T: (0) M:

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2012 PACKED vzw - Expertisecentrum Digitaal Erfgoed Delaunoystraat 58 bus Brussel België E: info@packed.be T: ++32 (0) M: ++32 (0)

2 Inhoud INLEIDING EVALUATIE KOPPELING OPERATIONELE DOELSTELLINGEN SAMENVATTING DOELSTELLINGEN ORGANISATIESTRUCTUUR BESTUURSORGANEN PERSONEEL PROJECT- OF WERKGROEPEN SAMENWERKING IN VLAANDEREN INTERNATIONALE SAMENWERKING PROJECTEN Voortzetten Linked Heritage Voortzetten Digitising Contemporary Art (DCA) Voorbereiding SHIFT a network of excellence on the preservation of complex digital creations Voorbereiding andere Europese digitaal-erfgoedprojecten Bijdragen aan Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen (AMVB) Bijdragen aan Digitale containers voor preservatie (Boekentoren) Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox (CEST) Onderzoek terminologiebronnen Audiovisueel kunst/erfgoed Traject opstart helpdesk e-cultuur i.s.m. BAM, FARO en VTi (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Voorbereiding Erfgoedzorg in de kunstensector (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Opencultuurdata.be (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) COLD (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Archiefzorg bij de Brusselse kunstinstellingen (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Prometheus (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) OVERLEG Cultureel-Erfgoedoverleg Gebruikersgroep Cultureel erfgoed en auteursrecht Platform Duurzame Digitale Duurzaamheid Afstemmingsoverleg m.b.t. digitaal erfgoed Europeana Vlaanderen Overlegplatform Europeana Network Interprovinciaal registratorenoverleg Overleg met actoren die niet-professionele erfgoedwerkers ondersteunen Stuurgroep ICE-databank Stuurgroep DigiGids (AMVB) Werkgroep NL-VL samenwerking digitalisering cultureel erfgoed Vlaams-Nederlands overleg AAT-Ned Werkgroep Selectie en waardering (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Werkgroep Multita (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) DISCURSIEVE ACTIVITEITEN Activiteiten Digitale Week Artikel voor AMVB-tijdschrift Arduin... 43

3 Artikels voor de FARO-publicatie Verzekerde Bewaring Artikel voor het ZKM-project Digital Art Conservation Artikel voor het argos-tijdschrift argos MAG Gastcolleges in hoger onderwijs Roundup expertmeetings Andere evenementen ONDERSTEUNING Loket (ad hoc) Loket gesubsidieerde cultureel-erfgoedprojecten Loket andere Ondersteuning opzetten Europese digitaal-erfgoedprojecten (ad hoc) EXTERNE COMMUNICATIE PUBLICATIES DE PACKED-WEBSITES DE PACKED-NIEUWSBRIEF DIRECTE COMMUNICATIECAMPAGNE PACKED AANPASSING BESTUURSORGANEN TOELICHTING BIJ HET FINANCIEEL VERSLAG... 56

4 INLEIDING Het voorliggende jaarverslag is het jaarverslag voor het werkingsjaar 2012, het eerste jaar uit de beleidsperiode waarvoor een werkingssubsidie door de Vlaamse overheid aan PACKED vzw werd toegekend als expertisecentrum digitaal erfgoed. In dit verslag werd gekozen voor een toetsing van de doelstellingen voor 2012, zoals deze vastgelegd werden in het Actieplan en Beheersovereenkomst Dit gebeurt aan de hand van een beschrijving van de activiteiten die in 2012 plaatsvonden. Ook activiteiten die niet werden voorzien in het Actieplan 2012 zijn opgenomen in dit jaarverslag. Allereerst worden de doelstellingen en organisatiestructuur van PACKED vzw besproken. Nadien volgen de ontwikkelingen op het niveau van de samenwerking en een overzicht van de activiteiten. De financiële verantwoording sluit dit jaarverslag af.

5 1. EVALUATIE 1.1 KOPPELING OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Het onderstaande overzicht toont hoe de verschillende PACKED-activiteiten in 2012 de verschillende vooropgestelde operationele doelstellingen hebben afgedekt. Operationele doelstelling Voortzetten Linked Heritage Voortzetten Digitising Contemporary Art (DCA) Voorbereiding SHIFT a network of excellence on the preservation of complex digital creations Voorbereiding andere Europese digitaal-erfgoedprojecten Bijdragen aan Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen (AMVB) Bijdragen aan Digitale containers voor preservatie (Boekentoren) Onderzoekstraject: duurzame opslag Ontwikkeling metadataprofielen Ontwikkeling CollectiveAccess-profielen Ontwikkelingstraject: Adlib Structuringtool Platform kennisdeling: gevalstudies Vorming: technology watch Coördinatie Vlaamse bijdrage aan AAT-Ned Afwerken project Het behoud van afspeel- en weergaveapparatuur voor audiovisuele kunst Bijdragen aan het onderzoeksproject Generatieve Kunst. De casus Peter Beyls (Sint-Lukas) Voorbereiding Erfgoedzorg in de kunstensector (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) COLD (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Prometheus (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Artikel voor het ZKM-project Digital Art Conservation Operationele doelstelling Bijdragen aan Naar een digitaal depotmodel voor kleine archiefinstellingen (AMVB) Bijdragen aan Digitale containers voor preservatie (Boekentoren) Onderzoekstraject: duurzame opslag Ontwikkelingstraject: voorbereiding onderzoekstraject Linked Open Data Platform kennisdeling: CEST-communicatiekanalen Vorming: technology watch Afwerken project Het behoud van afspeel- en weergaveapparatuur voor audiovisuele kunst Afwerken digitalisering Danny Matthys (argos) Afwerken James Lee Byars: The World Question Center (argos) Bijdragen aan het onderzoeksproject Generatieve Kunst. De casus Peter Beyls (Sint-Lukas) Voorbereiding Erfgoedzorg in de kunstensector (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Opencultuurdata.be (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Artikel voor AMVB-tijdschrift Arduin; Artikel voor het ZKM-project rond Digital Art Conservation ; Artikel voor het argos-magazine argos MAG DE PACKED-WEBSITES 6.3. DE PACKED-NIEUWSBRIEF

