Thema. Meer efficiency met m-business. Interview met Han van Herpen KOAC NPC

Transcriptie

1 Interview met Han van Herpen KOAC NPC Meer efficiency met m-business KOAC NPC, instituut voor materiaal- en wegbouwkundig onderzoek, is officieel per 1 juli 2004 ontstaan door de fusie tussen KOAC en NPC. Voorheen waren de organisaties elkaars grootste concurrent op hetzelfde werkveld, zij het met kleine nuanceverschillen. Bij KOAC lag de nadruk op testen en meten (laboratoriumproeven en wegmetingen), bij NPC op wegbouwkundige advisering en wegbeheer. Adjunct-directeur Han van Herpen belicht de rol van mobiel zakendoen binnen de fusieorganisatie. Ontstonden er nieuwe uitdagingen door de samenvoeging? In de fusieperiode zijn we aan de slag gegaan met mobiel zakendoen. Maar eigenlijk had NPC al eerder plannen in die richting vanwege onze wegbeheeractiviteiten voor externe opdrachtgevers, zoals gemeenten en provincies. Op basis van inventarisatie en periodieke inspectie geven wij aan welke maatregelen en budgetten nodig zijn om het wegennet in goede staat te houden. Met de door NPC ontwikkelde software ViaView genaamd maken wij een maatwerk onderhoudsplan op basis van een aantal variabelen, zoals de kwaliteit van wegdek en het beschikbare budget. Welk stappenplan heeft u gevolgd? Voor de registratie gebruikten onze inspecteurs formulieren die ze aan het eind van de dag of week naar kantoor brachten, waarna de gegevens door datatypistes ingevoerd werden in ons softwareprogramma. Om de concurrentie een slag voor te blijven, wilden we efficiënter en sneller gaan werken door de papieren registratie te vervangen door een innovatievere methode: m-business. Bovendien konden we hiermee de kans op foutieve overname van data minimaliseren. Via bemiddeling van Syntens is een voorstudie naar de diverse mogelijkheden uitgevoerd door Sigmax PDA Solutions, gespecialiseerd in applicaties voor de buitendienst. De verdere ontwikkeling van de toepassingen is door onszelf opgepakt. Stuitte u daarbij op hindernissen? Voor onze organisatie was de ingebruikname van pda s (personal digital assistants, ook wel handhelds genoemd) best een ambitieuze stap. Het vergde enige gewenningstijd voordat onze inspecteurs, die jarenlang met papieren formulieren hadden gewerkt, waren omgeschakeld naar het gebruik van de nieuwe hand- of zakcomputers. Wat zijn de behaalde resultaten tot nu toe? Inmiddels zien de inspecteurs het voordeel van deze nieuwe werkwijze wel in. Zij lopen dagelijks zo n tien kilometer en hoeven nu niet langer te sjouwen met stapels formulieren. Bij de inspectie worden steeds de data van vakken van 100 meter geregistreerd, dus dat leverde vroeger aan het einde van de dag een flinke stapel papierwerk op. Toch is er ook een nadeel, want juist door die vele paperassen straalden onze buitendienstmedewerkers een zekere autoriteit uit, waardoor ze minder vaak werden lastiggevallen door buurtbewoners of toevallige passanten. Bovendien zijn de pda s ook aanmerkelijk diefstalgevoeliger dan formulieren. Om beide redenen nemen de inspecteurs hun zakcomputer tegenwoordig mee in een grote map. Welke toekomstplannen bestaan er rondom M-business? Onze inspecteurs moeten nu nog steeds naar kantoor voor de gegevensinvoer. Alleen gaat die niet meer via de datatypiste, maar via een zogeheten docking station. De volgende stap is om dit te regelen via een inbelverbinding naar ons bedrijfsnetwerk. Verder willen we onze software op termijn aan externe klanten ter beschikking stellen. Sinds negen maanden werkt een opdrachtgever op proef met een gedeelte van het systeem. Als deze pilot goede resultaten oplevert, willen we de software breder in de markt zetten. Op termijn willen we nog graag een koppeling maken tussen de geïnventariseerde data enerzijds en de plattegrond en gps-toepassingen anderzijds. Momenteel biedt dit voor ons nog geen toegevoegde waarde omdat wij ons focussen op grondvakken van 100 meter lengte, maar in de toekomst willen we onze opdrachtgevers ook exact kunnen aangeven waar een lantaarnpaal of verkeersbord staat. De software die hiervoor nodig is, gaan we gedeeltelijk inkopen. Het andere deel ontwikkelen we zelf, want we hebben de hiervoor benodigde ict-knowhow in huis. De beeldschermen van de huidige pda s zijn te klein voor een duidelijke weergave, dus tegen die tijd moeten we uitwijken naar een wat groter formaat. Wat heeft u van dit traject geleerd? Hoe belangrijk het is om veranderingen stap voor stap in te voeren. Er zijn namelijk grenzen aan het beschikbare budget, de beschikbare tijd en, last but not least, aan het verandervermogen van de medewerkers. 92

