Beleidsplan Vrijwilligerscommissie. Mixed Hockeyclub Goirle

Transcriptie

1 Beleidsplan Vrijwilligerscommissie Mixed Hockeyclub Goirle Juni 2009

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Ambities en missie MHC Goirle Beleidsdoelstellingen Vrijwilligerscommissie Vrijwilligersbeleid: verantwoordelijkheden en taken commissie Algemeen Leden vrijwilligerscommissie Regels vrijwilligersbeleid Werving vrijwilligers Begeleiding vrijwilligers Waardering en beloning van vrijwilligers Afscheid nemen van vrijwilligers Maatschappelijke stage Communicatie en afhankelijkheden Evaluatie Beleidsplan vrijwilligerscommissie MHC Goirle 1

3 1. Inleiding De Nederlandse maatschappij is aan het veranderen. Individualisering en consumentisme zijn woorden die men steeds vaker hoort. Mensen trekken zich terug in hun woning en leggen contact door middel van internet, en telefoon. Persoonlijk contact lijkt steeds meer overbodig te worden. Ook sportverenigingen in het algemeen, en MHC Goirle in het bijzonder, hebben hier mee te maken. De clubbinding is aan het verdwijnen en veel ouders zien de vereniging als kinderopvang en kennen geen clubliefde meer. De individualistische sporten zijn sterk in opkomst. Juist in deze tijd wil MHC Goirle zich manifesteren als een sfeervolle hockeyclub, waarbinnen in teamverband door al haar leden de hockeysport beoefend kan worden. MHC Goirle is een vereniging en kan als vereniging alleen bestaan dankzij het werk van vrijwilligers. 2. Ambities en missie MHC Goirle Het bestuur van MHC Goirle heeft een aantal algemene doelstellingen geformuleerd. Iedere commissie dient op basis van haar taken een beleidsplan op te stellen, waarin, indien van toepassing, rekening wordt gehouden met deze algemene doelstellingen. MHC Goirle vervult een regionale functie. De vereniging wil zich manifesteren als een sfeervolle, open en informele hockeyclub, waarbinnen door al haar leden op alle niveaus de hockeysport op een goede en prettige manier beoefend kan worden. Er moet dus ruimte zijn voor prestatief én recreatief hockey. Belangrijk hierbij is dat de leden en ook de ouders van de jeugdleden zich betrokken voelen bij de club en daardoor hun verantwoordelijkheden nemen. 3. Beleidsdoelstellingen Vrijwilligerscommissie o De vrijwilligerscommissie heeft de opdracht om een vrijwilligersbeleid te ontwikkelen en te implementeren binnen de club in de ruimste zin des woords; o Leden en ouders van de jongste jeugd en junioren meer bij de club betrekken; o Het creëren van een dusdanige omgeving dat vrijwilligers met veel plezier bij MHC Goirle vrijwilligerswerk uitoefenen; o Het faciliteren en adviseren van de diverse commissies met betrekking tot het werven, behouden en omgaan met vrijwilligers; o Mede zorgdragen voor het in stand houden van de goede naam van MHC Goirle, waarbij nadrukkelijk aandacht is voor normen en waarden. 4. Vrijwilligersbeleid: verantwoordelijkheden en taken commissie 4.1 Algemeen Een gedegen vrijwilligersbeleid is van groot belang. MHC Goirle zoekt haar vrijwilligers met name in (oud)leden en ouders en/of verzorgers van leden. Speerpunt voor dit beleid is het feit dat de vrijwilligers zich thuis moeten voelen bij de club. Tevens moeten ze zich Beleidsplan vrijwilligerscommissie MHC Goirle 2