6 Operationele doelstelling Onderzoekstraject: mondelinge bronnen Ontwikkelingstraject: voorbereiding onderzoekstraject Linked Open Data Platform kennisdeling: doelgroepenbevraging Vorming: train-the-trainer Vorming: COMETA Voorbereiding Erfgoedzorg in de kunstensector (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Opencultuurdata.be (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Archiefzorg bij de Brusselse kunstinstellingen (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Activiteiten Digitale Week Artikel voor AMVB-tijdschrift Arduin Artikels voor de FARO-publicatie Verzekerde Bewaring Artikel voor het ZKM-project Digital Art Conservation Artikel voor het argos-tijdschrift argos MAG Gastcolleges in hoger onderwijs Roundup expertmeetings Andere evenementen Operationele doelstelling Ontwikkeling metadataprofielen Ontwikkeling CollectiveAccess-profielen Afwerken digitalisering Danny Matthys (argos) Afwerken James Lee Byars: The World Question Center (argos) Traject opstart helpdesk e-cultuur i.s.m. BAM, FARO en VTi (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Opencultuurdata.be (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Prometheus (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Loket (ad hoc) Opvolging verstrekt advies Matrix Centrum voor Nieuwe Muziek Opvolging verstrekt advies Bibliotheek Koninklijk Conservatorium Opvolging verstrekt advies Variaties vzw Opvolging verstrekt advies Openbaar Kunstbezit in Vlaanderen vzw Advisering & ondersteuning MANA Expertisecentrum Islamitische Culturen in Vlaanderen Advisering & opvolging verstrekt advies Bruggemuseum Advisering & opvolging verstrekt advies Archiefcentrum voor Vrouwengeschiedenis Advisering & opvolging verstrekt advies Stadsarchief Leuven Advisering & opvolging van andere gesubsidieerde projecten Advies Resonant en Erfgoedcel Noorderkempen digitaliseringsproject Lucie Gelber (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Ondersteuning databank Corban (Walter Verdin) Ondersteuning databank Kunstencentrum Vooruit Doorlichting online catalogus VKC Ondersteuning digitalisering 8mm films Bibliotheek Kris Lambert (Oostende) Ondersteuning opzetten Europese digitaal-erfgoedprojecten (ad hoc) Operationele doelstelling Onderzoekstraject: duurzame opslag Traject opstart helpdesk e-cultuur i.s.m. BAM, FARO en VTi (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Opencultuurdata.be (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Cultureel-Erfgoedoverleg

7 Gebruikersgroep Cultureel erfgoed en auteursrecht Platform Duurzame Digitale Duurzaamheid Europeana Vlaanderen Overlegplatform Europeana Network Interprovinciaal registratorenoverleg Overleg met actoren die niet-professionele erfgoedwerkers ondersteunen Stuurgroep ICE-databank Stuurgroep DigiGids (AMVB) Werkgroep NL-VL samenwerking digitalisering cultureel erfgoed Vlaams-Nederlands overleg AAT-Ned Werkgroep Selectie en waardering (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Werkgroep Multita (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Operationele doelstelling Voortzetten Linked Heritage Voortzetten Digitising Contemporary Art (DCA) Voorbereiding SHIFT a network of excellence on the preservation of complex digital creations Voorbereiding andere Europese digitaal-erfgoedprojecten Onderzoekstraject: duurzame opslag Onderzoekstraject: mondelinge bronnen Ontwikkeling metadataprofielen Ontwikkeling CollectiveAccess-profielen Ontwikkelingstraject: voorbereiding onderzoekstraject Linked Open Data Ontwikkelingstraject: Adlib Structuringtool Platform kennisdeling: CEST-communicatiekanalen Platform kennisdeling: gevalstudies Platform kennisdeling: doelgroepenbevraging Vorming: train-the-trainer Vorming: COMETA Afwerken project Het behoud van afspeel- en weergaveapparatuur voor audiovisuele kunst Bijdragen aan het onderzoeksproject Generatieve Kunst. De casus Peter Beyls (Sint-Lukas) Traject opstart helpdesk e-cultuur i.s.m. BAM, FARO en VTi (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Voorbereiding Erfgoedzorg in de kunstensector (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Opencultuurdata.be (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) COLD (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Archiefzorg bij de Brusselse kunstinstellingen (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Prometheus (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Operationele doelstelling Onderzoekstraject: duurzame opslag Ontwikkeling CollectiveAccess-profielen Vorming: COMETA Traject opstart helpdesk e-cultuur i.s.m. BAM, FARO en VTi (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Voorbereiding Erfgoedzorg in de kunstensector (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Opencultuurdata.be (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) COLD (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Archiefzorg bij de Brusselse kunstinstellingen (activiteit niet opgenomen in Actieplan 2012) Gebruikersgroep Cultureel erfgoed en auteursrecht

