FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER NAAM PERSONEELSLID:. Instelling + instellingsnummer: NAAM EERSTE EVALUATOR:

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER NAAM PERSONEELSLID:. Instelling + instellingsnummer: Schoolbestuur: Scholengemeenschap: NAAM EERSTE EVALUATOR: Contactgegevens eerste evaluator NAAM TWEEDE EVALUATOR: Contactgegevens tweede evaluator: Functiebeschrijvingen, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken maken deel uit van een integraal personeelsbeleid en hangen samen met een cultuur van inspraak, betrokkenheid en participatie. Functionerings- en evaluatiegesprekken geven aan het schoolbestuur, via de persoon van de eerste evaluator, de kans om haar waardering uit te drukken voor de prestaties van haar personeelsleden. Deze functiebeschrijving moet dus gezien worden als een constructief beleidsinstrument dat een cruciaal onderdeel vormt in een traject van personeelsbegeleiding, en dat gericht is op het verstrekken van kwaliteitsvol onderwijs. Deze functiebeschrijving doet geen afbreuk aan de rechten en plichten opgenomen in de arbeidsovereenkomst en in de documenten die met de arbeidsovereenkomst een ondeelbaar geheel vormen zoals de opdrachtverklaring van het katholiek onderwijs, het algemeen reglement van het katholiek gewoon en buitengewoon kleuter, lager- en secundair onderwijs met uitzondering van het volwassenen- en deeltijds kunstonderwijs, het arbeidsreglement, het opvoedingsproject en andere wettelijke bepalingen in de mate dat zij bepalingen bevatten die verband houden met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. 1 van 15

2 Deel I: Taken A. De leerlingadministratie uitvoeren Mijn taak A.1 De inschrijvingsgegevens van de nieuwe leerlingen via het softwareprogramma invoeren. A.2 Het administratief dossier van de leerlingen elektronisch up to date houden. A.3 Het stamboekregister correct bijhouden. A.4 Klaslijsten opmaken voor intern en extern gebruik. A.5 Het leerlingenarchief bijhouden. A.6 Gegevens over leerresultaten van leerlingen ingeven in het outputdossier. A.7 De leerlingenkenmerken administratief verwerken in het kader van het gelijke kansenbeleid en de financiering. A.8 Documenten, na overleg met de directeur, op een correcte manier naar AGODI verzenden. A.9 De gegevens m.b.t. de afwezigheden van de leerlingen verwerken. A.10 De vereiste documenten bij schoolverandering opmaken en verzenden. A.11 Het getuigschrift of attest basisonderwijs voor de rechthebbende leerlingen opmaken. A.12 Het proces verbaal van de getuigschriften basisonderwijs opmaken en klasseren. A.13 Op verzoek van de directeur, andere formulieren en attesten opmaken voor leerlingen of oud leerlingen. A.14 Het leerlingenvervoer administratief verwerken en opvolgen. A.15 Het leerlingenvervoer bij allerhande uitstappen of buitenschoolse activiteiten mee organiseren. B De peroneelsadministratie uitvoeren B.1 De personeelsgegevens van nieuwe collega s via het softwareprogramma invoeren. B.2 De personeelsgegevens elektronisch up to date houden. 2 van 15

3 B.3 De personeelsdossiers bijhouden. B.4 In opdracht van de directeur externe instanties tijdig van de correcte personeelsgegevens voorzien. B.5 Op vraag van de directeur de noodzakelijke formulieren voor de personeelsleden in het kader van het decreet rechtspositie opmaken. B.6 Het personeelsarchief bijhouden. B.7 In opdracht van de directeur de loonstaten voor contractuele personeelsleden opmaken en doorsturen naar het sociaal secretariaat. B.8 De maandelijkse weddenlistings en loonfiches controleren. B.9 Voor wat betreft het werkgeversgedeelte de personeelsdossiers in het kader van pensioen, zwangerschap, arbeidsongeval, fietsvergoeding, opmaken en opvolgen. B.10 Na overleg met de directeur de BaO- of BKL formulieren invullen en doorsturen. B.11 De dienstbrieven en de gegevens m.b.t. het lestijdenpakket vergelijken met de doorgestuurde gegevens B.12 De noodzakelijke gegevens aan de centrale administratie van de scholengemeenschap doorgeven. C De financiële administratie uitvoeren C.1 Op regelmatige tijdstippen de facturen voor de leerlingen opmaken, naar de ouders verzenden en opvolgen. C.2 Onder leiding van de directeur de boekhouding van de school verzorgen. C.3 In opdracht van de directeur of het schoolbestuur betalingen vanuit de werkingsmiddelen of vanuit de eigen middelen uitvoeren. D De interne communicatie ondersteunen 3 van 15