4 realiseren dat de taken die ze op zich nemen verantwoordelijkheden met zich mee brengen, waaronder ook verplichtingen. Deze verplichtingen zijn voor de vrijwilliger even belangrijk als voor de club. Vanuit de club moeten goede voorzieningen en een helder en duidelijk vrijwilligersbeleid geboden worden. Van de vrijwilligers mag een positieve instelling worden verwacht binnen het kader van de taken die ze op zich genomen hebben. Bij dit alles is het de verantwoordelijk van de club om te waken voor overbelasting of afhankelijkheid van (enkele) individuen. Het is van belang dat binnen MHC Goirle op een positieve wijze naar vrijwilligers en vrijwilligersbeleid gekeken gaat worden. Dit belang zal door het bestuur uitgedragen moeten worden, zodat er bij de huidige leden een bewustwordingsproces op gang komt. Nieuwe leden kunnen direct op de hoogte worden gebracht van deze visie, waarin van leden meer gevraagd wordt / kan worden dan alleen het innen van contributie en het facilitair verlenen van sportmogelijkheden. Clubliefde, clubbelang en saamhorigheid zijn woorden die hierin een centrale rol moeten spelen. 4.2 Leden vrijwilligerscommissie De coördinatie van het vrijwilligersbeleid ligt binnen MHC Goirle bij de vrijwilligerscommissie. Binnen deze commissie zal door een database inzicht blijven in het vrijwilligersbestand en de aan vrijwilligers gekoppelde functies. De Vrijwilligerscommissie bestaat uit een 6-tal leden waarover alle taken van de commissie verdeeld zijn. 4.3 Regels vrijwilligersbeleid Vrijwilligerswerk is en blijft het werk van vrijwilligers, maar MHC Goirle blijft bovenal een vereniging / organisatie die goed moet blijven draaien. Daarom gelden een aantal algemene regels: o MHC Goirle doet een beroep op iedereen die kan bijdragen aan de vereniging. Jong of oud, man of vrouw, lid of ouder. De werkzaamheden kunnen worden aangepast aan capaciteiten en beschikbare tijd; o MHC Goirle hanteert een aantal normen en waarden. Zij verwacht dat ook vrijwilligers zich hieraan houden; o Vrijwillig betekent niet vrijblijvend. De vrijwilliger draagt zelf de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden die hij/zij binnen de club verricht; o Een vrijwilligersfunctie wordt aanvaard voor een vooraf bepaalde termijn. 4.4 Werving vrijwilligers Het is voor iedereen van belang dat de juiste persoon op de juiste plaats binnen de vereniging werkzaam is. Wanneer dit niet het geval is, kan er ontevredenheid ontstaan en zal de vrijwilliger niet lang blijven. Bij de werving van vrijwilligers dient hier al rekening mee gehouden te worden. Ten eerste is het belangrijk dat vraag en aanbod goed op elkaar afgestemd worden. Het is hierbij van belang dat een goed overzicht bestaat van vraag en aanbod, zodat bij het ontstaan van een functie of een taak, het minder moeite kost om een geschikte persoon te vinden Beleidsplan vrijwilligerscommissie MHC Goirle 3

