Jaarverslag Activiteitenverslag over de periode januari tot en met december 2014 Enschede, mei 2015

Transcriptie

1 STICHTING LEERGELD ENSCHEDE Jaarverslag 2014 Activiteitenverslag over de periode januari tot en met december 2014 Enschede, mei 2015 Stichting Leergeld werkt in Enschede samen met het Jeugdsportfonds- en Jeugdcultuurfonds Enschede Stichting Leergeld Enschede Het Jeugdsportfonds Enschede Het Jeugdcultuurfonds Enschede 1

2 Inhoudsopgave Voorwoord verslag periode Beleid en organisatie Doelstelling Prioriteiten in Activiteiten Bestuur Uitvoering 7 2. Hulpverlening Behandeling van aanvragen Intermediairs Werving, selectie en toerusting van intermediairs Hulpverlening Financieel beleid 8 4. Extern beleid Netwerken PR en voorlichting Toekomstplannen Groei van de organisatie Fondsenwerving 11 Bijlagen I Hulpverleningskengetallen 12 II Functieprofielen 15 III Financieel Jaarverslag

3 VOORWOORD VERSLAG PERIODE 2014 Statistieken geven aan dat het economisch herstel in Nederland aarzelend doorzet, maar dat daarvan nog niet alle bevolkingsgroepen in gelijke mate profiteren. Met name in de stad Enschede is de ontwikkeling van werkgelegenheid nog niet optimaal, waardoor een groot percentage inwoners van de stad afhankelijk blijft van inkomen uit een uitkering. Ouderen, te rekenen vanaf 45+, krijgen maar mondjesmaat toegang tot de arbeidsmarkt als zij eenmaal hun werk verloren hebben. Tijdens de recessie zijn burgers verleid zich te vestigen als ZZP-er en deze groep blijkt niet alleen te functioneren als de door het bedrijfsleven gewenste flexibele schil, maar daardoor ook voor zichzelf en hun gezinnen een flexibele inkomenspositie te realiseren. Deze groep heeft bovendien extra moeilijk toegang tot de sociale voorzieningen, waardoor de druk op het gezinsinkomen oploopt. In veel gevallen schuilt achter burgers die niet kunnen participeren op de arbeidsmarkt een gezin met kinderen. Deze kinderen lopen het risico uitgesloten te worden van schoolse en buitenschoolse activiteiten. De doelstelling van zowel de Stichting Leergeld Enschede als het Jeugdsportfonds Enschede en het Jeugdcultuurfonds Enschede, is om alle kinderen mee te laten doen! Dit door die kinderen te helpen, die door de financiële situatie waarin zij opgroeien niet kunnen meedoen aan allerlei activiteiten met leeftijdgenoten op het vlak van onderwijs, sport en cultuur. Kortom: deze kinderen lopen het risico maatschappelijk niet te participeren. Door een financiële bijdrage te leveren, proberen wij te voorkomen dat er een sociale uitsluiting dreigt van deze groep kinderen. Mede dankzij de inzet van vrijwilligers die huisbezoeken afleggen bij gezinnen die tot bovengenoemde groepen behoren, hebben de stichting Leergeld Enschede, Jeugdsportfonds Enschede en Jeugdcultuurfonds Enschede in het jaar 2014 ruim boven de 7000 aanvragen voor ondersteuning kunnen verwerken. In dit verslag wordt gedetailleerd ingegaan op zowel die aanvragen als de honorering daarvan en wordt verantwoording afgelegd over de besteding van de gelden. De na-ijlende effecten van de economische zwarte periode die we nu achter ons laten, hebben er in 2014 niet toe geleid dat de het aantal aanvragen is afgenomen. Integendeel, voor sommige groepen in de samenleving lijkt de situatie nijpender te worden. Kinderen zijn daarvan dan ook in toenemende mate de dupe. De Stichting Leergeld Enschede blijft het dan ook onverminderd tot zijn taak rekenen, aandacht te vragen voor de problematiek van de uitsluiting van kinderen. Nu deelnemen in de maatschappij, bereidt hen voor op burgerparticipatie later. Het blijft dan ook van onverminderd belang dat er aandacht blijft bestaan voor de problemen waarmee veel kinderen uit onze doelgroep hebben te maken en dat voldoende geld beschikbaar blijft om die problemen op te lossen. Zowel de gemeente Enschede als organisaties en particulieren uit Enschede hebben daar in 2014 aan bijgedragen. Daarvoor spreken we ook in dit jaarverslag onze dank uit.. Mooi zou het zijn als de drie stichtingen waarvoor dit jaarverslag geldt, niet meer zouden behoeven te bestaan. E.B.E.M. (Genio) Ruesen voorzitter 3

4 1. Beleid en organisatie 1.1 Doelstelling Stichting Leergeld Enschede stelt zich ten doel sociale uitsluiting van kinderen in armoedesituatie op te heffen of te voorkomen. In steeds meer gezinnen is het financieel niet haalbaar om kinderen mee te laten doen met bijvoorbeeld een sport of de muziekles. Zelfs de kosten die de school met zich meebrengt door onder andere de zogenoemde funreisjes zijn voor een toenemend aantal gezinnen niet meer op te brengen. Stichting Leergeld probeert deze gezinnen te helpen, want wij vinden dat alle kinderen mogen meedoen. De hulpverlening vindt plaats zowel financieel als materieel aan kinderen van vier tot en met zeventien jaar waarvan de ouder(s) in Enschede wonen, die bij hun ontplooiing tekort komen, doordat het gezin waartoe zij behoren een onvoldoende financiële bestedingsruimte heeft en waarvoor de mogelijkheden van een voorliggende (wettelijke) voorziening uitgeput, niet toereikend zijn en/of nog niet ter beschikking staan. In veel gevallen betreft het kinderen uit eenoudergezinnen waarvan het gezinsinkomen door de Wet Maatschappelijke Ondersteuning wordt verstrekt of aangevuld. Ook ondersteunt Leergeld Enschede steeds meer gezinnen met schuldenproblematiek: gezinnen waarbij de schulden al jarenlang steeds hoger oplopen, of gezinnen die slachtoffer worden van de nieuwe armoede *. Stichting Leergeld Enschede wil bevorderen dat kinderen en ouders het gevoel krijgen (of behouden) erbij te horen en werkelijk deel te nemen aan het sociale leven in school en maatschappij. Als motto geldt nog steeds: Alle kinderen mogen meedoen, want nu meedoen is straks meetellen! * Nieuwe armoede: mensen die plotseling hun baan verliezen of ZZP ers die zonder opdrachten komen te zitten. Praktijkvoorbeeld Alleenstaande moeder, 5 kinderen, in de leeftijd van 7 t/m 13 jaar Moeder ontvangt een WWB uitkering en lost maandelijks een bedrag af van haar schuld van Het gezin ontvangt ondersteuning op het gebied van kleding en voedsel van de Stichting Kledingbank en de Voedselbank. Moeder wordt begeleid door Ambiq. Voor alle kinderen heeft de Stichting de gymkleding ten behoeve van de gymlessen op school vergoed, alsmede de schoolreis. In 2014 heeft het gezin een extra tje van ons ontvangen, middels een goed gevulde boodschappentas tijdens de kerst. 1.2 Prioriteiten in 2014 Met de Gemeente Enschede is een overeenkomst gesloten waarbij Leergeld Enschede in de jaren 2012 tot en met 2014 jaarlijks minimaal kinderen (in de leeftijd van 4 tot en met 16 jaar) en maximaal 150 kinderen (van 17 en 18 jaar) in staat stelt om mee te doen aan: - activiteiten die deel uitmaken van de basisopvoeding; - school gerelateerde activiteiten. Daarnaast op het gebied van de buitenschoolse activiteiten deelname aan: - één sport in clubverband óf; - één culturele activiteit (bijvoorbeeld theaterlessen). 4

