Handleiding. WinAbs Aanmaak en beheer van alfabetische tabellen 2014

Transcriptie

1 Handleiding WinAbs Aanmaak en beheer van alfabetische tabellen 2014 Cevi NV Bisdomplein GENT Tel contactcenter@cevi.be

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Waarom dit document? Voor de gewone gebruiker Voor de nieuwe gebruiker Colofon OPSTARTEN Opladen Vul de correcte jaargang in Kies de gewenste actie Kies het boek waarvan je de tabel wilt opladen Start het opladen ALFABETISCHE TABELLEN AFDRUKKEN Vul de correcte jaargang in Kies de gewenste actie(s) Kies de gewenste combinatie voor afdruk Het afdrukken zelf OP AKTEJAAR/AKTENUMMER WIJZIGEN ALFABETISCHE FICHE VOOR 1 DOSSIER Via de knop <ALFA-tabel> Via de minuut

3 2 INLEIDING 2.1 WAAROM DIT DOCUMENT? Voor de gewone gebruiker Het is alweer een jaar geleden dat je de alfabetische tabellen nodig had. Een geheugensteuntje is misschien welkom Voor de nieuwe gebruiker Wie nieuw is, kan zeker wat Help gebruiken bij het werken met alfabetische tabellen. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

4 COLOFON Cevi NV Bisdomplein GENT Tel.: (Cevi Contact Center) Fax: contactcenter@cevi.be Internet: Extranet: Ondernemersnummer: BE Programma: Ondersteuning: Pieter Vervaet, Judith Heyman, Guido Dusauchoit Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

5 3 OPSTARTEN Start WinAbs op. Kies onderaan Alfabetische tabellen. Klik op de + voor Alfabetische tabellen. Je kunt ook dubbelklikken op Alfabetische tabellen. Merk dat er drie onderdelen te voorschijn komen: Alfabetisch, Op aktejaar/aktenummer en Opladen tabellen. Onderdeel Alfabetisch Op aktejaar/aktenummer Opladen tabellen Doel Kies je om de tabellen af te drukken. Afdrukken kan naar scherm,naar drukker of naar bestand. Geeft je een lijst op aktenummer, enkel bedoeld als controle. Kies je om de tabellen effectief op te laden. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

6 3.1 OPLADEN Als je dubbel klikt op Opladen tabellen, komt onderstaand venster tevoorschijn. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

7 3.1.1 Vul de correcte jaargang in Je vult bovenaan op het scherm (bij het onderdeel Periode) de correcte jaargang in bij Volledig jaar ofwel Volledig jaar + de velden van / tot. Het onderdeel Boek toont een lijst met boeken, zoals die voor het gegeven jaar reeds vastgelegd werd in WinAbs Beheertaken. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

8 3.1.2 Kies de gewenste actie Nadat je het jaar hebt ingesteld, kies je (bij het onderdeel Actie) de juiste actie. * De eerste actie Automatisch opladen laadt enkel de nieuwe dossiers op; alle gegevens voor de reeds opgeladen akten blijven onaangeroerd. * De tweede actie Heropladen, doet heel het proces van opladen opnieuw, voor de door jou gekozen periode, waarbij mogelijke reeds eerder gebeurde opladingen teniet worden gedaan. * De laatste actie Verwijderen eigen invoer, verwijdert alle zelf aangemaakte fiches. Voor de aanmaak van extra fiches, zie hoofdstuk 6. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

9 3.1.3 Kies het boek waarvan je de tabel wilt opladen In onderstaand voorbeeld zijn alle bijzondere akten geboorten samen met de geboorteakten in één enkel boek genummerd. Voor huwelijken en overlijdens zijn de bijzondere akten apart genummerd en moeten dus ook apart opgeladen worden. Maak je keuze. Je kunt slechts 1 boek per keer opladen Start het opladen Als je op de knop <Start opladen tabel> klikt, wordt de tabel opgeladen. Misschien zie je bovenstaand Bezig niet, omdat alles zo snel gaat. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

10 Wat bepaald is bij Spelregel zie je in Beheertaken - Documenten - Alfabetische tabellen - Spelregels. Als de alfabetische tabel opgebouwd werd, zie je bovenstaande boodschap, die je bevestigt. Als de alfabetische tabel al opgebouwd was, zie je bovenstaande boodschap die je bevestigt. Nadien verschijnt misschien een venster van het Kladblok. Het tekstbestand heeft een naam als ALFATAB_2014_....txt. Sluit dit venster pas af, nadat je de informatie hebt gelezen en de nodige acties hebt ondernomen. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

11 In bovenstaand geval moet je in WinAbs bij geboorten in het bijzonder register 2014:0010 openen. Dat zie je aan de naam van het bestand ALFATAB_2014_GBR. txt en de vermelding van het dossier. Je zoekt dus in WinAbs het bewuste dossier. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

12 Met wat geluk kun je dubbel klikken op Onvoldoende gegevens voor en zie je wat ontbreekt. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

13 Als het dossier reeds in het archief zat, moet je het uit het archief halen, via Dossier - Dossier naar vorige toestand. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

14 Vergeet niet om het dossier nadien opnieuw in het archief te steken. Na het herladen van het boek, dat eerst problemen gaf zie je aan de.txt dat die problemen opgelost zijn. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

15 Je moet de handeling die je voor opladen van één boek / tabel uitgevoerd hebt, ook uitvoeren voor alle andere boeken. In bovenstaand geval is dat Overlijden hoofdregister. Hoofdstuk 3: Opstarten Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

16 4 ALFABETISCHE TABELLEN AFDRUKKEN Pas als de nodige tabellen opgeladen zijn, kunnen ze afgedrukt worden. Kies in WinAbs voor Alfabetische tabellen - Alfabetisch. Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