5 Het ontstaan van een vacature is veelal als eerste bekend bij de betreffende commissie. De commissie is verantwoordelijk om deze vacature kenbaar te maken bij de vrijwilligerscommissie, waarna deze vacature gepubliceerd gaat worden op de vacaturebank. Deze vacaturebank zal te zien zijn op de website van MHC Goirle. Aan de andere kant kan iedereen die zich wil opgeven als vrijwilliger (en nog geen specifieke functie voor ogen heeft en / of nog niet bekend is met de verschillende functies binnen de club) zich bij de vrijwilligerscommissie aanmelden. Daarnaast ontvangt de vrijwilligerscommissie de aanmeldingsformulieren van nieuwe leden, waarbij aangegeven is dat de nieuwe leden dan wel de ouders van de nieuwe leden interesse hebben in vrijwilligerswerk. Ook hier zal de vrijwilligerscommissie vraag en aanbod op elkaar laten afstemmen. De verantwoordelijkheid van de vrijwilligerscommissie in het kader van de werving van vrijwilligers is derhalve voorwaarden scheppend. Ten tweede is het belangrijk om de vrijwilliger van te voren goed in te lichten over de toekomstige taken en tijdsbesteding. Het opstellen van functieomschrijvingen is hierbij belangrijk en de verantwoordelijkheid van de betreffende commissie. In een dergelijke functiebeschrijving dienen tenminste de inhoud van de functie, de verwachte tijdsbesteding en de taken en verantwoordelijkheden omschreven te worden. Hoewel MHC Goirle in het verleden altijd heeft geprobeerd om leden op basis van vrijwilligheid aan te spreken, heeft dit helaas onvoldoende resultaat opgeleverd. Daarom heeft het bestuur in samenwerking met de vrijwilligerscommissie gemeend een speciale vrijwilligersregeling voor de selectieteams, zijnde Heren 1, JA1, JB1, Dames 1, MA1 en MB1 in te voeren. De nieuwe vrijwilligersregeling komt er op neer dat ieder lid van bovengenoemde teams verplicht is om per seizoen 8 uur zich in te zetten voor de club (naast de in de statuten / huishoudelijke reglementen verplichte scheidsrechtersbeurten en bardiensten). De club ziet het liefst dat deze verplichting ingevuld wordt door het overbrengen van technische c.q. hockeykennis door middel van trainingen of het geven van speciale clinics, maar deze invulling wordt aan de leden zelf overgelaten. Aan het begin van het seizoen inventariseert de vrijwilligerscommissie welke taken de verschillende leden op zich genomen hebben, gedurende het seizoen wordt gemonitored of deze taken uitgevoerd worden en aan het einde van het seizoen worden deze taken geëvalueerd. Deze nieuwe vrijwilligersregeling dient nog in stemming te worden gebracht bij de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering op 3 juli Begeleiding vrijwilligers Het is belangrijk dat vrijwilligers, afhankelijk van de functie die ze uitoefenen en van hun behoefte, voldoende begeleid worden bij het uitvoeren van hun taken. De vrijwilligerscommissie ziet toe dat de betreffende commissies haar vrijwilligers in voldoende mate begeleiden. 4.6 Waardering en beloning van vrijwilligers MHC Goirle heeft als uitgangspunt dat vrijwilligers niet worden betaald voor hun werkzaamheden. Het uitgangspunt van vrijwilligerswerk is dat je als individu andere mensen wilt helpen. Zelfwaardering is het belangrijkst wat iemand kan vinden in zijn Beleidsplan vrijwilligerscommissie MHC Goirle 4

6 vrijwilligerswerk. Daarnaast is de waardering van de leden heel belangrijk. Het vrijwilligerswerk staat immers ten dienste van de leden en de leden dienen daarom respectvol met de vrijwilligers om te gaan. Als blijk van waardering zet de vrijwilligerscommissie daarom ook maandelijks een bepaalde vrijwilliger in het zonnetje door deze te interviewen als vrijwilliger van de maand en dit interview met foto in de schietberg te plaatsen. Hiermee probeert de commissie tevens meer bekendheid aan reeds bestaande vrijwilligers te geven en leden en ouders en/of verzorgers van leden te enthousiasmeren voor vrijwilligerswerk. Hoewel de ene vrijwilliger meer tijd besteed aan de club dan een ander, is het uitgangspunt van MHC Goirle dat iedere bijdrage even belangrijk is voor het voortbestaan van de vereniging. Om deze reden is derhalve ook besloten om iedere vrijwilliger op gelijke wijze te belonen en de invulling van deze beloning bij de vrijwilligercommissie neer te leggen in plaats van bij de afzonderlijke commissies. Als blijk van waardering zal de vrijwilligerscommissie daarom alle vrijwilligers jaarlijks van een kleine decemberattentie voorzien. Daarnaast ontvangen alle vrijwilligers het ene jaar bij de afsluiting van het seizoen een bedankje in de vorm van een presentje namens de club en het andere jaar wordt door de vrijwilligerscommissie een festiviteit georganiseerd die in teken staat van het bedanken van alle vrijwilligers. Hoewel trainers van niet selectie teams een bijdrage ontvangen voor het geven van trainingen, worden deze trainers binnen MHC Goirle wel aangeduid als vrijwilligers, omdat de omvang van hun vergoeding niet in verhouding staat tot de tijdsinvestering. De trainers en coaches van de selectieteams, evenals de trainingscoördinatoren nemen qua waardering en beloning een aparte plaats in. Van deze functies wordt meer geëist en verwacht en zij ontvangen hiervoor dan ook een passende vergoeding. Zij worden hierdoor binnen MHC Goirle niet gezien als echte vrijwilligers, maar professionals op hun vakgebied, waardoor niet alle passages uit dit beleidsplan op hen van toepassing zijn. Binnen MHC Goirle is de technische commissie verantwoordelijk voor het beloningsbeleid van de trainers en coaches en voor een uitgebreide toelichting wordt dan ook verwezen naar dit beloningsbeleid. Onkostenvergoedingen worden uitbetaald indien er aantoonbare onkosten gemaakt zijn. Iedere commissie dient aan het begin van een seizoen haar onkosten kenbaar te maken door middel van de commissiebegroting, welke goedgekeurd dient te worden door het bestuur. Gemaakte onkosten kunnen dan gedurende het seizoen via een declaratieformulier ingediend worden bij de commissieafgevaardigde van het bestuur. Na goedkeuring van het bestuur, zullen de onkosten vergoed worden. 4.7 Afscheid nemen van vrijwilligers De samenwerkingsrelatie tussen MHC Goirle en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de club als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij de club ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te gebeuren. Gebruikelijker is het echter dat de vrijwilliger zelf hiertoe het initiatief neemt. Het is voor de club belangrijk om de motieven van de stoppende vrijwilligers te inventariseren. Hierdoor krijgt de club een beter inzicht in de zwakke punten en kan er gewerkt worden aan het Beleidsplan vrijwilligerscommissie MHC Goirle 5