8 Platform Duurzame Digitale Duurzaamheid Afstemmingsoverleg m.b.t. digitaal erfgoed Operationele doelstelling Advisering & ondersteuning MANA Expertisecentrum Islamitische Culturen in Vlaanderen 7. Aanpassing bestuursorganen Operationele doelstelling Ontwikkelingstraject: voorbereiding onderzoekstraject Linked Open Data Operationele doelstelling De PACKED-websites 6.3. De PACKED-nieuwsbrief Het onderstaande overzicht toont welke vooropgestelde activiteiten slechts in beperkte mate of niet werden gerealiseerd: Onderzoekstraject: mondelinge bronnen Onderzoekstraject: registratiesoftware Onderzoekstraject: uitbesteding digitaliseringsopdrachten Ontwikkelingstraject: revisie handboek digitaliseren audiovisuele objecten Voorbereiding onderzoekstraject persistent identifier services Ontwikkelingstraject: uitbreiding handboek rechten klaren Vorming: glossarium CEST Europeana Vlaanderen-wiki Consortium bouwen voor afstemmingsproject persoonsnamendatabase Afwerken handboek filmpreservering Artikels voor de FARO-publicatie Verzekerde Bewaring 6.4. Directe communicatiecampagne PACKED Een aantal van deze activiteiten wordt terug opgepikt in SAMENVATTING 2012 was het eerste jaar waarin PACKED vzw als expertisecentrum digitaal erfgoed op volle kracht kon draaien met een ploeg die gelijk is aan 6 VTE. Dit weerspiegelt zich in de grote hoeveelheid activiteiten die PACKED vzw zelf organiseerde of bij betrokken was. Uit de beknopte interne evaluatie blijkt duidelijk dat deze activiteiten de verschillende operationele doelstellingen die worden vermeld in de beheersovereenkomst en het actieplan 2012 afdekken. De beknopte evaluatie toont ook dat we ondanks de 6 VTE en de grote inzet van alle medewerkers er niet in zijn geslaagd om een aantal vooropgestelde activiteiten te realiseren. De reden hiervoor is in de eerste plaats tijdsgebrek. Dit tijdsgebrek is op haar beurt in grote mate het resultaat van de bereidheid van PACKED vzw om zoveel mogelijk in te gaan op ad hoc loketvragen, projectvoorstellen, uitnodigingen, In 2012 hebben we gemerkt dat dergelijke onvoorziene opportuniteiten sterk zijn toegenomen. Dit is een goede zaak omdat het aantoont dat men PACKED vzw als expertisecentrum digitaal erfgoed weet te vinden en waardeert.

9 Het stijgende aantal ad hoc loketvragen, projectvoorstellen, uitnodigingen, houdt echter ook een gevaar in. PACKED vzw kan haar verschillende vormen van dienstverlening naar de sector maar op een goede manier blijven doen als het ook kan blijven investeren in de opbouw van de eigen expertise. Momenteel neemt de vraag aan dienstverlening echter zo sterk toe dat het verder uitbouwen van de eigen expertise steeds meer onder druk komt te staan. De PACKED-ploeg heeft dus qua maximale inzet haar grenzen bereikt. Dit is een situatie die met het oog op de toekomstige werking in 2013 moet worden onderzocht. Hierbij moet rekening worden gehouden dat de loonkost voor meer dan 1/3 van de 6 VTE niet wordt gefinancierd door structurele werkingsmiddelen, maar door projectmiddelen. Dit jaarverslag toont aan dat dergelijke projectmiddelen de slagkracht van PACKED vzw als expertisecentrum vergroten, maar ook dat het werven ervan een zeer tijdrovende en risicovolle activiteit is. Vooral het opzetten van of deelnemen aan subsidieaanvragen voor Europese projecten is een zeer tijdrovende bezigheid met slechts een beperkte kans op slagen. Gelukkig is PACKED vzw al een aantal jaren op rij erin geslaagd betrokken te zijn bij succesvolle projectvoorstellen. Omdat de werkdruk voor de huidige PACKED-ploeg zo hoog en de kans op toekenning van subsidies bij Europese projectvoorstellen zo klein is, moet vanaf 2013 de aanpak van PACKED vzw met betrekking tot het zelf opzetten van Europese projecten herbekeken worden. Een andere interessante evolutie is dat men op verschillende niveaus steeds meer het belang inziet van een expertisecentrum als PACKED vzw voor de kunstensector. Hier dienen zich misschien een aantal nieuwe mogelijkheden aan. Tegelijkertijd is het duidelijk dat reeds met het toenemende aantal vragen uit de cultureel-erfgoedsector PACKED vzw met haar huidige bezetting slechts een deel van de vragen met betrekking tot digitalisering en digitale duurzaamheid uit de kunstensector zal kunnen beantwoorden. Extra projectmiddelen (zie het project Erfgoedzorg voor de kunstensector ) kunnen hier soelaas bieden, maar het permanent werven ervan zorgt tegelijkertijd ook voor extra werk en onzekerheid. De inzet voor de kunstensector is mede belangrijk in het kader van de ontwikkeling van een proactieve aanpak voor digitaal (born) erfgoed. Hier stellen zich nog zeer grote uitdagingen. Met het oog op de uitbouw van het Vlaams Instituut voor de Archivering en ontsluiting van Audiovisueel erfgoed (VIAA) is het belangrijk om in de toekomst in te blijven investeren in de ontwikkeling van een proactieve aanpak. Deze proactieve aanpak is ook voor de cultuur-erfgoedsector belangrijk, niet alleen als beheerder maar ook als producent van (toekomstig) erfgoed. Terwijl PACKED vzw in 2011 als expertisecentrum digitaal erfgoed is gestart met voornamelijk aandacht voor de processen van het creëren, beschrijven, bewaren, online toegankelijk maken en uitwisselen van digitaal erfgoed, hebben we in 2012 gemerkt dat we hieraan in de toekomst ook het ontwikkelen van een digitale strategie of beleid (op organisatieniveau) en het hergebruik van digitaal erfgoed moeten toevoegen. In 2012 zagen we ook dat er in de adviezen bij de toekenning van subsidies aan cultureelerfgoedprojecten regelmatig werd doorverwezen naar PACKED vzw (voor advies, publicatie van de resultaten via CEST, ). We beschouwen dit als een gunstige evolutie omdat het zou kunnen resulteren in een verbetering van de kwaliteit van de projecten. Tegelijkertijd merken we echter dat deze adviezen en doorverwijzingen door de ontvangers van de projectsubsidies niet altijd even ernstig worden genomen. Dit wordt mede in de hand gewerkt doordat er na afronding van de projecten geen inhoudelijke controle meer gebeurt door de subsidiegever, enkel een financiële controle. Hierdoor ontstaan situaties waarbij zowel de toegekende projectsubsidies als de dienstverlening van PACKED vzw (gefinancierd door structurele subsidies) niet optimaal kunnen renderen. De schaarse middelen die door de Vlaamse overheid worden beschikbaar gemaakt voor

