Junior Project Management Officer

Transcriptie

1 Junior Project Management Officer Algemeen Neem hier algemene informatie van de organisatie Positie in de organisatie - Wat is de hiërarchische positie van de functie in deze vacature? - Functionele positie van de functie in deze vacature? Doel van de functie Je helpt de projectorganisatie bij het standaardiseren en structureren door middel van het inrichten, implementeren en optimaliseren van de projectprocessen, tools en templates. Je biedt ondersteuning op o.a. het gebied van planning, rapporteren en projectfinanciën en fungeert hierbij als spil van de projectorganisatie waar vanuit vragen doorgeleid worden naar de juiste partijen, openstaande acties worden opgevolgd en signalering en escalaties worden geïnitieerd op basis van de huidige voortgang van het project. Belangrijkste resultaatverantwoordelijkheden Wat zijn de belangrijkste resultaatverantwoordelijkheden in deze functie? Werkzaamheden Belangrijkste werkzaamheden Verwijder van onderstaande wat niet van toepassing is Financiën en Benefitmanagement o Bijhouden van de financiele planning en tracking tools aangestuurd door projectmanager o Opstellen mandateringsmodel o In kaart brengen proces van afhandeling facturen o Zorgen dat de projectmanager/og de benefits expliciet in de projectdocumentatie zet o Achterhalen informatie over de baten voor in de BC bij teamleden o Vastleggen maatregelen voor het behalen van de benefits Planning & Change Control o Bijhouden van de planning; inhoudelijk aangestuurd door projectmanager o Planning invoeren in planningtools o Op aanwijzing actualiseren van de planning o Bijhouden van de CC tools en overzichten, aangestuurd door projectmanager o Opstellen en invullen Request for Change(RfC) proces en templates o Bijhouden changelog, incl. besluiten. Configuratie en kwaliteitsmanagement o Uitvoeren van de IM processen en tools, aangestuurd door projectmanager o Versiebeheercyclus opstellen en bijhouden o Opzetten en inrichten en bijhouden documentstructuur in de door de klant gebruikte systemen o Bijhouden van de kwaliteitsdocumenten o Nalopen van projectmonitoringchecklists aangestuurd door projectmanager o Informeren over richtlijnen voor de projectleden o Bewaken en monitoren uitvoer van projectprocessen Risico- en issuemanagement o Bijhouden van het risicologboek aangestuurd door projectmanager o Informeren over projectrisicoproces richting het projectteam o Bijhouden issuelog o Informeren projectteamleden over de werkwijzen betreffende issuemanagement 1

2 Rapporteren en Kennismanagement o Verzamelen van basisdata o Opstellen format/template rapportages & verwerken input in rapportage o Vastleggen van de kennis van een project en de lessons learned binnen de kennisomgeving o Opstellen projectevaluatie formulier o Verzamelen en delen kennis over project(organisatie) Resourcemanagement o Opstellen en bijhouden resourceoverzicht Communicatie, informatie en stakeholdermanagement o Bijhouden Q&A's (questions and answers) voor het project o Bijhouden projectinformatie op project website / sharepoint o Opstellen nieuwsbulletins o Opstellen en bijhouden stakeholdersoverzicht o Organiseren (interne en externe) stakeholderbijeenkomsten o Inrichten vergadercyclus & bijhouden activiteitenkalender Bijzondere werkzaamheden Wat zijn andere werkzaamheden in deze functie? Functie-eisen en kwalificaties - HBO werk- en denkniveau - In bezit van Prince2 Foundation certificaat - Uitstekende beheersing MS Word, MS Excel en MS Powerpoint, MS Project - aan te vullen met relevante trainingen /opleidingen. Persoonlijke kenmerken / competenties 1 Selecteer maximaal 7 van onderstaande competenties die voor deze functie relevant zijn Initiatief Kansen zoeken en daarop actie ondernemen. Liever op eigen initiatief handelen (initiatief nemen bij dan passief afwachten. Signaleert kansen, nieuwe situaties of problemen en duidelijke kansen) handelt daar naar; begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten Communicatief vaardig (een boodschap duidelijk overbrengen) Voortgang bewaken (voortgang van teamtaak of project bewaken) Leiding geven (individueel, gericht op resultaten) Verantwoordelijkheid (betrouwbaarheid in riskante afspraken) Omgang met details (details systematisch behandelen( Ideeën en informatie in heldere en correcte taal communiceren, zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen. Communiceert mondeling en schriftelijk op een effectieve wijze (begrijpelijk, vloeiend, to the point) en is in staat om een boodschap over te brengen rekening houdend met de diverse doelgroepen (belangen, niveau, werksituatie), aansluitend op het publiek. Kan kernachtig formuleren, gebruikt daarbij de juiste middelen. Effectief bewaken en controleren van de voortgang in eigen werk en dat van anderen, met de beschikbare tijd en middelen; actief instellen en hanteren van daarop gerichte procedures en anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens taakvervulling. Diens instemming en actie verkrijgen om bepaalde doelen te bereiken. Spreekt medewerkers aan op hun resultaten, gedrag en wijze van functioneren. Geeft duidelijk aanwijzingen voor de uitvoering van het werk en helpt medewerkers indien nodig met suggesties. Nakomen van gemaakte afspraken en de consequenties ervan aanvaarden. Bij in gebreke blijven de gevolgen voor eigen rekening nemen en de nadelige gevolgen voor anderen zo goed mogelijk wegnemen. Tonen aandacht te hebben voor details; langdurig effectief kunnen omgaan met detailinformatie. Heeft gegevens over een besproken onderwerp altijd goedgeordend bij de hand. Organiseert de eigen files ordelijk en systematisch. Kan plannen en ideeën grondig en gedetailleerd uitwerken in een plan van aanpak. 1 Competentieprofielen, Certificeringniveaus en Functies bij projectmanagement en PMO. dec

3 Luisteren (aandacht tonen in gedrag en houding) Samenwerken (in een heterogeen team) Lerende oriëntatie (Informatie actief zoeken, verwerven en verwerken) Oordeelsvorming (keuzen maken in eenvoudige dilemma s) Stresstolerantie (tolerantie van tijdsdruk) Informatie analyse Nauwkeurigheid Sensitiviteit Anticiperen Commitment Flexibiliteit en flexibel gedrag Integriteit Kwaliteitsgericht Plannen en organiseren Prioriteren en timemanagement Belangrijke boodschappen oppikken uit mondelinge communicatie; aandacht en ruimte geven aan gesprekspartners, op reacties ingaan en waar nodig kunnen doorvragen. Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen én die van de groep / de ander. Ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dient; daartoe de onderlinge communicatie bevorderen. Aandacht tonen voor nieuwe informatie, deze in zich opnemen en effectief toepassen. Projectspecifieke informatie zelfstandig en kritisch kunnen verwerven en verwerken. Is in staat relevante informatie te verzamelen, op te nemen, te ordenen en te verwerken. Mogelijke handelswijzen, en de informatie daarover, tegen elkaar afwegen in het licht van relevante criteria, op basis daarvan tot realistische beoordelingen en keuzen komen. Effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Daarbij kalm en in proportie met het belang van de zaak reageren; handelt onverwachte hoeveelheid werk effectief af, informeert betrokkenen tijdig als deadlines overschreden dreigen te worden. Haalt belangrijke boodschappen uit mondelinge communicatie; geeft aandacht en ruimte aan gesprekspartners; gaat in op reacties en vraagt door waar nodig Is in staat werkzaamheden met een grote mate van accuratesse te verrichten. Verwerkt gegevens en / of verricht handelingen met een grote mate van precisie. Gaat effectief om met (detail) informatie, ook gedurende langere tijd. Zich bewust tonen van andere mensen, de omgeving en de eigen invloed hierop. Gedrag dat getuigt van het onderkennen van de gevoelens en behoeften van anderen. Is in staat om over de huidige taakstelling heen te kijken en veranderingen in de bestaande situatie te voorzien en daarop doeltreffend in te spelen. Accepteert besluitvorming in de organisatie en draagt dit uit, binnen en buiten de organisatie. Is in staat indien zich problemen of kansen voordoen het eigen gedrag te veranderen teneinde een gesteld doel te bereiken. Indien zich problemen of kansen voordoen de eigen gedragsstijl veranderen ten einde een gesteld doel te bereiken. Met integer handelen wordt bedoeld dat de functie adequaat en zorgvuldig uitgeoefend wordt, met inachtneming van je verantwoordelijkheden en de geldende regels. Je gaat zorgvuldig om met persoonlijke of gevoelige informatie Is zich er van bewust dat het te leveren product moet voldoen aan gestelde eisen, normen en prioriteiten en handelt hier naar. Legt verantwoording af voor het gerealiseerde kwaliteitsniveau. Streeft naar continue kwaliteitsverbetering. Heeft daarnaast oog voor en bewaakt kwaliteit, onderneemt activiteiten die het kwaliteitsniveau verbeteren. Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties, middelen en mensen aangeven en vervolgens doelmatig organiseren om deze doelen te kunnen bereiken. Het rangschikken van taken en kunnen aangeven wat het belangrijkst is en de balans vinden tussen wat belangrijk is en de mate van urgentie. 3

4 Medior Project Management Officer Algemeen Neem hier algemene informatie van de organisatie Positie in de organisatie - Wat is de hiërarchische positie van de functie in deze vacature? - Functionele positie van de functie in deze vacature? Doel van de functie Je helpt de projectorganisatie bij het standaardiseren en structureren door middel van het inrichten, implementeren en optimaliseren van de projectprocessen, tools en templates. Je biedt ondersteuning op o.a. het gebied van planning, rapporteren en projectfinanciën en fungeert hierbij als spil van de projectorganisatie waar vanuit vragen doorgeleid worden naar de juiste partijen, openstaande acties worden opgevolgd en signalering en escalaties worden geïnitieerd op basis van de huidige voortgang van het project. Belangrijkste resultaatverantwoordelijkheden Wat zijn de belangrijkste resultaatverantwoordelijkheden in deze functie? Werkzaamheden Belangrijkste werkzaamheden Verwijder van onderstaande wat niet van toepassing is Financiën en Benefitmanagement Opstellen financiële voortgangsrapportage & dashboard In overleg met de projectmanager vaststellen van de nodige financiele tools en vervolgens implementeren Inrichten projectadministratie Opstellen overzicht aan verplichtingen, uitgaven en begroting, kunnen lezen van de balans Koppelen kosten aan resources Verwerken van afschrijvingen in de projectkosten, afstemmen projectadministratie met afdeling Financiën In kaart brengen financiële performance van het project In kaart brengen impact op de kosten bij wijzigingen in het project, bijhouden Business Case Budgetbewaking naar de projectmanager, signalering en escaleren indien nodig Het kwantificeren van de benefits en bewaken van de benefits middels het monitoren van de maatregelen Bewaken van de mate van het behalen van de vastgestelde benefits en evt. issues escaleren Planning & Change Control In overleg met de projectmanager vaststellen van de structuur van de planning en vervolgens implementeren Opstellen planning en WBS Planningsproces implementeren in het project Verantwoordelijk voor periodieke update In overleg met de projectmanager vaststellen van de noodzakelijke tools en overzichten implementeren Doorvoeren en monitoren Request for Change (RfC) proces Signaleren & escaleren van issues v.w.b. de scope van het project Impact bepalen van een RFC Projectscope bewaken, incl besluiten Rapporteren en Kennismanagement Inrichten en implementeren proces / templates voortgangsrapportage. Input vergaren en verwerken tot concept rapportage Begeleiden projectevaluatie Opstellen overdrachtdocument & vastleggen lessons learned Uitvoeren interne projectevaluatie. 4

5 Configuratie en kwaliteitsmanagement In overleg met de projectmanager vaststellen van de noodzakelijke informatie/communicatie processen en tools implementeren, kennis en beheren van configuratiemanagement Bijhouden van de kwaliteitsdocumenten In overleg met de projectmanager vaststellen van kwaliteits tools/processen en vervolgens implementeren Signaleren en rapporteren van afwijkingen aan projectmanager (Laten) uitvoeren projectaudit op deliverables Inrichten projectprocessen tav goedkeuring deliverables, stimuleren project om te werken aan kwaliteitmanagement, basiskennis van kwaliteitsmanagement modellen Risico- en issuemanagement Begeleiden van een