Inrichtingsnotitie 2014 voor het proces van subsidieverwerving

Transcriptie

1 Inrichtingsnotitie 2014 voor het proces van subsidieverwerving Inhoud 1 Wat zijn subsidies?... 1 Subsidieaanbod Samenwerken... 2 SSW (Samenwerkingsverband subsidieadviseurs waterschappen)... 2 Samenwerking Rijn-West... 2 Provinciaal netwerk Ambitie Uitgangspunten Doelen Inrichting van de organisatie voor subsidiewerving Uitwerking Rapportage Concrete activiteiten Planning Het verwerven van subsidies is één van de mogelijkheden voor het financieren van de projecten en activiteiten van het Hoogheemraadschap van Delfland. Op dit moment maakt het Hoogheemraadschap van Delfland niet optimaal gebruik van subsidies. Dit vormt de aanleiding om nieuw beleid te ontwikkelen voor het verwerven van subsidies. Deze notitie bevat het strategisch beleid en een werkplan voor het verwerven van subsidies door Delfland. Het vormt de basis voor het verder operationeel maken van subsidieverwerving in 2014 en daarna. 1 Wat zijn subsidies? Subsidies zijn een instrument van de overheid om gewenste maatschappelijke effecten te bereiken. Subsidieregelingen worden veelal opgezet voor actuele maatschappelijke problemen en richten zich vaak op het stimuleren van innovaties of innovatieve ontwikkelingen. In de Algemene wet bestuursrecht wordt een subsidie gedefinieerd als de aanspraak op financiële middelen van een bestuursorgaan met het oog op de financiering van bepaalde activiteiten. Het gaat niet om betaling voor geleverde goederen of diensten. Financiële bijdragen van partners aan samenwerkingsprojecten zijn dus geen subsidies. De subsidiewereld is een dynamische en vaak complexe wereld. Er zijn vele subsidieverstrekkers met elk tal van regelingen, met vaak abstracte doelen en bijbehorende interpretatie van mogelijke toepassingen. Regelingen kennen uitgebreide voorwaarden, faseringen, variërende looptijden en geografische afbakeningen. Dit maakt subsidieverwerving tot een vak en het succes afhankelijk van de kennis van en proactieve opstelling in de subsidiewereld. Het verwerven van subsidies bestaat grofweg uit drie delen: initiëren, verwerven en afhandelen. Dit is weergegeven in onderstaande figuur. 1

2 Initiëren Lobbyfunctie Projecten aan regelingen koppelen Verwerven Opstellen en indienen subsidieaanvragen Afhandelen Voldoen aan voorwaarden Administratie en verantwoording In de initiatiefase gaat het om het netwerken bij subsidieverstrekkers om de totstandkoming van regelingen te beïnvloeden en verbanden te leggen tussen de doelen van het waterschap en de doelen van de subsidieregeling. De verwervingsfase betreft het opstellen en indienen van subsidieaanvragen om subsidiebijdragen toegezegd te krijgen. Het afhandelen betreft het daadwerkelijk binnenhalen van de toegezegde subsidies. Het gaat hierbij vooral om een goede administratie en verantwoording. Subsidies zijn inkomsten met een risico, omdat na toezegging de subsidie alleen verworven wordt als nauwkeurig aan de voorwaarden van administratie en verantwoording wordt voldaan. Voor een succesvolle subsidieverwerving is het van belang dat alle drie onderdelen goed belegd zijn in de organisatie. Subsidieaanbod Er zijn provinciale, nationale als Europese subsidies beschikbaar. Op provinciaal niveau is dat bijvoorbeeld Landelijk Gebied Zuid-Holland. Voorbeelden van relevante Europese regelingen zijn EFRO en Interreg, Horizon 2020 en Life+. In 2014 gaat een nieuwe periode van start voor de Europese regelingen. Verstrekking van een deel van deze regelingen loopt via de provincies. Ook op nationaal niveau blijven er kansen bestaan, bijvoorbeeld vanuit de TOPsector Water (building with nature, flood control) (zie ook de bijlage voor een beschrijving van de belangrijkste Europese regelingen). Dit is een goed moment om werk te maken van Europese en nieuwe nationale regelingen. De verwerving van deze regelingen vragen een professionele aanpak. 2 Samenwerken Drie samenwerkingsverbanden zijn op dit moment voor Delfland vooral van belang: SSW (Samenwerkingsverband subsidieadviseurs waterschappen) Dit is een samenwerking van waterschappen die een subsidieadviseur in dienst hebben. Ook de lobbyist van de Unie van Waterschappen voor nationale en Europese subsidies neemt deel. Doel is kennisuitwisseling en gezamenlijke lobby. De verschillende regelingen worden verdeeld, waardoor waterschappen elkaar kunnen ondersteunen bij aanvragen. Voorwaarde voor deelname is een subsidiespecialist in loondienst van het waterschap. De subsidieadviseurs komen om de 2 maanden bij elkaar in SSW verband. Samenwerking Rijn-West De Rijn-West waterschappen werken samen op subsidiegebied. De medewerkers binnen Rijn-West die zich met subsidieverwerving bezighouden, komen een keer in de twee maanden samen voor kennisuitwisseling en ontwikkeling van subsidieprojecten. Ook nationale en Europese regelingen komen aan bod. 2

