Verantwoordings- en controleprotocol jeugdzorg 2015 Regio FoodValley

Transcriptie

1 Verantwoordings- en controleprotocol jeugdzorg 2015 Regio Pagina 1

2 Verantwoordings- en controleprotocol jeugdhulp van regio Inhoudsopgave 1. Algemeen 1.1. Inleiding 1.2. Doelstelling en reikwijdte van het protocol 1.3. Definities 2. Verantwoordingsprotocol 2.1. Relevante wet- en regelgeving 2.2. Uitgangspunten en te volgen procedures voor de registratie en verantwoording 2.3. Nadere toelichting op specifieke aandachtspunten voor de instelling ten aanzien van de registratie en verantwoording 2.4. Op te stellen verantwoording door de instelling 3. Verantwoordingsmodel in te vullen door alle instellingen 3.1. Model financiële verantwoording Jeugdhulp 2015 van regio periode 1 januari 2015 tot en met 31 december Accountantsprotocol 4.1. Doelstelling accountantsonderzoek 4.2. Reikwijdte en materialiteit 4.3. Algemene toelichting op werkzaamheden van de accountant 5. Verantwoording 40 aangewezen instellingen 5.1. Model financiële verantwoording Jeugdhulp 2015 van regio periode 1 januari 2015 tot en met 30 september Model controleverklaring bij de financiële verantwoording 5.2. Model rapportage geconstateerde afwijkingen Pagina 2

3 1. Algemeen 1.1. Inleiding Vanaf 2015 is de zorg voor jeugd ondergebracht bij de gemeente. De verantwoordelijkheden van de gemeente zijn vastgelegd in de Jeugdwet. Gemeenten in de regio (de gemeenten Barneveld, Ede, Rhenen, Renswoude, Nijkerk, Scherpenzeel en Veenendaal), verder: de gemeenten, hebben in Verordeningen voor de Jeugdhulp 2015, die per gemeente zijn vastgesteld, een uitwerking gegeven aan de verantwoordelijkheid van de gemeente in het kader van Jeugdwet. In het Regionaal Uitvoeringsprogramma Jeugdhulp is benoemd dat de gemeenten voor 2015 kiezen voor het, zover mogelijk, handhaven van de huidige bekostigingsmodules: 1. bekostigingseenheden (jeugd- en opvoedhulp inclusief jeugdbescherming en jeugdreclassering); 2. prestatie-codes (AWBZ); en 3. DBC s (Jeugd GGZ). De gemeenten hebben een Regionaal Transitie Arrangement opgesteld, gericht op de continuïteit van zorg. Daarnaast heeft de Subcommissie Jeugd van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG) voor een aantal functies landelijke inkoopafspraken gemaakt namens alle gemeenten. De reden om deze afspraken te maken is om er voor te zorgen dat vraag en aanbod voor schaarse en voornamelijk landelijk georganiseerde functies zo effectief mogelijk op elkaar aansluiten. Het Landelijke Transitie Arrangement (hierna: LTA) is een aanvulling op de Regionale Transitie Arrangementen. De opdrachtverstrekking voor 2015 heeft plaatsgevonden door middel van inkoopcontracten. Daarnaast is het mogelijk dat instellingen met de VNG een contractafspraak hebben gemaakt voor LTA producten met landelijke specialistische functies in het kader van het LTA. Indien de levering van deze LTA producten plaatsvindt aan cliënten met een woonplaats in regio vindt de verantwoording per woonplaats plaats in de verantwoording die de instelling opstelt ten behoeve van regio. 1.2 Doelstelling en reikwijdte van het protocol Dit protocol heeft een tweeledig doel. Het geeft enerzijds voorschriften voor de verantwoording door alle instellingen en anderzijds aanwijzingen voor een verantwoording en onderzoek door 40 aangewezen instellingen en hun accountant. Alle instellingen dienen verantwoording af te leggen op uiterlijk 11 januari Dit voorschrift is uitgewerkt in paragraaf 3. De instellingen dienen een bestuursverklaring af te leggen en hoeven geen controleverklaring van de accountant af te leggen over deze verklaring. Op deze bestuursverklaring wordt een financieel deel ingevuld over welke zorg is geleverd en gefactureerd en welke zorg nog wordt gefactureerd over De gemeenten kunnen zelf met deze verklaring tijdig een onderhanden werk positie bepalen voor de jaarrekening. Hiernaast dienen 40 aangewezen instellingen uiterlijk 31 december 2015 verantwoording af te leggen over de maanden januari tot en met september Deze instellingen vertegenwoordigen ca. 85% van de omzet over Paragraaf 4 en 5 bevat voorschriften voor deze verantwoording alsmede voor de accountant van deze instellingen. Om zekerheid te krijgen over de juistheid en financiële rechtmatigheid van de verantwoording jeugdhulp 2015 (zie paragraaf 4), hebben de gemeenten hiervoor een controleverklaring verplicht gesteld. Hierbij is NBA Standaard 800 Controles financiële overzichten voor bijzondere doeleinden van toepassing. Pagina 3

