HANDLEIDING VOOR EEN RISICO-INVENTARISATIE & -EVALUATIE (RI&E) IN DE SOCIALE WERKVOORZIENING

Transcriptie

1 HANDLEIDING VOOR EEN RISICO-INVENTARISATIE & -EVALUATIE (RI&E) IN DE SOCIALE WERKVOORZIENING Servicepunt Arbo WSW, februari 2004

2 COLOFON De handleiding voor een Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) in de Sociale Werkvoorziening is een publicatie in het kader van het Arboconvenant Sociale Werkvoorziening. Auteurs: Frans de Kruif (Orbis) M.m.v. Commit Arbo Servicepunt Arbo WSW Postbus DD Houten Telefoon: 0900-arbowsw Internwww.arbowsw.nlet: Februari 2004 handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 2

3 MANAGEMENTSAMENVATTING HANDLEIDING RI&E SW Doel en doelgroep van de handleiding De handleiding RI&E SW is geen branchespecifieke RI&E-methodiek voor de SW-branche. In overleg met veel betrokkenen uit SW-bedrijven is geconstateerd dat daar geen behoefte aan bestaat. Er wordt al veel gebruik gemaakt van bestaande algemene RI&E-methodieken (zoals de IMA) of branchespecifieke methodieken die aansluiten bij bestaande werksoorten (zoals de branchespecifieke methodieken voor Grafimedia, schoonmaak, hoveniers, metaalbewerking, houtbewerking). Daarom is dit een handleiding: die ondersteunt bij het organiseren en uitvoeren van de RI&E, mede gebaseerd op bestaande good practises in SW-bedrijven; (Arbocoördinatoren van een aantal SW-bedrijven hebben actief meegewerkt aan de totstandkoming van deze handleiding.) die de weg wijst naar bestaande algemene en branchespecifieke methodieken voor diverse werksoorten en deze bestaande methodieken beoordeelt; aandacht geeft aan aspecten van de RI&E voor de specifieke doelgroepen van de RI&E. De handleiding bevat een aantal gerichte vragenlijsten die in het kader van de RI&E gebruikt kunnen worden voor de inventarisatie van handicapgerelateerde risico's, van bijv. slechtzienden, slechthorenden en medewerkers met een motorische handicap; die de RI&E zoveel mogelijk wil integreren in de bestaande bedrijfsvoering en beleidscycli van de onderneming. De RI&E kan daarmee meer worden dan een wettelijke verplichting, maar instrument worden van HRM-beleid en onderdeel van de planning en controlcyclus. De handleiding is geschreven voor arbocoördinatoren (en KAM-medewerkers) van SW-bedrijven, maar ook personeelsfunctionarissen, leidinggevenden, OR-leden en adviseurs van Arbo-diensten kunnen er hun voordeel mee doen. Opbouw van de handleiding De handleiding bestaat uit 2 delen: Deel 1 gaat over achtergronden, nut en noodzaak en van de RI&E. Behandeld worden de organisatie van het RI&E-proces, de rol van diverse actoren (zoals Arbo-dienst, OR, management) en de (project) planning van activiteiten. Deel 2 gaat over methoden en technieken van de RI&E. Aan de orde komen de te inventariseren risico's, te gebruiken methoden, hulpmiddelen en de beoordeling van bestaande algemene en branchespecifieke RI&E-methoden. Tenslotte bevat dit deel in een bijlage een aantal vragenlijsten, die meer SW-specifiek zijn: voor assemblage-werkzaamheden, voor detachering en voor handicapgerelateerde risico s. Samenvatting Onderstaand wordt een nadere samenvatting gegeven van de inhoud van de handleiding, met de belangrijkste boodschappen en aanbevelingen. Deel 1 Organisatie en achtergronden Nut en noodzaak van de RI&E Er wordt uitleg gegeven bij de wettelijke verplichtingen rondom de RI&E. Onderdeel van de RI&E hoort een Plan van aanpak te zijn, waarin beschreven staat hoe de geconstateerde risico s aangepakt gaan worden. Ook de wettelijke positie van de Arbo-dienst en de OR worden besproken. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 3

4 De risico s en valkuilen van de RI&E zelf worden beschreven. Het gaat om factoren die de effectiviteit van de RI&E bedreigen en de investering ervan ondermijnen, met name als de RI&E en het proces van totstandkoming van de RI&E teveel geïsoleerd plaatsvindt, zonder commitment van het management. De kansen van de RI&E worden beschreven. De RI&E moet geen lange waslijst van knelpunten en problemen opleveren, maar eerder een sterkte-zwakteanalyse op het terrein van veiligheid, gezondheid en werkplezier. Integratie van de RI&E-systematiek in de planning & control-cyclus en de betrokkenheid van het management bij de RI&E zijn belangrijke succesfactoren. Beschreven wordt wat de mogelijke doelen van de RI&E kunnen zijn. Bovenop de wettelijke verplichting in de Arbowet kan de RI&E een instrument zijn dat een ondersteunende bijdrage levert aan de ontwikkeling van het sociaal- en HRM-beleid van de onderneming. De organisatie van het RI&E-proces De stappen om te komen tot een RI&E, de rol van management, P&O, Arbo-dienst en de OR. Er wordt een voorbeeldprojectplan gegeven. Een RI&E hoort actueel te zijn. Beschreven wordt wat dat betekent en op welke momenten het nodig kan zijn de RI&E opnieuw uit te voeren of op onderdelen te actualiseren. De RI&E kan worden uitgevoerd op centraal of op decentraal niveau: voor de hele organisatie, per divisie of per afdeling? De voor- en nadelen van deze keuze worden geschetst. Gepleit wordt voor een zo decentraal mogelijke aanpak, maar een centrale audit van het ondernemingsbrede arbobeleid. De Arbo-dienst moet tenminste de volledigheid en betrouwbaarheid van de RI&E toetsen. Het is aan het bedrijf de keuze om de Arbo-dienst al dan niet meer betrokkenheid te geven bij de uitvoering van de RI&E. De voor- en nadelen worden op een rijtje gezet. Er wordt voor gepleit zoveel mogelijk in eigen hand te houden, en de Arbo-dienst in te schakelen voor meer specialistische ondersteuning. Uitgebreid wordt ingegaan op de mogelijkheden om het management en medewerkers actief te betrekken bij het uitvoeren van de RI&E. De rol van de OR wordt besproken. Er wordt voor gepleit om de OR in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken, vanwege haar wettelijke rol en als vertegenwoordiger van betrokken medewerkers. De rol van de RI&E bij het werken voor of bij andere opdrachtgevers wordt besproken. In een bijlage zijn daartoe een aantal speciaal ontwikkelde vragenlijsten opgenomen. Het maken van het plan van aanpak Het plan van aanpak op grond van de inventarisatie en evaluatie van risico s, hoort integraal onderdeel van de RI&E te zijn. In dit hoofdstuk wordt de totstandkoming van dit Plan van aanpak besproken en de wijze waarop prioriteiten gesteld kunnen worden. Er worden concrete aanwijzingen gegeven om het plan van aanpak te maken en hoe tot een keuze en formulering van maatregelen kan worden gekomen. Uitvoering en voortgangsbewaking van het plan van aanpak Om de beleidscyclus van het RI&E-proces rond te maken, wordt nog kort ingegaan op de uitvoering, de voortgangsbewaking van het plan van aanpak. Deel 1 bevat twee bijlagen: Een samenvatting van de wettelijke verplichtingen rondom arbobeleidsvoering, het opzetten van arbozorg in de onderneming en de verantwoordelijkheden en organisatie van het arbobeleid in het bedrijf. Een overzicht van relevante literatuur rondom de RI&E en relevante internetsites. Een overzicht van gebruikte afkortingen in de handleiding. Deel 2: De uitvoering van de RI&E De inhoud van de RI&E Aan bod komen de onderwerpen die in de RI&E aan de orde moeten komen, inclusief de wijze waarop de informatie het best achterhaald kan worden: het arbo- en verzuimbeleid; welzijn en psychosociale belasting; werkplekgebonden risico s en fysieke belasting; de meer diepgaande inventarisatie die gemaakt moet worden van een aantal in de Arbowet genoemde onderwerpen (bijv. gevaarlijke stoffen, beeldschermwerk, lawaai, persoonlijke beschermingsmiddelen) en de risico s van bijzondere groepen (bijv. gehandicapten, zwangeren). handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 4

