Kennis en Innovatie Mapping (KIEM) voor

Transcriptie

1 Exacte Wetenschappen Call for proposals Kennis en Innovatie Mapping (KIEM) voor Kennis en Innovatieagenda ICT HTSM Roadmap Advanced Instrumentation for Astronomy 2016 Den Haag, mei 2016 Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

2 Inhoud 1 Inleiding Achtergrond Beschikbaar budget Geldigheidsduur call for proposals 1 2 Doel 3 3 Richtlijnen voor aanvragers Wie kan aanvragen Wat kan aangevraagd worden Wanneer kan aangevraagd worden Het opstellen van de aanvraag Specifieke subsidievoorwaarden Het indienen van een aanvraag 8 4 Beoordelingsprocedure Procedure Criteria 10 5 Contact en overige informatie Contact Overige informatie 11 6 Bijlage(n) Bepalingen in kind en in cash bijdragen door private partijen Format brief hoofdaanvrager Format matchingsverklaring private partner(s) 15

3 1 Hoofdstuk 1: Inleiding / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 1 Inleiding 1.1 Achtergrond Het Gebiedsbestuur Exacte Wetenschappen wil de Kennis- en innovatieagenda ICT (KIA ICT) en de HTSM Roadmap Advanced Instrumentation ondersteunen met een programma specifiek voor publiek-private samenwerking. Deze bijbehorende call for proposals stimuleert de samenwerking tussen kennisinstellingen en innovatieve bedrijven om te komen tot innovatie op het gebied van ICT of Advanced Instrumentation for Astronomy. ICT maakt innovatie mogelijk in de vele sectoren van onze economie. De KIA ICT 1 beschrijft de ICT-innovatiethema s die meerdere topsectoren economische voordelen en wetenschappelijke uitdagingen bieden. De actielijnen lopen uiteen van door gebruikers geïnspireerd fundamenteel en toegepast ICT-onderzoek tot het stimuleren van innovatie door het gebruiken van moderne ICT bij monitoring en control. De HTSM Roadmap Advanced Instrumentation 2 richt zich op het ontwerp en de ontwikkeling van complexe, high tech, meet- en controle systemen. Deze instrumenten worden typisch in lage aantallen gebouwd en gebruikt in (big) science projecten. Binnen deze call for proposals zijn de systemen en technologieën bedoeld ten behoeve van astronomische instrumentatie. In de onderzoeksvoorstellen die meedingen staan een vraag of vragen uit één of meer bedrijven centraal. Bovendien sluiten deze vragen aan op de KIA ICT of op de HTSM Roadmap Advanced Instrumentation met toepassing voor de astronomie. A full English version of this call for proposals is available on the EW-website, where the application forms can be downloaded as well ( 1.2 Beschikbaar budget Voor de ronde in 2016 bedraagt het totaal beschikbare budget circa M 0,5. Alleen aanvragen die als excellent of zeer goed zijn beoordeeld komen voor honorering in aanmerking. Voorstellen van onvoldoende kwaliteit komen niet voor honorering in aanmerking, ook niet als het budget daarvoor wel toereikend is. 1.3 Geldigheidsduur call for proposals Deze call for proposals is geldig voor de beoordelingsprocedure van voorstellen ingediend tot 31 december 2016, zolang budget beschikbaar is. LET OP: Voorstellen kunnen doorlopend worden ingediend, de call for proposals wordt gesloten, zodra de middelen zijn uitgeput. Aanvragen die worden ingediend nadat er op de website ( is vermeld dat de ronde

4 2 Hoofdstuk 1: Inleiding / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) gesloten is, zullen niet-ontvankelijk worden verklaard. Honorering geschiedt op volgorde van binnenkomst.