4 Met betrekking tot de financiële rechtmatigheid is het volgende relevant voor de accountant. De accountant hoeft geconstateerde afwijkingen ten aanzien van de rechtmatigheid niet mee te tellen bij de oordeelsvorming over de getrouwheid van de verantwoording jeugdhulp 2015, ook al komen ze uit boven de materialiteitsgrenzen. Een rapportage van geconstateerde afwijkingen volstaat. Het is ter beoordeling aan de gemeenten om op basis van de rapportage van geconstateerde afwijkingen te bepalen of en zo ja welke consequenties verbonden worden aan feitelijke bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheidsaspecten. Dit protocol is van toepassing op alle in de inkoopcontracten overeengekomen vormen van jeugdhulp, tenzij in het verantwoordings- en controleprotocol is aangegeven dat een aspect alleen van toepassing is voor een bepaalde productsoort. Eventuele deelneming(en) en dochtermaatschappij(en) van de instelling, die betrokken zijn bij de uitvoering van activiteiten uit hoofde van de Jeugdwet waarvoor de instelling een contract heeft, vallen onder de werking van dit protocol. De instelling is verantwoordelijk om een verantwoording op te stellen voor alle jeugdhulp die de instelling gecontracteerd heeft met de gemeenten. Hetzelfde geldt ten aanzien van onderaannemers waarvan de zorgaanbieder gebruik maakt bij de uitvoering van de overeengekomen jeugdhulp. Pagina 4

5 1.3 Definities Copro In aanvulling op de definities die zijn opgenomen in de inkoopovereenkomst gelden voor dit protocol de volgende definities: Accountant De door opdrachtnemer, in deze instelling, aangestelde openbare accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Controle Voor zover dit protocol de term controle gebruikt wordt hiermee bedoeld het uitvoeren van controlewerkzaamheden volgens NBA Standaard 800. (Financiële)rechtmatigheid Het voldoen aan de voorwaarden vanuit wet- en regelgeving zoals omschreven in paragraaf 2.1 en 4.1 van dit protocol. Dit betekent dat de in de verantwoording opgenomen aantallen en bedragen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de voorwaarden voor het recht, hoogte en duur. Financiëleverantwoording; De Verantwoording jeugdhulp 2015 regio, de verantwoording van de instelling over de financiële realisatie van de feitelijk geleverde jeugdhulp volgens het verantwoordingsformat in paragraaf 4. Gemeenten De gecontracteerde gemeenten uit de inkoop Jeugdhulp 2015 Hulpverleningsplan Familiegroepsplan of plan van aanpak zoals bedoeld in artikel en hoofdstuk 6 in de Jeugdwet. Voor de Jeugd-GGZ geldt in deze het behandelplan. Instelling Een door de gemeenten gecontracteerde aanbieder van jeugdhulp Jeugdhulp Alle gecontracteerde vormen van jeugd- en opvoedhulp en/of jeugdbescherming en/of jeugdreclassering en/of Jeugd-GGZ. Omzetplafond In de uitvoeringsovereenkomst zijn afspraken gemaakt tussen Regio en de aanbieder over het maximum budget per jaar. Dit maximumbudget betreft een reservering. Dat wil zeggen dat deze middelen zijn gereserveerd, maar dat de werkelijke afname bepalend is voor het uiteindelijke bedrag dat Regio vergoedt, tot een maximum van het omzetplafond per jaar. Het omzetplafond is opgenomen in het contract. Pagina 5