5 Hulpmiddelen en methoden van de RI&E Dit hoofdstuk geeft een toelichting op de verschillende hulpmiddelen die gebruikt kunnen worden bij de uitvoering van de RI&E: interviews, enquêtes, vragenlijsten, rondgangen en observaties. Ook wordt behandeld op algemene en branchespecifieke RI&E-methoden en het gebruik ervan in combinatie met de in de handleiding opgenomen vragenlijsten. Risico-evaluatie Dit is een vrij technisch hoofdstuk waarin een methodiek wordt aangereikt om geïnventariseerde risico s te evalueren en in te delen in risico-klassen. Geïnventariseerde risico s en knelpunten worden daarbij beoordeeld op: het mogelijke effect van het risico (tussen hinderlijk en dodelijk) de kans dat het mis kan gaan (van bijna ondenkbaar tot bijna zeker) de duur van de blootstelling (tussen zeer zelden en voortdurend) Bij deel 2 horen een aantal bijlagen: bijlage 4 geeft een inventarisatie en beoordeling van bestaande algemene en branchespecifieke RI&Emethodieken, en waar deze methodieken verkrijgbaar zijn. bijlage 5 geeft een aantal vragenlijsten specifiek voor de SW: - twee vragenlijsten voor de werksoort assemblage - twee vragenlijsten in verband met de detachering van medewerkers bij andere bedrijven; - een aantal vragenlijsten voor handicapgerelateerde risico s: o blinden o slechtzienden o doven en slechthorenden o mensen met een neurologische aandoening o mensen met een motorische handicap (incl. rolstoelgebruikers) o mensen met een beperkte loopfunctie handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 5

6 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Doel van de handleiding Leeswijzer Stroomschema als leidraad 10 DEEL 1: ACHTERGROND EN ORGANISATIE Nut en noodzaak van de risico-inventarisatie en -evaluatie Wettelijke verplichtingen rondom de RI&E Kansen en risico's van de RI&E Doelen van de RI&E De organisatie van het RI&E-proces Stappen van de RI&E Wanneer moet de RI&E worden uitgevoerd? Waar wordt de RI&E uitgevoerd? De betrokkenheid van de Arbo-dienst bij de RI&E De betrokkenheid van management en medewerkers bij de RI&E De rol van de OR bij de RI&E De RI&E bij het werken voor of bij andere opdrachtgevers Het maken van het Plan van aanpak De RI&E als sterkte-zwakteanalyse Het stellen van prioriteiten Totstandkoming van het plan van aanpak Eisen aan maatregelen Voorbeeld plan van aanpak Uitvoering en voortgangsbewaking van het plan van aanpak Uitvoering van het plan van aanpak Voortgangsbewaking en evaluatie 29 Bijlage 1: Arbobeleidsvoering in de organisatie Arbeidsomstandighedenwet en -regelgeving Het voeren van arbobeleid Verantwoordelijkheden en organisatie van het arbobeleid 34 Bijlage 2: Literatuur en links 37 Bijlage 3: Afkortingen 39 DEEL 2: DE UITVOERING VAN DE RISICO-INVENTARISATIE De inhoud van de RI&E Arbo- en verzuimbeleid Welzijn en psychosociale belasting Werkplekgebonden risico's en fysieke belasting Nadere inventarisatie Hulpmiddelen en methoden van de RI&E Hulpmiddelen RI&E-methoden 49 handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 6

7 8. Risico-evaluatie Criteria voor evaluatie van knelpunten Risico-evaluatie van gevaarsrisico's 53 Bijlage 4: Beoordeling RI&E methoden Algemene RI&E-methodieken Branchespecifieke RI&E-methodieken Welzijnspecifieke RI&E-methodieken Overige relevante vragenlijsten 62 Bijlage 5: Specifieke vragenlijsten uit de SW-branche 63 Checklisten voor assemblagewerkzaamheden 64 Checklisten voor detachering en uitlenen 77 Checklisten voor gehandicapt-gerelateerde risico's 85 - Blinden 86 - Slechtzienden 87 - Doven en slechthorenden 88 - Neurologische aandoeningen 89 - Motorische handicaps 91 - Personen met beperkte loopfunctie 93 handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 7