5 3 Hoofdstuk 2: Doel / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 2 Doel Met deze call for proposals bevordert NWO publiek-private samenwerking op wetenschappelijke vernieuwende onderwerpen in de KIA ICT of HTSM Raodmap Advanced Instrumentation. Aanvragen dienen aan te sluiten bij de KIA ICT of HTSM Roadmap Advanced Instrumentation met toepassingsgebied astronomie. Hieronder staat de focus van beiden kort beschreven. KIA ICT De KIA ICT bevat de ICT uitdagingen en thema s van verschillende top sectoren en doorsnijdende ICT thema s, die verschillende sector uitdagingen samenbrengen. De sectorale uitdagingen zijn samengevat in vier actielijnen, die relevant zijn voor meer dan één topsector: ICT one can rely on; ICT for Monitoring and Control; ICT for a Connected World; Data 3 : Big data. Naar de aard van de KIA ICT is geen onderwerp op voorhand uitgesloten, mits het onderzoek bijdraagt aan wetenschappelijke vernieuwing op de thema s uit de KIA ICT. Het is van belang dat vraaggestuurd onderzoek en innovatie wordt versterkt. De toepassing daarvan kan gevonden worden in alle topsectoren. De KIA ICT doorsnijdt immers meerdere topsectoren. Actieagenda s uit de andere topsectoren kunnen als inspiratiebron dienen voor het toepassingsgebied. HTSM Roadmap Advanced Instrumentation Wetenschappelijke uitdagingen in de sterrenkunde leiden tot nieuwe technologische ontwikkelingen ten behoeve van astronomische instrumentatie. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan de ontwikkeling van detectoren, sensor systemen, precisie technologie, micro-electronica, nano-photonica en ook ICT. De HTSM Roadmap Advanced Instrumentation richt zich op het ontwerp en de ontwikkeling van complexe, high tech, meet- en controle systemen, en kent technologische uitdagingen liggen op het terrein van: 1. Device optimization, system design and system integration. 2. Radiation, light, photonics and particle beams. 3. Position, motion and vibration monitoring and control. 4. Management, processing and interpretation of massive amounts of sensor data. De volledige KIA ICT is te downloaden via deze link: ICT _ _254.pdf De volledige HTSM Roadmap Advanced Instrumentation is te downloaden via deze link:

6 4 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 3 Richtlijnen voor aanvragers 3.1 Wie kan aanvragen Aanvragen worden altijd ingediend door een onderzoeker namens een consortium van minimaal één private partner en minimaal één kennisinstelling. De hoofdaanvrager is een ervaren gepromoveerde onderzoeker (dat wil zeggen een hoogleraar, universitair (hoofd)docent of andere onderzoeker met een vergelijkbare aanstelling) en voldoet aan de volgende voorwaarden: in dienst zijn bij een Nederlandse universiteit of een door NWO erkend onderzoeksinstituut 3 (i.e. een bezoldigde aanstelling hebben) én ten minste beschikken over een doctoraal- of ingenieursdiploma - of op gelijkwaardige wijze zijn gekwalificeerd én een dienstverband (aanstellingsduur) hebben voor ten minste de looptijd van het aanvraagproces en het onderzoek waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. En voor aanvragen gericht op de HTSM Roadmap Advanced Instrumentation moet een astronoom deel uit maken van het onderzoeksteam. Onderzoekers van HBO s, TNO, RIVM, de GTI s, en het niet-universitaire deel van WUR kunnen optreden als mede-aanvrager of lid zijn van een consortium. Op deze wijze dragen zij bij aan een project en hebben toegang tot de kennis. Zij komen echter niet in aanmerking voor financiering door NWO. In aanvragen kan een private partner als mede-aanvrager worden vermeld. Private partners komen niet in aanmerking voor NWO-financiering, maar dragen in cash en/of in kind bij aan het onderzoek. Reeds bij het indienen van de aanvraag moet duidelijk zijn dat er betrokkenheid is van de deelnemende private partners. Ook andere typen organisaties die niet rechtstreeks voor NWO-financiering in aanmerking komen, kunnen optreden als mede-aanvrager of lid zijn van een consortium en op deze wijze bijdragen aan een project en toegang hebben tot de kennis. 3.2 Wat kan aangevraagd worden In aanmerking voor financiering van NWO komen de kosten voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen wetenschappelijk personeel, niet-wetenschappelijk ondersteunend personeel en additioneel budget voor projectgebonden apparatuur, software, reizen en/of andere activiteiten. De kosten voor additioneel budget zijn vastgesteld op een maximum van 15% van het totale budget. De subsidie kan worden gebruikt voor: - Wetenschappelijk personeel: junior onderzoeker of postdoc. Een persoonsgebonden benchfee ( 5.000) wordt toegekend aan iedere 3 Zie NWO-regeling subsidies