6 2. Verantwoordingsprotocol Copro Relevante wet- en regelgeving Voor de instelling is de volgende wet- en regelgeving van toepassing: Jeugdwet Regionaal Uitvoeringsprogramma Jeugdhulp Landelijke Transitiearrangement 2015 Daarnaast zijn de voorwaarden zoals opgenomen in het inkoopcontract (de opdrachtovereenkomst) met de gemeenten van toepassing. De gemeenten hebben ervoor gekozen om in dit protocol de relevante teksten uit bovenstaande wet- en regelgeving op te nemen, zodat het protocol een zelfstandig leesbaar document is waarin alle relevante wet- en regelgeving te vinden is. Dit protocol bevat alle relevante aspecten voor de controle. De accountant hoeft derhalve niet terug te gaan naar bovengenoemde wet- en regelgeving. 2.2 Uitgangspunten en te volgen procedures voor de registratie en verantwoording Hieronder is de verantwoordingsprocedure voor de instellingen uitgewerkt. Hierbij worden tevens de uitgangspunten voor de registratie en verantwoording benoemd. De instelling sluit een contract met de gemeenten voor de in regio te leveren jeugdhulp. In het contract wordt het omzetplafond per instelling gespecificeerd en het tarief per productsoort. In het inkoopcontract zijn de voorwaarden en prestatieafspraken vastgelegd die voor de instelling van toepassing zijn en relevant zijn voor de registratie en verantwoording. In het inkoopcontract is zoveel mogelijk de tot en met 2014 bestaande bekostigingsstructuur gehandhaafd, tenzij aanbieders en gemeenten een aanpassing zijn overeenkomen. Met betrekking tot de productsoorten (welke productie declarabel is) volgen de instellingen in de verantwoording de productsoorten die in de inkoopovereenkomst overeen zijn gekomen. Indien de instelling afwijkingen of aanvullingen hanteert op de in het inkoopcontract beschreven productsoorten dienen deze afwijkingen of aanvullingen schriftelijk nader overeen gekomen te zijn met de gemeenten. Jeugdhulp start in principe nadat de instelling een geldige verwijzing heeft verkregen. Gemeenten hebben de mogelijkheid tot het uitvoeren van een materiële en inhoudelijke controle bij de instelling, waarbij gemeenten (zorginhoudelijke) deskundigen in kunnen zetten indien de gemeenten hier aanleiding toe zien. Pagina 6

7 Op basis van advies van de VNG gelden aanvullend de volgende bepalingen in 2015: 2.2.a Het recht op verstrekken van zorg; Het recht op verstrekken van zorg, binnen de overeenkomst komt primair voort uit de door de gemeente verstrekte beschikking. In algemene zin wordt het rechtmatig verstrekt zijn van de ondersteuning aangetoond door aanwezigheid van dat document of bericht van de gemeente. Er zijn diverse situaties denkbaar die ertoe leiden dat genoemde document of bericht niet aanwezig is. Situatie: Het kan voorkomen dat contractueel een toewijzingsbericht is afgesproken voor het verstrekken van de opdracht, maar hier van wordt afgeweken. Bepaling: In aanvulling op de in de contracten genoemde vormen (en kanalen) wordt de volgende vorm als rechtmatig geaccepteerd: geregistreerd JW301 bericht/afgegeven beschikking. 2.2.b Tijdigheid van de toewijzing; Situatie: Door diverse redenen kan in 2015 dienstverlening binnen deze overeenkomst zijn gestart voordat de toewijzing aanwezig is. Een voorbeeld is het later afsluiten van een contract met terugwerkende kracht, achterstand in administratieve procedures of knelpunten in de ICT. Bepaling: Er is sprake van rechtmatige ondersteuning indien de beschikking is verstrekt, maar het moment waarop is niet relevant mits in Vorm van de declaratie; Situatie: De declaratie moet zijn gedaan in het format van ijw. Door diverse oorzaken kan dit in 2015 nog niet zijn gelukt. Bepaling: Voor 2015 worden andere vormen zoals papieren declaraties per post en routes (ICT) toegestaan; 2.2.c Aansluiting naar de toewijzing; De declaratie moet aan de toewijzing te koppelen zijn, via het BSN en interventieniveau, om vast te stellen dat wat gedeclareerd wordt, ook besteld is. Daarbij moet mogelijk ook de zorgcategorie en zelfs de productcode overeen komen. Situatie: Door proceskeuzes of door transitieproblemen kan geen koppeling worden gemaakt tussen de toewijzing (opdrachtverlening) en de declaratie. Bepaling: Wanneer de declaratie op een andere manier dan via het BSN en interventieniveau aan de toewijzing te koppelen is (bijvoorbeeld door BSN of naam en geboortedatum), wordt de declaratie toch als rechtmatig beschouwd. 2.2.d. Tijdigheid van de declaratie; In het contract zal zijn vastgelegd binnen welke termijn na aanvang of einde zorg, of na afloop van de declaratieperiode, de declaratie moet zijn ingediend. Dit is een onderwerp binnen rechtmatigheid indien de tijdigheid in de overeenkomst als eis is geformuleerd. Bepaling: De tijdigheidsvereiste wordt voor 2015 (tijdelijk) losgelaten. De opgenomen bepaling ten aanzien van tijdigheid facturatie dient gelezen te worden als de gewenste situatie. Wanneer de afgesproken tijdigheid niet wordt gerealiseerd, is dit een bespreekpunt tijdens een voortgangsgesprek en worden nadere afspraken gemaakt maar leidt dat niet automatisch tot afkeuren van de ingediende factuur. 2.2.e Overgangsrecht Jeugdwet; Situatie: De overeenkomst eist dat ook voor zorgverlening onder het overgangsrecht voor jeugdigen per een nieuwe zorgtoewijzing moet zijn afgegeven. Het is mogelijk dat deze niet of niet tijdig is afgeven. Pagina 7