3 Provinciaal netwerk Ook bij provincie en gemeenten is een aantal subsidiecoördinatoren actief. Het derde relevante netwerk is de samenwerking en het overleg over subsidies op provinciaal niveau, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau. Dit moet op ambtelijk niveau voor het Hoogheemraadschap verder ontwikkeld worden. Naast samenwerking met andere waterschappen, provincie en gemeenten zijn er mogelijkheden om gebruik te maken van de kennis van andere organisaties zoals Agentschap NL, DLG of commerciële subsidiebureaus. 3 Ambitie Vanuit de economische situatie ligt de nadruk in deze tijd op doelmatigheid en lastenbeperking. Hierin past het optimaliseren van het verwerven van subsidies om de inkomsten van het waterschap te verhogen. Om doelmatig te kunnen werken is het van belang om goede keuzes te maken. Dit betekent dat niet alle subsidiekansen van belang zullen zijn voor het Hoogheemraadschap, maar dat we ons voornamelijk richten op Europese subsidies voor de ondersteuning van innovatie. Tegelijkertijd is de Europese subsidiewereld zeer complex. Dit vereist professionalisering van de subsidieverwerving. Een grondige kennis van regelingen is nodig, en vroegtijdig lobbyen om regelingen aan te laten sluiten op de opgaven van de waterschappen. Zowel de deelname aan SSW, en de samenwerking in Rijn-West is belangrijk voor het Hoogheemraadschap van Delfland. Delfland kan de samenwerking versterken en profiteren van de aanwezige professionaliteit en kennis. Aansluiten op deze samenwerking voorkomt dat Delfland het wiel zelf moet uitvinden en een onnodig grote subsidieorganisatie optuigt. 4 Uitgangspunten Projecten zijn maatgevend, subsidies aanvullend. Subsidies zijn een middel en geen doel op zich. Uitgangspunt voor subsidieverwerving zijn daarom de projecten of programma s die volgen uit de taken van het waterschap. Bij projecten worden subsidies gezocht, en niet andersom. De organisatie moet subsidiebewust zijn. Succesfactoren voor een goede subsidieprestatie zijn: voldoende kennis van subsidieregelingen, een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling, goede administratieve ondersteuning en commitment van bestuur en management. Subsidieverwerving is daarom geen taak van een enkeling, maar moet geborgd zijn door de hele organisatie. Subsidiebeleid moet zich richten op de lange termijn Structureel succesvol subsidies verwerven lukt niet binnen een paar maanden. Investeren is nodig in kennis, intern bewustzijn en relaties met subsidieverstrekkers. Dit geldt zeker in een complexer wordende subsidiewereld. 5 Doelen Het Hoogheemraadschap van Delfland maakt optimaal gebruik van subsidies om de lasten voor de burger zo laag mogelijk te houden en om innovatie en ontwikkeling van haar kerntaken te stimuleren. In de periode 2014 tot 2016 creëert het waterschap in de organisatie de optimale condities voor het leveren van een goede subsidieprestatie, zodat we aan het einde van deze periode een inschatting kunnen maken van de personele capaciteit die nodig is op jaarbasis om efficiënt gebruik te maken van passende subsidieregelingen. Deze optimale condities bestaan uit: 1. Aanwezigheid van actueel subsidiebeleid 2. Beschikbaarheid van de benodigde kennis en vaardigheden 3. Duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling 4. Aandacht en een realistisch verwachtingspatroon bij bestuur en management voor subsidiewerving 5. Goede samenwerkingsrelaties 6 Inrichting van de organisatie voor subsidiewerving 3