10 digitalisering worden dan niet goed gebruikt. Ook hierover dient in 2013 te worden gezocht naar een oplossing. Dat zowel de kunsten- als de cultureel-erfgoedsector de weg beginnen vinden naar PACKED vzw als expertisecentrum digitaal erfgoed is een goede zaak. De beste garantie om de digitaliseringskwaliteit en de digitale duurzaamheid te verbeteren blijft echter het vergroten van de expertise bij de collectiebeherende instellingen, de archiefvormers, zelf. De expertise van PACKED vzw speelt hierbij een belangrijke rol, maar tegelijkertijd moet het duidelijk zijn dat de aanwezigheid van expertise bij PACKED vzw nooit een reden kan zijn om de expertise erbuiten niet te vergroten. In 2012 hebben we gemerkt dat er op bepaalde plekken in de cultuursector hard wordt gewerkt aan expertiseopbouw m.b.t. digitalisering en digitale duurzaamheid maar ook dat er op andere plekken nog steeds te weinig wordt ondernomen op dit vlak. Wanneer er door bepaalde segmenten van de cultuursector zelf niet meer wordt geïnvesteerd in de eigen expertiseopbouw zal dit blijven resulteren in de investering van digitaliseringsmiddelen die niet optimaal renderen en zal het moeilijk blijven voor PACKED vzw om als expertisecentrum op een efficiënte manier aan dienstverlening te doen. Tot slot willen we nog wijzen op de financiële uitdagingen die zich in de toekomst voor PACKED vzw zullen stellen doordat de loonkost (door zowel de indexering als het respecteren van anciënniteitsafspraken in de CAO van PC ) sneller zullen stijgen dan de structurele werkingsmiddelen die vastliggen voor een periode van vijf jaar en enkel worden aangepast door indexering. Hierin schuilt een gevaar voor de duurzaamheid van de huidige werking van PACKED vzw.

11 2. DOELSTELLINGEN De operationele doelstellingen van PACKED vzw zoals deze werden geformuleerd in het Actieplan en de Beheersovereenkomst 2012 waren: OD 1: PACKED vzw heeft in onderzoeksprojecten (al dan niet internationaal) omtrent het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed geparticipeerd of ze zelf geïnitieerd, en heeft de bekomen onderzoeksresultaten gedissemineerd naar de cultureel-erfgoedsector en andere belanghebbenden. Ze heeft hierbij een bijzondere aandacht gehad voor het cultureel erfgoed van musea, alsook voor audiovisueel erfgoed. OD 2: PACKED vzw heeft haar website(s) verder uitgebouwd met als doel de informatie die ze over het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed verzamelt, op een gebruiksvriendelijke manier met behulp van registers en werkinstrumenten ter beschikking te stellen van de cultureel-erfgoedsector en andere belanghebbenden. PACKED vzw heeft hierbij een proactieve houding aangenomen, met een bijzondere aandacht voor het aanmaken en bewaren van digital born informatieobjecten in de cultureel erfgoed- en kunstensector. OD 3: PACKED vzw heeft een reeks discursieve momenten omtrent aspecten van het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed ge(co-)organiseerd. Hierop zijn vertegenwoordigers van de cultureel-erfgoedsector alsook andere belanghebbenden uitgenodigd. OD 4: PACKED vzw heeft als loket gefungeerd waar cultureel-erfgoedinstellingen terecht kunnen voor advies en begeleiding over aspecten van het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed. Indien PACKED vzw voor het beantwoorden van een bepaalde vraag zelf niet over de nodige kennis, ervaring en deskundigheid beschikte, heeft ze doorverwezen naar actoren die deze wel hebben. OD 5: PACKED vzw heeft overleg geïnitieerd met diverse (binnen- en buitenlandse) partnerorganisaties en actoren uit het cultureel-erfgoedveld (o.a. FARO) en heeft geparticipeerd in (regionale, nationale en internationale) werk- en stuurgroepen en in overlegorganen op het vlak van het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed. OD 6: Om innovatie m.b.t. gebruik van nieuwe standaarden, technologieën en methoden voor het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed mogelijk te maken, heeft PACKED vzw zowel instellingen uit het cultureel-erfgoedveld alsook andere relevante partners betrokken bij projecten en acties, en bij overleg. Onderzoeksprojecten ter ontwikkeling van nieuwe kennis rond het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed zijn opgezet over de institutionele en sectorale grenzen heen. OD 7: PACKED vzw heeft de opbouw en de spreiding van kennis, ervaring en deskundigheid m.b.t. het aanmaken, ontsluiten, bewaren, delen en uitwisselen van digitaal erfgoed, alsook de acties met het oog op de erkenning en bewustmaking van de problematiek omtrent duurzame digitale bewaring en toegankelijkheid afgestemd met andere actoren uit het cultureel-erfgoedveld (met een bijzondere aandacht voor concrete taakafspraken met FARO). OD 8: PACKED vzw heeft een bijzondere aandacht gehad voor een maatschappelijk en cultureel diverse samenstelling van het personeelsbestand en de raad van bestuur en zet activiteiten op rond diversiteit. Er is getracht om in de raad van bestuur een vertegenwoordiger op te nemen van de privaatrechtelijke archiefsector. Bovendien heeft PACKED vzw zich geëngageerd om proactief vorm te geven aan acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op hun doelstellingen.