8 Bepalingen/oplossing : Alle zorgverlening aan jeugdigen vallend onder het overgangsrecht die via de initiële vulling is overgedragen aan de gemeente worden op generiek niveau geaccordeerd. 2.2.f Verwijzing (zogenaamde artsenroute Jeugdwet) Situatie: een zorgtraject is gestart na verwijzing van een daartoe gerechtigde arts of functionaris uit het rechterlijke domein. Aan de start van het proces heeft geen gemeentelijke toewijzing ten grondslag gelegen. Bepaling: Er is aan de vereiste van rechtmatigheid voldaan als het feit van de verwijzing aantoonbaar met de gemeente is gedeeld. 2.2.g Omvang van de zorg (op cliëntniveau) In contracten kunnen verschillende soorten afspraken staan over of en hoe hoogte of omvang kan worden vastgesteld op het niveau van de cliënt, bijvoorbeeld: Vastgelegd in de beschikking (bijvoorbeeld een traject). Dan ligt het voor de hand dat de vastgelegde omvang de rechtmatige omvang is. Gemaximeerd in de beschikking (bijvoorbeeld aantal uur begeleiding). Dan is omvang rechtmatig mits binnen dit maximum. Onbegrensd (bijvoorbeeld DBC). De aanbieder is vrij om de omvang van de zorg vast te stellen. De omvang kan daarmee niet onrechtmatig zijn. Gebaseerd op resultaat 1, niet op omvang. Mogelijk is coulance wenselijk over de het aantonen van deelresultaten en deel-facturen (in geval van resultaat niet helemaal gehaald). Situatie: De omvang van zorg geleverd aan een cliënt wijkt af van de omvang in de (beschikking / besluit / toewijzing). Bepaling: Afwijkingen zijn alleen acceptabel (rechtmatig) als zij schriftelijk zijn geaccordeerd door de gemeente. 2.3 Nadere toelichting op specifieke aandachtspunten voor de instelling ten aanzien van de registratie en verantwoording De instellingen hebben in het inkoopcontract afspraken gemaakt over de gecontracteerde productsoorten en de van toepassing zijnde productdefinities (welke productie is declarabel). Uitgangspunt is dat alleen de feitelijk geleverde jeugdhulp declarabel is, tenzij anders overeengekomen en vastgelegd in de opdrachtovereenkomst met de gemeenten. De feitelijk geleverde hulp wordt in de meeste gevallen op basis van de P * Q systematiek afgerekend en verantwoord. Ten aanzien van de registratie en verantwoording zijn de volgende specifieke aandachtspunten van toepassing: Een overschrijding van het omzetplafond voor de regio is contractueel uitgesloten en wordt niet vergoed. Substitutie van producten binnen het plafond is in overleg met de gemeenten mogelijk. Een overschrijding van het afgesproken omzetplafond is alleen mogelijk indien de gemeenten akkoord hebben gegeven voor de overschrijding. De in onderaanneming of uitbesteding gerealiseerde productie in de verantwoording wordt verantwoord bij de instelling die de zorg met de gemeente heeft gecontracteerd. Voor cliënten die op 1 januari 2015 reeds in zorg zijn, geldt dat registratie en verantwoording alleen plaats kan vinden voor de feitelijke geleverde jeugdhulp vanaf 1 januari Op 31 december 2014 openstaande afrekeningen of onderhanden werk dat betrekking heeft op 2014 of eerdere jaren dient derhalve door de instelling met de voormalige financiers afgerekend te worden. Copro In deze context is ook relevant de samenloop met informatie over prijs en hoeveelheid in verband met eigen bijdrage (aan CAK). Mogelijke coulance op te nemen dat voor de rechtmatigheid alleen de resultaatafspraak naar de gemeente leidend is. Pagina 8