4 Projectleiders zijn verantwoordelijk voor het verwerven van subsidies voor hun projecten. Ze worden daarbij ondersteund door een subsidieadviseur (0.4 fte). Deze capaciteit is voor handen binnen het team S&I. Deze adviseur bouwt een netwerk en kennis over regelingen op, neemt deel aan samenwerkingsverbanden en neemt initiatieven voor samenwerking. De subsidieadviseur heeft een uitgebreid netwerk in de organisatie en combineert informatie uit de organisatie met passende subsidieregelingen en vice versa. Bij de financiële administratie is capaciteit beschikbaar voor financiele zaken aangaande subsidies. Er is een verantwoordelijk manager met een aanjaagfunctie. Manager, adviseur, projectleiders en ondersteuning vormen samen een team dat verantwoordelijk is voor een verbetering van de subsidieprestatie. Indien nodig wordt tijdelijk extra deskundigheid ingehuurd. Op deze manier wordt er deskundigheid en capaciteit op subsidiegebied opgebouwd. Delfland profiteert maximaal van de samenwerkingsverbanden en kan hier goed in participeren. Er is een persoon met kennis en tijd voor subsidieverwerving die zichzelf terugverdient. Door het teamverband opereert de adviseur niet als eenling en wordt de organisatie subsidiebewuster. Mocht na de eerste periode blijken dat er meer capaciteit nodig is voor subsidieverwerving dan wordt dat op dat moment nader bekeken. Ook kan extra capaciteit indien nodig worden ingehuurd. 7 Uitwerking De lokethouder draagt zorg voor vier aspecten rondom subsidie coördinatie: Creëren van overzicht en inzicht De lokethouder draagt zorg voor een overzichtelijke en op verschillende argumenten doorzoekbare database met Europese, nationale en regionale subsidies en fondsen die allen van toepassing kunnen zijn op waterbeheer. Hierbij dient, waar mogelijk, gebruik gemaakt te worden van reeds bestaande (veelal commercieel uitgenutte) subsidie databases. De lokethouder is de vraagbaak voor Delfland op het gebied van subsidies. De lokethouder onderneemt frequent diverse soorten communicatie activiteiten om subsidiemogelijkheden en zijn of haar kennis van subsidieverwerving bekend te maken bij collega s van Delfland. Administreren subsidies en risicobeheer De lokethouder zorgt dat de subsidies worden opgenomen in een overzichtelijke en op verschillende argumenten doorzoekbare administratie, met daarin alle verleende en aangevraagde subsidies, evenals de status en het resultaat van de aanvraag. Beheren subsidie per project De lokethouder adviseert projectleiders voor aanvang van het project over mogelijk relevante subsidies, helpt hem of haar bij het aanvragen (de lokethouder schrijft zelf geen aanvragen). Bij complexe aanvragen schakelt de lokethouder een extern deskundig bureau in om het subsidietraject te begeleiden. Beïnvloeden van beleid Om gewenst beleid uitgevoerd te krijgen en grip te blijven houden op de gereserveerde middelen, koppelen zowel de Europese als nationale overheid hun budgetten aan hiervoor speciaal ontworpen subsidieprogramma s. Om een beroep te kunnen doen op deze externe financiële middelen is het van belang om juist in de fase van beleid naar budgetten de krachten met de Unie van Waterschappen te bundelen en het belang van Delfland voor de (midden-)lange termijn veilig te stellen. Delfland realiseert zich daarbij dat het ons mogelijk op individueel niveau aan voldoende invloed en slagkracht ontbreekt om het gewenste beleid c.q. uitvoering daarvan extern te financieren. We zoeken hierbij nadrukkelijk de samenwerking met andere waterschappen en de Unie. 8 Rapportage Onderdeel van de uitwerking betreft de wijze van rapporteren aan het bestuur. Uitgangspunt hierbij is dat jaarlijks de Verenigde Vergadering geïnformeerd wordt over de doelen voor subsidiebeleid, te weten het optimaal inrichten van de organisatie voor subsidieverwerving en de gerealiseerde subsidieprestaties. Daarnaast wordt driejaarlijks een werkplan aan het bestuur voorgelegd met de verwachte subsidiekansen, zodat meetbare doelen kunnen worden afgesproken. 4

5 9 Concrete activiteiten PR voor subsidieloket Inrichten van intranet site met informatie over subsidies wanneer het samenwerkingsportaal gereed is wordt dit ingezet voor het loket. In de projectgroep voor het samenwerkingsportaal wordt dit meegenomen. Training volgen over subsidie management (evt in-house organiseren en geinteresseerden uitnodigen) Relevante subsidieregelingen (horizon 2020, life+, interreg) uitdiepen en publiceren op intranet, onder de aandacht brengen van specifieke medewerkers Organiseren van de verantwoordelijkheden, administratie en financiele afhandeling van subsidies Coördinatie van de POP3 subsidie Voorlichting aan geinteresseerden over relevante subsidieregelingen (evt in de vorm van een spreekuur ) Deelname aan SSW Deelname GLB klankbordgroep (POP3) Deelname aan relevante netwerken en bijeenkomsten over subsidieregelingen Door de lokethouder wordt een overzicht worden bijgehouden van subsidieaanvragen die zijn ingediend, gehonoreerd of zijn afgewezen. Tevens wordt (zo ver mogelijk) aangegeven welke initiatieven worden verwacht. Dit overzicht wordt iedere 3 maanden geactualiseerd en besproken met portefeuillehouder. In het overleg met financiële zaken zal het proces regelmatig worden geëvalueerd en zo nodig worden aangescherpt. Indien het de strategische agenda van Delfland raakt zal dit worden besproken met het DMT. 5

6 10 Planning 2014 planning subsidieloket 2014 Subsidie overleg Training subsidiemanagement Organisatie van verantwoordelijkheden en administratie kwartaalrapportage subsidies PR activiteiten voor subsidieloket: a. intranet site - ism samenwerkingsportaal b. regelingen publiceren Extern netwerk uitbreiden: a. RVO b. SSW c. Klankbordgroep GLB d. Bezoeken relevante netwerkbijeenkomsten Coördinatie GLB-POP3 Scannen ontwikkelingen en informatie uit buitenwereld Mei Juni Juli Aug Sep Oct Nov Dec 6