4 D.1 Ouder, leerlingen en personeel op een correcte en respectvolle manier te woord staan. D.2 Nieuwe ouders de afgesproken informatie bezorgen wanneer zij informatie over de school inwinnen. D.3 Bij de inschrijving van nieuwe leerlingen logistieke en administratieve ondersteuning bieden. D.4 In afspraak met de directeur de nodige informatie verspreiden naar leerkrachten en leerlingen. D.5 Leerlinggebonden signalen zoals pesten en problematische afwezigheden, melden. D.6 Risicoleerlingen signaleren aan de zorgcoördinator en aan de collega s aan wie bijzondere taken i.v.m. zorg op school zijn toevertrouwd. D.7 Op vraag van de personeelsleden toelichtingen geven bij de administratieve verwerking van hun persoonlijk dossier. D.8 Het schoolbestuur, op eigen vraag of in afspraak met de directeur correcte informatie verstrekken. D.9 Informatie voor de schoolwebsite voorbereiden en up to date houden. D.10 Actief meewerken aan de communicatie binnen de scholengemeenschap. E De externe communicatie ondersteunen E.1 Bezoekers (o.a. vertegenwoordigers) onthalen en hen doorverwijzen naar de passende personen. E.2 Telefonische oproepen correct behandelen (zelf behandelen en doorverwijzen). E.3 Correcte professionele contacten onderhouden met de verantwoordelijke ambtenaar van het werkstation waarmee de school verbonden is. E.4 Binnenkomende s, conform de interne afspraken, adequaat behandelen. F Andere administratief medewerkers en of stagiairs begeleiden F.1 Nieuwe collega-administratief medewerkers ondersteunen bij de uitoefening van hun taak. F.2 Stagiairs begeleiden in het kader van hun opleiding als administratief medewerker. 4 van 15

5 G De directeur in zijn beleidstaken ondersteunen G.1 In samenspraak met de directeur de aanwendingsmogelijkheden van het lestijdenpakket voorbereiden. G.2 Om de dossiers tijdelijke aanstelling van doorlopende duur, vacantverklaring en vaste benoeming correct te kunnen uitvoeren, de nodige administratieve info voor de directeur opzoeken en verzamelen. G.3 Het dossier korte vervangingen opvolgen door het contingent vervangingseenheden bij te houden. G.4 Het convenant in het kader van de korte vervanging in de eigen school administratief toepassen. G.5 Prijsoffertes opvragen, prijzen vergelijken en mogelijke leveranciers zoeken. G.6 In samenspraak met de directeur de verzekeringsadministratie uitvoeren. G.7 De sollicitatiedatabank binnen de school/scholengemeenschap bijhouden en de directie de noodzakelijke informatie bezorgen. G.8 Op vraag van de directeur de nodige documenten voorbereiden in functie van de schooldoorlichting en/of het bezoek van de verificateur. G.9 De lln.-gegevens die op niveau van de scholengemeenschap relevant zijn, ter beschikking stellen van de directeur. H De directeur logistiek ondersteunen bij de schoolorganisatorische en pedagogische taken H.1 In overleg met de directeur logistieke ondersteuning bieden bij activiteiten georganiseerd door de school. H.2 Op verzoek van de directeur of het schoolbestuur bestellingen plaatsen. H.3 Controle uitoefenen op de geleverde bestellingen en de leveranciers indien nodig contacteren. H.4 De gemaakte afspraken rond het afsluiten van lokalen naleven. H.5 De inventaris van benodigdheden op schoolniveau bijhouden en na samenspraak met de directeur aanvullen. H.6 Regelmatig de inhoud van het EHBO-kastje controleren. 5 van 15