12 OD 9: PACKED vzw heeft in zijn werking de basisprincipes van duurzaamheid en ecologisch bewustzijn ingebouwd. Dit behelst onder meer constante aandacht voor de ecologische impact van de werking. Het behelst ook een duurzame werking, met kennisborging naast kennisdeling. In dit kader heeft PACKED er ook voor gezorgd dat de omgang met gedigitaliseerd of digital born cultureel erfgoed op een duurzame manier verloopt. OD 10: PACKED vzw heeft zich geëngageerd om te waarborgen dat de website van de organisatie toegankelijk is. Dit betekent dat de website ook bruikbaar moet zijn voor mensen met een visuele, auditieve of motorische beperking. Indien PACKED een nieuwe website heeft gebouwd, voldoet deze aan de ijkpunten van de AnySurfer-checklist. Onder hoofdstuk 5 worden de activiteiten beschreven die voortvloeien uit deze operationele doelstellingen.

13 3. ORGANISATIESTRUCTUUR 3.1. BESTUURSORGANEN De Raad van Bestuur bestond in 2012 uit: - één onafhankelijke voorzitter: Frank Lubbers, gewezen hoofdconservator en adjunctdirecteur van het Van Abbemuseum, huidig bestuurslid van Niet Normaal (Amsterdam) en Mu Art Foundation (Eindhoven), freelance directeur Museum De Wieger (Deurne, NL) en zelfstandig tentoonstellingsorganisator en kunstadviseur; - één penningmeester: Frie Depraetere, zakelijk directeur van argos, centrum voor kunst en media; - Alexandra Pauwels, conservator Stedelijke Musea Mechelen; - Veronique Despodt, onderzoeker digitale collectie S.M.A.K.; - Eric Krols, zakelijk leider M HKA; - Saskia Scheltjens, faculteitsbibliothecaris Faculteit Letteren en Wijsbegeerte UGent. De Algemene Vergadering bestond in 2012 uit de leden van de Raad van Bestuur, aangevuld met: - Jan(us) Boudewijns, stafmedewerker bij Museum Dhondt-Dhaenens; - Inge Schoups, voorzitster van de Raad van Bestuur van edavid vzw, voorzitster van het Platform Digitale Duurzaamheid, stadsarchivaris van Antwerpen en onder andere lid van de Raad van Bestuur van het Vlaams Architectuur Instituut, het steunpunt FARO en kunstencentrum de Singel PERSONEEL Rony Vissers coördineert zowel PACKED vzw als de verschillende grote tijdelijke projecten waarin de organisatie betrokken is, en hij stippelt het globale beleid van de organisatie uit. Hij is ook actief op het vlak van de opbouw en de verspreiding van kennis, ervaring en expertise omtrent zowel de archivering en conservering van audiovisuele kunst als de digitalisering van cultureel erfgoed in brede zin. Hij vertegenwoordigt PACKED vzw in overlegorganen en in diverse werk- en adviesgroepen. Hij wordt bijgestaan door voltijds medewerkster Barbara Dierickx. Barbara is verantwoordelijk voor de taken van PACKED vzw in het kader van de projecten DCA en Linked Heritage. Zij volgt nauwgezet ook alle ontwikkelingen op omtrent Europeana. Barbara is actief op het vlak van de opbouw en de verspreiding van kennis, ervaring en expertise omtrent de digitalisering van cultureel erfgoed in de brede zin. Zij neemt binnen PACKED vzw ook de algemene administratieve taken (personeelsadministratie, financiële administratie,...) op zich, en stelt maandelijks de PACKEDnieuwsbrief samen. Emanuel Lorrain is actief op het vlak van de opbouw en de verspreiding van kennis, ervaring en expertise omtrent de archivering en conservering van audiovisuele kunst. Dit heeft zich in 2012 vertaald in de creatie van de website die hij ook inhoudelijk bijwerkt. Hij is ook verantwoordelijk voor de uitbouw van het Franstalige deel van de PACKED-website, en voor de interne ICT. Henk Vanstappen is (deeltijds) actief op het vlak van de opbouw en de verspreiding van kennis, ervaring en expertise in het kader van CEST (Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox), dat hij verder uitbouwt. Hij vertegenwoordigt PACKED vzw in overlegorganen en in diverse werk- en adviesgroepen. Hij bracht als lid van de visitatiecommissie een bezoek aan het STAM (Gent) en het Stadsarchief van Waregem, met het oog op de aanvraag van het kwaliteitslabel als

