Het grote voordeel van BUZZ is dat het alle bedrijfsprocessen in een systeem automatiseert"

Transcriptie

1 Het grote voordeel van BUZZ is dat het alle bedrijfsprocessen in een systeem automatiseert" "Al onze relaties zijn onder de indruk van de snelheid waarmee wij hun van de actuele informatie kunnen voorzien"

2 BUZZ, is een nieuw, geïntegreerd concept om uw bedrijf te managen. BUZZ, Het eerste systeem wat naast een relatiebeheersysteem ook een complete financiële administratie en (jaar)rapportage met flexibel voorraadbeheer en projectmanagement kent, inclusief offertes, ordering, logistiek, interne communicatie, barcode support, etc. In plaats van werken in verschillende programma's kunt u nu al uw activiteiten uitvoeren, beheren en controleren in een geïntegreerd systeem. Waarom Buzz? Of u nu alleen werkt of in een team, uw snelheid en manier van werken zullen er door het werken met BUZZ op vooruit gaan. Uw klanten zullen onder de indruk zijn van de snelheid waarmee u relevante gegevens altijd bij de hand heeft. BUZZ is geschikt voor een netwerk omgeving maar u kunt BUZZ ook stand- alone gebruiken en u kunt dan nog steeds gebruik maken van de 'multiple users' optie. BUZZ is gemaakt om snel alle relevante informatie te vinden. Omdat we geloven in een geïntegreerde opzet, ontvangt iedereen alle modules. We leveren geen losse modules. We laten het aan u over welke modules u wilt gebruiken en dat hangt van uw bedrijfssoort af. Daarom hebben de modules algemene namen. Een PRODUCT kan een echt product zijn, maar ook een dienst. En een combinatie van producten of diensten heet een ORDER, maar misschien heet dat bij u een project. BUZZ is zo gemaakt dat u het systeem kunt configureren zoals u dat wilt. Aan u de keuze of u met of zonder voorraadregistratie of vaste producten wilt werken. U kiest zelf of u de betalingen in BUZZ wilt bijhouden of dat uw accountant dat doet in een ander systeem. Contacts Module In de CONTACTS module beheert u alle gegevens van uw relaties, debiteuren en crediteuren, zoals adressen, telefoonnummers, adressen, websites, bankgegevens, BTW -nummers, betalingstermijnen, alles bij elkaar! Ook houdt u hier prijsafspraken, reparatie procedures en andere informatie bij. Deze informatie is gerangschikt in 4 schermen: algemeen, orders (of projecten), financieel en (zonodig) reparaties. U kunt uw relaties organiseren in 'tags' maar ook in mailing groepen. Natuurlijk kunt u direct vanuit CONTACTS s sturen en naar hun website gaan. CONTACTS werkt samen met het Apple Adresboek. U kunt uw contacten met 1 klik kopiëren van en naar het Apple adresboek. U kunt ook een documentenfolder aan elke relatie toewijzen waarin u relevante documenten in PDF formaat, Word of andere kunt bewaren. Vanuit CONTACTS kunt u in een klik openstaande inkoop- en verkooporders, offertes, facturen, herinneringen, betalingen, reparaties en to do's zien voor de geselecteerde relatie. ADVANCED BUSINESS TOOLS FROODWARE 1

