Een tweede grote doelstelling van 2014 is overkoepelend voor de directie zorg : maken van bepaalde processen.

Transcriptie

1 In dit jaarverslag willen we het kwaliteitsplan van 2014 evalueren. Een tweetal keer per jaar gebeurt dit ook tussentijds in de stafvergadering. Het is de bedoeling na te gaan in welke mate de vooropgestelde doelstellingen of geplande acties gehaald werden, welke niet en welke nieuwe acties er toegevoegd werden. In 2014 ging vooral veel energie in de verbetering van de persoonsgerichte zorg. Warme zorg werd reeds een doelstelling van 2013, maar we voelden aan dat er extra ondersteuning en opleiding noodzakelijk zou zijn om alle medewerkers mee te krijgen in het verhaal. Daarom werd Anagata vzw gecontacteerd om op de afdelingen voor personen met dementie te komen mappen en aan de hand van vorming en feedback de medewerkers te ondersteunen om meer naar die warme, persoonsgerichte zorg te evolueren. Een tweede grote doelstelling van 2014 is overkoepelend voor de directie zorg : maken van bepaalde processen. LEAN: het efficiënter Begin 2014 werden ook de resultaten van de eerste registraties kwaliteitsindicatoren gepubliceerd. Een aantal nieuwe kwaliteitsindicatoren moesten in 2014 voor de eerste keer doorgestuurd worden. Hieronder volgen een aantal belangrijke realisaties van 2014: 1. Tevredenheidsmeting bewoners Gesprek 3 maanden na opname 2. Kwaliteitszorg De neerslag van dit kwaliteitsdenken en handelen is terug te vinden in het kwaliteitshandboek en het kwaliteitsplan. De adjunct -directeur volgde ook in 2014 De Regionale OndersteuningsPunten kwaliteitszorg van VVSG. Om de aandacht voor kwal iteitsvolle zorg in Ter Berken warm te houden bij alle medewerkers, wordt gewerkt met doelstellingen. Elk jaar wordt een algemeen kwaliteitsplan opgesteld en opgevolgd vanuit de staf. Per afdeling worden specifieke afdelingsdoelstellingen opgesteld en opgevolgd vanuit de respectievelijke teamvergaderingen. Ook voor animatie, ergo en kine worden jaarlijks doelstellingen geformuleerd en opgevolgd. Dit gebeurt vanuit de EKA-vergadering, maar dan gevoed vanuit de COANs van de 3 afdelingen. De weerslag hiervan is terug te vinden in het animatiedossier. In de strategische nota van het EKA-dossier (data > Ter Berken Animatie > EKA-dossier > 2014) zijn de doelstellingen van zorg, animatie, ergo en kine geïntegreerd in de ruimere beleidsdoelstellingen van OCMW Roeselare. In dezelfde tool kan de ergotherapeut/kine/maatschappelijk werker de evaluatie van de doelstellingen noteren. In 2014 werden ook de gevraagde kwaliteitsindicatoren geregistreerd en doorgestuurd naar de overheid. Bespreking tweede resultaten kwaliteitsindicatoren : situering tov groep WZCa met vergelijkbaar aandeel RVT s 1 of 10