9 Met betrekking tot de te hanteren productsoorten geldt dat de inkoopovereenkomst en door de instelling met de gemeenten overeengekomen nadere afspraken leidend zijn, tenzij anders met de gemeenten overeengekomen. Hierbij zijn door de gemeenten in de inkoopcontracten de volgende uitgangspunten gehanteerd: Voor de productsoorten van de voormalige AWBZ-gefinancierde jeugdzorg gelden de definities uit de NZa beleidsregels. Voor de productsoorten van de voormalige jeugdbescherming en jeugdreclassering gelden de met de gemeenten in het inkoopcontact overeen gekomen productsoorten. Voor de productsoorten van de voormalige provinciaal gefinancierde jeugdhulp is het belangrijk dat instellingen met de gemeenten nader overeenkomen welke productsoorten gehanteerd worden voor de overeengekomen bekostigingseenheden. Voor de productsoorten van de voormalige ZVW-gefinancierde jeugdzorg (Jeugd- GGZ) gelden de definities op basis van de NZa beleidsregels, tenzij de gemeenten met de instelling het inkoopcontract gebaseerd hebben op een P x Q systematiek. Voor de LTA producten gelden de definities en afspraken die beschreven zijn in het Landelijke Transitiearrangement 2015 en contractafspraken van de instelling met de VNG. Copro Op te stellen verantwoording door de instelling Alle instellingen stellen een financiële verantwoording op van de jeugdhulpproductie (inclusief innovatieve producten of dienstverlening) volgens het format dat opgenomen is in paragraaf 3. Gemeenten kunnen met deze verantwoording hun onderhanden werk positie bepalen in de jaarrekening Tevens wordt in dit format een bestuursverklaring afgegeven over de uitgangspunten, borging juistheid en levering en eventuele bijzonderheden. Hiernaast stellen 40 aangewezen instellingen een financiële verantwoording op van de jeugdhulpproductie (inclusief innovatieve producten of dienstverlening) volgens het format dat opgenomen is in paragraaf 5.1. Tevens wordt in dit format een bestuursverklaring afgegeven over de uitgangspunten, borging juistheid en levering en eventuele bijzonderheden. Over deze verantwoording wordt een controleverklaring van de accountant ingeleverd volgens het format dat opgenomen is in paragraaf 5.2. Alleen voor instellingen die voorheen gefinancierd waren uit de AWBZ geldt, voor zover dit bij de productsoort van toepassing is, een verplichting ook de regels met betrekking tot de NHC in te vullen. De financiële verantwoording is in de vorm van een bestuurlijke verantwoording waar de instelling de gehanteerde uitgangspunten ten aanzien van de productsoorten en de bepaling van de vergoeding voor de NHC vergoeding beschrijft, eventuele bijzonderheden en ruimte voor ondertekening van de financiële verantwoording jeugdhulp Het is hierbij met name van belang dat duidelijk is welke productsoorten gehanteerd zijn in de financiële verantwoording. Pagina 9

10 3. Verantwoordingsmodel in te vullen door alle instellingen 3.1 Model financiële verantwoording Jeugdhulp 2015 van regio periode 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 per gemeente In te vullen door alle instellingen 2 Geleverde en gedeclareerde zorg in de periode 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 per gemeente: Gemeente Product Aantal Prijs gedeclareerd aantal x prijs Reeds geleverde maar nog niet gedeclareerde zorg periode 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 per gemeente (onderhanden werk): Gemeente Product Aantal Prijs Te declareren aantal x prijs Bestuurlijke verantwoording: Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten 2. Borging van juistheid en levering: 3. Eventuele bijzonderheden: Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd. Datum en ondertekening namens de instelling 2 GGZ instellingen dienen voor het onderdeel geleverde en nog niet gedeclareerde zorg samen te voegen: - Afgesloten trajecten en nog niet gedeclareerd - Nog niet afgesloten trajecten en nog niet gedeclareerd (onderhanden werk) Pagina 10

11 4. Accountantsprotocol 4.1 Doelstelling accountantsonderzoek Het onderzoek van de accountant richt zich op de juistheid en financiële rechtmatigheid van de aantallen en bedragen die zijn opgenomen in de verantwoording jeugdhulp 2015 van de instelling (zie 5.1). De accountant voert een controle uit op de volgende aspecten: 1. Juistheid van de verantwoorde productie in de financiële verantwoording. Specifiek moet de accountant het volgende vaststellen: 1.1. het gedeclareerde tarief (P) komt overeen met het tarief in het inkoopcontract. De accountant hoeft geen controle uit te voeren op de juistheid van het gedeclareerde tarief. Indien het gedeclareerde tarief afwijkt van het inkoopcontact stelt de accountant vast dat de gemeenten een schriftelijk akkoord hebben gegeven op het aangepaste tarief de hoeveelheid geleverde jeugdhulpproductie volgens de (zorg)administratie, inclusief innovatieve producten of dienstverlening (of andere afspraken), (Q) is juist verwerkt in de financiële verantwoording, waarbij de accountant nadrukkelijk geen (zorginhoudelijke) controle uit hoeft te voeren op de juistheid van de productsoort. 2. Alleen voor instellingen die voorheen AWBZ gefinancierd waren, de juistheid en volledigheid van de verantwoorde NHC. De accountant stelt de juistheid en volledigheid vast van de in de financiële verantwoording opgenomen NHC verantwoording overeenkomstig de NZa beleidsregel CA Invoering en tarieven normatieve huisvestingscomponent (NHC) en inventaris nieuwe zorgaanbieders. De NHC component wordt op jaarbasis bepaald. Dat houdt in dat in de verantwoording over de periode januari tot en met september alleen een voorlopig bedrag kan worden opgenomen. In de volgende verantwoording kan de werkelijke NHC component worden bepaald en kan een eventuele correctie plaatsvinden. De instelling zet in de bestuursverklaring uiteen welke uitgangspunten zijn gehanteerd bij de bepaling van de verantwoorde NHC. 3. De levering van de jeugdhulp plaats heeft gevonden met inachtneming van de volgende rechtmatigheidsaspecten: - aanwezigheid van een geldige verwijzing in het cliëntdossier (uitwerking in 2.2) Indien van onderstaande aspecten sprake is, stelt de accountant als onderdeel van aspect 3 specifiek vast dat: Bij een overschrijding van het omzetplafond een schriftelijk akkoord van de regio (namens gemeenten) aanwezig is. Bij een overschrijding van het omzetplafond als gevolg van substitutie een schriftelijk akkoord van de regio (namens gemeenten) aanwezig is. Bij onderaanneming of uitbesteding de gerealiseerde productie opgenomen is in de financiële verantwoording van de instelling die de gecontracteerde zorg met de gemeente heeft afgesproken. De controleverklaring bij de financiële verantwoording valt onder Standaard 800 Controles financiële overzichten voor bijzondere doeleinden. De accountant voert de controle uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), en de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS). Onderdeel hiervan is NV COS 240 De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten. Door het expliciet noemen van NV COS 240 in het verantwoordings- en controleprotocol wordt duidelijk dat het risico op fraude vast onderdeel is van de Pagina 11