5 In totaal hebben in (unieke) kinderen in de leeftijd van 4 tot en met 16 jaar een gehonoreerde aanvraag bij Stichting Leergeld Enschede ingediend. Het Jeugdcultuurfonds ontving van 174 kinderen in de leeftijd van 4 tot en met 17 jaar een aanvraag; het Jeugdsportfonds Enschede van 921 kinderen. Het aantal kinderen in de leeftijd van 17 en 18 jaar waarvoor Stichting Leergeld Enschede een aanvraag ontving, is 212. Hiermee komt het totaal aantal kinderen in de leeftijd van 4 tot en met 17 jaar waarvoor wij een aanvraag ontvingen uit op * In bijlage I is een volledige rapportage, gespecificeerd op voorzieningen, bijgesloten. * Het aantal geholpen kinderen omvat kinderen die zowel in de administratie van Stichting Leergeld als het Jeugdsportfonds of het Jeugdcultuurfonds Enschede opgenomen zijn. De systemen van de verschillende organisaties zijn niet compatibel. Voor een realistische telling rekenen wij voor kalenderjaar unieke kinderen. Op basis van discussies binnen bestuur en met de coördinator is de volgende onderverdeling van de prioriteiten gemaakt: Organisatie intern (het bureau) 1. Organisatie bezetting bureau: - coördinator in dienst voor 30 uur per week - kantoorbezetting door 2 administratief medewerkers van gezamenlijk 60 uur per week - ondersteuning van 21 uur per week door het creëren van een klimopplek* 2. Verbetering van interne communicatie door het inzetten van structurele overlegmomenten 3. Continue verbetering van het huidige administratieve werkproces** inclusief de verwerking van de aanvragen (archief, poststromen, registratie, website e.d.) 4. Actieve training en begeleiding van vrijwilligers (intermediairs), met hierbij ook aandacht voor teambuilding 5. Opbouwen en onderhouden kennis relevante Enschedese regelingen en sociale kaart 6. Professionalisering van de communicatiemethoden: overstap naar een beter (online) telefoniesysteem met keuzemenu-opties en overstap van één adres naar gescheiden adressen per onderdeel van de organisatie op eigen domeinnaam 7. Van huisvesting veranderen; hiermee een verlaging van de overheadkosten realiseren 8. Verduidelijken functiescheiding; opstellen functieprofielen (functieprofiel coördinator en bestuur opgenomen in bijlagen (Bijlage II)) * Met ingang van zijn de klimop-banen komen te vervallen. De administratieve ondersteuning die wij uit deze wijze in 2014 hebben mogen ontvangen, wordt in 2015 voortgezet onder een vrijwilligerscontract, onder begeleiding van de gemeente Enschede. ** verbetering zowel binnen het werkproces van Stichting Leergeld Enschede, als tussen Leergeld Enschede en het Jeugdsportfonds/Jeugdcultuurfonds Enschede mede dankzij de ondersteuning van de landelijke organisaties. Organisatie extern (netwerk) 9. Kennismaken en onderhouden contacten met de verantwoordelijk ambtenaren 10. Kennismaken met vertegenwoordigers huidige sponsoren (bedrijven en fondsen) 11. Opbouwen, onderhouden en profiteren van relatie met Landelijke Vereniging van Stichtingen Leergeld in Nederland (structurele aanwezigheid tijdens regiobijeenkomsten; gebruikersoverleg Leergeld Informatie Systeem en Algemeen Ledenvergaderingen) 12. Opbouwen, onderhouden en profiteren van relatie met het Landelijk Bureau Jeugdsportfonds en Jeugdcultuurfonds (aanwezigheid tijdens instructiebijeenkomsten; landelijke events) 13. Kennismaken en versterken contacten met het Primair en Voortgezet onderwijs 5