risicoworkshop, risico's signaleren en de open acties (beheersmaatregelen) monitoren In kaart brengen en inrichten risicomanagement proces Opstellen risicologboek Het beleggen van de issues bij de projectmanager/juiste persoon Impact bepalen voor projectteam en voor klant en evt. issues escaleren Opstellen proces voor issuemanagement Resourcemanagement Knelpunten signaleren en rapporteren. Vergelijken binnengekomen facturen met ingeplande capaciteit. Communicatie en stakeholdermanagement Opstellen communicatieplan Opstellen verzendmatrix Verzorgen communicatie naar de projectleden Centraal communicatie aanspreekpunt Inrichten project intranetsite Bewaken naleving communicatieplan Verzorgen externe communicatie Signaleren weerstand bij stakeholders op voortgang project en hierop inspelen Presentaties maken die de stakeholders Informeren over de voortgang van het project Opstellen activiteitenkalender Uitvoeren stakeholdermanagement, na vaststelling door PM'er Bijzondere werkzaamheden Wat zijn andere werkzaamheden in deze functie? Functie-eisen en kwalificaties - HBO werk- en denkniveau - In bezit van Prince2 Foundation certificaat - Minimaal drie jaar werkervaring waarvan minimaal twee jaar relevante werkervaring - Uitstekende beheersing MS Word, MS Excel en MS Powerpoint, MS Project - Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift - aan te vullen met relevante trainingen /opleidingen. Persoonlijke kenmerken / competenties 1 Selecteer maximaal 7 van onderstaande competenties die voor deze functie relevant zijn Initiatief Kansen zoeken en daarop actie ondernemen. Liever op eigen initiatief handelen (initiatief nemen in dan passief afwachten. Start discussies over zaken die moeilijk liggen, begint er als onzekere of onduidelijke eerste over. Komt bij een patstelling in een gesprek of onderhandeling zelf als situaties) eerste met een nieuw voorstel, wacht niet af wat de ander doet. Doorbreekt onduidelijke situaties waarin iedereen zich op de vlakte houdt. 5

6 Overtuigingskracht (belangentegenstellingen overbruggen) Voortgang bewaken (in brede veranderingstrajecten bewaken) Leiding geven (aan gedistribueerde processen) Verantwoordelijkheid (betrouwbaarheid in riskante afspraken) Kwaliteitsgerichtheid (kwaliteit bevorderen in team of afdeling) Luisteren (op betekenisniveau) Samenwerken (in bredere werkverbanden) Probleemanalyse (problemen traceren naar oorzaken) Lerende oriëntatie (informatie analyseren) Omgevingsbewustzijn (kennen van brede invloeden op het eigen werk- of vakgebied) Stresstolerantie (tolerantie van onzekerheden in het werk) Communicatief vaardig (een boodschap duidelijk overbrengen) Omgang met details (details systematisch behandelen( Nauwkeurigheid Ideeën, standpunten en plannen zó overtuigend bij anderen naar voren brengen dat zij, ook na aanvankelijke twijfels, daarmee instemmen. Geeft ruimte voor kritiek en gaat daar met respect op in. Weet draagvlak te creëren voor voorstellen die moeilijk liggen. Stuurt denken van anderen in de richting van win-win-oplossingen Effectief bewaken en controleren van de voortgang in eigen werk en dat van anderen, met de beschikbare tijd en middelen; actief instellingen en hanteren van daarop gericht procedures en anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Richting en sturing geven aan een groep; samenwerkingsverbanden stimuleren, tot stand brengen en handhaven om een beoogd doel te bereiken. Zorgt voor een continue en open communicatie waar dat nodig is en maakt duidelijk zelf open te staan voor communicatie Nakomen van gemaakte afspraken en de consequenties ervan aanvaarden. Bij in gebreke blijven de gevolgen voor eigen rekening nemen en de nadelige gevolgen voor anderen zo goed mogelijk wegnemen. Communiceert veranderingen in de condities of ontwikkelingen van complexe afspraken steeds tijdig naar anderen. Hoge eisen stellen aan de kwaliteit van eigen en andermans werk; voortdurend verbeteringen nastreven. Is zich er van bewust dat het te leveren product moet voldoen aan gestelde eisen, normen en prioriteiten en handelt hier naar. Heeft daarnaast oog voor en bewaakt kwaliteit, onderneemt activiteiten die het kwaliteitsniveau verbeteren. Belangrijke boodschappen oppikken uit mondelinge communicatie; aandacht en ruimte geven aan gesprekspartners, op reacties ingaan en doorvragen. Actief bijdragen aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen én die van de groep / de ander. Ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dient; daartoe de onderlinge communicatie bevorderen. Een probleem ontleden in componenten; de herkomst ervan en de interne samenhang beschrijven. Opsporen van mogelijke oorzaken, verzamelen van relevante gegevens. Aandacht tonen voor nieuwe informatie, deze in zich opnemen en effectief toepassen. Haalt belangrijke boodschappen uit mondelinge communicatie; geeft aandacht en ruimte aan gesprekspartners; gaat in op reacties en vraagt door. Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren; deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie. Onderkent politieke invloeden op het eigen werkgebied en anticipeert daarop. Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Daarbij kalm en in proportie met het belang van de zaak reageren; handelt onverwachte hoeveelheid werk effectief af, informeert betrokkenen tijdig als deadlines overschreden dreigen te worden. Ideeën en informatie in heldere en correcte taal communiceren, zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen. Communiceert mondeling en schriftelijk op een effectieve wijze (begrijpelijk, vloeiend, to the point) en is in staat om een boodschap over te brengen rekening houdend met de diverse doelgroepen (belangen, niveau, werksituatie), aansluitend op het publiek. Kan kernachtig formuleren, gebruikt daarbij de juiste middelen. Tonen aandacht te hebben voor details; langdurig effectief kunnen omgaan met detailinformatie. Heeft gegevens over een besproken onderwerp altijd goedgeordend bij de hand. Organiseert de eigen files ordelijk en systematisch. Kan plannen en ideeën grondig en gedetailleerd uitwerken in een plan van aanpak. Is in staat werkzaamheden met een grote mate van accuratesse te verrichten. Verwerkt gegevens en / of verricht handelingen met een grote mate van precisie. Gaat effectief om met (detail) informatie, ook gedurende langere tijd. 1 Competentieprofielen, Certificeringniveaus en Functies bij projectmanagement en PMO. dec

7 Senior Project Management Officer Algemeen Neem hier algemene informatie van de organisatie Positie in de organisatie - Wat is de hiërarchische positie van de functie in deze vacature? - Functionele positie van de functie in deze vacature? Doel van de functie Je helpt de projectorganisatie bij het standaardiseren en structureren door middel van het inrichten, implementeren en optimaliseren van de projectprocessen, tools en templates. Je biedt ondersteuning op o.a. het gebied van planning, rapporteren en projectfinanciën en fungeert hierbij als spil van de projectorganisatie waar vanuit vragen doorgeleid worden naar de juiste partijen, openstaande acties worden opgevolgd en signalering en escalaties worden geïnitieerd op basis van de huidige voortgang van het project. Belangrijkste resultaatverantwoordelijkheden Wat zijn de belangrijkste resultaatverantwoordelijkheden in deze functie? Werkzaamheden Belangrijkste werkzaamheden Verwijder van onderstaande wat niet van toepassing is Financiën en Benefitmanagement De projectmanager adviseren en vervolgens implementeren van de financiële planning en tracking tools; Zelfstandig initiatieven nemen ter verbetering van financiële tools; Opstellen format Business Case. Opstellen van Benefits Realisation Plan samen met projectmanager en deze bewaken Faciliteren & adviseren van de projectmanager in het bepalen van de benefits van het programma/project/portfolio. Planning & Change Control Projectmanager adviseren en vervolgens implementeren van nodige CC tools en overzichten; Zelfstandig initiatieven nemen ter verbetering van tools en bijbehorend proces; Adviseren van de projectmanager betreft de wijziging in scope De projectmanager adviseren en vervolgens implementeren van de structuur van de planning; Aanspreken van teamleden op milestones en deliverables uit de planning. Zelfstandig initiatieven nemen ter verbetering van planning en planningsproces; Opstellen