7 5 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) postdoc ter (gedeeltelijke) dekking van bijvoorbeeld reiskosten (de bench fee is geen deel van het additionele budget); - Voor de junior onderzoeker wordt een salarisvergoeding gerekend conform aio-tarief in het akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek. - Niet-wetenschappelijk personeel, bijvoorbeeld programmeurs, labtechnici, etc. - projectgebonden apparatuur/software, mits de kosten liggen boven De apparatuur is uitdrukkelijk bedoeld voor het project beschreven in het voorstel. De relatie met het project en de noodzaak van de apparatuur hiervoor dienen goed te worden gemotiveerd. Goedkopere apparatuur/software wordt geacht te behoren tot de infrastructuur van de onderzoeksinstelling en kan dus niet worden aangevraagd; - reiskosten ten behoeve van de aangevraagde onderzoeksposities voor zover niet gedekt door de benchfee. De noodzaak van de reizen voor het project, in het bijzonder voor de aangevraagde onderzoeksposities, dient goed te worden gemotiveerd; - andere activiteiten in het kader van het project, zoals reis- en verblijfkosten voor gastonderzoekers en kosten van symposia en bijeenkomsten e.d.. Ook dit dient goed te worden gemotiveerd. Personeelslasten zijn subsidiabel conform het meest recente akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek, dat is ondertekend door NWO, VSNU, NFU, ZonMw, KNAW en VFI. Het akkoord en de maximumbedragen voor personeelslasten zijn te vinden op en De hoogte van de subsidie en voorwaarden voor matching zijn te vinden in paragraaf 3.5. Géén financiering kan worden aangevraagd voor vaste stafmedewerkers, studentassistenten, onderhoud- en verzekeringskosten en publicatiekosten. De kosten van overhead zoals kosten voor computers/laptops, reguliere software en andere kosten die behoren bij de standaard faciliteiten van de universiteiten, onderzoeks-instellingen of ateliers/labs komen niet voor financiering in aanmerking. Ook algemene kosten voor projectmanagement en coördinatie, en niet-gespecificeerde kosten zoals een stelpost onvoorzien komen niet voor financiering in aanmerking. Uitgangspunt voor de uiteindelijke subsidievaststelling is dat wordt voldaan aan de in het controleprotocol van het ministerie van OCW met de universiteiten vastgelegde richtlijnen voor de controle van NWO-projecten. 3.3 Wanneer kan aangevraagd worden Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend en worden direct in behandeling genomen. Aanvragen kunnen op ieder moment tot 31 december 2016 ingediend worden. Er zijn geen deadlines. De call wordt gesloten bij uitputting van de middelen. Aanvragen die worden ingediend nadat er op de website ( is vermeld dat de ronde gesloten is, zullen nietontvankelijk worden verklaard. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst in behandeling genomen. Honorering geschiedt op volgorde van binnenkomst.

8 6 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 3.4 Het opstellen van de aanvraag De subsidieaanvraag bestaat uit drie delen: een factsheet, het aanvraagformulier en verklaringen van gemaakte afspraken met private partners. De factsheet kan direct in het online aanvraagsysteem ISAAC van NWO ( ingevuld worden. Bij het invullen van de online factsheet in ISAAC kan alleen gebruik gemaakt worden van ASCII-tekens ( plain text ). Voor de factsheet is gebruik van (structuur)formules, illustraties, cursiveringen etc. dus niet mogelijk. Deze kunnen vanzelfsprekend wél gehanteerd worden in het voorstel. Het aanvraagformulier is te vinden op de financieringspagina van dit programma op de NWO-website ( of in het online aanvraagsysteem ISAAC. Dit ingevulde formulier moet als PDFbestand worden toegevoegd aan de ISAAC factsheet. De aanvraag dient in het Engels geschreven te zijn. Voor de verklaringen van gemaakte afspraken met private partners moet een kopie van de brief van de hoofdaanvrager met als bijlagen de matchingsverklaringen van de private partners als pdf-bestand worden toegevoegd in ISAAC. Voor zowel de brief als de bijlage dient de vastgestelde opzet te worden aangehouden. In bijlage 6.2 staat de opzet voor brief Verklaring gemaakte afspraken met private partner(s). In bijlage 6.3 staat de opzet voor de matchingsverklaring Verklaring van de medefinanciering van de private partner(s). Met de aan NWO gerichte matchingsverklaring committeert de private partner zich aan de toegezegde bijdrage voor het project als dit door NWO wordt gehonoreerd. De matchingsverklaring is onvoorwaardelijk en bevat geen ontbindende voorwaarden, met uitzondering van de voorwaarde dat ontbinding mogelijk is als een aanvraag niet wordt toegekend. Zowel de brief als de matchingsverklaring zijn ook te downloaden via Het is niet toegestaan aanvullende informatie in de vorm van bijlagen aan de aanvraag toe te voegen (bijvoorbeeld extra resultaten, manuscripten, support letters e.d.). In overeenstemming met de overeenkomst tussen NWO en de VSNU horen aanvragers hun instelling te informeren over de indiening. Een kopie van de aanvraag dient door de aanvrager aan de wetenschappelijk directeur of decaan van de instelling of faculteit te worden verstrekt. Voor elk ingediend voorstel gaat NWO EW ervan uit dat de instelling door de aanvrager is geïnformeerd en dat de universiteit of het instituut de subsidievoorwaarden van dit programma aanvaardt. 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden Op deze call for proposals zijn de Regeling subsidieverlening van NWO, versie 2015 ( en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek ( van toepassing. In projecten binnen dit programma werkt minimaal één private partner samen met tenminste één kennisinstelling. De totale bijdrage (cash en in kind) van de private partner(s) bedraagt minimaal 20% en maximaal 50% van de totale projectkosten. De cash bijdrage van de private partner(s) bedraagt minimaal 10% van de totale projectkosten. NWO draagt de rest van de projectkosten. De subsidie bedraagt minimaal k 15 en de maximaal k 75.