14 collectiebeherende cultureel-erfgoedorganisatie. Henk zetelde in Nederland ook in de adviescommissie CATCH+ en de adviescommissie DE BASIS. Christine Sauter is verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van het Europese project Digitising Contemporary Art (DCA). Zij is halftijds in dienst getreden van PACKED vzw bij de start van het project op 1 januari Bert Lemmens is actief op het vlak van de opbouw en de verspreiding van kennis, ervaring en expertise in het kader van het project Linked Heritage waar hij voornamelijk werkt aan de technische koppeling van de Vlaamse partnercollecties in de aggregatietool, en in de werkgroepen rond thesauri en terminologie. Daarnaast werkt hij aan de uitbouw van CEST en de begeleiding van Vlaamse digitaal cultureel-erfgoedprojecten. Joris Janssens is actief op het vlak van de opbouw en de verspreiding van kennis, ervaring en expertise in het kader van CEST en beheert de technische component van de CEST-wiki. Hij biedt ook technische ondersteuning in het kader van het project DCA. In 2012 creëerde hij ook de scart.bewebsite. Daarnaast is hij ook verantwoordelijk voor de interne ICT. In 2012 werden geen nieuwe vaste medewerkers aangeworven. Wegens de (tijds)intensieve begeleiding in 2011 van enkele tijdelijke medewerkers en een jobstudent, werd ook besloten geen tijdelijke werkkrachten (bv. jobstudent) aan te werven in PROJECT- OF WERKGROEPEN PACKED vzw richtte in 2011 enkele project- en werkgroepen op en zette samenwerking met deze groepen in 2012 verder: Externe pool van reviewers in kader van het DCA-project De publieke deliverables die geschreven worden als onderdeel van het DCA-project, worden door externe experten gereviewed. Voor deze taak coördineert PACKED vzw de volgende expertengroep: - Regine Stein, hoofd van de dienst Informatietechnologie aan Deutsches Dokumentationszentrum für Kunstgeschichte - Bildarchiv Foto Marburg (Philipps Universität Marburg, Duitsland); - Inge Van Nieuwerburgh, coördinator digitale collecties Universiteitsbibliotheek Gent; - Patrick Hochstenbach, digitaal architect Universiteitsbibliotheek Gent; - Simon Tanner, hoofd van King's Digital Consultancy Services aan King's College London (Groot-Brittannië) en onafhankelijk consultant; - Gordon McKenna, collectiebeheerder bij Collections Trust (Groot-Brittannië); - Marco De Niet, directeur DEN Digitaal Erfgoed Nederland; - Robert Gillesse, senior medewerker kwaliteitszorg DEN - Digitaal Erfgoed Nederland. In 2012 stonden deze experten in voor het reviewen van in totaal twee deliverablerapporten: D3.2. Recommendation on contextualisation and interlinking digitised contemporary artworks (IBBT) en D5.1. Enrichment module and POC (IBBT & NTUA). In het kader van de verdere uitbouw van CEST werd in 2012 enkel ad hoc beroep gedaan op externe specialisten. In het kader van indiening van een subsidiedossier voor het project Erfgoedzorg in de kunstensector werd door PACKED vzw wel een stuurgroep samengesteld (met vertegenwoordigers van FARO, BAM, VTi, het Forum voor Amateurkunsten, VAi/CVAa, Resonant, het Firmament en de Archiefbank

15 Vlaanderen). Zij adviseerden bij het schrijven het subsidiedossier, maar een eerste bijeenkomst is pas voorzien in 2013 (na toekenning van de subsidie). PACKED vzw participeerde in 2012 ook in enkele reeds bestaande project- en werkgroepen. Een uitgebreide evaluatie van de participatie vindt u onder paragraaf 5.2. Overleg. PACKED-medewerkerster Barbara Dierickx stelt het Europese project Digitising Contemporary Art voor.

16 4. SAMENWERKING 4.1. SAMENWERKING IN VLAANDEREN In het Actieplan 2012 werd samenwerking met andere instellingen in Vlaanderen vooropgesteld. Deze samenwerking werd gerealiseerd, en wordt continu uitgebreid en geïntensifieerd. PACKED vzw onderhield in 2012 immers ook nauwe banden met onder andere steunpunten FARO (voor erfgoed) en BAM (voor beeldende, audiovisuele en mediakunst) en trachtte waar mogelijk met hen samen te werken (o.a. in het kader van het Platform Digitale Duurzaamheid, de Gebruikersgroep cultureel erfgoed en auteursrecht, de opstart van een helpdesk e-cultuur en het project Erfgoedzorg in de kunstensector ). In 2012 zette PACKED vzw concrete samenwerking voort met de Belgische partners in de Europese projecten Linked Heritage en DCA. Deze partners zijn: - Mu.ZEE; - argos; - MAC s Grand-Hornu; - IBBT; - Collectie Vlaamse Gemeenschap; - Stedelijke Musea Mechelen; - Museum Plantin-Moretus / Prentenkabinet; - Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis; - Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België. We verwijzen u graag door naar paragraaf 5.2. Overleg, waar te lezen valt hoe PACKED vzw via diverse projecten en werkgroepen in 2012 samenwerkte met een groot aantal Vlaamse en Brusselse cultureel-erfgoedorganisaties INTERNATIONALE SAMENWERKING In het Actieplan 2012 werd niet alleen een samenwerking met andere instellingen in Vlaanderen vooropgesteld, maar eveneens een internationale samenwerking. Ook deze samenwerking werd verder uitgebreid en geïntensifieerd. In 2012 werden o.a. de volgende internationale samenwerkingen (verder) uitgebouwd: - met de partners in het DCA-consortium (zie paragraaf DCA) en in het bijzonder de werkpakketleiders; - met de partners in het Linked Heritage-consortium (zie paragraaf Linked Heritage) en in het bijzonder de werkpakketleiders; - met het Europeana-bureau (Nederland); - met DEN - Digitaal Erfgoed Nederland; - met de partners die betrokken waren bij de indiening van de Europese subsidiedossiers voor de projecten SHIFT, GLAM, FIT 100, ARTeBook, COLLIGO en ATHENAPlus (zie Voorbereiding andere Europese digitaal-erfgoedprojecten). De samenwerking met deze organisaties en partners binnen het werkterrein van PACKED vzw vertaalt zich in de verschillende activiteiten en participaties (zie hoofdstuk 5. Activiteiten).