2 Goede scores: F1.medewerkers die zich laten vaccineren 65% van de vergelijkbare WZC heeft een lager cijfer H1.bewoners overleden in het WZC ( en dus niet in het zh) 92.7% van de vergelijkbare WZC heeft een lager cijfer ( in 2013 was dit 73.08%) V1.gem aantal ziektemeldingen (Kort +lang) per zorgmw 1.33 keer, hier hebben 79.8% van de vglbare WZC een hoger cijfer V2.gem aantal ziektemeldingen ( enkel kort) per zorgmw 1.12 keer, hier hebben 79.1% van de vglbare WZC een hoger cijfer X1.uren vorming van alle medewerkers 80.7% van de vergelijkbare WZC heeft een lager cijfer X2.uren vorming van alle niet-zorgpersoneelsleden 89% van de vergelijkbare WZC heeft een lager cijfer Y1. uren vrijwilligerswerk 87% van de vergelijkbare WZC heeft een lager cijfer Minder goede : W1. zorgpersoneelsleden met contract van onbepaalde duur 56.7% van de vergelijkbare WZC heeft een hoger cijfer. (wat dus nog beter is dan het gemiddelde) die het WZC vrijwillig of in onderling akkoord verlaten (ten opzichte van 2013 had niemand het WZC verlaten, nu gaat dit over 2 medewerkers die binnen het ocmw heeft een mutatie hebben aangevraagd: de ene omdat dit dichter bij huis was, de andere omdat de doelgroep van bewoners te zwaar werd) Interpretatie en formulering van actieplannen Interpretatie en acties betreffende de cijfers van vaccinaties een aantal medewerkers zijn niet te motiveren om zich te laten inenten omdat ze in het verleden ziek geworden zijn na een vaccinatie jonge nieuwe medewerkers laten zich gemakkelijker vaccineren ACTIEPLAN betreffende vaccinaties de CRA stelde voor om de sceen savers steeds te laten starten met de oproep zich te laten vaccineren: was onmogelijk volgens ICT iedereen die zich liet vaccineren kreeg een button waarin hij aan zijn collega's kon laten tonen dat hij /zij zich liet vaccineren via het medewerkerskrantje werd een warme oproep gedaan Interpretatie betreffende de cijfers van Overlijdens 2 of 10

3 Bijna alle bewoners van de voorbije periode stierven in het WZC, en niet in het ziekenhuis. Dankzij de vele VZP gesprekken is het mogelijk dat de meeste bewoners en/of hun familie de keuze maakten om niet meer naar het ziekenhuis te gaan in een palliatieve situatie Interpretatie en acties betreffende de cijfers van ziektemeldingen, uren vorming en uren vrijwilligerswerk in vergelijking met andere vergelijkbare WZC hebben wij hier een goede score, maar het het blijft een belangrijk aandachtspunt. interpretatie en acties betreffende zorgpersoneelsleden met contract van onbepaalde duur die het WZC vrijwillig of in onderling akkoord verlaten heeft we maakten werk van onthaal nieuwe medewerkers (onhaalbrochure, checklijst, onthaalprocedure), zodat ze zich goed zouden voelen op hun nieuw werk, met regelmatige tijdstippen spreken we af en bevragen we hen hoe alles hoe lukt. warme zorg proberen we zoveel mogelijk door te trekken naar onze medewerkers (zorg voor de zorgenden) 3. Zelfevaluatie In afwachting van een volledig zelfevaluatiesyteem (via de kwaliteitsindicatoren), proberen wij op volgende manier ook aan zelfevaluatie te doen: Werken met doelstellingen (zie hoger) en deze ook opvolgen en evalueren samen met de medewerkers. COAN (Coördinatie-Animatievergadering) maandelijks per afdeling waarin de activiteiten alsook de niveaugroepen geëvalueerd worden en het aanbod dus kan aangepast worden aan de doelgroep. (tevredenheidsmeting klanten: voorjaar geen in 2014) Tevredenheidsbevraging door hoofdverpleegkundigen tijdens het follow-up gesprek (3-tal maanden na opname) + exit-enquête (maatschappelijk werker). Tijdens het eerste kwartaal van 2014 werden de evaluaties van personeel uitgevoerd volgens het nieuwe evaluatiesysteem. Bespreking van kwaliteit van de intern georganiseerde vorming in de stafvergadering, alsook detectie van noden inzake vorming bij medewerkers. 4. Opnamebeleid - bezetting WZC Seniorenzorg OCMW Roeselare beoogt een bezetting met een 80/20verhouding: 80% hulpbehoevenden (B en C) en 20% valide bewoners (A en O). In 2014 hadden we gemiddelde van 83,43 % B en C-profielen. De gemiddelde RIZIV bezetting bedroeg 98,79% en we kenden een leegstand van gemiddeld 4,5 dagen per maand. Eind 2014 werd tevens beslist om vanaf juli 2015 ook een kamer kortverblijf te starten op een afdeling voor personen met dementie, in ruil voor een residentiële kamer. 5. Bezetting medewerkers 3 of 10