2 Mobiel zakendoen Draadloos ondernemen Mobiel zakendoen betreft het toepassen van draadloze technieken voor (vergaande) verbetering van verkoop, klantenondersteuning, serviceverlening en/of bedrijfsvoering. Mobiel zakendoen is technisch in twee categorieën te delen: communicatie op basis van spraak communicatie op basis van data De trend is dat deze diensten door de aanbieders (operators) op hun netwerken worden geïntegreerd en dat er steeds efficiëntere apparatuur (gsm, handheld computer etc.) op de markt komt die beide diensten combineert. Daarnaast neemt het aantal mobiele datacommunicatietoepassingen toe. Netwerktechnieken In Nederland zijn een aantal netwerktechnieken voor mobiele datacommunicatie beschikbaar. De belangrijkste zijn: korte afstand/lokaal; IrDA (Infrarood), Bluetooth, wifi (wireless fidelity) en wlan (wireless local area network) grote afstand/(inter)nationaal; gsm, gprs (general packet radio service), umts (universal mobile telecommunications system) en satelliet Voorbeelden van mobiel zakendoen toegang tot internet, en bedrijfsinformatie op een handheld computer mobiel betalen bij parkeren on line beheren van koelinstallaties in vrachtwagens mobiele pinautomaten beheer- en volgsysteem in de veeteelt digitale patiëntendossiers voor artsen tijdens huisbezoek schade-experts die ter plekke foto s door kunnen sturen naar de verzekeringsmaatschappij 93

3 Waarom mobiel zakendoen? De belangrijkste redenen om tijd en middelen te investeren in mobiel zakendoen zijn: uw klanten en zakenpartners verwachten snellere en aanvullende dienstverlening u ziet marktpotentieel in het toepassen van mobiel zakendoen uw concurrentiepositie wordt daarmee versterkt Tijd en middelen Wilt u zich beperken tot het verbeteren van de bereikbaarheid van uw medewerkers dan zijn de grootste kosten de jaarlijks terugkerende abonnementskosten. Bent u op zoek naar mobiele bedrijfstoepassingen dan moet u dit behandelen zoals elk ander ict-project. Denk aan hardware, software en implementatiekosten. 24-Uur per dag De vraag naar informatie en ondersteuning buiten de reguliere kantoortijden neemt toe. Informatieen communicatietechnologie stelt ons in staat plaats- en tijdonafhankelijk toegang te krijgen tot deze informatie. Het toepassen van mobiele (data)communicatie kent vele voordelen (betere bereikbaarheid, snellere service, productiviteitsverhoging, verlagen van faalkosten etc.), maar niet elke toepassing en infrastructuur is geschikt voor uw bedrijf. Onderzoek welke gevolgen mobiel zakendoen voor uw bedrijf kunnen hebben. Nieuwe markten, nieuwe diensten Voorbeelden zijn er genoeg: inbouwcentra van voorheen autoradio s verdienen nu het meeste geld met de inbouw van carkits en navigatiesystemen wagenparkbeheerders die gps-kilometerregistratiesystemen aanbieden beveiligingsbeambten die alarmmeldingen doorkrijgen via sms Momenteel is de zakelijke dienstverlening de grootste branche voor mobiel zakendoen. Logistiek en de zorg zijn nog volop in de groei. Aan de slag. Een laatste tip! Besteed aandacht aan de beveiliging van mobiele bedrijfsapplicaties. De uitwisseling van informatie tussen verzender en ontvanger is niet automatisch voor derden afgesloten. 94

