1 Basisafspraken Tips voor een goede samenwerking Dienstencheques bestellen Betalen met elektronische dienstencheques...

Transcriptie

1 Wegwijs

2 1 Basisafspraken Tips voor een goede samenwerking Dienstencheques bestellen Betalen met elektronische dienstencheques Verlof en afwezigheden van uw poetshulp Poetshulp annuleren Extra hulp nodig? Zoekt u ook strijkhulp? Een veilige werkplek

3 Welkom! Bedankt dat u gekozen hebt voor Partena Hulp in huis! Wij helpen u graag aan een proper huis, netjes gestreken wasgoed, en wat meer tijd en ruimte voor uzelf en uw gezin. Met deze brochure maken we u wegwijs in onze diensten, en sommen we een paar nuttige tips en afspraken op. Zo kan de samenwerking met uw poets- en strijkhulp zo vlot mogelijk verlopen. Hebt u na het lezen van deze brochure nog vragen of opmerkingen over de samenwerking met uw poets- of strijkhulp, dan staat er steeds een team van consulenten voor u klaar. U contacteert uw consulententeam snel en makkelijk via mail, of via het Partena Onlinekantoor. Uw consulenten zullen ook af en toe contact opnemen. Om u op de hoogte te houden van de laatste nieuwtjes en agendapunten, en om op te volgen of u tevreden bent over uw poets- of strijkhulp. We doen er bij Partena Hulp in huis alles aan om u een kwalitatieve dienstverlening te kunnen aanbieden en hopen op een vlotte en langdurige samenwerking! Het Partena Hulp in huis-team 3

4 1 Basisafspraken Wederzijds respect, stiptheid en vertrouwen zijn dé bouwstenen voor een goede samenwerking tussen u, uw poetshulp en Partena. Wanneer uw poetshulp zich goed voelt op het werk, kunt u zeker zijn van haar/zijn inzet. Wij zoeken altijd de beste oplossing tussen uw vraag voor poetshulp (tijdstip en frequentie), uw woonplaats en onze vrije plaatsen. Naam of afkomst van onze poetshulpen is voor ons geen selectiecriterium. Wel de kwaliteit die we bij hen nastreven. Ook onze wervingsprocedure verloopt op deze manier. Onder het systeem van de dienstencheques vallen alleen huishoudelijke taken, zoals poetsen, strijken, maaltijden bereiden en naaiwerk. Alles wat gevaarlijk, ongezond of (over)belastend is, is uit den boze. Uw poetshulp mag enkel in het privégedeelte van uw woning poetsen. 1 dienstencheque komt overeen met 1 uur werk. Bij elke prestatie zorgt u dat er voldoende elektronische cheques in uw digitale portefeuille zitten of legt u het juiste aantal papieren cheques klaar. We raden aan om thuis te zijn de eerste keer dat uw poetshulp langskomt. Geef uw poetshulp een rondleiding in uw woning, overloop samen de taken, en laat zien waar het materiaal en de EHBO-kit ligt. De Poetswijzer helpt u hierbij. Zorg voor voldoende werk voor het geplande aantal uren. Als u dat niet nodig vindt, hoeft u zelf niet thuis te zijn als de poetshulp langskomt. Geef uw poetshulp in dat geval gerust een huissleutel, of spreek een plaats af waar hij/zij de sleutel kan vinden. Onze medewerkers mogen een korte pauze nemen tijdens het werk. Ze moeten die werktijd dan wel inhalen. 4 Klantenbijdrage Partena Hulp in huis rekent een halfjaarlijkse bijdrage aan. Dankzij de klantenbijdrage kunnen we blijven investeren in opleidingen en veiligheids- en preventiemaatregelen, en kan een team van consulenten uw poetshulp de nodige ondersteuning geven. Partena Ziekenfonds betaalt voor haar klanten deze bijdrage.* * Voordeel geldig voor 2015.