3 ToDo Module In TO DO beheert u uw dagelijkse activiteiten. Elke To Do bevat een omschrijving, een contact code, een label en een categorie. Op deze manier kan iedereen zijn eigen taken bijhouden, maar ook de taken van de collega s zien of toewijzen. Samenwerken wordt zo wel heel gemakkelijk. Het is niet langer nodig om geeltjes, notitieblokken of andere organiser- tools te gebruiken, het zit allemaal in TO DO! U kunt sorteren en zoeken op relatie, soort, urgentie, datum, etc. U kunt zelfs brieven schrijven vanuit TO DO, zodat ze meteen aan een relatie gekoppeld zijn! Een overzicht van gemaakte afspraken of een ander overzicht is zo gevonden dankzij de meest flexibele zoekmachine ter wereld! U kunt TO DO ook als uw interne communicatie systeem gebruiken of als uw programma. Daarnaast kunt u To Do's aanmaken vanuit INVOICES, ORDERS en REPAIRS. Op deze manier zijn ze meteen gekoppeld aan deze documenten. Agenda Module In de AGENDA module kunt u uw afspraken en declarabele uren bijhouden. Declaraties kunt u direct vanuit de agenda aanmaken, het overnemen van uw uren naar een factuur is niet langer noodzakelijk! Met een maand, week en dag overzicht navigeert u snel naar de gewenste overzichten en natuurlijk kunt u kiezen tussen het zien van alle afspraken of de afspraken van een collega. Products Module In de module PRODUCTS beheert u al uw producten. Een product kan fysiek item zijn, maar het kan ook een tarief op uurbasis, een dienst of een project zijn. U definieert zelf hoe u uw marges of kortingen wilt calculeren, of dat u de adviesprijzen wilt hanteren. Of u inclusief of exclusief BTW moet rekenen en wie de leverancier is, etc. Natuurlijk kunt u deze producten direct toevoegen aan een offerte, een order of een factuur. Daarnaast kunt u de technische gegevens, afbeeldingen, vertrouwelijke informatie in PRODUCTS bijhouden en deze printen op bijvoorbeeld uw eigen brochures met afbeeldingen en logo's. Als u een voorraadadministratie wilt bijhouden, zult u prettig verrast zijn door de mogelijkheden die PRODUCTS daarvoor biedt. Minimum voorraad, technische en financiële voorraad, zelfs de voorraad die u zelf in gebruik heeft wordt apart bijgehouden in PRODUCTS. Vanuit PRODUCTS kunt u afschrijven, tellijsten genereren en uw voorraad corrigeren. Daarnaast bevat PRODUCTS een rapportagescherm, waarin u de verkoopgegevens van een- of een groep producten kunt zien, opgesplitst in maand, jaar en totale verkoop. Als u Filemaker Server gebruikt kunt u uw producten database beschikbaar maken op uw website zodat uw klanten online uw catalogus kunnen raadplegen. ADVANCED BUSINESS TOOLS FROODWARE 2

4 Quotes Module Met QUOTES kunt u op een bijzonder flexibele manier offertes voor uw klanten maken. Kortingen kunnen op vele manieren worden gedefinieerd. U kunt uw minimale marge bijhouden, de inkoopprijs en dat alles terwijl u aan de offerte werkt! Simpele offertes zijn snel gemaakt, maar ook een complexe quote met subtotalen, specificaties en beschrijvingen per onderdeel zijn gemakkelijk te maken. Als een offerte doorgang vindt, kunt u de hele offerte of een selectie daarvan met een klik naar een order overzetten. Orders Module In de module ORDERS kunt u uw in- en verkooporders bijhouden. U kunt ORDERS ook gebruiken als projectmanager, waarin niet allen eventuele producten, maar ook alle gerelateerde taken voor een project worden ingevoerd. Orders kunnen worden verstuurd per , fax of worden geprint. Per order kan men de minimale orderkosten, kortingsafspraken etc. bijhouden. Bij verkooporders is er een gedeelte waarin u een gedetailleerde beschrijving van uw project kunt bijhouden en taken kunt toewijzen aan team leden. Ook ziet u in een oogopslag de begrootte en de werkelijke kosten voor het project. Als extra is er een 'VERHUUR' optie, voor het geval u producten uitleent die weer worden geretourneerd. Orderlines Module In de module ORDERLINES kunt u al uw in- en verkopen per item volgen. ORDERLINES laat u de goederenstroom zien die verborgen blijft in de meeste financiële systemen. Elk item wat u ooit heeft toegewezen aan een factuur of order is aanwezig in ORDERLINES. Een fantastische plek om de geschiedenis van een klant of leverancier of product te raadplegen. Zowel de financiële als logistieke informatie is aanwezig in ORDERLINES. ORDERLINES heeft een uniek tracking -systeem wat u de mogelijkheid biedt om te volgen waar en wanneer een product is ingekocht en aan wie het is verkocht. Al even uniek is de mogelijkheid om in- en verkoop regels direct aan elkaar te koppelen, ideaal voor bedrijven die veel op projectbasis werken. Naast het volgen van de goederenstroom heeft ORDERLINES een Report functie waarmee u gedetailleerde overzichten kunt creëren met omzet en winst informatie per productgroep. Verder biedt ORDERLINES de mogelijkheid om custommailing groepen te maken die zijn gebaseerd op de aankoopgeschiedenis van een klant. Hiermee kunt u mailings maken aan klantgroepen die gebaseerd zijn op het aankoopgedrag. ADVANCED BUSINESS TOOLS FROODWARE 3