6 Financiën 14. Begroting gericht op realisatie van het helpen van tenminste kinderen in de periode 2012 tot en met Inventarisatie relevante subsidieregelingen 16. Ontwikkeling vernieuwd plan van aanpak voor fondsenwerving 17. Fondsenwerving Beleid 18. Realisatie van het aantal hulpvragen inclusief duidelijke criteria t.b.v. beoordeling 19. Opbouwen signaleringsfunctie armoede in Enschede 20. Uitbreiden bekendheid Leergeld Enschede, Jeugdsportfonds- en Jeugdcultuurfonds Enschede (PR) 1.3 Activiteiten Stichting Leergeld Enschede heeft de volgende activiteiten ontwikkeld om dit doel te realiseren: - Gelden werven bij fondsen, overheden, bedrijfsleven en particulieren; Inmiddels lijkt het ingezette beleid zijn vruchten af te werpen. In 2014 werd van deze partijen voor ruim EUR aan middelen ontvangen. - Ontwikkeling plan van aanpak voor actieve structurele fondsenwerving - Het opzetten van een website specifiek gericht op fondsenwerving - Verhuizing naar een goedkoper kantoorpand - Realiseren van een overstap naar nieuw telefoniesysteem en verschillende nieuwe -accounts - Het vervullen van een signaalfunctie naar politiek en overheden om hen te wijzen op de problematiek van mensen met kinderen die leerplichtig zijn en op de gevolgen van financiële belemmeringen voor de opleiding en ontplooiing van deze kinderen en dus voor hun toekomstmogelijkheden - Het opleiden en begeleiden van personen die zich bezighouden met de activiteiten genoemd in het kader van de doelstelling van de stichting (de intermediairs) - Een personeelsavond waar zowel de intermediairs als kantoorpersoneel, coördinator en bestuur samenkomen, in het kader van teambuilding - Het invoeren van een structureel, tweewekelijks werkoverleg tussen administratie en coördinator - Het maken van nieuwe werkafspraken met de N.V. Enschedese Zwembaden, naar aanleiding van een evaluatie op looptijd; looptijdverkorting, uitbreiding in aanbod vanuit de Stichting en een efficiëntere wijze van facturering - Het geven van vorming en voorlichting aan onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties; - Het organiseren van een conferentie met het Primair en Voortgezet onderwijs, om het vervallen van de bijdrage door de Stichting aan de vrijwillige ouderbijdrage; de hoge kosten voor de schoolreizen en aanvragen voor leermiddelen te bespreken - Bestuursbesluit om met ingang van schooljaar 2014/15 de (vrijwillige) ouderbijdrage voor zowel Primair als Voortgezet onderwijs niet meer te vergoeden - Doorverwijzen van cliënten naar andere (hulpverlenende) instanties - Verlenen van financiële hulp in de vorm van gift, renteloos voorschot, renteloze lening In de periode 2014 heeft Leergeld Enschede, tezamen met het Jeugdcultuurfonds en Jeugdsportfonds Enschede, voor kinderen in de leeftijd van 4 tot en met 18 jaar hulpvragen toegewezen. De afspraak met de Gemeente Enschede voor het helpen van jaarlijks minimaal kinderen in de leeftijdscategorie 4 tot en met16 jaar en 150 kinderen in de leeftijd van 17 en 18 jaar is met (inclusief JSF/JCF) kinderen ruimschoots gehaald. Overigens is dit beduidend minder dan in Toen werden er bij de gezamenlijke stichtingen totaal 5435 aanvragen gehonoreerd. Dit had betrekking op 3518 kinderen. Deze incidenteel grote daling heeft te maken met de onzekerheid die in het 2 e helft van 2014 bestond omtrent de verlening van de subsidie van de gemeente Enschede. In verband hiermee werden tijdelijk nieuwe aanvragen, waarvan de verplichtingen die langer zouden doorlopen dan ultimo 2014, niet in behandeling genomen. Dit om te 6

7 voorkomen dat de Stichtingen de aangegane verplichtingen richting de diverse organisatie (m.n. sportverenigingen, zwembaden,) niet zouden kunnen nakomen. Inmiddels is de subsidie van de gemeente met 1 jaar verlengd en zal medio 2015 duidelijkheid worden verkregen over een verdere verlening van de subsidie t/m Aldus zijn vanaf begin 2015 weer alle aanvragen, zoals gebruikelijk in behandeling genomen. Overigens is in verband hiermee ook de financiële situatie van de gezamenlijke stichtingen (tijdelijk) verbeterd. Verwachting is echter dat in 2015 een inhaalslag zal worden gerealiseerd, waarbij het aantal gehonoreerde aanvragen weer zal toenemen ertoe zal leiden dat de financiële situatie zich zal normaliseren. Leergeld kan meerdere aanvragen per kind honoreren. Meerdere schoolse activiteiten zoals schoolreisjes, excursies, etc. en één buitenschoolse activiteit, dit kan zijn sport óf kunstzinnige vorming. Ook kan het gezin een aanvraag indienen voor fietsen, zwemkleding, gymkleding en zwemlessen. Het bestuur van Leergeld is van mening dat elk kind de mogelijkheid moet hebben om te leren zwemmen, dit betekent dat kinderen vanaf 6 jaar uit onze doelgroep ook een aanvraag kan indienen voor zwemlessen. 1.4 Bestuur Op 31 december 2014 was de samenstelling van het bestuur als volgt: de heer Genio Ruesen voorzitter de heer Berto Janssen penningmeester mevrouw Christien van Wijk bestuurslid, vice-voorzitter de heer Marco Golbach bestuurslid mevrouw Marianne van de Steeg bestuurslid de heer Marcel Disberg bestuurslid De heer Erik van Binsbergen heeft zijn werkzaamheden voor de Stichting medio 2014 beëindigd, vanwege een verhuizing naar het noorden van het land. Mevrouw Lucie Musterd heeft in het najaar van 2014 afscheid genomen van de Stichting, zij is verhuisd naar het noorden van het land; de heer Harold Huiskes legde de rol van voorzitter eind december 2014 neer, om zich na een periode van zo n 9 jaar te richten op andere werkzaamheden en het stokje over te dragen aan een nieuwe voorzitter. Stichting Leergeld Enschede (SLE), Jeugd Sportfonds Enschede (JSF) en Jeugd Cultuurfonds Enschede (JCF) hebben op dit moment 1 (overkoepelend) bestuur. Binnen het bestuur zijn de aandachtgebieden (welzijn/onderwijs, cultuur, sport) verdeeld zodat pragmatisch kan worden vergaderd en besluiten kunnen worden genomen. 7