9 7 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) De totale projectkosten bedragen minimaal k 18,75 en de maximaal k 150. Met de rekenhulp 4 kan gecontroleerd worden of de projectbegroting voldoet aan de voorwaarden. Schematische weergave van de bijdragen voor de minimale en maximale variant van de projectkosten voor KIEM. Consortium: 1 private partner(s) + 1 kennisinstelling(en) bedragen in k Private partner(s) NWO Totaal Cash In kind Tot. (min) (max) Totale projectkosten min 1,875 1,875 3, ,75 Totale projectkosten max Projecten moeten verder aan de volgende voorwaarden voldoen: De duur van het project is minimaal 6 maanden en maximaal 1 jaar. Het project moet starten binnen 2 maanden na honorering. Een specifiek consortium (d.w.z. de combinatie kennisinstelling(en) met de meefinancierende private partij(en)) kan in deze call hoogstens eenmaal een project toegekend krijgen. De in cash en in kind bijdragen die worden opgevoerd in de begroting corresponderen met de matchingsverklaringen waarin de bijdrage door de private en/of publieke partner(s) wordt toegezegd aan NWO. Private partners kunnen een deel van hun aandeel in de projectkosten in kind bijdragen. De private partner(s) ontvangt(en) een factuur voor de cash bijdragen van NWO. In kind bijdragen moeten essentieel zijn voor het project en zijn opgenomen in de begroting van de onderzoekskosten van de projectaanvraag. Zie bijlage 6.1 voor de voorwaarden waaraan de in kind bijdragen moeten voldoen. Consortia kunnen worden aangevuld met publieke partners die willen bijdragen aan een project en willen profiteren van de gegenereerde kennis; hun eventuele bijdragen in cash of in kind tellen niet mee voor de matchingseis. Ten aanzien van het NWO Intellectual Property Rights-beleid zijn de voorwaarden van toepassing zoals omschreven in de Spelregels voor privaat publieke samenwerking bij programmering en uitvoering van fundamenteel en toegepast onderzoek (zie Wanneer een hoofdaanvrager een projectvoorstel indient, dient hij/zij deze spelregels voor te leggen aan de private partner(s). De projectpartner(s) dienen te bevestigen dat zij kennis hebben genomen van de spelregels. De projectpartners (de betrokken kennisinstellingen en private partner of private partners) moeten voor de start van het project met elkaar en met NWO een project agreement ondertekenen. In dit agreement zijn IPR en kennisoverdracht en andere zaken zoals betalingen, voortgangs- en eindverslagen en geheimhouding geregeld. NWO zal hiertoe een model agreement beschikbaar stellen op de website van het programma ( 4 Te downloaden op

10 8 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 3.6 Het indienen van een aanvraag Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Een hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen ISAAC-account in te dienen. Indien de hoofdaanvrager nog geen ISAAC-account heeft, dient hij/zij dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit om eventuele aanmeldproblemen op tijd te kunnen verhelpen. Indien de hoofdaanvrager al een account bij NWO heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen. Bij het indienen van uw aanvraag in ISAAC dient u online aanvullende gegevens in te voeren. Ruim hier voldoende tijd voor in. Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC helpdesk, zie paragraaf