4 Geen bijkomende personeelskrachten. We kregen de opdracht in % op onze personeelskost te besparen. Gezien de zeer beperkte bezetting zowel in zorg, schoonmaak als keukenpersoneel, was het bijna onmogelijk daar nog uren af te bouwen. Daarom werd gepoogd om op andere manieren de personeelskost te beperken, zonder dat handen aan het bed structureel werden afgebouwd. Er werd minder weelderig omgesprongen worden met recup-uren bij vorming, bij ziekte werd niet telkens vanaf dag 1 vervangen, voor de schoonmaak werd een dag ziekte regelmatig vervangen door de persoon die de mobiele dienst deed, aangevuld met enkele extra uren. Op die dag werden dan geen periodieke taken uitgevoerd. Het vergaderplan werd herzien om de bijkomende vergaderuren zoveel mogelijk in te perken. Uiteindelijk hebben we de 2%-besparing kunnen behalen (2,21%). 6. VTO-beleid Voor de opstelling van een VTO-plan worden de medewerkers bevraagd in een teamvergadering en bij de functioneringsgesprekken. Hieruit worden de noden en wensen gedetecteerd en verzameld in de stafvergadering. De belangrijkste vormingsactiviteiten die gerealiseerd werden in 2014 zijn: Vorming persoonsgerichte zorg (Hilde Vermeiren) Feedback van de Dementia Care Mapping Tweedaags seminarie UMAT: thema LEAN Toolboxmeeting inzake brandpreventie (Hilde Donck) Opleiding brand via Provikmo: 4 groepen : 3u per groep, door Michiel Fossez ( 18/3/2014, 20/3/2014, 25 /3/2014, 27/3) Referentiepersoon dementie : Evelien Verstichel, Saskia Dermaut en Emilie Pauwels Opleiding Dementia Care Mapping: Emilie Pauwels Vorming "Lean" voor alle medewerkers op basis van een lean-audit in het WZC opleiding van 2 nachtdiensten voor sterilisatie van het materiaal? Keuze verplichte vorming voor medewerkers: zorg voor de mantelzorger (Luc Vande Ven) Als eten een zorg wordt. (Overlegplatform dementie) Daarnaast werden ook heel wat ad hoc opleidingen gevolgd door medewerkers over diverse thema s. 7. Brandveiligheid In 2014 werden door de preventieadviseur op locatie enkele kleine toolboxmeetingen gedaan tijdens teamvergaderingen om personeel verder te sensibiliseren en de brandprocedure te kennen. In het medewerkerskrantje van mei werd ook de belangrijkste info ivm brandpreventie /-bestrijding opgenomen. Vorming : zie hoger 8. Werkgroep "De Groene Ridder" in Ter Berken Acties waaraan in 2014 gewerkt werd in WZC Ter Berken: 4 of 10