5 2 Tips voor een goede samenwerking Formuleer uw opdrachten, vragen en mededelingen zo concreet mogelijk. Zo hebt u minder kans op verkeerde interpretaties of foutief uitgevoerde opdrachten. Elke klant heeft andere verwachtingen. Daarom is het een goed idee een takenlijstje te gebruiken om uw wensen en prioriteiten duidelijk te maken aan uw poetshulp. Zo weet hij/zij precies wat u verwacht. Noteer bijvoorbeeld wat er wekelijks/tweewekelijks/maandelijks moet gebeuren, en welke taken uw poetshulp erbij kan nemen als er wat tijd over is. Noteer ook wat uw poetshulp niet hoeft te doen. De Poetswijzer is hierbij een handig hulpmiddel. Zorg dat uw poetshulp het werk kan doen binnen de geplande tijd. Hebt u een grote woning, dan is het bijvoorbeeld een goed idee om af te spreken welke ruimtes prioritair zijn. U kunt ook samen een werkrooster opmaken. U kunt ons gerust vragen naar meer uren. Dit kan ook éénmalig. Spreek duidelijk af welke producten in uw huis voor welke taken gebruikt worden. Geef goed aan wat mogelijke aandachtspunten zijn in uw woning. Zo voorkomen we samen arbeidsongevallen of schade. Onze poetshulpen genieten de nodige vorming, opleiding en begeleiding. Niet alleen op vlak van poetsen, maar ook voor preventie, veiligheid en communicatie. Merkt u dat uw poetshulp gebaat is met extra begeleiding, laat het ons zeker weten. Poetswijzer We raden u aan dit handige boekje te gebruiken als communicatiemiddel met uw poetshulp. Noteer er: standaardtaken extra taken aandachtspunten uw gebruikersnummer voor het bestellen van dienstencheques per poetsbeurt kunnen u en uw hulp elkaar een korte boodschap doorgeven, want ook na de eerste poetsbeurt is het belangrijk om te blijven communiceren 5

6 3 Dienstencheques bestellen Dienstencheques bestelt u via Sodexo, het uitgiftebedrijf van dienstencheques: Op vindt u alle info. U bestelt er ook uw cheques. U kunt ook bellen naar T of een vraag stellen via het contactformulier op hun site. Elektronisch of papier? Standaard werken wij met elektronische cheques. De betalingen verlopen veel sneller en vlotter. Vragen over dienstencheques? Voor alle vragen over terugbetaling, omruiling, verlies en fiscaal attest van dienstencheques kunt u terecht bij Sodexo. Voor praktische vragen over uw poetshulp staat Partena Hulp in huis voor u klaar. Dienstencheques zijn 8 maanden geldig. Vervallen dienstencheques kunnen we niet aanvaarden. Wij kunnen geen cheques aanvaarden voor prestaties in de toekomst. Vervallen uw cheques bijna en kunt u ze niet meer tijdig gebruiken, ruil ze dan om via Sodexo. Let erop dat u het correcte bedrag overschrijft aan Sodexo, zoniet wordt het geld terug op uw rekening gestort en loopt de aankoop van de cheques vertraging op. Betaalt u toch met papieren cheques, geef dan per uur 1 dienstencheque mee. Leg de cheques per poetsbeurt klaar, zodat wij uw hulp vlot en tijdig kunnen uitbetalen. U kunt de cheques ook met een doorlopende betaalopdracht aanvragen: zo hoeft u er niet telkens aan te denken om nieuwe cheques te bestellen. 6