8 1.5 Uitvoering Kantoorbezetting per 31 december 2014: coördinator (30 uur p.w.) administratief medewerker (30 uur p.w.) administratief medewerker (30 uur p.w.) 16 intermediairs huisbezoeken 2. Hulpverlening 2.1 Behandeling van aanvragen Stichting Leergeld Enschede werkt met een vaste procedure waarin intermediairs een centrale rol vervullen: I De aanvraag komt binnen bij Stichting Leergeld Enschede; Dit gebeurt telefonisch, via of schriftelijk (aanvraagformulier) door ouders of door contactpersonen; II Er wordt door kantoor voor de intermediair een afspraak gemaakt voor een huisbezoek; III De intermediair (zie 2.2) gaat (in duo) op huisbezoek; IV De intermediair vult samen met de aanvrager een aanvraagformulier van Stichting Leergeld Enschede in; V Waar mogelijk wijst de intermediair op voorliggende voorzieningen en zal in voorliggende gevallen naar de juiste instantie doorverwijzen; VI De intermediair rapporteert aan de coördinator en geeft een advies; VII De coördinator en de beslissingscommissie c.q. bestuur beslist op aanvragen; VIII De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de beslissing; IX De toegekende vergoedingen/bedragen worden bij voorkeur rechtstreeks aan de school, leverancier of vereniging/club overgemaakt, bij uitzondering aan de aanvrager. 2.2 Intermediairs Het werken met intermediairs is een belangrijk onderdeel van de formule van Stichting Leergeld Enschede. De intermediairs bezoeken de gezinnen in de thuissituatie zodat in alle rust en vertrouwen het probleem in kaart gebracht en de aanvraag opgemaakt kan worden. De werkwijze van de Stichting Leergeld Enschede is op die manier drempelverlagend. De intermediairs gaan altijd met z n tweeën op huisbezoek. Praktijkvoorbeeld Alleenstaande moeder, 4 kinderen, in de leeftijd van 5 t/m 16 jaar Moeder ontvangt een WWB-uitkering en ondersteuning van de Stadsbank. Van de SON ontvangt zij 60,00 weekgeld. Moeder ontvangt geen alimentatie van haar ex-man. De oudste zoon (19 jaar) woont nog bij vader. Moeder heeft zich jaren na de scheiding eindelijk los weten te maken van haar dominante ex-man. Voor alle 4 de kinderen vergoedt Stichting Leergeld de schoolreis. Ook is er een fiets aan 1 van de kinderen verstrekt, en 1 van de kinderen volgt zwemlessen voor het A/B/C diploma via de Stichting. 8

9 2.3 Werving, selectie en toerusting van intermediairs De intermediairs zijn vrijwilligers die via folders en vacaturebanken worden geworven. Ook melden zij zich aan via mond op mond reclame. Een intakegesprek met de coördinator en een bestuurslid en een aantal huisbezoeken onder leiding van een ervaren intermediair zijn onderdeel van de selectie- en toerusting procedure. Er is sprake van permanente scholing tijdens de bijeenkomsten, waar intermediairs en de coördinator/bestuur ervaringen uitwisselen en van elkaar leren, en waar gastsprekers de intermediair bijpraten over nieuwe ontwikkelingen die voor ons werkveld van belang zijn. 2.4 Hulpverlening 2014 Leergeld gaat er bij haar hulpverlening vanuit dat deelname aan (buiten)schoolse activiteiten voor kinderen absoluut geen luxe is, maar een noodzakelijk onderdeel van het onderwijs aan en de persoonlijke ontwikkeling van kinderen. Het leren winnen en verliezen en zich handhaven in een groep, zijn belangrijke stappen op weg naar volwassenheid. De aanvragen om financiële ondersteuning betreffen vooral kosten van schoolreisjes; ouderbijdragen; lidmaatschap van sportclubs, zwemlessen, dansles, kleding voor sport en fietsen. Daarnaast werden er bij de stichting aanvragen ingediend voor computers, Ipads, sportkleding ten behoeve van de gymlessen voor school en zwemkleding. Overigens worden aanvragen voor computers al geruime tijd niet meer gehonoreerd, omdat het bestuur dit niet vindt passen bij de doelstelling van de Stichting en daarbij de kosten niet beperkt blijven tot de aanschaf van dergelijke apparatuur. Ook aanvragen voor Ipads vallen buiten onze norm, en met ingang van het schooljaar 2014/15 worden aanvragen voor ouderbijdragen niet langer gehonoreerd 3. Financieel beleid De inkomsten van Stichting Leergeld bestaan, naast de subsidie van de gemeente voor de hulpaanvragen en organisatiekosten, uit giften; schenkingen; sponsorgelden en andere baten. Zoals bovenstaand gemeld is inmiddels de subsidie van de gemeente met minimaal 1 jaar verlengd (t/m 2015) met het voornemen deze met nog 2 jaar te verlengen (t/m 2017). Hulp in natura: In 2014 heeft Stichting Leergeld Enschede, net als voorgaande jaren, van een ondernemer uit Enschede (die anoniem wil blijven) 28 kersttassen in ontvangst mogen nemen: boodschappentassen; sporttassen en weekendtassen gevuld met voedingswaar, speelgoed en andere zaken die goed van pas komen rond de feestdagen voor gezinnen die met minder moeten rondkomen. Gedurende het hele jaar wordt er door de vrijwilligers aangegeven welke van de gezinnen een extra steuntje in de rug kunnen gebruiken. Onder deze gezinnen worden deze tassen uitgedeeld. Een gezin komt eenmaal in aanmerking voor deze kerstattentie, het daarop volgende jaar worden weer andere gezinnen uitgeloot. Waar wij ook erg blij mee zijn geweest, is de mogelijkheid om 50 kinderen uit onze doelgroep te mogen verblijden met een gratis deelname aan het 3-daagse Voetbal & Funcamp, georganiseerd door de Twentsche Voetbalschool. Deze 50 kinderen sportten tijdens de zomervakantie 3 dagen lang onder goede begeleiding op het terrein van de Universiteit Twente, waar zij samen met andere kinderen genieten van een lekker potje voetbal (inclusief mooi nieuw tenue), judo, of bijvoorbeeld zwemmen. Actie Pepernoot, een initiatief vanuit het Nationaal Fonds Kinderhulp en de Vriendenloterij, stelden ons in de gelegenheid 100 kinderen te verblijden met een door henzelf uitgekozen cadeau rond de feestdagen. Prachtige initiatieven, waarvan wij hopen ook in de toekomst weer gebruik te mogen maken. 9