5 Invoices Module In de module INVOICES (factuurmodule) beheert u zowel uw in- als verkoopfacturen. U kunt producten vanuit PRODUCTS toewijzen aan en factuur, maar u kunt ook direct items invoeren of facturen zonder specificaties maken. U kunt zoeken op ongeveer elk gegeven. INVOICES biedt uitgebreide (sub) totaaloverzichten. INVOICES laat ook onmiddellijk de overeengekomen prijzen van een order zien waardoor verwarring over prijsafspraken uitgesloten is. INVOICES houdt diverse soorten facturen bij, zoals de binnenlandse, binnen EU en buiten EU in- en verkoopfacturen bij en genereert zonodig een ICL - overzicht. Daarnaast houdt INVOICES de leeftijd van de facturen bij en kunt u vanuit INVOICES herinneringen sturen. Daarvoor staan er vier door u te definiëren preset- teksten klaar, zodat u zowel vriendelijk als streng in uw aanmaningen kunt zijn. Andere handige extra s zijn bijvoorbeeld de mogelijkheid van het invoeren van batchbetalingen, een aanbetalingenoverzicht en overzicht van betalingen op een specifieke factuur. Payments Module In de module PAYMENTS houdt u al uw betalingen bij. Betalingen op facturen, aanbetalingen, kostenposten, kruisposten, kassa en credit cards. Er is een speciaal systeem voor het bijhouden van aanbetalingen en kruisposten, zodat er nooit een aanbetaling of kruispost zoek is. U kunt ook uw betalingen vooruit plannen en de betalingen exporteren naar uw Internet Banking Software. Reports Module In de REPORTS module kunt u uw proef- en saldibalans zien. Hier worden de bedragen ingevoerd in PAYMENTS en INVOICES getotaliseerd en opgedeeld in een balans en de verlies en winst rekening. Uniek aan REPORTS is de mogelijkheid om meerdere jaren gemakkelijk en snel met elkaar te vergelijken. De gegevens van het vorige jaar zijn met 1 klik zichtbaar, naast de huidige totalen. U kunt de individuele boekingen op een rekening raadplegen. Elke combinatie van periodes of elke combinatie van rekeningen kan geprint worden. Omdat u van elke rekening kunt aangeven op welke plaatsen (dagboeken, facturen) erop geboekt kan worden, zal uw foutenscore drastisch omlaag gaan. Daarnaast genereert REPORTS uw BTW aangifte per maand met subtotalen voor een kwartaalaangifte. ADVANCED BUSINESS TOOLS FROODWARE 4