11 9 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 4 Beoordelingsprocedure 4.1 Procedure Algemeen Voor alle bij de beoordeling en/of besluitneming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO-code belangenverstrengeling van toepassing. Zie ook: NWO heeft in haar subsidieregeling opgenomen dat al het onderzoek dat NWO financiert uitgevoerd moet worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening 2012 (VSNU). De subsidieregeling is te vinden op de website van NWO: NWO voorziet alle uitgewerkte aanvragen van een kwalificatie. Deze kwalificatie wordt aan de aanvrager bekend gemaakt bij het besluit over al dan niet toekennen van financiering. Voor meer informatie over de kwalificaties zie: Ontvankelijkheid Het Gebiedsbestuur Exacte Wetenschappen (GB EW) beoordeelt, eventueel op advies van de beoordelingscommissie, de passendheid van de aanvraag bij het doel van de call (zie hoofdstuk 2) aan het begin van de procedure. Daarnaast beoordeelt NWO of de aanvraag aan de formeel gestelde vereisten voldoet (zie hoofdstuk 3). Alleen aanvragen die aan de beide voorwaarden voldoen, zijn ontvankelijk en worden door NWO in behandeling genomen. De aanvrager, van wie de aanvraag niet voldoet, wordt per brief van dit besluit op de hoogte gesteld. Commissie/referenten Voor de aanvragen worden geen referentenrapporten opgevraagd. De KIEMaanvragen worden direct beoordeeld door de beoordelingscommissie op basis van de criteria in paragraaf 4.2. Elk commissielid schrijft een rapport. De rapporten van de individuele commissieleden worden geanonimiseerd doorgestuurd naar de aanvrager, die hierop vervolgens een schriftelijke reactie mag geven (het weerwoord). Indien er twijfel bestaat over de honorering of afwijzing van een voorstel kan de expertise van externen ingewonnen worden. Besluitvorming Het Gebiedsbestuur Exacte Wetenschappen (GB-EW) neemt een besluit over honorering en afwijzing van onderzoeksaanvragen op basis van rapporten van de beoordelingscommissie en het weerwoord van de aanvrager. Indicatief tijdspad Het is de intentie om KIEM-projecten binnen acht weken na indiening het volledige proces te laten doorlopen en de aanvrager op de hoogte stellen van het besluit. Indien noodzakelijk voor een zorgvuldige procedure kan een besluit later worden genomen. De aanvrager wordt hiervan op de hoogte gesteld.

12 10 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 4.2 Criteria Voor projecten gelden de volgende beoordelingscriteria: 1. Innovatiepotentieel a. benadering en relevantie; b. helderheid van focus en doelstellingen; c. haalbaarheid; d. mate van innovatie; e. balans tussen doelen en beschikbare middelen (budget, personeel). 2. Samenstelling van het team a. track record van de academische partners; b. synergie, complementariteit en meerwaarde in de samenwerking; c. beschikbaarheid van eventueel benodigde infrastructuur.

13 11 Hoofdstuk 5: Contact en overige informatie / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 5 Contact en overige informatie 5.1 Contact Inhoudelijke vragen Voor inhoudelijke vragen over IPPSI KIEM en deze call for proposals neemt u contact op met: Mevr. Dr. M. (Mascha) Dedert, tel. +31 (0) , kia-kiem@nwo.nl Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem Iris Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van tot uur op telefoonnummer Helaas ondersteunen niet alle buitenlandse providers het bellen naar 0900-nummers. U kunt uw vraag ook per stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie Commissie Bezwaarschriften NWO Voor het indienen van formele bezwaren tegen besluiten in het kader van dit programma staat een bezwaarprocedure open. Na het indienen van een bezwaarschrift wordt de kandidaat uitgenodigd voor een hoorzitting van de Commissie Bezwaarschriften NWO. Nadere informatie over de beroep- en bezwaarprocedure kan worden verkregen bij het secretariaat van de Commissie Bezwaarschriften NWO, mw. C. Hansildaar, , c.hansildaar@nwo.nl 5.2 Overige informatie A full English version of this call for proposals is available on the NWO website, where the application forms can be downloaded as well (