8 1. INLEIDING Voor u ligt de handleiding Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) voor de Sociale Werkvoorziening. Deze handleiding is gemaakt in het kader van het Arboconvenant van de Sociale Werkvoorziening. 1.1 Doel van de handleiding Waarom een handleiding RI&E speciaal voor de Sociale Werkvoorziening? Het doel is niet een speciale RI&E voor de SW-branche te ontwikkelen. Uit bezoeken aan SW-bedrijven en klankbordgroepbijeenkomsten bleek dat er niet zozeer behoefte bestaat aan een branchespecifieke RI&E. Veel bedrijven zijn tevreden met wat er op de markt bestaat of hebben zelf vragenlijsten ontwikkeld. Waar wel behoefte aan bestaat, is ondersteuning bij het uitvoeren van een RI&E in een SW-bedrijf. Tenslotte is de Sociale Werkvoorziening een branche met specifieke kenmerken. Om een paar belangrijke eigenaardigheden van de SW te noemen: de grote variëteit aan activiteiten binnen de Sociale Werkvoorziening, waardoor de arbeidsomstandigheden per bedrijf, maar ook per afdeling of locatie sterk kunnen verschillen; de aanwezigheid van bijzondere groepen (met een fysieke, verstandelijke en/of sociale beperking). Wat moet de handleiding RI&E voor de Sociale Werkvoorziening bieden? Uit onze rondgang door de branche bleek dat belangrijk wordt gevonden dat de handleiding: goede praktijkervaringen met de RI&E in de SW-branche bundelt en beschikbaar maakt voor andere SW-bedrijven; de weg wijst naar bestaande vragenlijsten en branchemethodieken die aansluiten bij de werksoorten die in de SW voorkomen; aandacht geeft aan aspecten van de RI&E die te maken hebben de specifieke doelgroepen van de SW; een verbinding legt tussen de meer technische en inhoudelijke aspecten van de RI&E en aspecten als de betrokkenheid van management en medewerkers, het creëren van draagvlak en commitment en het uitvoeren van maatregelen in het plan van aanpak. De handleiding is geschreven vanuit deze doelstellingen en biedt een leidraad bij het voorbereiden en uitvoeren van de risico-inventarisatie en -evaluatie in het SW-bedrijf. De keuze van methode en werkwijze blijft vrij. U vindt suggesties, handvatten en checklisten die u helpen bij te maken keuzen, de organisatie, voorbereiding en uitvoering van de verschillende stappen in het RI&E-proces, tot en met de totstandkoming en uitvoering van een plan van aanpak. Totstandkoming van deze handleiding Deze handleiding is totstandgekomen in nauw overleg met arbodeskundigen en arbocoördinatoren uit de SW-branche. De eerste concepten zijn geschreven door deskundigen van de Arbo-dienst Commit. Deze concepten zijn een aantal maal besproken in een klankbordgroep van met name arbocoördinatoren en vervolgens getoetst bij de uitvoering van een aantal risico-inventarisaties in SW-bedrijven. Tenslotte heeft een aantal arbodeskundigen die goed bekend zijn met de SW-branche hun commentaar geleverd. Doelgroep van de handleiding Deze handleiding is primair geschreven voor arbocoördinatoren in SW-bedrijven, maar ook personeelsfunctionarissen, leidinggevenden en adviseurs van Arbo-diensten kunnen er hun voordeel mee doen. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 8

9 1.2 Leeswijzer Deze handleiding bestaat uit twee delen: Deel 1 gaat in op alle aspecten van organisatie en achtergronden bij de RI&E. Hoofdstuk 2 gaat over de doelstelling van de RI&E en de vraag hoe de RI&E meer kan zijn dan een wettelijke verplichting. Hoofdstuk 3 gaat over de organisatorische aspecten van de RI&E-proces: wat zijn te nemen stappen en wat is de betrokkenheid van management, medewerkers, ondernemingsraad (OR) of onderdeelscommissie (OC) en Arbo-dienst. Apart aandacht wordt besteed aan de RI&E in geval van externe opdrachtgevers. Hoofdstuk 4 handelt over het plan van aanpak: het stellen van prioriteiten en het vaststellen van maatregelen. In hoofdstuk 5 wordt ingegaan op de uitvoering, voortgangsbewaking en evaluatie van het plan van aanpak. Bij deel 1 zijn een aantal bijlagen gevoegd: - Bijlage 1 biedt nadere achtergronden bij de RI&E: het voeren van arbobeleid, de structuur en inhoud van arbowetgeving en arboverantwoordelijkheden in de organisatie. - Bijlage 2 bevat relevante literatuur en internetlinks. - Bijlage 3 geeft een overzicht van gebruikte afkortingen. Deel 2 gaat in op de meer technische uitvoering van de RI&E Hoofdstuk 6 behandelt de inhoud van de RI&E: Hoofdstuk 7 gaat over de te gebruiken hulpmiddelen en methoden. Hoofdstuk 8 gaat specifiek over de techniek van risico-evaluatie Ook deel 2 bevat een aantal bijlagen: Bijlage 4 geeft informatie over en een beoordeling van een aantal bestaande, algemene of branchespecifieke RI&E-methodieken. Bijlage 5 bevat een aantal vragenlijsten die niet te vinden zijn in bestaande RI&E-methodieken, maar die wel relevant zijn voor de SW. Het zijn vragenlijsten over assemblage, voor detachering en over handicapgerelateerde risico s. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 9

10 1.3 Stroomschema als leidraad De handleiding bevat veel informatie over allerlei onderwerpen. Om de informatie te ordenen en overzichtelijk te presenteren is in onderstaand stroomschema de te zetten stappen gekoppeld aan de hoofdstukken van de handleiding. Dit stroomschema laat u in één oogopslag zien welke stappen gezet en bijbehorende acties gepleegd moeten worden bij de uitvoering van de RI&E (linker kolom). Daarnaast ziet u in de rechter kolom de plaats van de informatie in deze handleiding. Dit stroomschema is te gebruiken als checklist voor de uitvoering van de RI&E, maar ook als snelle leeswijzer van de handleiding. 1. IN TE ZETTEN ACTIE UITVOERING RI&E IN CHRONOLOGISCHE VOLGORDE Informatie/hulpmiddelen in deze handleiding Pag. BEPALINGEN VOORAF 1. Besluit tot uitvoering van de RI&E: uitgangspunten, de wettelijke verplichtingen en de voorwaarden. Informatie vindt u in hoofdstuk 2 Nut en noodzaak van de risico-inventarisatie en evaluatie De RI&E is een onderdeel van het arbo-beleid. In bijlage 1 vindt u een toelichting op Arbobeleidsvoering in de organisatie. DE ORGANISATIE VAN HET UITVOERINGSPROCES 2. De organisatie van het proces tot uitvoering van de risicoinvenatrisatie: opstellen van het projectplan, waar moet opgelet worden? Informatie en richtlijnen hierover vindt u in hoofdstuk 3: de organisatie van het risicoinventarisatie-proces DE OPZET EN INHOUD EN UITVOERING VAN DE RISICO-INVENTARISATIE 3. De inhoud van de risicoinventarisatie dient vastgelegd te worden Een tabel met aandachtspunten vindt u in hoofdstuk 6 De inhoud van de RI&E 4. De wijze waarop de risicoinventarisatie moet worden uitgevoerd moet bepaald worden. Een opsomming van hulpmiddelen bij de uitvoering van de R&E vindt u in hoofdstuk 7 Hulpmiddelen handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 10

11 5. De methode om de risicoinventarisatie uit te voeren moet bepaald worden EVALUATIE VAN DE IN KAART GEBRACHTE RISICO S Een beschrijving van methoden vindt u in hoofstuk 7 RI&E-methoden. Daarnaast vindt u een separate beoordeling van de methoden in bijlage 4. Ten behoeve van de SW-bedrijven zijn vragenlijsten opgesteld die inspelen op het specifieke karakter van de SW-bedrijven, zie hiervoor bijlage De in kaart gebrachte risico s moeten gewogen worden op gevaarsrisico s, urgentie en wettelijke bepalingen In hoofdstuk 8 criteria voor evaluatie van knelpunten en risico-evaluatie van gevaarsrisico s vindt u informatie en een berekeningswijze voor het in kaart brengen van die risico s. PLAN VAN AANPAK 7. De uitkomsten van de risicoinventarisatie en evaluatie moeten verwoord worden in een plan van aanpak hoe te komen tot een aanpak van de knelpunten Informatie en een voorbeeld plan van aanpak vindt u in hoofdstuk 4 Het maken van een plan van aanpak 8. De maatregelen die in het plan van aanpak zijn vastgelegd moeten in de daarvoor gestelde termijnen worden uitgevoerd. Informatie en praktische tips vindt u in hoofdstuk 5 Uitvoering en voortgangsbewaking van het plan van aanpak handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 11