12 werkzaamheden van de accountant wat relevant is voor de gemeenten. Dit verantwoordings- en controleprotocol beoogt niet een aanpak van de controle voor te schrijven. De accountant moet zelf zorgen voor een adequate onderzoeksaanpak en een op de cliëntsituatie toegesneden werkprogramma. De accountant dient medewerking te verlenen aan een mogelijke review uitgevoerd door of namens de gemeenten. De review vindt plaats bij de accountant aan de hand van het door de accountant opgebouwde dossier. De gemeenten stellen de instelling en de accountant vooraf schriftelijk op de hoogte Reikwijdte en materialiteit De accountant moet het onderzoek naar de aantallen en bedragen in de verantwoording jeugdhulp 2015 zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat deze informatie geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) van materieel belang bevat. Het gaat hierbij om de verantwoording als geheel inzake de jeugdhulp aan alle gemeenten tezamen uitgesplitst naar gemeente. De accountant hoeft geen afzonderlijke controle op de verantwoording aan de individuele gemeente uit te voeren. Indien het begrip redelijke mate van zekerheid voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, betekent dit een betrouwbaarheid van 95 procent. Informatie is materieel wanneer het weglaten of het onjuist weergeven daarvan de beslissingen die gebruikers op basis van de eindverantwoording nemen, zou kunnen beïnvloeden. Een oordeel met een goedkeurende strekking impliceert, dat, gegeven bovengenoemde betrouwbaarheid, in de aantallen en bedragen geen afwijkingen (fouten en onzekerheden) voorkomen die groter zijn dan de percentages in de hieronder opgenomen materialiteitstabel. Als omvangsbasis geldt: Volgens de tabel in het Model financiële verantwoording (zie paragraaf 5.1): Het totaalbedrag Jeugdwet in de financiële productieverantwoording naar de gecontracteerde gemeenten in over de periode van tot en met De materialiteit is gelijk aan 1% van de omvangsbasis van onderdeel 5.1. Er wordt van de accountant daarbij een oordeel verwacht over de gefactureerde omzet van de 7 gemeenten gezamenlijk. Dit betekent dat de accountant geen afzonderlijk oordeel geeft over de gefactureerde omzet per gemeente. Indien de opdrachtnemer voor meerdere opdrachtgevers (gemeenten) van de 7 gemeenten werkzaamheden heeft uitgevoerd in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die opdrachtgevers een deelwaarneming uit. Op deze wijze wordt elke gemeente voor tenminste één deelwaarneming in de controle meegenomen. Doel van deze deelwaarneming is primair inzicht verkrijgen in werking van de onderliggende administratieve processen van de zorgaanbieder. Pagina 12