5 Beter sorteren: De containerruimte werd herschikt: Batterijen: Naaldcontainers kregen er een vaste plaats en zullen door een firma opgehaald worden Recipiënt voor kapotte TL-lampen Bordjes worden vernieuwd Elk verpleeglokaal kreeg een kartonnen doosje van de Groene Ridders om de batterijen in te deponeren. Elke afdeling kreeg een groter recipiënt om de kartonnen doosjes in te ledigen. Papier en karton Oproep om kartonnen dozen ALTIJD open te plooien (ook al zijn ze gevuld met papier) verscheen reeds in Medewerkerskrantje van maart Papier zo weinig mogelijk in gewone vuilbak. De Groene Ridders zorgden voor een kartonnen doos met papier hier voor elk verpleeglokaal + bureau waar dit nog niet aanwezig is. We hoeven ons geen zorgen te maken wat betreft bewoners-gegevens op het papier. Alles gaat rechtstreeks in onze eigen papiercontainers. Gaat het om een superdelicate zaak, dan kade naam nog steeds doorstreept worden. Verlichting en verwarming : oproep om hier zuinig mee om te gaan omwille van het milieu. Geen verwarming aan waar het venster open staat. Geen lichten laten branden waar niet nodig Aandacht de oplichters in de woonkamers verbruiken het meest. Vele lichten zijn bij ons al spaarlampen of leds. De technieker kijkt na of er nog plaatsen zijn waar het zinvol is om lampen te veranderen of lichtsensoren te plaatsen. Rondgang van de Groene ridder voor controle verlichting, verwarming en computers. Medewerkers aanmoedigen om de trap te nemen ipv de lift. De Groene Ridders hebben nieuwe teksten voorzien in de traphal. 9. Palliatieve zorg en Vroegtijdige Zorgplanning Werking verder gezet. Eind 2014 werd beslist om met het Palliatief Support Team alle procedures, visies en documenten inzake palliatieve zorg en Vroegtijdige zorgplanning te stroomlijnen en te herbronnen.. voorbereiding aan de hand van "Leidraad voor implementatie van palliatieve zorg in woonzorgcentra" Verdeling van de bestaande documenten aan alle leden van PST ter voorbereiding van het overleg (Marian) Palliatief Support Team 24 november: verdeling van taken (werkgroepjes) om de verschillende onderdelen aan te passen of te ontwerpen. Januari 2015: PST : samenbrengen van de werkdocumenten (vooraf aan iedereen doorgestuurd) valideren van een aantal procedures / documenten verdere afspraken voor zaken die nog niet op punt staan. 10. Informeren en begeleiden van families 5 of 10

6 Via verschillende kanalen proberen we de families zo goed mogelijk te informeren en te begeleiden. Hierbij denken we voor de interne werking aan verschillende informatiebrochures, familieraden, follow-upgesprek, uitnodiging voor diverse activiteiten, informele contacten met de zorgdrager en andere medewerkers, alsook het huiskrantje. Bijkomende initiatieven zijn de organisatie van familiepraatgroepen van de Vlaamse AlzheimerLiga in Ter Berken en mede-orgaisatie van een praatcafé dementie de Zonnebloem. Infoavond voor families: Families werden uitgenodigd op de avond "Zorg voor de Mantelzorger" van Luc Van de Ven. Nieuw initiatief: koffietafels voor families van personen met dementie in Ter Berken. Op initiatief van de referentiepersoon dementie, Emilie Pauwels, en met ondersteuning van verpleegkundige Kaat Vandaele werden in 2014 deze koffietafels opgericht. Evaluatie: Eerste keer georganiseerd op 09/05/2014 met 13 aanwezigen. Verliep heel goed, de nood aan dergelijk initiatief was duidelijk voelbaar. Er werd niet meteen gekozen voor een thema, eerder kennismaking en duiden van doel koffietafel + bevragen noden. Tweede maal georganiseerd op 24/10/2014 met 7 aanwezigen. Minder aanwezigen te wijten aan wissel families wegens overlijdens of niet wat men ervan had verwacht na eerste koffietafel? Ondanks minder aanwezigen, toch heel goed verlopen. Veel interactie tussen de deelnemers onderling. Thema was evenwichtsbalans tussen geven en ontvangen. Af en toe wat sturing nodig tijdens de gesprekken. 11. Dementie Dementia Care Mapping op afdeling Strauss en Vivaldi door Hilde Vermeire met opleiding en feedback van de mapping voor de medewerkers Opleiding referentiepersoon dementie gevolgd door : a. Emilie Pauwels Evelien Verstichel Saskia Dermaut Deze mensen hebben elk een project uitgevoerd op de werkvloer als eindwerk. Opleiding DCM: Emilie Pauwels. Opstart eerste mappings op de afdelingen begin Deelname overlegplatform dementie: Nele Mesure Deelname Lerende netwerken dementie vriendelijke gemeenten van VVSG: Marian Claeys Deelname werkgroep reminiscentieboek met KHBO Brugge: Marian Claeys (en lezer: Sylvia Pattyn) In 2013 werd een overkoepelende werkgroep voor de referentiepersonen dementie van de 4 WZCa van OCMW Roeselare opgericht. trekkersrol: directeur WZC Ter Berken. Realisaties 2014: Afronden functieprofiel referentiepersoon dementie Uitwisselen kennis bv in verband met Clinical dementia Rating Scale en GPS-dementie Brainstorming voor informatieoverdracht / vorming van medewerkers in de 4 WZCa. Project uit te werken in of 10

