieven van vrijwilligers Afspraken en regelingen Afspraken met vrijwilligers Regelingen Tips voor de praktijk Thema 9 De projectvergadering 9.1 Inleiding De projectvergadering Afspraken over de projectvergadering De communicatiestructuur De communicatiecultuur De projectleider als voorzitter Taken vóór de vergadering Taken tijdens de vergadering Taken ná de vergadering Effectief onderhandelen Kenmerken van onderhandelen Doelstelling onderhandelingsgesprek Opbouw onderhandelingsgesprek Onderhandelingsvaardigheden Onderhandelingsstijlen Tips voor de praktijk Thema 10 Public relations 10.1 Inleiding Wat is public relations? Publieksgroepen Het onderhouden van relaties Het pr-plan Pr-middelen Huisstijl Pr-middelen Tips voor de praktijk Thema 11 Fondsenwerving en sponsoring 11.1 Inleiding Fondsenwerving Sponsoring Definitie sponsoring Wat kan de organisatie de sponsor bieden? Wat kan de sponsor bieden? Motieven en verwachtingen van de sponsor Het sponsorplan Tips voor de praktijk Thema 12 Projectbegroting en budgettering 12.1 Inleiding De projectbegroting De projectofferte SB-projecten coördineren; SB 4

9 12.4 Budgetbewaking Vaste en variabele kosten BEP-analyse Kasboek Kasbewijzen Kasboek opstellen Het afsluiten van het kasboek en kasverschillen Tips voor de praktijk Thema 13 Uitvoering en nazorg van een project 13.1 Inleiding De uitvoeringsfase Taken van de projectleider De drie C s Problemen tijdens de uitvoering Nazorgfase De afsluiting van het project De evaluatie van het project Een tevredenheidsonderzoek Bedanken van betrokkenen Financiële verantwoording Napubliciteit Tips voor de praktijk Thema 14 Projectrapportage 14.1 Inleiding Een planmatige aanpak van de rapportage Belang van de rapportage De fasen van een projectrapportage De uitvoeringsfasen De structuur van een rapport Eisen aan een projectrapportage Tips voor de praktijk Thema 15 Projectpresentatie 15.1 Inleiding Rapportage of presentatie De fasen van een projectpresentatie De voorbereidingsfase De uitvoeringsfasen De opbouw van een presentatie Enkele methoden voor de opbouw De opbouw Het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen Voordelen van audiovisuele hulpmiddelen De gebruiksregels van audiovisuele hulpmiddelen Verschillende audiovisuele hulpmiddelen Tips voor de praktijk Inhoud 9

10 10 SB-projecten coördineren; SB 4

11 Thema 1 Projectmanagement 1.1 Inleiding Als sport- en bewegingscoördinator krijg je te maken met het organiseren van projecten of evenementen. Dit thema gaat over projectmatig werken, ofwel projectmanagement. Projectmanagement is een begrip van de laatste jaren. Het is een veelomvattend begrip. Er bestaan verschillende omschrijvingen en het begrip leidt nogal eens tot discussies. Vandaar dat we starten met een omschrijving van wat we verstaan onder projectmanagement. Verder gaan we in op de term projecten : de kenmerken ervan en voorbeelden. Uiteraard is de projectmanager een belangrijke schakel in het realiseren van het project. Daarom besteden we aandacht aan de verschillende werkzaamheden en de fasering van een project. Ook de projectorganisatie met de eigenschappen en verantwoordelijkheden van de projectmanager en de projectleden worden toegelicht. Verder kun je lezen wat de beheersaspecten van een project kunnen zijn: wanneer is een project succesvol en welke factoren hebben invloed op het bereiken van succes? 1-1 De inhoud van dit thema: 1.2 Wat is projectmanagement? 1.3 Projecten 1.4 Projectmanager of projectleider 1.5 Werkwijzen 1.6 De fasen van een project 1.7 Projectorganisatie 1.8 Succes van een project 1.9 Draagvlak 1.10 Tips voor de praktijk Thema 1 Projectmanagement 11

12 1.2 Wat is projectmanagement? Projectmanagement is, algemeen geformuleerd, het beheersen van projecten. Het is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, uitgevoerd en afgerond worden. Een mogelijke definitie van projectmanagement is de volgende. Projectmanagement is: het door middel van projecten, integreren van mensen, afdelingen, organisaties, middelen en technische mogelijkheden tot het op een gestructureerde wijze oplossen van een gemeenschappelijk onderkende probleemstelling, daarbij rekening houdend met de belangen van de betrokkenen 1-2 Een projectmanager stuurt medewerkers en/of vrijwilligers aan en geeft dus leiding. Projectmanagement omvat de beheersing van het project en/of van meerdere deelprojecten. Projectmanagement ligt voor de hand als iets niet volstrekt nieuw is, maar wel veel nieuwe aspecten heeft. Vaak moeten mensen uit verschillende vakgebieden samenwerken om het gewenste resultaat te bereiken. Het is een eenmalige prestatie waarvoor vaak maar beperkte middelen zijn of een beperkt budget is. De start van een project 12 SB-projecten coördineren; SB 4