13 Niet-gecorrigeerde afwijkingen uit hoofde van deze deelwaarnemingen dienen door de accountant te worden toegelicht. Voor de uit te voeren werkzaamheden geldt een rapportagetolerantie. Deze geeft aan vanaf welke omvang de door de instelling niet-gecorrigeerde afwijkingen gemeld moeten worden. Het protocol hanteert hierbij als uitgangspunt dat geconstateerde fouten zoveel mogelijk door de instelling gecorrigeerd moeten worden. De rapportage door de accountant heeft daarom het karakter van een uitzonderingsrapportage. De accountant brengt een rapportage over geconstateerde afwijkingen uit gebruikmakend van het model in paragraaf 5.3 in de volgende situaties: alleen uit te brengen als sprake is van niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie. In dat geval wijst de accountant hiernaar in de controleverklaring. De zorgaanbieder is dan verplicht om ook deze rapportage naar de gemeenten te sturen. Voor het eerste en tweede toetspunt uit 1.1, 1.2 en 2 (juistheid van geleverde zorg en volledig NHC vergoeding) geldt een rapportagetolerantie die gelijk is aan de percentages in de materialiteitstabel (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). Nietgecorrigeerde afwijkingen beneden deze grens hoeven niet gerapporteerd te worden. Nietgecorrigeerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie worden verwerkt in de controleverklaring waarbij de accountant verwijst naar de rapportage over geconstateerde afwijkingen voor een nadere toelichting op de geconstateerde afwijkingen. Ten einde een goedkeurende controleverklaring af te mogen geven is het noodzakelijk dat alle geconstateerde fouten die individueel of gezamenlijk van materieel belangzijn worden gecorrigeerd. Wanneer een correctie niet of niet afdoende wordt aangebracht moet dit tot uitdrukking worden gebracht in de controleverklaring. Voor het derde toetspunt (levering) geldt een rapportagetolerantie van 0 procent. Dit betekent, dat de accountant alle afwijkingen moet rapporteren. In paragraaf 1.2 is beschreven dat de accountant geconstateerde afwijkingen ten aanzien van de rechtmatigheid van de levering niet hoeft mee te tellen bij zijn oordeelsvorming voor de juistheid van de verantwoording jeugdhulp Algemene toelichting op werkzaamheden van de accountant Object van de controle door de accountant is onderdeel 5.1. (de financiële verantwoording). De bestuurlijke verantwoording vormt hierbij een aanknopingspunt voor de controle. De accountant geeft over de bestuurlijke verantwoording als zodanig geen oordeel. Overeenkomstig paragraaf 5.1. geeft het bestuur een toelichting op: (1) de gehanteerde uitgangspunten ten aanzien van de productsoorten (2) een toelichting door de instelling op geconstateerde afwijkingen van de aspecten van financiële rechtmatigheid en (3) eventuele bijzonderheden (alleen gebruiken indien van toepassing). De accountant is zelfstandig verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van voldoende controlewerkzaamheden ter verkrijging van voldoende en geschikte controleinformatie ter onderbouwing van zijn oordeel over onderdeel 5.1. De accountant baseert zijn controle-aanpak op een analyse van het risico op afwijken van materieel belang als gevolg van fraude en/of fouten in model 5.1 overeenkomstig de bepalingen van de NBA Standaard NV COS 315. Om vast de stellen of de opdrachtnemer aan de in paragraaf 4.1 genoemde toetsingscriteria heeft voldaan, zal de accountant gebruikmaken van de toelichting van de opdrachtnemer. Hierbij zal hij zich primair richten op opzet, bestaan en werking van Pagina 13

14 de administratieve organisatie en de interne controle (AO/IC) rondom de planning, registratie en declaratie van de verantwoorde ondersteuning. De accountant zal hierbij alleen de inzet van de ondersteuning kunnen toetsen, omdat hij niet beschikt over voldoende deskundigheid om de inhoud daarvan te controleren, dan wel dit niet kan controleren vanwege privacyaspecten. Van de accountant wordt geen separaat oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht. Het wordt aan de accountant overgelaten op welke wijze hij zijn verdere controleaanpak inricht, hoe hij zijn controlewerkzaamheden uitvoert en hoe hij op grond daarvan voldoende controle-informatie verkrijgt. Het gaat er in essentie om, dat de accountant voldoende controle-informatie verzamelt om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen dat de Verantwoording gefactureerde omzet (1 januari tot en met 30 september 2015) de hierin opgenomen aantallen en bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weergeeft in overeenstemming met de overeenkomst en het protocol. Hiermee wordt tevens voldaan aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Pagina 14

15 5. Verantwoording 40 aangewezen instellingen 5.1 Model financiële verantwoording Jeugdhulp 2015 van regio periode 1 januari 2015 tot en met 30 september 2015 In te vullen door 40 aangewezen instellingen in combinatie met controleverklaring uit 5.2. Geleverde en gedeclareerde zorg in de periode 1 januari 2015 tot en met 30 september 2015: Gemeenten Regio Product Aantal Prijs gedeclareerd aantal x prijs Bestuurlijke verantwoording: Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten 2. Borging van juistheid en levering: 3. Eventuele bijzonderheden: Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd. Datum en ondertekening namens de instelling Pagina 15