7 12. Vrijwilligerswerking De vrijwilligerswerking werd actief verder gezet met een werklunch voor de 3 deelgroepen : losse vrijwilligers, Rode Kruis en Okra Zorg H Godelieve. Tijdens de vakanties werd eveneens weer beroep gedaan op studenten voor wandelingen, uitstappen en begeleiding op de verschillende afdelingen. Op de afdelingen Strauss en Vivaldi worden ook meerdere vrijwilligers ingezet voor maaltijdbegeleiding, bereiden van "eigen bereiding", begeleiden van bepaalde activiteiten op vraag van de animatie. Het rijdend winkeltje, bezorgen van en voorlezen uit het huiskrantje voor bewoners, begeleiden van uitstappen en andere activiteiten gebeurt op de 3 afdelingen. 13. Jaarthema : verwenzorg en bewegen Ook in 2014 werd verder ingezet op beide thema's. Voor evaluatie zie strategische nota in EKA-dossier. 15. Animatie en ergo Voor de concrete doelstellingen, acties en evaluatie op vlak van animatie en ergo : zie EKAdossier. Vanaf 2013 zijn ook de kine-doelstellingen mee opgenomen via het EKA-team. 16. Investeringen 2014 Belangrijkste investeringen die gerealiseerd werden in 2014: Ontwerpen voor vernieuwing van de ergokeukens op de afdelingen ter voorbereiding van de grote renovatiewerken in 2016 overtrekken relaxzetels afdeling Vivaldi nieuwe stoelen in de woonkamers: toewijzing eind 2014, levering 2015 vervangen bloembakken op alle terrassen + aanplanting vernieuwen hoofdkussens op de kamers Aankoop modulair opbergsysteem voor kanbansysteem verpleegmateriaal en schoonmaakmateriaal 17. Afronding pilootproject nieuw programma roosterplanning In 2013 en 2014 waren WZC Ter Berken en WZC St Henricus piloot voor een nieuw planning- en roosterprogramma (HARMONY - ORTEC). Vanaf 2015 gebeurt de uitrol naar alle andere diensten. 20. Feedback PROBIS-studie over gedragsproblemen WZC Ter Berken nam deel aan een studie van Eurometropool omtrent kwaliteitsvolle opvang voor psychisch kwetsbare ouderen. De werking van afdeling Chopin voor de niet-dementerende psychogeriatrische en gerontopsychiatrische bewoners werd geselecteerd als één van de best-practices uit de studie. Deze werking werd dan ook in een workshop geprogrammeerd tijdens de studiedag waarop de resulaten van het onderzoek werden voorgesteld. 21. Project Handhygiene Aanpassing KHB (Marian) : procedure aangevuld: PDF zie mapje Bijlagen staf januari 2014 Aanpassing onthaalprocedure nieuwe medewerkers (Marian) : Publiceren in medewerkerskrantje (Marian): ok januari 2014 (senisbilisering medewerkers) 7 of 10