afhankelijkheden in de planning, Kritieke Pad analyseren en hierover adviseren. Rapporteren en Kennismanagement Bevorderen en uitbrengen advies over kennismanagement Uitvoeren externe projectevaluatie Creëren centrale (projectoverstijgende) kennisomgeving Het zelfstandig voorbereiden en opstellen van de rapportages. Adviseren projectmanager over aandachtspunten. De projectmanager voert een lichte controle uit. Risico- en issuemanagement Adviseren van de projectmanager over risicomanagement methodieken en het implementeren daarvan. Faciliteren & adviseren van de projectmanager in het managen van risico's Het adviseren (indien mogelijk zelfstandig voorbereiden) van de projectmanager een oplossing voor de gemelde issues bij de projectmanager Monitoren en mogelijk bijsturen bij het verhelpen van issues. 7

8 Configuratie en kwaliteitsmanagement De projectmanager adviseren en vervolgens implementeren van de noodzakelijke informatie/ communicatie processen en tools Zelfstandig initiatieven nemen ter verbetering van tools en processen; Vraagbaak/expert binnen de organisatie; Vervullen rol als documentcontroller; bevorderen en uitbrengen advies over documentbeheer, inrichten documentmanagement voor een centraal PMO De projectmanager adviseren en vervolgens implementeren van QA processen en tools; Zelfstandig initiatieven nemen ter verbetering van QA proces/tools; Inrichten kwaliteitsmanagement proces voor project en centraal PMO en adviseren over kwaliteitsmanagement Opstellen kritische succesfactoren (KSF) Resourcemanagement Adviseren van projectmanager met passende oplossingen ten aanzien van inhuren, contracten en financiële controle. Communicatie en stakeholdermanagement Bepalen communicatiestrategie en doelgroepbenadering. Verantwoordelijk voor doelgerichte communicatie intern en extern Adviseren van de projectmanager bij het bepalen van de communicatiestrategie en doelgroepbenadering om vervolgens het communicatieplan te implementeren Faciliteren van een stakeholder workshop Faciliteren & adviseren van de projectmanager bij stakeholdermanagement Adviseren projectmanager in omgang met bepaalde stakeholders Bijzondere werkzaamheden Wat zijn andere werkzaamheden in deze functie? Functie-eisen en kwalificaties - HBO werk- en denkniveau - In bezit van Prince2 Foundation certificaat - In bezit van P3O en/of IPMA D certificaat - Minimaal vijf jaar werkervaring waarvan minimaal vier jaar relevante werkervaring - Uitstekende beheersing MS Word, MS Excel en MS Powerpoint, MS Project - Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift - aan te vullen met relevante trainingen /opleidingen. Persoonlijke kenmerken / competenties 1 Selecteer maximaal 7 van onderstaande competenties die voor deze functie relevant zijn Onafhankelijkheid Acties ondernemen die meer gebaseerd zijn op eigen overtuigingen dan op een (onafhankelijkheid t.o.v. verlangen om anderen een plezier te doen. Eigen koers varen; neemt uit de eigen organisatie) overtuiging afwijkende standpunten in, ook als daar beroering door ontstaat, kan bemiddelen in conflicten omdat hij/zij het vertrouwen van verschillende partijen geniet. Overtuigingskracht (omgaan met weerstand in de organisatie) Organisatiebewustzijn (effectief omgaan met organisatieverandering) Ideeën, standpunten en plannen zó overtuigend bij anderen naar voren brengen dat zij, ook na aanvankelijke twijfels, daarmee instemmen. Kent de verhoudingen en mogelijke weerstand in de organisatie en is in staat om deze weerstand te benoemen en bespreekbaar te maken. Is alert op onderhuidse onvrede, maakt snel expliciet en reageert er op. Laten zien te begrijpen hoe een organisatie functioneert; bij acties rekening houden met de gevolgen voor de eigen organisatie en/of de organisatie van de klant. Anticipeert in de keuze van doelen of projecten op organisatieveranderingen. 1 Competentieprofielen, Certificeringniveaus en Functies bij projectmanagement en PMO. dec