17 Een screenshot van de homepage van de website

18 5. ACTIVITEITEN Hier volgt een overzicht van de activiteiten uit 2012, inclusief degenen die niet a priori in Actieplan 2012 waren opgenomen PROJECTEN Voortzetten Linked Heritage GELINKT AAN: doelstelling 1 en 6 Het project Linked Heritage kan beschouwd worden als het vervolg op het ATHENA-project en startte begin mei Linked Heritage heeft drie hoofddoelen: - het aanleveren van grote hoeveelheden nieuwe digitale content aan Europeana, afkomstig uit zowel de publieke als uit de private sector; - het verrijken van de kwaliteit van de content op vlak van rijkere metadata, potentieel voor hergebruik, en uniekheid (het gebruik van persistente en unieke identifiers); - het verbeteren van zoekopdrachten naar, vindbaarheid van en gebruik van Europeana-content. PACKED vzw stond in 2012 vooral in voor het betrekken van Vlaamse partners in dit project om hun digitale content via de aggregatiefaciliteiten van het project (MINT-tool van de technische universiteit van Athene) aan te leveren aan Europeana. Enkele formele partnerschappen werden afgesloten, en de mapping van de data van Stedelijke Musea Mechelen en het Museum Plantin- Moretus/ Prentenkabinet werd gestart. Ook de Collectie Vlaamse Gemeenschap, die omwille van het ondertekenen van de Europeana Data Exchange Agreement opnieuw diende geüpload te worden, nam op die manier formeel deel aan Linked Heritage. De collecties van het Stedelijke Musea Mechelen, Museum Plantin-Moretus / Prentenkabinet en de Collectie Vlaamse Gemeenschap werden in februari 2013 gepubliceerd op europeana.eu, maar enkele problemen met de weergave van thumbnails en herkomstinformatie dienen nog opgelost te worden. Naast het actief opsporen van nieuwe partnerschappen zo vonden er ook gesprekken plaats met het Zilvermuseum en het Fotomuseum, beide Provincie Antwerpen - was PACKED vzw in 2012 binnen Linked Heritage ook inhoudelijk actief in de werkgroepen rond terminologie en linked data. PACKED vzw werkte binnen het WP2 Terminlogy Management mee aan de definities en vertaling van een terminologie voor event types. Deze terminologie wordt opgenomen in het LIDO-standaard uitwisselingsformaat. Verder werden datasets bezorgd uit de Stedelijke Musea Mechelen en het Museum Plantin-Moretus voor het testen van het Terminology Management Platform. PACKED vzw werkte actief mee aan het testen van deze applicatie. Daarbij werden objectnamen uit de twee boven vermelde musea gekoppeld aan objectnamen uit het KMKG en het British Museum, waardoor de brontermen vertaald werden in het Engels en het Nederlands. PACKED vzw stond binnen Linked Heritage ook in voor de opmaak van het Consortium Agreement. Meer informatie over dit project en de resultaten tot op heden vindt u op de projectwebsite Voortzetten Digitising Contemporary Art (DCA) GELINKT AAN: doelstelling 1 en 6 Binnen het Europeana-portaal is hedendaagse kunst op dit moment slechts minimaal aanwezig. Het project Digitising Contemporary Art zal een Europees corpus van gedigitaliseerde kunstwerken en hun