4 Mobiel zakendoen binnen uw bedrijf Mobiele zakelijke informatie? Buiten spraak wordt veel zakelijke informatie over mobiele (data)netwerken verstuurd. Welke zakelijke informatie wordt binnen uw bedrijf op regelmatige basis van en naar een mobiel netwerk verstuurd? Zakelijke informatie JA NEE berichten versturen naar semafoon, pieper, buzzer o o sms-berichten versturen/ontvangen o o naar sms of sms naar /fax o o via sms internetpagina s updaten o o mms (multimedia messaging service) berichten versturen/ontvangen o o mobiel versturen en ontvangen o o mobiel internet (bijvoorbeeld wap) o o mobiel betalen o o mobiel toegang tot bedrijfsapplicaties o o bedrijfsapplicaties die mobiele gebruikers (automatisch) berichten o o bedrijfsapplicaties die via mobiele plaatsbepaling opereren zoals navigatiesystemen o o en tracking&tracing van goederen beheren van apparaten op afstand (zoals bruggen, camera s, containers en koelcellen) o o anders namelijk, o o Drie of minder keer JA: Vier t/m zeven keer JA: Acht of meer keer JA: Er is nog weinig tot geen sprake van mobiel zakendoen. Mobiel zakendoen maakt onderdeel uit van uw dagelijkse bedrijfsvoering. Inventariseer of de overige mobiele toepassingen interessant zijn voor uw bedrijf. Uw bedrijf is zeer ver in het integreren van mobiele zakelijke toepassingen. Beren op de mobiele snelweg In omschrijvingen van mobiele (data)communicatieservices wordt vaak gesproken over any place, any time ofwel plaats- en tijdonafhankelijk. Dit grote voordeel kan echter ook nadelen hebben. Welke van onderstaande beweringen zouden binnen uw bedrijf van toepassing kunnen zijn. Mogelijk probleem JA NEE Zolang er bij onze doelgroep nog geen vertrouwen is in de beveiliging en standaardisatie o o van mobiel betalen/zakendoen maken ze hier geen gebruik van. Door meer en meer mobiele apparatuur toegang te geven tot het bedrijfsnetwerk wordt o o het beveiligen van de informatie steeds ingewikkelder. Ook lopen we het risico dat we controle verliezen over wie er achter de knoppen zit. Door de medewerkers in staat te stellen mobiel te werken (laptop, mobiele telefoon, o o mobiel toegang tot het bedrijfsnetwerk) kan de bereikbaarheid worden verbeterd. Met name buiten de kantooruren. In de praktijk blijkt dat het personeel moeite heeft om privé en werktijd gescheiden te houden. We hebben onvoldoende kennis in huis om een netwerkomgeving te installeren en o o te onderhouden die mobiele gebruikers toegang geeft tot de bedrijfsapplicaties. We worden afhankelijk van externen en van afspraken die gemaakt zijn over de service die verleend wordt bij storingen. Onderzoek of de problemen rondom mobiel zakendoen die u voor uw bedrijf heeft geïdentificeerd op te lossen zijn. Zo niet, wegen de voordelen dan zwaarder dan de nadelen? 95

5 Actieplan mobiel zakendoen 1. Informeer bij uw branchevereniging en andere relaties in de keten welke initiatieven op het gebied van mobiel zakendoen er zijn binnen uw branche. 2. Organiseer een brainstormsessie (zie bijlage I) en inventariseer hoe u mobiel zakendoen kunt inzetten binnen uw bedrijf. Stel een lijstje samen met de vormen van mobiel zakendoen die u kunnen ondersteunen bij het behalen van uw bedrijfsdoelstellingen (meer winst, betere dienstverlening, nieuwe markt etc.). 3. Laat u voorlichten over de gevolgen. Breng in kaart wat de gevolgen zijn van mobiel zakendoen voor uw bedrijf, denk daarbij aan beveiliging van informatie en transacties, aanpassingen werkprocedures etc. 4. Inventariseer de haalbaarheid en omvang. Maak hiervoor minimaal een kosten-batenanalyse (zie bijlage III). 5. Schrijf een plan van aanpak. Mocht u hier zelf niet uitkomen dan kunt u de hulp inschakelen van een Syntens adviseur bij u in de buurt. 6. Kies (een) leverancier(s). Indien u software moet aanschaffen kunt u gebruik maken van het software selectie schema (zie bijlage IV). Meer advies en informatie wat? meer informatie over de benodigde internetverbinding voor draadloos internet ondersteuning, onafhankelijk advies en informatie over mobiel zakendoen voor het mkb informatie over specifieke initiatieven in uw branche m.b.t. mobiel zakendoen nieuws over het thema mobiele toepassingen informatie en projecten over mobiele toepassingen kennis over mobiele ict-oplossingen waar? bijlage VI Internetverbinding van dit boek Syntens uw branchevereniging Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema mobiel zakendoen, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken. m-business/mbusiness/mobile business mobiel ondernemen mobiele applicaties mobiel werken mobiele toegang mobiele diensten mobiele toepassingen m-commerce/mcommerce mobile services location based services 96

6 Heeft mobiel zakendoen uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk is mobiel zakendoen om onze concurrentiepositie te verbeteren/behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema s die samenhangen met mobiel zakendoen voor u ook van belang zijn. 4. Heeft u dit thema een cijfer 7 of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden. 5. Lees andere voor u interessante thema s of ga aan de slag met behulp van het actieplan. (voorbeeld) Cijfer : 2 Mobiel zakendoen is voor ons mobiel bellen. Verkoopteam wordt wel door binnendienst verkoop via sms en op de hoogte gehouden als ze telefonisch ni bereikbaar zijn. Maar dat doen we al jaren. : tracking&tracing/rfid Samenhang met andere thema s Hoe verhoudt mobiel zakendoen zich tot: Blz. e-marketing extra marketing- en verkoopkanaal 56 tracking&tracing/rfid mobiele technieken worden veel gebruikt bij locatiebepaling 62 standaarden voor bij gebruik van mobiele technieken zijn specifieke afspraken/standaarden gegevensuitwisseling vereist 86 telewerken mobiele technieken kunnen ingezet worden om personeel op afstand te laten werken 110 netwerkeconomie de combinatie informatie en mobiliteit zal steeds belangrijker worden 116 massa-individualisering extra communicatiekanaal voor meer individuele benadering van de klant 122 asp er zijn asp-aanbieders die mobiele applicaties verzorgen (sms-services, mms-services etc.) 97