9 Voortgang bewaken (in brede veranderingstrajecten bewaken) Leiding geven (aan strategische beleidsvorming) Integriteit (m.b.t. persoonlijke normen) Kwaliteitsgerichtheid (kwaliteit organiseren) Empathie (hanteren van signalen en emoties tussen anderen) Onderhandelen (over de strategische positie) Conceptueel denken (problemen in een breder kader plaatsen) Omgevingsbewustzijn (kennen van brede invloeden op de organisatie) Visie ontwikkelen (op organisatieoverstijgend niveau) Flexibiliteit (van de eigen rol) Verantwoordelijkheid (betrouwbaarheid in riskante afspraken) Initiatief (initiatief nemen in onzekere of onduidelijke situaties) Luisteren (op betekenisniveau) Samenwerken (in bredere werkverbanden) Oordeelsvorming (keuzen maken in eenvoudige dilemma s) Effectief bewaken en controleren van de voortgang in eigen werk en dat van anderen, met de beschikbare tijd en middelen; actief instellingen en hanteren van daarop gericht procedures en anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Richting en sturing geven aan een groep; samenwerkingsverbanden stimuleren, tot stand brengen en handhaven om een beoogd doel te bereiken. Zorgt voor een continue en open communicatie waar dat nodig is en maakt duidelijk zelf open te staan voor communicatie Handhaven van sociale en ethische normen in het werk, ook als de verleiding of druk om het minder nauw te nemen groot is. Vertrouwen wekken in eigen professionaliteit en integriteit. Zorgvuldig omgaan met gevoelige informatie. Hoge eisen stellen aan de kwaliteit van eigen en andermans werk; voortdurend verbeteringen nastreven. Is zich er van bewust dat het te leveren product moet voldoen aan gestelde eisen, normen en prioriteiten en handelt hier naar. Heeft daarnaast oog voor en bewaakt kwaliteit, onderneemt activiteiten die het kwaliteitsniveau verbeteren. In het contact laten merken de gevoelens, houding en motivatie van anderen te onderkennen en daarvoor open te staan. De eigen invloed op anderen begrijpen en er rekening mee te houden. Signaleert spanningen en maakt ze bespreekbaar. Toont gevoel voor de eigen positie in een groep, overspeelt de eigen hand niet. De belangen van de eigen eenheid of organisatie in directe contacten met gesprekspartners behartigen, zodanig dat met behoud van wederzijds respect gunstige resultaten voor de eigen eenheid of organisatie worden behaald. Breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties door deze in een meer omvattend kade te plaatsen of door verbanden te leggen met andere informatie. Is in staat feiten en problemen in een breder verband te zien door het onderkennen van verwantschappen met onderwerpen van grotere omvang. Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren; deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie. Onderkent politieke invloeden op het eigen werkgebied en anticipeert daarop. In hoofdlijnen de richting aangeven waarin de organisatie en haar omgeving zich bewegen; de doelstellingen voor het langetermijnbeleid formuleren. Is in staat om een samenhangende visie op de gehele organisatie te ontwikkelen. Wanneer zich problemen of kansen voor doen zo nodig de eigen gedragstijl veranderen om een gesteld doel te bereiken. Nakomen van gemaakte afspraken en de consequenties ervan aanvaarden. Bij in gebreke blijven de gevolgen voor eigen rekening nemen en de nadelige gevolgen voor anderen zo goed mogelijk wegnemen. Communiceert veranderingen in de condities of ontwikkelingen van complexe afspraken steeds tijdig naar anderen. Kansen zoeken en daarop actie ondernemen. Liever op eigen initiatief handelen dan passief afwachten. Start discussies over zaken die moeilijk liggen, begint er als eerste over. Komt bij een patstelling in een gesprek of onderhandeling zelf als eerste met een nieuw voorstel, wacht niet af wat de ander doet. Doorbreekt onduidelijke situaties waarin iedereen zich op de vlakte houdt. Belangrijke boodschappen oppikken uit mondelinge communicatie; aandacht en ruimte geven aan gesprekspartners, op reacties ingaan en kunnen doorvragen. Actief bijdragen aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen én die van de groep / de ander. Ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dient; daartoe de onderlinge communicatie bevorderen. Mogelijke handelswijzen, en de informatie daarover, tegen elkaar afwegen in het licht van relevante criteria, op basis daarvan tot realistische beoordelingen en keuzen komen. 9