10 Het financiële verslag 2014 is uitgesplitst in 3 separate verslagen, en wel Stichting Leergeld Enschede, Jeugdcultuurfonds- en Jeugdsportfonds Enschede. De uitsplitsing in diverse jaarrekeningen (vanaf boekjaar 2012 ingezet) betekent een extra administratieve belasting voor de organisatie. Vanaf 2013 wordt ook een zwaardere accountantscontrole (conform richtlijn 640) gevraagd door de belangrijkste geldgever, de gemeente Enschede. De genoemde stichtingen hebben hier uiteraard geen moeite mee en willen op transparante wijze verantwoording afleggen. Wel betekent dit dus extra werkzaamheden en dus hogere kosten. Teneinde de kostenbelading (personeel & administratiekosten) te reduceren heeft de Stichting medio 2013 een kostenbesparingsplan ingezet.: - het personeel is in de 2 e helft 2013 in dienst getreden van SLE en staat dus niet meer bij een duurdere uitzendorganisatie in de boeken (verwachting is een kostenreductie op jaarbasis van ca. EUR tot ). De omzetting is overigens later gerealiseerd dan was verwacht (grotendeels per 1-8 in plaats van 1-6) - inmiddels is per een goedkopere huisvesting betrokken, hiermee wordt op jaarbasis structureel EUR bespaard - daarnaast zijn de accountantskosten enigszins gereduceerd in2014, echter daar staat tegen over dat wij de administratie (tegen kostprijs tarief) van JSF en JCF hebben uitbesteed aan de landelijke organisatie - Daarnaast zijn inmiddels een aantal kostenposten vervallen in verband met het (voorlopig) stopzetten, op landelijk niveau, van een certificeringstraject (CBF keurmerk). Daarnaast wordt getracht aan de batenkant extra inkomsten te realiseren, zowel op landelijk (via de overkoepelende organisaties) als lokaal niveau (bedrijfsleven). Zoals eerder genoemd lijken we hierbij op de goede weg gezien de forse toename in 2015 van de geldstromen buiten de gemeente. Inmiddels kan worden vastgesteld dat door het gevoerde beleid de kostenbelading met betrekking tot personeelen administratiekosten ten opzichte van de totale baten van de gezamenlijke stichtingen is gezakt onder de 20% en inmiddels ca.18% bedraagt. 4. Extern beleid 4.1. Netwerken Stichting Leergeld Enschede kent diverse contactpersonen, die klanten doorverwijzen. Dit zijn mensen die betaald of vrijwillig werkzaam zijn bij kerken, maatschappelijk werk, scholen en andere instanties. Stichting Leergeld heeft nauwe contacten met diverse maatschappelijke organisaties, die actief zijn op het gebied van armoedebestrijding. Tijdens de 3-4 jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomsten die de Stichting organiseert, ontvangen wij gastsprekers van deze maatschappelijke organisaties. Zij praten ons bij over ontwikkelingen; zoeken afstemming in de samenwerking en waar nodig maken wij hieruit voortvloeiend nieuwe werkafspraken met elkaar. De relatie met de gemeente Enschede, onze belangrijkste subsidieverstrekker, is goed. De vraag om advies vanuit de gemeente over het rapport van de kinderombudsman heeft de Stichting Leergeld dan ook met plezier ontvangen. Inmiddels is een eerste reactie aan de gemeente toegezonden. Verder is de stichting actief deelnemer aan de gemeentelijk Armoedeconferenties en beheerder van het Digitaal Platform Uitvoerdersbijeenkomst Armoedebeleid dat hieruit is ontstaan. Op het gebied van onderwijs is er een relatie met vrijwel alle scholen in Enschede, welke versterkt is tijdens de conferentie die de Stichting in mei van dit jaar gehouden heeft met het Primair en Voortgezet onderwijs. De Stichting Leergeld Enschede onderhoudt een nauwe band met de landelijke vereniging, te weten Vereniging van Stichting Leergeld in Nederland. Het bestuur participeert actief in de vergaderingen en heeft dit jaar alle landelijke ALV s bijgewoond. Leergeld Nederland verzorgt de landelijke coördinatie, training van intermediairs, 10

11 bewaking van de Leergeld-formule, algemene ondersteuning. De landelijke vereniging wil door het landelijke dekkende netwerk, waarvan de Stichting Leergeld Enschede een onderdeel is, meer klankbord vinden bij de landelijke fondsen. In beperkte mate draagt dat al bij aan de inkomstenstroom van de Stichting Leergeld Enschede. De relatie met de overkoepelende landelijke Jeugdsportfonds en Jeugdcultuurfonds Nederland, is goed. De voorzitter, penningmeester en coördinator zijn aanwezig geweest bij verschillende bijeenkomsten georganiseerd door het landelijk bureau (penningmeesteroverleg, voorzittersoverleg, coördinatorenoverleg, regiobijeenkomsten). In 2015 zal hier verder, intensief, vervolg aan gegeven worden PR en voorlichting Het bestuur heeft meegewerkt aan verschillende bijeenkomsten op het gebied van (kinderen en) armoede. Stichting Leergeld Enschede communiceert met politiek, onderwijs en instanties over de omvang en de aard van de aanvragen die binnen komen en de hulpverlening die geboden wordt. Verheugend was het om te merken dat het onderwerp sociale uitsluiting van kinderen velen interesseert en aan het hart gaat. Als voortvloeisel is binnen het bestuur actie ondernomen om de contacten met het bedrijfsleven uit te bouwen. 5. Toekomstplannen 5.1. Groei van de organisatie In 2013 heeft onze organisatie veel tijd en geld gestoken in het implementeren en het op orde brengen van de verschillende (administratieve systemen). In 2014 is deze lijn voortgezet: continue is er gewerkt aan het ontwikkelen en verbeteren van de werkwijzen om de systemen van SLE en JSF/JCF op elkaar aan te laten sluiten, en hierbij de beoogde efficiency te bereiken. De landelijke bureaus hebben voor beide systemen ook weer flink geïnvesteerd (in begeleiding en financiële middelen) om de nodige updates en verbeteringen door te laten voeren, waarmee de systemen beter bruikbaar zijn in de praktijk. Tevens heeft verdere professionalisering van de organisatie hoog op de agenda gestaan. Zo zijn de mogelijkheden onderzocht om nieuwe computers aan te schaffen, daar de huidige computers verouderd en traag zijn. Hiernaast worden de mogelijkheden onderzocht om over te stappen op een professioneler telefoniesysteem, waardoor er aan de voorkant al een scheiding gemaakt kan worden binnen het telefoonverkeer. Tevens zal hiermee een besparing gemaakt kunnen worden op de kosten voor telefonie. Ook gaat de overstap gemaakt worden naar nieuwe accounts. Waar er nu één adres gehanteerd wordt voor de gehele stichting/fondsen, zal er overgestapt worden naar een aantal verschillende adressen waarbij inkomend mailverkeer beter gescheiden en behandeld kan worden. Praktijkvoorbeeld Alleenstaande moeder, 5 kinderen, in de leeftijd van 10 t/m 17 jaar Moeder ontvangt een WWB-uitkering en wordt ondersteund door het Leger des Heils. De kinderen hebben een vergoeding van de ouderbijdrage en schoolreis ontvangen. Een aantal van de kinderen kan zich gaan oriënteren op een sport middels de Sport Zapp Card van de Sportboulevard. Twee kinderen volgen zwemlessen voor het A/B/C diploma via de Stichting en voor 2 van de kinderen vergoeden wij het skaten en de streetdance. 11