7 verbeteren van het vrijwilligersbeleid. De vrijwilligerscommissie heeft hiervoor een exitenquête ontwikkeld, welke bij beëindiging naar de vertrekkende vrijwilligers wordt g d. Daarnaast heeft de vrijwilligerscommissie een waarderingssysteem opgezet om de vrijwilliger naar rato van zijn / haar inzet te waarderen bij beëindiging van het vrijwilligerswerk. Het is de verantwoordelijkheid van de betreffende commissie om afscheid nemende vrijwilligers te melden bij de vrijwilligerscommissie. Dit waarderingssysteem zal met ingang van het seizoen 2008/2009 van start gaan. 4.8 Maatschappelijke stage MHC Goirle tracht, in samenwerking met de andere commissies, om zoveel mogelijk in te spelen op actuele ontwikkelingen en hiermee mogelijkheden te verschaffen voor haar leden. Een dergelijke actuele ontwikkeling is de maatschappelijke stage. In het schooljaar worden alle leerlingen op de middelbare school verplicht om minimaal 72 uur vrijwilligerswerkzaamheden te doen in het kader van de Maatschappelijke Stage. Vooruit lopend hierop zijn er her en der in Nederland pilots gestart. MHC Goirle zal deze stage met ingang van het seizoen faciliteren voor haar leden. 5. Communicatie en afhankelijkheden De vrijwilligerscommissie presenteert zich via de website van MHC Goirle. Via de eigen webpagina wordt de lezer op een eenvoudige wijze in de gelegenheid gesteld informatie op te vragen en via te communiceren met de vrijwilligerscommissie. De vrijwilligerscommissie hanteert een jaarplan voor haar taken en activiteiten. Hierdoor kan de commissie acteren in plaats van reageren. De vrijwilligerscommissie komt maandelijks bijeen om lopende zaken te bespreken en hierop actie te ondernemen en om activiteiten volgens de jaarplanning uit te breiden. Omdat de vrijwilligerscommissie voor de uitvoering van haar taken verantwoording schuldig is aan het bestuur, woont een bestuursafgevaardigde de maandelijkse vergaderingen bij. Wij zijn voor het uitvoeren van onze taken afhankelijk van andere commissies en personen binnen de vereniging. De communicatie met hen is van wezenlijk belang om het verloop van het hockeyseizoen voor alle vrijwilligers en leden bevredigend te laten zijn. Goede communicatie is op zich moeilijk en de vrijwilligerscommissie doet er dan ook alles aan om deze op de beste manier en via de juiste kanalen te laten lopen. 6. Evaluatie Dit beleidsplan is een dynamisch document. De vereniging verandert, evenals de omgeving. Daarom is tussentijdse evaluatie noodzakelijk. We brengen aan het einde van ieder seizoen in beeld of en in hoeverre de gestelde doelen zijn gehaald. De ervaringen en de wijze waarop is omgegaan met het oplossen van problemen en knelpunten worden meegenomen bij de totstandkoming van de plannen voor het nieuwe seizoen Beleidsplan vrijwilligerscommissie MHC Goirle 6

8 Vastgesteld namens het bestuur op 10 juni 2009 door: Joke van Unnik: Laatst gewijzigd: Juni Beleidsplan vrijwilligerscommissie MHC Goirle 7