12 Deel 1: Achtergrond en organisatie 2. NUT EN NOODZAAK VAN DE RISICO-INVENTARISATIE EN -EVALUATIE De RI&E is in de eerste plaats een wettelijke verplichting, volgend uit de Arbo-wetgeving. Maar het voldoen aan een wettelijke verplichting is niet het enige argument om een RI&E uit te voeren. De RI&E is geen doel op zich, maar een middel voor het voeren van een arbobeleid in ondernemingen (zie nadere toelichting in bijlage 1). Door de RI&E wordt de arbeid in een bedrijf getoetst op de risico s voor de veiligheid, gezondheid en het welzijn van medewerkers. Daarmee kan worden gekomen tot een gestructureerde en continue zorg voor arbeidsomstandigheden. Zo wordt het uitvoeren van een RI&E tot veel meer dan het voldoen aan een wettelijke verplichting en is het een instrument van sociaal beleid en Human Resource Management (HRM). In dit hoofdstuk gaan we in op: - de wettelijke verplichting (paragraaf 2.1); - de kansen en risico s van de RI&E (paragraaf 2.2); - de mogelijkheden om de RI&E in te zetten als instrument van het ondernemingsbeleid als geheel (paragraaf 2.2); - de mogelijke doelen van de RI&E (paragraaf 2.3) Voor paragraaf 2.2 is dankbaar gebruik gemaakt van de ideeën van Vincent Vrooland (Vrooland Advies, Amsterdam) over het model Rendement op Arbeid (ROA-model). 2.1 Wettelijke verplichtingen rondom de RI&E De Arbo-wet bevat de volgende bepalingen over de RI&E: De RI&E moet een schriftelijke beschrijving zijn van de gevaren en de maatregelen die zijn genomen om de risico s te beperken of te beheersen. Naast een beschrijving van de algemene gevaren, dient ook een omschrijving te worden gegeven van specifieke risicogroepen (zoals medewerkers met lichamelijke en verstandelijke beperkingen) en dient te worden vastgelegd welke (extra) risico s deze risicogroepen lopen binnen een bedrijf en welke maatregelen worden getroffen ter vermindering van die risico s. In de RI&E moet een lijst met arbeidsongevallen binnen de onderneming zijn opgenomen (waarin o.a. datum en aard van het ongeval vermeld staan). Het ziekteverzuim kan belangrijke signalen bevatten over de risico s van het werk. De RI&E moet daarom informatie bevatten over het arbeidsgebonden verzuim en het verzuimbeleid van de organisatie. Naar aanleiding van de uitkomsten uit de RI&E moet een plan van aanpak worden opgesteld, waarover jaarlijks, na overleg met de OR of OC schriftelijk wordt gerapporteerd. Het plan van aanpak is een integraal onderdeel van de RI&E. (Zie hoofdstuk 4.) De RI&E moet actueel zijn. Dit betekent dat de RI&E moet worden geactualiseerd als werkomstandigheden of werkmethoden wijzigen. Ook wijzigingen in de stand van de wetenschap (nieuwe inzichten in mogelijke risico s en/of oplossingen) kunnen een reden zijn om de RI&E te actualiseren. (Zie paragraaf 3.2.) De werkgever moet ervoor zorgen dat iedere werknemer kennis kan nemen van de inhoud van de RI&E. Als de werkgever arbeid laat verrichten door een werknemer die aan hem wordt uitgeleend, moet hij de RI&E (of het deel dat betrekking heeft op de werkzaamheden die medewerker gaat uitvoeren), voor aanvang van de werkzaamheden, verstrekken aan het uitlenende bedrijf. Het uitlenende bedrijf dient vervolgens de betreffende medewerker te informeren over de risico s van het werk of aan hem de RI&E te verstrekken. (Zie paragraaf 3.7.) De OR heeft instemmingsrecht over de wijze waarop de RI&E wordt uitgevoerd en over het plan van aanpak dat gemaakt dient te worden op basis van de RI&E. (Zie paragraaf 3.6.) De werkgever dient zich bij het opstellen van de RI&E te laten bijstaan door een gecertificeerde Arbodienst. De Arbo-dienst dient tenminste een oordeel te geven over de volledigheid en betrouwbaarheid van de RI&E en een advies uit te brengen over het plan van aanpak. (Zie paragraaf 3.4.) handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 12

13 De RI&E mag globaal zijn maar moet indien nodig dieper ingaan op belangrijke risico s. In het Arbobesluit staan nadere inventarisatie-verplichtingen genoemd voor de onderwerpen: jeugdigen (jonger dan 18 jaar), zwangere werknemers, gevaarlijke stoffen, kankerverwekkende stoffen en processen, werken met vinylchloride, werken met asbest, werken met lood, fysieke belasting, beeldschermwerk, geluid, persoonlijke beschermingsmiddelen en biologische agentia (besmettingsgevaar). 2.2 Kansen en risico s van de RI&E De RI&E biedt kansen en mogelijkheden om bij te dragen aan de gezondheid en een verbeterde inzet van medewerkers. Maar deze kansen worden niet benut als de RI&E teveel wordt gezien als verplichting die eenzijdig gericht is op wettelijke normen rondom veiligheid en gezondheid, of als de uitvoering van de RI&E niet wordt gedragen binnen een organisatie. De risico s van de RI&E We geven hieronder op basis van praktijkervaringen een aantal belangrijke risico s weer die de effectiviteit van de RI&E bedreigen en het rendement van de investering in de RI&E kunnen ondermijnen. Verderop gaan we in op de mogelijkheden om deze risico te vermijden. Risico 1. De losse flodder De RI&E is niet ingebed in structurele arbozorg en vormt geen element in de planning & control cyclus van de organisatie. Alle (éénmalige) inspanning rond de RI&E dreigen in de lucht te blijven hangen. Risico 2: De betaalde belediging De RI&E legt uitsluitend de vinger op alles wat mis in het bedrijf. Managers willen ook weten wat goed gaat en over welke onderwerpen ze zich geen zorgen meer hoeven te maken Risico 3. De dreiging van het ijzeren archief De RI&E belandt, éénmaal overgedragen aan het management, in de la van het bureau Risico 4. Gaat dit over ons? De in de RI&E beschreven risico s worden niet door het management herkend. Risico 5. De RI&E is vooral van de deskundige: de arbocoördinator of veiligheidskundige Het management ziet de RI&E niet als een document waar ze belang bij hebben en dat bijdraagt aan verbeteringen in de organisatie Risico 6. Wat heeft dit met ziekteverzuim te maken? De relatie tussen de RI&E en het ziekteverzuim is naar de achtergrond geraakt. Het management ziet niet meer het verband tussen voorkomen en verlagen van ziekteverzuim en de beschreven risico s en de maatregelen in het plan van aanpak. Risico 7. Dit is te veel om op te lossen! Het aantal te nemen maatregelen in het plan van aanpak is dermate groot dat deze opsomming het vluchtgedrag van de opdrachtgever op een uiterst effectieve wijze versterkt. De opdrachtgever wordt plat geslagen en raakt ontmoedigd. Risico 8. Op de RI&E hoeft niemand te promoveren! De neiging om in de inventarisatiefase doorschieten naar een wetenschappelijk onderzoek naar het voorkomen en ervaren van de risico s is erg groot. Zeker in de SW-sector beperken de handicaps van de medewerkers de wijze waarop risico s onderzocht kunnen worden met bijvoorbeeld wetenschappelijke vragenlijsten. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 13