7 4 Betalen met elektronische dienstencheques Wanneer u elektronische cheques bestelt, dan is uw elektronische portefeuille de dag na ontvangst van de betaling al aangevuld. Als uw poetshulp langskomt, belt zij/hij via uw of haar/zijn telefoontoestel naar een gratis nummer van Sodexo. Zo weet Sodexo hoeveel cheques ze uit uw elektronische portefeuille mogen halen. Onze consulenten controleren het aantal en daarna bevestigt u als klant de betaling online. De voordelen? Snel: u betaalt aan Sodexo, en de volgende dag zijn de elektronische cheques al beschikbaar. U krijgt een mailtje van Sodexo als uw elektronische portefeuille bijna leeg is. Zo vergeet u niet om ze tijdig aan te vullen. U hoeft geen cheques klaar te leggen. Uw poetshulp regelt zelf de betaling via de telefoon. Veilig: u ontvangt na elke poetsbeurt een mail van Sodexo met vermelding van het aantal cheques dat van uw saldo gaat. Geen geknoei meer met het invullen van datums. U kunt deze cheques ook niet kwijtraken. Omschakelen naar elektronische cheques? Iedereen kan gemakkelijk z n profiel zelf aanpassen op de beveiligde zone van de Sodexo website. Als u nog geen login hebt, kunt u die makkelijk opvragen. Laat daarna ook aan uw consulent weten dat u bent omgeschakeld. Zo kunnen wij in ons systeem uw betaalprofiel aanpassen. Meerdere gebruikersnummers? Hebt u als gezin meerdere gebruikersnummers bij Sodexo om zo optimaal van de fiscale aftrekbaarheid te genieten? Bezorg dan alle gebruikersnummers aan uw consulent, en geef bij elke poetsbeurt duidelijk aan uw hulp door via welk gebruikersnummer de betaling moet verlopen. 7

8 5 Verlof en afwezigheden van uw poetshulp Losse verlofdagen Uw poetshulp moet u minstens een week op voorhand laten weten wanneer zij/hij verlof neemt. Zomerverlof poetshulpen Voor verlof tussen juni en september vragen wij onze poetshulpen om ons, en u, vóór 1 juni te laten weten welke data hij of zij met vakantie is. Wilt u graag vervanging voor uw poetshulp tijdens die periode, laat ons dat ook graag vóór 1 juni weten. Contacteer uw consulententeam via of via het contactformulier in het Onlinekantoor Onverwachte afwezigheid Is uw poetshulp afwezig door een onvoorziene omstandigheid zoals ziekte, dan zal uw consulent, of uw poetshulp zelf, u dat steeds laten weten. Wettelijke feestdagen Onze medewerkers werken niet op wettelijke feestdagen. Er is op die dagen ook geen mogelijkheid tot vervanging. Valt uw hulp hierdoor éénmalig weg, dan regelt uw consulent graag extra hulp op een ander moment. U vindt de feestdagen terug op Vervanging Is uw poetshulp afwezig en wilt u graag vervanging, aarzel dan niet uw consulententeam te contacteren. Zij bekijken graag de mogelijkheden. Hou er rekening mee dat we de vervanging niet altijd onmiddellijk, of op een specifiek moment kunnen garanderen. Wel doen we er alles aan om u zo snel en goed mogelijk verder te helpen! Opleiding Partena hecht veel belang aan kwaliteit, en investeert daarom in zijn personeel. Daarom kan het zijn dat uw poetshulp uitzonderlijk eens niet kan komen wegens een opleiding. We danken u voor uw begrip. Wij laten u uiteraard tijdig weten wanneer er een opleiding gepland is en zorgen, indien mogelijk en gewenst, voor vervanging. 8 Planning van uw poetshulp raadplegen? Dat kan in het Onlinekantoor!

9 6 Poetshulp annuleren Al onze medewerkers hebben vaste arbeidscontracten. Wij gaan er dan ook graag van uit dat de poetshulp het hele jaar door bij u terecht kan. Omdat uw poetshulp door uw annulatie loonverlies kan lijden, vragen we u niet te lichtzinnig om te springen met de mogelijkheid tot annuleren. Afbellen omdat er niet voldoende werk is of systematisch de hulp onderbreken (bv. tijdens de schoolvakanties) is niet mogelijk. Eenmalig annuleren U kunt tot maximum 3 keer per jaar de hulp éénmalig annuleren. Als uw huishoudhulp door omstandigheden niet bij u terecht kan, laat ons dat minstens 5 werkdagen op voorhand weten. Jaarlijkse vakantie Eenmaal per jaar kunt u de hulp ook annuleren omdat u bv. langer met vakantie bent. Als u onze dienst minstens 1 maand op voorhand van uw vakantieplannen op de hoogte brengt, kunt u uw poetshulp annuleren voor een periode van maximum 4 opeenvolgende weken. Wilt u de hulp langer dan 4 weken annuleren, dan kunnen we u niet garanderen dat de vaste huishoudhulp nadien bij u terug kan komen. Laattijdig annuleren Belt u uw hulp te laat of niet af, dan betekent dit onverwacht loonverlies voor uw poetshulp. Vinden wij op dat moment geen andere oplossing voor hem of haar, dan moeten wij de geplande poetsbeurt aanrekenen. We vragen u dan om de poetsbeurt te betalen aan de volledige (gesubsidieerde) waarde van de dienstencheques geldend op dat moment. De samenwerking stopzetten? Wenst u geen gebruik meer te maken van onze dienstverlening, dan kunt u de hulp opzeggen, mits een opzegperiode van 1 maand. Annulaties schorten deze opzeg op. Kunnen we u niet onmiddellijk bereiken? Onze consulenten mailen u de info of laten een boodschap na op uw voic . 9