12 Continue professionalisering en meer efficiency nastreven blijft ook het komende jaar aandachtspunt. Zo zal er gekeken worden naar de huidige werkcultuur om te beoordelen waar mogelijke verbeteringen liggen. Nieuwe problematieken en nieuwe aanvragen, verlangen ook dat we daar met onze vrijwilligers aandacht aan schenken. Tevens zal de organisatie zich er op inzetten om de scheiding tussen Stichting Leergeld en het Jeugdsport- en Jeugdcultuurfonds Enschede meer te verhelderen, in het bijzonder in de beeldvorming naar externe partijen. Stichting Leergeld is al langer in Enschede actief en heeft hiermee een grotere naamsbekendheid. In 2015 zal de organisatie zich actief inzetten om het Jeugdsportfonds- en Jeugdcultuurfonds Enschede beter op de kaart te zetten. Namens deze twee fondsen, maar waar nodig ook vanuit Stichting Leergeld, zullen wij meer naar buiten treden voor het geven van voorlichting aan potentiële aanvragers, verwijzers, media en overheden. Hierbij valt te denken aan aanwezigheid (eventueel in combinatie met verschillende acties) op ouderavonden, evenementen op het gebied van sport en cultuur in Enschede en bijvoorbeeld de opening van het culturele seizoen in september Fondsenwerving De 3 stichtingen zullen gezamenlijk trachten de baten te verhogen. In 2014 heeft de organisatie in onzekerheid gezeten omtrent de gemeentelijke subsidie voor het daaropvolgende jaar, wat met name aan het eind van 2014 problemen opleverde. Noodgedwongen heeft het bestuur moeten besluiten een opnamestop van aanvragen in te voeren, voor alle aanvragen die betrekking hadden op Deze situatie bewijst maar weer eens dat een subsidie van de gemeente essentieel is, en het van groot belang is naast de subsidie van de gemeente ook andere potjes aan te spreken, zowel lokaal, als regionaal en nationaal. Voldoende media aandacht en een goede marktpositie zijn hierbij belangrijk. Vanuit het bestuur zijn plannen ontwikkeld op het gebied van fondsenwerving. Er is gebouwd aan een website, speciaal ingericht op fondsenwerving. De website maakt op praktische wijze duidelijk wat de organisatie nu precies doet, en hoe donateurs hieraan kunnen bijdragen. De mogelijkheden om te doneren worden inzichtelijker: te denken valt hierbij aan het sponsoren van een kind, met daarbij een keuze voor de sector onderwijs/welzijn, sport en/of cultuur, of te doneren voor specifieke projecten. Een brainstormsessie met het bestuur heeft een aantal mogelijkheden opgeleverd, die gedurende 2015 verder ontwikkeld zullen worden. 12

13 BIJLAGE I Hulpverleningskengetallen Jaarrapportage 2014 STICHTING LEERGELD ENSCHEDE Gezinnen Kinderen Aanvragen Geregistreerd Toegewezen Afgewezen Aanvragen gespecificeerd op voorzieningssoort Onderwijs Welzijn Sport Toegewezen Ouderbijdrage Schoolreis 890 Overige schoolbenodigdheden Overige onderwijskosten Zwemlessen A/B Zwemles: kleding/attributen Fietsen Kamp/weekend/vakantie 1 1 PC Project 22 Afgewezen Contributie/lesgeld 53 Kleding/attributen 5 Overige sportkosten Sportevenement 2 Cultuur Contributie/lesgeld 5 Kleding/attributen 1 Totaal Aantal (toegewezen) per leeftijdscategorie (kind leeftijd op 31-12) Aanvragen kinderen 4 t/m 11 jaar: t/m 16 jaar: jaar: jaar: Voetnoot: het aantal registraties is geen optelsom van het aantal toewijzingen en afwijzingen. Aanvragen kunnen in een andere periode/jaar geregistreerd zijn, dan het jaar waarin de beoordeling plaatsvindt. Andersom idem: beoordeling kan in een ander kalenderjaar plaatsvinden dan registratie. 13

14 JEUGDSPORTFONDS ENSCHEDE Kinderen Aanvragen Sport Man Vrouw Totaal Atletiek Badminton 1 1 Breakdance 1 1 Basketbal Boksen 2 2 Fitness Gymnastiek/turnen Handbal 7 7 Hockey 3 3 Honkbal/softbal 1 1 Jiu Jitsu Judo Karate 4 4 Kickboksen Korfbal 3 3 Overig Overige vechtsporten Paardrijden Streetdance 1 1 Schaatsen 3 3 Taekwondo Tafeltennis 3 3 Tennis Voetbal Volleybal Waterpolo 1 1 Zwemles (diplomazwemmen) Zwemsport Eindtotaal

15 JEUGDCULTUURFONDS ENSCHEDE Kinderen Aanvragen Activiteit Man Vrouw Totaal Algemene dansvorming Algemene muziekvorming Blokfluit 3 3 Breakdance Drumband 2 2 Drums 3 3 Gitaar (elektrisch) Gitaar (klassiek) Hiphop 4 4 Jazzdance 2 2 Jeugdtheater Keyboard Klassiek ballet Koor 2 2 Musical 2 2 Piano Showdance 5 5 Streetdance Viool (leeg) Tekenen 3 3 Toneel 1 1 Eindtotaal