14 Kansen en mogelijkheden van de RI&E Het maken van een RI&E doe je als bedrijf niet voor niets: - De RI&E biedt werkgevers de zekerheid dat ze gevrijwaard zijn van sancties door de Arbeidsinspectie en juridische claims (op basis van aansprakelijkheid bij ongevallen en arbeidsgebonden ziektes, op voorwaarde natuurlijk dat de geconstateerde risico s ook actief worden aangepakt). - De RI&E geeft een systematisch en volledig beeld van de veiligheids- en gezondheidsrisico s in het bedrijf en van de zwakke plekken in het arbobeleid. - De RI&E biedt een uitgebreid document waar iedereen in de organisatie op kan terugvallen en dat aanknopingspunten biedt voor overleg, nader onderzoek en verbeterplannen. Wil de RI&E meer zijn dan een wettelijke verplichting, dan is het van belang dat het arbobeleid in het algemeen en de RI&E (plus de totstandkoming ervan) geen aparte en geïsoleerde status in het bedrijf heeft. Een aantal suggesties om dit voorkomen zijn: - Laat de RI&E niet alleen een opsomming zijn van risico s, knelpunten en problemen, maar probeer ook te formuleren wat wel goed is, wat de sterke punten zijn, om uiteindelijk de problemen zoveel mogelijk te formuleren in termen van verbeterpunten. Dat maakt de RI&E tot een nuttige sterkte-zwakte-analyse op het terrein van veiligheid, gezondheid en werkplezier. Voorkom ook een waslijst van verbeterpunten. Liever aandacht voor 10 concrete, urgente en haalbare verbeterpunten dan een 100-tal knelpunten. Maak ook (bijv. in het plan van aanpak) duidelijk onderscheid tussen actiepunten op korte termijn en actiepunten op lange termijn. - Laat de RI&E een integrale verantwoordelijkheid zijn van het (lijn)management. Het management is opdrachtgever en eindverantwoordelijkheid voor het resultaat en voor het vaststellen en uitvoeren van het plan van aanpak. - Ga bij management en leidinggevenden na wat hun eigen belang is bij het aanpakken en oplossen van aangetroffen knelpunten en verbeterpunten. - Laat de RI&E een onderdeel zijn wat ten dienste staat van het ondernemingsbeleid als geheel. Integreer de RI&E in het kwaliteitssysteem van de organisatie en in de planning & control-cyclus. - Laat het arbobeleid zoveel mogelijk aansluiten bij de zorg voor (de inzet van) mensen in de organisatie, zoals vastgelegd in het sociaal beleid (personeelsbeleid, HRM).Dat betekent dat de aanpak van de RI&E tevoren besproken wordt met de betrokken personeelsfunctionaris. Daarbij kan afgesproken worden hoe de RI&E, naast het inventariseren van veiligheids- en gezondheidsrisico s, ook bijdraagt aan verlaging van (onnodig) verzuim, de verbetering van het werkplezier, de motivatie en een verbeterde inzet van medewerkers binnen de organisatie. Ook kan met de personeelsfunctionaris worden besproken wat de beste manier is om draagvlak te verkrijgen voor RI&E en plan van aanpak binnen de organisatie in het algemeen en bij leidinggevenden in het bijzonder. - Betrek medewerkers actief, al dan niet via de OR of OC. 2.3 Doelen van de RI&E Samengevat kan een RI&E de volgende doelen dienen: Naleving van de verplichting in de Arbo-wet en daarmee het voorkomen van juridische sancties (boetes en claims). Inzicht krijgen in de veiligheids-, gezondheids- en welzijnsrisico s van medewerkers en op grond daarvan komen tot verbeteringen. Het bewustzijn van management en medewerkers vergroten in arbeidsrisico s en hoe deze zijn te voorkomen en te beheersen. Een bijdrage leveren aan het verlagen van ziekteverzuim en WAO-instroom. Een bijdrage leveren aan de verbetering van de inzet van medewerkers in de organisatie.denk daarbij aan het bijzondere karakter van mens-ontwikkelbedrijf van veel SW-bedrijven. Inzicht krijgen in de sterke en zwakke punten van het arbobeleid en sociaal beleid van de onderneming, als basis om te komen tot verbeteringen. Komen tot integratie van arbo-aandacht in andere aspecten van ondernemingsproces (zoals kwaliteit, inkoop, investeringen, detachering, orderverwerving, werkvoorbereiding en HRM). Het is aan iedere organisatie (het management in overleg met OR of OC) om zelf keuzes te maken in de wijze waarop de RI&E wordt ingericht en uitgevoerd.de geformuleerde doelen vormen een basis voor deze keuzes.het volgende hoofdstuk gaat nader in op de organisatie van de RI&E. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 14

15 3. DE ORGANISATIE VAN HET RI&E-PROCES De risico-inventarisatie en -evaluatie bestaat uit een aantal stappen: 1. Het inventariseren van risico's. 2. Het evalueren van risico's 3. Het maken van een plan van aanpak, op basis van de risico-inventarisatie en -evaluatie. De werkgever is verantwoordelijk voor de uitvoering van de RI&E, inclusief het plan van aanpak. Meestal is de organisatie daarvan gedelegeerd aan de arbocoördinator. De Arbo-dienst moet de RI&E tenminste toetsen op volledigheid en betrouwbaarheid. Over de wijze van uitvoering van de RI&E en over het plan van aanpak heeft de OR instemmingsrecht. In dit hoofdstuk worden organisatie, planning en verantwoordelijkheden nader uitgewerkt. 3.1 Stappen van de RI&E Het is van belang de RI&E in een goede volgorde aan te pakken. Uitgaande van een bedrijf waar geen (of een verouderde) RI&E aanwezig is, dienen de volgende vragen beantwoord te worden in de genoemde volgorde: Te zetten stappen 1. Wat is het algemene doel van de RI&E in de onderneming (zie paragraaf 2.3 en deze paragraaf) - Bepaal in overleg met management, de OR en de personeelsafdeling welke doelen met de RI&E worden nagestreefd? - Bepaal op grond van de doelen wat dit betekent voor de aanpak (hoe uitgebreid? wie moeten we erbij betrekken?) 2. Moeten we een RI&E uitvoeren? (wanneer; zie paragraaf 3.2) - Leg vast in welke situaties de RI&E wordt uitgevoerd en geactualiseerd. 3. Bespreek op welk niveau van de organisatie (geheel, divisie, afdeling) de RI&E wordt uitgevoerd (paragraaf 3.3). 4. Bespreek en bepaal de rol van verschillende betrokkenen: - de rol van de Arbo-dienst (inclusief: wat doen we zelf en wat besteden we uit?) (paragraaf 3.4) - de rol van management en medewerkers (paragraaf 3.5) - de rol van de OR of OC (paragraaf 3.6) - de rol van personeelsafdeling en verzuimcoördinator (deze paragraaf) - de rol van andere mogelijke betrokkenen, zoals technische dienst, facilitaire dienst of bedrijfsmaatschappelijk werk 5. Maak een projectplan (deze paragraaf) met aandacht voor: - te zetten stappen - rol van diverse betrokkenen - wijze van aanpak en methode - totstandkoming, uitvoering, voortgangsbewaking en evaluatie van het plan van aanpak bij de RI&E Leg de stappen in het projectplan zo mogelijk vast in een kwaliteitshandboek. 6. Voer het projectplan uit. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 15