10 7 Extra hulp nodig? Hebt u tijdelijk meer hulp nodig? Grote schoonmaak of het is even wat drukker? Of u wilt uw poetshulp tijdelijk enkele extra taken laten doen? Uw consulententeam helpt u graag verder. Eerst bekijken we of uw eigen hulp kan bijspringen. Lukt dat niet, dan zoeken we andere hulp voor de periode van uw keuze. Een poetsbeurt inhalen? Indien uw hulp eens niet kan komen (bv. feestdag), of het past niet voor u, dan bekijken we graag de mogelijkheden om de poetsbeurt op een ander moment in te halen. Het aantal uren uitbreiden? Dat kan! We bekijken graag hoe we dat kunnen regelen. Uw Onlinekantoor! Wilt u zelf bepalen wanneer u uw zaken voor poetshulp regelt? Overdag, s avonds of zelfs op zondag? Dat kan in het Partena Onlinekantoor. uw consulent een vraag stellen uw planning raadplegen verlofperiode doorgeven extra uren poetshulp aanvragen contactgegevens van uw hulp raadplegen Ontdek zelf de mogelijkheden en het gemak van het Onlinekantoor! 10

11 8 Zoekt u ook strijkhulp? Uitpuilende wasmanden? Partena kan strijkhulp bieden op verschillende manieren: Uw poetshulp doet de strijk Als er voldoende uren beschikbaar zijn, kan uw poetshulp bij u thuis strijken. Partena Strijkpunten Over heel Vlaanderen kunt u terecht bij een van onze strijksters thuis. Bij de strijksters thuis kunt u meestal ook terecht buiten de kantooruren. U spreekt samen af wanneer u de strijk komt brengen en ophalen. U betaalt met dienstencheques volgens een eenvoudig puntensysteem. Partena Strijkshop Woont u in de buurt van een Strijkshop? Dan kunt u daar met uw strijk terecht. U brengt uw strijk wanneer het u past en haalt hem op het afgesproken tijdstip weer op. Onze strijksters hebben jarenlange ervaring en werken met professioneel strijkmateriaal. Een Strijkpunt of -shop in uw buurt vindt u op We verzorgen ook de strijk van personeel van uw bedrijf. Interesse? Vraag meer info aan uw consulent. 11

12 9 Een veilige werkplek Het juiste materiaal Onze medewerkers werken met het materiaal en de producten die u in huis hebt. Zorg ervoor dat het juiste materiaal beschikbaar is en dat er voldoende pro ducten in voorraad zijn. Onze hulpen werken met warm water. Het materiaal moet in goede en veilige staat zijn: er zijn geen gaslekken de elektrische toestellen zijn snoerveilig versleten materiaal wordt tijdig vernieuwd producten zitten in de originele verpakking (met een leesbaar etiket) Maak de poetshulp attent op zaken die gevaarlijk zijn in uw woning zoals bv. gladde vloeren, een smalle trap, ramen die op een bepaalde manier open vallen. Noteer dit ook in de Poetswijzer. Moeten er zware meubels verschoven worden? Doe dit dan, indien mogelijk, samen. 12