14 12 Hoofdstuk 6 Bijlage(n) / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 6 Bijlage(n) 6.1 Bepalingen in kind en in cash bijdragen door private partijen 1. Mogelijkheid tot deelname door private partijen met in kind bijdragen Private partijen participeren doorgaans in NWO-onderzoeksprogramma s door middel van een financiële contributie aan het programma- dan wel projectbudget. In de onderzoeksprojecten van deze call kunnen private partijen participeren met een gedeeltelijke in kind bijdrage onder de volgende voorwaarden: De totale private bijdrage aan een project moet tenminste 20% (minimale cash bijdrage 10%) van de totale projectkosten. In kind bijdragen/inspanningen moeten essentieel zijn voor het project en opgenomen zijn in de door NWO goedgekeurde begroting van de onderzoekskosten van de projectaanvraag waarin de private partij participeert (zie voor in te brengen in kind bijdragen bepaling 3) en vallen binnen een van de onder bepaling 3 vermelde kostencategorieën. 2. Committering Indien een externe partij participeert in het onderzoeksproject met een gedeeltelijke in kind bijdrage zoals hierboven omschreven, zal de private partij zich voor de betreffende in kind bijdrage plus de financiële (cash) bijdrage aan het NWO-project committeren middels een Project Agreement. De toegezegde financiële (cash) bijdrage zal door NWO worden gefactureerd. 3. In te brengen in kind bijdragen In een onderzoeksproject mogen door private partijen als in kind bijdragen worden ingebracht de volgende rechtstreeks aan het onderzoeksproject toe te rekenen en door de private partij gemaakte kosten (zie ook bepaling 1): Loonkosten, met dien verstande dat wordt uitgegaan van een uurloon, berekend op basis van het jaarloon bij een volledige dienstbetrekking volgens de kolom loon voor de loonbelasting van de loonstaat, verhoogd met de wettelijke dan wel de op grond van een individuele of collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten, en van 1650 productieve uren per jaar. Hierover mag een opslag worden opgevoerd voor overige algemene kosten, groot ten hoogste 50% van de hierboven bedoelde loonkosten. Het hieruit volgende aan het project toe te schrijven uurtarief, inclusief de genoemde 50% opslag voor algemene kosten, is gemaximeerd op 100. Begeleiding en consultancy kunnen geen deel uitmaken van de verplichte matchingsbijdrage. Kosten van te verbruiken materialen, hulpmiddelen en software(licenties) die direct verband houden met project, gebaseerd op de oorspronkelijke aanschafprijzen. Gebruik van apparatuur en machines: o Kosten van aanschaf en gebruik van machines en apparatuur, met dien verstande dat wordt uitgegaan van de aan het project toe te rekenen afschrijvingskosten, berekend op basis van de oorspronkelijke aanschafprijzen en een afschrijvingstermijn van tenminste vijf jaar; kosten van consumables en onderhoud tijdens de gebruiksperiode. o Kosten van aanschaf en gebruik van machines en apparatuur die niet uitsluitend voor het project zijn aangeschaft, worden slechts als projectbijdragen op de voet van het hier bovenstaande naar rato in aanmerking genomen, indien een sluitende urenverantwoording per machine respectievelijk van de apparatuur aanwezig is.

15 13 Hoofdstuk 6: Bijlage(n) / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) o o In kind bijdragen in de vorm van korting op de normale aanschafprijs in het economisch verkeer (list-prijs) van machines en apparatuur. De korting dient dan minimaal 25% van de listprijs te bedragen. De kosten die ten laste gebracht worden van het apparatuurbudget van het project bedragen dan de listprijs verminderd met die korting. In kind bijdragen in de vorm van het beschikbaar stellen van software. 4. Verantwoording van in kind bijdragen Private partijen dienen hun in kind bijdragen aan NWO te verantwoorden middels een opgave van ingebrachte kosten, te verstrekken aan NWO binnen drie maanden na afloop van het onderzoeksproject waaraan de in kind bijdrage is geleverd. De aanvraag tot vaststelling van de in kind bijdrage dient tegelijkertijd met de aanvraag tot subsidievaststelling door de universitaire partner(s) te worden ingediend, vergezeld van een gezamenlijke eindrapportage. Indien de te verantwoorden in kind bijdrage hoger is dan k 125 dient een accountantsverklaring te worden aangeleverd; in andere gevallen volstaat een schriftelijke verklaring dat de ingebrachte in kind inspanningen daadwerkelijk aan het project zijn toe te schrijven. Indien de private partij die zich met een in kind bijdrage aan een onderzoeksproject heeft gecommitteerd (een deel van) deze in kind bijdrage uiteindelijk niet inbrengt dan wel niet kan verantwoorden, zal NWO deze partij factureren voor (dit deel van) de in kind bijdrage zodat de totaal toegezegde bijdrage gestand wordt gedaan.