16 Het maken van een projectplan Maak bij voorkeur een projectplan voordat met de RI&E wordt begonnen, en nadat duidelijkheid is ontstaan over de beoogde doelen van de RI&E, het niveau van de organisatie waarop de RI&E wordt uitgevoerd en de betrokkenheid van met name de Arbo-dienst. Eventueel zouden de stappen van zo n projectplan in een vaste procedure kunnen worden opgenomen, als onderdeel van bijvoorbeeld het kwaliteitshandboek. Als voorbeeld is hieronder een (verkort) projectplan opgenomen: Projectplan RI&E 1. Vooronderzoek a. Overleg met de opdrachtgever (= management, eventueel in combinatie met personeelsfunctionaris en OR) om de doelen van deze specifieke RI&E in het bedrijfs(onderdeel) nader uit te werken. Vragen die aan de orde kunnen komen zijn: - Wat wordt met deze RI&E beoogd als onderdeel van het arbo- en sociaal beleid en met het oog op de gezondheid en het welbevinden van de medewerkers en mede gericht op betere ondernemingsresultaten? Anders geformuleerd: wat ziet het management als belang om de RI&E uit te voeren en hoe groot wordt dat belang ervaren? hoe kan de RI&E zo goed mogelijk aansluiten bij het gevoerde beleid en bij de prioriteiten van het management? (zie paragraaf 2.3) - Welke onderwerpen worden als belangrijk ervaren om mee te nemen en waar moet extra aandacht aan besteed worden? Loop daarbij bijvoorbeeld de onderwerpen uit de IMA-modules langs. - Hoe wordt gezorgd dat de RI&E zoveel mogelijk een integraal onderdeel wordt van de bedrijfsvoering? Wat betekent dat voor de aanpak en voor degenen die bij de voorbereiding en uitvoering betrokken moeten worden? b. Inventariseer relevante informatie voor het betreffende bedrijf(sonderdeel): - ongevallenregister - gegevens uit bestaande (vorige) RI&E, plan van aanpak en voortgangscontrole - ziekteverzuimgegevens - klachtenoverzichten c. Praat met andere betrokkenen en vraag naar hun wensen, gewenste doelen, bekendheid met klachten en problemen. Belangrijke informanten kunnen zijn: bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werker, personeelsfunctionaris, OR of OC 2. Voorstel maken Maak een voorstel met daarin aandacht voor: - de methode van aanpak (verdere uitwerking van de te nemen stappen, betrokkenen en tijdsplanning, wijze van rapportage) - inventarisatiemethoden: vragenlijsten, interviews, rondgangen/observaties, metingen (zie hoofdstuk 7) - de onderwerpen en de mate waarin deze diepgaand of globaal worden geïnventariseerd (zie hoofdstuk 6) 3. Voorstel vaststellen aan de opdrachtgever Leg het voorstel ter goedkeuring voor aan het betrokken management en de OR of de betrokken OC. 4. Uitvoering van de inventarisatie en evaluatie samen met betrokkenen 5. Maken van de concept-rapportage - Schrijf een concept-rapportage en overleg die met een aantal betrokkenen bij de uitvoering (bijv. personeelsfunctionaris, Arbo-dienst, betrokken leidinggevenden). Vraag hen commentaar en verwerk dit in het concept. - Maak in overleg met betrokkenen ook een concept-plan van aanpak (zie hoofdstuk 4). Let daarbij goed op dat de uitvoering van het plan van aanpak uiteindelijk een verantwoordelijkheid is van het management. (zie hoofdstuk 5) 6. Vaststellen rapportage - De het laatste concept van de rapportage van de RI&E en het plan van aanpak worden besproken en vastgesteld door het opdrachtgevende management en de OR of betrokken OC. - Maak daarbij ook goede afspraken over (de verantwoordelijkheid voor) de uitvoering en de voortgangsbewaking van het plan van aanpak. 7. Overdracht aan de opdrachtgever Als alles is vastgesteld, kan de rapportage, het plan van aanpak en de uitvoering daarvan worden overgedragen aan het verantwoordelijke management. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 16