6 H.7 In samenspraak met de directeur het EHBO-kastje aanvullen. H.8 In overleg met de directeur de verslaggeving van interne vergaderingen verzorgen. H.9 De inventaris van het didactisch materiaal en het schoolmateriaal op schoolniveau opmaken en bijhouden. H.10 Op vraag van de directeur de nodige bestellingen doen om de bibliotheek of mediatheek van de school up to date te houden. H.11 Toezien op de naleving van het schoolreglement door de leerlingen. I Specifieke beroepscompetenties De administratief medewerker I.1 beheerst de administratieve ict-toepassingen die specifiek zijn voor de uitoefening van zijn taak. I.2 beheerst elementaire onderwijsregelgeving om de eigen taak goed te kunnen uitvoeren. I.3 kan vlot de technische apparaten van het schoolsecretariaat bedienen zoals computer, telefoon, fax, modem, kopieermachine, printer, scanner e.a. I.4 communiceert intern en met externen in een vlotte en beschaafde taal. I.5 kan goed verstaanbare schriftelijke boodschappen in een correcte spelling opstellen I.6 kan op een vlotte manier informatie opzoeken in de passende informatiebronnen, waaronder het internet. I.7 beheerst de basisprocedures van de schoolboekhouding. I.8 is vaardig in het onthaal van schoolbezoekers. I.9 kan eenvoudige boodschappen in één van de andere landstalen of in het Engels begrijpen en beantwoorden. J Algemene beroepsattitudes De administratief medewerker 6 van 15

7 J.1 is communicatievaardig en kan goed samenwerken met het personeel van de school, de directeur en het schoolbestuur. J.2 werkt nauwgezet, ordelijk en stipt. J.3 gaat in het kader van het ambtsgeheim discreet om met de informatie over leerlingen, over personeelsleden en over de school als organisatie. J.4 kan zich met het oog op de efficiënte dienstverlening flexibel aanpassen aan wisselende werkomstandigheden. J.5 toont zin voor initiatief. Hij kan vooruit denken en stappen ondernemen om het werk efficiënter te laten verlopen. J.6 is gericht op 'leren' op professioneel vlak. J.7 respecteert de verschillende verantwoordelijkheden van, en de hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende geledingen binnen de school en de scholengemeenschap. J.8 is loyaal ten opzichte van de doelstellingen die de school voor haar werking vooropstelt en ten aanzien van de daarbij aansluitende algemene werkafspraken. J.9 werkt en denkt actief mee. Hij werkt systematisch, dat betekent o.a. dat hij prioriteiten kan stellen. J.10 draagt bij tot het positief imago van de school. Dat betekent onder meer dat hij positief is ingesteld. J.11 spreekt over de leerlingen en hun toekomst met een positieve ingesteldheid en met optimisme. J.12 gaat respectvol en waarderend om met de verscheidenheid in geloofsovertuiging en culturele achtergrond van iedereen. J.13 is bereid om deel te nemen aan momenten van reflectie over de identiteit van de school, in het bijzonder over de inspiratie en de levensbeschouwelijke verankering van het schooleigen opvoedingsproject. J.14 is bereid om te participeren aan initiatieven die de school neemt om zich naar buiten toe als katholieke basisschool te profileren. J.15 acht zich mee verantwoordelijk voor het bewaken van het opvoedingsklimaat van de school en voor het verzorgen van een gestructureerde schoolomgeving. J.16 acht zich mee verantwoordelijk voor de veiligheid van alle kinderen van de school en voor hun gevoel van geborgenheid en welbevinden op school. J.17 is erop gericht om de leerlingen van de school mee verantwoordelijkheid te leren dragen voor het klimaat en voor de goede werking van de school. 7 van 15

8 J.18 is bereid desgevallend deel te nemen aan de periodieke overlegmomenten (zoals zorgoverleg en personeelsvergaderingen) die op school worden georganiseerd met de bedoeling tot goede werkafspraken te komen en de communicatie tussen de leden van de schoolgemeenschap en de samenwerking te bevorderen. J.19 respecteert de directeur in zijn functie als schoolleider en verantwoordelijke voor het ontwikkelen en het uitvoeren van het schoolbeleid. K WERKEN AAN PROFESSIONELE ONTWIKKELING Taken De administratief medewerker K.1 neemt deel aan initiatieven die de professionalisering van het team tot doel hebben, waaronder teamgerichte nascholing en begeleidingstrajecten van de pedagogische begeleiding. K.2 neemt deel aan op schoolniveau georganiseerde loopbaanbegeleiding. K.3 levert, in overleg met de schoolleiding en het team, zijn bijdrage aan het begeleiden van nieuwe collega s en stagiairs. Attitudes en competenties De administratief medewerker K.4 is gericht op kritische reflectie op zijn professioneel handelen en ingesteldheid, in het bijzonder op de relatie tussen zijn handelen en de doelen die hij feitelijk nastreeft. K.5 is erop gericht om van anderen, van zijn collega's of van professionele ondersteuners, te leren. K.6 is bereid om, met het oog op de eigen professionele ontwikkeling, nascholingssessies te volgen of actief aan begeleidingstrajecten deel te nemen. K.7 is bereid om over eigen beroepservaring en ervaringen opgedaan bij vormingsinitiatieven, met collega s te communiceren. K.8 is bereid om collega s in hun professionele ontwikkeling te ondersteunen. K.9 werkt constructief mee aan elke vorm van systematische personeelsevaluatie. 8 van 15