13 1.3 Projecten Een project is een project als het gaat om een unieke van tevoren omschreven prestatie van een groep samenwerkende medewerkers met een verschillende achtergrond. 1-3 Een project is een project als: het gaat om iets eenmaligs het een groepsprestatie betreft waar meerdere disciplines bij betrokken zijn het resultaat vooraf omschreven is er tijd en gelegenheid is om een plan te maken vooraf is vastgelegd wanneer het klaar moet zijn en wat het mag kosten (in tijd, geld en energie) het om iets belangrijks gaat Deze omschrijving is een van de vele googleresultaten waarin de kern van een project goed weergegeven wordt. Er bestaan echter veel meer omschrijvingen van het begrip project. Andere omschrijvingen van het begrip project: Een project is een unieke opgave, begrensd in tijd en middelen en afgesloten met een projectresultaat. Een project is een tijdelijke inspanning met als doel het creëren van een uniek product of een unieke service. Een project is een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken. Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om een vastgesteld doel te bereiken. Meestal met een vastgesteld budget. Thema 1 Projectmanagement 13

14 Uit al deze omschrijvingen kunnen we de volgende algemene kenmerken van een project halen: het heeft een duidelijk beginpunt of startpunt; het project heeft een doel; een project heeft een opdrachtgever; het project beschikt over een budget; in het project werken mensen uit verschillende vakgebieden samen; een project heeft een eigen projectorganisatie; het project moet georganiseerd worden; het project heeft een plan van aanpak. Enkele voorbeelden van projecten zijn: de organisatie van een groot sportevenement de organisatie van werkweken of kampen een sportstimuleringsproject voor allochtone vrouwen het maken van een voorlichtingsfilm voor een sportbond het ontwikkelen van een nieuwe huisstijl voor een sportorganisatie het opzetten van een nieuwe sportopleiding het ontwikkelen van een nieuw product (tennisracket, voetbalschoen, fitnessapparaat) het opzetten van een nieuw behandelprogramma voor een revalidatiecentrum de bouw van een nieuwe sporthal of een zwembad De organisatie van een werkweek 14 SB-projecten coördineren; SB 4

15 1.4 Projectmanager of projectleider Een projectmanager of projectleider is iemand die verantwoordelijk is voor het succesvol realiseren van een project. Bij grote, complexe projecten wordt meestal gesproken van een projectmanager. Bij kleinschalige projecten hebben we het meestal over een projectleider. In het thema over de competenties van een coördinator wordt hier nader op ingegaan. Een projectmanager realiseert het project door het coördineren van en/of aansturen van projectmedewerkers. Hij of zij kan leiding geven aan een projectteam met leden uit één organisatie of aan een projectteam bestaande uit leden van verschillende organisaties. Het laatste is meestal complexer omdat je dan te maken hebt met mogelijk tegenstrijdige of uiteenlopende belangen. De taak van een projectmanager is afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt. Taken projectmanager in de verschillende fasen van een project: Beginfase: In de beginfase van een project bestaat de taak van een projectmanager uit het leggen van contacten met de opdrachtgever(s) en de leveranciers van producten en/of diensten. De projectmanager verkent in deze fase mogelijke oplossingen. In deze opstartfase is de projectmanager hoofdzakelijk bezig met het optuigen van het projectteam en creëren van voldoende draagvlak voor het project. Middenfase: In de middenfase van het project is de projectmanager vooral bezig met het plannen van het project en de uitvoering. Eindfase: In de eindfase is de projectmanager bezig met afbouwen van het projectteam, de evaluatie of rapportage en het eventueel genereren van vervolgopdrachten. In alle fasen is de projectmanager erop gericht om op een zo efficiënt mogelijke manier een zo groot mogelijk effect te bereiken. Een project op tijd en binnen het budget afronden, met het gewenste resultaat..? Voor veel projectmanagers is dat helaas nog een utopie. Vaak duren projecten twee maal zo lang als gepland, kosten tweemaal zoveel als begroot en leveren slechts de helft van het gewenste resultaat op. Zo kostte de verbouwing van het schip de SS Rotterdam niet de geplande 6 miljoen euro, maar werd het uiteindelijk 200 miljoen! Thema 1 Projectmanagement 15