17 3.2 Wanneer moet de RI&E worden uitgevoerd? Iedere organisatie moet een volledige, betrouwbare en actuele RI&E op papier hebben, inclusief een plan van aanpak hoe de RI&E-knelpunten worden opgelost. Dat is het kernvoorschrift van de Arbo-wet. De RI&E moet dus actueel zijn. Dit betekent dat de RI&E moet worden geactualiseerd als werkomstandigheden of werkmethoden wijzigen. Ook wijzigingen in de stand van de wetenschap (nieuwe inzichten in mogelijke risico s en/of oplossingen) kunnen een reden zijn om de RI&E te actualiseren. De jaarlijkse voortgangscontrole over de uitvoering van het plan van aanpak is een goed moment om te bepalen of de noodzaak bestaat tot actualisatie van de RI&E. Of actualisatie nodig is, wordt bepaald aan de hand van de veranderingen op één of meer van de volgende gebieden die zich sinds de laatste RI&E (en bijbehorend plan van aanpak) hebben voorgedaan: Onderwerp Wijzigingen Werkmethoden Een veranderd productieproces (Bijvoorbeeld het werken met robots in plaats van handmatig of het lijmen van producten i.p.v. het vastschroeven) Als nieuwe werkzaamheden worden uitgevoerd (bijvoorbeeld als een drukkerij wordt opgestart of een nieuwe opdracht/object wordt aangenomen) Organisatiestructuur Veranderingen in de organisatie die een belangrijk effect hebben gehad op de arbeidsomstandigheden (denk aan het herindelen van de werkzaamheden over de organisatie, hetgeen logistieke problemen kan geven) Arbeidsomstandigheden Een verhuizing naar een ander pand Een ingrijpende verbouwing Nieuwe machines Ingrijpend veranderde werktijden (nacht- en avondarbeid terwijl dat voorheen niet het geval was, e.d.) Klachten medewerkers Belangrijke klachten van medewerkers en OR die niet zijn opgenomen in de RI&E De stand der wetenschap of professionele dienstverlening. In het algemeen te beoordelen door een deskundige. Men is de afgelopen vijf jaar bijvoorbeeld veel meer te weten gekomen over knelpunten en de gevolgen van beeldschermwerk (waaronder RSI). Deze informatie moet terug te vinden zijn in de RI&E, wat bij oudere RI&E s vaak niet het geval is. Deze RI&E s zijn dan op dit onderwerp onvoldoende actueel. Arbowetgeving Bij belangrijke wijzigingen in de Arbo-wet en regelgeving die van toepassing zijn op de Sociale Werkvoorziening en van invloed zijn op de inhoud van de RI&E (Bijvoorbeeld: de regelgeving van de blootstelling aan lasrook is recent gewijzigd en er nieuwe beleidsregels bijgekomen, voortkomend uit de arboconvenanten.) Opbouw personeelsbestand Een grote toe- of afname van het personeelsbestand, Nieuwe risicogroepen, zoals blinden komen binnen een bepaalde afdeling werken. Verzuim en personeels indicatoren voor arbeidsomstandigheden Een stijgende trend van het ziekteverzuim Een groot verloop onder de medewerkers Een grote WAO-instroom (Vermoede) beroepsziekten Spreek binnen de organisatie af bij welk soort veranderingen er in principe altijd naar arbo-aspecten wordt gekeken, bijvoorbeeld bij reorganisatie, verbouw/nieuwbouw, grote investeringen en bij het aannemen van nieuwe klussen. Het zou goed zijn om in bestaande procedures rond orderverwerving en acceptatie in te bouwen dat er naar de arboconsequenties van de nieuwe klus wordt gekeken. Dat kan met een korte arbocheck. Bij grotere en langduriger projecten kan worden afgesproken de RI&E van de betrokken afdeling te actualiseren. Indien er geen specifieke veranderingen hebben plaatsgevonden die tot actualisatie nopen, is het verstandig om de RI&E eens in de 4 of 5 jaar in zijn algemeenheid te actualiseren. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 17

18 3.3 Waar wordt de RI&E uitgevoerd? Het is aan de organisatie te kiezen of de RI&E wordt uitgevoerd op het niveau van het bedrijf als geheel of op het niveau van de divisies of afdelingen binnen het bedrijf Een accent op de uitvoering op een laag niveau binnen de organisatie biedt meer mogelijkheden om het (afdelings)management en de medewerkers te betrekken bij de RI&E. Voordelen van een decentrale uitvoering en een grote betrokkenheid van management en medewerkers op afdelingsniveau zijn: Medewerkers en afdelingsmanagement kennen de risico s beter vanuit hun eigen praktijkervaring. Er is meer kans op draagvlak voor de uitkomst van de RI&E en het aanpakken van knelpunten. Het ondersteunt de visie dat de verantwoordelijkheid van het arbobeleid in de organisatie bij het afdelingsmanagement hoort te liggen. Het biedt mogelijkheden om medewerkers en afdelingsmanagement actiever te betrekken bij het maken en uitvoeren van een plan van aanpak op afdelingsniveau. Nadelen van een decentrale uitvoering zijn: Medewerkers en afdelingsleiding kunnen blind zijn voor bepaalde risico s ( men weet niet beter ). Medewerkers en afdelingsmanagement hebben niet altijd voldoende deskundigheid om bepaalde risico s te kunnen beoordelen (bijv. over fysieke belasting en ergonomie). Medewerkers en afdelingsmanagement hebben geen greep op risico s die alleen op een hoger niveau van de organisatie aangepakt kunnen worden (bijvoorbeeld omdat er een beslissing over het bedrijfsbeleid nodig is of een investeringsbeslissing die boven de bevoegdheid van de afdelingsmanager gaat). Het is goed om de genoemde voordelen zoveel mogelijk te gebruiken en de nadelen te ondervangen door de volgende maatregelen: Organiseer voldoende deskundigheid om afdelingsmanagement en medewerkers te ondersteunen bij het maken van een RI&E. Dat kan door goede vragenlijsten en checklisten of door de rondgang te laten maken door afdelingsvertegenwoordigers, samen met een deskundige. Inventariseer van alle te nemen maatregelen op welk niveau van de organisatie de beslissingsbevoegdheid ligt. Een afdelingsplan van aanpak bevat vervolgens alleen maatregelen, waarover het afdelingsmanagement zelf kan beslissen. De overige zaken worden opgenomen in een bedrijfsplan van aanpak (en evt. een divisie-plan van aanpak). De beoordeling of audit van het arbobeleid en het arbozorgsysteem zijn over het algemeen een zaak van de organisatie als geheel. Aspecten van uitvoering van dit beleid spelen zich meestal af binnen bedrijfsonderdelen of afdelingen. Essentieel bij de keuze is ook het commitment (de medeverantwoordelijkheid) van het management op de verschillende niveaus. Bespreek met het hoogste management welke werkwijze het meest succes heeft om dit commitment te bewerkstelligen. 3.4 De betrokkenheid van de Arbo-dienst bij de RI&E Formeel regelt de Arbo-wet de volgende zaken over de rol van de Arbo-dienst bij de RI&E: Een Arbo-dienst dient de volledigheid en betrouwbaarheid van de RI&E te toetsen en tevens te beoordelen of de RI&E voldoet aan de actuele inzichten op het gebied van arbeidsomstandigheden. Op basis van deze beoordeling en toetsing wordt een advies opgesteld waarin een Arbo-dienst moet ingaan op het plan van aanpak, de gestelde prioriteiten en volgorde van maatregelen. Een Arbo-dienst moet een afschrift van een advies over de RI&E of een rapport van een uitgevoerde RI&E eveneens verzenden aan de OR. Zelf doen of uitbesteden De omschrijving in de Arbo-wet kan gezien worden als de minimumvariant van inschakeling van een Arbodienst. Elk bedrijf kan ervoor kiezen de betrokkenheid van de Arbo-dienst te vergroten. De rol van de Arbodienst kan variëren van de wettelijk voorgeschreven toets tot het volledig uitvoeren van een RI&E. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 18