9 Deel II: Instellingsgebonden opdrachten Indien uw instellingsgebonden opdrachten in de loop van het traject wijzigen, wordt een aangepaste lijst als bijlage 1 en verder aan deze functiebeschrijving toegevoegd. Deze bijlagen vormen dan één geheel met deze functiebeschrijving. Opdrachten Mijn taak 1.Werken aan een schooleigen christelijke identiteit 1.1 bereidt de eerste communie voor in samenwerking met de pastoor en is aanwezig op de eerste communieviering (voor leerkrachten 1 e leerjaar / 1 ste gr Galm.) 1.2 begint dagelijks met een gebed waarbij het Onze Vader en het Weesgegroet regelmatig worden gebeden. 1.3 werkt mee aan schoolvieringen bij de hoogtepunten van het kerkelijk jaar 1.4 deelnemen aan solidariteitsacties bijv. Welzijnszorg, Concretisering opdrachten : Nr 2. Het leerplan toepassen en het onderwijsaanbod organiseren. 2.1 werkt activiteiten uit om de overgang van de ene klas naar de andere te versoepelen, in het bijzonder van kleuter naar lager en van lager naar secundair onderwijs 2.2 doelen uit Zill kader tijdens de lessen (cfr agenda en leerlijnen) Concretisering opdrachten : Nr 3. Zorgen voor een stimulerend opvoedingsklimaat en voor een krachtige onderwijsleeromgeving. 3.1 volgt het aanbod op van nascholing voor leerkrachten basisonderwijs/kleuteronderwijs en zorgt voor de verspreiding van de informatie 3.2 klasverrijking in de verschillende hoeken 3.3 uitdiepen van diverse thema s op schoolniveau die een meerwaarde bieden aan het opvoedingsproces van onze leerlingen ( bijv. jaarthema Sport en Spel extra inzetten op sociale vaardigheden,.) Concretisering opdrachten : Nr 9 van 15

10 4. Leerlingen evalueren om ze in hun ontwikkelen en leren te ondersteunen 4.1 maakt het puntenrapport, attituderapport, muzisch rapporten op volgens de schoolafspraken 4.2 verantwoordelijk voor het bijhouden van gegevens in KVS/LVS (Questi) volgens de afspraken op schoolniveau Concretisering opdrachten : Nr 5.Gedifferentieerd en zorgbreed onderwijs realiseren 5.1 volgt de ontwikkelingen op betreffende nieuwigheden die op de markt komen voor het kleuteronderwijs/lager onderwijs die aansluiten bij de prioriteiten van de school 5.2 neemt deel aan overleggesprekken, overgangsgesprekken met ouders,clb, directie 5.3 Staat open om diverse werkvormen in de klas te integreren in het kader van zorgbreed onderwijs Concretisering opdrachten : Nr 6.Meewerken aan de kwaliteitszorg en de algemene schoolorganisatie 6.1 komt naar de vergadering van de ouderraad zoals begin schooljaar vastgelegd vertegenwoordigt het personeel in het LOC / OCSG / Schoolraad / 6.2 houdt zich aan de afspraken die op schoolniveau gemaakt worden, integreert het in de klas en bewaakt de opvolging ervan 6.3 houdt het aanwezigheidsregister grondig bij en geeft de onregelmatige afwezigheden door aan de directie 6.4 engageert zich in een werkgroep (cfr. indeling begin schooljaar) 6.5 neemt een deel van het normale toezicht op zich cfr. afgesproken beurtrolsysteem 6.6 zorgt mee voor de aankleding van het prikbord/infobord en website 6.7 is aanwezig op en werkt mee aan schoolgebonden activiteiten die buiten de schooluren vallen ( eetfestijn, schoolfeest, kerstmarkt, infonamiddag..) 6.8 volgt de energiebesparende tips m.b.t. brandstofgebruik, verlichting, verluchting op 6.9 participeren in het aanwervingsbeleid van de school m.b.t. nieuwe inschrijvingen van kleuters (wenmomenten, huisbezoeken,.) Concretisering opdrachten : Nr 10 van 15