8 HVKn nemen dit 2x per jaar op als vast item in teamvergadering + communiceren expliciet wanneer vermeld in medewerkerskrantje 22. LEAN-project In het directiecomité van Zorgbedrijf Roeselare werd beslist om als organisatie in te zetten op de LEANcultuur, een cultuur van continu verbeteren en creëren van uitsluitend toegevoegde waarde. Daarom werd een stuurgroep (Leanteam) opgezet die een trekkersrol zal vervullen om deze doelstelling organisatiebreed te realiseren. Deze stuurgroep bestaat uit Dirk Deruyter, directeur WZC De Waterdam, Cynthia Bogaerts, directeur kindzorg, Marian Claeys, directeur WZC Ter Berken en Sarah Malfait, stafmedewerker planning en projectmanagement. Er werd tevens een WIKI-space opgestart: "LEAN & AGILITY". WZC Ter Berken had ondertussen al de eerste stappen gezet in lean. Lean Audit door Dhr. Hans Crampe : 27 maart 2014Scan op de werkvloer door externe specialist in Lean Opleiding alle medewerkers: 6u/MWer: 31mrt & 3 april 2014 Terugkomdag voor leidinggevenden van WZC Ter Berken + resultaten van de audit: 5 mei 2014 Tweedaagse UMAT met centrale thema "LEAN" : gevolgd door Marian Claeys + boek "Wij zijn Toyota niet" van Luc Chalmet (kennismaking kanbanborden) Workshop bij Trefpunt zorg op 25/9/2014 gegeven door M. Claeys: WZC Ter Berken gaat lean... eerste stappen. Stand van zaken van concrete lean-projecten in WZC Ter Berken Afgewerkte LEANinitiatieven Opkuis en herinrichting van de grote berging Opstart sterilisatie-proces volgens principes van lean Opstart systeem herstelling materialen (oranje en groene stip): flow beschreven door Nele en verspreid op de afdelingen In het MWkrantje nieuwe procedure gecommuniceerd Implementatie reorganisatie schoonmaak met Team@work Sleutelbeheersysteem van kamers aangepast en gecommuniceerd via MWkrantje 8 of 10

9 Opstarten kanban kaizenbord of GEMBA-bord op het gelijkvloers als pilootproject: voorbereiding december implementatie januari 2015 Voorraadbeheerssyteem en bevoorradingssysteem naar afdelingen Piloot 1: opgestart voor schoonmaakproducten op alle afdelingen (opstart week 27/10/2014) standaardindeling van de voorraadrekken op alle afdelingen opmaak goldenlist + eticketten communicatie naar MWers: via overlegvergadering schoonmaak implementatie op de werkvloer evaluatie en bijsturing: Uitzoeken hoe de Ipad kan gebruikt worden voor opnemen van de bestellingen (december 2014) Opmaak flowchart van het bestel- en leveringsproces Piloot 2: Strauss voor med. materiaal (januari 2015) standaardindeling van de voorraadrekken op alle afdelingen (oktober 2014) opmaak goldenlist + eticketten (november 2014) communicatie naar MWers: teamvergadering Strauss + op de werkvloer bij effectieve opstart + medewerkerskrantje implementatie op de werkvloer: januari 2014 evaluatie en bijsturing Uitrollen en verdere implementatie op andere afdelingen:feb-mrt 2015 aanpassen Goldenlist en picklijsten per afdeling communicatie naar medewerkers: effectieve opstart bestelsysyteem: evaluatie en bijsturing Geplande Lopende LEANinitatieven LEANinitiatieven Opstarten grootkeukenproject (uitgesteld tot voorjaar 2015) Scope: bestellen en toeleveren van voeding Wie betrekken in projectgroep? Wanneer opstarten? Verantwoordelijke? eerste overleg ter voorbereiding: 8 januari Inwerken nieuwe CRA 9 of 10

10 Dit jaar werd een nieuwe CRA aangesteld voor WZC Ter Berken: Dr Van Massenhove. De CRA neemt actief deel aan de maandelijkse stafvergadering, de wekelijkse 13-urenmeeting en een deel van de afdelingsgebonden teamvergaderingen, alsook aan het Palliatief Support Team. De CRA heeft in 2014 ook de nieuwsbrief voor de huisartsen opgestart (in het programma Mailchimp), een brief die opgesteld is namens de 4 CRA's van de 4 WZCa van Zorgbedrijf Roeselare. De CRA heeft toegang tot de WIKI-space met het kwaliteitshandboek en de WIKI-space van de stafvergadering. Ze kan tevens van thuis inloggen op het elektronisch zorgdossier. Op deze manier kan zij tevens van thuis agendapunten voor de stafvergadering indienen, documenten van het kwaliteitshandboek aanpassen en waar gewenst rapporten trekken vanuit het elektronisch zorgdossier. De samenwerking wordt als zeer verrijkend ervaren door de leidinggevenden van WZC Ter Berken. Marian Claeys Directeur WZC Ter BerkenLabels parameters 10 of 10