19 contextuele informatie creëren. Hierbij ligt de nadruk op hedendaagse kunst; kunst die gecreëerd werd na De voornaamste resultaten van het project zijn: - het creëren van digitale reproducties van hedendaagse kunstwerken om op die manier de langetermijnbewaring van dit deel van het Europese culturele erfgoed te verzekeren; - de toename van de mate van publieke beschikbaarheid van deze digitale reproducties voor burgers/eindgebruikers via het Europeana-platform en nationale aggregatoren (indien van toepassing); - de mogelijkheid creëren voor de projectpartners om hun gedigitaliseerde materiaal over hedendaagse kunst te linken aan gelijkaardige content uit ander Europese instellingen d.m.v. ICT gebruik en op die manier gebruik van deze content te verrijken. PACKED vzw is zowel initiator als projectleider en werkpakketleider. In deze functie heeft PACKED vzw een aantal partners uit België (argos centrum voor kunst en media, MuZEE, IBBT, MAC s, en Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België) bij het project betrokken. De opgedane expertise zal nadien in Vlaanderen en Brussel worden ingezet in andere contexten. In het tweede projectjaar werd voornamelijk de digitalisering afgerond en het werk op vlak van metadatering benadrukt. Om de voortgang te volgen werd om de vier maanden aan de partners gevraagd om een verslag te geven van hun vorderingen op het vlak van digitalisering, inventarisatie, het online plaatsen van de digitale reproducties, klaren van rechten In 2012 vonden de plenaire projectmeetings plaats in Berlijn (6-7 februari) en Ljubljana (3-4 oktober). De mid-term review van het project vond plaats op 4 mei in Brussel. Na 15 maanden bleek het project goede vooruitgang geboekt te hebben. Ongeveer 30% meer items dan verwacht waren gedigitaliseerd ( items) van deze gedigitaliseerde werken werden reeds voorzien van de nodige metadata. Midden 2012 werden al items online geplaatst op de content partners' websites. De eigenlijke aggregatie van het materiaal naar Europeana werd gestart vanaf november Tijdens de mid-term review werd de opmerking gemaakt dat er bijkomende inspanningen konden gemaakt worden op vlak van disseminatie. Om die reden werd de DCA-website uitgebreid met een aparte sectie met o.a. interviews met contentpartners (o.a. met MuZEE en argos), gevalstudies en videomateriaal (lees meer in sectie 6.2 De PACKED-websites). 1 Enkele belangrijke deliverables die tijdens het tweede projectjaar gepubliceerd werden, zijn: - D3.2. Recommendation on contextualisation and interlinking digitised contemporary artworks (IBBT): dit document is gebaseerd op de bevindingen en resultaten van de ontwikkeling van en disucussies over rijke semantische concepten om de hedendaagse kunstwerken verder te contextualiseren en te linken met andere relevante informatiebronnen om hun gebruiksmogelijkheden en waarde voor toekomstig gebruik te verbeteren. - D5.1. Enrichment module and POC (IBBT & NTUA): dit document geeft een overicht van alle onderzochte platformen die voor de contentpartners kunnen fungeren als aggregators richting Europeana en beschrijft hun specifieke aard en technische voorwaarden voor de harvesting en aggregatie. De rol van PACKED vzw in het DCA-project is tweeledig; via WP1 (projectmanagement) staat PACKED vzw in voor de algemene coördinatie van het project; via WP2 (partnercoördinatie) wordt toezicht gehouden op de voortgang van de digitalisering in de verschillende partnerinstituten. Daarnaast ondersteunde PACKED-medewerker Joris Janssens DCA-partner transmediale in het uitbouwen van 1 Zie

20 een CollectiveAccess-database. Op die manier kan deze partner in de toekomst een meer gestandaardiseerde vorm van collectiebeschrijving hanteren. Meer informatie over het DCA-project en een overzicht van alle publieke deliverables vindt u op de projectwebsite Voorbereiding SHIFT a network of excellence on the preservation of complex digital creations GELINKT AAN: doelstelling 1 en 6 Op initiatief van IRCAM (Frankrijk) en PACKED vzw werd in 2012 een consortium gevormd dat half april 2012 een subsidieaanvraag indiende voor het Objectief 4.3. Digital Preservation van het 7 e Kaderprogramma. Het doel van de aanvraag was een Europees network of excellence te kunnen opzetten met betrekking tot de preservering van complexe digitale objecten uit de creatieve sector. PACKED vzw profileerde zich als coördinator van zowel de projectaanvraag als het project en betrok ook andere organisaties uit Vlaanderen en Brussel als projectpartners: IBBT-SMIT (VUB), IBBT- MultimediaLab (UGent), Boekentoren (UGent) en CVAa. Spijtig genoeg kreeg de projectaanvraag een te lage score van de Europese Commissie om voor subsidiëring in aanmerking te komen Voorbereiding andere Europese digitaal-erfgoedprojecten GELINKT AAN: doelstelling 1 en 6 PACKED vzw ging in 2012 actief op zoek om vanaf 2013 te kunnen participeren in andere digitaalerfgoedprojecten waarvoor in het voorjaar van 2012 subsidieaanvragen werden ingediend bij de Europese Commissie. - Voor het 7 e Kaderprogramma werd er o onder de projecttitel GLAM overleg opgestart met o.a. het Zweedse Rijksarchief voor deelname in een IP-project. PACKED vzw betrok ook Bibnet in dit projectopzet. Uiteindelijk werd geen dossier ingediend, maar werd het voorstel verder uitgebouwd voor de ICT-call o onder de projecttitel FIT 100 (File Ingest Tools for Long Term Video Preservation, een initiatief van University College London) een projectaanvraag ingediend voor een STREP-project. In deze aanvraag nam PACKED vzw de rol op van leider van een werkpakket Dissemination. De aanvraag behaalde uiteindelijk een te lage score om in aanmerking te komen voor subsidiëring. - Voor het CIP ICT-PSP waren er gesprekken opgestart met o.a. o het Firmament (aggregator voor figurentheatererfgoed): PACKED vzw adviseerde het Firmament over de CIP ICT-PSP call, maar er werd uiteindelijk geen aanvraag ingediend. o CVAa (digitalisering of aggregatie van architecturaal erfgoed): PACKED vzw bracht CVAa in contact met een tweetal buitenlandse organisaties die geïnteresseerd waren in het opzetten van een project voor de digitalisering of aggregatie van architecturaal erfgoed, maar er werd uiteindelijk geen aanvraag ingediend. o FotoMuseum (aggregatie van Daguerrotypies): PACKED vzw adviseerde in dit project m.b.t de formele aspecten van het indien van de projectaanvraag en de verdere afhandeling van o.a. financiële en organisatorische ondersteuning.