13 Wat niet mag Onze werknemers mogen geen gevaarlijke, ongezonde of onaangepaste taken uitvoeren. Niet toegelaten activiteiten zijn: poetsen in gemeenschappelijke traphallen en professionele ruimtes de opvang en verzorging van kinderen en andere gezinsleden de verzorging van huisdieren, we vragen ook om huisdieren (voornamelijk honden) afgezonderd te houden van de poetshulp werken op een hoge ladder om bv. plafonds te poetsen, een stabiele trapladder is wel toegelaten voor het normale onderhoud van ramen werken met ammoniak, het gebruik van chloorhoudende producten zoals bleekwater wordt afgeraden buitenwerk bij ongeschikte weersomstandigheden zoals regen, sneeuw en koude weersomstandigheden, of bij extreme hitte werken op pantoffels of kousen onze medewerkers mogen niet roken tijdens de werkuren Wij danken u voor uw begrip en hulp bij het respecteren van onze regels! EHBO Vertel aan uw poetshulp waar hij/zij een EHBO-kit kan vinden. Gebeurt er iets ernstig? Verwittig de nodige hulpdiensten en neem contact met ons op. 13

14 Verzekering We hopen uiteraard dat er geen ongelukjes gebeuren. Indien er toch iets voorvalt, geven we hieronder enkele afspraken mee. Elke medewerker van Partena Hulp in huis is verzekerd voor arbeidsongevallen, op het werk en van/naar het werk. Onze verzekering dekt ook eventuele schadegevallen die door een werknemer werden veroorzaakt. Schadegevallen komen pas in aanmerking als de geleden schade groter is dan 250 euro. Kleinere gevallen worden beschouwd als een normaal huishoudelijk risico. De vrijstelling van 250 euro valt ten laste van de klant. Breng ons in geval van een schade van meer dan 250 euro onmiddellijk op de hoogte en bezorg ons een zo gedetailleerd mogelijke beschrijving. Onze verzekeringsmaatschappij beslist autonoom over een eventuele terugbetaling. U kunt gerust een huissleutel aan uw poetshulp geven. Wij verwachten dat onze medewerkers hier verantwoord en discreet mee omgaan. Bij verlies kan de dienst niet verantwoordelijk gesteld worden. Om ongevallen en schade te voorkomen, raden we u aan om uw poetshulp een rondleiding te geven. Zo kunt u hem of haar attent maken op bepaalde zaken, zoals gevoelige materialen. Wij vragen u ook om het gebruik van bijtende schoonmaakmiddelen te vermijden, om schade te voorkomen. Uw feedback is waardevol Het is niet altijd gemakkelijk om een opmerking aan uw poetshulp te geven. Zeg het haar/hem zeker als zij/hij bepaalde zaken kan verbeteren. Dit kunt u ook doen via de Poetswijzer. Uw mening over uw poetshulp is waardevol voor ons. U kunt dit doorgeven in uw Onlinekantoor. Onze consulenten gaan hiermee aan de slag om uw hulp te coachen en de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren. Ook een compliment is waardevol voor uw hulp! 14

15 Met dit materiaal kan uw poetshulp aan de slag: --Stabiele trapladder in goede staat --2 plastieken emmers in goede staat --Vuilblik en handborstel --Stofzuiger (en stofzuigerzakken) --Dweilen --Stofvod of microvezeldoek --Spons --Schuursponsje --Zeemvel of microvezeldoek --Vaatdoeken --Afwasproduct --Toiletborstel --Wc-reiniger --Raamtrekker --Trekker in goede staat --Veegborstel --Schuurborstel --Allesreiniger --Eventueel aangepast product voor vloeren --Strijkijzer in goede staat --Verstelbare strijkplank --Waslijn of wasrek --Wasknijpers --Wasmiddel Bescherm de rug van uw poetshulp! Voorzie borstelstelen van minimum 150 cm. 15

16 Partena, de gezonde reflex. Partena is meer dan enkel poets- en strijkhulp. U kunt bij ons ook terecht voor: Thuis- en kraamzorg Onafhankelijk ziekenfonds Hospitalisatie- en tandverzekering Sociale Dienstverlening Kinderopvang Partena Hulp in huis Sluisweg 2 bus 2, 9000 Gent V.U.: Stefaan Lauwers, Sluisweg 2 bus Gent - NN Maart 2015