16 BIJLAGE II - Functieprofielen Functieprofiel Coördinator Stichting Leergeld /Jeugdsportfonds / Jeugdcultuurfonds Enschede Inleiding St. Leergeld Enschede, het Jeugdsport- en Jeugdcultuurfonds Enschede hebben tot doel kinderen die in armoedige sociaal economische omstandigheden opgroeien de kans te bieden om mee te doen. Om deel te kunnen nemen aan diezelfde activiteiten als leeftijdsgenoten, ondersteunen de Stichting en Fondsen deze kinderen financieel. St. Leergeld is een vrijwilligersorganisatie, maar kan haar doestelling niet realiseren, én is te kwetsbaar, als zij volkomen afhankelijk zou zijn van de goede wil van haar vrijwilligers. Een zekere professionalisering is onontbeerlijk voor kwaliteit, stabiliteit en continuïteit. De coördinator verricht, in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van het bestuur, werkzaamheden ten behoeve van de stichting: Functietaken M.b.t. de intermediairs/personeel Geeft leiding aan de intermediairs vanuit hun specifieke achtergrond Draagt actief bij aan werving en behoud van intermediairs en voert samen met de betreffende portefeuillehouder in het bestuur de aannamegesprekken Verzorgt de persoonlijke en groepsbegeleiding van de vrijwilligers; organiseren, voorzitten en notuleren van een 3-4 jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst Organiseert de toerustingscursus en overige scholing van de intermediairs Houdt samen met de betreffende portefeuillehouder in het bestuur jaarlijks een (functionering)gesprek met elke intermediair Beoordeling/toetsing/afhandelen van verzoeken tot erkenning intermediair in het online aanvraagsysteem Treedt op als communicatieschakel tussen de intermediairs, het kantoor en bestuur Zet zich in om het gevoel van betrokkenheid met de Stichting onder intermediairs te behouden en waar nodig versterken, middels communicatie over actualiteiten; nieuwsbrief Geeft leiding aan het kantoorpersoneel en begeleid hen in hun werkzaamheden Opstellen en bijhouden van personeelsdossiers; verlofkaarten Werft en begeleid administratieve ondersteuning op basis van klimop- of vrijwilligersovereenkomsten Voert structureel (twee wekelijks) werkoverleg met de administratief medewerkers; voorzitten en notuleren van dit overleg Uit de ervaringen van de intermediairs knelpunten en trends halen M.b.t. de aanvragen Stelt alles in het werk wat noodzakelijk is om de gestelde doelen te realiseren Ziet er op toe dat de beoogde termijn tussen aanvragen en afwikkeling hiervan buiten de bijzondere omstandigheden niet overschreden wordt Ziet toe op de verdeling van de aanvragen onder intermediairs i.v.m. het af te leggen huisbezoek Beoordeelt aanvragen aan de hand van de door het bestuur opgesteld algemeen geldende norm Bereidt de behandeling van aanvragen afwijkend van de algemeen geldende norm voorzien van zijn advies in de bestuurscommissie voor Ziet toe op de afwikkeling van de besluiten van de bestuurscommissie in de richting van de aanvrager en in uitzonderlijke gevallen de betreffende intermediairs de benodigde acties om bij toekenning de aanvragen te effectueren Houdt er middels de daartoe benodigde contacten oog op dat de activiteiten die met het toekennen van de aanvraag mogelijk zijn gemaakt ook daadwerkelijk plaatsvinden Brengt samen met de betreffende bestuurscommissie aanvragen die om welke reden dan ook een bredere discussie vergen in het bestuur Beoordeling/toetsing/afhandelen van aanvragen van intermediairs anders dan St. Leergeld in het online aanvraagsysteem Draagt zorg voor de administratieve verwerking van de aanvragen conform de richtlijnen daarvoor van de Stichting Leergeld Nederland; het Jeugdsportfonds- en Jeugdcultuurfonds Nederland Hij stuurt daartoe de administratief medewerkers aan die hij tot zijn beschikking heeft Houdt het bestuur regelmatig op de hoogte van de voortgang van de werkzaamheden, in het bijzonder waar het betreft (de ontwikkelingen rond) de aanvragen en financiële consequenties hiervan 16

17 Draagt zorg voor juiste afhandeling van facturen; heeft hierover zorgvuldig frequent contact met de boekhouder van de landelijke fondsen en de penningmeester van eigen Stichting Verwerkt betalingen in het financiële boekhoudprogramma Twinfield M.b.t. het bestuur Levert de benodigde informatie aan, die het bestuur in staat stelt om met name de St. Leergeld Nederland; Jeugdsportfonds en Jeugdcultuurfonds Nederland en de Gemeente Enschede conform de gemaakte afspraken te kunnen informeren en rapporteren Stelt maandelijks een financieel dashboard op, waarop inkomsten; uitgaven; aanvragen per stichting/fonds voor het bestuur zijn af te lezen Periodieke rapportage (elk kwartaal) aan het bestuur op basis van aantallen aanvragen Jaarlijkse verzorging van het jaarverslag, in samenwerking met penningmeester en voorzitter Onderhoudt regelmatig contact met de penningmeester en voorzitter; waar nodig de andere portefeuillehouders in het bestuur en brengt daar alles in wat hem wenselijk voorkomt en attendeert hen op agendapunten voor de komende bestuursvergadering Woont de reguliere bestuursvergaderingen bij; notuleren van bestuursvergaderingen en voorbereiding van de agenda tezamen met de voorzitter Woont indien relevant vergaderingen van het bestuur buiten het reguliere vergaderrooster bij Legt aan het bestuur verantwoording af over de vervulling van zijn taken M.b.t. externe contacten Legt en onderhoudt, naar gelang de situatie en/of daarover gemaakte afspraken, met of namens het bestuur c.q. leden van het bestuur contacten met instanties waarmee intensieve samenwerking noodzakelijk is op het terrein van de aanvragen Vertegenwoordigt met het bestuur c.q. leden van het bestuur de Stichting in overlegsituaties met de Gemeente Contact onderhouden met de landelijke organisaties Stichting Leergeld, Jeugdsportfonds en Jeugdcultuurfonds Nederland en het bijwonen van overleggen en meedenken over ontwikkelingen Vertegenwoordigt de Stichting 3 maal per jaar tijdens de uitvoerdersbijeenkomst Armoedebeleid binnen de Gemeente Enschede; heeft hierbij een organiserende en beherende rol in opzet en uitvoer van het Digitaal Platform Uitvoerders Armoedebeleid Voert met de betreffende portefeuillehouder in het bestuur evaluatiegesprekken aan de hand van de gemaakte afspraken voor de werkovereenkomst met de N.V. Enschedese Zwembaden Fondsenwerving (overheid, bedrijfsleven, particulieren); ziet toe op juiste afhandeling na ontvangst donaties (bedankbrieven) Politieke lobby Communicatie/promotie/merkpositionering Jeugdsportfonds/Jeugdcultuurfonds (o.a. website, nieuwsbrieven, events) (Laten) maken van foldermateriaal en gerichte verspreiding hiervan Geven van voorlichting aan potentiële aanvragers, verwijzers, media en overheden over Leergeld in relatie tot de effecten van armoede op kinderen Profiel HBO Feeling met de doelgroep Proactieve instelling en hands on mentaliteit Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk Affiniteit en ervaring met relatiemanagement (social networking) Ervaring met het gebruik van geautomatiseerde systemen en databases (bijv. AFAS Software) Flexibiliteit en zelfstandigheid Groot enthousiasme en affiniteit met de doelstelling van de Stichting/Fondsen Nauwkeurig en planmatig Kennis van of brede belangstelling voor de welzijnssector/sportwereld/cultuursector Woonachtig in de directe omgeving of regio 17