16 5.2 Model controleverklaring bij de financiële verantwoording Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Afgegeven ten behoeve van de gemeenten in regio Aan: de Raad van Bestuur van Stichting [naam instelling] Wij hebben de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte, financiële verantwoording jeugdhulp 2015 (model onderdeel uit 5.1 verantwoordings- en controleprotocol Jeugdzorg 2015) over de periode tot en met van [naam instelling] ] te [zetel] gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van de raad van bestuur De raad van bestuur van de instelling is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 in overeenstemming met het Verantwoordingsen controleprotocol Jeugdhulp 2015 van regio specifiek deel 2 en deel 5.1 Verantwoordingsprotocol. De raad van bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als zij noodzakelijk acht, om het opstellen van de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 onderdeel 5.1 op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Verantwoordings- en controleprotocol Jeugdhulp 2015 van regio, specifiek deel 4 Accountantsprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controleinformatie over de bedragen in en de toelichtingen bij de financiële verantwoording jeugdhulp De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 door de [naam instelling], gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risicoinschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de [naam instelling]. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële verantwoording jeugdhulp 2015, alsmede een evaluatie van het algemene beeld van de financiële verantwoording jeugdhulp De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totaal gedeclareerde zorg volgens de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 (model 5.1 van het Verantwoordings- en controleprotocol jeugdzorg ) Pagina 16

17 Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft de financiële verantwoording jeugdhulp 2015, onderdeel 5.1 van [naam instelling] de hierin opgenomen aantallen en bedragen in alle van materieel belang zijnde aspecten juist [: en voor wat betreft de vergoeding voor de normatieve huisvestingscomponent volledig (alleen invullen indien van toepassing)] weer in overeenstemming met de eisen die zijn vastgelegd in het Protocol Jeugdhulp 2015 van regio, specifiek deel 2 en deel 5.1 van het Verantwoordings- en controleprotocol. Overige aangelegenheden 1 Zonder afbreuk te doen aan ons oordeel merken wij op dat wij naast deze controleverklaring een aparte rapportage hebben uitgebracht over geconstateerde afwijkingen boven de rapportagetolerantie volgens hoofdstuk 4.2 van het Verantwoordings- en controleprotocol Jeugdhulp 2015 regio. Beperking in gebruik en verspreidingskring De financiële verantwoording jeugdhulp 2015 van [naam instelling] en onze controleverklaring daarbij zijn uitsluitend bestemd voor de Raad van Bestuur van [naam instelling], ter verantwoording aan de gemeenten in regio en kan derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. De financiële verantwoording jeugdhulp 2015 met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor de raad van bestuur van [naam instelling] en de gemeenten in regio en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant Handtekening 1 alleen opnemen als een rapportage over geconstateerde afwijkingen is uitgebracht. Pagina 17

18 5.3 Model rapportage geconstateerde afwijkingen RAPPORTAGE GECONSTATEERDE AFWIJKINGEN Afgegeven ten behoeve van de gemeenten in regio Aan: de Raad van Bestuur van Stichting [naam instelling] Opdracht Wij hebben op [datum] een [goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeuring] controleverklaring afgegeven bij de financiële verantwoording jeugdhulp 2015 onderdeel 5.1 van [naam instelling] te [vestigingsplaats]. Overeenkomstig het protocol Jeugdhulp 2015 van regio, specifiek deel 4 Accountantsprotocol dienen wij naast de verklaring een afzonderlijke rapportage uit te brengen over tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen. Met dit rapport wordt uitvoering gegeven aan deze verplichting. Aard en Reikwijdte verrichte werkzaamheden Voor de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar bovengenoemde controleverklaring. Deze rapportage betreft uitsluitend de afwijkingen die wij tijdens onze controle hebben vastgesteld, wij hebben hiervoor geen aparte werkzaamheden verricht. Dit betekent dat deze rapportage geen volledig beeld hoeft te geven van alle afwijkingen. Overeenkomstig bovengenoemd protocol betreffen de te rapporteren afwijkingen: voor het toetsingscriterium juistheid: niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de goedkeuringstolerantie (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). voor het toetsingscriterium levering: alle afwijkingen, ongeacht hun omvang en effect op ons oordeel in de controleverklaring. Beschrijving geconstateerde afwijkingen Tijdens de controle van financiële verantwoording jeugdhulp 2015 zijn met betrekking tot de juistheid van de door de instelling verantwoorde jeugdhulp en de volledigheid van de verantwoorde normatieve huisvestingscomponent de volgende afwijkingen geconstateerd die door de instelling niet zijn gecorrigeerd: [ ] Tijdens de controle van financiële verantwoording jeugdhulp 2015 zijn met betrekking tot de levering van de verantwoorde jeugdhulp de volgende afwijkingen geconstateerd: [ ] Tijdens de controle van financiële verantwoording jeugdhulp 2015 zijn met betrekking tot de volledigheid van de verantwoorde vergoeding normatieve huisvestingscomponent de volgende afwijkingen geconstateerd: [ ] Overige aspecten beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor[naam instelling] en de gemeenten in regio aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van onze controleopdracht de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Plaats, datum Naam accountantspraktijk Naam accountant Handtekening Pagina 18