11 Deel III: Instellingsspecifieke doelstellingen Van het personeelslid wordt verwacht dat hij bijdraagt aan de realisatie van het opvoedingsproject van de school Dat wil onder andere zeggen dat hij zich loyaal opstelt ten aanzien van de levensbeschouwelijke grondslag van onze school, en in het algemeen ten aanzien van de grondslagen van de katholieke (basis)school. Deel IV: Permanente vorming en nascholing Deze lijst maakt deel uit van uw individuele functiebeschrijving en vormt er één geheel mee. Indien het schoolbestuur een nascholing oplegt aan het personeelslid dan worden alle kosten die aan deze nascholing verbonden zijn, gedragen door het schoolbestuur. NAAM PERSONEELSLID: Instelling + instellingsnummer: Schoolbestuur: Scholengemeenschap:... [naam + contactgegevens] Tweede evaluator: [naam + contactgegevens]. Datum Nascholing Dit document maakt deel uit van uw individuele functiebeschrijving en vormt er één geheel mee. 11 van 15

12 Deel V: Persoons- en ontwikkelingsgerichte doelstellingen De tijdens functionerings- en evaluatiegesprekken gemaakte werk- en aandachtspunten maken deel uit van uw individuele functiebeschrijving en vormen er één geheel mee. Datum FG/EG Werkpunt Nr. FB Voor kennisname en ontvangst, Personeelslid:... [handtekening]... [handtekening] 12 van 15

13 BIJLAGE 1: WIJZIGING VAN INSTELLINGSGEBONDEN OPDRACHTEN NAAM PERSONEELSLID: Instelling + instellingsnummer : Schoolbestuur: Scholengemeenschap:... [naam + contactgegevens] Tweede evaluator:... [naam + contactgegevens].. Opdrachten Mijn taak Concretisering opdrachten Deze gewijzigde instellingsgebonden opdrachten gelden vanaf heden totdat er een nieuw wijzigingsdocument aan de individuele functiebeschrijving wordt toegevoegd. Dit document maakt deel uit van uw individuele functiebeschrijving en vormt er één geheel mee. Voor kennisname en ontvangst, Personeelslid:... [handtekening]... [handtekening] 13 van 15

14 OPTIONEEL (kan ook in functiebeschrijving zelf worden opgenomen) BIJLAGE 3: PERSOONS- EN ONTWIKKELINGSGERICHTE DOELSTELLINGEN NAAM PERSONEELSLID: Instelling + instellingsnummer : Schoolbestuur: Scholengemeenschap:... [naam + contactgegevens] Tweede evaluator:... [naam + contactgegevens] Datum FG/EG Werkpunt Nr. FB Dit document maakt deel uit van uw individuele functiebeschrijving en vormt er één geheel mee. Voor kennisname en ontvangst, Personeelslid:... [handtekening]... [handtekening] 14 van 15

15 BIJLAGE: TAAKOMSCHRIJVING.. (bijvoorbeeld: preventieadviseur) NAAM PERSONEELSLID: Instelling + instellingsnummer : Schoolbestuur: Scholengemeenschap:... [naam + contactgegevens] Tweede evaluator:... [naam + contactgegevens] Dit deel van de functiebeschrijving omvat de taken en verplichtingen die het personeelslid dient te vervullen in het kader van zijn instellingsgebonden opdracht als.. Hier komt een zorgvuldige en duidelijke omschrijving van de taken en verplichtingen die horen bij deze instellingsgebonden opdracht en de wijze waarop deze vervuld moeten worden. Dit document maakt deel uit van uw individuele functiebeschrijving en vormt er één geheel mee. Voor kennisname en ontvangst, Personeelslid:... [handtekening]... [handtekening] 15 van 15