19 Hieronder zetten we de voor- en nadelen van het door de Arbo-dienst laten uitvoeren van de risicoinventarisatie en -evaluatie op een rijtje: Voordelen inschakelen Arbo-dienst Het bespaart tijd en inspanning van de eigen organisatie. De inhoudelijke deskundigheid van de Arbo-dienst over arbeidsomstandigheden en de wijze van inventariseren en meten is groter. Omdat de Arbo-dienst de RI&E toch moet toetsen op volledigheid en betrouwbaarheid, loop je het risico dat achteraf op- en aanmerkingen worden geplaatst, die voorkomen hadden kunnen worden. Voordelen zelf doen De betrokkenheid van de eigen organisatie is groter. Hierdoor wordt het voor een arbocoördinator gemakkelijker om een plan van aanpak op te stellen dat gedragen wordt door het management en de leidinggevenden. De organisatie kent zijn eigen bedrijfsprocessen, zijn eigen doelstellingen en prioriteiten beter en weet beter wat er leeft onder medewerkers en management. Er kan met een minder vernauwde blik naar arbeidsomstandigheden worden gekeken. De RI&E is minder een momentopname. De Arbodienst ziet immers niet wat er gebeurt op de dagen dat ze er niet zijn. Dit kan betekenen dat belangrijke risico s door de Arbo-dienst worden gemist. Via allerlei activiteiten, bijv. verzuimspreekuren, arbeidsomstandighedenspreekuren en periodiek arbeidsgezondheidskundige onderzoeken beschikt de Arbo-dienst over veel informatie, waar het bedrijf niet over beschikt. Als de RI&E alleen getoetst wordt, bestaat het risico dat deze relevante informatie niet of nauwelijks worden gebruikt. Het heeft de voorkeur om de RI&E zoveel mogelijk zelf uit te voeren. Dat verhoogt de kans op commitment van het management en op integratie van de RI&E-aanpak in het algemene ondernemingsbeleid gericht op optimalisering van de inzet van personeel. Gebruik de Arbo-dienst uiteraard voor de (verplichte) uiteindelijke toetsing, maar ook voor het leveren van specifieke deskundigheid bij de diverse onderdelen van de RI&E(bijv. een veiligheidskundige, arbeidshygiënist, ergonoom of arbeids- & organisatiedeskundige). Als er sprake is van een interne Arbo-dienst ligt het voor de hand dat deze een grotere rol speelt. De interne Arbo-dienst is immers veel meer dan hun externe collega s bekend met het bedrijfsbeleid en geïntegreerd in de organisatie. Wijze van toetsing door Arbo-dienst In de praktijk toetst een Arbo-dienst of alle (belangrijke) risico s worden genoemd. Dit gebeurt door middel van één of meerdere bedrijfsbezoeken. Arbo-diensten zijn, conform hun certificeringrichtlijn, verplicht een bedrijfsbezoek af te leggen bij het toetsen van een RI&E. Bij toetsing wordt in de praktijk ondermeer aandacht besteed aan de wijze waarop de RI&E is uitgevoerd: zijn de gebruikte checklists up-to-date en volledig? zijn de werknemers betrokken bij het opstellen van de risico-inventarisatie en -evaluatie? hoe deskundig is de uitvoerder? Daarnaast wordt aandacht besteed aan de inhoud van de risico-inventarisatie en evaluatie: zijn alle arbo-onderwerpen bekeken? zijn de risicoschattingen goed uitgevoerd? worden de juiste prioriteiten gesteld? wordt in de voorgestelde maatregelen de arbeidshygiënische strategie gevolgd (bronaanpak)? komen de beschreven risico s overeen met de daadwerkelijke situatie? Op basis van de bevindingen zal men een advies uitbrengen. In dit advies hoort te staan welke onderdelen/risico s eventueel ontbreken en hoe volgens de Arbo-dienst de knelpunten het beste of beter aangepakt kunnen worden en welke knelpunten prioriteit hebben. Uiteindelijk bepaalt het bedrijf zelf wat men aanpak, hoe dat gebeurt en wanneer dat gebeurt. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 19

20 Overigens hoeft de Arbo-dienst niet te toetsen op volledigheid en betrouwbaarheid van de RI&E bij een (tussentijdse) actualisatie van de RI&E. Aandachtspunten bij het inschakelen van de Arbo-dienst Let bij de rol van de Arbo-dienst in elk geval op de volgende aspecten: Fase Voorafgaand aan de RI&E Bij uitvoering RI&E en opzet plan van aanpak Toelichting Bespreek voordat u met de uitvoering van de RI&E van start gaat met de Arbo-dienst wat u wilt gaan doen en hoe u hun er bij wilt betrekken Denk hierbij aan: - de toe te passen methode, - vragenlijsten, - de wijze van risicoscoring, - op welke wijze de risico-inventarisatie en -evaluatie wordt omgezet naar een plan van aanpak. Zij kunnen dan direct aangeven waar wat hun betreft tekortkomingen zitten, zodat u die kunt meenemen bij de uitvoering. Maak vooraf ook duidelijke afspraken met de Arbo-dienst over wie wat doet. U voorkomt daarmee dat zaken blijven liggen of dat zaken dubbel gedaan worden. Laat de Arbo-dienst vooraf een prijsopgave maken. U voorkomt daarmee dat u voor onaangename verrassingen komt te staan. Vraag ook na wat de mogelijkheden zijn. Vaak doet de Arbo-dienst één voorstel, terwijl er wellicht alternatieven mogelijk zijn. U kunt bij verschillende Arbo-diensten offertes opvragen. Maak gebruik van de kennis die aanwezig is bij de Arbo-dienst. De adviseurs zijn niet alleen deskundig in hun vakgebied, maar komen bij veel bedrijven en kunnen daardoor vaak ook praktische tips geven die hun kracht elders al bewezen hebben. Vraag aan de Arbo-dienst bij de uitvoering van de RI&E welke signalen zij krijgen uit hun andere dienstverlening voor het bedrijf. Naast signalen over mogelijke risico's, kan dit ook gegevens opleveren die van belang zijn bij bepalen van prioriteiten. Bijv. als blijkt dat een belangrijk deel van het verzuim verklaard kan worden door klachten aan het bewegingsapparaat, kan dit een extra stimulans zijn om maatregelen te nemen. Verwacht niet altijd pasklare oplossingen van de Arbo-dienst. Veel problemen zijn dermate complex dat een adviseur van de Arbo-dienst niet altijd een oplossing zal weten. Wel kan de adviseur in samenwerking met u en bijv. de technische dienst zoeken naar een oplossing die ook arbotechnisch verantwoord is. Stel: u werkt met een bepaald gezondheidsschadelijk ontvettingsmiddel. De Arbo-dienst zal meestal niet precies aan kunnen geven wat een goed alternatief is, omdat dit ook afhankelijk is van de technische specificaties die het product eist. Als u twee of drie technisch gelijkwaardige alternatieven heeft, kan de Arbo-dienst wel aangeven welke het minst schadelijk is voor de gezondheid. Naast het inschakelen van een deskundige van een Arbo-dienst bestaat natuurlijk ook de mogelijkheid om steun te zoeken bij de collega-arbocoördinatoren van de SW-bedrijven in de regio. 3.5 De betrokkenheid van management en medewerkers bij de RI&E Het is belangrijk dat het management en de medewerkers voldoende betrokken zijn bij de RI&E. Met name het commitment van het management is cruciaal, omdat zij de resultaten zullen moeten implementeren. Overtuig management en medewerkers Het is verstandig om voortdurend het belang van medewerkers en management bij goede arbeidsomstandigheden in de gaten te houden. handleiding voor een RI&E in de Sociale Werkvoorziening pagina 20