16 14 Hoofdstuk 6: Bijlage(n) / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 6.2 Format brief hoofdaanvrager Toelichting De hoofdaanvrager dient in een brief de afspraken met de private partner(s) die matching levert/leveren te bevestigen (zie voor toelichting paragraaf 3.4). De brief dient te zijn opgesteld volgens onderstaand format en kan bij de digitale aanvraag als bijlage worden meegestuurd. Format brief hoofdaanvrager: NWO Exacte Wetenschappen t.a.v. Dr. L.B.J. Vertegaal Directeur NWO-Gebied Exacte Wetenschappen Betreft: Verklaring gemaakte afspraken met private partner(s) [plaats], [datum] Geachte heer Vertegaal, Via deze brief bevestig ik de door mij gemaakte afspraken met de private partners in het consortium ten behoeve van het projectvoorstel voor de call EW KIEM, getiteld [titel]. Indien de aanvraag gehonoreerd wordt, dragen aan het project de volgende partners bij aan de verplichte matching van [bedrag], waarvan in totaal minimaal [bedrag] in cash: [NAAM FINANCIER 1] Bijdrage: xx.xxx (in cash / in kind)* [NAAM FINANCIER 2] Bijdrage: xx.xxx (in cash / in kind)* Totaal xx.xxx * Doorhalen wat niet van toepassing is. Ten aanzien van Intellectual Property Rights zijn de voorwaarden van toepassing zoals omschreven in de Spelregels voor privaat-publieke samenwerking bij programmering en uitvoering van fundamenteel en toegepast onderzoek. Als projectleider draag ik er zorg voor dat het project conform deze voorwaarden zal worden uitgevoerd. Met vriendelijke groet, [handtekening] [NAAM + FUNCTIE] Bijlagen: - Matchingsverklaringen van elk van de private partners, te weten: o [NAAM FINANCIER 1] o [NAAM FINANCIER 2] o

17 15 Hoofdstuk 6: Bijlage(n) / Innovatieve Publiek Private Samenwerking in ICT (IPPSI) 6.3 Format matchingsverklaring private partner(s) Toelichting Iedere private partner die matching levert, dient zijn bijdrage aan het project te verklaren door middel van een matchingsverklaring. Deze verklaring dient bij de digitale aanvraag als bijlage te worden meegestuurd. Met de matchingsverklaring, gericht aan NWO, committeert de private partner zich aan de toegezegde bijdrage voor het project. Deze matchingsverklaring moet: 1) gesteld zijn op briefpapier van de betreffende partner; 2) ondertekend zijn door een tekenbevoegd persoon (voorzien van datum en plaats); 3) gericht zijn aan NWO Exacte Wetenschappen (t.a.v. dr. L.B.J. Vertegaal, directeur); 4) wat betreft de hoogte van de medefinanciering conform de begroting zijn zoals opgenomen in het projectvoorstel. Bij een in kind bijdrage moet deze worden gespecificeerd en gekapitaliseerd. Format matchingsverklaring private partner: NWO Exacte Wetenschappen t.a.v. Dr. L.B.J. Vertegaal Directeur NWO-Gebied Exacte Wetenschappen Betreft: Verklaring van de medefinanciering van de private partner(s) [plaats], [datum] Geachte heer Vertegaal, Via deze brief zeg ik NWO de bijdrage toe die [naam private partner] zal leveren aan het projectvoorstel voor de call EW KIEM, getiteld [titel], indien dit door NWO wordt gehonoreerd. Deze matchingsverklaring is onvoorwaardelijk en bevat geen ontbindende voorwaarden. De hoofdaanvrager van dit voorstel is [naam]. De hoogte van de in cash bijdrage is [bedrag]. De hoogte van de in kind bijdrage vertegenwoordigt een waarde van [bedrag], gekwantificeerd volgens de richtlijnen in de call for proposals, bijlage 6.1. De in kind bijdragen betreffen de volgende werkzaamheden [omschrijving van de verrichte werkzaamheden]. Deze bedragen zijn conform de begroting in het projectvoorstel. Met vriendelijke groet, [handtekening] [NAAM + FUNCTIE]

18 Uitgave: Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek Bezoekadres: Laan van Nieuw Oost-Indië CE Den Haag May 2016