17 Je dubbelklikte op Alfabetisch in de boomstructuur. Onderstaand scherm verschijnt. Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

18 4.1 VUL DE CORRECTE JAARGANG IN Je vult bovenaan op het scherm het correcte jaar in. Nadat je het jaar correct hebt ingevuld, verschijnen de boeken, zoals ze voor de opgegeven jaargang in WinAbs Beheertaken zijn vastgelegd. 4.2 KIES DE GEWENSTE ACTIE(S) In het linkerdeel van het paneel Actie laat je de keuze Scherm ongemoeid, de tabel wordt eerst op je scherm getoond. In het rechterdeel van het paneel Actie kies je één of meerdere aankruisvakjes. * Nieuw blad bij nieuwe letter voor iedere nieuwe beginletter zal een nieuw blad begonnen worden * Druk eerste letter af bij nieuwe letter vóór iedere nieuwe beginletter wordt de beginletter als titel afgedrukt * Enkele lege lijn na elke rubriek * Dubbele lege lijn na elke rubriek Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

19 Tussen elke fiche worden 1, 2 of 3 lege lijnen gelaten. Zeker nuttig als de tekst van één fiche meerdere lijnen beslaat. * Forceer bladsprong Enkel voor wie nog met een naaldrukker werkt. Mocht je bij Actie toch voor Bestand gekozen hebben dan krijg je deze boodschap. Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

20 Met dit bestand kun je zelf niets aanvatten, want je krijgt bovenstaande boodschap als je het probeert te openen. 4.3 KIES DE GEWENSTE COMBINATIE VOOR AFDRUK Je kiest het gewenste boek. De registers die bij het boek horen, worden automatisch geselecteerd. In dit voorbeeld enkel het bijzonder register geboorten. Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

21 Wil je een eigen samenstelling van registers dan kies je het boek Vrije opgave van registers. In het rechterdeel combineer je dan de nodige registers. Met de knop <Start afdrukken> wordt de alfabetische tabel opgebouwd in Pdf-formaat. Als je Vrije opgave van registers koos, zul je XXX in de naam van de.pdf zien. Als je bij voorbeeld koos voor Geboorte boek BR, zul je GBR in de naam van de.pdf zien. Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

22 Hierna staat het resultaat van bepaalde combinaties uit het paneel Acties afgebeeld. Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

23 4.4 HET AFDRUKKEN ZELF Kies in Adobe Reader voor Bestand - Afdrukken. Je kunt ook <Ctrl><P> gebruiken. Bepaal je voorkeuren en druk op <Afdrukken>. Nadien kun je het programma Adobe Reader afsluiten. Hoofdstuk 4: Alfabetische tabellen afdrukken Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

24 5 OP AKTEJAAR/AKTENUMMER Dit geeft je een lijst op aktenummer, en is enkel bedoeld als controle. Als je dubbel klikt op Op aktejaar/aktenummer, komt onderstaand venster te voorschijn. Hoofdstuk 5: Op aktejaar/aktenummer Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

25 Vul een jaartal in en klik op de knop <Start afdrukken>. Dan opent Adobe Reader. Het bestand kun je bekijken, afdrukken. Het programma Adobe Reader kun je nadien afsluiten. Hoofdstuk 5: Op aktejaar/aktenummer Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

26 6 WIJZIGEN ALFABETISCHE FICHE VOOR 1 DOSSIER Er zijn twee mogelijke manieren. 6.1 VIA DE KNOP <ALFA-TABEL> De alfabetische tabel voor 1 dossier is bereikbaar via het dossiermenu van WinAbs. Daar vind je na archivering van het dossier de volgende knop terug: <ALFA-tabel>. Deze knop <ALFA-tabel> ziet er hier als volgt uit: <ALFA-tabel>. Dat betekent dat voor deze minuut alvast de tabel is opgeladen zoals reeds besproken. Als je klikt op <ALFA-tabel> krijg je de individuele fiche van dit dossier met daarin de gegevens die in de alfabetische tabel zullen verschijnen. Deze gegevens worden automatisch (op basis van instellingen in Beheertaken) overgenomen uit het dossier zelf. Door te klikken in een van de invulvelden opent een vrije tekst scherm waarin je de gegevens kunt aanpassen. De gegevens in een donkergrijs scherm (in dit voorbeeld )worden automatisch ingevuld en zijn tegen wijzigen beveiligd. Knop Betekenis Hiermee kun je een volledig tabblad uit dit scherm verwijderen Hier creëer je een nieuw tabblad waarin je extra gegevens kunt stoppen De gegevens die hier staan of stonden opnieuw opladen. Dit brengt het dossier terug naar de originele toestand, dus geen wijzigingen Bevestig de ingevoerde en/of gewijzigde gegevens Hoofdstuk 6: Alfabetische tabellen voor 1 dossier Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

27 Knop Annuleer de input Betekenis 6.2 VIA DE MINUUT Als het dossier reeds in het archief zit, moet je het uit het archief halen, via Dossier - Dossier naar vorige toestand. Als eerste heb je de archivering ongedaan gemaakt en nu kun je voor het wijzigen van de minuut Bijwerking minuut kiezen. Breng de nodige wijzigingen aan. Als je dan in de minuut op <OK> klikt, komt volgend scherm tevoorschijn. Hoofdstuk 6: Alfabetische tabellen voor 1 dossier Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie

28 Als je op <OK> klikt, komt het scherm met het tabblad / de tabbladen weer te voorschijn. Kies hier voor de knop <Opnieuw opladen tabel>. Merk op dat de gegevens werden aangepast. Hoofdstuk 6: Alfabetische tabellen voor 1 dossier Handleiding Alfabetische tabellen 2014 Versie