18 Functieprofiel bestuur Stichting Leergeld / Jeugdsportfonds/ Jeugdcultuurfonds Enschede Samenstelling bestuur provincie breed minimaal 5, bij voorkeur 7 leden (indien combinatie welzijn; sport&cultuur) voorzitter, penningmeester, secretaris en 4 leden met specifieke achtergronden: vanuit politiek, bedrijfsleven, sport, cultuur, jeugdzorg/onderwijs/welzijn, financieel, governance/bestuurskunde, communicatie/p.r. sterke netwerken samenstelling afspiegeling van de samenleving (m/v, leeftijd, verschillende achtergronden) Bestuur 1. Het bestuur is het bestuur in de zin der wet, bestuurt de stichting en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding en de uitvoering van haar programma s en activiteiten, alsmede voor de vaststelling van de financiële richtlijnen. 2. Het bestuur van de stichting bestaat uit minimaal vijf (5) en maximaal zeven (7) leden, zijnde natuurlijke personen. 3. Het bestuur stelt het aantal leden van het bestuur vast. 4. Het bestuur verdeelt zijn taken onderling en benoemt uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Verschillende functies kunnen in één persoon zijn verenigd. 5. Indien het aantal leden van het bestuur is gedaald tot onder het in lid 1 van dit artikel vermelde minimum aantal, blijft het bestuur bevoegd. 6. Het bestuur stelt een profielschets voor zijn omvang en samenstelling vast, rekening houdend met de aard van de stichting, haar activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van het bestuur. 7. De profielschets wordt opgenomen in het jaarverslag van de stichting. 8. Deze profielschets wordt periodiek geëvalueerd door het bestuur, maar in ieder geval wanneer een vacature vervuld dient te worden. 9. De leden van het bestuur ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging, middellijk noch onmiddellijk, met dien verstande dat een redelijke vergoeding voor specifieke werkzaamheden ten behoeve van de stichting, alsmede niet bovenmatige vacatiegelden, is toegestaan. 10. Het bestuur waakt voor verstrengeling van belangen tussen die van Stichting Leergeld en het Jeugdsportfonds/Jeugdcultuurfonds en die van de bestuursleden en/of de medewerkers. Bij strijdigheid van belangen dienen betrokkenen zich van besluitvorming en stemming te onthouden. 11. Bestuursleden worden niet (her)benoemd dan nadat het Jeugdsportfonds Nederland/Jeugdcultuurfonds Nederland van het voornemen tot benoeming in kennis is gesteld en zijn eventuele opvatting daarover kenbaar heeft kunnen maken. Profielschetsen De voorzitter: - ontwikkelen van beleid en strategie - geven van leiding aan het bestuur - het vertegenwoordigen van Stichting Leergeld en het Jeugdsportfonds/ Jeugdcultuurfonds - bewaking en naleving statuten - voorbereiden en voorzitten van de bestuursvergaderingen - leiding geven aan de coördinator en eventuele vrijwilligers alsmede (onder meer): - voeding houden met het maatschappelijk krachtenveld - woordvoering richting media - contacten met intermediairs Gevraagde competenties: - besluitvaardigheid 18

19 - delegeren - doelgericht besturen - integriteit - motiveren - overtuigingskracht - bindend leiderschap - visie op de toekomst - omgevingsbewustzijn - netwerken De secretaris: - inrichten van de organisatie - afdoen van correspondentie (per , schriftelijk) en besluiten - opstellen en bewaken van rooster van aftreden alsmede: - verslagleggen van de bestuursvergaderingen (sport en cultuur gescheiden) en opstellen jaarverslag - facilitaire zaken, zoals huisvesting, automatisering, verzekeringen etc. - contacten met intermediairs Gevraagde competenties: - beheersing operaties - luisteren - organisatiegericht aansturen - plannen en organiseren - omgevingsbewustzijn De penningmeester: - zorgdragen voor de inrichting van de financieel administratieve processen - zorgdragen voor de jaarlijkse financiële verslaglegging: vaststellen van de jaarcijfers - opstellen van de begroting - bewaken voortgang financiën - signaleren van afwijkingen in de begroting en zo nodig bijsturen - contact onderhouden met de financiële administratie (regionaal en/of landelijk) Gevraagde competenties: - beheersing operaties - voortgangscontrole Overige bestuursleden (afhankelijk van behoefte, belangstelling en kunde): Communicatie: - onderhouden van externe contacten - representatie - public relations Fondsenwerving: - ontwikkelen plan van aanpak voor sponsorwerving en acties - opbouwen en onderhouden van relaties met bedrijfsleven (MKB), overheid en andere stakeholders - het mede opstellen van (sponsor)contracten - samenwerken met externe partijen Gevraagde competenties: - netwerken - klantgerichtheid - initiatief nemen - omgevingsbewustzijn - uitstekende communicatieve vaardigheden 19

20 Voor alle bestuursleden geldt een sterke affiniteit met de doelstellingen en werkwijze van het Jeugdcultuurfonds en/of Jeugdsportfonds. 20