6 Repairs Module Het gebeurt in elk bedrijf dat producten verkoopt; goederen komen terug vanwege een defect. Of u nu uw eigen technische dienst heeft of uw reparaties uitbesteedt, in de REPAIRS module kunt u de status van onder handen reparaties bijhouden en raadplegen. Elke reparatie kan als intern of extern worden gecategoriseerd, u kunt werkzaamheden aan een reparatie toevoegen en de reparatie geschiedenis zien, serienummer, tracking, garantie, etc. Mailings Module Met de MAILINGS module kunt u ings of brieven naar elke selectie van contacten sturen. U kunt tot 28 mailing groepen definiëren en mailings sturen naar elke combinatie van deze groepen. Voor het definiëren van mailing groepen kunt u ORDERLINES gebruiken, zodat mailinggroepen op basis van koopgedrag eenvoudig te maken zijn. Barcode support Als optie kunt u een barcode scanner toevoegen aan uw BUZZ systeem. U kunt uw eigen streepjescodes genereren, maar ook de fabricage barcode toewijzen aan de producten in BUZZ. U kunt serienummers scannen, producten aan facturen of orders toevoegen, producten vinden middels de barcode, etc. Print Module ** Standaard bij elke BUZZ is de custom PRINT module. Met deze module kunt u uw eigen lay-outs ontwerpen tot een maximum van 8 lay-outs per documentsoort. De lay-out, logo, achtergrond, prijs en andere informatie, de taal, alles kan geheel naar uw idee worden ontworpen. Voor elk document definieert u een standaard lay-out. Als iemand naar een andere lay-out wil printen, dan kan dat door in een selectie scherm een alternatieve lay-out te kiezen. Uw kunt uw eigen lay-outs ontwerpen voor verkoopfacturen, verkooporders (voor projectmanagement), inkooporders, mailings, verhuur formulieren, relatiekaarten (voor adresstickers), herinneringen, interne- en externe reparatie formulieren, agenda, prijslijsten en product brochures, brieven uit TO DO en ORDERLINES. En dat is nog niet alles... U kunt gedrukte briefpapier gebruiken, maar u kunt ook alles vanuit BUZZ genereren. Plaats een keer uw logo, uw kopen voettekst in BUZZ en daarna worden deze op al uw documenten geprint. BUZZ is standaard meertalig, al uw documenten kunnen in meerdere talen worden geprint. MEERDERE MUNTSOORTEN Natuurlijk werkt BUZZ ook met meerdere muntsoorten. U definieert ze eenmaal met kun wisselkoers. Daarna zijn ze beschikbaar in het gehele systeem. BACK UP Met de ingebouwde back-up functie kunt u direct vanuit BUZZ back-ups maken. Als u met Filemaker Server werkt, kunt u dit vanuit de server software regelen. INLOGGEN OP AFSTAND Omdat Filemaker standaard ook over TCP/IP werkt kunt u uw data ook raadplegen als u niet op kantoor bent. ONLINE HELP Waar u ook bent in BUZZ, de ingebouwde help met tooltips is altijd onmiddellijk beschikbaar. Dit maakt het leren werken met BUZZ gemakkelijk en snel. Daarnaast ontvangt iedereen de 'Getting Started Manual', een 'BUZZ Flow Manual' en alle Help documentatie in PDF formaat. ADVANCED BUSINESS TOOLS FROODWARE 5

7 Prijzen Omdat Buzz een geintegreerd systeem is, verkopen we geen losse modules. Ons motto is, The bigger your business, the bigger your Buzz. Alle prijzen vermeld zijn inclusief alle modules: Buzz Single User Froodware Buzz facturen, 100 relaties Froodware Buzz Unlimited - 1 user 199,00 399,00 Buzz Network Edition Froodware Buzz Network 5-5 users* Froodware Buzz Network users* Froodware Buzz Network users* Froodware Buzz USB Scanner 599, , ,00 129,00 Alle prijzen zijn exclusief BTW * 2-5 Users: FM Pro licenties nodig, boven 5 Users: FM Pro Server noodzakelijk. ** Voor het ontwerpen van eigen print layouts is een FM Pro Licentie noodzakelijk. Over Froodware FROODWARE ontwikkelt en verkoopt niet alleen, we leveren als u het wilt, een totale oplossing. We kunnen u ook ondersteunen met het opzetten van uw netwerk, systeem installatie en u helpen met het installeren en opzetten van BUZZ. Als u hulp nodig heeft bij het overzetten van uw huidige administratie in BUZZ dan kunnen wij u on site helpen met het exporteren en converteren van uw data uit een andere systeem. We zijn er om u verder te helpen en om te zorgen dat u uw bedrijf efficiënt kunt managen. Desgewenst kunt u gebruik maken van onze diensten om het systeembeheer van uw gehele bedrijf te beheren. Wij hebben ruime ervaring in het servicen en supporten van Mac en Mac- netwerken, Internet, remote login, automatische back-ups, etc. Ook geven we training in het gebruik van de Mac en of BUZZ aan u en uw medewerkers. Malta Daniel Talma Djanx 3 Santa Verna Road Xaghra (Gozo) XRA1142 Malta The Netherlands Ernst Cliné Clineco Otto Doornenbalweg CW Maartensdijk The Netherlands info@froodware.com FROODWARE is een Europees bedrijf met kantoren in Nederland en Malta. FROODWARE maakt Filemaker databases sinds 1995 en is lid van de FSA (Filemaker Service Alliance) en heeft de status van Associate Level: professional developers en is officieel Filemaker reseller. ADVANCED BUSINESS TOOLS FROODWARE 6